Årsmøtet ble avholdt den 8. februar 2005 kl.: 19:00

Transkript

1 Mars 2005 Årsmøtet ble avholdt den 8. februar 2005 kl.: 19:00 Til stede på Årsmøtet: 17 medlemmer 3 med fullmakt. 1. Konstituering: a) Godkjenning av innkallingen og dagsorden: Innkallingen og dagsorden ble godkjent. b) Valg av møteleder: Ståle Hansen ble valgt til møteleder. c) Valg av sekretær: Robin Tomren ble valgt til sekretær. d) Valg av 2 til å undertegne protokollen: Tommy Reinholtsen og Espen Haugland Tonås valgt til å undertegne protokollen. 2. Årsmelding: Denne ble lest opp og godkjent. (Årsmeldingen ble sendt ut med innkallingen). 3. Regnskap 2004: Dette ble gjennomgått og revisorerklæringen ble lest opp. Revisor anbefalte at Årsmøtet skulle godkjenne regnskapet for Regnskapet ble enstemmig godkjent (regnskapet ble sendt ut med innkallingen). 4. Innkommende forslag: A) Endring/presisering av Vedtektene 3 Kontingenter og andre inntekter. Nytt avsnitt som enstemmig ble lagt til vedtektene i 3 er: Det er beboer/medlem i Ullerudfaret Vel som er ansvarlig for at Velavgiften for hele året blir betalt ved det forfalls tidspunkt som Styret til en hver tid bestemmer.

2 B) Endring i vedtektene 4 Foreningens Ledelse, Årsmøtet, avsnitt 3: Nytt avsnitt som enstemmig ble lagt til vedtektene i 4 er: Alle forslag, så også forslag til lovendring i Vedtektene, skal være skriftlig og Styret i hende minst 4 fire uker før Årsmøtet. Endring i vedtektene 4 Foreningens Ledelse, Årsmøtet, avsnitt 5 Årsmøtet behandler : 1. Konstituering A. godkjenning av innkalling og dagsorden B. valg av møte leder C. valg av sekretær D. valg av 2 til å undertegne referatet 2. Årsmelding 3. Regnskap 4. Innkommende forslag 5. Behandle budsjett og fastsette årsavgift 6. Valg i h.h.t. 5 C) Årsmøtet vedtok enstemmig å gå til anskaffelse av et skilt for å begrense biltrafikken i vellet, spesielt i forbindelse med Dyrløkkeåsen skole og barnehage. Skiltet plasseres på eksisterende stolper til skiltet Barn leker. Tekst på skilt: Privat område kjøring kun tillatt for beboere eller besøkende til beboere. D) Årsmøtet vedtok enstemmig å gå til anskaffelse av en redskapsbod, hvis det var mulig å finne en plassering som kan godkjennes av styret, før vårdugnaden. Det forutsettes at alle medlemmene av vellet får utlevert hver sin nøkkel, og at alle har like tilgang. Det er bare utstyr som er vellets eiendom som skal plasseres i boden. Det ble valgt en komité på 3 medlemmer som skal komme med forslag på egnet plassering, størrelse, type og kostnad på boden. Komiteen består av: Kari Knutsen, Tommy Reinholtsen, Robin Tomren. E) Det ble enstemmig vedtatt at å øke beløpets størrelse på asfalt fondet oppad til NOK ,00,-, for å kompensere for pris stigning. Størrelsen på årlig avsetning til fondet på NOK 8.000,00,- står ved lag. F) Beboere ønsker en ny sandkasse øverst i Ullerudfaret, da det er for lagt og tungt å bære sand fra dagens sandkasse. Forslaget ble ikke vedtatt men det ble vedtatt at redskapsbod komiteen kommer med forslag om plassering for flytting av sandkassen. Nytt forslag til plassering legges frem for medlemsmøtet før høstdugnaden.

3 5. Behandle budsjett og fastsette årsavgift for 2005: Budsjettet for 2005 ble behandlet og fastsatte årsavgiften på kr. 1500,00 pr. år ble godkjent (budsjettet ble sendt ut med innkallingen). 6. Valg i h.h.t. 5: Årsmøtet vedtok valgkomiteens innstilling til nytt styre med følgende medlemmer: Leder : Svein Oddvik (nr. 31) for 1 år Styremedlem : Tone Laila Lund (nr. 7A) for 2 år Styremedlem : Robin Tomeren (nr. 21) 1 år igjen Styremedlem : Stig Mortvedt (nr. 25) 1 år igjen Varamedlem : Bente Davidsen (nr. 22) for 2 år Revisor : Stein Nygård (nr. 43) for 1 år Valgkomite : Robert Lund (nr. 27) 1 år igjen : Tommy Reinholtsen(nr. 29) for 2 år Robin Tomren Sekr. (sign.) Tommy Reinholtsen (sign.)... Espen Haugland Tonås (sign.)...

4 25. januar 2004 Tirsdag den 8. februar 2005 kl.: 19:00 i det store møterommet på Dyrløkkeåsen Skole. Årsmøtet behandler: 1. Konstituering A. godkjenning av innkallingen og dagsorden B. valg av møteleder C. valg av sekretær D. valg av 2 til å undertegne referatet 2. Årsmelding 3. Regnskap Innkommende forslag A. Endring/presisering av Vedtektene 3 Kontigenter og andre inntekter B. Endring i vedtektene 4 - Foreningens Ledelse, Årsmøtet, avsnitt 3 og Årsmøtet behandler, avsnitt 5 C. Styrets forslag til oppsetting av underskilt D. Styrets forslag til oppsetting av felles redskapsbod E. Styrets forslag til å øke beløpets størrelse på Asfaltfondet begrenset oppad til kr ,00 F. Forslag fra beboere om innkjøp av sandkasse/strøkasse 5. Behandle budsjett og fastsette årsavgift for Valg i h.h.t. 5 Med vennlig hilsen Styret i Ullerufaret Vel Svein Oddvik, UF 31 Styreleder På årsmøtet har hver husstand, og som har betalt sin siste forfalte Vel-avgift fullt ut, 1 en stemme. Huseier/boboer kan møte personlig eller ved skriftlig fullmakt la seg representere av et annet medlem av forrentningen. Et medlem kan dog bare møte med 1 en fullmakt Jeg gir med dette: i nr.: fullmakt til å representere meg på Årsmøtet i Ullerudfaret Vel den 8. februar Dato: Signatur: i Ullerudfaret nr.:

5 Januar har vært et svært aktivt år i Ullerudfaret Vel hvor det ble gjennomført et ordinært årsmøte, to meget godt gjennomførte dugnader, en svært vellykkede sommerfest og Styret har gjennomført 3 styremøter og behandlet 19 saker, hvorav behandlet en søknad fra en av medlemmene. Dessuten har styret v/styreleder engasjert seg mot Frogn Kommune, nå ved Ordføreren får å få gjennomført begrensninger i gjennomgangstrafikken gjennom vårt Vel, dessuten har Styret deltatt på tre befaringer sammen med forskjellige saksbehandlere fra Kommunen. Likeledes har vi gitt vår støtte i form av en anmeldelse til Politiet vedr. trakassering av et av våre medlemmer, som har resultert i en pågripelse av en ungdom. Syret for 2004 har bestått av følgende medlemmer: Svein Oddvik Ståle Hansen Robin Tomeren Stig Mortvedt Tone Laila Lund Valgt Styreleder Valgt Styremedlem, konstituert Nestleder Valgt Styremedlem, konstituert Sekretær Valgt Styremedlem, konstituert Kasserer Valgt Varamedlem Av pågående saker samarbeider Styret fortsatt med Frogn Kommune for å finne løsninger for vårt Vel for å begrense den uønskede gjennomgangstrafikken av gående og syklende, samt stoppe den unødige biltrafikken i forbindelse med Dyrløkkeåsen Skole og barnehage. ØKONOMI: Årsregnskapet er satt opp etter forutsetningen om fortsatt drift og det er ingen forhold som skulle tilsi noe annet i fremtiden for Ullerudfaret Vel. Styrets forslag til anvendelse av disponible midler: Resultatregnskapet for 2004 viser et overskudd stort kr ,00 Overskuddet foreslås overført til Totalt avsatt på fond den var på stort kr ,00 Det er 41 beboere/medlemmer av Ullerudfaret Vel, hvorav 40 fullt betalende og 1 som ikke hadde innbetalt sin Vel-avgift fullt ut for 2004 pr Med vennlig hilsen Styret i Ullerufaret Vel Svein Oddvik, UF 31 Styreleder

6 ULLERUDFARET VEL Budsjett og Regnskap 2004 DRIFTSREGNSKAP Kontonr.: Navn: Note: Budsjett 2004 Regnskap 2004 Regnskap Inntekter: 110 Vel-avgift à kr ,00 kr kr kr Andre inntekter 1 kr kr kr Sum Inntekter: kr kr kr Utgifter: 210 Feste-avgift kr kr kr Brøyting/strøing kr kr kr Forsikring kr kr - kr Årsavgift Inkassobyrå kr - kr - kr Utgifter ifm Styrearbeid kr kr kr Sommerfest kr kr kr Vedlikehold utearealer kr kr kr Leie av Container kr kr kr Diverse kostnader 2 kr kr kr Avsetning - Asfaltfond 3 kr kr kr Avsetning - Uforutsette utgifter 4 kr kr kr Sum utgifter: kr kr kr Overskudd/underskudd før finans: kr kr kr Finansinntekter kr kr kr Finanskostnader/gebyrer kr - kr 204 kr Overskudd/underskudd: kr -80 kr kr BALANSE Eiendeler: Restanse Vel-avgift kr 250 kr Driftskonto - Posten pr kr kr Kapitalkonto - Posten pr kr kr Sum eiendeler: kr kr Egenkapital: EK pr : kr - kr - Avsetning - Asfaltfond 3 kr kr Avsetning - Uforutsette utgifter 4 kr kr Overskudd/underskudd pr kr kr Sum Egenkapital: kr kr Overført fra Overskuddet i Avskr. restanse Vel-avg. fra Vedtak fra begrenset oppad til kr Vedtak fra begrenset oppad til kr Svein Oddvik, Ullerudfaret 31 (fung. kasserer)

7 Stein Nygård Drøbak 5.februar 2006 Ullerudfaret Drøbak Til årsmøtet i Ullerudfaret Vel Jeg har revidert regnskapet 2005 for Ullerudfaret Vel som består av resultatregnskap, balanse og noteopplysninger. Jeg har kontrollert grunnlagsmaterialet som underbygger regnskapspostene og gjennomført de revisjonshandlinger jeg har ansett nødvendig for å bekrefte at årsoppgjøret ikke inneholder vesentlige feil eller mangler. Resultatregnskapet 2005 viser et underskudd på kr ,- Dette skyldes at festeavgiften for 2006 ble belastet regnskapet for 2005 (note 3). Betalt festeavgift ved forfall ville gitt et overskudd på kr. 3823,- Vellets innkrevningsrutiner ble endret med tanke på å få utestående fordringer redusert til 0, dette bekrefter regnskapet i år. Post 290: Diverse kostnader er belastet kr.111,- uten underbilag (kvittering) Sånt skjer. Beløpet er lavt og revisor var gjort oppmerksom på dette av leder i forkant av revisjonen. Regnskapet for 2005 gir et riktig bilde av vellets økonomiske situasjon. Jeg anbefaler at regnskapet godkjennes. Drøbak 5 februar 2006 Stein Nygård Revisor

