Rapport reiseutgifter

Transkript

1 Rapport 01/2008 R Rapport reiseutgifter Januar 2008

2 PUBLIKASJONER FRA TRONDHEIM KOMMUNEREVISJON: F = Forvaltningsrevisjon R=Regnskapsrevisjon 01/ F Offentlige anskaffelser i Trondheim kommune 02/ R Sosiale tjenester 03/ R Sosiale lån 04/ R Bruk av GAT-turnus i Trondheim kommune - kartleggingsprosjekt 05/ F Håndtering av de etiske retningslinjene i Trondheim kommune hvordan blir disse fulgt opp og brukt? 06/ R Kartlegging av innkjøpsrutiner 07/ F Innføring av miljøledelse i Trondheim kommune 08/ R Revisjonsrapport Trondheim kommunes årsregnskap / F Enhetslederes kompetanse på de generelle ansvarsområdene 10/ F Forvaltningsrevisjon av Olavshallen AS 11/ F Forvaltningsrevisjon av Trondheim Kino AS 12/ F Trondheim eiendom og offentlige anskaffelser vedlikehold 01/ R Rapport reiseutgifter 02/ R Utfordringer knyttet til innføring av nytt elektronisk barnevernssystem i Trondheim kommune 03/ R Omsorgslønn For mer informasjon om Trondheim kommunerevisjon og våre rapporter, se: Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 1

3 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen Reiseutgifter. Revisjonen har gjennom sin risiko og vesentlighetsvurdering valgt å foreta en gjennomgang av håndteringen av reiseutgifter i Trondheim kommune i Det er viktig å ha gode rutiner rundt reiseutgifter for å sikre at krav i skatteloven, regnskapsforskrifter og reiseregulativ etterleves. Kommunen har innført AD-travel, et datasystem som blant annet benyttes til elektronisk utfylling av reiseregninger. Undersøkelsen er foretatt i perioden oktober desember i 2007 av Anne-Margit Eide Schjølberg og Tove Meland. Rådmannen har hatt rapporten til høring. Rådmannens svar følger vedlagt i sin helhet i kapittel 3. Trondheim dato Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Anne-Margit E. Schjølberg revisor Tove Meland revisor Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 2

4 INNHOLDSFORTEGNELSE SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FORMÅL OG PROBLEMSTILLING VURDERINGSKRITERIER METODE BEHANDLES REISEUTGIFTER I TRONDHEIM KOMMUNE I HENHOLD TIL GJELDENDE LOVER, FORSKRIFTER OG INTERNE RETNINGSLINJER? BLIR DET SKREVET REISEREGNINGER FOR ALLE REISER?...8 Revisjonens vurdering og anbefaling ER REISEREGNINGENE RIKTIG UTFYLT?...9 Revisjonens vurderinger og anbefalinger ER KOMMUNENS REISEUTGIFTER TILFREDSSTILLENDE DOKUMENTERT?...11 Revisjonens vurderinger og anbefalinger ER REISEREGNINGENE ATTESTERT OG ANVIST?...12 Revisjonen vurdering og anbefaling ER REISEREGNINGENE TILFREDSTILLENDE ARKIVERT?...13 Revisjonens vurdering og anbefaling RÅDMANNENS HØRINGSUTTALELSE REVISJONENS KOMMENTARER TIL RÅDMANNENS SVAR...15 VEDLEGG BESKRIVELSE AV PROSEDYRER VED BRUK AV AD-TRAVEL...16 VEDLEGG GJELDENDE LOVER, FORSKRIFTER, RUTINER OG RETNINGSLINJER...17 Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 3

5 Sammendrag Bakgrunn Det har i flere år vært fokus på lederes forhold til reiseregninger i offentlig virksomhet. Ledere har fått kritikk på grunn av manglende / mangelfulle reiseregninger og reiser har i noen tilfeller hatt preg av privat karakter. Revisjonen har med bakgrunn i våre risiko og vesentlighetsvurderinger i 2007 valgt å foreta en gjennomgang av reiseregninger og reiseutgifter i Trondheim kommune. Kommunen har tatt i bruk det elektroniske systemet AD-travel til å utarbeide og godkjenne reiseregninger og revisjonen ønsket å se hvordan rutinen for reiseutgifter i kommunen fungerer i daglig drift. Problemstillinger, vurderingskriterier og metodisk tilnærming Hovedproblemstillingen for undersøkelsen er å undersøke om det et etablert tilfredstillende rutiner for behandling av reiseutgifter i tråd med gjeldende regelverk på området, og at rutinene fungerer i praksis. For å vurdere om kommunen har tilfredsstillende rutiner er følgende krav til reiseutgifter anvendt som vurderingskriterier: Blir det skrevet reiseregninger for alle reiser? Er reiseregningene riktig utfylt? Er kommunens reiseutgifter tilfredsstillende dokumentert? Er reiseregningene attestert og anvist? Er reiseregningene tilfredstillende arkivert? Metodisk er undersøkelsen todelt: en gjennomgang av reiseregninger for et utvalg av kommunaldirektører, rådgivere og enhetsledere. en gjennomgang av reiseutgifter som er belastet kommunen direkte gjennom fakturaer, betaling med kredittkort og utgiftsrefusjoner som er direkte utbetalt gjennom lønnsystemet NLP. Resultat, vurderinger og anbefalinger Blir det skrevet reiseregninger for alle reiser? Revisjonens gjennomgang har avdekket at det ikke fylles ut reiseregninger for alle reiser som gjennomføres i kommunens tjeneste. Dette er i strid med kommunens egne retningslinjer og kan medføre rapportering av feil antall reisedøgn i forhold til kommunens forsikringsordning. Dette er også i strid med statens reiseregulativ som krever innsendelse av reiseregning selv om andre har dekket utgiftene for den reisende. Kommunen bør ha oppfølging av at ansatte leverer inn reiseregning for alle reiser slik det kreves i kommunens retningslinjer og statens reiseregulativ Er reiseregningene riktig utfylt? Vi har sett at AD-travel ikke krever utfylt adresse på overnattingssted. For å få fritak for forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser er det et vilkår at legitimasjonskravene Forskrift om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelse, 3 følges (i forskrift av ). Her kreves det navn og adresse på overnattingsstedet. Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 4

