Referat fra Årsmøte Ullerudfaret vel 2013

Transkript

1 Referat fra Årsmøte Ullerudfaret vel 2013 Torsdag 28. februar 2013 ( ) 1. Konstituering a. Godkjenning av stemmeberettigede i fullmakt b. Godkjenning av innkallingen og dagsorden c. Valg av møteleder Svein Dybvik d. Valg av seetær Herman Hauge e. Valg av 2 til å undertegne protokollen - Stein Nygaard 43, Gro Brath Årsmeldingen a. Gjennomgang av styremedlemmer og roller: styret 2012 b. 5 styremøter c. Alle vel-avgifter innbetalt pr. 28. februar d. 2 dugnader, vellykket etter styrets skjønn e. Husker, benk, satt opp gjerde, satt opp strøkasse i øst f. Utarbeidet en ny nettside for vellet 3. Gjennomgang av Regnskap 2012 a. Asfaltfondet fortsetter vi å innbetale 8.000,- per år b. Uforutsette utgifter har nådd taket på ,- Ønsker ikke å heve dette taket foreløpig. 4. Innkommende forslag til behandling a. Nettsiden, wordpress. Litt om siden og formål. i. Forslag: at siden kan inneholde litt om det å være medlem av et vel, samt hvilke goder som kommer av det. b. Innsamling av epost adresser til utsending av velavgift. Få eposter innsamlet. Styret tar beslutning senere om hvor vidt vi ønsker å gå videre med å bruke eposter til blant annet utsending av årsavgift. c. Vedlikehold av fellesarealer. Ingen nevneverdige kommentarer. Det er en felles oppfatning av at de enkelte beboere har ansvar for sine områder, og får holde standarden etter eget ønske. Lekeområdet i nord kom det noen kommentarer på ifm oppfølgingsansvar. Områdeansvaret er festet i forsiftene til vellet, og beboere og brukere må forholde seg til denne og bli enige om oppfølging. d. Hageavfall. Oppfordring til å kaste på Heer. Ingen tiltak. e. Lekeplass syd. Dårlige lysforhold. Beboerne ved lekeplassen må sive et ønske om fjerne treer på kommunens område, som styret må sende til kommunen. Finne frem søknad av 2011 til kommunen. f. Formidling av styredokumenter, skal kun gjøres med tillatelse av styret. g. Utenfor forslag til behandling: Måking og strøing har vært av annen kvalitet i 2012/2013. Glattere og noe dårligere måkt. 5. Fastsettelse av medlemskontingent a. Styret foreslår en økning på vel-avgiften med 100,- oner. Fra 1.500,- til 1.600,-. Enstemmig vedtatt at dette gjøres. 6. Budsjett Gjennomgang av Budsjett 2013, ingen kommentarer. 7. Valg. Følgelig ble valgt for til årets styre, revisor og valgkomite:

2 a. Leder i. Svein Dybvik valg b. Nestleder i. Bjørn Karlsen c. Representanter til styret i. Herman Hauge - Kasserer ii. Gro Brath iii. Vanessa Penick d. Revisor i. Sissel Breierhagen e. Valgkomite i. Helene Lie ii. Marthe D. Riise iii. Glen Vik (Vara)

3 ULLERUDFARET VEL INNKALLING TIL ARSM0TE Torsdag 28. Februar 2013 Klokken 19:00 STED : Storstuen Dyrlekkeasen skole Arsm0tet behandler: 1. Konstituering a. godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter (skjema vedlagt) b. godkjenning av innkallingen og dagsorden c. valg av m0teleder d. valg av seetoor e. valg av 2 til a undertegne protokollen 2. Arsmelding (se vedlegg 2) 3. Regnskap lnnkommende forslag til behandling a. Fra styret (Se vedlegg 1) b. Det er ikke kommet inn forslag fra beboere 5. Fastsettelse av medlemskontingent 6. Budsjett Valg (Styre-Valgkomite- Revisor) a. Leder av styret b. Nestleder c. Representanter til styret d. Revisor e. Valgkomite Styret i Ullerudfaret Vel Dmbak 14. februar 2013 NB! Regnskap, budsjett og revisor er ikke helt klart enna, men vii bli distribuert i god tid f0r arsm0tet. Vedlegg: Fullmaktskjema Forslag fra styret og medlemmer Arsberetning

