Compello Fakturagodkjenning Admin Versjon 10

Transkript

1 Compello Fakturagodkjenning Admin Versjon 10

2 Dokumentopplysninger 2018 Compello AS. Med enerett. Microsoft, MS-DOS og Windows er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Microsoft SQL-Server er registrert varemerke til Microsoft Corporation. MS SilverLight er registrert varemerke til Microsoft Corporation. Firmaer, navn og data som er brukt i eksemplene er oppdiktede. Compello Software AS påtar seg intet ansvar for feil i denne boken. Innholdet i denne boken kan endres uten varsel, og er ikke bindende for Compello Software AS. Uten skriftlig avtale med Compello AS er det ulovlig å kopiere denne håndboken helt eller delvis, eller å overføre bokens innhold til andre medier. Compello AS Besøksadresse: IT Fornebu - Terminalbygget Martin Linges vei Snarøya Postadresse: Postboks Fornebu Tlf: Faks: Brukerstøtte:

3 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 3 Innledning... 4 Overordnet informasjon... 4 Mål,målgruppe og omfang... 4 Forutsetninger... 4 Valget Oppsett... 5 Hvor finner du valget?... 5 Komme i gang... 5 Klientoppsett... 7 Bli kjent med Klientoppsett... 7 Opprette en ny klient... 7 Redigere en klient... 9 Deaktivere eller reaktivere en klient Kopier fra en eksisterende klient Gi eksisterende brukere tilgang til en eller flere klienter Opprett en ny bruker fra Klientoppsett Fjerne en bruker fra en klient, eller endre rettigheter Andre oppgaver for klientoppsett Opprette og ordne dokumenttyper Skannerserier Dimensjonsnavn Bilagsoppsett Oppsett av purringer Oppslagstabeller Brukeroppsett Opprette en ny bruker Oversikt over moduler og brukerrettigheter i Compello Innstillinger på systemnivå Rettigheter Regler Diverse Integrasjon Oppsett av integrasjon Regler i Silverlight Index 33

4 Innledning Overordnet informasjon Mål,målgruppe og omfang Brukere og forhandlere av Compello fakturagodkjenning blir kjent med oppsett av løsningen. Dokumentet beskriver hvordan opprette og endre klienter og brukere, samt oppsett for systeminnstillinger, skjermbilder, regler, integrasjoner osv. Forutsetninger Versjon Compello Fakturagodkjenning versjon 10 Compello Fakturagodkjenning As a Service Tilgang til «Oppsett»

5 Valget Admin Hvor finner du valget? Logg på i Compello Invoice Approval med bruker «admin» eller en annen bruker som har tilgang til oppsett. Klikk på ikon for Admin, øverst i skjermbildet. Det finnes fem områder under Oppsett. Regler oversikt over regler som er laget i Silverlight for automatisk kontering og fordeling. o Vi anbefaler at regler lages og vedlikeholdes i ny regnskapsfører modul og ikke i Compello Web Silverlight. Integrasjon her kan du både lage innstillinger for de integrasjonene som kan kjøres her, og kjøre overføring mellom Compello og økonomisystemet. Klientoppsett hvor du oppretter nye klienter og redigerer eksisterende. Brukeroppsett - hvor du oppretter og endrer brukere. Innstillinger her kan du definere en del valg som gjelder hele installasjon f.eks. om dubletter. Komme i gang Dersom du har en ny Compello installasjon, hva er det viktigste du må gjøre i Admin for å komme i gang? Du må ha minst en klient, med de viktigste innstillingene. Du må ha noen brukere med tilgang til riktige deler av systemet. Side 5 av 34

6 Side 6 av 34

7 Klientoppsett Bli kjent med Klientoppsett En klient er en regnskapsenhet. I mange firmaer vil det være behov for kun en klient firmaet selv, mens andre firmaer kan bestå av flere divisjoner eller datterselskap hvis regnskap er adskilt fra hverandre. Hver av disse vil da være en egen klient i Compello. Et regnskapsbyrå vil opprette en klient for hver kunde. Dersom du er usikker, sjekk mot økonomisystemet du skal integreres mot. Dersom det er en egen enhet der, blir det en egen klient i Compello. Opprette en ny klient 1. Velg Admin Klientoppsett. 2. Klikk på Ny klient. Et nytt skjermbilde åpnes. 3. Legg inn riktig klient-id i feltet ID. Avhengig av hvilken integrasjon du har, vil denne IDen nesten alltid være nøyaktig det samme som i økonomisystemet. Den må være unik i databasen. 4. Legg inn riktig navn på klienten. 5. Dersom du allerede har en malklient, eller en klient fra før med lignende oppsett, kan du kopiere deler eller hele oppsett fra denne. For mer informasjon om dette, se Kopier fra en eksisterende klient Side 7 av 34

