Dekning av reiseutgifter fra A til Å

Transkript

1 Dekning av reiseutgifter fra A til Å

2 Innhold Hvor finner vi reglene om dekning av reiseutgifter? Bedriftens avtaler Diettgodtgjørelse Ulegitimert nattillegg / dekning av overnattingsutgifter Bilgodtgjørelse Reise på regning / refusjoner

3 Hvor finner vi reglene om utgiftsgodtgjørelse?

4 Hvor finner vi reglene om reiseutgifter? Regler om skatteplikt Skatteloven 5-1 og 5-11 Regler om forskuddstrekk Skattebetalingsloven 5-6 annet ledd Skattebetalingsforskriften Skattebetalingsforskriften flg

5 Hvor finner vi reglene om reiseutgifter? Regler om arbeidsgiveravgift Folketrygdloven 23-2 Regler om lønnsopplysningsplikt Ligningsloven 5-2 nr. 1 Samleforskrift om tredjeparters opplysningsplikt A-opplysningsloven A-opplysningsforskriften

6 Bedriftens avtaler

7 Utgangspunkt for utgiftsdekning Hva regulerer den ansattes krav etter reise for arbeidsgiver? AVTALEN mellom arbeidstaker og arbeidsgiver Statens reiseregulativ Tariff Individuelle avtaler Ofte presisert i arbeidsavtalen/personalhåndbok/reiseregulativ

8 Hva er statens særavtaler? Avtale mellom Staten som arbeidsgiver v/kmd og de ansatte i staten v/tjenestemannsorganisasjonene om hvilke utgifter de ansatte i staten har krav på å få dekket når de har vært på reise for arbeidsgiver.

9 Statens særavtaler? Innenlandsavtalen «Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands» Utenlandsavtalen «Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge» «Særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested» Ikke noe tema for dette kurset

10 Hvorfor bruker mange statens særavtaler? En ferdig forhandlet avtale som er sterkt forankret Skattereglene og trekkreglene viser i flere tilfeller til avtalene Skattedirektoratets forskuddssatser og statens satser er i noen sammenhenger sammenfallende Unntak for bilgodtgjørelse og døgndiett

11 Diettgodtgjørelse

12 Diettgodtgjørelse Det må skilles mellom: Diett for reiser uten overnatting Diett for reiser med overnatting Dette på grunn av at det er forskjellige bestemmelser i særavtalene i staten samt at reglene for forskuddstrekk er noe forskjellig

13 Diettgodtgjørelse Statens særavtaler Definisjon av overnatting I særavtalene er overnatting definert som «hvile» Med hvile menes at arbeidstaker har «arbeidsfri med mulighet for å hvile» Skattemyndighetene definerer imidlertid overnatting slik Fravær fra hjemmet på minst 5 timer om natten anses som overnatting Fravær på under 5 timer om natten betyr at du er på en dagreise Natten er tiden mellom kl 22 og kl 06

14 Diettgodtgjørelse Statens særavtaler To vilkår for å kunne heve diett 1. Må være på reise for arbeidsgiver 2. Oppdragsstedet (minst ett) må ligge minst 15 km fra reisens utgangspunkt Reisens utgangspunkt Arbeidstakers hjem, eller Arbeidsstedet

15 Diettgodtgjørelse Statens særavtaler Det tidligere tjenestereisebegrepet Til og med 2014 var det slik at arbeidstakere med faste og rutinemessige dagsreiser ikke kunne heve ulegitimert diett etter særavtalene Dette fulgte av en egen Særavtale om rutinemessige reiser, samt Særavtale for reiser innenlands Denne bestemmelsen ble opphevet med virkning fra 1. januar 2015 Fra dette tidspunkt kan også de som har rutinemessige dagsreiser motta diett etter særavtalene

16 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Statens særavtaler Diettsatser reiser i Norge Fravær Satser 2016 Fra og med 6 og til og med 12 timer Kr 280 Over 12 timer Kr 520

17 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Statens særavtaler Diettsatser reiser i utlandet Fravær Fra og med 6 og inntil 12 timer Fra og med 12 timer Sats 2/3 av sats for oppdragslandet Full sats for oppdragslandet

18 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Statens særavtaler Måltidsfradrag Fratrekk for måltider må foretas når ett eller flere måltider er dekket av andre enn arbeidstaker selv Dette gjelder når et eller flere måltider er dekket etter regning/program/innbydelse eller er påspandert F. eks. arbeidsgiver, oppdragsgiver, forretningsforbindelser eller andre som arbeidstaker har et yrkesmessig forhold til

19 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Statens særavtaler Måltidsfradrag Fradrag tas med de ordinære satsene Måltid Norge Utlandet Frokost 20% av satsen 10% av sats for landet Lunsj 30% av satsen 40% av sats for landet Middag 50% av satsen 50% av sats for landet I utlandet regnes måltidsfradraget av full sats for landet Selv om det er en dagreise på 6-12 timer