6 Ved utfylling av kilometergodtgjørelse ved bruk av egen bil er det mulig å legge inn antall kjørte kilometer direkte i en reiseregning uten å gå via registrering i AD-travels kjørebok. Det kreves da ikke utfylt formål og beskrivelse av reiserute. Reiserute kreves utfylt i følge forskrift om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelse 3. Det bør vurderes om AD-travel tilfredsstiller kravene i forskriften om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelse (forskrift av ) av ) med hensyn til dokumentasjon av hotellopphold ved at det ikke kreves utfylt adresse på hotellet. Det bør også vurderes om AD-travel tilfredsstiller kravene i forskrift om forskuddstrekk og statens reiseregulativ når det gleder legitimasjon av kjøring som registreres direkte i reiseregning når det gjelder beskrivelse av kjøreruten. Er kommunens reiseutgifter tilfredsstillende dokumentert? De kontrollerte reiseregningene som gjelder rådgivere og kommunaldirektører hadde god dokumentasjon av formål med reisen. Program som dokumenterer faglig innhold ved studiereiser, kurs, seminarer o.l var i de fleste tilfeller vedlagt reiseregningene. Reiseregningene til enhetslederne som har deltatt på seminarer, kongresser eller studieturer, var imidlertid ikke like godt dokumentert. Vi fant få reiseregninger for slike reiser for enhetsledere som var dokumentert med program som viser faglig innhold. For billettløse reiser med fly (elektronisk billett), må den reisende istedenfor billettstamme levere en reisebeskrivelse som er utarbeidet av flyselskapet etter at reisen er foretatt. Det er ikke tilstrekkelig å bare legge ved utskrift av den elektroniske billetten. Dette gjelder reiser der den ansatte har betalt flyreisen selv og skal ha denne refundert fra arbeidsgiver. Revisjonen fant ingen reisebeskrivelser fra flyselskap vedlagt de kontrollerte reiseregningene. Revisjonen konstaterer at det for de fleste av de kontrollerte fakturaene vedrørende personalseminarer, kurs og konferanser som er bokført direkte i kommunes regnskap mangler dokumentasjon av faglig innhold. Dersom det ved et bokettersyn i kommunen oppstår tvil om det faglige innholdet ved slike reiser kan det bli spørsmål om fordelsbeskatning av deltakerne. Der det er heller ingen kobling mellom de fakturaene som er bokført direkte i regnskapet, for eksempel hotellopphold og flyreiser, og de reiseregningene som skal dokumentere hvem som har reist og formålet med reisen. Kommunen bør utarbeide felles retningslinjer som stiller krav til hvilken dokumentasjon som skal vedlegges en reiseregning for at kommunen skal kunne tilfredstille kravene til dokumentasjon. Revisjonen anbefaler i denne forbindelse at program / agenda vedlegges reiseregningene for reiser som gjelder kurs, konferanser, seminarer og studieturer. Kommunen bør utarbeide retningslinjer for hvilken dokumentasjon som skal kreves vedlagt kommunens reiseutgifter som er fakturert kommunen eller betalt med kredittkort og bokført direkte i regnskapet for å sikre at kravene i skatteloven etterleves med hensyn til at dokumentasjon av faglig innhold ved seminarer, konferanser, studieturer og lignende. Alternativt utarbeide retningslinjer for tilfredsstillende kobling mellom reiseutgifter som er dekket av Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 5

7 kommunen ved faktura eller betalt med kredittkort for hotellopphold og flyreiser og de reiseregningene som skal dokumentere formål med reisen og lignende. Er reiseregningene attestert og anvist? Revisjonen ser det som en forbedring av den interne kontrollen at kommunen har tatt i bruk ADtravel som automatisk styrer reiseregningen til bemyndigede personer for attestasjon og anvisning. Det sikrer at det ikke utbetales godtgjørelse for reiseregninger gjennom AD-travel som ikke er attestert og anvist. Når det gjelder manuelt utfylte reiseregninger så vil disse imidlertid ikke være sikret attestasjon og anvisning på samme måte som elektroniske reiseregninger gjennom AD-travel. Revisjonen anbefaler at det ikke godtas manuelle reiseregninger fra ansatte som har tilgang til AD-travel. Er reiseregningene tilfredstillende arkivert? Revisjonen har sett at praksis for arkivering av bilagskonvoluttene med dokumentasjon for reiseregningene er ulik. Kommunale regnskapsforskrifter og bokføringsloven krever toveis kontrollspor mellom dokumentasjon og pliktig regnskapsrapportering. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det i følge bokføringslovens 10 være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter. Kommunen bør innføre felles retningslinjer for hvordan bilagskonvoluttene med dokumentasjon av reiseutgiftene skal arkiveres for å sikre at sporbarheten mellom regnskapsdokumentasjonen og regnskapsrapporteringen er tilfredsstillende ved alle enheter, jfr. kravene Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og Lov om bokføring (Bokføringsloven). Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 6

