Trondheim kommunerevisjon. Rapport 13/2016-R REISEREGNINGER

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Trondheim kommunerevisjon. Rapport 13/2016-R REISEREGNINGER"

Transkript

1 Trondheim kommunerevisjon Rapport 13/2016-R REISEREGNINGER

2 Forord I denne rapporten oppsummerer vi vår regnskapsrevisjon av reiseregninger. Arbeidet med prosjektet har pågått i perioden juli 2016 til november Rådmannen har hatt rapporten til høring i perioden desember Arbeidet er utført av Anne-Margit Eide Schjølberg (prosjektleder) og Mona Kristensen. Trondheim 27. desember 2016 Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Anne-Margit Eide Schjølberg regnskapsrevisor

3 Sammendrag Revisjonen har som en del av regnskapsrevisjonen i 2016 gjennomført en undersøkelse av reiseregninger og reiseutgifter i Trondheim kommune. Vi kontrollert reiseregninger som gjelder politisk- og administrativ ledelse, personer med anvisningsog attestasjonsfullmakt og øvrige ansatte Trondheim kommune. Vi har også kontrollert reiseutgifter som er utgiftsført i kommunes regnskap på grunnlag av en faktura. I undersøkelsen har vi også kartlagt, vurdert og testet den interne kontrollen i og rundt reiseregningssystemet og regnskapssystemet. Vi har også gjennomført en testutfylling av en reiseregning for å teste hvilke kontroller, krav og begrensninger som ligger i reiseregningssystemet. Revisjonens vurderinger 1) Er det etablert tilfredsstillende rutiner for behandling av reiseutgifter? Kravet i statens reiseregulativ om at ansatte som dekker utgifter for andre skal oppgi hvem de har dekket utgifter for, er ikke omtalt i kommunens rutiner for reiseregning. Revisjonen anbefaler at dette presiseres i retningslinjene. I kommunens veiledning for utfylling av reiseregning står det at man har krav på administrativ forpleining hvis alle tre måltider er dekt innenfor kostdøgnet. Dette trekkfritaket for administrativ forpleining ble avviklet fra 1. januar Kommunens veiledning må korrigeres på dette punktet. For øvrig mener revisjonen at kommunen har etablert tifredsstillende rutiner for behandling av reiseutgifter. Rutinene er lett tilgengelige i reiseregningssystemet og i Kvaliteket. Statens reiseregulativ, som er integrert i reiseregningssystemet, bygger på kravene i bokføringsforskriften og skattebetalingsforskriften. Revisjonens vurdering er at kommunens rutiner og retningslinjer for reiseutgifter tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften og skattebetalingsforskriften. 2) Er bokførte reiseutgifter gyldige, korrekte og tilfredsstillene dokumentert? Reiseregningssystemet tvinger den reisende til å opplyse om formål med reisen, hovedreisemål og reisetid. Revisjonen mener dette fører til redusert risiko for mangelfulle opplysninger på reiseregninger, og vi har her ikke avdekket uriktige eller mangelfulle opplysninger. En av de kontrollerte reiseregningene hadde ikke navn og adresse på hotellet og to av reiseregningene hadde angitt navnet, men ikke adressen til hotellet. Dette er i strid med kravene i skattebetalingsforskriften. Revisjonen mener det er et forbedringspotensiale når det gjelder dokumentasjon. Vi har funnet flere avvik på bokføringsforskriften og skattebetalingsforskriftens krav til dokumentasjon av flyreise, type arrangement og program for arrangementet. Det er viktig at de som attesterer reiseregninger kontrollerer at reiseregningene er tilfredsstillende dokumentert. Vi mener at reiseregninger som ikke er tilfredsstillende dokumentert må returneres til den reisende. Revisjonen mener det er uheldig at mange reiser ikke er etterprøvbare med hensyn til måltidstrekk. Siden hotellregningen ikke er betalt av den reisende og dermed ikke vedlagt reiseregningen, er det vanskelig å få bekreftet om frokost er inkludert i hotellprisen. Undersøkelsen viser reiseregninger der måltidstrekk ikke er i henhold til i vedlagt dokumentasjon. Revisjonen understreker at den som skal

