Compello Fakturagodkjenning 10.5 Desktop (Regnskapsføring)

Transkript

1 Compello Fakturagodkjenning 10.5 Desktop (Regnskapsføring)

2 Dokumentopplysninger 2018 Compello AS. Med enerett. Microsoft, MS-DOS og Windows er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Microsoft SQL-Server er registrert varemerke til Microsoft Corporation. MS SilverLight er registrert varemerke til Microsoft Corporation. Firmaer, navn og data som er brukt i eksemplene er oppdiktede. Compello Software AS påtar seg intet ansvar for feil i denne boken. Innholdet i denne boken kan endres uten varsel, og er ikke bindende for Compello Software AS. Uten skriftlig avtale med Compello AS er det ulovlig å kopiere denne håndboken helt eller delvis, eller å overføre bokens innhold til andre medier. Compello AS Besøksadresse: IT Fornebu - Terminalbygget Martin Linges vei Snarøya Postadresse: Postboks Fornebu Tlf: Faks: Brukerstøtte: Version

3 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 3 Informasjon... 6 Om denne manualen... 6 Versjon... 6 Pålogging... 7 Logge på regnskapsføring i Compello Desktop... 7 Arbeidslisten... 9 Versjon og kontakt mot Compello Support... 9 Regnskapsfører - Arbeidslister og standard filtrerte lister Filtrering på fordeling/godkjenningsstatus Filtrering på klient Filtrering av data i arbeidslisten Lagrede arkivsøk i Arbeidsliste Gå til Silverlight-moduler Brukerinnstillinger Oppsett av font Default RF og GK status i arbeidslisten Generelle brukerinnstillinger Kolonnevelger Hurtigtaster Informasjon om pålogget bruker Endre profilbildet Endre passord Logg ut Oversikt over konteringsdelel Oversikt Områder på skjermen Ikon oversikt Legge inn data på bilag Kontering i hodelinje Datofelt Tekstfelt Tabellfelt Lage nye rader Slette en eller flere rader Kontering av data på rader... 21

4 Debet- og kreditfelt Sende bilag til godkjenning Generelt om fordeling Sende en rad av et bilag til godkjenner via Venstre panel Sende en rad av et bilag til godkjenner via posteringslinjen Fordele hele bilaget samtidig Sende alle rader på et bilag til godkjenner via Venstre panel Sende alle rader på et bilag til godkjenner via hoderaden Fordelingsstatus/GK status Ikoner 28 Oversikt over Godkjennings-/Fordelingsstatus Regnskapsførerstatus Hvem kan endre regnskapsførerstatus? Når endrer man regnskapsførerstatus? Hvordan endre regnskapsførerstatus Mer om Regnskapsførerstatus Regnskapsfører godkjenner fremtidige rader automatisk Skannet status og status Fakturatolk Endre skannet status eller tolkestatus hvordan og hvorfor Menyen for Skannet status (Sk.status) Måter du kan sende bilag gjennom Fakturagodkjenning Arbeidsflyt og statusendringer Arbeidsflyt Arbeidsflyt Arbeidsflyt Bilagsbildet og Historikk Bildet i Venstre Panel Bildet i en annen skjerm Forstørre bilagsbildet og navigere i det Legg til flere sider på faktura Skrive ut bildet eller lage en PDF Historikk MultiEdit endre på flere bilag samtidig Redigering av flere fakturaer samtidig fra arbeidslisten Legg inn verdi på flere bilag Endre RF-status Fordele flere bilag til godkjenning samtidig Andre valg med MultiEdit Arkivsøk og rapporter... 47

5 Om Arkiv og utvidet søk Lage et søk Standard Rapporter Automatisering av kontering og fordeling Innledning til regler og maler Hvem kan lage regler og maler? Lage Regler for fordeling og kontering En enkel konteringsregel Fordelingsregel basert på leverandør og konto Lage Konteringsmaler aktiveres manuelt Hvordan bruke en lagret mal Lage Konteringsmaler basert på eksisterende kontering Lage en konteringsmal som aktiveres automatisk Lage Fordelingsregler Valideringsregler og Compello Windows regler Kostnadsfordeling Fordele kostnader over flere avdelinger med mva kode Fordele kostnadene over tid med avgiftskode Fordele kostnadene med direkte moms og nettokontering PO matching Oppsett Andre funksjoner MVA beregning Oppsett MVA beregning Funksjonalitet tilgjengelig via utvidet lisens Compello Analyse Compello Avanserte funksjoner Oversikt over ikoner Arbeidslisten Bilag / posteringslinje Fordelingsstatus/GK status Godkjenningssymbol Regnskapsførerstatus Skannet-status Hurtigtaster Arbeidsliste Regnskapsførerstatus Bildevisning Index... 89

6 Informasjon Om denne manualen Dette dokumentet er en beskrivelse av hvordan man bruker Compello Fakturagodkjenning 10.5, Regnskapsføring modul (Compello Desktop) Versjon Compello Fakturagodkjenning versjon 10.5 Compello Fakturagodkjenning As a Service

7 Pålogging Logge på regnskapsføring i Compello Desktop Start Regnskapsføring fra Silverlight modulen eller via Compello Desktop ikon på din maskin. 1. Den første gangen du logger på, klikk på nedover pilen for å vise alle felt i påloggingsbildet. 2. Legg inn riktig brukernavn og passord. 3. Fyll ut feltet Klientid. Her er informasjon for å finne ut om du trenger å fylle ut feltet KlientId. SaaS (Cloud) legg inn firmanavn i dette feltet. Sjekk med Compello support for riktig format Kunder med egen serverinstallasjon: I de fleste tilfellene kan du la forslaget customer/cci ligge i feltet KlientID uendret, eller legge dbinf.cci. I noen tilfeller vil denne filen hete noe annet og navnet på denne må du få fra deres IT ansvarlig eller fra Compello Support. Det er navnet på filen med tag.cci som du trenger, og den finnes i Compello\InvoiceApproval mappen på serveren. Påloggingsservice URL SaaS (Cloud) : Egen server installasjon : Kontakt admin eller Compello Suppport Page 7 of 91

8 Etter første pålogging vil feltet fylles ut automatisk. 4. Velg ønsket språk og klikk Logg på. Page 8 of 91

9 Arbeidslisten Versjon og kontakt mot Compello Support Trykk på Compello ikonet øverst til venstre for å enkelt få frem ønsket informasjon Versjon Her listes versjon for Compello Desktop hvor modulen Regnskapsføring inngår. Du kan sjekke om det finnes en oppdatert versjon tilgjengelig ved å trykke Sjekk etter oppdateringer Compello Suite Velg ikon for å gå direkte til og informasjon om produktene i Compello Suite. Compello Support Trykk på link Trenger du hjelp fra oss? for å komme til innloggingside for Compello Support. Compello fjernkontroll Trykk på link for å åpne Compello fjernkontroll direkte ved kontakt med Support eller konsulent. Page 9 of 91

10 Regnskapsfører - Arbeidslister og standard filtrerte lister Rettigheter for Regnskapsføring kan du definere i AdminWeb\Klientoppsett\Brukere. I Regnskapsføring har du tilgang til bilag for alle klienter og du endre regnskapsførerstatus både i Regnskapsfører og i andre moduler. Arbeidslistene i Regnskapsfører bygges på regnskapsførerstatus. Den første arbeidslisten du ser er den som heter Regnskapsfører. I denne ser du alle bilag som ikke er eksportert eller ellers tatt ut av arbeidsflyten. Du kan endre regnskapsførerstatus direkte i arbeidslisten. Velg bilag, trykk på symbolet for RF status og velg ønsket status i drop down listen. Felles liste - default status når bilag importeres. Midlertidig regnskapsført brukes mest ved ankomstregistrering og for bilag som er returnert fra økonomisystem etter overføring (visse integrasjoner) Regnskapsført bilag klar for eksport, hvis de også er godkjent Sendt regnskapsfører bilag koblet til regnskapsfører i Compello Windows Kun arkivering bilag tatt ut av arbeidsflyt Til lønnssystem bilag fra reiseregning modul Mine bilag til godkjenning bilag som skal godkjennes av pålogget regnskapsfører Du kan velge default RF og GK status for din arbeidsliste. Page 10 of 91

11 Du kan filtrere videre ved å i tillegg velge fordelings-/godkjenningsstatus for å kun se f.eks. alle bilag med status Felles liste og Godkjent. Filtrering på fordeling/godkjenningsstatus Under filtreringsboksen GK Status ser du alle bilag i flyt, uansett fordelings-/godkjenningsstatus Til godkjenning - bilag som har linjer som er sendt til godkjenner(e) og ikke er godkjent Godkjent bilag hvor alle linjene på bilag er godkjent av alle godkjennere Ikke fordelt bilag som har linjer som ikke er fordelt til godkjenner Returnert bilag som har linjer som er returnert eller avvist av godkjenner Filtrering på klient Under Alle klienter vil du se alle klienter du har tilgang til. Listen avhenger av oppsett i Admin Web. Filtrering av data i arbeidslisten Under Filter kan du filtrere arbeidslisten basert på data i hode - og i posteringslinjene For å få frem korrekt dimensjonsnavn, velg Klient før du åpner Filter Default oppsett er hodedata med arkivnummer, total beløp og leverandørnavn. For å nullstille valget, dobbeltklikk på hodelinje/posteringslinje feltet. Huk av for ønskede kriteria for filtrering. Page 11 of 91

12 Når valgte kriteria er på hodelinje vil filtrering gjøres automatisk. Når valgte kriteria er på posteringslinje, vil et søke symbol være tilgjengelig ved feltet Filter. Lagrede arkivsøk i Arbeidsliste Under Arbeidsliste kan du enkelt gå mellom lagrede arkiv søk og arbeidslisten. Valget Arbeidsliste gir deg default arbeidsliste. Du kan sortere arbeidslisten på Regnskapsførerstatus, Fordeling / godkjenning status og Klient Ved Refresh beholder du sorteringen du har gjort på ovenstående valg For å få tilbake default arbeidsliste, nullstiller du sorteringen du har gjort Lagrede arkivsøk er tilgjengelig direkte fra arbeidslisten, endringer gjøres i arkiv Symbol viser om arkivsøk er personlig eller ikke Gå til Silverlight-moduler Du kan enkelt gå direkte til Silverlight modulene, uten å måtte logge inn på nytt, ved å trykke på symbolet Åpne Silverlight moduler. Hvis du benytter Out-Of-Browser versjonen av Silverlight kan du sette dette som default under Brukerinnstillinger. Brukerinnstillinger Under Brukerinnstillinger kan du gjøre personlige tilpasninger av ditt oppsett. Page 12 of 91

13 Oppsett av font Du kan endre font type, størrelse og farge. Default RF og GK status i arbeidslisten Du kan også velge hvilken RF status og GK status som default listes i arbeidslisten din ved pålogging Generelle brukerinnstillinger Velg om du automatisk skal gå til neste bilag når RF status endres. Velg om bildet skal resettes til default oppsett når du går til neste bilag. Velg om Out-of-browser versjonen av Silverlight skal benyttes. Page 13 of 91

14 Velg om feltet Godkjenner på posteringslinjen eller hodelinjen skal plasseres som siste felt, default er at feltet er plassert først. Kolonnevelger Du kan tilpasse hvilke kolonner som skal være synlig i arbeidslisten, med utgangspunkt i bilagseditor oppsett som er laget i Admin Web. De valgene du gjør her er relatert til hodeinformasjonen på bilag, og dermed også gyldig når du er inne i bilagshåndteringen. Hurtigtaster Velg symbol for oversikt over hurtigtaster gyldige for arbeidslisten Du kan skrive ut oversikten via Adobe Acrobat Reader. Trykk her for oversikt over hurtigtaster Page 14 of 91

15 Page 15 of 91

16 Informasjon om pålogget bruker Info om pålogget bruker får du ved å trykke på profilbildet. Endre profilbildet Velg Endre profilbildet og velg bilde du ønsker å laste opp. Endre passord Velg Endre passord, fyll ut feltene og velg Endre passord. Logg ut Velg Logg ut og du kommer til innloggingssiden for Compello Desktop. Page 16 of 91

17 Oversikt over konteringsdelel Oversikt Fra arbeidslisten åpner du bilag du ønsker å jobbe med ved å markere raden og trykke Enter eller dobbel klikk med musen. Områder på skjermen 1. Klient-id og navn, Leverandørnummer og navn. Feltet er ikke redigerbart. Leverandør endres i posteringslinjen 2. Hodedata felt ihht oppsett. Redigerbart. Bruk TAB, ENTER eller pil for å gå mellom felt eller til posteringsrad. Page 17 of 91

18 3. Fordelingsstatus- oppdateres automatisk. RF-status bruk hurtigtast eller pil/enter for å endre. Sk. Status bruk hurtigtast eller pil/enter for å endre 4. Utskrift bruk hurtigtast eller mus for å åpne. 5. DualScreen, zoom og rotering - bruk hurtigtast eller mus for å endre. 6. Aktivere/deaktivere venstre panel og bildevisning. Venstre panel inneholder historikk, kommentar og fordeling. 7. Valgt side. 8. Posteringslinje meny. 9. Posteringsrader for valgt faktura. Ikon oversikt Trykk her for oversikt over ikoner. Page 18 of 91

19 Legge inn data på bilag Denne delen beskriver alle funksjoner knyttet til å registrere data på et bilag i Regnskapsføring. Kontering i hodelinje Datofelt Feltene som vises i høyre del av hoderaden kan endres der uten å gå til posteringsradene. Leverandør er synlig i topp raden, men kan kun endres eller legges til i posteringsraden. Beløp er synlig i venstre del av hoderaden, men kan kun endres eller legges til i posteringsraden Disse feltene kan ikke endres: Arkivnummer, Klient-id, Diff. Du kan gå mellom felt ved bruk av TAB, ENTER eller med piler. Når pekeren er i det siste synlige felt i hoderaden, trykk TAB/ENTER/pil for å gå til det første redigerbare feltet i posteringsraden. 1. Aktiver feltet Bilagsdato eller Forfallsdato 2. Tast inn dag og måned med hvilken som helst separator du vil f.eks eller 08,04 eller Formatet endres til den format som er definert på PC-en og inneværende år legges til f.eks Hvis du vil ha et annet år enn inneværende, må du legge inn hele datoen, med separator. 4. Du kan også klikke på kalenderen og velge riktig dato. Side 19 av 91

20 Tekstfelt I tekstfelt kan du legge inn enten tall eller bokstaver f.eks. Best.nr, Fakturnummer og KID er eksemplarer. KID feltet inneholder en sjekk på visse formater, og du ser en melding hvis innholdet ikke passer, men du kan legge dataen inn likevel. Tabellfelt Et tabellfelt har begrensning på at du kun kan legge inn verdier som finnes i den aktuelle tabellen. Det finnes kun ett tabellfelt i hoderaden, og det er feltet Dok.type. Du fyller ut en tabellfelt ved å 1. Klikk i feltet Dok.type. 2. Tast et mellomrom for å se alle tilgjengelige dokumenttyper. 3. Du kan også skrive inn deler av Verdi eller Beskrivelse for å sortere listen. 4. Velg verdi og trykk TAB/ENTER. Lage nye rader Du kan opprette en ny rad ved å klikke hurtigtasten Ctrl+ N. i menyen Posteringsrad. Du kan også bruke Slette en eller flere rader 1. For å slette en rad på et bilag, klikk slett-ikonet lengst til venstre på raden. Side 20 av 91

21 2. Hvis du vil slette flere rader samtidig, velg radene ved å klikke på dem mens du holder ned tastene CTRL eller SHIFT, eller bruk symbolet Velg alle og symbolet Slett markerte rader. Kontering av data på rader Du legger inn data på radene på samme måten som på hoderaden. Hvis du står i siste feltet på en av radene og trykker TAB/ENTER/pil, går du til det første redigerbare feltet i den neste raden, eller hvis du er i siste raden, til det første redigerbare feltet i første posteringslinje. For å gå mellom posteringslinje og hode linje bruk Ctrl + Shift + O For å gå mellom hodelinje og posteringslinje, bruk Ctrl + Shift + N Debet- og kreditfelt Disse to feltene er tabellfelt og du kan derfor velge verdier fra en liste, som beskrevet i Tabellfelt. Det som gjør disse to feltene annerledes er at du kan velge mellom verdier i tre forskjellige tabeller; Kontoplan, Leverandør og Kunde. Hvis du skal kontere data på en inngående faktura, legger du inn leverandør i feltet Kredit, og konto i Debet. For en kreditnota er det omvendt. Beløpet er dermed alltid positiv. I eksemplet nedenfor går vi ut fra at fakturatolken ikke har lagt inn leverandør for deg. 1. Klikk i feltet Kredit. 2. Du vil se et til felt som viser L for Leverandør og du går inn i leverandørlisten for å finne verdien du vil bruke. Men hvis du trenger verdier fra de andre to tabellene må du først velge riktig debet-/kredittype (H for hovedbokskonto, eller K for kunde). Bruk hurtigtast Ctrl 1 for konto, Ctrl 2 for leverandør, Ctrl 3 for kunde. Side 21 av 91

22 3. Når du er sikker på at du har valgt riktig tabell, kan du velge verdien du ønsker på måten som er beskrevet i Tabellfelt. Compello Fakturagodkjenning foreslår alltid L (Leverandør) i feltet Kredit og H (Hovedbokskonto) i feltet Debet. Hvis du konterer en kreditnota må du velge L for Debet og deretter foreslåes H i Kredit automatisk. En inngående faktura som er kontert på en rad ser ut som her: Og en kreditnota som dette her nedenfor, med leverandør i feltet Debet og konto i Kredit. Du kan også kontere disse type bilag over to rader; en for kredit, og en for debet. Eller du kan dele beløpet over mange rader, dersom det er behov for dette. Side 22 av 91

23 Sende bilag til godkjenning Generelt om fordeling I Compello Fakturagodkjenning kan du fordele hver rad av et bilag for seg, eller du kan fordele hele bilaget med alle rader til den godkjenner du velger. Du kan velge om du vil legge inn godkjenner i hode-raden eller på posteringslinjen, eller om du vil bruke kolonnen Godkjennere som ligger til venstre i bildet (Venstre panel). Du kan se hvilke godkjennere som allerede er valgt i kolonnen Godkjennere som ligger til venstre i bildet (Venstre panel). Sende en rad av et bilag til godkjenner via Venstre panel 1. Marker posteringslinjen du ønsker å fordele. 2. Aktiver Venstre panel (Ctrl shift V) 3. Aktiver Godkjennere (Ctrl D), skriv inn verdi eller trykk mellomrom i feltet Godkjenner 4. Legg inn ett eller flere tegn fra enten første navn, etternavn eller bruker-id og velg godkjenneren. Side 23 av 91

24 5. Legg til flere godkjennere dersom du ønsker det. 6. Du kan endre rekkefølge på godkjennere ved å markere et navn og bruke opp/ned pilene på høyre side. 7. Du kan slette godkjenner ved å velge slett symbolet til venstre for godkjenner. 8. Standard innstilling er at rader og bilag fordeles til godkjennere i rekkefølge, som betyr at godkjenneren øverst på listen må godkjenne før personen under ser bilaget hos seg. 9. Ta vekk haken for i rekkefølge dersom du vil at alle godkjennere på raden skal ta imot bilaget samtidig. Sende en rad av et bilag til godkjenner via posteringslinjen 1. Marker posteringslinjen du ønsker å fordele 2. Gå til kolonnen Godkjennere og feltet Velg godkjennere (gjøres synlig via Bilagsoppsett i Admin Web\Klientoppsett). 3. Legg inn ett eller flere tegn fra enten første navn, etternavn eller bruker-id og velg godkjenner (e). 4. Legg til flere godkjennere dersom du ønsker det. Side 24 av 91

25 5. Godkjennere lagt inn listes i kolonnen Godkjennere som ligger til venstre i bildet (Venstre panel). 6. Du kan endre rekkefølge på godkjennere ved å markere et navn og bruke opp/ned pilene på høyre side. 7. Du kan slette godkjenner ved å velge slett symbolet til venstre for godkjenner. 8. Standard innstilling er at rader og bilag fordeles til godkjennere i rekkefølge. Godkjenneren øverst på listen må godkjenne før personen under ser bilaget hos seg. 9. Ta vekk haken for i rekkefølge dersom du vil at alle godkjennere på raden skal ta imot den samtidig. Fordele hele bilaget samtidig Det kan være nyttig å fordele et bilag fra hoderaden slik at alle posteringsradene blir fordelt på en gang. Dette er spesielt nyttig dersom du har et bilag med mange rader som alle skal til samme personen. Sende alle rader på et bilag til godkjenner via Venstre panel 1. Marker hoderaden på bilaget. 2. Aktiver Venstre panel (Ctrl shift V) 3. Aktiver Godkjennere (Ctrl D), skriv inn verdi eller trykk mellomrom i feltet Godkjennere Side 25 av 91

26 4. Legg inn ett eller flere tegn fra enten første navn, etternavn eller bruker-id og velg godkjenner(e). 5. Legg til flere godkjennere dersom du ønsker det. Alle linjer på bilaget er nå fordelt. Hvis linje 1 / leverandør linjen var godkjent av System før du la på godkjennere vil ikke godkjenner legges til på denne linjen. Du kan endre rekkefølge på godkjennere ved å markere et navn og å bruke opp/ned pilene på høyre side. Du kan slette godkjenner ved å velge slett symbolet til venstre for godkjenner. Standard innstilling er at rader og bilag fordeles til godkjennere i rekkefølge. Godkjenneren øverst på listen må godkjenne før personen under ser bilaget hos seg. Side 26 av 91

27 Ta vekk haken for i rekkefølge dersom du vil at alle godkjennere på raden skal ta imot den samtidig. Sende alle rader på et bilag til godkjenner via hoderaden 1. Marker hoderaden på bilaget. 2. Gå til kolonnen Godkjennere og feltet Velg godkjennere (gjøres synlig via Bilagsoppsett oppsett i AdminWeb\Klientoppsett). 3. Legg inn ett eller flere tegn fra første navn, etternavn eller bruker-id og velg godkjenner(e). 4. Legg til flere godkjennere dersom du ønsker det. 5. Godkjennere lagt inn listes i kolonnen Godkjennere som ligger til venstre i bildet (Venstre panel). Alle linjer på bilaget er nå fordelt. Hvis linje 1 / leverandør linjen var godkjent av System vil ikke godkjenner legges til på denne linjen. Du kan endre rekkefølge på godkjennere ved å markere et navn og å bruke opp/ned pilene på høyre side. Standard innstilling er at rader og bilag fordeles til godkjennere i rekkefølge. Godkjenneren øverst på listen må godkjenne før personen under ser bilaget hos seg. Ta vekk haken for i rekkefølge dersom du vil at alle godkjennere på raden skal ta imot den samtidig. Side 27 av 91

28 Fordelingsstatus/GK status Ikoner Ikonet for fordeling status endrer seg i arbeidslisten og på bilaget for å vise status på bilag eller rad. Oversikt over Godkjennings-/Fordelingsstatus Status Radnivå Bilagsnivå Fordelt Godkjent Godkjent ved skanning Ikke fordelt/må fordeles Feilsendt/Retur Raden er fordelt til en eller flere godkjennere. Noen kan ha godkjent, men ikke alle. Alle brukere på denne raden har godkjent. Raden viser ikonet for Godkjent ved skanning. Raden er ikke fordelt til noen brukere En eller flere godkjennere har avvist bilaget. Du må fjerne eller erstatte brukeren på bilaget før overføring. Alle rader er fordelt. Noen kan være godkjent, men ikke alle. Alle brukere på alle rader har godkjent. Bilaget er klar for overføring når det i tillegg har status Regnskapsført. Bilaget er godkjent og er klar for overføring når det også har status Regnskapsført. Bilag har en eller flere ufordelte rader. Bilaget inneholder en rad som en bruker har avvist. Du må fjerne eller erstatte brukeren på bilaget før overføring. Side 28 av 91

29 Godkjent automatisk Nye rader er godkjent automatisk i forveien av en regnskapsfører. Side 29 av 91

30 Regnskapsførerstatus Regnskapsførerstatus er en av de viktigste statusene i Compello Fakturagodkjenning, siden den bestemmer om bilaget er klar for overføring til et økonomisystem. Hvem kan endre regnskapsførerstatus? Du må ha tilgang til Regnskapsføring for å kunne endre regnskapsførerstatus. Når du har denne tilgangen kan du endre status også som Fordeler eller i grid-basert Silverlight Godkjenning. Når endrer man regnskapsførerstatus? Du endrer regnskapsførerstatus når et bilag er klar for overføring til et økonomisystem, enten når den skal bokføres (status Regnskapsført) eller ankomstregistreres (Midlertidig regnskapsført). Du kan endre et bilag til Regnskapsført før den er fordelt eller godkjent. I så fall, overføres bilaget så snart den siste godkjenneren har godkjent og vil ikke være tilgjengelig for en siste kontroll. Mange ønsker å sjekke bilag før overføring og venter derfor med å endre til status Regnskapsført til bilaget er godkjent. Nytt valg i Compello 10 du kan velge om bilaget må balansere før du setter bilag til Regnskapsført. Det vil si, at debet og kredit må gå mot hverandre slik at feltet Diff viser 0,00. Dette gjøres i Admin Web Klient oppsett Huk av for Nullkontroll Nytt valg i Compello 10 - du kan velge at bilaget må ha flere enn 1 godkjenner for å kunne endre RF status til Regnskapsført. Sjekk gjøres pr posteringslinje. Dette gjøres i Admin Web Klient oppsett- Info Du kan sette et bilag til status Midlertidig regnskapsført når som helst. Hvis integrasjonen mot ditt økonomisystemet støtter det, overføres bilagsdata til reskontro når du velger denne statusen. Minimum konteringskrav her er vanligvis leverandør, fakturanummer og beløp. For å ta et bilag ut av arbeidsflyt totalt, velg status Kun arkivering. Hvordan endre regnskapsførerstatus 1. Du kan endre regnskapsfører status i arbeidslisten eller når du har åpnet bilaget. Side 30 av 91

31 2. I arbeidslisten velger du bilag, klikker i RF status feltet og velger ønsket status. 3. Når du har åpnet bilaget kan regnskapsførerstatus endres med hurtigtaster, eller ved bruk av mus og listeboks. 4. Velg ønsket status. 5. Bilag med status Regnskapsført og Godkjent vil forsvinne fra arbeidslistene når de er overført til økonomisystemet ditt, Du kan finne dem i Arkiv. 6. Dersom et bilag får status Kun arkivering, forsvinner det fra de generelle arbeidslistene; du finner de under Kun arkivering eller ved søk i Arkiv. Mer om Regnskapsførerstatus Status Hvem ser den? Hvor er bilaget? Mer Felles liste Sendt regnskapsfører Godkjenn automatisk Til lønnssystem Bekreft tolkede data Brukere i Fordeling og Regnskapsføring. Regnskapsfører med knytning til en viss klient, brukere i Fordeling. Arkiv, Fordeling, Regnskapsføring og i Godkjenning dersom det er fordelt. Som over. De fleste bilag har denne statusen ved import til systemet. Linken kan opprette i Compello Windows (Compello.exe) i Innstillinger. Se detaljer her Se detaljer her Se detaljer her Status som benyttes av Compello Reiseregning Status som benyttes av Compello Fakturatolk Status settes for å validere tolkede data Side 31 av 91

32 Eksportert lønnssystem Status som benyttes av Compello Reiseregning Regnskapsfører godkjenner fremtidige rader automatisk Hvis du vil opprette flere rader på bilaget uten å trenge å sende de nye radene ut til godkjenning, gjør følgende: 1. Du kan endre til Godkjenn automatisk ved å velge i drop down meny. 2. Velg Godkjenn automatisk. Fordelingssymbol endres og nye rader som du nå oppretter automatisk blir godkjent, men bilaget beholder sin opprinnelige regnskapsførerstatus 3. Behandle bilaget videre på vanlig måte. Obs: Når du har valgt Godkjenn automatisk på et bilag, kan du ikke endre det for dette bilaget, men du kan fordele de godkjente radene til en godkjenner dersom du ombestemmer deg. Skannet status og status Fakturatolk Endre skannet status eller tolkestatus hvordan og hvorfor Standard skannet status for et bilag er Importert. Bilaget må ha denne statusen for å bli i arbeidsflyt. Du kan endre denne statusen hvis: Side 32 av 91

33 Du har importert et bilag til feil klient. Skanningen av bilaget er ikke riktig og bildet ikke synlig. Du vil legge til eller fjerne flere sider. Du vil sende et bilag til tolken på nytt. Menyen for Skannet status (Sk.status) Standard skannet status er Importert. For å flytte et bilag til en annen klient, legge til eller endre sider - velg status Tilbake til import. Hent bilaget i Dokumentimport. Mens bilaget har status Tilbake til import vil det være tilgjengelig kun i Dokumentimport og i Arkiv. Dersom bildet ikke er bra og du må skanne/importere den igjen, velg status Avvist. Bilaget tas ut av arbeidsflyt og finnes kun i Arkiv. Ønsker du å sende et bilag til Fakturatolk på nytt (f.eks. etter stop på tolken) velg Send til tolk. Bilaget forblir i arbeidslistene, men data kan endre seg ved oppdatering, dersom bilaget blir tolket. Side 33 av 91

34

35 Måter du kan sende bilag gjennom Fakturagodkjenning Arbeidsflyt og statusendringer Det er kombinasjon av fordelingsstatus med regnskapsførerstatus som er mest viktig for å få bilag gjennom systemet. For de fleste, er målet å håndtere bilagene til de kan overføres til økonomisystemet for betaling Her er noen måter til å gjøre det. Arbeidsflyt 1 1. Skann/Importer bilaget. 2. Kontroller data fra Fakturatolken og legg inn andre verdier. 3. Fordel bilagene til en eller flere godkjennere. Her ville du i tillegg endre status til Midlertidig regnskapsført hvis bilagene sendes til ankomst i økonomisystemet (du må ha en integrasjon som støtter dette). 4. Bilagene godkjennes av brukere som kanskje legger inn data, opprette nye rader osv. Til slutt, når alle har godkjent, blir status på bilaget satt til Godkjent. 5. En regnskapsfører endrer status til Regnskapsført. Bilaget er både regnskapsført og godkjent og kan nå overføres til økonomisystemet. Arbeidsflyt 2 1. Skann/Importer bilaget. 2. Kontroller data fra Fakturatolken og legg inn andre verdier. 3. Fordel bilagene til en eller flere godkjennere 4. Endre status til Regnskapsført. 5. Bilagene godkjennes av brukere som kanskje legger inn data, opprette nye rader osv. Til slutt, når alle har godkjent, blir status på bilaget satt til Godkjent. 6. Når siste godkjenneren har godkjent, overføres bilag til økonomisystemet. Arbeidsflyt 3 Bilag anses som godkjent før de blir importert. Side 35 av 91

36 1. Skann/Importer bilaget. 2. Bruk funksjonen Videre godkjenning ikke nødvendig i Dokumentimport. 3. Kontroller data fra Fakturatolken og legg inn andre data. 4. Endre status til Regnskapsført. Nå er bilagene både godkjent og regnskapsført og de kan overføres til økonomisystemet. Side 36 av 91

37 Bilagsbildet og Historikk Bildet i Venstre Panel Default oppsett av bildevisning er at du ser bildet og innhold i Venstre panel. Du kan klikke på venstre kanten av bildet og dra den inn mot høyre for å gjøre bildevisningsområdet mindre, eller til høyre for å gjøre det større. Ønsker du å se bildet på hele skjermen kan du stenge ned Venstre panel ved å klikke på fliken. Side 37 av 91

38 Bildet i en annen skjerm Ønsker du å se bildet på skjerm 2 (dual screen) trykker du på symbol Vis bilde i eget vindu Du vil da se bilde av faktura i eget vindu som du legger på skjerm 2 og posteringslinjene slik: Forstørre bilagsbildet og navigere i det Ved å holde musen over feltet helt til høyre i bildet, eller bruke hurtigtaster, kan du zoome ut og inn, rotere bildet eller tilbakestille bildet til default oppsett. Du kan bruke page up og page down til å bla mellom topp og bunn av bildet. For å gå mellom sidene på bilaget bruker du hurtigtast Ctrl page up og Ctrl page down, evt trykker med mus på side nummer nederst i bildet. Side 38 av 91

39 Legg til flere sider på faktura Kunder med serverinstallasjon må ha en utvidet lisens. Du kan dra inn og legge til nye sider på en faktura. 1. Velg faktura du vil legge til ekstra sider på. 2. Velg bildevisning, vanlig eller Dual screen 3. Åpne mappe katalogen som inneholder tiff eller PDF filen(e) du vil legge til. 4. Klikk på filen du vil legge til og dra og slipp den over det eksisterende bildet. 5. Når du slipper filen over bildet vil de nye sidene bli lagt inn som ekstra sider. Skrive ut bildet eller lage en PDF Du kan både skrive ut bilaget eller lagre det som en PDF fil. 1. Trykk på hurtigtast Ctrl P, eller trykk med mus på utskriftssymbol. 2. Gjør dine utskrifts valg og trykk på Utskrift. 3. Dersom Adobe Reader er installert, åpnes PDF filen og du kan lagre eller skrive ut bilaget. Side 39 av 91

40 Historikk Kunder med en serverinstallasjon må ha utvidet lisens. Du kan se på historikk for hver rad og se både arbeidsflyt og konteringsendringer. Åpne Venstre panel. 1. Klikk fanen Historikk. 2. Velg rad. Du kan velge mellom All historikk for valgt linje, Kun arbeidsflyt-historikk og Kun endrings historikk. 3. Du kan velge hvilken av de 3 valgene som skal være default ved å huke av Sett som default. Side 40 av 91

41 Side 41 av 91

42

43 MultiEdit endre på flere bilag samtidig Redigering av flere fakturaer samtidig fra arbeidslisten Du kan endre status på, eller legge inn data på flere fakturaer samtidig. Du kan endre status, f.eks. RF-status, bilags-status og skannerstatus. Dette betyr at du kan endre flere bilag samtidig til Regnskapsført og dermed gjøre de klare for eksport. Eller du kan sende flere bilag tilbake til Dokument import hvis du trenger å endre klient, evt. kan du sette flere bilag til Kun arkivering. Du kan fordele flere bilag samtidig hvis de skal til samme bruker(e). Du kan legge inn / endre forskjellige hode-info på flere bilag samtidig, f.eks. dokument type eller kommentar. Du kan skrive ut flere bilag samtidig Legg inn verdi på flere bilag 1. For å velge flere bilag, klikk på en rad. Hold nede enten SHIFT eller CTRL mens du velger flere. MultiEdit menyen åpnes automatisk på høyre side når du markerer flere bilag i arbeidslisten. Menyen stenges når du har kun et bilag markert / valgt. 2. Velg aktivitet du ønsker for de valgte bilag i menyen til venstre. Her er det valgt å sette verdi. 3. Legg inn data og trykk Lagre. Side 43 av 91

44 Endre RF-status 1. Hvis du vil endre RF-status på flere fakturaer samtidig, klikk på Bokføring i menyen Multi Edit. 2. Velg den RF status du ønsker å legge på bilagene 3. Fakturaene vil bli oppdatert med ny RF-status Fordele flere bilag til godkjenning samtidig Dersom du bruker denne funksjonen, fordeler du alle rader på flere bilag samtidig til valgte godkjenner/e bortsett fra ev kreditrader automatisk godkjent av System. Dersom det allerede ligger godkjennere på noen bilag, legges de nye godkjennere til. 1. Velg bilagene du vil fordele og klikk fanen Fordeling. 2. Velg brukeren du vil sende til på vanlig måte, dvs. ved å legge inn noen tegn fra navnet eller id, eller ved å legge inn et mellomrom får se flere brukere. Side 44 av 91

45 3. Når du har valgt alle dine godkjennere, klikk Fordel. Alle de valgte bilagene sendes til den/dem du har fordelt til. NB: Valgte bilag må være fra samme klient for at valget Fordeling skal være tilgjengelig. Andre valg med MultiEdit Du kan endre skannerstatus for flere bilag samtidig så du kan sende de Tolk eller tilbake til Dokument import. Hvis du vil importere ordre linjer til flere bilag, klikk på Koble bestilling og klikk på Match. Hvis du vil bruke en eksisterende mal, klikk på Mal, hent opp aktuell mal og trykk Bruk mal Hvis du vil bruke en eksisterende regel, klikk på Regler Hvis du vil skrive ut flere bilag samtidig, velg utskrift symbolet som er synlig i menyen når flere bilag i arbeidslisten er valgt Side 45 av 91

46

47 Arkivsøk og rapporter Om Arkiv og utvidet søk Alle brukere i Compello Fakturagodkjenning kan bruke utvidet arkivsøk men resultatet avhenger av tilgang du har som bruker. Hvis du har tilgang til Globalt arkiv, vil ditt søk omfatte hele databasen. Hvis du har tilgang til Klientarkiv for en eller flere klienter, vil ditt søk gjøres blant bilag for den/de klientene Hvis det finnes begrensninger i din tilgang, f.eks. basert på Avdeling eller prosjekt, vil dette påvirker søkeresultatet. Hvis du er en godkjenner uten andre rettigheter, vil du kun få treff blant de bilag som er fordelt til deg. Brukerrettigheter settes i Admin Web. Velg symbolet Utvidet søk for å åpne Arkiv. Du vil se et skjermbilde hvor du kan legge inn dine søkekriterier og gjøre følgende valg: Lagret Søk liste over lagrede søk og Standard rapporter Klient velg klient du ønsker å søke i Nullstill ta bort kriterier Lagre lagre kriterier som et søk Slett slett valgte søk Default klient velg klient du ønsker som default klient ved åpning av søkebildet. Inkluder inaktive klienter søk i klienter som er satt til inaktiv i Admin Web. Må treffe ALLE kriterier se her Må treffe MINST ETT kriterium se her Kombinert søk se her Behold kriteria behold valgte søke kriteria når arkiv stenges og åpnes på nytt Lagre som Excel-fil Resultat åpnes i Excel istedenfor i arbeidslisten Side 47 av 91

48 Vis/skjul kolonner Avhenger av Lagre som Excel-fil, velg hvilke kolonner som skal eksporteres til Excel Side 48 av 91

49 Lage et søk 1. Velg klienten du vil søke i, eller la feltet være tomt for å søke på tvers av klienter. Hvis du søker pr klient, vil du se navn på de forskjellige dimensjonene (f.eks. «Avdeling» eller «Prosjekt») men hvis søker på tvers av klienter ser du det generiske navnet på tabellen, f.eks. Dimension1. 2. Velg ett eller flere søkekriterier, f.eks. Konto. 3. I det midterste feltet legg inn riktig operator. Hvis du velger Lik kan du velge direkte i kontotabellen for å unngå feil i skrivemåten. 4. I feltet til høyre legg inn den verdien du ønsker å søke etter. Nedenfor ser du et søk etter bilag hvor konto er lik Kostnad administrasjon, du kan søke etter både verdi og navn. Trykk på Legg til ny hvis du ønsker å legge inn flere kriterier. Side 49 av 91

50 5. Resultatet vises i arbeidslisten. Må treffe ALLE kriterier eller Må treffe MINST ETT kriterium Det finnes to hovedmåter å søke på: Et søk hvor kriteria du legger til begrenser søket og reduserer resultatet. Et søk hvor ekstra kriteria legges til søket og øker resultatet. Hvis vi legger til et ekstra kriteria til det forrige søket vil søket se slik ut Vi har valgt Må treffe ALLE kriterier, så søket vil kun returnere bilag hvor både en konto lik Kostnad administrasjon og prosjekt lik IT Avdeling finnes på samme rad. Resultatet vil dermed blir færre treff enn ved forrige søk. Side 50 av 91

51 Hvis vi derimot velger Må treffe MINST ETT kriterium, vil søket returnere alle bilag som inneholder enten den aktuelle konto eller det valgte prosjekt, dermed vil vi få et større resultat. Kombinert søk Kombinert søk innebærer at søket returnerer bilag hvor begge kriteria finnes, ikke nødvendigvis på samme rad. For eksempel, hvis det finnes bilag hvor konto Rengjøring og prosjekt IT finnes på samme rad, vil de komme opp i et vanlig søk. Men bilag med flere rader hvor de to verdiene finnes på forskjellige rader treffes ikke med indre du setter en hake i Kombinert søk. Lagre som Excel-fil (Utvidet lisens) Kunder med serverinstallasjon trenger utvidet lisens. Du kan velge å åpne og lagre søket ditt i Excel. 1. Lag et søk, som vist ovenfor 2. Huk av for Lagre som Excel fil. 3. Trykk på Vis/skjul kolonner for å velge hvilke kolonner du vil skal eksporteres til Excel 4. Nederst i bildet velger du hvilke rader du vil ha med: Alle rader fra alle bilag som treffer søkekriteria Kun rader som inneholder det du har søkt etter. Kun hode-rader fra bilag som treffer søkekriteria. Side 51 av 91

52 5. Klikk OK. 6. Klikk Start søk. Excel åpnes og du kan velge hvor du vil lagre filen. Filen lagres som Excel XML. Standard Rapporter Arkiv inneholder rapporter som kan editeres etter behov pr kunde. 1. Velg symbolet Utvidet søk for å åpne Arkiv. Side 52 av 91

53 2. Under Lagrede søk, velg Standard rapporter. 3. Velg rapporten du ønsker, rapporten åpnes i MS Excel og krever at du har MS Excel installert. Opprett/tilpass rapport Med riktig kunnskap om SQL kan du tilpasse eller legge til en ny rapport. Du må gjøre deg kjent med Compello-databasen, eller du kan bestille en ny rapport eller endring på en standard rapport ved kontakte Compello Support. 1. Hvis du ønsker å endre en eksisterende rapport, velg Rediger. 2. Legg inn ønsket endringer. Hvis du har endret på SQL kan du sjekke at den fortsatt er gyldig ved å trykke på Må valideres. Side 53 av 91

54 3. Hvis du ønsker å nullstille endringene du har gjort, klikk Tilbakestill. 4. Klikk Lagre for å lagre endringer. Opprette en ny rapport Du kan enten opprette en ny rapport, eller du kan kopiere SQL fra en eksisterende rapport og endre på denne. 1. Klikk Opprett ny. Side 54 av 91

55 2. Fyll inn feltet Tittel med navn for rapporten og legg til beskrivelse. 3. I feltet SQL, legg inn SQL (du behøver kunnskap om SQL og Compello database for å gjøre dette). 4. I feltet Tekster, fyll inn navn på kolonnene/dimensjonene som inngår i resultatet, separert med semikolon. 5. Test om SQL-en er gyldig ved å trykke på Må valideres. 6. Trykk Lagre. Du vil nå se rapporten i listen over standard rapporter. Side 55 av 91

56

57 Automatisering av kontering og fordeling Innledning til regler og maler Maler og regler gjør at du kan automatisere deler av arbeidet som gjentas ofte med et forutsigbart mønster. For eksempel dersom strømregning alltid fordeles prosentvis på de samme tre avdelinger, kan du lage en mal for dette så at disse bilagene alltid får en rad for avdeling med riktig andel av beløpet på hver. Hvis en viss konto alltid får samme MVA kode, kan det automatiseres, og dersom bilag for et spesifikt prosjekt alltid må godkjennes av de samme to godkjennere, kan man lage en regel for det. Regler og konteringsmaler kan lages for å: Du kan også Fordele bilag til godkjennere under visse forutsetninger. Kontere/legge til data automatisk på bilag basert på andre data. Lage regler og konteringsmaler som er avhengig av status på bilaget, på dokument type og på innlogget bruker. Velge om regel skal overskrive annen kontering eller ikke. Se og slette regler laget i Compello Windows klienten, samt se og slette importerte valideringsregler. Hvem kan lage regler og maler? Denne dokumentasjon beskriver regler og maler for regnskapsførere/fordelere som jobber i Regnskapsføring. Kunder med serverinstallasjon av Compello Fakturagodkjenning må ha lisens for Avanserte funksjoner for å kunne benytte konteringsmaler. Åpne regel og maler meny 1. Fra arbeidslisten, trykk på symbol for Regler og maler. 2. Velg type regel eller mal du ønsker å jobbe med i listen. Side 57 av 91