8 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Det har i flere år vært fokus på lederes forhold til reiseregninger i offentlig virksomhet. Ledere har fått kritikk på grunn av manglende / mangelfulle reiseregninger og reiser har i noen tilfeller hatt preg av privat karakter. Det er ofte ledelsen som reiser mest i en virksomhet, og det er ledelsen som setter standarden for hvordan kvaliteten på reisedokumentasjonen skal være når de i sin tur skal godkjenne reiseregninger for sine ansatte. Revisjonen har på bakgrunn i våre risiko og vesentlighetsvurderinger valgt å foreta en gjennomgang av reiseregninger og reiseutgifter i Trondheim kommune. Kommunen har tatt i bruk det elektroniske systemet AD-travel til å utarbeide og godkjenne reiseregninger og revisjonen ønsket å se hvordan rutinen for reiseutgifter i kommunen fungerer etter at dette systemet er tatt i bruk. 1.2 Formål og problemstilling Rundt godkjenning og utbetaling av reiseregninger og bokføring av reiseutgifter er det etablert flere sett med regler og rutiner som kommunen må tilfredsstille. Formålet med undersøkelsen er å vurdere og teste om kommunen etterlever de krav som lover, forskrifter og rutiner stiller til håndtering av reisutgifter. Revisjonen mener det er viktig at kommunen har etablert gode rutiner for å sikre at kommunene etterlever gjeldende regelverk, forhindre at ansatte får utbetalt urettmessige godtgjørelse og sørge for at etterkontroll på området er mulig. Hovedproblemstillingen for undersøkelsen er derfor konsentrert til det å undersøke om det et etablert tilfredstillende rutiner for behandling av reiseutgifter i tråd med gjeldende regelverk på området. 1.3 Vurderingskriterier I valg av vurderingskriterier tar vi utgangspunkt i de krav som fremkommer i kommunens reiseregulativ, krav fra skattemyndighetene og krav til bokføring. Krav til behandling og bokføring av reiseutgifter fremkommer i følgende dokumenter: kommunens rundskriv nr 02/2003 Reiseregulativet, endringer i satser og innrapportering til reiser foretatt f.o.m januar 2003 statens reiseregulativ som benyttes av kommunen. Forskrift om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelse av skatteloven Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og lov om bokføring samt forskrift om bokføring Deler av aktuelle lover, forskrifter og reglement er tatt inn i vedlegg 2. Med utgangspunkt i dette er reiseregningene vurdert etter følgende kriterier: Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 7

9 Blir det skrevet reiseregninger for aller reiser? Er reiseregningene riktig utfylt? Er kommunens reiseutgifter tilfredsstillende dokumentert? Er reiseregningene attestert og anvist? Er reiseregningene tilfredstillende arkivert? 1.4 Metode Metodisk har vi avgrenset undersøkelsen til en gjennomgang av reiseregninger for et utvalg av kommunaldirektører, rådgivere og enhetsledere. Utvalget er videre avgrenset til reiseaktivitet utført i Med disse avgrensningene omfatter undersøkelsen en gjennomgangen av 88 reiseregninger, noe vi mener er tilstrekkelig for å avdekke svakheter med ved den interne kontrollen. Undersøkelsen er gjennomført ved å ta ut elektroniske reiseregninger fra AD-travel. Deretter er det tatt kontakt med merkantilt personale ved de aktuelle enhetene for videre gjennomgang av rutiner og dokumentasjon rundt de utvalgte reiseregningene. Reiseregninger for enhetsledere skal sendes til Personaltjenesten for attestasjon. Beskrivelse av prosedyrer ved bruk av AD-travel er tatt inn i vedlegg 1. I regelverket er det bestemmelser om at alle reiseregninger skal sendes inn selv om reisen i sin helhet er dekket av arbeidsgiver, eventuelt av andre enn arbeidsgiver. Rutiner for dette er undersøkt ved å ta ut lister over bokførte reiseutgifter i 2007 der større utgiftsposter på området er kontrollert med hensyn til dokumentasjon. Utgiftspostene er kontrollert mot bilag og på bakgrunn av informasjon om hvem som har deltatt på reisene er det undersøkt om det er sendt inn reiseregninger for disse reisene. 2. Behandles reiseutgifter i Trondheim kommune i henhold til gjeldende lover, forskrifter og interne retningslinjer? 2.1 Blir det skrevet reiseregninger for alle reiser? Ved hjelp av revisjonens analyseverktøy IDEA er det tatt ut en oversikt over reiseutgifter som er bokført i regnskapet i Med utgangspunkt i denne oversikten er 53 bilag valgt ut for kontroll. Tabell2 viser antall bilag valgt ut for kontroll Fakturert kommunen Betalt med direkte eks. hotell, kredittkort flyreiser av ansatte Utbetalt til ansatte direkte gjennom lønnsystemet Totalt 40 bilag 8 bilag 5 bilag 53 bilag De 53 bilagene vi valgte ut utgjør totalt 3,4 mill kr. Revisjonen ønsket å se om det var sendt inn reiseregninger for disse reisene i henhold til kommunens retningslinjer og statens reiseregulativ. Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 8

10 Vi forsøkte på bakgrunn av disse bilagene å identifisere hvilke personer som hadde deltatt på reisene. I de tilfeller det ikke lot seg gjøre å identifisere reisedeltakerne ut fra bilagene så innhentet vi informasjon om deltakere fra enheten. Det ble valgt ut 1 deltaker fra hver av disse reisene og vi tok ut en utskrift over alle innleverte reiseregninger i AD-travel for de aktuelle personene i I de tilfeller enhetsleder deltok på reisen, ble vedkommende valgt ut for videre oppfølging. Tabell 3: Reisedeltakere utvalgt for kontroll mot reiseregning Enhetsledere Andre Totalt personer Av disse 53 personene fant vi at 11 hadde levert reiseregning gjennom AD-travel. Ved oppslag i lønnssystement NLP for de øvrige 42 personene (herunder 39 enhetsledere) har vi undersøkt om disse personen har fått utbetalt reisegodtgjørelse for reiser i det aktuelle tidsrommet uten at det er sendt inn reiseregning. Flere av disse 42 personene har fått utbetalt reiseutgifter direkte via lønnssystemet NLP uten at vi kan se at det er levert reiseregning i AD-travel. For 21 av de 42 personene finner vi at det ikke er utbetalt reisegodtgjørelse gjennom lønnsystemet NLP i Det kan blant annet skje i de tilfeller der ansatte har deltatt på reiser / seminarer el. der alle utgifter er dekket. De har derfor muligens ikke sett det som nødvendig å sende inn reiseregning. Revisjonen valgte å gå gjennom alle manuelle reiseregninger som er registrert ved Personaltjenesten for å undersøke om noen av de 39 enhetslederne hadde levert manuelle reiseregninger i Vi fant ingen manuelle reiseregninger som relaterte seg til de reisene som vi hadde valgt ut for kontroll. Ved gjennomgangen av mappen for de manuelle reiseregningene konstaterte vi imidlertid at det i flere tilfeller var utbetalt refusjonene for reiseutgifter uten at det var fylt ut en reiseregning. Skjema for diverse lønn og trekk var benyttet ved krav om refusjon av reiseutgifter og reisemål. Formål med reisen og antall reisedøgn var ikke påført disse skjemaene. For de reisene der det var benyttet manuelle reiseregninger, manglet også noen av disse beskrivelse av formålet med reisen. Revisjonens vurdering og anbefaling Revisjonen mener det er uheldig at det ikke blir levert inn reiseregninger for alle reiser. Dette er strid med kommunens egne retningslinjer og kan medføre rapportering av feil antall reisedøgn i forhold til kommunens forsikringsordning. Dette er også i strid med statens reiseregulativ som krever innsendelse av reiseregning selv om andre har dekket utgiftene for den reisende. Revisjonen anbefaler at kommunen etablerer rutiner som sikrer at ansatte leverer inn reiseregning for alle reiser i samsvar med kommunens retningslinjer og statens reiseregulativ. Det bør ikke utbetales godtgjørelser for reiser før disse er tilfredsstillende dokumentert med reiseregning som beskriver antall døgn reisen har vart, reisemålet og formålet med reisen. 2.2 Er reiseregningene riktig utfylt? Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 9

11 Kommunens reiseregningssystem AD-travel har en elektronisk opplæring som er tilgjengelig når brukeren logger seg inn i AD-travel (som beskriver bruken av systemet). I vedlegg 1 har vi beskrevet hvilke prosedyrer som gjelder ved utfylling av reiseregninger. AD-travel styrer utfyllingen av reiseregningen ved å kreve nødvendige felter utfylt før reiseregningen kan sendes til godkjenning. Satser for diett og kilometergodtgjørelse ligger i AD-travel og godtgjørelsen til de reisende beregnes automatisk på bakgrunn av innlagt informasjon om tidspunkt for reisestart og slutt, antall kilometer kjørt og ved utenlandsturer, hvilket land som er besøkt. Utfylt reiseregning og bilag som legitimerer reisen sendes til kontroll og attestasjon / anvisning. Reiseregninger som ikke er i orden skal avslåes ved kontrollen og returneres den reisende for korreksjon. Revisjonen har ved sin gjennomgang av reiseregninger sett at AD-travel ikke krever utfylt adresse på overnattingssted. For å få fritak for forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser er det et vilkår at legitimasjonskravene er tilfredstilt jfr. Forskrift om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelse, 3 følges (forskrift av ). Her kreves det navn og adresse på overnattingsstedet. Med adresse menes konkret stedsadresse på overnattingsstedet, for eks. Britannia Hotell, Dronningens gt. 5, 7011 Trondheim. Ved utfylling av kilometergodtgjørelse ved bruk av egen bil er det mulig å legge inn antall kjørte kilometer direkte i en reiseregning uten å gå via registrering i AD-travels kjørebok. Det kreves da ikke utfylt formål og beskrivelse av reiserute. Dersom kjøringen registreres inn i AD-travels kjørebok kreves det imidlertid beskrivelse av kjørerute og formål med kjøringen. I forskrift om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelse kreves det opplyst formål med reisen og beskrivelse av kjøreruten. Vi observerte ved vår gjennomgang av reiseregninger mange eksempler på at beskrivelse av kjørerute ikke var dokumentert på reiseregningen. Ved vår kontroll av reiseregninger fant vi også noen få tilfeller der det var - betalt ut feil beløp på reiseregningen - trukket fra feil antall måltider som skal redusere utbetalingen av diett. Dette ser imidlertid ut som enkeltstående, ubevisste feil som har glippet gjennom den etterkontrollen som utføres av merkantilt personale. Revisjonens vurderinger og anbefalinger AD-travel systemet styrer utfyllingen av viktige felter i reiseregningen og er på enkelte områder selvkontrollerende. Dette er en forbedring av den interne kontrollen i forhold til manuelle reiseregninger. Den kontrollen som utføres av merkantilt personale med hensyn til utfylling av reiseregninger ser også ut til å fungere bra. Revisjonen stiller spørsmål om AD-travel tilfredsstiller kravene om legitimasjon som fremkommer i forskriften om forskuddstrekk (av ) med hensyn til dokumentasjon av hotellopphold. I AD-travel er det ikke lagt opp til å fylle ut adresse på hotell. Det bør også vurderes om AD-travel tilfredsstille kravene i forskrift om forskuddstrekk og statens reiseregulativ når det gleder legitimasjon av kjøring som registreres direkte i reiseregning når det Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 10