4 Vedlegg 1: Saker fra styret 1-0kning av velavgiften Styret gar inn for a 0ke velavgiften med 100 oner til 1600,- for a dekke kostander. Avgiften er ikke 0ket siden Ny hjemmeside pa internett Styret har laget en ny nettside sam vii bli presentert pa arsm0tet. Denne vii vrere atskillig mer dynamisk enn den vi har i dag, og har enkle publiseringsverkt0y slik at fremtidige styrer enkelt kan spre informasjon til beboerne. Det vii ogsa ligge en del statisk informasjon her slik at framtidige styrer og beboere vii ha ett enkelt sted a finne informasjon. Pr. i dag er tidligere vedtak og bestemmelser vanskelig tilgjengelig. Nettsidene vii oppmuntre til deltakelse fra beboerne gjennom direkte tilbakemelding pa innlegg, samt abonneringsmuligheter slik at beboerne kan fa melding om oppdateringer pr. e-post. For de sam ikke har tilgang til internett, rna disse melde seg slik at de kan motta n0dvendig informasjon pa annen mate. Hjemmesiden er gratis. 2 - lnnsamling av e-postadresser Kasserer 0nsker a forenkle innevingen av velavgiften ved a koble hver husstand til en e postadresse, slik at velavgiftsfakturaen kan sendes ut pr. e-post. For de sam ikke har e-post, vii disse motta fakturaen i postkassen sam f0r. Videre vii eventuelle purringer ogsa sendes i papirform i postkassen, da det kan vrere tvil om e-posten sjekkes jevnlig. 3 - Vedlikehold av fellesarealer I l0pet av aret har det kommet inn en sak om a bytte ut busker pga. manglende vedlikehold. Styrets beslutning var a beskjrere det for a se om det kan reddes. Det satte vedlikeholdsarbeidet pa dagsordenen. Styret 0nsker a dokumentere behovet for vedlikehold og trenger derfor tilbakemeldinger pa hva beboerne mener b0r gj0res. Resultatet av dette vii gj0res tilgjengelig pa nettsidene slik at informasjonen er tilgjengelig. Det er ogsa kommet tilbakemeldinger om at det til tider kan vrere vanskelig a fordele forvaltningsansvaret mellom de ansvarshavende i henhold til forvaltningsplanen. Styret 0nsker a vrere behjelpelig med a fa medlemmene til a komme til enighet. Vi kan vurdere muligheten for at dette kan bli publisert pa nettsidene slik at man kan sjekke nar man har ansvaret. 4 - Hageavfall Pr. i dag finnes det flere deponier av hageavfall i vellets fellesarealer og tilst0tende omrader, noen godkjente og andre sam bare «har oppstatt». Styret 0nsker a formalisere hvor det skal vrere tillatt a deponere hageavfall og fa rutine pa nar dette skal kjmes til hageavfallsplassen pa Heer; pa dugnader og evt. andre tidspunkter. Beboerne oppfordres til a kj0re hageavfall til hageavfallsplassen nar det er mulig. 5 - Lekeplass syd Det er behov for a pusse opp lekeplassen i syd da den viser tegn til forfall. Styret har satt av midler til oppussing, men 0nsker a fa en dialog med beboerne i syd for a vurdere konete behov, slik at disse kan iverksettes pa dugnad. 6- Formidling av styredokumenter Tidligere styremedlemmer har ikke tillatelse til a distribuere dokumenter sam ansees a tilhme vellet. Det er kun det sittende styret sam har anledning til. Kontakt styret dersom et slikt behov oppstar.