58 3. I klient feltet listes den klient du sto på i arbeidslisten; du kan enkelt endre klient ved å trykke i feltet. Lage Regler for fordeling og kontering En enkel konteringsregel Eksempel 1: Hvis du har en faktura hvor konto er «6360» og Avgiftskoden alltid er «1» for denne kontoen, kan du lage en regel så Compello alltid vil foreslå Avgiftskode «1» når du bruker konto «6360». 1. I regelbildet, velg Regler, fordeling og kontering og klikk Opprett ny. 2. Fyll inn navn på regel. 3. I feltet Bruker ID velger du hvilken bruker regelen skal gjelde for, men kun hvis reglen skal aktiveres av bare den ene brukeren. I tilfellet Konto fører til MVA kode, ville det være mer naturlig å ha feltet blank så det gjelder for alle som jobber med bilag. 4. I feltet Regnskapsførerstatus velger du status hvis du vil at regelen aktiveres kun ved en bestemt RF-status, 5. I feltet Dok.type velger du en dokumenttype hvis reglen skal brukes med kun en dokumenttype. 6. I feltet Tilgjengelige kolonner velg (for dette eksemplet) Debet. 7. Klikk bruk I HVIS til å lage en forutsetning for din regel. Side 58 av 91

59 8. Velg deretter den riktige kontoen. 9. Velg om forutsetningen gjelder for leverandørraden, de andre radene eller hvilken som helst rad. I dette eksemplet velger vi når kontoen kommer i en egen rad. 10. Hvis du ombestemmer deg, kan du fjerne forutsetninger eller flytter dem så de blir resultatet av reglen i stedet, ved å bruke fjern fra HVIS og flytt til SÅ. 11. I Tilgjengelig kolonner, velg feltet som skal være resultat av regelen her D-Avg.kode eller MVA kode i debet. 12. Klikk bruk i SÅ og velg verdien du vil bruke. Side 59 av 91

60 13. Si om MVA kodene skal konteres I leverandørraden eller andre rader. Her er det i andre rader. 14. Set en hake i Kan overskrives hvis regelen din er et forslag som skal kunne overskrives. Det betyr at man kan overstyre regelen og at reglen ikke vil overskrive en eksisterende verdi i feltet. Hvis det ikke er en hake her, kan man ikke endre på verdien som regelen legger inn. 15. Klikk Save. Neste gang du legger inn konto 6300 får du automatisk MVA kode 1. Fordelingsregel basert på leverandør og konto Eksempel 2: Følgende regel sender debet posteringsrad til en spesifikk godkjenner, så fremt en spesifikk leverandør finnes på rad 1 og en spesifikk konto er lagt inn på rad 2. For mer detaljert beskrivelse av hvordan fyller ut feltene i regelbildet, se over til En enkel konteringsregel. 1. Klikk velg Regler, fordeling og kontering og klikk Opprett ny. 2. Sjekk at klienten er den du vil ha. 3. Fyll inn navn på regelen din, og endre Bruker-id, FR-status og Dok.type hvis regelen din skal gjelde spesifikk kun en av disse. 4. I Tilgjengelige kolonner, velg Kredit (for leverandøren) og bruk i HVIS. 5. På samme måte legg til Debet i bruk i HVIS. 6. Pass på at du setter opp at leverandør må være i rad 1 og konto i rad 2 Side 60 av 91

61 7. Denne gangen legger vi ikke til noen verdi i SÅ (men vi kunne gjort det) men legger kun til en godkjenner. Velg bruker(e) du vil ha på høyresiden. Det er rad to som sendes til godkjenneren, ikke rad Klikk Lagre og regelen din er klar. Side 61 av 91

62 Lage Konteringsmaler aktiveres manuelt Kunder med serverinstallasjon må ha utvidet lisens. Denne malen aktiveres manuelt av bruker inne i fakturabildet og lages fra bunnen av uten å benytte konteringer / linjer fra eksisterende bilag. 1. I regelbildet, velg Regler, fordeling og kontering og klikk Opprett ny. 2. Fyll inn navn på regel, men Ikke huk av for Trigges automatisk. 3. Velg om totalsummen på bilaget skal fordeles med visse beløp eller prosentvis eller med et spesifikt beløp pr linje. I dette tilfellet velg Prosent og legg deretter inn riktig prosent for rad Trykk på symbol oppe til høyre og legg til to råd i tillegg, med henholdsvis 20% og 50%. Diff oppdateres fortløpende i feltet Gjenstående og på raden du legger til. 5. Legg til Avdeling, eller hva du vil, fra Tilgjengelige kolonner 6. Velg de verdiene du ønsker for hver avdeling. 7. Du kan legge til flere dimensjoner hvis du vil, f.eks Konto. 8. Legg til godkjenner(e) for hver rad, på samme måten som for fordelingsregel. Se Fordelingsregel basert på leverandør og konto på side 60. Side 62 av 91

63 9. Eller, du kan velg Godkjenn automatisk. Da fjernes alle godkjennere og radene blir godkjent automatisk så snart malen blir brukt. 10. Velg Regnskapsfører status for å sette denne automatisk i malen. 11. Velg Ingen regler hvis du vil unngå at malen trigger eksisterende regler. 12. Trykk Lagre. Malen hentes opp og kjøres fra posteringslinje. Hvordan bruke en lagret mal 1. Åpne rader av bilaget du jobber med. 2. Klikk i boksen Finn mal og let etter malen din. Som vil se ut om her: Side 63 av 91

64 3. Når malen vises, klikk Legg til poster for å benytte den på denne faktura. Lage Konteringsmaler basert på eksisterende kontering Du kan i tillegg lage en konteringsmal fra et bilag som allerede er kontert med riktig data og kan brukes på nytt. 1. Konter data på et bilag som har minst to rader. Du kan også fordele det hvis du vil at godkjennere skal være en del av malen. 2. Klikk Opprett ny mal. Skjermbildet for maler viser hvordan din mal kunne se ut, med info du har lagt inn på ditt bilag. Du kan endre det hvis du vil. 3. Klikk Lagre når malen er som du vil ha det. Den blir nå tilgjengelig for bruk i fremtid. Lage en konteringsmal som aktiveres automatisk 1. Klikk for å åpne Regler og Maler, velg Konteringsmal og klikk på Opprett ny. Side 64 av 91

65 2. Legg inn et navn for malen og velg Trigges automatisk. Når du gjør det, endres skjermen og vil inkludere felt du har sett når du opprette regler. Du må legge til en forutsetning en HVIS og det blir dette som aktiverer bruk av denne automatiske malen din. I eksempelet her har vi definert bruker, RF-status, og dok. type og det vil begrense hvor mye malen blir brukt (du må ikke gjøre det slik). HVIS delen her, er leverandør. 3. Når du har opprettet forutsetninger for bruk av malen, fortsett som vanlig å lage innholdet. Se Lage Konteringsmaler aktiveres manuelt på side Når malen er slik du vil ha den, klikk Lagre. Lage Fordelingsregler Disse reglene vil sende et bilag til en godkjenner basert a) på en eller flere forutsetninger du definerer (f.eks leverandør) OG b) på at bilaget allerede er fordelt til en hvis godkjenner. 1. Klikk til å åpne Regler og maler, velg Fordelingsregler og klikk Opprett ny. 2. Sjekk at det er valgt riktig klient og fyll inn Navn på mal. 3. Endre feltene Bruker-id, RF-status og Dok.type hvis du ønsker å begrense bruk av din regel til en av dem. Hvis du ikke endrer disse feltene, brukes reglen uavhengig av bruker, dokumenttype eller RF-status. For mer informasjon om disse feltene, se En enkel konteringsregel på side 58. Side 65 av 91