12 gjelder beskrivelse av kjøreruten. I Ad-travel er det ikke lagt opp til å fylle ut beskrivelse av kjørerute og formål med kjøringen i reiseregningen. 2.3 Er kommunens reiseutgifter tilfredsstillende dokumentert? Reiseutgiftene er gjennomgått i forhold til gjeldende lover, forskrifter og regler. 1. Reiseregninger gjennom AD-travel De kontrollerte reiseregningene som gjelder rådgivere og kommunaldirektører hadde god dokumentasjon av formål med reisen. Program som dokumenterer faglig innhold ved studiereiser, kurs, seminarer o.l var i de fleste tilfeller vedlagt reiseregningene. Reiseregningene til enhetslederne som har deltatt på seminarer, kongresser eller studieturer, var imidlertid ikke like godt dokumentert. Vi fant få reiseregninger for studieturer og seminarer for enhetsledere som var dokumentert med program. Ved forespørsel til merkantilt personale fikk vi opplyst at Personaltjenesten ikke krevde slike program vedlagt reiseregningene. For billettløse reiser med fly (elektronisk billett), må den reisende istedenfor billettstamme levere en reisebeskrivelse som er utarbeidet av flyselskapet etter at reisen er foretatt. Dette gjelder reiser der den ansatte har betalt flyreisen selv og skal ha denne refundert fra arbeidsgiver. Reisebeskrivelsen skal inneholde følgende opplysninger, foretatte reiser, arbeidstakers navn og adresse, tid og sted for avreise og ankomst og prisen for reisen. Revisjonen fant ingen reisebeskrivelser fra flyselskap vedlagt de kontrollerte reiseregningene der den reisende krevde refusjon av flybillett. 2. Reiseutgifter som er fakturert kommunen direkte, betalt med kredittkort eller utbetalt direkte til reisende via NLP (lønnssystemet) Vi fant at kun 3 av de 53 utvalgte bilagene hadde vedlagt dokumentasjon på faglig innhold. Til disse bilagene er det knyttet flere personer som har reist sammen. De fleste av disse bilagene gjelder reiser i forbindelse med seminarer, studiereiser, kurs ol. Ut i fra disse 53 bilagene har vi som nevnt i pkt 2.1 plukket ut 1 person fra hver reise for kontroll mot utfylt reiseregning. Kun 11 av disse personene har etter det vi kan se levert inn reiseregning i AD-travel. Av de resterende 43 personene er 39 enhetsledere. Revisjonen har gjennomgått alle manuelle reiseregninger ved Personaltjenesten i 2007, men fant ingen manuelle reiseregninger knyttet mot de aktuelle reisene. Det er ikke lagt opp til noen kobling mellom de fakturaene som er bokført direkte i regnskapet, for eksempel hotellopphold og flyreiser, og de reiseregningene som dokumenterer hvem som har reist og formålet med reisen. Revisjonens vurderinger og anbefalinger 1. Reiseregninger ved bruk av AD-travel Revisjonen konstaterer at det er ulik håndtering av reiseregninger når det gjelder kravet til dokumentasjon av reiseutgifter. Det merkantile personalet som har oppfølging av kommunaldirektører og rådgivere krever tilfredsstillende dokumentasjon av formål og faglig Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 11

13 innhold for reiseregninger. De reiseregningene som gjelder enhetsledere er imidlertid ikke like godt dokumentert. Kravene til dokumentasjon bør oppfylles over hele kommunen. Kommunen bør utarbeide felles retningslinjer som stiller krav til hvilken dokumentasjon som skal vedlegges en reiseregning for at kommunen skal kunne tilfredstille krav til dokumentasjon av faglig innhold ved studiereiser, seminarer og lignende. Det er spesielt viktig at enhetslederne har fokus på god dokumentasjon knyttet til reiseregninger da de skal godkjenne reiseregningene til sine egne ansatte. God dokumentasjon er også viktig for å kunne gjennomføre en tilfredsstillende kontroll av at det er lagt inn korrekt trekk i diett for måltider som inngår i kurs / seminarer. Kommunen etterlever, etter det revisjonen kan se, ikke forskrift om forskuddtrekk i utgiftsgodtgjørelse som krever at reisebeskrivelse fra flyselskapet (utfylt etter at reisen er gjennomført) legges ved reiseregningen som dokumentasjon ved billettløse reiser med fly. Kommunen bør innarbeide rutiner for å sikre at billettløse flyreiser som skal refunderes på bakgrunn av reiseregning blir tilstrekkelig dokumentert. 2. Reiseutgifter som er fakturert kommunen direkte, betalt med kredittkort eller utbetalt direkte til reisende via lønnssystemet NLP Revisjonen konstaterer at det for de fleste av de 53 kontrollerte bilagene mangler dokumentasjon av faglig innhold. Etter revisjonens vurdering tilfredstiller dette ikke skattemyndighetenes legitimasjonskrav. Konsekvensen av manglende dokumentasjon kan i verste fall bli fordelsbeskatning av den enkelte reisedeltaker (ved et eventuelt bokettersyn). Kommunen bør utarbeide retningslinjer for hvilken dokumentasjon som skal kreves vedlagt kommunens reiseutgifter for å sikre at kravene i skatteloven etterleves med hensyn til dokumentasjon av faglig innhold ved seminarer, konferanser, studieturer og lignende. På grunn av manglende informasjon på bokførte fakturaer når det gjelder hvem som har deltatt på reisen, formålet med reisen og manglende dokumentasjon av faglig innhold eller alternativt en kobling / referanse mellom fakturaer og reiseregninger så etterlever kommunen ikke forskrift om bokføring 5-9 vedrørende reise- og oppholdsutgifter og forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner Er reiseregningene attestert og anvist? Reisende sender elektroniske reiseregning til kontroll og attestasjon / anvisning gjennom ADtravel systemet som styrer reiseregningen til riktig bemyndiget person. Originalbilag som legitimerer reiseutgiftene legges i spesielle konvolutter som påføres enhetens navn, reiseregningens nummer i AD-travel, år, fødselsnummer, og navn på den reisende. Merkantilt personale kontrollerer reiseregningen og bilagene i tilsendt konvolutt og attesterer konvolutten. Merkantilt personale sender reiseregningen elektronisk videre til leder for anvisning dersom reiseregningen er i orden. Reiseregningen er da låst i AD-travel og kan ikke endres. Reiseregninger som ikke er i orden returneres elektronisk fra merkantilt personale til den reisende for korreksjon. En reiseregning som er utfylt i AD-travel kan ikke gå til utbetaling gjennom lønnsystemet NLP uten at bemyndiget person har anvist reiseregningen. Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 12

14 Personaltjenesten kontrollerer, attesterer og anviser reiseregninger for alle enhetslederne i kommunen. Revisjonen vurdering og anbefaling Revisjonen ser det som en forbedring av den interne kontrollen at kommunen har tatt i bruk ADtravel som automatisk styrer reiseregningen til bemyndigede personer for attestasjon og anvisning. Det sikrer at det ikke utbetales godtgjørelse for reiseregninger gjennom AD-travel som ikke er attestert og anvist. Når det gjelder manuelt utfylte reiseregninger så vil disse ikke være sikret attestasjon og anvisning på samme måte som elektroniske reiseregninger gjennom AD-travel. Vi ser at flere enhetsleder som har tilgang til AD-travel også har levert inn manuelle reiseregninger til Personaltjenesten for godkjenning. Revisjonen anbefaler at det ikke godtas manuelle reiseregninger fra ansatte som har tilgang til AD-travel. 2.5 Er reiseregningene tilfredstillende arkivert? Ved kontroll av de elektroniske reiseregningene fra AD-travel tok revisjonen kontakt med merkantilt personale ved rådmannens fagstab og Personaltjenesten for å se på dokumentasjonen som legges ved reiseregningene. Alle originalbilag som dokumenterer reiseutgiftene på reiseregningen arkiveres i spesielle konvolutter som nummereres med reiseregningens nummer i AD-travel og sendes til godkjenning og attestasjon til merkantilt personale. Bilagskonvoluttene arkiveres av merkantilt personale etter kontroll. Bokføringsloven 4.7 og kommunale regnskapsforskrifter 2 krever kontrollspor mellom dokumentasjon og pliktig regnskapsrapportering. Bokføringslovens 10 stiller krav om at bokførte opplysninger lett skal kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering og den andre veien fra regnskapsrapportering til dokumentasjonen for den enkelte bokførte opplysning. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter. Revisjonen har observert at bilagskonvoluttene for reiseregningene arkiveres på forskjellige måter ved rådmannens fagstab og Personaltjenesten. Ved rådmannens fagstab arkiveres reiseregningene med utskrift av selve reiseregningen, vedheftet bilagskonvolutten alfabetisk etter navn på person i mapper med skilleark for hver bokstav. Ved flere reiseregninger på samme person arkiveres reiseregningene i datorekkefølge for hver person. Ved Personaltjenesten arkiveres bilagskonvolutten i en eske på dato. Revisjonens vurdering og anbefaling Revisjonen kan ikke se at det er kommunisert klare regler for hvordan bilagskonvoluttene til reiseregningene skal arkiveres. Revisjonen mener at det ved Personaltjenesten ikke var en lett kontrollerbar sammenheng mellom bokførte reiseregninger og tilhørende bilagskonvolutter. Det var vanskelig å finne fram i eskene da det var uorden i datorekkefølgen. Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 13

15 Ved rådmannens fagstab der bilagskonvoluttene var satt i mapper, arkivert på alfabet med skilleark var det lett å finne fram. Kommunen bør innføre felles retningslinjer for hvordan bilagskonvoluttene skal arkiveres for å sikre at sporbarheten mellom regnskapsdokumentasjonen og regnskapsrapporteringen er tilfredsstillende, jfr. kravene i Bokføringsloven og Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner. 3. Rådmannens høringsuttalelse. Det elektroniske systemet AD-travel er innført for å bidra til forbedret intern kontroll ved håndtering av reiseutgifter i Trondheim kommune. I tillegg gir systemet enhetsleder mulighet for god oversikt over enhetens og den enkelte ansattes reiseutgifter. Det er flere fordeler ved systemet som påpekt i revisjonsrapporten. Systemet krever at nødvendige felter blir utfylt før reiseregningen kan sendes til godkjenning og oppdaterte satser for diett og kilometergodtgjørelse ligger i systemet. Dermed blir godtgjørelsen til de reisende beregnet automatisk på bakgrunn av innlagt informasjon om tidspunkt for reisestart og slutt, antall kilometer kjørt osv. Utfylt reiseregning og bilag som legitimerer reisen sendes til kontroll og attestasjon/anvisning. Reiseregninger som ikke er i orden skal avslåes ved kontrollen og returneres den reisende for korreksjon. Lønnstjenesten har i forbindelse med innføring av AD-travel og kontinuerlig etter innføringen gjennomført kurs for ledere, merkantilt personell og øvrige brukere av systemet for å legge grunnlaget for korrekt og effektiv bruk av systemet. I det følgende knyttes det kommentarer til vurderingskriteriene som er benyttet i revisjonsrapporten. Blir det skrevet reiseregninger for alle reiser Det kan synes som om kommunens rundskriv nr 02/2003 ikke er godt nok kjent i organisasjonen. Rundskrivet er tilgjengelig på kommunens interne nettsider. I forbindelse med planlagt kurs for ledere og merkantile vil det bli presisert at det skal leveres reiseregning for alle reiser, selv om dette ikke har medført utbetaling for den ansatte. Er reiseregningene riktig utfylt Det blir i revisjonsrapporten påpekt at det bør vurderes om AD-travel tilfredsstiller kravene i forskriften om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelse med hensyn til dokumentasjon av hotellopphold ved at det ikke kreves utfylt adresse på hotellet. Det samme gjelder i forbindelse med om kravene i forskrift om forskuddstrekk og statens reiseregulativ når det gjelder legitimasjon av kjøring som registreres direkte i reiseregning når det gjelder beskrivelse av kjøreturen. Disse innspillene vil bli vurdert i forbindelse med innføringen av ny ERP løsning i BRIS-prosjektet. Er kommunens reiseregninger tilfredsstillende dokumentert Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 14

16 I forbindelse med kurs i AD-travel for ledere, merkantile og andre brukere blir det informert om at formål med reisen skal fylles ut, og at det er krav om å legge ved dokumentasjon av faglig innhold og hvem som har deltatt på reisen. Det kan synes som at det er nødvendig å presisere og tydeliggjøre dette kravet. Det vil bli startet et arbeide med å utarbeide felles retningslinjer som stiller tydelige krav til hvilken dokumentasjon som skal vedlegges en reiseregning for at kommunen skal kunne tilfredsstille kravene til dokumentasjon. Dette arbeidet vil også omfatte hvilken dokumentasjon som skal kreves vedlagt kommunens reiseutgifter som er fakturert kommunen eller betalt med kredittkort og bokført direkte i regnskapet for å sikre at kravene i skatteloven etterleves. Det vil også bli tatt initiativ til å legge klare kriterier for oppfølging av reiseregningene til enhetslederne. Er reiseregningene attestert og anvist Rådmannen støtter revisjonens anbefaling om at det ikke skal godtas manuelle reiseregninger fra ansatte som har tilgang til AD-travel. Dette vil bli presisert overfor alle ansatte i Trondheim kommune som har tilgang til AD-travel. Er reiseregningene tilfredsstillende arkivert Det vil bli vurdert om felles retningslinjer/anbefalinger for hvordan bilagskonvoluttene med dokumentasjon av reiseutgiftene skal arkiveres. Vennlig hilsen Elin Rognes Solbu kommunaldirektør 4. Revisjonens kommentarer til Rådmannens svar. Revisjonen er tilfreds med at rådmannen vil iverksette tiltak i forhold til anbefalingene som fremkommer i rapporten, men forutsetter at kommunen tilfredsstiller gjeldende krav i lov og forskrift til enhver tid.. Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 15