8 1. Dersom dette er den første klienten som du oppretter, eller du ikke vil kopiere oppsett fra andre klienter, klikk Opprett og deretter Lukk. Den nye klienten vises nederst i listen over klienter til venstre, og samtidig i klientbildet til høyre. 2. I feltene på høyre siden, fyll inn Kortnavn på klienten (det samme som Navn hvis du vil). 3. Fyll organisasjonsnummer dersom dere skal benytte import av EHF fakturaer. 4. Legg inn riktig sti til skannerkatalog. Se Mer om skannerkatalog på neste side. 5. Sti til Bildekatalog opprettes automatisk basert på det som ble valgt under installasjon. 6. Hvis du vil, kan du legge inn en standard valutatype som da vil bli registrert på alle bilag f.eks. «NOK». Pass på at denne valutatypen faktisk finnes i oppslagstabell Valuta. Mer om skannerkatalog Skannerkatalog er en mappe du kan definere i Compello slik at hvis du velger å importere dokumenter (tif eller PDF), kommer de rett inn fra denne mappen. Du kan stille inn skanneren slik at tif- eller PDF-filer du skanner lagres rett på skannerkatalogen. Stien som du legger inn her må være tilgjengelig for alle brukerne som skal importere, og område må finnes. Hvis stien er C:\Data\Skanning\008, må denne mappen finnes på den enkeltes PC. Dersom område er på nettverk, bruk UNC sti, f.eks.: \\server\compellodata\skanning\008. Husk at brukere som skal importere skannerkatalog må kjøre Compello Fakturagodkjenning fra skrivebordsikon. Funksjonen er ikke tilgjengelig fra nettleser uten spesielle tilpasninger. Side 8 av 34

9 En skannerkatalog, om den er lokal eller sentralt, er nyttig hvis du har mange bilag, ikke minst fordi at bilagene slettes automatisk fra denne mappen etter import og legges i en arkivmappe. Dersom du i tillegg bruker PDF Collector, kan PDF filer hentes fra din epost i en forhåndsdefinert mailboks og legges rett inn på skannerkatalog, klar for import til Fakturagodkjenning. Det er ikke et krav å ha en sentral skannerkatalog; brukere kan dra skannede filer inn i Dokumentimport, Og de kan i tillegg opprette sin egen lokale skannerkatalog i Brukerinnstillinger. Redigere en klient 1. Velg klienten du vil endre på i listen til venstre. 2. Gjør de endringer du ønsker i feltene på høyre siden. 3. Husk at hvis du endrer klient-id kan det påvirke hvordan integrasjonen din virker. Klient-id i Compello skal vanligvis være det samme som klient-id i økonomisystemet. Side 9 av 34

10 Deaktivere eller reaktivere en klient Deaktivering Dersom du ikke har bruk for en spesifikk klient lengre, kan du deaktivere denne. Bilag for denne klienten vil ikke lenger vises i arbeidslistene men vil være søkbare i Arkiv. Du kan reaktivere en deaktivert klient igjen hvis det er behov for det. 1. Velg klienten du ønsker å deaktivere i listen på venstre siden. 2. Klikk på Deaktiver klient på høyre siden. En hake vises i feltet Inaktiv for klienten. Etter dette vil klienten vises i listen kun hvis du velger Inkluder inaktive klienter. 3. Dersom du ønsker å bruke samme klient-id på nytt, må du endre klient-id på den du ønsker å deaktivere. Reaktivering På samme måten kan du reaktivere en klient som du tidligere har deaktivert. 1. I Klientoppsett, sett en hake i valget Inkluder inaktive klienter. 2. Filtrer listen hvis du trenger, til å finne klienten du vil reaktivere. 3. Klikk på Reaktiver klient på høyre siden. Klienten blir aktiv igjen. Andre valg for klient Ikke vis bilag i Til Fordeling. Dersom du velger dette, vises bilagene kun i Regnskapsføring. Sjelden i bruk. Bruk leverandørnavn som bilagstekst. Navnet på leverandøren som du legger inn enten i Kredit (faktura) eller Debet (kreditnotaer) vises i feltet Bilagstekst. Anbefales. Bruk kontotekst.. Bruk kundenavn. Virker på samme måten som leverandørnavnet. Overskriv bilagstekst ved oppdatering. F.eks. hvis du endrer leverandørnummer, vil teksten blir oppdatert. Anbefales. Nullkontroll hvis nullkontroll ikke er slått på så tillater man at bilaget ikke balanserer når man setter regnskapsført. Med nullkontroll huket på må bilaget balansere for at man kan sette regnskapsført. Benytt ankomstregistering huk av hvis din integrasjon håndterer ankomstregistrering og du ønsker å benytte dette. Side 10 av 34