8 ULLERUDFARET VEL Budsjett og Regnskap 2005 DRIFTSREGNSKAP Kontonr.: Navn: Note: Budsjett 2005 Regnskap Inntekter: 110 Vel-avgift å kr ,00 kr kr Andre inntekter 1 kr kr Sum Inntekter: kr ~9 571 kr Utgifter: 210 Feste-avgift kr kr Brøyting/strøing kr kr Forsikring kr kr 240 Årsavgift Inkassobyrå kr kr 250 Utgifter ifm Styrearbeid kr kr Sommerfest kr kr Vedlikehold utearealer kr kr Leie av Container kr kr Diverse kostnader 2 kr kr Avsetning - Asfaltfond 3 kr kr Avsetning - Uforutsette utgifter 4 kr kr Sum utgifter: kr kr Overskudd/underskudd før finans: kr 929 kr Finansinntekter kr kr Finanskostnader/gebyrer kr kr Overskudd/underskudd: kr -71 kr BALANSE Eiendeler: Restanse Vel-avgift kr 250 Driftskonto - Posten pr kr Kapitalkonto - Posten pr kr Sum eiendeler: kr Egenkapital: EK pr : kr Avsetning - Asfaltfond 3 kr Avsetning - Uforutsette utgifter 4 kr Overskudd/underskudd pr kr Sum Egenkapital: kr Overført fra Overskuddet i Avskr. restanse Vel-avg. fra Vedtak fra begrenset oppad til kr Vedtak fra begrenset oppad til kr Stig Mortvedt, UF 25 kasserer

9 Forslag A: 3 Kontigenter og andre inntekter Årsmøtet fastsetter medlemskontigenten, som innbetales forskuddsvis til kassereren. Festeavgiften for foreningens fellesareal skal betales av medlemmene i tillegg til den årlige medlemskontigenten. For å skaffe midler til foreningens virksomhet kan styret arrangere tilstelninger, så som lotteri, bingo og lignende. Begrunnelse: I noen tilfeller ved kjøp og salg av boliger innenfor vårt Vel, har det vist seg at noen som selger og ikke har betalt Vel-avgiften, har overlatt denne til kjøper, og kjøper har ikke vært villig til å betale for tidligere eier. Som prinsipp om hvem som har betalt Vel-avgift, er dette en sak mellom kjøper og selger og som egentlig er uten interesse for Vellet så lenge avgiften for hele året er betalt ved forfall. Derfor synes det nødvendig med en endring/presisering av vedtektene for å unngå slike tilfeller, og legger til et nytt avsnitt 2 i 3. Styrets forslag til nytt avsnitt 2: Det er huseier/beboer i Ullerudfaret Vel som er ansvarlig for at Vel-avgiften for hele året blir betalt på det forfallstidspunkt som Styret til en hver tid bestemmer.

10 Forslag B: 4 Foreningens Ledelse ÅRSMØTET Avsnitt 3: Forslag som et medlem ønsker behandlet av det ordinære Årsmøtet, skal være skriftlig og Styret i hende minst 3 tre uker før Årsmøtet. Når det gjelder forslag til lovendring, må det være innkommet skriftlig til Styret minst 4 fire uker før Årsmøtet. Begrunnelse: Styret finner det uhensiktsmessig å ha to forskjellige frister for forslag til årsmøte da dette ikke vil ha noen praktisk betydning for behandling av forslagene før Årsmøtet. Styret ønsker nå å samordne til en og samme tidsfrist for alle forslag, slik at dette kan bli behandlet på styremøte så snart tidsfristen er gått ut, og få sendt ut event. forslag til medlemmene innenfor gjeldende tidsfrist til innkallingen til Årsmøtet. Styrets forslag til nytt avsnitt 3: Alle forslag, så også forslag til lovendring i Vedtektene, skal være skriftlig og Styret i hende minst 4 fire uker før Årsmøtet. Avsnitt 5 Årsmøtet behandler : Årsmeldingen Regnskap Behandle budsjett og fastsette årsavgift Valg i h.h.t. 5 Innkommende forslag Begrunnelse: Av praktiske grunner for å gjennomføre Årsmøtet strukturert, bør agendaen gjennomføres etter følgende forslag: Styrets forslag til nytt avsnitt 5: Årsmøtet behandler: 1. Konstituering A. godkjenning av innkallingen og dagsorden B. valg av møteleder C. valg av sekretær D. valg av 2 til å undertegne referatet 2. Årsmelding 3. Regnskap Innkommende forslag A. Event forslag som underpunkter her 5. Behandle budsjett og fastsette årsavgift for Valg i h.h.t. 5

11 Forslag C: Begrunnelse: P.g.a. svært økende biltrafikk for av og påstigning i forbindelse med Dyrløkkeåsen Skole og barnehage, foreslåes det og sette opp et skilt ved innkjøringen til feltet for å begrense denne unødig trafikken (settes som underskilt på samme stolpe som Barn leker ). Forslag til tekst: Privat område Parkering kun tillatt for beboere eller besøkende til beboere Styrets innstilling: Kostnaden for et slikt skilt anslås til ca. kr ,00, og foreslås lagt inn i budsjettet vedlikehold utearealer. Styret anbefaler at årsmøtet vedtar forslaget.