4 attestere en reiseregning må se etter at det er gjort riktige måltidsfradrag før reiseregningen sendes til anvisning. De fleste av de kontrollerte reiseregningene hadde vedlagt kvitteringer som dokumenterte utlegg som var refundert. En reiseregning hadde utgifter som kun var dokumentert med kontoutskrift for kredittkortet, for noen få andre var det mangelfull dokumentasjon. Revisjonen understreker at de som attesterer reiseregninger må kontrollere at nødvendig informasjon er påført reiseregningen før den godkjennes og sendes til anvisning. Det er i strid med kravene i statens reiseregulativ at arbeidstaker som krever refusjon for reiseutgifter som gjelder andre enn seg selv, ikke påfører navnet på personene vedkommende har dekket reiseutgifter for. Det er i strid med skattebetalingsforskriften at ansatte som skal ha refundert flybilletter ikke dokumenterer reisen med boardingkort, reisebeskrivelse eller kredittkortkvittering utstedt av reisebyrået. Revisjonen registrerer at det er relativt få ansatte som benytter kommunens kredittkortavtale slik det er forventet i kommunens retningslinjer for tjenestereiser. Kun fire av ni kontrollerte kredittkortbrukere har betalt fly og hotell med kortet. Intensjonen med kredittkortet oppnås ikke dersom ikke alle reiseutgiftene betales med kortet og samlede reiseutgiftene refunderes på grunnlag reiseregningen. Revisjonen anbefaler at rådmannen vurderer praksisen rundt bruken av kredittkortet. Undersøkelsen viser at for en del av de kontrollerte fakturaene som dokumenterer reiseutgifter, men ikke inngår som en del av en reiseregning, var det manglende informasjon om deltaker og/eller anledning. Dette er i strid med bokføringsforskriftens 5-9 og skattebetalingsforskriftens Revisjonen understreker at dersom reiseutgifter som flybilletter eller hotell betales av kommunen på grunnlag av faktura fra leverandøren, må nødvendig informasjon påføres i kommentarfeltet i regnskapssystemet. Alternativt må det settes inn en referanse til en eventuell reiseregning eller annen dokumentasjon der nødvendig informasjon er påført. Revisjonen påpeker at den som attesterer reiseregninger og fakturaer har ansvar for å kontrollere at pliktig informasjon er påført. Revisjonen registrerer at det ikke skrives reiseregninger på reiser der alle utgifter er dekket av arbeidsgiver, for eksempel et personalseminar der arbeidsgiver dekker reise, opphold og mat. Dette innebærer at antall reisedøgn i reiseregningssystemet ikke vil være fullstendig. Det går ikke fram av kommunens rutiner for reiseregninger om det skal skrives reiseregninger i slike tilfeller. Rådmannen bør ta stilling til hvor viktig det er at antall reisedøgn i reiseregningssystemet er fullstendig. 3) Er det etablert tilfredsstillende IT-kontroller i og rundt systemene knyttet til reiseutgifter? Reiseregningssystemet beregner riktige beløp på grunnlag av de faste satsene som ligger i systemet og de data som registreres i reiseregningen. De faste satsene som ligger i systemet, som diettsatser for inn- og utland og satser for kilometergodtgjørelse, er riktige i henhold til statens satser. Systemet håndterer kravet i statens reiseregulativ om forklaring på overnattinger som koster mer enn maksimumssatsen. Reiseregningssystemet sikrer at innberetningspliktige ytelser blir innberettet. Den automatiske overføringen av data fra reiseregningssystemet til lønnsystemet for utbetaling og videre til regnskapet, fungerer. Under forutsetning av at ansatte velger riktig utgiftstype ved utfylling av reiseregning i reiseregningssystemet, vil systemet sikre riktig merverdiavgiftsbehandling. Revisjonen

5 understreker at den som attesterer en reiseregning må kontrollere at riktig utleggstype er valgt i henholdt til vedlagt dokumentasjon. Reiseregningssystemet stopper forsøk på å legge inn kredittkorttransaksjoner som er refundert tidligere. Den innebygde kontrollen fungerer. Revisjonen mener det er uheldig at reiseregningssystemet gir mulighet for å registrere hotellopphold under utlegg hvor det ikke kreves dokumentasjon av navn og adresse på overnattingssted. For å sikre at kravene i skattebetalingsforskriften etterleves bør reiseregningssystemet kun gi mulighet for å registrere overnatting under reisemål/overnatting der systemet krever at navn og adresse på overnattingsstedet fylles ut. Undersøkelsen viser at det er 82 doble fullmakter i systemet og vi har funnet to tilfeller hvor samme person har attestert og anvist. Dette er i strid med kommunens reglement for attestasjon og anvisning. Revisjonen mener systemet bør sikres slik at det ikke er mulig å tildele fullmakt som attesterer og anviser til samme person. Konklusjon Det er etablert tilfredsstillende rutiner for behandling av reiseutgifter. Statens reiseregulativ, som er integrert i reiseregningssystemet, bygger på kravene i bokføringsforskriften og skattebetalingsforskriften. Kommunens rutiner for reiseregninger er lett tilgengelige i reiseregningssystemet og i Kvaliteket. Noen svakheter er imidlertid avdekket: - Kravet i statens reiseregulativ om at ansatte som dekker utgifter for andre skal oppgi hvem de har dekket utgifter for, er ikke omtalt i kommunens rutiner for reiseregning. - I følge rutinen har de ansatte krav på administrativ forpleining dersom alle tre måltider er dekket innenfor kostdøgnet. Trekkfritak for administrativ forpleining ble avviklet fra 1.januar Kommunens veiledning må korrigeres på dette punktet. Reiseutgiftene er i hovedsak gyldige, korrekte og tilfredsstillende dokumentert. Reiseregningssystemet tvinger den reisende til å opplyse om formål med reisen, hovedreisemål og reisetid, noe som reduserer risiko for feil. De fleste av de kontrollerte reiseregningene hadde vedlagt kvitteringer som dokumenterte utlegg som var refundert. Følgende avvik er avdekket: - Tre avvik når det gjelder navn og adresse på hotellet - Mangler når det gjelder dokumentasjon av flyreise, type arrangement og program for arrangementet. En reiseregning hadde utgifter som kun var dokumentert med kontoutskrift for kredittkortet, for noen få andre var det mangelfull dokumentasjon. Undersøkelsen viser eksempler på at ansatte som skal ha refundert flybilletter ikke dokumenterer reisen med boardingkort, reisebeskrivelse eller kredittkortkvittering utstedt av reisebyrået - Mange av de kontrollerte reiseregningene er ikke etterprøvbare med hensyn til måltidstrekk. Siden hotellregningen ikke er betalt av den reisende og dermed ikke vedlagt reiseregningen, er det vanskelig å få bekreftet om frokost er inkludert i hotellprisen. Undersøkelsen viser reiseregninger der måltidstrekk ikke er i henhold til i vedlagt dokumentasjon - Arbeidstaker har krevd refusjon for reiseutgifter som gjelder andre enn seg selv uten å påføre navnet på personene vedkommende har dekket reiseutgifter for. Det er relativt få ansatte som benytter kommunens kredittkortavtale slik det er forventet i kommunens retningslinjer for tjenestereiser. Kun fire av ni kontrollerte kredittkortbrukere har betalt