20 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Statens særavtaler Måltidsfradrag Det skal ikke foretas trekk for mat som ikke er frokost, lunsj eller middag Det foretas kun måltidstrekk for måltider som er fullverdige Ved matallergi, spesielle dietter, el. kan også trekk unnlates Det må angis en forklaring på reiseregningen

21 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Statens særavtaler Dagsreiser til utlandet På daglige reiser til utlandet avhenger dietten av om Det er ett oppdragsland, eller Flere oppdragsland (inkludert Norge) Ett oppdragsland Det gis diett for oppdragslandet for hele reisen Regnes fra start til hjemkomst Selv om en del av reisen foregår i Norge

22 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Statens særavtaler Dagsreiser til utlandet Flere oppdragssted Det skal gis diett for det land arbeidstaker har oppholdt seg lengst i løpet av reisen Arbeidstaker anses å være i det første oppdragslandet allerede fra avreise Avslutning av oppdraget i et land regnes som starten på oppholdet i neste oppdragsland Reisetiden tillegges det oppdragslandet man er på vei til

23 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Statens særavtaler Dagsreiser til utlandet Flere oppdragssted Ved reise hjem fra siste oppdragsland anses vedkommende å være i det siste landet helt til reisen avsluttes Reisetiden hjem tillegges siste oppdragsland

24 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Statens særavtaler Dagsreiser til utlandet Eksempel oppdrag i flere land Mandag Kl 06 Avreise Kl 08 Flyavgang til Sverige Kl 13 Oppdraget i Sverige er ferdig Kl 15 Flyavgang til Danmark Kl 17 Oppdraget i Danmark er ferdig Kl 19 Flyavgang til Norge Kl 22 Hjemkomst Sverige Danmark Diett denne dagen gis for Danmark pga flest timer der

25 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Statens særavtaler Dagsreiser til utlandet Tilnærmet lik tid i to land i løpet av dagen Er det lik tid i to land i løpet av dagen er det akseptert å velge den høyeste satsen

26 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Forskuddstrekkregler Vilkår for trekkfritak Følge satser fastsatt av Skattedirektoratet Tilsvarer satsene i statens særavtaler Følge bestemmelsene i særavtalene i staten Følge legitimasjonskrav i skattebetalingsforskriften

27 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Forskuddstrekkregler Reiseregningen Arbeidstakers navn og adresse Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver tjenestereise Formålet med reisen Hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på Underskrift

28 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Arbeidsgiveravgift Det skal beregnes arbeidsgiveravgift i den samme utstrekning som det skal beregnes forskuddstrekk Innrapportering i A-meldingen Trekkfri dagdiett innrapporteres slik Type fordel Lønnsbeskrivelse Antall Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Reise kost uten overnatting Dager Nei Nei

29 Diettgodtgjørelse for reiser uten overnatting Innrapportering i A-meldingen Trekkpliktig dagdiett innrapporteres slik Type fordel Lønnsbeskrivelse Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Reise kost Ja Ja

30 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Diettsatser reiser i Norge Fravær Overnatting Sats Kr 710 pr døgn I særavtalen definerer man overnatting som «arbeidsfri med mulighet for å hvile» Skattemyndighetene legger imidlertid til grunn at det er overnatting når arbeidstaker har hatt et fravær på minst 5 timer på natten Natten er tiden mellom kl 22 og kl 06

31 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Diettsatser reiser til utlandet Fravær Fra og med 6 og inntil 12 timer Fra og med 12 timer Sats 2/3 av sats for oppdragslandet Full sats for oppdragslandet

32 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Påbegynt døgn 6 timer inn i nytt døgn Anses som nytt døgn, og har rett på ny full diettsats Døgn 24 timer fra tjenestereisens start

33 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Måltidsfradrag Fratrekk for måltider må foretas når ett eller flere måltider er dekket av andre enn arbeidstaker selv Dette gjelder når et eller flere måltider er dekket etter regning/program/innbydelse eller er påspandert F. eks. arbeidsgiver, oppdragsgiver, forretningsforbindelser eller andre som arbeidstaker har et yrkesmessig forhold til

34 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Måltidsfradrag Fradrag tas med de ordinære satsene Måltid Norge Utlandet Frokost 20% av satsen 10% av sats for landet Lunsj 30% av satsen 40% av sats for landet Middag 50% av satsen 50% av sats for landet Det skal ikke foretas måltidsfradrag når ulegitimert nattillegg benyttes, f.eks. når arbeidstaker bor privat og får mat av familie, venner, ol.