66 4. I Tilgjengelige kolonner velg Kredit (for leverandør, i dette eksemplet) og klikk bruk i HVIS. 5. Velg leverandøren du vil ha og at den konteres i rad Velg en ny HVIS verdi fra Tilgjengelige kolonner denne gangen Beløp. 7. Sett beløp til høyere enn Regelen din nå har disse forutsetninger: Leverandør må være og beløp må være over Den tredje forutsetninger er godkjenner nr 1, som må være på plass. Legg til denne brukeren i feltet Godkjenner. 9. Si om denne brukreen skal være godkjenner 1 eller kommer andre steder i en rekke godkjennere Side 66 av 91

67 10. Under SÅ kan du nå legge til den nye godkjenneren, som er resultat av reglen din. Reglen er nå at HVIS leverandør = og beløp er over 5000 og første godkjenneren er Alf, SÅ må bilaget også sendes til Emilia. 11. Du kan legge til flere enn en godkjenner under SÅ, og endre på rekkefølge de mottar bilag med pilene på høyre siden. 12. Klikk Lagre. Valideringsregler og Compello Windows regler Importerte valideringsregler (valrules.xml) og regler laget i Compello Windows klienten, kan sees og slettes, men ikke editeres. Side 67 av 91

68 Kostnadsfordeling Kunder med serverinstallasjon må ha utvidet lisens. Med Kostnadsfordeling, kan du enkelt splitte summen på en faktura for å dele den på flere kostnadssenter, prosjekt, og/eller splittet over en periode. Kunder med serverinstallasjon må ha en lisensutvidelse for å kunne bruke denne funksjonen. Dette kan du gjøre om du kun legger inn bruttobeløp og avgiftskode, eller om du legger inn nettobeløp og ingen kode, men metodene er forskjellige. Fordele kostnader over flere avdelinger med mva kode Vi ser først på hvordan man kan fordele summen på en faktura over flere avdelinger. Husk at du kan like enkelt fordele summen over flere prosjekt eller hvilken som helst annen dimensjon. 1. Åpne bilaget for den faktura som du ønsker å splitte. Sjekk at du har lagt inn bruttobeløp og ikke har lagt inn MVA beløp. 2. Klikk på symbol for Kostnadsfordeling. 3. Ikke huk av for Direkte moms og nettokontering, og du ser at bruttobeløp er lagt inn i Beløp 4. Velg Fordel kost. Side 68 av 91

69 5. Velg den dimensjonen du ønsker. Prosjekt) i felt 2.) i felt Velg om du vil fordele kostnadene prosentvis (%), i spesifikt beløp eller med likt beløp for alle. 7. Klikk pil for å velge den verdien i Prosjekt du vil inkludere slik at de legges inn i tabellen. 8. For hver avdeling, legg inn prosentandelen du vil summen skal bli fordelt i. Differansen vises I rødt mens du legger inn slik at du sikrer at du får rett resultat. 9. Når du har splittet summen, legg inn Utgiftskonto. 10. Legg inn Avg.kode hvis du trenger dette. Side 69 av 91

70 11. Klikk Utfør. Etter noen sekunder blir radene opprettet med korrekte avdelinger, kontoer og Avg.kode. Radene fordeles og godkjennes på vanlig måte. Fordele kostnadene over tid med avgiftskode Hvis du ønsker å dele kostnadene over tid, kan du gjøre dette enten alene eller kombinert med å splitte summen over flere avdelinger/prosjekt. Fremgangsmåten er den samme. 1. Klikk for å åpne Kostnadsfordeling. 2. Du ser brutto beløp nederst i feltet Totalt beløp. Side 70 av 91

71 3. Legg in MVA prosentsats for å beregne nettobeløp ut av bruttobeløp 4. Velg hvordan du ønsker å splitte fakturaen, her har vi valgt Periodiser på dato. 5. Velg startdato og antall måneder du vil summen skal splittes på. 6. Velg Utgiftskonto og Periodiseringskonto. 7. Legg inn Avg.kode hvis du trenger det, og klikk Utfør. Fakturen vil bli delt på rader med kostnad og periode for hver måned. Side 71 av 91

72 Fordele kostnadene med direkte moms og nettokontering Hvis du ikke bruker MVA koder for å regne ut MVA men vil legge inn MVA beløp direkte og ikke ha nettobeløp på leverandør linjen, er fremgangsmåten litt annerledes. 1. Legg inn bruttobeløp og MVA beløp på første linje 2. Klikk på Kostnadsfordeling. Side 72 av 91

73 3. Huk av på Direkte moms og nettokontering. Beløp vil da automatisk endres til nettobeløp. 4. Som tidligere, velg hvordan du vil splitte kostnadene. F.eks via Måned, og med start på Bilagsdato fra fakturaen. 5. Legg inn Utgiftskonto og Periodiseringskonto. 6. Klikk Utfør. Linjene blir opprettet. Side 73 av 91

74 Husk at du også kan kombinere Kostnadsfordeling med dimensjoner med fordeling av kostnader over tid. Side 74 av 91

75 PO matching Du kan importere rader fra en ordre til den tilhørende faktura. Ordren kan ha blitt importer fra et annet system eller opprettet i Compello. Det viktigste er oppsettet og at bestillingsnummeret er det samme som på fakturaen. Oppsett 1. Lag en dok.type som er koblet til dokumentgruppen Rekvisisjon/Ordre. Dette gjøres i Admin Web\Klientoppsett\Dok.type. 2. Velg Koble faktura mot Bestilling funksjonalitet her: Side 75 av 91

76 3. Velg faktura du ønsker å importere ordre mot. Legg inn korrekt ordre nummer, og trykk symbol for PO match. 4. Alle åpne ordrer med samme ordrenummer listes. NB Hvis du vil finne alle åpne ordrer fra denne leverandøren kan du huke av for Ekskluder Best.Nr fra søkekriteriet Du kan også inkludere ordrer som allerede er matchet ved å huke av for Inkl. tidligere matchede. 1. Huk av for de radene du ønsker å importere 2. Huk av i Godkjenn automatisk for å unngå at radene blir sent til Godkjenning hvis ordren allerede er godkjent. 3. Klikk Match. Ordreradene vil bli importert på fakturaen. Side 76 av 91

77 Side 77 av 91

78

79 Andre funksjoner MVA beregning Du kan vise MVA beregning i Compello. Feltet vil ikke overføres til ditt økonomisystem, din integrasjon vil overføre MVA kode og beløp. Oppsett MVA beregning 1. Gjør feltet MVA beregning synlig via Admin Web\Klientoppsett\Bilagoppsett 2. Rediger feltet Beskrivelse for Avgiftskoder i Admin Web\Klientoppsett\Oppslagstabeller 3. Legg til % og enten BRUTTO eller NETTO avhengig av om beløpsfeltet skal vise beløp med eller uten MVA. 4. Hvis feltet Beløp feltet viser beløp inkludert MVA, må du legge inn % NETTO i Avgiftskoden. Bruttobeløp minus nettobeløp beregning gir deg nettobeløp. 5. Hvis Beløpsfeltet viser nettobeløpet må du legge inn % BRUTTO i Avgiftskoden. Nettobeløp pluss bruttobeløp beregning gir deg bruttobeløp. Side 79 av 91