6 fly og hotell med kortet. Intensjonen med kredittkortet oppnås ikke dersom ikke alle reiseutgiftene betales med kortet og samlede reiseutgiftene refunderes på grunnlag reiseregningen. Kontroll av fakturaer som ikke inngår som en del av en reiseregning, viser en del manglende informasjon om deltaker og/eller anledning. Den som attesterer reiseregninger og fakturaer har ansvar for å kontrollere at pliktig informasjon er påført. Det skrives ikke reiseregninger på reiser der alle utgifter er dekket av arbeidsgiver, for eksempel et personalseminar der arbeidsgiver dekker reise, opphold og mat. Dette innebærer at antall reisedøgn i reiseregningssystemet ikke vil være fullstendig. Det går ikke fram av kommunens rutiner for reiseregninger om det skal skrives reiseregninger i slike tilfeller. Reiseregningssystemet beregner riktige beløp på grunnlag av de faste satsene som ligger i systemet og de data som registreres i reiseregningen. De faste satsene er riktige i henhold til statens satser. Systemet håndterer kravet i statens reiseregulativ om at overnattinger som koster mer enn maksimumssatsen skal forklares. Reiseregningssystemet sikrer at innberetningspliktige ytelser blir innberettet. Den automatiske overføringen av data fra reiseregningssystemet til lønnsystemet for utbetaling og videre til regnskapet, fungerer. Under forutsetning av at ansatte velger riktig utgiftstype ved utfylling av reiseregning i reiseregningssystemet, vil systemet sikre riktig merverdiavgiftsbehandling. Reiseregningssystemet stopper forsøk på å legge inn kredittkorttransaksjoner som er refundert tidligere. Den innebygde kontrollen fungerer. Det er en svakhet at reiseregningssystemet gir mulighet for å registrere hotellopphold under utlegg hvor det ikke kreves dokumentasjon av navn og adresse på overnattingssted. Det er 82 doble fullmakter i systemet og to tilfeller hvor samme person har attestert og anvist. Dette er i strid med kommunens reglement for attestasjon og anvisning. Det er ikke etablert sperre i systemet for å unngå slike tilfeller.

7 7 Innhold 1 Innledning Bakgrunn Metode og gjennomføring Revisjonskriterier Er det etablert tilfredsstillende rutiner for behandling av reiseutgifter? Revisjonskriterier Rutiner Vurderinger Er bokførte reiseutgifter gyldige, korrekte og tilfredsstillende dokumentert? Revisjonskriterier Reiseregninger Reiseutgifter som er fakturert direkte til kommunen Vurderinger Er det etablert tilfredsstillende IT-kontroller i og rundt systemene knyttet til reiseutgifter? Revisjonskriterier IT-kontroller Vurderinger Konklusjon Rådmannens høringssvar Revisjonens kommentar til rådmannens høringssvar Litteraturliste... 28

8 8 Innledning Bakgrunn 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Revisjonen har som en del av regnskapsrevisjonen i 2016 gjennomført en undersøkelse av reiseregninger og reiseutgifter i Trondheim kommune. Kommunen bruker personaladministrativsystemet Bluegarden 1 (heretter kalt reiseregningssystemet) for å utarbeide og godkjenne reiseregninger. I en tidligere revisjonsrapport 2 om reiseregninger fant vi at reiseutgifter som var fakturert direkte til kommunen og ikke ble refundert som en del av en reiseregning, ikke var tilstrekkelig dokumentert i regnskapet. Kommunen har nå etablert en løsning med kredittkort (bedriftskort) der ansatte kan betale for flybilletter og hotellopphold selv med bedriftskortet. Ved gjennomført reise fyller den reisende ut reiseregning og får refundert de samlede reiseutgiftene. Vi har følgende problemstillinger for denne revisjonen: 1. Er det etablert tilfredsstillende rutiner for behandling av reiseutgifter? 2. Er bokførte reiseutgifter gyldige, korrekte og tilfredsstillene dokumentert? 3. Er det etablert tilfredsstillende IT-kontroller i og rundt systemene knyttet til reiseutgifter? 1.2 Metode og gjennomføring Vi har kartlagt rutinene for reiseregninger ved dokumentanalyse av rutiner i kommunens kvalitetssystem Kvaliteket 3 og intervjuet spesialkonsulent ved IT-tjenesten, fagleder ved Regnskapstjenesten og fagleder lønn ved Økonomitjenesten. Vi har også gjennomført intervju med leder ved Innkjøpstjenesten som forvalter kredittkortavtalen. Vi har videre undersøkt omfanget av kredittkortbruk ved å analysere regnskapstransaksjonene i ERV 4 (heretter kalt regnskapssystemet) som kommer fra lønnsystemet kontra utgifter som er fakturert via regnskapssystemet på aktuelle reiseutgiftskonti. Vi har tatt stikkprøver av reiseutgifter ut fra regnskapet og reiseregningssystemet for å se om utgiftene er gyldige og tilstrekkelig dokumentert. Vi har valgt ut 31 reiseregninger som gjelder ledere og øvrige ansatte i Trondheim kommune. Vi foretok en skjønnsmessig utvelgelse av 30 personer 5 fordelt på 19 enheter. Utvalget ble trukket fra en liste fra reiseregningssystemet over personer som hadde fylt ut reiseregning i perioden fra 1. januar-1. august Utvalget ble trukket slik at det også omfattet utenlandsreiser. Blant de utvalgte er politisk- og administrativ ledelse, personer med anvisnings- og attestasjonsfullmakt og øvrige ansatte. Det ble lagt vekt på at en viss andel av de utvalgte hadde Master Card Corporate Classic 6 (heretter kalt kredittkortet) som blir benyttet på reiser. 1 Bluegarden er kommunens lønns- og personalsystem som har en reiseregningsmodul 2 Revisjonsrapport reiseutgifter fra 2008, Rapport 01/2008-R Rapport reiseutgifter 3 Kvaliteket er kommunens kvalitetssystem 4 ERV er kommunens regnskapssystem 5 En person hadde to reiseregninger med i utvalget 6 Kredittkort som benyttes av ansatte i kommunen ved utlegg av reiseutgifter

9 Innledning Revisjonskriterier 9 Siden det var vanskelig å finne fakturaene som er knyttet mot de utvalgte reiseregningene, har revisjonen valgt ut 67 bilag som er utgiftsført i kommunes regnskap på grunnlag av en faktura. Utplukket av fakturaer er gjort fra konti som kan relateres til reiseutgifter. I undersøkelsen har vi også kartlagt, vurdert og testet den interne kontrollen i og rundt reiseregningssystemet og regnskapssystemet. Vi har også gjennomført en testutfylling av en reiseregning for å teste hvilke kontroller, krav og begrensninger som ligger i reiseregningssystemet. 1.3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene i prosjektet er hentet fra følgende kilder: Bokføringsloven og bokføringsforskriften Skatteloven Skattebetalingsforskriften Statens reiseregulativ, som benyttes av kommunen Kommunens retningslinjer for tjenestereiser i Norge og utlandet Veiledning for reiseregning, Trondheim kommune Kommunens økonomireglement Kriteriene beskrives i hvert enkelt kapittel.

10 10 Er det etablert tilfredsstillende rutiner for behandling av reiseutgifter? Revisjonskriterier 2 Er det etablert tilfredsstillende rutiner for behandling av reiseutgifter? 2.1 Revisjonskriterier I kommunens kvalitetssystem Kvaliteket ligger rutinen Retningslinjer for tjenestereiser i Norge og utland. Retningslinjene gjelder for alle ansatte i Trondheim kommune. Kommunens rutiner for reiseregninger skal være i tråd med følgende regelverk på området: Bokføringsloven og bokføringsforskriften Skatteloven Skattebetalingsforskriften Kommunens økonomireglement Statens reiseregulativ Ifølge bokføringsforskriftens 5-9 skal følgende fremgå av reise- og oppholdsutgifter: o Hvem utgiftene omfatter (navn og adresse) o Hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på o Dersom dokumentasjonen består av flere reisedokumenter, og opplysning om hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på ikke framgår av hvert enkelt dokument, skal det være gjensidig henvisning mellom dokumentene o Dokumentasjonen skal også være i samsvar med aktuelle regler i forskrift 21. desember 2007 nr til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven. (Skattebetalingsforskriften) Skattebetalingsforskriftens krav til dokumentasjon for trekkfri refusjon av reiseutgifter skal være Ivaretatt. Ifølge Skattebetalingsforskriften skal i tillegg følgende informasjon inngå i en reiseregning: o Reisens start- og sluttdato og klokkeslett o Navn og adresse på overnattingssted o Beskrivelse av utlegg o Reiserute (fremstilling av reiserute med utgangs- og endepunkt for kjøring, lokal kjøring på oppdragstedet og årsaken til eventuell omkjøring samt total utkjørt distanse, ved krav om bilgodtgjørelse) o Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for ved krav om bilgodtgjørelse Skattebetalingsforskriftens krever at utbetaling til dekning av reiseutgifter med tog ut over ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse) eller fly anses trekkfrie dersom utgiftene legitimeres med togbillett eller kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskap. For billettløse reiser må utgiftene legitimeres med en reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser, arbeidstakers navn, tid og sted for avreise og ankomst samt pris. Dersom reiseselskapet ikke kan levere en reisebeskrivelse om foretatte reiser, må det dokumenteres at utgiften er pådratt for gjennomførte reiser eller bestilte reiser som er betalt ved bestilling.

11 Er det etablert tilfredsstillende rutiner for behandling av reiseutgifter? Rutiner 11 Statens reiseregulativ angir satser for diett og krever at det gjøres fradrag i dietten for måltid som er dekket av andre enn den reisende. Når alle måltider på reisen blir dekket av andre enn den reisende, skal det ikke beregnes diett. Statens reiseregulativ gir også satser for bilgodtgjørelse. Ifølge statens reiseregulativ 15 Reiseregning, pkt 4, skal arbeidstakere som ikke selv har utgifter som skal dekkes etter denne særavtale, oppgi i reiseregningen hvem som har dekket utgiften. Arbeidstakeren som har dekket utgifter for andre, anfører på sin reiseregning hvem regningen gjelder for. Kommunens rutiner og veiledning for reiseregninger skal tilfredsstille de samme kravene som bokføringsforskriften, skattebetalingsforskriften og statens reiseregulativ. 2.2 Rutiner I rutinebeskrivelsen Retningslinjer for tjenestereiser i Norge og utland er det lenker til statens reiseregulativ, rutine for søknad om kredittkort/reisekort for ansatte, avtale med reisebyrå, rammeavtaler, etiske retningslinjer og andre dokumenter som kan være til hjelp ved utfylling av en reiseregning. Ansatte i Trondheim kommune skal registrere reiseregninger i reiseregningssystemet. I systemet er det lagt inn rutinebeskrivelser av arbeidsprosessen ved utfylling av reiseregning, kjørebok og refusjon av utlegg. I rutinebeskrivelsen er det beskrevet at statens reiseregulativ ligger til grunn for reiseregningsskjemaet og at utgifter i forbindelse med tjenestereiser refunderes i henhold til gjeldende regler. I systemet finnes det veiledninger for hvordan skjema for reiseregninger, kjørebok og utlegg skal fylles ut. Det er også veiledninger for hvordan reiseregningene skal attesteres og anvises og veiledning for kredittkortintegrasjonen mellom kredittkortet og reiseregningssystemet. Ifølge statens reiseregulativ 15 Reiseregning, pkt 4, skal arbeidstakere som ikke selv har utgifter som skal dekkes etter denne særavtale, oppgi i reiseregningen hvem som har dekket utgiften. Arbeidstakeren som har dekket utgifter for andre, anfører på sin reiseregning hvem regningen gjelder for. Dette er ikke presisert i kommunens retningslinjer for reiseregning. I kommunens retningslinjer for tjenestereiser i Norge og utlandet er det ikke presisert om det skal skrives reiseregninger for reiser der alle utgifter er dekket av arbeidsgiver og den reisende ikke skal ha noe refundert gjennom reiseregning. I kommunens veiledning for utfylling av reiseregning står det at man har krav på administrativ forpleining hvis alle tre måltider er dekt innenfor kostdøgnet. Dette trekkfritaket for administrativ forpleining ble avviklet fra 1. januar Vurderinger Kravet i statens reiseregulativ om at ansatte som dekker utgifter for andre skal oppgi hvem de har dekket utgifter for, er ikke omtalt i kommunens rutiner for reiseregning. Revisjonen anbefaler at dette presiseres i retningslinjene. I kommunens veiledning for utfylling av reiseregning står det at man har krav på administrativ forpleining hvis alle tre måltider er dekt innenfor kostdøgnet. Dette trekkfritaket for administrativ forpleining ble avviklet fra 1. januar Kommunens veiledning må korrigeres på dette punktet.

12 12 Er det etablert tilfredsstillende rutiner for behandling av reiseutgifter? Vurderinger For øvrig mener revisjonen at kommunen har etablert tifredsstillende rutiner for behandling av reiseutgifter. Rutinene er lett tilgengelige i reiseregningssystemet og i Kvaliteket. Statens reiseregulativ, som er integrert i reiseregningssystemet, bygger på kravene i bokføringsforskriften og skattebetalingsforskriften. Revisjonens vurdering er at kommunens rutiner og retningslinjer for reiseutgifter tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften og skattebetalingsforskriften.

13 Er bokførte reiseutgifter gyldige, korrekte og tilfredsstillende dokumentert? Revisjonskriterier 3 Er bokførte reiseutgifter gyldige, korrekte og tilfredsstillende dokumentert? Revisjonskriterier Revisjonskriteriene for dette kapitlet er de samme som for kapittel 2, se kapittel 2.1. I henhold til kommunens retningslinjer for tjenestereiser i Norge og utlandet pkt 3.2 Kredittkort forventer rådmannen at ansatte benytter kommunens kredittkortavtale på tjenestereiser. Ved bruk av kredittkortet unngår den ansatte kontantutlegg i forbindelse med reisen. Transaksjoner fra kredittkortet kan overføres direkte til reiseregningssystemet. Reiseutgifter som utgiftsføres i kommunens regnskap på grunnlag av faktura fra leverandør, og ikke inngår som en del av en reiseregning, må i henhold til krav i bokføringsforskriften påføres informasjon om formål og navn på deltakere i notatfelt i regnskapssystemet. Dersom formål og navn på reisende ikke er opplyst notatfelt i reiseregningssystemet må det være kryssreferanse mellom faktura og reiseregning. 3.2 Reiseregninger Ni av reiseregningene som er kontrollert gjelder ansatte som har tatt i bruk kredittkortet. Kun fire av disse har betalt flyreise og eller hotell med kredittkortet og krevd utgiften refundert på reiseregningen. Nedenfor oppsummerer vi funnene fra undersøkelsen mot kravene i bokførings- og skattebetalingsforskriften. Tabell 1 Er tilstrekkelig informasjon påført reiseregningene? Ja Nei Delvis Ikke aktuelt Navn og adresse til den reisende Formål med reisen Start og sluttdato og klokkeslett Hovedreisemål Navn og adresse på hotell Navnet og adressen til den reisende hentes automatisk fra reiseregningssystemet når den ansatte er logget inn i systemet og fyller ut reiseregning. Disse opplysningene kan ikke overstyres. Systemet