35 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Måltidsfradrag Det foretas kun måltidstrekk for måltider som er fullverdige Et fullverdig måltid er et måltid hvor arbeidstaker kan spise seg normalt mett Det skal ikke foretas trekk for mat som ikke er frokost, lunsj eller middag Ved matallergi, spesielle dietter, el. kan også trekk unnlates Det må angis en forklaring på reiseregningen

36 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Måltidsfradrag Frokost Dekker arbeidsgiver overnatting med frokost inkludert i romprisen må det trekkes for frokost Ved tidlig avreise før frokostservering tilbyr de fleste hoteller frokostpakker I slike tilfeller må det også trekkes for frokost Tilbyr ikke hotellet slike frokostpakker kan trekk unnlates

37 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Overnattingsreiser til utlandet På samme måte som dagreiser avhenger beregningen av om det er Ett oppdragsland, eller Flere oppdragsland Ett oppdragsland Diett for oppdragslandet for hele reisen Flere oppdragsland Diett det enkelte døgn for det land arbeidstaker har oppholdt seg lengst

38 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Overnattingsreiser til utlandet ett oppdragsland Det gis diett for oppdragslandet for hele reisen Regnes fra start til hjemkomst Selv om en del av reisen foregår i Norge All reisetid regnes her med som tid for oppdragslandet

39 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Overnattingsreiser til utlandet oppdrag i flere land Her er det også slik at diett skal gis for oppdragslandet Dette må likevel vurderes for hvert døgn Det døgnet arbeidstaker skifter oppdragsland skal det gis diett for det landet han/hun har oppholdt seg lengst

40 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Overnattingsreiser til utlandet oppdrag i flere land Ved skifte av oppdragsland anses arbeidstaker å være i det neste oppdragslandet når oppdraget avsluttes i det første oppdragslandet Dette kan f eks være avslutningen av et møte eller lignende Det betyr at all reisetid for å komme seg til neste oppdragsland regnes som timer ift oppdragslandet

41 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Overnattingsreiser til utlandet oppdrag i flere land Overnatting før avreise til neste oppdragsland Velger arbeidstakeren å overnatte før avreise til neste oppdragsland, regnes han/hun å være på neste oppdragssted først ved avreise fra overnattingsstedet Det har ingen betydning hva slags type overnattingssted det er Beregningsmetoden gjelder f eks også ved privat overnatting

42 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Eksempel Mandag Tirsdag Kl 06 Avreise Kl 08 Fly til Paris Kl 19 Oppdraget ferdig Kl 21 Flyavgang Kl 23 Ankomst Roma Kl 06 Kl 16 Oppdraget ferdig Kl 18 Flyavgang Kl 20 Ankomst Oslo Kl 22 Hjemkomst Døgn 1 Døgn 2 Påbegynt døgn Paris Roma Roma Diett døgn 1 gis for Paris Diett for døgn 2 gis for Roma

43 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Eksempel Mandag Tirsdag Kl 06 Kl 08 Kl 19 Kl 21 Kl 06 Kl 08 Kl 09 Kl 16 Kl 18 Kl 20 Avreise Fly til Paris Oppdraget ferdig Ankommer hotell i Paris Avreise fra hotellet Flyavgang til Roma Oppdraget ferdig Flyavgang Ankomst Oslo Kl 22 Hjemkomst Døgn 1 Døgn 2 Påbegynt døgn Paris Paris Diett døgn 1 gis for Paris Diett for døgn 2 gis for Roma Roma

44 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Overnattingsreiser til utlandet Overnatting i Norge før avreise til utlandet Utenlandsreisen starter å løpe når arbeidstaker forlater overnattingsstedet i Norge Perioden fra reisens start og til avreise fra overnattingsstedet i Norge faller på Norge Overnatting i Norge på vei hjem fra utlandet Vedkommende anses å være på det siste oppdragsstedet i utlandet frem til ankomst overnattingssted i Norge Perioden fra ankomst overnattingssted i Norge og til hjemkomst faller på Norge

45 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Eksempel Kl 18 Avreise fra Tromsø Kl 20 Flyavgang til Oslo Kl 22 Ankomst hotel på Gardermoen Kl 08 Avreise fra hotell Kl 10 Flyavgang til utland Kl 18 Døgn 1 Norge Utland Diett dette døgnet gis med sats for oppdragslandet

46 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Statens særavtaler Overnattingsreiser til utlandet Tilnærmet lik tid i to land i løpet av et døgn Er det lik tid i to land i løpet av et døgn er det akseptert å velge den høyeste satsen

47 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Forskuddstrekkregler - vilkår for trekkfritak Bosted Vilkår for trekkfritak Trekkfri grense 2016 Hotell Pensjonat Hybel/brakke uten kokemuligheter Hybel/brakke med kokemuligheter Privat Følge Skattedirektoratets forskuddssats Følge bestemmelsene i særavtalene i staten Skrive en tilfredsstillende reiseregning Følge Skattedirektoratets forskuddssats Skrive en tilfredsstillende reiseregning Følge Skattedirektoratets forskuddssats Skrive en tilfredsstillende reiseregning Statens satser Kr 307 pr døgn Innland og utland Kr 200 pr døgn Innland og utland

