Compello Fakturagodkjenning Admin Web. Software as a Service

Transkript

1 Compello Fakturagodkjenning Admin Web Software as a Service

2 Dokumentopplysninger 2014 Compello AS. Med enerett. Microsoft, MS-DOS og Windows er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Microsoft SQL-Server er registrert varemerke til Microsoft Corporation. MS SilverLight er registrert varemerke til Microsoft Corporation. Firmaer, navn og data som er brukt i eksemplene er oppdiktede. Compello AS påtar seg intet ansvar for feil i denne boken. Innholdet i denne boken kan endres uten varsel, og er ikke bindende for Compello Software AS. Uten skriftlig avtale med Compello AS er det ulovlig å kopiere denne håndboken helt eller delvis, eller å overføre bokens innhold til andre medier. Compello AS Besøksadresse: IT Fornebu - Terminalbygget Martin Linges vei Snarøya Postadresse: Postboks Fornebu Tlf: Faks: Brukerstøtte:

3 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 3 Innledning... 4 Overordnet informasjon... 4 Mål,målgruppe og omfang... 4 Forutsetninger... 4 Valget Admin Web... 5 Hvor finner du valget?... 5 Komme i gang... 5 Klientoppsett... 6 Bli kjent med Klientoppsett... 6 Hva er en klient?... 6 Opprette en ny klient... 6 Redigere en klient... 9 Deaktivere eller reaktivere en klient... 9 Kopier fra en eksisterende klient Gi eksisterende brukere tilgang til en eller flere klienter Legge til en ny bruker fra Klientoppsett Fjerne en bruker fra en klient, eller endre rettigheter Andre oppgaver for klientoppsett Opprette og ordne dokumenttyper Dimensjonsnavn Bilagsoppsett Oppslagstabeller Brukeroppsett Opprette en ny bruker Oversikt over moduler og brukerrettigheter i Compello Systemrettigheter Integrasjon Oppsett av integrasjon Regler Index... 31

4 Innledning Overordnet informasjon Mål,målgruppe og omfang Brukere og forhandlere av Compello fakturagodkjenning blir kjent med oppsett av løsningen. Dokumentet beskriver hvordan opprette og endre klienter og brukere, samt oppsett for systeminnstillinger, skjermbilder, regler, integrasjoner osv. Forutsetninger Tilgang til Compello 9 Software as a Service. Side 4 av 32

5 Valget Admin Web Hvor finner du valget? Logg på i Compello med bruker «admin» eller en annen bruker som du vet har tilgang til oppsett. Klikk på ikon for Admin, øverst i skjermbildet. Det finnes fem områder under Admin. Regler oversikt over regler som er laget i systemet for automatisk kontering og fordeling. Integrasjon her kan du både lage innstillinger for de integrasjonene som kan kjøres her, og kjøre overføring mellom Compello og økonomisystemet. Klientoppsett hvor du oppretter nye klienter og redigerer eksisterende. Brukeroppsett - hvor du oppretter og endrer brukere. Systeminnstillinger her kan du definere en del valg som gjelder hele installasjon f.eks. om dubletter. Komme i gang Dersom du har en ny Compello installasjon, hva er det viktigste du må gjøre i Admin Web for å komme i gang? Du må ha minst en klient, med de viktigste innstillingene. Du må ha noen brukere med tilgang til riktige deler av systemet. Side 5 av 32

6 Klientoppsett Bli kjent med Klientoppsett Hva er en klient? En «klient» er en regnskapsenhet. I mange firmaer vil det være behov for kun en klient firmaet selv, mens andre firmaer kan bestå av flere divisjoner eller datterselskap hvis regnskap er adskilt fra hverandre. Hver av disse vil da være en egen klient i Compello. Et regnskapsbyrå vil opprette en klient for hver kunde. Dersom du er usikker, sjekk mot økonomisystemet du skal integreres mot. Dersom det er en egen enhet der, blir det en egen klient i Compello. Opprette en ny klient 1. Klikk på Ny klient. Et nytt skjermbilde åpnes. 2. Legg inn riktig klient-id i feltet ID. Avhengig av hvilken integrasjon du har, vil denne ID-en nesten alltid være nøyaktig det samme som i økonomisystemet. Den må være unik i databasen. Side 6 av 32