12 Forslag D: Begrunnelse: I og med at Vellet etter noen år begynner å få en del felles redskap og utstyr, vil den nå være naturlig å sette opp en enkel felles redskapsbod innefor vårt vel. I den forbindelse bør plasseringen av denne være sentralt plassert og tilgjengelig event. for bil. Boden bør være av en moderat størrelse. Det forutsettes at det lages like mange nøkler som det er husstander i Vellet, slik at alle har lik tilgang. Styrets innstilling: Kostnaden for en slik bod anslås til ca. kr ,00, og foreslås lagt inn i budsjettet vedlikehold utearealer, event. tatt fra posten uforutsette utgifter. Styret anbefaler at årsmøtet vedtar forslaget.

13 Forslag E: Begrunnelse: Det foreslås å øke beløpets størrelse på Asfaltfondet begrenset oppad til kr ,00, fordi det tidligere vedtaket bygger på et prisoverslag fra Det er derfor god grunn til å tro at når vi en gang i fremtiden skal asfaltere er det blitt en prissigning som gjør det nødvendig og øke fondets størrelse. Styrets innstilling: Styret går inn for å øke fondets størrelse med fast avsettelse på kr ,00 hvert år inntil kr ,00 oppnådd. Styret anbefaler at årsmøtet vedtar forslaget.

14 Forslag F: Søker herved om å få en sandkasse øverst i Ullerudfaret, da det er for langt og tungt å bære sanden fra den andre kassen. Margrethe Strønen i nr 37 (sign.) Else Christiansen (sign.) Yvonne Indseth nr. 41 Gerd Lone Bøhlerengen nr. 37 (sign,) Anette Sæther nr. 39 (sign.) Styrets innstilling: Styret inngår strøavtale hver vinter med Per Fr. Saxsebøl som har fått ansvaret for strøingen av hele fellesarealet for Vellet ved behov. Styret ser det derfor slik at det da ikke er behov for å sette opp ytterligere en strøkasse innenfor vårt Vel på nåværende tidspunkt. Event. strøing utover dette vil være på private eiendommer som ikke er Vellets ansvar, og vil da således være av private interesser som huseier/beboer selv har ansvaret for. Styret vil allikevel være behjelpelig med å skaffe sekker med strøsand til en pris av kr. 50,00 pr. sekk, som beboer betaler selv direkte til Per fr. Saxsebøl. Styret anbefaler at årsmøtet ikke vedtar forslaget.