48 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Forskuddstrekkregler - vilkår for trekkfritak Eksempel privat overnatting Statens sats Krav 710 Trekkfritt 200 Trekkpliktig 510 Eksempel pensjonatovernatting Statens sats Krav 710 Trekkfritt 307 Trekkpliktig 497

49 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Forskuddstrekkregler - legitimasjonskrav (reiseregning) Navn og adresse Dato for avreise og hjemkomst Klokkeslett for avreise og hjemkomst Formål Hvilket(e) arrangement arbeidstaker har deltatt på Navn og adresse på overnattingssted Ved flere overnattingssteder må navn og adresse oppgis for alle overnattingsstedene Ved overnatting privat eller på sted med kokemulighet er det ikke noe krav om å angi navn og adresse på overnattingsstedet Type losji Underskrift

50 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Forskuddstrekkregler Diett for påbegynt døgn Dersom det påbegynte døgnet ikke i seg selv er en overnatting skal den trekkmessige behandlingen være lik det forutgående døgnet

51 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Eksempel - diett for reiser med overnatting - diett for påbegynt døgn Avreise mandag kl 8 Hjemkomst onsdag kl 18 Første natt overnatter vedkommende på hotell, mens natt fra tirsdag til onsdag overnatter vedkommende hos noen venner Døgn Maks trekkfritt 1 Kr 710 minus frokost 2 Kr (påbegynt) Kr 200

52 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Forskuddstrekkregler Diett for reiser med overnatting overnatting i transportmiddel Overnatting i transportmiddel anses normalt som hybel/brakke uten kokemuligheter Dvs trekkfritt med inntil kr 307 pr døgn Når en arbeidstaker overnatter om bord på transportmiddel på vei til eller fra oppdragsstedet og vedkommende under selve oppholdet utelukkende bor på hotell, anses overnattingen om bord på transportmiddelet også som en hotellovernatting Gjelder både reise til og reise fra oppdragsstedet

53 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Forskuddstrekkregler Diett for reiser med overnatting overnatting i transportmiddel Dersom arbeidstaker ikke utelukkende bor på hotell på oppdragsstedet, men for eksempel også overnatter på pensjonat eller privat, må dietten for disse døgn splittes i en trekkpliktig- og en trekkfri del Dette gjelder da også overnattingen på vei til og/eller fra oppdragsstedet i transportmiddelet

54 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Forskuddstrekkregler Diett for reiser med overnatting overnatting i transportmiddel Eksempel reise i Norge Døgn 1 Tog Statens sats Døgn 2 Hotell Statens sats Døgn 3 Hotell Statens sats Døgn 4 Hotell Statens sats Døgn 5 Tog Statens sats I dette tilfellet kan hele reisen anses som en hotellreise Dette gjelder også første og siste døgn Pga at arbeidstaker bor på hotell alle nettene på oppdragsstedet

55 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Forskuddstrekkregler Diett for reiser med overnatting overnatting i transportmiddel Eksempel Døgn 1 Tog Pensjonatsats Døgn 2 Hotell Statens sats Døgn 3 Hotell Statens sats Døgn 4 Privat Hybel/brakke sats Døgn 5 Tog Pensjonatsats Det fjerde døgnet overnatter vedkommende privat Det får den konsekvens at unntaksregelen ikke gjelder, og hvert døgn må følge de ordinære trekkreglene for overnattingsdiett

56 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Forskuddstrekkregler Diett for reiser med overnatting måltidstrekk Forskuddssatsene for pensjonat og hybel/brakke/privat må justeres for måltider Pensjonat eller hybel/brakke uten kokemuligheter Hybel/brakke med kokemuligheter eller privat Full sats Frokost 20% Lunsj 30% Middag 50%

57 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Forskuddstrekkregler Diett for reiser med overnatting måltidstrekk Eksempel privat overnatting og dekket lunsj Statens sats Måltidstrekk Utbetalt Krav Trekkfritt Trekkpliktig

58 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Arbeidsgiveravgift Det skal beregnes arbeidsgiveravgift i den samme utstrekning som det skal beregnes forskuddstrekk Innrapportering i a-meldingen Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting må innrapporteres i a-meldingen Dette gjelder både når godtgjørelsen er trekkfri, og når den er trekkpliktig

59 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Innrapportering i a-meldingen Overnatting på hotell Type fordel Lønnsbeskrivelse Antall Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Reise kost med overnatting på hotell Døgn Nei Nei

60 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Innrapportering i a-meldingen Overnatting på pensjonat eller hybel/brakke uten kokemuligheter Type fordel Lønnsbeskrivelse Antall Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Reise kost med overnatting på pensjonat Døgn Nei Nei

61 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Innrapportering i a-meldingen Overnatting på hybel/brakke uten kokemuligheter eller privat Type fordel Lønnsbeskrivelse Antall Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Reise kost med overnatting på hybel/brakke/privat Døgn Nei Nei

62 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Innrapportering i a-meldingen Trekkpliktig overnattingsdiett Type fordel Lønnsbeskrivelse Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Reise kost Ja Ja

63 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Eksempel overnatting på hotell En ansatt er på en tjenestereise i Norge som varer fra mandag kl 09:00 til onsdag kl 16:00. På reisen bor du på hotell. Vedkommende får diett etter særavtalene i staten. Han kan kreve: 3 døgn av kr 710 kr frokoster av kr 142 kr 284 Sum kr Hele dietten er trekkfri fordi vedkommende har bodd på hotell.