7 3. Legg inn riktig navn på klienten. 4. Dersom du allerede har en malklient, eller en klient fra før med lignende oppsett, kan du kopiere deler eller hele oppsett fra denne. For mer informasjon om dette, se Kopier fra en eksisterende klient på side Dersom dette er den første klienten som du oppretter, eller du ikke vil kopiere oppsett fra andre klienter, klikk Opprett. Den nye klienten vises nederst i listen over klienter til venstre, og samtidig i klientbildet til høyre. 6. I feltene på høyre siden, fyll inn Kortnavn på klienten (det samme som Navn hvis du vil). 7. Fyll ut telefonnummer og organisasjonsnummer om det er nyttig. 8. Legg inn riktig sti til skannerkatalog. Se Mer om skannerkatalog på neste side. Side 7 av 32

8 9. Hvis du vil, kan du legge inn en standard valutatype som da vil bli registrert på alle bilag f.eks. «NOK». Pass på at denne valutatypen faktisk finnes i oppslagstabell Valuta. For mer informasjon, se Oppslagstabeller på side 22. Andre valg for klient Ikke vis bilag i Til Dersom du velger dette, vises bilagene kun i Regnskapsføring. Sjelden i bruk. Bruk leverandørnavn som bilagstekst. Navnet på leverandøren som du legger inn enten i Kredit (faktura) eller Debet (kreditnotaer) vises i feltet Bilagstekst. Anbefales. Bruk kontotekst.. Bruk kundenavn. Virker på samme måten som leverandørnavnet. Anbefales ikke. Overskriv bilagstekst ved oppdatering. F.eks. hvis du endrer leverandørnummer, vil teksten blir oppdatert. Anbefales. Mer om skannerkatalog Skannerkatalog er en mappe du kan definere i Compello slik at hvis du velger å importere dokumenter (tif eller PDF), kommer de rett inn fra denne mappen. Du kan stille inn skanneren slik at tif- eller PDF-filer du skanner lagres rett på skannerkatalogen. Stien som du legger inn her må være tilgjengelig for alle brukerne som skal importere, og område må finnes. Hvis stien er C:\Data\Skanning\008, må denne mappen finnes på den enkeltes PC. Dersom område er på nettverk, bruk UNC sti, f.eks.: \\server8891\compellodata\skanning\008. Husk at brukere som skal importere skannerkatalog må kjøre Compello fra skrivebordsikon. Funksjonen er ikke tilgjengelig fra nettleser uten spesielle tilpasninger. Det er ikke et krav å ha en skannerkatalog, siden brukere kan dra skannede filer inn i Dokumentimport, men en skannerkatalog er mer nyttig hvis du har mange bilag, ikke minst fordi at bilagene slettes automatisk fra denne mappen etter import og legges i en arkivmappe. Side 8 av 32

9 Redigere en klient 1. Dersom du vil endre klientinformasjon, klikk på. 2. Velg klienten du vil endre på i listen til venstre. 3. Gjør de endringer du ønsker i feltene på høyre siden. Husk at hvis du endrer klient-id kan det påvirke hvordan integrasjonen din virker. Klient-id i Compello skal vanligvis være det samme som klient-id i økonomisystemet. Deaktivere eller reaktivere en klient Deaktivering Dersom du ikke har bruk for en spesifikk klient lengre, kan du deaktivere denne. Bilag for denne klienten vil ikke lenger vises i arbeidslistene men vil være søkbare i Arkiv. Du kan reaktivere en deaktivert klient igjen hvis det er behov for det. 4. Klikk på. 5. Velg klienten du ønsker å deaktivere i listen på venstre siden. 6. Klikk på knappen Deaktiver klient på høyre siden. En hake vises i feltet Inaktiv for klienten. Etter dette vil klienten vises i listen kun hvis du velger Inkluder inaktive klienter. Side 9 av 32

10 Reaktivering På samme måten kan du reaktivere en klient som du tidligere har deaktivert. 1. I Klientoppsett, sett en hake i valget Inkluder inaktive klienter. 2. Filtrer listen hvis du trenger, til å finne klienten du vil reaktivere. 3. Klikk på Reaktiver klient på høyre siden. Klienten blir aktiv igjen. Side 10 av 32

11 Kopier fra en eksisterende klient Dersom du trenger opprette en ny klient som ligner på en klient du allerede har kan du kopiere deler av oppsettet. 1. Klikk på Ny klient. Et nytt skjermbilde åpnes. 2. Legg inn riktig ID og Navn for klienten, som vanlig. 3. I feltet Kopier fra, velg den klienten du vil kopier fra. 4. I feltene under, velg de elementene du vil kopiere. Du kan kopiere dimensjonsnavn (navnet du gir til forskjellige tabeller) uten å kopiere innhold. Men hvis du velger å kopiere oppslagstabeller tar du med tabeller og tabellnavn. Hvis du kopierer brukere, må du angi hvilke brukere, som vist her. Side 11 av 32

12 5. Når alle valgene er slik du vil ha dem, klikk Opprett. Du ser den så snart du oppdaterer skjermen. Gi eksisterende brukere tilgang til en eller flere klienter OBS! For informasjon om hvordan opprette en hel ny bruker, se Legge til en ny bruker fra Klientoppsett på side 13 og Opprette en ny bruker på side 24. Det finnes to måter å tildele tilgang til klienter slik at brukeren kan importere, godkjenne, kontere osv. Man kan gjøre det enten via Klientoppsett, som beskrevet her, eller via Brukeroppsett, se også Opprette en ny bruker på side 24. Klikk Klientoppsett. 6. I listen til venstre, velg klienten du vil at brukeren skal ha tilgang til. Ved å holde nede CTRLtasten, kan du også velge flere klienter samtidig, dersom du ønsker å gi en bruker samme tilgang til flere klienter. 7. Klikk deretter på knappen Brukere. Du vil da se i listen på høyre siden hvilke brukere som allerede har tilgang til klienten (her er det kun «admin»). 8. Finn i listen nederst til høyre den brukeren du ønsker skal jobbe med denne klienten. Du kan bruker filtreringsfeltet under Tilgjengelig brukere til å begrense hvilke navn du ser. 9. Sett en hake ved siden av navnet du ønsker å legge til (du kan legge til flere brukere samtidig hvis de skal ha samme rettigheter). Side 12 av 32

13 10. Klikk på. Skjermbildet Legg brukere til klienter åpnes, og her kan du velge hvilken tilgang brukeren skal ha. 11. Sett en hake i hver av modulene som den brukeren skal ha tilgang til i denne klienten. For mer informasjon om valgene, se Oversikt over moduler og brukerrettigheter i Compello på side Klikk Legg til. Brukeren legges til i øvre listen på høyre siden. Legge til en ny bruker fra Klientoppsett Du kan også opprette en helt ny bruker på samme stedet som blir tilknyttet klienten du har valgt. Velg en klient, som vist over på side 11 pkt 1 og Klikk Ny bruker. Et nytt skjermbilde åpnes hvor du kan åpne en eller flere brukere samtidig. På venstre siden ser du feltene du skal fylle ut med informasjon om brukeren, samt tilgang til moduler som gjelder for alle klienter i din database (hvis du har flere). På høyre siden ser du rettigheter for moduler som tildeles per klient f.eks Dokument import eller Godkjenning. For Side 13 av 32

14 en mer detaljert beskrivelse av brukerrettigheter, se Oversikt over moduler og brukerrettigheter i Compello på side Fyll ut Fornavn, Etternavn, Bruker ID og Passord på brukeren. Disse feltene er obligatoriske. Feltet E-postadresse er ikke obligatorisk, men det er viktig hvis brukeren skal godkjenne slik at mailvarslinger og purringer kan sendes. 3. Klikk på Lagre. Da er denne brukeren opprettet. Fjerne en bruker fra en klient, eller endre rettigheter 1. På samme måten kan du fjerne en bruker fra en klient, eller endre rettigheter brukeren har. 2. Velg fanen Klientoppsett og marker den valgte klienten på venstre siden, som over. 3. Klikk på knappen Brukere. 4. Sett en hake ved navnet på brukeren du vil fjerne eller redigere. 5. Klikk på Endre rettigheter hvis det er det du vil gjøre. Side 14 av 32

15 6. Ta vekk eller legg til rettigheter som ønsket. 7. Klikk på Endre rettigheter nederst på siden. 8. For å ta vekk en bruker totalt fra klienten, klikk på minustegnet etter du har valgt brukeren, som i pkt 5 over. Andre oppgaver for klientoppsett Her kan du finne ut hvordan opprette dokumenttyper, skannerserier, tildele dimensjonsnavnene i Compello, lage oppsett for forskjellige type bilag og kontrollere oppslagstabeller. Opprette og ordne dokumenttyper Dokumenttype er en type bilagsart i Compello og brukes blant annet for å kunne skille på bilag i Bilagsoppsett. Side 15 av 32

16 For å jobbe med dokumenttyper må du gå inn i fanene Klientoppsett. 1. Velg den klienten du vil jobbe med, på vanlig måte ved å markere den i listen på venstre side. 2. Klikk deretter på Dok.type. 3. På høyresiden ser du de dokumenttypene som finnes. Med en ny installasjon finner du likevel to standard dokumenttyper som du kan bruke hvis de passer. 4. For å opprette nye, klikk på Ny dok.type. Skjermbildet Opprett ny dok.type åpnes. 5. Fyll ut ID på dokumenttypen (her er det «REK» for bestillinger). Dersom du må ha samme dokumenttyper som i økonomisystemet, men integrasjonen ikke overfører dem, er det feltet ID som må være det samme som i økonomisystemet. 6. Fyll ut riktig navn på dokumenttype. 7. Velg riktig Dokumentgruppe. NB! Dokumentgruppe er veldig viktig. Compello forstår at «IF», eller «INV» eller «Inn.Fakt» er en faktura kun hvis de plasseres i dokumentgruppe Faktura. I eksempelet over blir dok.type «REK» satt i dokumentgruppe Rekvisisjon / Ordre. Dersom man ikke setter dokumenttype i en gruppe er det en del funksjoner (f.eks identifisering av dubletter) som ikke virker. Dersom dokumenttypene kommer fra økonomisystemet via integrasjonen, må du selv tildele en dokumentgruppe i Compello. Side 16 av 32

17 Deaktivere eller reaktivere dokumenttyper Hvis det finnes en dokumenttype du ikke har bruk for, kan du deaktivere den. 1. Sett en hake i boksen Inaktiv, lengst til høyre. 2. For å reaktivere, ta haken vekk fra det feltet igjen. Dimensjonsnavn Her kan du definere navn, på forskjellige språk for opp til 15 dimensjoner. Disse er tabeller, og data for disse vil vanligvis komme fra økonomisystemet ditt. De inkluderer ikke faste tabeller (Kontoplan, Leverandører, Kunder, Avgiftskoder og Valuta). Prosjekt, Anlegg, Formål, Avdeling, Koststed osv. vil derimot kunne variere fra kunde til kunde. Det du gjør her er å døpe dimensjonene om til å vise det riktige navnet i Compello. Praktisk sett, bør du gjøre det etter du har importert tabeller fra økonomisystemet slik at du kan være sikker på hvilken tabell som er i hvilken dimensjon. 1. I Klientoppsett, velg klienten på samme måten som for andre oppgaver. 2. Klikk på valget Dimensjonsnavn. 3. Skriv inn ønsket navn for hver dimensjon, fra 1 og oppover 4. Dersom du har brukere som vil logge på med forskjellige språk kan du legge til navnet på andre språk også. Side 17 av 32

18 Bilagsoppsett Det er mye du kan gjøre i Compello for å styre hvordan data på bilag presenteres og hva du kan gjøre. Du kan velge om felt er synlig eller usynlig, sperret eller obligatorisk. Du gjør det ved å lage et bilagsoppsett som da kobles til en dokumenttype og en modul. For eksempel, du kan lage et oppsett som gjelder for inngående faktura i Fordeling og Regnskapsføring, og ett til for de samme typer bilag men som gjelder for godkjennere. I tillegg til de oppsettene du lager, kan brukere, innenfor oppsettet som gjelder, lage sine egne endringer rett fra modulen. De kan ikke gjøre felt synlig som oppsettet har definert som usynlig, og de kan ikke bestemme om et felt er sperret eller obligatorisk, men de kan gjøre flere felt usynlig hvis de ikke trenger dem. Lag et nytt oppsett 1. Velg Klientoppsett, klienten du vil jobbe med i listen på venstre side. 2. Klikk på Bilagsoppsett. 3. Klikk på Nytt oppsett. 4. Legg inn et navn for oppsettet ditt. Side 18 av 32

19 NB Det kan være nyttig å velge et navn som gjenspeiler hvem som skal bruke det: Her lager vi et veldig enkelt oppsett for godkjenner). Hvis du har andre oppsett, kan du basere ditt nye oppsett på ett av dem, men for et helt nytt oppsett, velg å basere det på «Default oppsett». 5. Klikk Opprett. Du ser et forslag på oppsett. På hodelinje først, og deretter for posteringslinjer, gjør de endringene som du ønsker å gjøre. Der hvor du ikke ønsker å se feltet, velg «Usynlig», eller «Synlig» hvis du skal ha feltet med. 6. Velg Kun les hvis feltet ikke skal endres, eller Obligatorisk hvis feltet skal fylles ut. 7. Mens du jobber, følg med på forhåndsvisningen nederst, som viser endringene dine i praksis. Koble oppsett mot dokumenttype og rolle For at oppsettet ditt skal bli aktivert, må du koble det til den dokumenttypen og rollen/modulen det skal brukes på. Du må lage ny kobling for alle kombinasjoner av disse. Hvis du lager et oppsett som skal bli aktivert i Fordeling, Regnskapsføring og i Arkiv for både kreditnotaer og inngående fakturaer, må du lage 6 koblinger for: IF i Fordeling, IF i Regnskap, IF i Arkiv, KN i Fordeling, KN i Regnskap, KN i Arkiv. 1. Når oppsettet ditt er slik du vil ha det, klikk Koblinger. Side 19 av 32

20 2. Deretter klikk Ny. 3. Velg riktig rolle dvs. modulen som oppsettet skal brukes i. 4. Deretter velg riktig dokumenttype og klikk Lagre. Side 20 av 32

21 Slette eller kopiere oppsett 1. For å slette et oppsett, finn det i listen og deretter klikk på Slette oppsett. 2. Du kan også kopiere et oppsett til en annen klient. 3. Velg oppsettet du vil kopiere og klikk Kopier oppsett. 4. Velg klientene du vil kopiere oppsettet til. 5. Klikk Kopier. Side 21 av 32

22 Oppslagstabeller Her har du anledning til å legge til enkelte verdier (f.eks. konto, avdeling) i Compello. NB Husk at de fleste tabellverdier kommer fra ditt økonomisystem, via integrasjon, og det er viktig at det er dette som skjer i den grad det er mulig, for å ikke skape problemer ved overføring. En konto som eksisterer i Compello men ikke i økonomisystemet ditt vil gjøre at overføring av bilag til økonomisystemet feiler. 1. Velg klient på vanlig måte fra listen på venstre siden. 2. Klikk Oppslagstabeller. 3. Velg tabellen du vil jobbe med i listen til venstre. Dersom det finnes noe i tabellen, ser du det til høyre. 4. Klikk Legg til ny. 5. Legg til selve verdien i feltet ID (her er det «NOK» for tabellen Valuta). 6. Legg til beskrivelse i feltet Navn (her «Norsk krone») 7. Du trenger sjelden å fylle ut Beskrivelse 2 og Klikk Opprett. Det du har laget vises i listen. 1 Det er to unntak. Leverandører må ha bankkonto og organisasjonsnr i disse feltene, for at fakturatolken skal virke. I Kontoplan kan du sette en hake som gjør at radene med denne kontoen godkjennes automatisk. Side 22 av 32

23 Side 23 av 32

24 Brukeroppsett Du kan opprette nye brukere og endre på eller deaktivere brukere også ved å gå rett på fanen Brukeroppsett. Husk at brukeren du lager må også i de fleste tilfeller knyttes til en eller flere klienter. Klikk på fanen Brukeroppsett. Du vil se en liste over alle brukere som finnes så langt. Du kan filtrere listen hvis du vil lete etter en enkelt person. Opprette en ny bruker Her kan du opprette en ny bruker som ikke (enda) har tilknytning til noen klienter. Hvis du oppretter en bruker her som f.eks. skal være en godkjenner, må du huske å koble den til riktig klient 1. Klikk på Ny bruker. Skjermbildet Ny bruker åpnes. Side 24 av 32

25 2. Under fanen Opprett EN bruker, Fyll ut informasjon om brukeren. Husk at bruker-id må være unik og ikke kan være i bruk i samme databasen, selv om det andre tilfellet er deaktivert. Brukernavn og passord i Compello er case sensitive, så vær nøye med store og små bokstaver. 3. Dersom brukere skal ha tilgang til overordnede moduler som går på tvers av klienter, kan du velge disse her (f.eks. Regnskapsføring). Hvis brukere bare skal godkjenne eller skanne, trenger de ikke noe under Systemrettigheter. 4. Klikk Lagre. 5. Dersom du vil opprette mange brukere samtidig, velg fanen Opprett MANGE brukere 6. På hver rad legg inn Fornavn, Etternavn, Bruker ID, Passord og ev epostadresse (epostadresse gjelder kun for godkjennere) Dersom de skal ha tilgang til moduler på systemnivå, f.eks. Regnskapsføring, sett en hake ved valget. 7. Når du er ferdig, klikk Lagre. Side 25 av 32

26 Oversikt over moduler og brukerrettigheter i Compello Når du skal opprette en bruker i Compello, er det mange moduler som du kan gi tilgang til. Systemrettigheter Rettigheter her (Globalt oppsett, Globalt arkiv, Regnskapsfører) gir tilgang på tvers av alle klienter i databasen hvis du har flere enn en klient. Hvis du f.eks. har tre klienter i databasen vil en bruker med tilgang til Regnskapsføring i utgangspunktet få tilgang til bilag for alle tre. En bruker som har tilgang til Regnskapsføring vil i tillegg har mulighet til å tildele regnskapsfører status, også fra andre moduler som Fordeling. Globalt oppsett gir tilgang til Admin Web og muligheter for å opprette klienter osv. Globalt arkiv gir tilgang til Arkiv på tvers av alle klienter Regnskapsfører kan kontere, fordele og endre status på bilag på tvers av klienter. Rettigheter på klientnivå Andre moduler har man tilgang til på basis av enkelte klienter. Godkjenning de fleste brukere vil kun godkjenne bilag og vil ikke trenge mer tilgang enn dette. En godkjenner kan godkjenne, avvise, videresender og legge til brukere på bilag. De kan i tillegg (hvis felt ikke sperres) kontere data på bilag. Godkjenner kan søke på bilag som er fordelt til dem eller godkjent av dem uten tilgang til Arkiv. Fordeling Tilgang til Fordeling gir deg mulighet å kontere og fordele alle bilag for klienten. Dokumentimport her kan du importere skannede filer til Compello, koble sider til og fra hverandre og endre klient på importerte bilag. Arkiv du får tilgang til bilag for en bestemt klient Admin Hvis du får tilgang til Admin Web for en klient, kan du endre innstillinger for denne klienten og du kan opprette brukere som er knyttet til den. Automatisk godkjenning i Skanning hvis du har fått tilgang til Godkjenning, Fordeling og Dokumentimport har du mulighet, i Dokumentimport å markere bilag som ikke trenger å sendes til en godkjenner. Disse vil bli ansett som allerede godkjent fra Dokumentimport og vil være klar for overføring til økonomisystem så snart de er regnskapsført. Endre RF status betyr at du kan, i Fordeling eller Godkjenning også tildele regnskapsførerstatus. Side 26 av 32

27 Endre SK status du får mulighet til sende et bilag til Dokumentimport, fakturatolk eller ta den ut av arbeidsflyt. Endre BL status Du kan ta et bilag ut av arbeidsflyt. Hvordan bruke feltet Konfig Verdiene som du setter i feltet Konfig begrenser tilgangen brukeren har innenfor rettigheter som du gir til modulene. For eksempel dersom du gir en bruker tilgang til Regnskapsføring har denne brukeren tilgang til alle bilag for alle klienter. Men hvis du deretter lager en konfigurasjon som «C=001,002» vil brukeren har tilgang til modulen Regnskapsføring, men vil se bilag kun for klienter 001 og 002 og ikke noen andre. På samme måten kan du gi en bruker tilgang til Arkiv, men hvis du legger til D2=193 vil brukeren kunne søke på bilag men vil få treff kun på de som inneholder prosjekt 193. Riktig format av konfig er kode=verdi,verdi f.eks C=001,002. Konfig som C=00 vil gi tilgang til alle klienter som starter på «00». Dersom du vil legge inn forskjellige konfigurasjoner, ha et semikolon (;) mellom dem. Ikke bruk mellomrom. F.eks D1=110,113;D2=100 Navn på konfig Påvirker hvor? Funksjon D1, D2, D3 o.sv. D = Dimensjon C=klient-id CA=kontonr eller del av den Fordeling, Regnskapsføring, Arkiv Godkjenning Regnskapsføring, Globalt arkiv Godkjenning Du ser kun bilag som inneholder de verdiene som er angitt, eller hvor feltet ikke er fylt ut. Så hvis D2=193,175 ser du kun bilag som inneholder de to prosjektene, eller hvor prosjekt ikke er registrert. Du får ikke valgt eller sett verdier fra den aktuelle tabellen som ikke er angitt i konfigurasjonen. Hvis databasen inneholder 14 klienter men en bruker skal jobbe kun med tre av dem kan man lage en konfig som er C= k1,k2,k3 Brukeren ser og kan bruke kun de konti som er angitt. CA=6,7,8945 gir tilgang til alle konti som starter med 6 og 7 pluss konto Side 27 av 32

28 Systemrettigheter Dersom du vil at kun regnskapsfører får lov til å lage nye rader på bilag, sett en hake i det feltet. På samme måten, kan du også angi at godkjennere ikke får lov til å slette rader andre har laget. Dublettkontroll gjør at dersom et bilag får samme kombinasjon av leverandør og fakturanummer som et annet bilag i systemet, får det siste bilaget dokumenttype «Dublett». Dette er en advarsel til brukere om at bilaget allerede finnes fra før. Bilag med dok.type «Dublett» kan ikke settes til status «Regnskapsført» og dermed ikke overføres til økonomisystemet. Side 28 av 32

29 Integrasjon Oppsett av integrasjon I dette skjermbildet legger man inn oppsett for integrasjon samt gjør overføring mellom Compello og økonomisystemet. Informasjon om hvordan man bruker integrasjonsbildet finnes i dokumentet Compello fakturagodkjenning for brukere. Oppsett av integrasjon vil variere fra økonomisystem til økonomisystem. For mer informasjon, ta kontakt med Compello Helpdesk ( Bildet nedenfor viser oppsett for en klient med integrasjon mot Mamut. Klient - Klient-id i Compello Server navnet på serveren hvor Mamut er installert DB Instans = MAMUT System No = Klient no = nummeret på firmadatabasen i Mamut. Side 29 av 32