14 14 Er bokførte reiseutgifter gyldige, korrekte og tilfredsstillende dokumentert? Reiseregninger krever også at feltene for formål med reisen, start og sluttdato med klokkeslett og angivelse av hovedreisemål fylles ut. Vi har kontrollert at riktige opplysninger var fylt ut i disse feltene. Sju av de kontrollerte reisene var dagsreiser eller reiser med privat overnatting og det var derfor ikke aktuelt med angivelse av navn og adresse på hotell for disse reisene. 21 av de resterende 24 reiseregningene med overnattingsreise hadde angivelse av navn og adresse på hotellet. En av reiseregningene hadde ikke navn og adresse på hotellet og to av reiseregningene hadde angitt navnet, men ikke adressen til hotellet. Nedenfor oppsummerer vi funnene knyttet til dokumentasjon av utlegg for de 31 utvalgte reiseregningene. Tabell 2 Er nødvendig dokumentasjon av utlegg vedlagt? Ja Nei Delvis Kan ikke etterprøves Ikke aktuelt Faglig program Dokumentasjon av flyreise ved betalt flyreise selv Måltidsfradrag i diett Kvittering for refusjon av reiseregningen hadde vedlagt program eller dokumentasjon for hvilke arrangement den reisende har deltatt på, mens åtte reiseregninger manglet dette. Fire reiseregninger hadde ufullstendig program. Det vil si vedlagt brev om arrangement, men ikke program, program som bare dekker kort periode av reisen eller program som ikke angir tidsomfanget på arrangementene. De resterende tre reiseregningene gjelder reiser der det ikke er aktuelt med program, for eksempel kostgodtgjørelse for lærer i forbindelse med leirskole. Sju (fire + tre) av de kontrollerte reiseregningene hadde betalt flyreisen selv. Fire av disse hadde tilstrekkelig dokumentasjon med boardingkort eller kredittkortkvittering utstedt av reisebyrået. De øvrige tre reiseregningene hadde ikke vedlagt gyldig dokumentasjon av flybilletten. For de resterende 24 reisen var flybilletten betalt av kommunen på grunnlag av faktura. For tolv av de kontrollerte reiseregningene stemte måltidstrekket med antall reisedøgn. Fire av reiseregningene inneholdt feil måltidsfradrag. For en av disse reiseregningene var det trukket fra tre frokoster på to døgn. For de tre øvrige var det gjort færre måltidsfradrag enn det antall reisedøgn eller antall måltider som gikk fram av vedlagt program. For åtte av reiseregningene var det ikke mulig å etterprøve om det var gjort riktig fradrag for måltider. De fleste hotelloppholdene var betalt av kommunen på grunnlag av faktura. Faktura var ikke vedlagt reiseregningene og det var derfor vanskelig å få kontrollert om det var frokost inkludert i hotelloppholdet. For sju av de kontrollerte reiseregningene var det ikke aktuelt å beregne diett. For 19 av de kontrollerte reiseregningene var det vedlagt kvitteringer som dokumenterte utgiftene som var refundert den reisende, som for eksempler taxi, parkering, togbilletter og bussbilletter. En av reisene hadde ikke vedlagt kvitteringer. Den reisende hadde krevd refusjon for inngangsbillett til messe, drosjeutgifter, parkeringsavgift som kun var dokumentert med kredittkortregning. For åtte av reiseregningene var det delvis lagt ved kvitteringer, det vil si at kvitteringer for noen utlegg var lagt

15 Er bokførte reiseutgifter gyldige, korrekte og tilfredsstillende dokumentert? Reiseutgifter som er fakturert direkte til kommunen 15 ved mens andre manglet. For tre av reiseregningene var det ikke aktuelt med kvitteringer, siden det ikke var utlegg men kun diett. Ved to av reiseregningene vi kontrollerte var det vedlagt regning for hotell og mat for to personer i tillegg til den reisende uten at det var angitt hvilke personer dette gjaldt. For de fleste av de kontrollerte reiseregningene har den reisende ikke betalt flybilletter og hotellutgifter selv og disse utgiftene inngikk derfor ikke i reiseregningene. Denne typen utgifter er i mange tilfeller betalt av kommunen på grunnlag av faktura og det var derfor vanskelig å kontrollere om flybillettene og hotellutgiftene for disse var påført nødvendig informasjon om reisens formål og anledning og navn og adresse på den personen som reiseutgiften gjelder. Revisjonen har derfor foretatt et utplukk av reiseutgifter som er bokført i kommunens regnskap uten reiseregning, se kapittel Bruk av kredittkort gjør det mulig for den reisende å betale for hotell og fly selv og kreve refusjon for samlede reiseutgifter på reiseregningen uten at dette belaster privatøkonomien. Vi har fått opplyst at mange ansatte ikke ønsker å ha kredittkort i arbeidsgivers regi. Det er 150 ansatte i kommunen som har skaffet seg dette kredittkortet. Det er fortsatt mulig å bestille reiser via reisebyrå og ikke utelukkende over nett. Ansatte som ikke har kredittkort velger denne løsningen og får tilsendt faktura for flybilletter og hotell. Vår undersøkelse viser at det ikke skrives reiseregninger på reiser der alle utgifter er dekket av arbeidsgiver, for eksempel et personalseminar der arbeidsgiver dekker reise, opphold og mat. I revisjonsrapporten fra 2008 tok vi opp at det ikke ble fylt ut reiseregning for reiser der ansatte ikke skulle ha diett eller refusjon for utlegg. Kommunens retningslinjer hadde krav om at det skulle skrives reiseregning for alle reiser, selv om reiseregningen ikke medførte utbetaling til den reisende. I rådmannens høringsuttalelse til rapporten ble det presisert at det skulle skrives reiseregninger på alle reiser. 3.3 Reiseutgifter som er fakturert direkte til kommunen Vi har kontrollert at det var påført hvem reiseutgiftene gjaldt, at formålet med reiseutgiften framgikk av fakturaen, eventuelt i kommentarfelt eller at en referanse til reiseregningen var angitt. Notatfeltet i regnskapssystemet skal benyttes til utfyllende dokumentasjon. Vi har også kontrollert at de bokførte beløpene var gyldig og var riktig bokført. Tabell 3 Er tilstrekkelig informasjon påført utgiftsbilagene? Ja Nei Ikke aktuelt Navn på deltaker er angitt Formål med utgiften er angitt Beløpene er gyldige og riktig bokført For 33 av de 67 kontrollerte utgiftsbilagene var navn på deltaker angitt, mens det manglet for 16 av bilagene. For 18 av de kontrollerte bilagene var det ikke aktuelt med påføring av navn siden disse ikke var reiseutgifter. For 34 av bilagene var formålet med utgiften angitt, mens det manglet for de resterende 26 bilagene. For sju av bilagene var det ikke aktuelt med ekstra angivelse av formål ut over det som var angitt i fakturaene.