64 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Eksempel overnatting på hotell Type fordel Lønnsbeskrivelse Antall 3 Beløp Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Reise kost med overnatting på hotell Nei Nei

65 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Eksempel overnatting på pensjonat En ansatt er på en tjenestereise i Norge som varer fra mandag kl 09:00 til onsdag kl 16:00. På reisen bor du på et pensjonat. Vedkommende får diett etter særavtalene i staten. Han kan kreve følgende diett: 3 døgn av kr 710 kr Herav trekkfritt: 3 døgn av kr 307 kr 921 Trekkpliktig kr 1.209

66 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Eksempel overnatting på pensjonat Type fordel Lønnsbeskrivelse Antall Beløp Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Utgiftsgodtgjørelse Reise kost med overnatting på pensjonat Nei Nei Reise kost Ja Ja

67 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Eksempel overnatting på privat En ansatt er på en tjenestereise i Norge som varer fra mandag kl 09:00 til onsdag kl 16:00. På reisen bor vedkommende privat. Vedkommende får diett etter særavtalene i staten. Han kan kreve følgende diett: 3 døgn av kr 710 kr Herav trekkfritt: 3 døgn av kr 200 kr 600 Trekkpliktig kr 1.530

68 Diettgodtgjørelse for reiser med overnatting Eksempel overnatting på pensjonat Type fordel Lønnsbeskrivelse Antall Beløp Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Utgiftsgodtgjørelse Reise kost med overnatting på hybel/brakke/ privat Nei Nei Reise kost Ja Ja

69 Nattillegg og overnattingsdekning

70 Overnatting / ulegitimert nattillegg Utgifter til overnatting når arbeidstaker er på tjenestereise kan dekkes på følgende måter: Ulegitimert nattillegg Reise på regning

71 Overnatting / ulegitimert nattillegg Statens særavtaler Ulegitimert nattillegg Nattillegg er en godtgjørelse til dekning av overnattingsutgifter når arbeidstaker er på tjenestereise Nattillegg er kun aktuelt på tjenestereiser i Norge

72 Overnatting / ulegitimert nattillegg Statens særavtaler Nattillegg på reiser i Norge Nattillegg utbetales ved overnatting utenfor hjemmet når arbeidstaker ikke har fått dekket overnattingsutgifter etter regning og arbeidsgiver ikke har sørget for annen overnatting Det er ikke stilt krav til minimumslengde på overnattingsperioden Hver enkelt overnatting må vurderes konkret

73 Overnatting / ulegitimert nattillegg Statens særavtaler Ulegitimert nattillegg Sats kr 430 pr natt Ikke noe krav til dokumentasjon av hvor mye utgifter du har hatt (da det er en ulegitimert sats) Men, må likevel skrive en reiseregning

74 Overnatting / ulegitimert nattillegg Statens særavtaler Nattillegg på reiser i Norge Det skal ikke gis nattillegg når Overnattingen er refundert etter regning Arbeidsgiver faktureres for overnattingen Arbeidsgiver ordner tilfredsstillende overnatting på annen måte Arbeidstaker har overnattet i eget hjem, hybel eller hytte Det er dekket sovekupe på tog, lugar på båt, el.

75 Overnatting / ulegitimert nattillegg Statens særavtaler Reiser i utlandet Ikke rett til nattillegg på reiser til utlandet Overnattingsutgifter på reise i utlandet kan kun dekkes etter regning

76 Overnatting / ulegitimert nattillegg Trekkreglene for nattillegg i Norge Vilkår for trekkfritak 1. På reise for arbeidsgiver 2. Følge bestemmelsen i Særavtale for reiser innenlands 3. Ikke overstige Skattedirektoratets sats (kr 430 pr natt) 4. Skriver en tilfredsstillende reiseregning

77 Overnatting / ulegitimert nattillegg Trekkreglene for nattillegg i Norge Reiseregningskrav Navn og adresse på arbeidstaker Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst Formål Hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på Type losji Underskrift

78 Overnatting / ulegitimert nattillegg Trekkregler nattillegg i utlandet Må levere originalbilag fra overnattingsstedet Se senere under tema Refusjon for krav til bilag

79 Overnatting / ulegitimert nattillegg Arbeidsgiveravgift Det skal beregnes arbeidsgiveravgift i den samme utstrekning som det skal beregnes forskuddstrekk av nattillegget Innrapportering i a-meldingen Trekkfritt nattillegg på reise i Norge innrapporteres slik Type fordel Lønnsbeskrivelse Antall Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Reise nattillegg Døgn Nei Nei