30 Regler Regler opprettes fra arbeidslister i Regnskapsføring eller Fordeling, og er derfor beskrevet i brukerdokumentasjon. I oppsett kan man se regler som er opprettet (avhengig av tilgang) og kan slette de som ikke passer. En bruker med tilgang til Admin Web kan opprette regler som gjelder for alle brukere, og slette dem også. En bruker uten så mye tilgang vil kunne opprette og se regler som kun gjelder han/hun selv. Dersom du klikker på fanen kan du hente opp regler som du har tilgang til. 1. Velg riktig klient fra listen. Regler som gjelder for klienten vises under. Her ser vi kun en regel. På venstre siden ser du forutsetninger det som må være kontert på bilag for at regelen skal aktiveres. I dette tilfellet må bilag ha konto 6399 og leverandør På høyre siden ser du det som skal skje på et bilag som oppfyller kriteriene: - at den får Avdeling 100 og fordeles til brukerne i feltet Godkjennere. 2. For å slette en regel, sett en hake i feltet Valgt på venstre siden. Hvis du vil slette alle reglene, klikk på Velg alle ikon. 3. For å slette regel eller regler, klikk. Side 30 av 32

31 Index Arkiv, 26 Avdeling. See Dimensjonsnavn Begrense tilgang, 27 Beskrivelse Brukere, 13, 14, 26 Bilagsart, 15 Bilagsoppsett, 18 Koble, 19 Kopiere, 21 Slette, 21 Bilagstekst, 8 Bruk leverandørnavn som..., 8 Bruker Endre rettighter, 14 Fjerne fra en klient, 14 Ny, 12, 13 Bruker ID, 14 Brukere, 12, 24 Klientrettigheter, 26 Ny, 24 Tilgang til klient, 12 Tilgjengelige, 12 Brukeroppsett, 5, 24 Konfig, 27 Brukerrettigheter Beskrivelse, 13, 14, 26 Bukrere Systemrettigheter, 26 DB Instans, 29 Deaktivere Klient, 9 Deaktivere dokumenttype, 17 Dimensjonsnavn, 11, 17 Dokumentgruppe, 16 Dokumentimport, 8 Dokumenttype, 15 Bilagsoppsett, 19 Deaktivere/Reaktivere, 17 Dokumentype Opprette, 16 Dublett, 28 Endre Klient, 9 Finne duplikater, 28 Fjerne en bruker fra en klient, 14 Forutsetninger, 4 Ikke vis bilag i, 8 Inkluder inaktive klienter, 10 Integrasjon, 5, 6 oppsett av, 29 Klient, 6 Brukere, 12 Deaktivere, 9 Fjerne bruker fra, 14 Kopiere, 10 Mal, 7 Opprette, 6 Reaktivere, 9 Redigere, 9 Klient-id, 29 Klientopppsett Redigere bruker, 14 Klientoppsett, 5, 6, 12 Bilagsoppsett, 18 Dimensjonsnavn, 17 Dokumenttype, 15 Ny bruker, 12, 13 Oppslagstabeller, 22 Klientrettighter Brukere, 26 Koble bilagsoppsett, 19 Konfig, 27 på dimensjon, 27 på klient, 27 på konto, 27 Konfigurere brukere, 27 Kopiere Klientoppsett, 10 Legge til en ny bruker Klientoppsett, 12, 13 Lesbare felt, 19 Malklient, 7 Ny bruker, 24 Obligatoriske felt, 19 Opprette Klient, 6 Opprette verdier i oppslagstabell, 22 Oppslagstabelle opprette ny, 22 Oppslagstabeller, 22 Overskriv bilagstekst..., 8 Passord, 14 Pålogging, 5 Reaktivere dokumenttype, 17 Redigere Klient, 9 Redigere bruker, 14 Regler, 5, 30 Rettighter Brukere, 13, 14, 26 Skannerkatalog, 7 Side 31 av 32

32 Sleete dokumenttype, 17 Slette klient. See Deaktivere klient Sperrede felt, 19 Standard valutatype, 8 Synlige felt, 18 Systeminnstillinger, 5 Systemrettigheter, 26, 28 Tabellnavn, 17 Usynlige felt, 18 Utseende på moduler, 18 Valutatype Standard, 8 Side 32 av 32