17 Vedlegg Beskrivelse av prosedyrer ved bruk av AD-travel Opplæring Elektronisk opplæring i bruk av det elektroniske reiseregningssystemet AD-travel. Opplæringen er tilgjengelig når brukeren logger seg inn i AD-travel og beskriver bruken av systemet. Kommunen arrangerer også kurs i AD-travel som er beregnet på superbrukere, attesterere og anvisere Utfylling av reiseregninger Hver reisende fyller ut reiseregningen elektronisk ved bruk av datasystemet AD-travel. Alle enheter definerer på forhånd hvem som skal ha hvilke roller i programmet, attesterer og anviser. Dette blir lagt inn i systemet slik at regningene blir styrt til riktig rolleinnehaver. Den reisende fyller ut reiseregningen via internett og sender denne elektronisk til attesterer. Systemet krever utfylling av nødvendige felter før man kan sende reiseregningen til godkjenning som for eksempel: Reisens start og sluttdato Reisens start og sluttidspunkt Reisens formål Reiserute Navn på hotell, (hotellets adresse kreves imidlertid ikke utfylt i AD-travel) Beskrivelse av utlegg AD-travel angir med rød tekst hvilke utgifter som kreves legitimert med vedlegg. Attestasjon og anvisning av reiseregning Den reisende sender ferdig utfylt reiseregning elektronisk til kontroll og attestering / anvisning. Nødvendige bilag som dokumenterer utgifter ved reisen legges i spesielle konvolutter som påføres enhetens navn, reiseregningens nummer i AD-travel, år, fødselsnummer, og navn på den reisende. Reiseregningen og bilagene i konvolutten kontrolleres. Dersom reiseregningen er i orden sendes den elektronisk til leder for anvisning. Reiseregningen er da låst og kan ikke endres. Konvolutten med bilag sendes ikke til leder, den arkiveres på enheten, for eksempel alfabetisk eller etter dato. Reiseregninger som ikke er i orden returneres elektronisk til den reisende. Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 16

18 Reiseregninger og bilagskonvolutter for enhetsledere sendes til Personaltjenesten for kontroll / attestasjon, anvisning og arkivering. Vedlegg Gjeldende lover, forskrifter, rutiner og retningslinjer Kommunens rundskriv Kommunens rundskriv nr 02/2003 Reiseregulativet, endringer i satser og innrapportering til NLP for reiser foretatt f.o.m januar 2003 ligger på kommunes intranettsider. Dette rundskrivet regulerer satser for kostgodtgjøring og nattillegg. Rundskrivet krever utfylling av reiseregning for alle reiser, selv om det ikke medfører utbetaling. Dette blant annet på grunn av at alle reiser er dekket av kommunens forsikringsordninger, og at kommunen betaler forsikring etter antall reisedøgn Statens reiseregulativ Statens reiseregulativ benyttes av kommunen og ligger på kommunens intranett. 15 i regulativet stiller følgende krav til reiseregninger 1. Reiseregning skal skrives på fastsatt skjema og sendes til arbeidsgiver/oppdragsgiver snarest og innen 1 måned etter at reisen er avsluttet hvis ingen annen tidsfrist er bestemt. 2. Forskudd på utgifter til reisen kan anvises. Nytt forskudd skal i alminnelighet ikke anvises før forskudd fra tidligere tjenestereiser er gjort opp. 3. Hvis regning for reiser som det er mottatt forskudd for, ikke er innlevert før fristens utløp, kan forskudd helt eller delvis kreves tilbakebetalt. Dette gjøres enten kontant eller gjennom avtale om trekk i lønn. 4. Ved bruk av egen bil skal den faktiske reiserute og tid spesifiseres på reiseregningen. 5. Har ikke arbeidstakeren selv utgifter som skal dekkes etter denne særavtale, skal arbeidstakeren oppgi i reiseregningen hvem som har dekket utgiften. Arbeidstakeren som har dekket (hele) regningen, anfører på sin reiseregning hvem regningen gjelder for Krav i følge lover og forskrifter vedrørende reiseregninger a) Legitimasjonskravene til reiseregning For å få fritak for forskuddstrekk (skattetrekk) i utgiftsgodtgjørelser er det et vilkår at legitimasjonskravene i Forskrift om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelse er oppfylt (forskrift av ). 2 Trekkfritak for utgiftsrefusjoner Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 17