5 Vedlegg 2: Arsberetning Styret har bestatt av: Svein Dybvik - Ieder Bj0rn Karlsen - nestleder Herman Hauge - kasserer Bibbi Lassen - styremedlem (pa valg) Roy S0rensen - styremedlem (pa valg) Brit Reinholdtsen - styremedlem Det er avholdt fern styrem0ter. Velavgift er innevd. Pr mangler en innbetaling. To dugnader er avholdt med tilfredsstillende oppm0te. Dette er kanskje pa grunn av et sosialt tilsnitt, spesielt pa vardugnaden. Nevneverdige vedlikeholdstiltak: - Satt opp nytt gjerde nedenfor lekeplass nord - Benk i 0st er reparert Husker pa lekeplass nord har blitt byttet ut, da disse var 0delagt/farlige. Ny stmkasse er satt opp ved postkasse i 0st. Ny hjemmeside er utarbeidet. Ullerudfaret vel 13. februar 2013 Svein Dybvik

6 DRIFTSREGNSKAP 2012 ULLERUDFARET VEL Budsjett og Regnskap VEDLE003 Kontonr.: Navn: 100 Inntekter: 110 Vel-avgift å , Andre inntekter Sum Inntekter: ~ Budsjett 2012 Regnskap 2012 Regnskap 2011 ~1 500 ~1 500 ~ Utgifter: 210 Feste-avgift 220 Brøyting/strøing 230 Norges Velforbund 240 Årsavgift Inkassobyrå 241 Lekeplass vedlikehold 250 Utgifter ifm Styrearbeid 255 Utbygging 260 Sommerfest 270 Vedlikehold utearealer 280 Container/papir-/avfall 281 Transport ifbm dugnad 290 Diverse kostnader 295 Styrehonorar 300 Avsetning - Asfaltfond 305 Avsetning - Styrehonorar 310 Avsetning - Uforutsette utgifter Sum utgifter: k~r~~~~--=~=-~~~--:=-,,_,,,...,--,~~~...,,.;;;...,,...,,~""""" ~~----~..;;..;; Overskudd/underskudd før finans: Finansinntekter 920 Finanskostnader/gebyrer ~ ~ Overskudd/underskudd: overskudd I + overskudd BALANSE Eiendeler: Utestående årsavgift pr Driftskonto - Posten pr Kapitalkonto - Posten pr Sum eiendeler: Egenkapital: EK pr : Årets resultat (-overskudd/+underskudd) EK pr Avsetning - Asfaltfond 1, 5 Avsetning - Uforutsette utgifter 2, 5 Avsetning - Styrehonorar Sum avsetninger og gjeld Sum Egenkapital og gjeld Endret vedtak av begrenset oppad til Artig avsetning i hht. vedtak av Vedtak av begrenset oppad til Artig avsetning i hht. vedtak av Styrehonorar ikke utbetalt i Vedtak ekstraordinært årsmøte, Gitt styret fullmakt til å disponere inntil ,- for å dekke kostnader ifbm. utbyggningsak. 6 Økt midler til lekeplass utbedring i sør (2013)

7 Til: Årsmøte i Ullerudfaret vel Fra: Sissel Breiehagen, fungerende revisor Dato: Revisjonsberetning for 2012 Jeg har gjennomgått regnskapet for 2012 ved å kontrollere bilag mot spesifikasjon av kostnader/inntekter og oppsatt regnskap, samt kontoutdrag fra DNB. Styrehonorar for 2012 er ikke utbetalt, derfor er det avsatt som gjeldspost for velet. Lån ,- fra kapital konto for vinterhold er tilbakebetalt i For mye avsatt til asfaltfond og uforutsette utgifter ihht vedtak er tilbakebetalt i Etter mitt skjønn viser regnskapet et korrekt bilde av velets virksomhet for Sissel Breiehagen \< < ' \2.. \...~.,).},... ')

8 FULLMAKT Arsm0te Huseier/beboer kan m0te personlig eller ved siftlig fullmakt Ia seg representere av et annet medlem av forrentningen. Et medlem kan dog bare m0te med 1 - en - fullmakt. Jeg gir med dette: i nr.: fullmakt til a representere meg pa Arsm0tet i Ullerudfaret Vel den 28. Februar 2013 Dato: Signatur: i Ullerudfaret nr.: