ULLERUDFARET VEL E-post: postpullerudfa retvel.co m

Transkript

1 Referat fra ekstraordinwrt Arsmote 2016 Torsdag den 7. april 2016 Sted: Storstua Dyr1OkkeAsen skole Varighet: kl Deltakere: 13 stk. + 1 innlevert fullmakt Referent: Line Stensrud ULLERUDFARET VEL E-post: postpullerudfa retvel.co m Svein Oddvik (avtroppende styreleder) onsket velkommen til motet. Det ekstraordinwre Arsmotet behandlet: 1. Konstituering: A. Godkjenning av innkallingen og dagsorden. Godkjent. B. Valg av rinoteleder. Robert Lund C. Vaig av referent. Line Stensrud D. Valg av 2 til A undertegne referatet. Jon-lvar Paulsen og Tore Rytterager 2. Referatet fra ordinaert rsmote den 17. februar 2016 A.1. Robert L. informerte am at styret, for 6 unng6 mere stoy rundt saken, onsker 6 se bort fra det foreslotte pkt. 2.A.1. am korrigering av referatet. A.2 og A.3. P6 spot-smell fra med/em am disse punktene skulle betraktes som et forslag til vedtektsendring ble det etter forslag fra Styret enighet am at nevnte punkter anses 6 vxre orienteringssaker. Det nye styret jobber videre med disse forslagene og utformer en ma/ for hvordan referater fra orsmoter skal utformes. Styret onsker at referater skal erstattes med pro tokoller. Merknad: Det kom forslag fra Hans-Chr. Reff i nr. 51 om at referent ikke har anledning til 6 legge frem saker av individuell karakter for orstwitet. Tatt til etterretning som inns pill til det nye styret vedrorende ovenstaende punkt. 3. Valg i h.h.t. 5. Styreleder for 1 Ar. Robert L. stilte seg villig til 6 fun gere som styreleder frem til nytt styre for konstituert seg. 2 Styremedlernriner for 2 Sr. 1 Styremedlem for 1 ar. Leder av valgkomite for 1 Ar. 2 medlemmer til valgkomiteen for 2 Ar. Revisor for 1 Ar.

2 Folgende foresistte kandidater ble valgt: Styremedlemmer: Randie Marcella nr. 41 for 2 Sr Bente Davidsen nr. 22 for 2 Sr Magnus Seip nr. 13 for 2 Sr Roy Sorensen nr. 24 for 1 Ar Valgkomite: Stein H. NygSrd, leder nr. 43 for 1 5r Elisabeth Kroge nr. 20 for 2 Sr Kate Hind Skoyum nr. 32 for 2 Ar Revisor: Gro Helene Brath nr. 24 for 1 Sr Dokumentet underskrives og skannes med underskriftene til 9,4;(0L3-6 L e Stensrud 1 /11S/ Jon- r Paulsen vtieb, Tore Rytterager

3 Innkalling til Ekstraordinært Årsmøte 2016 Ekstraordinært årsmøtet behandler: Torsdag den 7. april 2016 kl. 20:00 STED: Storstuen Dyrløkkeåsen skole 1. Konstituering: A. Godkjenning av innkallingen og dagsorden. B. Valg av møteleder. C. Valg av referent. D. Valg av 2 til å undertegne referatet. Drøbak, Referatet fra ordinært årsmøte den 17. februar 2016 ref. protokoll fra styremøte den A. Forslag: 1. Årsmøtereferatet for årsmøtet korrigeres ut fra punkt I den grad det er mulig, skal beslutningssaker til behandling på årsmøtet også ha med minst et alternativt (subsidiært) forslag til beslutning hvis det primære forslag ikke blir vedtatt. 3. Referater fra årsmøter i Ullerudfaret vel skal: a. Være korte og presise med vekt på å få frem hva som ble besluttet. b. Tydeliggjøre hva som er orienteringssaker og hva som er beslutningssaker. c. I tillegg til de som er valgt til å signere referatet, skal det også signeres av møteleder. 3. Valg i h.h.t. 5. Styreleder for 1 år. 2 Styremedlemmer for 2 år. 1 Styremedlem for 1 år. Leder av valgkomite for 1 år. 2 medlemmer til valgkomitéen for 2 år. Revisor for 1 år. Fungerende valgkomité har følgende forslag til kandidater: Styremedlemmer: Randie M. nr. 41 for 2 år Bente D. nr. 22 for 2 år Magnus S. nr. 13 for 2 år Roy S. nr. 24 for 1 år Valgkomité: Leder??? for 1 år Fung. Elisabeth K. nr. 20 for 2 år Fung. Kate S. nr. 32 for 2 år Revisor: Gro B. nr. 24 for 1 år ULLERUDFARET VEL E-post: post@ullerudfaretvel.com Med vennlig hilsen Styret i Ullerudfaret Vel

4 FULLMAKT Ekstraordinært årsmøte På årsmøtet har hver husstand, og som har betalt sin siste forfalte Vel-avgift fullt ut, 1 en stemme. Huseier/beboer kan møte personlig eller ved skriftlig fullmakt la seg representere av et annet medlem av foreningen som har betalt siste forfalte vel-avgift. Et medlem kan dog bare møte med kun 1 en fullmakt. Jeg gir med dette: i nr.: fullmakt til å representere meg på Ekstraordinært årsmøtet i Ullerudfaret Vel den 7. april Dato: Signatur: i Ullerudfaret nr.:

5 Referat Ullerudfaret vel årsmøte Tilstede på årsmøte var 16 beboere og det var totalt levert inn 8 fullmakter. 1. Konstituering A Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjent på årsmøte B Valg av møteleder Line Stensrud ble valgt som møteleder C Valg av referent Elisabeth Krage ble valgt som referent D Valg av 2 til å undertegne referatet Følgende ble valgt: Kate Skøyum og Hans-Christian Reff 2. Årsmelding Godkjent 3. Regnskap 2015 Styret orientert om 1 beboer som ikke har betalt veiavgift for 2014 og 2015, dette er sendt til inkasso og nå til namsmannen. Regnskapet godkjent av årsmøte. 4. Innkommende forslag A Forslag fra styret 1. Inngå kontrakt med forretningsfører Årsmøte diskuterte saken og det var stor enighet om at det var for høye kostnader ved å sette ut dette arbeidet til forretningsfører. Kasserer i styret har ansvaret for dette og vellet dekker 50% eller maks kr ,- av kasserers velavgift. Årsmøte var enig med styret utsetter denne saken til senere når det er bedre økonomi i vellet. 2. Utskifting av gate og veilys på egen hånd Årsmøte anbefaler styrets forslag, men at styret ser på muligheten for å sette opp en skjem på de lyskildene hvor noen beboere har problemer med at lyset kommer rett inn i eget hus. Side: 1

6 3. Gjerde v/innfartsvei (v nr.20). Sterk reaksjon fra Elisabeth (Ullerudfaret 20) på dokumentasjonen som Svein delte ut på årsmøte 2015 og som også gjentas i styret redegjørelse til dette årsmøte. Dokumentasjon gjelder brevet til Ullerudfaret vel datert fra Frogn kommune. Brevet som ble delt ut til medlemmene av årsmøtet var ikke fullstendig, det var fjernet deler av brevet. Henvendelsen inn til kommunen vedrørende eiendomsopplysninger var heller ikke behandlet av sittende styret i Årsmøte diskuterte bruken av dette brevet fra kommunen og flere av vellet medlemmer mente at Svein kan ikke benytte dette brevet som dokumentasjon i denne eller framtidige saker. Henvendelsen til Frogn kommune sees på som en privat henvendelse fra Svein. Svein beklaget at han ved en feil hadde fjernet en del av teksten i brevet før årsmøte i Styrets innstilling «Sak som gjelder gjerder på fellesområder ligger utenfor vårt mandat å stemme over» Årsmøte hadde ingen merknader til styrets innstilling i denne orienteringssaken. 4. Gjesteparkering Årsmøte var enige om at saken om gjesteparkering til i overkant av kr ,- for 4 biler ikke kunne forsvares ut fra de økonomiske forutsetningene i vellet akkurat nå. Saken tas evntopp på et senere årsmøte. 5. Asfaltering i Ullerudfaret I saken fra styret var det 2 anleggs firmaer som hadde gitt inn tilbud, i etterkant har også et tredje firma meldt sin interesse. Vi ble enige om åta dette punktet opp under behandlingen av budsjettet for 2016 for å stemme over hvor mange år vi skulle sette av midler til asfaltfondet. Kostnadene var beregnet til ca kr Asfaltfondet må derfor økes med kr Det var mange spørsmål knyttet til hvilket arbeid som ville bli utført for denne summen. I summen var det beregnet asfaltering 11-40mm, fresing og justering av kummer og sluk. Arbeid på privat grunn inn til husene var ikke tatt med. 6. Internkontroll Styrets representant orienterte om vellets ansvar for å ha et godt fungerende HMS interkontroll system. HMS forskriften og produktforskriften krever dette. Årsaken er fordi vellet har 3 lekeplasser på fellesområdene. Det er utarbeidet en perm som alltid vil bli overrakt nytt styre ved årsmøte. Permen må oppdateres hvert år. Ved tilsyn må permen utleveres. B. Forslag fra beboere 1. Forslag fra Elisabeth Kroge Side: 2