80 Overnatting / ulegitimert nattillegg Innrapportering i a-meldingen Trekkpliktig nattillegg på reise i Norge innrapporteres slik Type fordel Lønnsbeskrivelse Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Reise losji Ja Ja

81 Bilgodtgjørelse

82 Bilgodgjørelse Statens særavtale Satser Kjørelengde Satser km 4,10 pr km Over km Tillegg for de med arbeidssted i Tromsø 3,45 pr km 0,10 pr km Ved kjøring i utlandet gis det kilometergodtgjørelse med de samme satser som i Norge

83 Bilgodgjørelse Statens særavtale Satser - tillegg til bilgodtgjørelsen Tillegg Passasjertillegg Tilhengertillegg Skogs- og anleggsvei Satser 1,00 pr km pr. passasjer 1,00 pr km 1,00 pr km

84 Bilgodgjørelse Statens særavtale Tillegg til bilgodtgjørelsen Passasjertillegg Passasjer må være på oppdrag for vår arbeidsgiver Navn på passasjer må fremgå Tilhengertillegg Kan fås uavhengig av hvem som eier tilhengeren Kan også få tillegget dersom følgende fraktes inne i bilen dersom Varer/utstyr som veier mer enn 150 kg Omfang på minst 0,5 kubikkmeter Smussete, skittent, etsende, eller stikker ut av bilen Skogs- og anleggsvei Tillegget gjelder for kjøring på bygge- og anleggsplasser, skogsbilveier o.l. hvor bilen utsettes for ekstra slitasje

85 Bilgodgjørelse Statens særavtale Satser - andre skyssmidler Transportmiddel Motorsykkel over 125 ccm Snøscooter og ATV Båt med motor Moped, motorsykkel, opp t.o.m. 125 ccm og andre motoriserte fremkomstmidler El bil Satser 2,95 pr km 7,50 pr km 7,50 pr km 2,00 pr km 4,20 pr km

86 Bilgodgjørelse Forskuddstrekk vilkår for trekkfritak Reisen må være en yrkesreise Må følge Skattedirektoratets forskuddssatser Må være tilfredsstillende legitimert

87 Bilgodgjørelse Forskuddstrekk Skattedirektoratets forskuddssatser Reiser med bil Reise i Norge km. Kr 3,80 pr. km. Over km. Kr 3,45 pr. km. Reiser i utlandet Uansett kjørelengde Kr 3,80 pr. km. De trekkfrie satsene gjelder også ved bruk av El-bil og Arbeidstakere med arbeidssted i Tromsø Ved bruk av andre transportmidler gis trekkfritak inntil statens satser, f eks motorsykkel

88 Bilgodgjørelse Forskuddstrekk Skattedirektoratets forskuddssatser Eksempel En ansatt er på en yrkesreise. Har avtale om å få betalt etter satsene i statens særavtale. Hun har ikke kjørt over km. Denne dagen har hun kjørt 250 km. Ordinær kilometersats 250 km x kr 4,10 Kr Herav skattefritt 250 km x kr 3,80 Kr 950 Trekkpliktig Kr 75

89 Bilgodgjørelse Forskuddstrekk Skattedirektoratets forskuddssatser Eksempel En ansatt er på en yrkesreise. Har avtale om å få betalt etter satsene i statens særavtale. Hun har arbeidssted i Tromsø. Hun har ikke kjørt over km. Denne dagen har hun kjørt 250 km. Ordinær kilometersats 250 km x kr 4,10 Kr Tillegg for Tromsø 250 km x kr 0,10 Kr 25 Sum bilgodtgjørelse Kr Herav skattefritt 250 km x kr 3,80 Kr 950 Trekkpliktig Kr 100

90 Bilgodgjørelse Forskuddstrekk - legitimasjonskravene Navn, adresse og underskrift Dato for både avreise og hjemkomst Formålet med reisen Hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på Fremstilling av reiseruten med angivelse av Utgangspunkt og endepunkt på reisen Lokal kjøring på oppdragsstedet Årsaken til omkjøringer Totalt antall kilometer på reisen

91 Bilgodgjørelse Arbeidsgiveravgift Det skal beregnes arbeidsgiveravgift i den samme utstrekning det skal beregnes forskuddstrekk

92 Bilgodgjørelse Innrapportering i a-meldingen Ordinær skyssgodtgjørelse innrapporteres slik Godtgjørelse Type fordel Lønnsbeskrivelse Antall Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Bilgodtgjørelse Utgiftsgodtgjørelse Kilometergodtgjørelse bil Kilometer Nei Nei El-bil Utgiftsgodtgjørelse Kilometergodtgjørelse bil El-bil Kilometer Nei Nei Trekkpliktig bilgodtgjørelse Utgiftsgodtgjørelse Kilometergodtgjørelse bil Kilometer Ja Ja