11 Bruk valutakurs - bruker beskrivelse 2 feltet i valutaregisteret som en valutakurs for å beregne en beløpsgrense som tilsvarer valuta på ordren. Denne beløpsgrensen er spesifisert i Admin / PO matching regler. Beregningen gjøres ved å dividere beløpet med kursen. Påkrevd antall godkjennere Velg antall godkjennere som må godkjenne bilag før bilaget kan eksporteres. Sjekk ved Regnskapsført - huk av hvis sjekken skal gjøres når bilag settes til status Regnskapsført. Ignorer krav ved Videre godkjenning ikke nødvendig (dokument import) eller Godkjenn automatisk huk av hvis Påkrevd antall godkjennere ikke skal aktiveres i disse tilfellene. IMAP- innstillinger for PDF vedlegg Fyll ut ihht oversikten nedenfor, og velg PDF import i Dokument import. Side 11 av 34

12 Kopier fra en eksisterende klient Dersom du trenger opprette en ny klient som ligner på en klient du allerede har kan du kopiere deler av oppsettet. 1. Klikk på Ny klient. Et nytt skjermbilde åpnes. 2. Legg inn riktig ID og Navn for klienten, som vanlig. 3. I feltet Kopier fra, velg den klienten du vil kopier fra. 4. I feltene under, velg de elementene du vil kopiere. o o Du kan kopiere dimensjonsnavn (navnet du gir til forskjellige tabeller) uten å kopiere innhold. Men hvis du velger å kopiere oppslagstabeller tar du med tabeller og tabellnavn. Hvis du kopierer brukere, må du angi hvilke brukere. 5. Når alle valgene er slik du vil ha dem, klikk Opprett. Du ser den så snart du oppdaterer skjermen. Gi eksisterende brukere tilgang til en eller flere klienter NB For informasjon om hvordan opprette en ny bruker, se Opprett en ny bruker fra Klientoppsett og Opprette en ny bruker. Det finnes to måter å tildele tilgang til klienter slik at brukeren kan importere, godkjenne, kontere osv. Man kan gjøre det enten via Klientoppsett, som beskrevet her, eller via Brukeroppsett, se også Opprette en ny bruker. Side 12 av 34

13 1. Klikk. 2. I listen til venstre, velg klienten du vil at brukeren skal ha tilgang til. Ved å holde nede CTRL-tasten, kan du også velge flere klienter samtidig, dersom du ønsker å gi en bruker samme tilgang til flere klienter. 3. Klikk deretter på knappen Brukere. Du vil da se i listen på høyre siden hvilke brukere som allerede har tilgang til klienten (her er det kun «admin»). 4. Finn i listen nederst til høyre den brukeren du ønsker skal jobbe med denne klienten. Bruk filtreringsfeltet under Tilgjengelig brukere til å begrense hvilke navn du ser. 5. Sett en hake ved siden av navnet du ønsker å legge til (du kan legge til flere brukere samtidig hvis de skal ha samme rettigheter). 6. Klikk på + tegnet. 7. Skjermbildet Legg brukere til klienter åpnes, og her kan du velge hvilken tilgang brukeren skal ha. 8. Sett en hake i hver av modulene som den brukeren skal ha tilgang til i denne klienten. For mer informasjon om valgene, Oversikt over moduler og brukerrettigheter i CompelloOversikt over moduler og brukerrettigheter i Compello på side Klikk Legg til. Brukeren legges til i øvre listen på høyre siden. Opprett en ny bruker fra Klientoppsett Du kan også opprette en helt ny bruker på samme stedet som blir tilknyttet klienten du har valgt. Side 13 av 34

14 Velg en klient, som vist over. 1. Klikk Ny bruker. Et nytt skjermbilde åpnes hvor du kan opprette en eller flere brukere samtidig. På venstre siden ser du feltene du skal fylle ut med informasjon om brukeren, samt tilgang til moduler som gjelder for alle klienter i din database (hvis du har flere). På høyre siden ser du rettigheter for moduler som tildeles per klient f.eks. Dokument import eller Godkjenning. For en mer detaljert beskrivelse av brukerrettigheter, se Oversikt over moduler og brukerrettigheter i Compello. 2. Fyll ut Fornavn, Etternavn, Bruker ID og Passord på brukeren. Disse feltene er obligatoriske. Feltet E-postadresse er ikke obligatorisk, men det er viktig hvis brukeren skal godkjenne slik at mailvarslinger og purringer kan sendes. 3. Legg til ønskede rettigheter i feltene nedenfor og til høyre 4. Klikk på Lagre. Da er denne brukeren opprettet. Fjerne en bruker fra en klient, eller endre rettigheter 1. På samme måten kan du fjerne en bruker fra en klient, eller endre rettigheter brukeren har. 2. Velg fanen Klientoppsett og marker den valgte klienten på venstre siden, som over. 3. Klikk på knappen Brukere. 4. Sett en hake ved navnet på brukeren du vil fjerne eller redigere. Side 14 av 34

15 5. Klikk på Endre rettigheter hvis det er det du vil gjøre. 6. Ta vekk eller legg til rettigheter som ønsket. 7. Klikk på Endre rettigheter nederst på siden. 8. For å ta vekk en bruker totalt fra klienten, klikk på minustegnet etter du har valgt brukeren, som i pkt. 5 over. Andre oppgaver for klientoppsett Her kan du finne ut hvordan opprette dokumenttyper, skannerserier, tildele dimensjonsnavn, lage oppsett for forskjellige type bilag og kontrollere oppslagstabeller. Opprette og ordne dokumenttyper Dokumenttype er en type bilagsart i Compello og brukes blant annet for å kunne skille på bilag i Bilagsoppsett. For å jobbe med dokumenttyper må du gå inn i fanene Klientoppsett. 1. Velg den klienten du vil jobbe med, på vanlig måte ved å markere den i listen på venstre side. 2. Klikk deretter på Dok.type. 3. På høyresiden ser du de dokumenttypene som finnes. Med en ny installasjon finner du to standard dokumenttyper som du kan bruke hvis de passer. Side 15 av 34

16 4. For å opprette nye, klikk på Ny dok.type. Skjermbildet Opprett ny dok.type åpnes. 5. Fyll ut ID på dokumenttypen. Dersom du må ha samme dokumenttyper som i økonomisystemet, men integrasjonen ikke overfører dem, er det feltet ID som må være det samme som i økonomisystemet. 6. Fyll ut riktig navn på dokumenttype. 7. Velg riktig Dokumentgruppe. NB Dokumentgruppe er veldig viktig. Compello forstår at «IF», eller «INV» eller «Inn.Fakt» er en faktura kun hvis de plasseres i dokumentgruppe Faktura. Dersom man ikke setter dokumenttype i en gruppe er det en del funksjoner (f.eks. identifisering av dubletter) som ikke virker. Dersom dokumenttypene kommer fra økonomisystemet via integrasjonen, må du selv tildele en dokumentgruppe i Compello. 8. Klikk Opprett. Deaktivere eller reaktivere dokumenttyper Hvis det finnes en dokumenttype du ikke har bruk for, kan du deaktivere den. 1. Sett en hake i boksen Inaktiv, lengst til høyre. Side 16 av 34

17 2. For å reaktivere, ta haken vekk fra det feltet igjen. Skannerserier Skannerserie er nummerserie slik at hvert bilag som kommer i systemet får et referansenummer. Nummeret må være unik innenfor hver klient. Nå du installerer Compello og opprette en klient kommer alltid en skannerserie som er opprettet automatisk, så det er ikke sikkert du vil trenge flere. Men dersom du ønsker andre numre enn de som kommer automatisk, eller dersom dere trenger en spesiell serie for eksempel for bestillinger, må du opprette dem selv. For å jobbe med dokumenttyper må du gå inn i fanene Klientoppsett. 1. Velg den klienten du vil jobbe med ved å markere den i listen på venstre side. 2. Klikk Skannerserier. På høyresiden ser du skannerserien som er opprettet for deg. 3. Klikk Ny Skannerserie. 4. Fyll ut feltene med unik ID, navn på serien din og intervall. Husk at intervall ikke skal overlappe hverandre. 5. For en PO serie må du ha dokumentgruppe, men det er ellers ikke et krav. Side 17 av 34

18 6. Klikk Opprett. Dimensjonsnavn Her kan du definere navn, på forskjellige språk for opptil 15 dimensjoner. Disse er tabeller, og data for disse vil vanligvis komme fra økonomisystemet ditt. De inkluderer ikke faste tabeller (Kontoplan, Leverandører, Kunder, Avgiftskoder og Valuta). Prosjekt, Anlegg, Formål, Avdeling, Koststed osv. vil derimot kunne variere fra kunde til kunde. Det du gjør her er å døpe dimensjonene om til å vise det riktige navnet i Compello. Praktisk sett, bør du gjøre det etter du har importert tabeller fra økonomisystemet slik at du kan være sikker på hvilken tabell som er i hvilken dimensjon. 1. I Klientoppsett, velg klienten på samme måten som for andre oppgaver. 2. Klikk på valget Dimensjonsnavn. 3. Skriv inn ønsket navn for hver dimensjon, fra 1 og oppover. 4. Hvis brukere vil logge på med forskjellige språk legg til navnet på andre språk også. Side 18 av 34

19 Bilagsoppsett Det er to grunnmåter til å vise hvordan feltene på et bilag presenteres enten på brukernivå, eller i Bilagsoppsett. Enkelte brukere kan tilpasse skjermen sin og gjøre felt synlig eller usynlig, eller endre rekkefølge på dem, men de kan ikke overstyre det som er laget i Bilagsoppsett. I Bilagsoppsett kan du også si om et felt skal være obligatorisk, eller kun lesbart. Hvert oppsett som du lager må du knytte til en modul og dokumenttype hvor den skal brukes. Dette betyr at du kan lage ett oppsett for bruk med inngående fakturaer i Regnskapsføring, og et annet for bruk i Godkjenning for kreditnotaer. Bilagsoppsett gjør det mulig å lage til felt for kontering som vil hjelpe dine brukere håndtere bilaget riktig NB: Det finnes et standard oppsett i systemet, men du må lage minste ett oppsett på radnivå og knytter denne slik at alle dine dokumenttyper og moduler har et oppsett. Grunn prinsipper for endring av felt Et vanlig redigerbart felt kan tilpasses på forskjellige måter: Usynlig Feltet blir gjemt bort og kan ikke gjøres synlig på brukernivå Synlig Feltet er synlig i utgangspunktet, men brukere kan gjøre det usynlig Alltid synlig Feltet er synlig og brukere kan ikke gjøre det usynlig Valgfri - Brukere bestemme om feltet skal vises. Obligatorisk Brukeren må fylle ut feltet og kan ikke gjøre den usynlig Bare les Feltet er synlig men kan ikke redigeres Valgene er ofte avhengige av hverandre f.eks. du kan ikke gjøre et felt obligatorisk til du har gjort det synlig. Oppsett for hodelinje Oppsett for hodelinje på bilag (det som vises i arbeidslistene) er litt annerledes. Felt for hodelinjen definerer du i «default oppsett» Du kan ikke lage varianter for forskjellige klienter, dokumenttype o.s.v. men du kan endre hvordan hodelinjen ser ut i forskjellige moduler. Side 19 av 34

20 Redigere default oppsett - hodelinjen Hvis du vil endre hvilke kolonner du ser i arbeidslistene, må du redigere default oppsettet 1. I Klientoppsett, sørg for at Default oppsett er valgt. 2. Velg modulen du vil endre arbeidslisten for. 3. Finn feltene du vil inkludere og sett de til synlig. 4. Velg Synlig hvis du vil at brukere skal ha mulighet til å se feltet, men velg Alltid synlig hvis du vil passe på at de ikke kan gjemme bort feltet. 5. Hvis feltet skal være obligatorisk, sett en hake i valget Obligatorisk. 6. Sett en hake i valget for Bare lese hvis brukere ikke skal endre innholdet i feltet. 7. Endringene dine ser du i forhåndsvisning nederst. Husk at disse endringene er kun for den modulen du har valgt øverst og du må velge de andre modulene for å gjøre endringer der. Side 20 av 34

21 Lage et oppsett for Godkjenning Touch app Dersom du planlegger å bruke Godkjenning Touch App på telefon, nettbrett eller desktop må du opprette et eget oppsett for dette. 1. I Klientoppsett, sørg for at Default oppsett er valgt. 2. Velg Godkjenning Touch App som den du skal endre på. 3. Lag ønsket oppsett som vanlig. Hodedata felt er ikke mulig å endre Lage nytt oppsett 1. Velg Klientoppsett og deretter velg klienten du vil jobbe med. 2. Klikk Bilagsoppsett. 3. Klikk Nytt oppsett. 4. Legg inn et navn for oppsettet. 5. Velg om du vil bruke et annet oppsett, eller default som basis for ditt nye for det nye oppsettet og klikk deretter Opprett. 6. Gjør de endringene du trenger, enten å gjøre felt synlige, usynlige, obligatoriske osv. 7. Mens du jobber, sjekk forhåndsvisningen nedenfor. 8. Hvis du vil endre rekkefølge på felt, dra et felt til ønsket sted i forhåndsvisningen og dropp det der. Koble oppsett til modul og dokumenttype Oppsettet ditt blir ikke brukt til du kobler det til dokumenttype og modul. Du kan koble samme oppsettet flere ganger, men hver kombinasjon av dok.type og modul må ha ett oppsett. Hvis du lager et oppsett som du vil bruke med både inngående fakturaer og kreditnota i både Fordeling og Regnskapsføring, må du lage fire koblinger. 1. Når oppsett ditt er slik du vil ha det, klikk fanen Koblinger. 2. Klikk Ny. Side 21 av 34

22 3. Velg ønsket rolle (modulen oppsettet skal brukes i) og dokumenttype og lagre. Slette og kopiere et oppsett Hvis du vil slutte å bruke et oppsett, kan du slette enten koblingen eller oppsettet. Du kan også kopiere et oppsett til en annen klient ved å klikke Kopiere oppsett 1. Velg klienten(e) du vil kopiere til. 2. Angi om oppsettet du kopierer skal overskrive eventuelt eksisterende oppsett for denne klienten. 3. Klikk Kopier. Oppsett av purringer Purringer sendes til godkjennere når de ikke godkjenner i tid, basert på regler som du definerer her. I tillegg til dette oppsettet, må purringer settes opp i Compello Services for at mail blir sendt. Purringer kan sendes ut basert på om bilaget snart forfaller, og basert på hvor lenge det er siden bilaget ble fordelt. For å unngå at brukere får for mange epost kan det være en ide å sette opp purringer kun for forfallsdato, og la den andre har veldig mange dager på seg. 1. I Klientoppsett, velg riktig klient. 2. Klikk på Oppsett av Purringer. Side 22 av 34

23 3. Fyll ut de to øverste feltene med antall dager før forfall og antall dager etter fordeling. 4. Legg inn passende tekster for Emne, Overskrift og tekst. Side 23 av 34

24 Oppslagstabeller Her har du anledning til å legge til enkelte verdier (f.eks. konto, avdeling) i Compello. NB Husk at de fleste tabellverdier kommer fra ditt økonomisystem, via integrasjon, og det er viktig at det er dette som skjer hvor mulig slik at data er synkronisert. Verdier som eksisterer i Compello men ikke i økonomisystemet ditt vil skape feil i overføring av bilag til økonomisystemet. 1. Klikk Klientoppsett og velg klient på vanlig måte fra listen på venstre siden. 2. Klikk Oppslagstabeller. 3. Velg tabellen du vil jobbe med i listen til venstre. Dersom det finnes innhold i tabellen, vil du se du det til høyre. 4. Klikk Legg til ny. 5. Legg til selve verdien i feltet ID (f.eks. «NOK» for tabellen Valuta). 6. Legg til beskrivelse i feltet Navn (f.eks. «Norsk krone»). 7. Du trenger sjelden å fylle ut Beskrivelse 2 og Klikk Opprett. Det du har laget vises i listen. 1 Det er noen unntak. I Kontoplan kan du sette en hake som gjør at radene med denne kontoen godkjennes automatisk. Dersom du vil se en foreløpig valutakurs når du kontere, kan du legge inn kurs i felt for beskrivelse 1. Side 24 av 34

25 Brukeroppsett Du kan opprette nye brukere og endre på eller deaktivere brukere også ved å gå rett på fanen Brukeroppsett. Husk at brukeren du lager må også i de fleste tilfeller knyttes til en eller flere klienter. Klikk på fanen Brukeroppsett. Du vil se en liste over alle brukere som finnes så langt. Du kan filtrere listen hvis du vil lete etter en enkelt person. Opprette en ny bruker Her kan du opprette en ny bruker som ikke (enda) har tilknytning til noen klienter. Hvis du oppretter en bruker her som f.eks. skal være en godkjenner, må du huske å koble den til riktig klient. 1. Klikk på Ny bruker. Skjermbildet Ny bruker åpnes. 2. Under fanen Opprett EN bruker, Fyll ut informasjon om brukeren. Husk at bruker-id må være unik og ikke kan være i bruk i samme databasen, selv om det andre tilfellet er deaktivert. Brukernavn og passord i Compello er case sensitive, så vær nøye med store og små bokstaver. 3. Dersom brukere skal ha tilgang til overordnede moduler som går på tvers av klienter, kan du velge disse her (f.eks. Regnskapsføring). Hvis brukere bare skal godkjenne eller skanne, trenger de ikke noe under Systemrettigheter. 4. Klikk Lagre. Side 25 av 34

26 5. Dersom du vil opprette mange brukere samtidig, velg fanen Opprett MANGE brukere 6. På hver rad legg inn Fornavn, Etternavn, Bruker ID, Passord og ev epostadresse (epostadresse gjelder kun for godkjennere) Dersom de skal ha tilgang til moduler på systemnivå, f.eks. Regnskapsføring, sett en hake ved valget. 7. Når du er ferdig, klikk Lagre. Oversikt over moduler og brukerrettigheter i Compello Når du skal opprette en bruker i Compello, er det mange moduler som du kan gi tilgang til. Systemrettigheter Rettigheter her (Globalt oppsett, Globalt arkiv, Regnskapsfører) gir tilgang på tvers av alle klienter i databasen hvis du har flere enn en klient. Hvis du f.eks. har tre klienter i databasen vil en bruker med tilgang til Regnskapsføring i utgangspunktet få tilgang til bilag for alle tre. En bruker som har tilgang til Regnskapsføring vil i tillegg har mulighet til å tildele regnskapsfører status, også fra andre moduler som Fordeling. Globalt oppsett gir tilgang til Admin Web og muligheter for å opprette klienter osv. Globalt arkiv gir tilgang til Arkiv på tvers av alle klienter Regnskapsfører kan kontere, fordele og endre status på bilag på tvers av klienter. Rettigheter på klientnivå Andre moduler har man tilgang til på basis av enkelte klienter. Godkjenning de fleste brukere vil kun godkjenne bilag og vil ikke trenge mer tilgang enn dette. En godkjenner kan godkjenne, avvise, videresender og legge til brukere på bilag. De kan i tillegg (hvis felt ikke sperres) kontere data på bilag. Godkjenner kan søke på bilag som er fordelt til dem eller godkjent av dem uten tilgang til Arkiv. Fordeling Tilgang til Fordeling gir deg mulighet å kontere og fordele alle bilag for klienten. Dokumentimport her kan du importere skannede filer til Compello, koble sider til og fra hverandre og endre klient på importerte bilag. Arkiv du får tilgang til bilag for en bestemt klient Admin Hvis du får tilgang til Admin Web for en klient, kan du endre innstillinger for denne klienten og du kan opprette brukere som er knyttet til den. Side 26 av 34

27 Automatisk godkjenning i Skanning hvis du har fått tilgang til Godkjenning, Fordeling og Dokumentimport har du mulighet, i Dokumentimport å markere bilag som ikke trenger å sendes til en godkjenner. Disse vil bli ansett som allerede godkjent fra Dokumentimport og vil være klar for overføring til økonomisystem så snart de er regnskapsført. Endre RF status betyr at du kan, i Fordeling eller Godkjenning også tildele regnskapsførerstatus. Endre SK status du får mulighet til å sende et bilag til Dokumentimport, fakturatolk eller ta den ut av arbeidsflyt. Endre BL status Du kan ta et bilag ut av arbeidsflyt. Hvordan bruke feltet Konfig Verdiene som du setter i feltet Konfig begrenser tilgangen brukeren har innenfor rettigheter som du gir til modulene. For eksempel dersom du gir en bruker tilgang til Regnskapsføring har denne brukeren tilgang til alle bilag for alle klienter. Men hvis du deretter lager en konfigurasjon som «C=001,002» vil brukeren har tilgang til modulen Regnskapsføring, men vil se bilag kun for klienter 001 og 002 og ikke noen andre. På samme måten kan du gi en bruker tilgang til Arkiv, men hvis du legger til D2=193 vil brukeren kunne søke på bilag men vil få treff kun på de som inneholder prosjekt 193. Riktig format av konfig er kode=verdi,verdi f.eks C=001,002. Konfig som C=00 vil gi tilgang til alle klienter som starter på «00». Dersom du vil legge inn forskjellige konfigurasjoner, ha et semikolon (;) mellom dem. Ikke bruk mellomrom. F.eks. D1=110,113;D2=100 Navn på konfig Påvirker hvor? Funksjon D1, D2, D3 o.sv. D = Dimensjon C=klient-id CA=kontonr eller del av den Fordeling, Regnskapsføring, Arkiv Godkjenning Regnskapsføring, Globalt arkiv Godkjenning Du ser kun bilag som inneholder de verdiene som er angitt, eller hvor feltet ikke er fylt ut. Så hvis D2=193,175 ser du kun bilag som inneholder de to prosjektene, eller hvor prosjekt ikke er registrert. Du får ikke valgt eller sett verdier fra den aktuelle tabellen hvis det ikke er angitt i konfigurasjonen. Hvis databasen inneholder 14 klienter men en bruker skal jobbe kun med tre av dem kan man lage en konfig som er C= k1,k2,k3 Brukeren ser og kan bruke kun de konti som er angitt. CA=6,7,8945 gir tilgang til alle konti som starter med 6 og 7 pluss konto Side 27 av 34

28 Side 28 av 34

29 Innstillinger på systemnivå 1. Velg Admin Innstillinger. 2. Velg fanen Systeminnstillinger på venstre side. Rettigheter Regler Dersom du vil at kun regnskapsfører får lov til å lage nye rader på bilag, sett en hake i det feltet. På samme måten, kan du også angi at godkjennere ikke får lov til å slette rader andre har laget. Velg om du vil at regler ikke skal aktiveres før bilag har status Regnskapsført. Diverse Koble faktura mot bestilling brukes av PO match. Tillat ulike leverandører ved import av ordre brukes av PO match. Dublettkontroll - gjør at dersom et bilag får samme kombinasjon av leverandør og fakturanummer som et annet bilag i systemet, får det siste bilaget dokumenttype «Dublett». Dette er en advarsel til brukere om at bilaget allerede finnes fra før. Bilag med dok.type «Dublett» kan ikke settes til status «Regnskapsført» og dermed ikke overføres til økonomisystemet. Dublett kontroll uten dato - samme som over, uavhengig av årstall på fakturadato Side 29 av 34

30 Valider når bilag åpnes brukes av eldre XML import versjon. Bruk for at verdier som legges inn av XML import aktivere regler du har laget. Kjør valideringsregler bare i godkjenning Dette begrenser applikasjon av ValRules (eksterne regelfiler) til kun modulen Godkjenning. Installasjonsnavn (Kunde) benyttes av ny tolk for serverinstallasjoner (On Premise) Fakturatolk skal ignorere disse tegnene brukes av gammel OCR tolk Antall desimaler i enhetspris brukes av PO match WEB godkjenning Url link til Web godkjenning modul i HTML5 Web Godkjenning file Share Url brukes ved flere web servere for On premise utskrift Web godkjenning Share Path brukes ved flere web servere for On Premise utskrift Side 30 av 34