7 Forslag til en ekstra gjesteparkering ved siden av carporten til Ullerudfaret 31. Styret hadde i sin innstilling skrevet at vedtaket i 2014 ikke var gyldig fordi det ikke var sendt inn som et eget forslag det året, men kom opp som et forslag på bakgrunn av Roberts forslag om parkeringsplasser på noen av vellets fellesområder. I tillegg presisert Svein at han hadde to parkeringsplasser knyttet til sin eiendom under carporten, det var derfor carporten hadde en annen utforming enn de andre A husene. I tillegg presiserte Svein at han hadde to parkeringsplasser knyttet til sin eiendom, slik alle type A og B hus her. Elisabeth trakk forslaget for behandling på dette årsmøte. 2. Forslag fra Stein og Reidun Nygård Skjære ned busker bak postkassestativet i øst På bakgrunn av styrets liste av oppgaver til høstdugnad hvor det var satt oppå fjerne buskene bak postkassestativet, ble Stein og Reidun oppfordret av styremedlem og ta saken opp på årsmøte. Det var stor enighet om at vi bør ha mye grønt i vellet da det er mye bygningsmasse på et lite område. Dagens trær som har svarte bær fortæres av fuglene og ekskrementene som fuglene slipper ødelegger markiser og ute møbler for noen av beboere. Det kom flere forslag om å erstatte disse med syriner som har en god stamme. Vi ble enige om at det kunne være flere steder i vellet som kan pyntes opp med noen nye trær/busker. Forslaget til vedtak på årsmøte om å erstatte disse buskene med tilsvarende trær i størrelse og bredde ble vedtatt. 5. Behandle budsjett og fastsette vel-avgift for 2016 Styrets forslag til budsjett ble endret på årsmøte med følgende endringer Økning av asfaltfond med kr ,- fordeles over 5 år. Styrets budsjett til vedlikehold og innkjøp ble redusert med kr ,- 0ppfordring til styret om å prøve å kjøpe inn brukt utstyr. l<onklusjon: Velavgift økes til kr ,- per år Ekstra innbetaling til asfaltfond i 5 år med kr. 976,- per år Totalt kr ,- i avgift i Beløpet skal fordeles på 2 innbetaler i året kr ,- per halvår. Årsmøte vedtok dette med stort flertall. 6. Valg Styret orienterte om at valgkomiteen ikke har forespurt noen av vellets medlemmer om og påta seg noe verv i det nye styret. Side: 3

8 Nestleder: Robert Lund (Ikke på valg) Styremedlem: Line Stensrud (Ikke på valg) Følgende roller har ingen medlemmer Styreleder: (1 år) Styremedlem: (2 år) Styremedlem: (1 år) leder av valgkomiteen (2år) Revisor (1 år) 2 medlemmer til valgkomiteen for 2 år. Kate Skøyum og Elisabeth Krage meldte seg på årsmøte som medlemmer av valgkomiteen for 2 år. Ingen andre meldte seg til de andre vervene, det må derfor avholdes et ekstra ordinært årsmøte for å få et fulltallig styre. Mange beboere uttrykte sin bekymring over at det kunne virke som styremedlemmene fikk mye kritikk og ekle kommentarer slik at resultatet er at ingen beboere ønsker åta på seg denne oppgaven. Styret tar kontakt med valgkomiteen som skulle finne representanter til årets årsmøte og innkaller til ekstraordinært årsmøte så fort som mulig. Styret fikk stor applaus fra årsmøte for den flotte jobben som de utførte i forbindelse med utskifting av vinduer. Styret ble også oppfordret til å legge ut informasjon om det ikke er tillatt å parkere på felles grøntområder er snuplassområder. Referent Elisabeth Krage 2 representanter undertegner referatet Kate Skøyum ' l ~ Hans-Christian Re Side: 4