16 16 Er bokførte reiseutgifter gyldige, korrekte og tilfredsstillende dokumentert? Vurderinger Det var ikke referanse til reiseregning for noen av de kontrollerte fakturaene der navn på deltaker og/ eller anledning manglet. Utgiftene på alle de 67 kontrollerte bilagene var gyldige og riktig bokført i kommunens regnskap. 3.4 Vurderinger Reiseregningssystemet tvinger den reisende til å opplyse om formål med reisen, hovedreisemål og reisetid. Revisjonen mener dette fører til redusert risiko for mangelfulle opplysninger på reiseregninger, og vi har her ikke avdekket uriktige eller mangelfulle opplysninger. En av de kontrollerte reiseregningene hadde ikke navn og adresse på hotellet og to av reiseregningene hadde angitt navnet, men ikke adressen til hotellet. Dette er i strid med kravene i skattebetalingsforskriften. Revisjonen mener det er et forbedringspotensiale når det gjelder dokumentasjon. Vi har funnet flere avvik på bokføringsforskriften og skattebetalingsforskriftens krav til dokumentasjon av flyreise, type arrangement og program for arrangementet. Det er viktig at de som attesterer reiseregninger kontrollerer at reiseregningene er tilfredsstillende dokumentert. Vi mener at reiseregninger som ikke er tilfredsstillende dokumentert må returneres til den reisende. Revisjonen mener det er uheldig at mange reiser ikke er etterprøvbare med hensyn til måltidstrekk. Siden hotellregningen ikke er betalt av den reisende og dermed ikke vedlagt reiseregningen, er det vanskelig å få bekreftet om frokost er inkludert i hotellprisen. Undersøkelsen viser reiseregninger der måltidstrekk ikke er i henhold til i vedlagt dokumentasjon. Revisjonen understreker at den som skal attestere en reiseregning må se etter at det er gjort riktige måltidsfradrag før reiseregningen sendes til anvisning. De fleste av de kontrollerte reiseregningene hadde vedlagt kvitteringer som dokumenterte utlegg som var refundert. En reiseregning hadde utgifter som kun var dokumentert med kontoutskrift for kredittkortet, for noen få andre var det mangelfull dokumentasjon. Revisjonen understreker at de som attesterer reiseregninger må kontrollere at nødvendig informasjon er påført reiseregningen før den godkjennes og sendes til anvisning. Det er i strid med kravene i statens reiseregulativ at arbeidstaker som krever refusjon for reiseutgifter som gjelder andre enn seg selv, ikke påfører navnet på personene vedkommende har dekket reiseutgifter for. Det er i strid med skattebetalingsforskriften at ansatte som skal ha refundert flybilletter ikke dokumenterer reisen med boardingkort, reisebeskrivelse eller kredittkortkvittering utstedt av reisebyrået. Revisjonen registrerer at det er relativt få ansatte som benytter kommunens kredittkortavtale slik det er forventet i kommunens retningslinjer for tjenestereiser. Kun fire av ni kontrollerte kredittkortbrukere har betalt fly og hotell med kortet. Intensjonen med kredittkortet oppnås ikke dersom ikke alle reiseutgiftene betales med kortet og samlede reiseutgiftene refunderes på grunnlag reiseregningen. Revisjonen anbefaler at rådmannen vurderer praksisen rundt bruken av kredittkortet. Undersøkelsen viser at for en del av de kontrollerte fakturaene som dokumenterer reiseutgifter, men ikke inngår som en del av en reiseregning, var det manglende informasjon om deltaker og/eller anledning. Dette er i strid med bokføringsforskriftens 5-9 og skattebetalingsforskriftens Revisjonen understreker at dersom reiseutgifter som flybilletter eller hotell betales av kommunen på