15 Årsmøtets beslutninger protokolleres og sendes sammen med referatet fra årsmøtet til samtlige medlemmer. På Årsmøtet/medlemsmøtet har hver husstand, og den som har betalt sin siste forfalte Vel-avgift, 1 en stemme. Huseier/beboer kan møte personlig eller ved skriftlig fullmakt la seg representere av et annet medlem av foreningen. Et medlem kan dog bare møte med kun 1 en fullmakt. 5 - Valg Årsmøtet skal velge: - Leder - 3 tre representanter til Styret - 1 en vararepresentant - 1 en revisor - Valgkomite på 3 tre representanter med 1 en vararepresentant - Eventuelt komiteer som det måtte være behov for (f.eks. turkomité, festkomité, barnehagekomite, gatelyskomité og veikomité) Lederen velges for 1 ett år av gangen, styrerepresentantene for 2 to år. Ved første gangs valg velges 2 to styrerepresentanter for 1 ett år, slik at 2 to er på valg hvert år. Vararepresentanter til Styret velges for 2 to år. Revisor velges for 1 ett år. Styret konstituerer seg selv. Samtlige kan gjenvelges. En hver representant er pliktig til å motta valg, men kan frasi seg valg i like lang tid som han har fungert. ULLERUDFARET VEL - Vedtekter vedtatt rev , Vedtekter for Ullerudfaret Vel 1 Formål Velforeningens formål er å ivareta gjennomføringen av felles forpliktelser og interesser innen feltet (C-4), bl a. vedlikehold og drift av interne anlegg og fellesareal. For øvrige oppgaver av trivselsmessig karakter. Foreningen opptar til behandling en hver sak som kan tjene disse formål. Foreningens Styre kan samarbeide med andre foreninger eller institusjoner i saker av felles interesse. 2 Medlemskap En hver som eier bolig i Ullerudfaret felt C-4, plikter å være medlem i foreningen. Foreningens medlemmer fester foreningens festearealer gjennom sitt medlemsskap. Eier av en bolig kan gi fremleier fullmakt på eiers vegne å utøve medlemsretter etter nærmere avtale. 3 Kontigenter og andre inntekter Årsmøtet fastsetter medlemskontigenten, som innbetales forskuddsvis til kassereren. Det er huseier/beboer i Ullerudfaret Vel som er ansvarlig for at Velavgiften for hele året blir betalt på det forfallstidspunkt som Styret til en hver tid bestemmer.

16 Festeavgiften for foreningens fellesareal skal betales av medlemmene i tillegg til den årlige medlemskontigenten. For å skaffe midler til foreningens virksomhet kan styret arrangere tilstelninger, så som lotteri, bingo og lignende. 4 Foreningens Ledelse STYRET Foreningen skal ledes av et Styre som skal bestå ev 4 fire medlemmer: Leder, nestleder, sekretær og kasserer samt 1 en vararepresentant. Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets representanter, deriblant leder eller nestleder er til stede. Leder, eller nestleder i hans fravær, leder styrets møter. Styrebeslutninger krever alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har leder dobbelstemme. Alle saker og korrespondanse skal legges frem på et styremøte. Styrets vedtak skal protokolleres. Styret har disposisjonsrett over foreningens midler til alminnelige administrative formål og rett til å bevilge beløp til foreningens formål (jmf. 1). Alle utbetalinger skal være anvist av foreningens leder og kasserer i fellesskap. Regnskapsåret er fra MEDLEMSMØTER Medlemsmøter avholdes når styret finner det nødvendig og skal bekjentgjøres minst 8 åtte dager forut. Lovlig bekjentgjort Medlemsmøte har besluttende myndighet også i bevilgningsspørsmål. Beslutninger fattes ved alminnelig flertall, og hvis det forlanges ved skriftlig avstemming. ÅRSMØTET Den øverste myndighet i foreningen utøves av årsmøtet. Ordinært Årsmøte skal avholdes innen 2 to måneder etter utgangen av regnskapsåret. Årsmøtet innkalles av Styret. Bekjentgjøringen må skje med et varsel på minst 6 seks uker. Ekstraordinært Årsmøte kan likevel avholdes når Styret finner det påkrevet, eller når minst 1/3-del av medlemmene kommer med skriftlig krav om dette. Alle forslag, så også forslag til lovendring i Vedtektene, skal være skriftlig og Styret i hende minst 4 fire uker før Årsmøtet. Styret setter opp saksliste og kunngjør denne for medlemmene minst 2 to uker før Årsmøtet. Kunngjøringen skal inneholde Styrets årsmelding, revidert regnskap og innkommende forslag som skal behandles på Årsmøtet. Årsmøtet behandler: 1. Konstituering A. Godkjenning av innkallingen og dagsorden B. Valg av møteleder C. Valg av sekretær D. Valg av 2 til å undertegne referatet 2. Årsmelding 3. Regnskap 4. Innkommende forslag A. Forslag fra Styret til... B. Forslag fra beboer om Behandle budsjett og fastsette årsavgift 6. Valg i h.h.t. 5 Årsmøtets beslutninger fattes med alminnelig flertall blant de fremmøtte. Lovendringer krever minst 2/3-del flertall. Det velges dirigent til å lede årsmøtet. Denne må gjerne være leder.