19 Det skal ikke gjøres forskuddstrekk i utbetalinger som kun dekker mottakerens utgifter når utgiftene dokumenteres med kvittering eller annet originalbilag som vedlegges arbeidsgivers regnskaper. Opplysninger om formålet med utgiftsdekningen og navnet på arbeidstakeren skal fremgå av bilaget eller av vedlegget til dette, eventuelt av reiseregning. For billettløse reiser med fly (elektronisk billett), må den reisende isteden for billettstamme levere en reisebeskrivelse som er utarbeidet av flyselskapet etter at reisen er foretatt. Beskrivelsen skal inneholde følgende opplysninger: - foretatte reiser - arbeidstakers navn og adresse - tid og sted for avreise og ankomst - prisen for reisen. I følge samme forskrift 3 er utgiftsgodtgjørelser til kost ved tjenestereiser med overnatting fritatt for forskuddstrekk dersom utgiftsgodtgjørelsen legitimeres med reiseregning som inneholder følgende opplysninger Arbeidstakers navn og adresse Dato og klokkeslett for både avreise og hjemkomst for hver tjenestereise. Formålet med reisen Navn og adresse på overnattingsstedet Dato for overnatting ved flere overnattingssteder. Type losji Reiseregningen skal underskrives (kan være elektronisk) Reglene for forskuddstrekk skal oppfylles på tidspunktet for utbetaling. Det er ikke nok at den ansatte fyller ut en reiseregning i ettertid, for eksempel når arbeidsgiver får bokettersyn fra skattemyndighetene. Foreligger ikke den dokumentasjon som kreves i regnskapet ved utbetaling plikter arbeidsgiver å foreta forskuddstrekk ved utbetalingen av godtgjørelsen. b) Legitimasjonskrav, kilometergodtgjørelse. Forskrift om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser 3, 5.ledd (forskrift av ) behandler bilgodtgjørelse for yrkes- eller tjenestekjøring som bare er trekkfri når godtgjørelsen utbetales som kilometergodtgjørelse etter statens reiseregulativ. Det skal fylles ut en kjøreoppgave / reiseregning som minst inneholder følgende opplysninger: arbeidstakers navn, adresse og underskrift dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise formålet med reisen fremstilling av reiseruten med angivelse av lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer, og totalt kjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller ( evt. trip-teller) ved begynnelse og slutten av hver yrkes-/tjenestereise. c) Legitimasjonskrav, studiereiser, kongresser, årsmøter, seminarer, kurs, messer mv. Arbeidsgivers dekning av utgifter til studiereiser, kongresser, årsmøter, seminarer, kurs, messer mv. er i følge Skatteloven skattefri når deltakelsen tar sikte på å Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 18

20 vedlikeholde arbeidstakers yrkesmessige kunnskaper og / eller holde arbeidstaker a jour med utviklingen i yrket. Skattefritaket er betinget av et faglig formål som er relevant for yrkesutførelsen. Det er ikke skattefritak for arrangementer av mer indirekte interesse for arbeidet. Hvis reisen kombinerer faglige formål og andre aktiviteter vil arbeidsgivers dekning av utgifter som gjelder faglige formål være skattefrie, mens utgifter som dreier seg om andre private aktiviteter ikke kan dekkes skattefritt av arbeidstaker, jfr Skattelovens 5-1. Ved vurdering av faglige formål mot andre aktiviteter, kan det legges vekt på om arbeidstaker har fulgt et organisert undervisningsopplegg. I tvilstilfeller kan man se på om den informasjonen som er oppnådd gjennom arrangementet kunne vært ervervet på annen måte og om utgiften står i rimelig forhold til utbyttet. For å kunne dokumentere riktig behandling av studiereiser, kongresser mv, for skattemyndighetene, bør arbeidsgiver kunne legge fram opplysninger om arrangementet. Opplysningene kan inneholde: hvilke emner som er behandlet tidsangivelse for hvert emne hva som er viktig for arbeidstakers jobb hva arbeidstaker faktisk har deltatt på eventuelt trykket program om arbeidstaker har fulgt et organisert opplegg hvor reisen er foretatt hvilke steder som er besøkt hva som er studert på hvert sted mv. Arrangementer i utlandet likestilles med arrangementer i Norge. Ved dekning av utgifter til skattefrie arrangementer, skal det ikke foretas forskuddtrekk eller beregnes arbeidsgiveravgift. Hvis derimot dekningen medfører skatteplikt for den ansatte, skal det foretas skattetrekk og beregnes arbeidsgiveravgift av fordelen. For å kunne vurdere om kommunens dekning av reiser og opphold for ansatte ved seminarer, studiereiser og kurs er skattefritt for den ansatte, må det ved føring av slike utgifter i kommunens regnskap som nevnt ovenfor dokumenteres at reisen har et faglig innhold Utdrag av Bokføringslovens krav til dokumentasjon. Lov om bokføring av (bokføringsloven) og Forskrift om bokføring av (Bokføringsforskriften) har til formål å sikre utarbeidelse av pålitelige og rettidige regnskapsrapporter, og sørge for at rapportering og økonomiske disposisjoner kan kontrolleres i ettertid. Bokføringsloven med tilhørende forskrift om bokføring gjelder formelt for kommunens avgiftspliktige virksomheter, de såkalte 11,1 virksomhetene. Når det gjelder kommunens ikke avgiftspliktige virksomheter er bokføringsloven ikke pålagt pr. dato. Inntil en avklaring fra Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 19

21 departementet foreligger, er det 2 i de kommunale regnskapsforskriftene som stiller krav til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Ifølge 7,6 ledd i de kommunale regnskapsforskriftene skal regnskapet føres i henhold til god kommunal regnskapsskikk. God regnskapsskikk omfatter også registrering og dokumentasjon (bokføring). I mangel av nærmere angitte bestemmelser eller uttalelser må man kunne bygge på alminnelig anerkjent god praksis for bokføring ellers i samfunnet. I praksis betyr det bokføringsloven. Denne uttalelsen støttes av Norges Kommunerevisorforbund, NKRF. Bokføringsforskriftens 5-9 omhandler reise- og oppholdsutgifter. Det skal fremgå av dokumentasjonen av reise- og oppholdsutgifter hvem utgiften omfatter, hva formålet med reisen har vært, hvilke arrangementer den reisende har deltatt på. Dokumentasjonen skal også være i samsvar med aktuelle regler i forskrift 14. oktober 1976 nr om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser. Bokføringslovens 4 og Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner 2 krever kontrollspor mellom dokumentasjon og pliktig regnskapsrapportering. Bokføringslovens 10 stiller krav om at bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering og den andre veien fra regnskapsrapportering til dokumentasjonen for den enkelte bokførte opplysning. Dokumentasjonen skal være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter. Rapport 01/2008 R - Reiseutgifter 20