31 Integrasjon Oppsett av integrasjon I dette skjermbildet legger man inn oppsett for integrasjon samt gjør overføring mellom Compello og økonomisystemet. Informasjon om hvordan man bruker integrasjonsbildet finnes i dokumentet Compello fakturagodkjenning for brukere. Oppsett av integrasjon vil variere fra økonomisystem til økonomisystem. For mer informasjon, ta kontakt med Compello Helpdesk ( Bildet nedenfor viser oppsett for en klient med integrasjon mot Mamut. Klient - Klient-id i Compello Server navnet på serveren hvor Mamut er installert DB Instans = MAMUT System No = Klient no = nummeret på firmadatabasen i Mamut. Side 31 av 34

32 Regler i Compello Web Silverlight Nye regler og konteringsmal modul inngår i ny regnskapsfører modul i Compello 10. Vi anbefaler at denne benyttes for å lage og editere regler I Compello Web Silverlight opprettes regler fra arbeidslister i Regnskapsføring eller Fordeling, og er derfor beskrevet i brukerdokumentasjon. I oppsett kan man se regler som er opprettet (avhengig av tilgang) og kan slette de som ikke passer. En bruker med tilgang til Admin Web kan opprette regler som gjelder for alle brukere, og slette dem også. En bruker uten så mye tilgang vil kunne opprette og se regler som kun gjelder han/hun selv. Dersom du klikker på kan du hente opp regler som du har tilgang til. Velg riktig klient fra listen. Regler som gjelder for klienten vises under. På venstre siden ser du forutsetninger det som må være kontert på bilag for at regelen skal aktiveres. På høyre siden ser du det som skal skje på et bilag som oppfyller kriteriene For å slette en regel, sett en hake i feltet Valgt på venstre siden. Hvis du vil slette alle reglene, klikk på Velg alle ikon. Velg slett symbolet. Side 32 av 34

33 Index Arkiv, 26 Avdeling. See Dimensjonsnavn Begrense tilgang, 27 Beskrivelse Brukere, 14, 26 Bilagsart, 15 Bilagsoppsett, 19 Bilagstekst, 10 Bruk leverandørnavn som..., 10 Bruker Endre rettighter, 14 Fjerne fra en klient, 14 Ny, 12, 13 Bruker ID, 14 Brukere, 13, 25 Klientrettigheter, 26 Ny, 25 Tilgang til klient, 12 Tilgjengelige, 13 Brukeroppsett, 5, 25 Konfig, 27 Brukerrettigheter Beskrivelse, 14, 26 Bukrere Systemrettigheter, 26 DB Instans, 31 Deaktivere Klient, 10 Deaktivere dokumenttype, 16 Dimensjonsnavn, 12, 18 Dokumentgruppe, 16 Dokumentimport, 9 Dokumenttype, 15 Deaktivere/Reaktivere, 16 Dokumentype Opprette, 16 Dublett, 29 Endre Klient, 9 Finne duplikater, 29 Fjerne en bruker fra en klient, 14 Forutsetninger, 4 Ikke vis bilag i, 10 Inkluder inaktive klienter, 10 Integrasjon, 5, 7 oppsett av, 31 Klient Brukere, 12 Deaktivere, 10 Fjerne bruker fra, 14 Kopiere, 10 Mal, 7 Opprette, 7 Reaktivere, 10 Redigere, 9 Klient-id, 31 Klientopppsett Redigere bruker, 14 Klientoppsett, 5, 7, 12 Bilagsoppsett, 19 Dimensjonsnavn, 18 Dokumenttype, 15 Ny bruker, 12, 13 Oppslagstabeller, 24 Klientrettighter Brukere, 26 Konfig, 27 på dimensjon, 27 på klient, 27 på konto, 27 Konfigurere brukere, 27 Kopiere Klientoppsett, 10 Legge til en ny bruker Klientoppsett, 12, 13 Malklient, 7 Ny bruker, 25 Opprette Klient, 7 Opprette verdier i oppslagstabell, 24 Oppslagstabelle opprette ny, 24 Oppslagstabeller, 24 Side 33 av 34

34 Overskriv bilagstekst..., 10 Passord, 14 Pålogging, 5 Reaktivere dokumenttype, 16 Redigere Klient, 9 Redigere bruker, 14 Regler, 5, 32 Rettighter Brukere, 14, 26 Skannerkatalog, 8 Sleete dokumenttype, 16 Slette klient. See Deaktivere klient Standard valutatype, 8 Systeminnstillinger, 5 Systemrettigheter, 26, 29 Tabellnavn, 18 Utseende på moduler, 19 Valutatype Standard, 8 Side 34 av 34