93 Bilgodgjørelse Innrapportering i a-meldingen Tillegg til bilgodtgjørelsen Godtgjørelse Type fordel Lønns-beskrivelse Antall Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Passasjertillegg Utgiftsgodtgjørelse Kilometergodtgjørelse passasjertillegg Kilometer Nei Nei Tilhengertillegg Utgiftsgodtgjørelse Kilometergodtgjørelse andre fremkomstmidler Kilometer Nei Nei Skogs- og anleggsvei Utgiftsgodtgjørelse Kilometergodtgjørelse andre fremkomstmidler Kilometer Nei Nei Andre fremkomstmidler Utgiftsgodtgjørelse Kilometergodtgjørelse andre fremkomstmidler Kilometer Nei Nei

94 Yrkesreiser og arbeidsreiser Reise mellom bolig og fast arbeidssted Arbeidsreiser Reiser mellom faste arbeidssteder Både når de faste arbeidsstedene er i samme arbeidsforhold og når de er i forskjellige arbeidsforhold

95 Yrkesreiser og arbeidsreiser Reise mellom bolig og ikke-fast arbeidssted Yrkesreiser Reise mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted Reise mellom ikke-faste arbeidssteder

96 Yrkesreiser og arbeidsreiser Overnattingsreiser Yrkesreiser omklassifiseringer Reiser hvor skattyteren overnatter utenfor boligen, er å anse som yrkesreise når overnattingen er begrunnet i utførelsen av arbeidet Dette inkluderer reisen fra boligen til arbeidsstedet før viderereise og fra arbeidssted til bolig på hjemreisen Oppdrag på vei til eller fra fast arbeidssted Ved reise til eller fra fast arbeidssted via et ikke-fast arbeidssted, skal kun merreisen sees på som en yrkesreise Dette kan for eksempel være når arbeidstaker har oppdrag på vei til eller fra det faste arbeidsstedet

97 Yrkesreiser og arbeidsreiser Yrkesreiser omklassifiseringer Kort opphold på fast arbeidssted før viderereise/hjemreise Reise fra bolig til fast arbeidssted er yrkesreise dersom skattyter oppholder seg på arbeidssted i kort tid, og ikke utfører alminnelig arbeid under oppholdet Tilsvarende gjelder for returreise til bolig, via det faste arbeidsstedet, få fremt oppholdet her også er kortvarig Tilkalling Reise fra det sted skattyter oppholder seg til fast arbeidssted defineres som yrkesreise når reisen foretas på grunn av nødvendig tilkalling utenom ordinær arbeidstid Tilsvarende gjelder for returreise

98 Yrkesreiser og arbeidsreiser Frakt av arbeidsutstyr Yrkesreiser omklassifiseringer Reise mellom bolig og fast arbeidssted kan anses som yrkesreise når arbeidet regelmessig gjør det påkrevd å frakte med seg arbeidsutstyr, varer o.l. på reisen og frakten må foretas med bil, f.eks. fordi utstyret, varene mv. er: Tungt og/eller omfangsrikt Ikke lagringsmuligheter på arbeidsstedet Usikker lagring pga hærværk, tyveri, ol. Regelmessig vedlikehold av utstyret hjemme hos ansatt Må ha med seg utstyret av hensyn til beredskap i hjemmet, og utstyret ikke kan hentes på arbeidsstedet av tidshensyn

99 Yrkesreiser og arbeidsreiser Hva er et fast arbeidssted? Sted hvor skattyter normalt utfører sitt arbeid Ett arbeidssted Flere arbeidssteder Har arbeidstaker bare ett arbeidssted han normalt jobber vil dette være det faste arbeidsstedet Selv om vedkommende sjeldent er der Dersom arbeidet normalt utføres på flere arbeidssteder skal det stedet hvor det meste av arbeidstiden tilbringes være det faste arbeidsstedet Vurdering foretas for hver kalendermåned Kan dermed kun ha ett fast arbeidssted etter denne regelen til enhver tid

100 Yrkesreiser og arbeidsreiser Hva er et fast arbeidssted? Sted hvor skattytere ikke normalt utfører sitt arbeid, men som likevel er det samme i en sammenhengende periode på mer enn to uker (to-ukersregelen) Gjelder fra første dag Oppmøtested for tildeling av og/eller forberedelse til arbeidsoppdrag når oppmøtestedet er det samme i en sammenhengende periode på mer enn to uker Disse kommer i tillegg til fast arbeidssted omtalt på forrige side, der hvor arbeidstaker normalt jobber

101 Yrkesreiser og arbeidsreiser Hva er et ikke-fast arbeidssted? Sted hvor skattyter ikke normalt utfører sitt arbeid Forutsatt at oppholdet på dette stedet ikke er mer enn 2 uker sammenhengende Oppmøtested for tildeling av og/eller forberedelse til arbeidsoppdrag når oppmøtestedet er det samme i en sammenhengende periode på maksimalt to uker

102 Yrkesreiser og arbeidsreiser To-ukers regelen - avbrudd Arbeidsfravær på mer enn 3 dager skaper avbrudd Sykdom, ferie, avspasering, mm Generelle fridager regnes ikke med i 3 dagersperioden, herunder, lørdager, søndager, helligdager, ol Fravær en dag for å utføre arbeid et annet sted i samme arbeidsforhold mv. vil avbryte toukersfristen umiddelbart Er det et avbrudd starter en ny vurdering dersom arbeidstaker kommer tilbake til samme sted

103 Utgiftsrefusjoner/reise på regning

104 Utgiftsrefusjoner/reise på regning Trekkreglene for refusjon av tjenesteutgifter følger av skattebetalingsforskriften Med tjenesteutgifter menes nødvendige merutgifter som påløper i forbindelse med utførelse av arbeidet Dette må normalt avgrenses mot dekning av private utgifter Refusjon av private utgifter er alltid skattepliktig og skal rapporteres som lønn

105 Utgiftsrefusjoner/reise på regning Refusjon av utgifter dokumentert med kvittering eller annet originalbilag Trekkfritt når bilaget vedlegges arbeidsgivers regnskap Angivelse på bilaget evt reiseregningen Navn Alle navnene om utgiften også omfatter flere personer Formålet Arrangement

106 Utgiftsrefusjoner/reise på regning Refusjon av utgifter dokumentert med kvittering eller annet originalbilag Ved refusjon av bevertningsutlegg/representasjonsutlegg skal det i tillegg angis Formålet med bevertningen Navnet på personen bevertningen omfatter Navnet på den virksomhet personen representerer

107 Utgiftsrefusjoner/reise på regning Refusjon av utgifter dokumentert med kvittering eller annet originalbilag Krav til bilaget elektroniske bilag Arbeidstaker kan levere både papirbilag og elektroniske bilag Elektroniske bilag tilfredsstiller kravet til bilag når dokumentasjonen er utstedt i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av dokumentasjonen Pdf-filer, Html-filer og bildefiler anses som tilfredsstillende bilag

108 Utgiftsrefusjoner/reise på regning Elektroniske billetter til flyreiser Arbeidstaker må levere en reisebeskrivelse som dokumentasjon for at refusjon skal kunne foretas trekkfritt Reisebeskrivelsen skal gis av reiseselskapet (f.eks. flyselskapet) etter at reisen er foretatt, og reisebeskrivelsen må inneholde følgende opplysninger: foretatte reiser arbeidstakers navn tid og sted for avreise og ankomst pris på reisen

109 Utgiftsrefusjoner/reise på regning Elektroniske billetter til flyreiser Kan ikke reisebeskrivelse fra reiseselskapet innhentes, kan utgiftene dokumenteres med utskrift fra kreditt- eller bankkort som viser at reisen er betalt Fremkommer reisestrekning, dato og navn på utskriften, vil utskriften være tilfredsstillende dokumentasjon Dersom kreditt- eller bankkortutskriften ikke inneholder opplysninger om reisestrekning, navn og dato, må det i tillegg legges ved bestillingsbekreftelse eller reisedokument og boardingkort eller setekvittering.

110 Utgiftsrefusjoner/reise på regning Reise med kollektive transportmidler Togbillett ut over ordinær pris Ved papirbillett må bilaget leveres til arbeidsgiver Kan skanne og oversende bilaget elektronisk Andre utgifter til kollektive transportmidler herunder ordinær pris på tog Ikke krav om å levere originalbilag/kvittering Noen arbeidsgivere har likevel satt som krav at dette skal innleveres (pga fradrag for merverdiavgift) Trekkfritt dersom utgiftene spesifiseres på reiseregning

111 Utgiftsrefusjoner/reise på regning Reise med kollektive transportmidler Krav til reiseregningen Arbeidstakers navn, adresse og underskrift Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst Formål Hvilke arrangementer den reisende har deltatt på Hvilket kommunikasjonsmiddel som er benyttet Billettpris på strekningen

112 Utgiftsrefusjoner/reise på regning Nødvendige småutgifter Trekkfritt dersom utgiftene spesifiseres på en reiseregning F.eks. Bompenger Tunnelavgift Broavgift Parkometer Bagasjeoppbevaring Ol.

113 Utgiftsrefusjoner/reise på regning Nødvendige småutgifter Krav til reiseregningen Arbeidstakers navn, adresse og underskrift Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst Formål Hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt Arten av utgiften spesifiseres enkeltvis Beløp pr utgiftsart

114 Utgiftsrefusjoner/reise på regning Arbeidsgiveravgift Fritatt for arbeidsgiveravgift i den utstrekning det foreligger fritak for forskuddstrekk Innrapportering på a-meldingen Fritatt for rapportering i den utstrekning det foreligger fritak for forskuddstrekk Ved trekkplikt må refusjonen rapporteres slik Type fordel Lønnsbeskrivelse Trekkplikt Grunnlag for arbeidsgiveravgift? Utgiftsgodtgjørelse Annet Ja Ja