17 Er bokførte reiseutgifter gyldige, korrekte og tilfredsstillende dokumentert? Vurderinger 17 grunnlag av faktura fra leverandøren, må nødvendig informasjon påføres i kommentarfeltet i regnskapssystemet. Alternativt må det settes inn en referanse til en eventuell reiseregning eller annen dokumentasjon der nødvendig informasjon er påført. Revisjonen påpeker at den som attesterer reiseregninger og fakturaer har ansvar for å kontrollere at pliktig informasjon er påført. Revisjonen registrerer at det ikke skrives reiseregninger på reiser der alle utgifter er dekket av arbeidsgiver, for eksempel et personalseminar der arbeidsgiver dekker reise, opphold og mat. Dette innebærer at antall reisedøgn i reiseregningssystemet ikke vil være fullstendig. Det går ikke fram av kommunens rutiner for reiseregninger om det skal skrives reiseregninger i slike tilfeller. Rådmannen bør ta stilling til hvor viktig det er at antall reisedøgn i reiseregningssystemet er fullstendig.

18 18 Er det etablert tilfredsstillende IT-kontroller i og rundt systemene knyttet til reiseutgifter? Revisjonskriterier 4 Er det etablert tilfredsstillende ITkontroller i og rundt systemene knyttet til reiseutgifter? 4.1 Revisjonskriterier Reiseregnings- og regnskapssystemet har innebygde kontroller som skal bidra til å sikre riktig behandling av innlagte data. Reiseregningssystemet foretar automatiske beregninger av godtgjørelser på grunnlag faste satser som leverandøren legger inn i systemet og opplysninger som følge av registrerte reiseregninger. Satsene som leverandøren legger inn skal være i henhold til statens satser. Systemet danner også grunnlag for løpende innrapportering av oppgavepliktige ytelser og avgiftsmessige forhold til skattemyndighetene. De ulike godtgjørelsene og utgiftsrefusjonene i reiseregningene er knyttet til en TT-kode som styrer både innberetning til skattemyndighetene og på hvilke arter reiseutgiftene bokføres i regnskapet. Koblingen mellom TT-koder og innberetning og mellom TT-koder og regnskapsarter er avgjørende for riktig innberetning og bokføring. Reiseregningssystemet styrer merverdiavgiftshåndteringen i regnskapssystemet på grunnlag av valgte utgiftstyper med tilhørende merverdiavgiftskode. Avgiftskodene avgjør nivået på fradrag kommunen gjør i inngående merverdiavgift og eventuelt momskompensasjon. Reiseregningssystemet skal ha sperre for muligheten til å overføre en kredittkorttransaksjon til reiseregningssystemet flere ganger. Dette er viktig for å sikre riktig utbetaling og bokføring av reiseutgifter. Systemet krever at alle reiseregninger attesteres og anvises før utbetaling. I kommunens Reglement for disponering, attestasjon og anvisning - pkt 5 om arbeidsdeling og krav til intern kontroll er det presisert at et økonomisk krav skal attesteres før det blir anvist, omtalt som fire-øyne prinsippet. Samme person kan ikke inneha attestasjon og anvisningsmyndighet for samme transaksjon. Det er enhetsleder som har ansvaret for fullmaktsstrukturen på enheten. 4.2 IT-kontroller Satsene fra statens reiseregulativ er lagt inn i reiseregningssystemet og hentes automatisk når en reiseregning fylles ut. Antall diettdøgn beregnes automatisk av systemet basert på utreisedato og returdato med klokkeslett. Systemet krever at følgende obligatoriske felt fylles ut før man kan sende en reiseregning til godkjenning: formål med arrangementet, hovedreisemål, utreisedato og returdato med klokkeslett. Vi har ved vår kontroll sett at det ikke er mulig å sende inn en reiseregning før det er lagt tekst inn i disse feltene. Revisjonen har fått opplyst at det er leverandøren av reiseregningssystemet som utfører kontroller med at de automatiske kontrollene i systemet fungerer og legger inn faste satser i systemet (for eksempel diett og km-godtgjørelse). Datoen styrer hvilke satser som benyttes. Det vil si at dersom en reiseregning registreres i ettertid i reiseregningssystemet og det i mellomtiden er lagt inn nye økte

19 Er det etablert tilfredsstillende IT-kontroller i og rundt systemene knyttet til reiseutgifter? IT-kontroller 19 satser for diett og kilometergodtgjørelse, vil den registrerte reisedato medføre at de gamle satsene benyttes ved beregning av godtgjørelse for den aktuelle reiseregningen. Ved utfylling av reiseregning blir den reisendes navn, hjemmeadresse og arbeidssted hentet fra reiseregningssystemet og automatisk lagt inn i reiseregningen. Dette styres av at ansatte er logget på med sin identitet 7. Det er ikke mulig å slette eller endre den reisendes navn eller arbeidssted ved utfylling av reiseregning. Reiseregningssystemet krever at det fylles ut tekst i feltene formål med reisen, hovedreisemål og utreisedato og returdato med klokkeslett. Dersom man forsøker å få registrert en reiseregning uten denne informasjonen vil systemet stoppe videre registrering. Systemet har en innebygget logisk kontroll på utreise- og hjemreisedato og klokkeslett. Det er ikke mulig å registrere returdato tidligere enn utreisedato. Ved registrering av overnatting i feltet reisemål/overnatting i reiseregningssystemet kreves det at reisemål og navn og adresse på hotell fylles ut. Disse parametrene fylles ut i samme felt i reiseregningssystemet. Det er ingen krav til hvilken tekst som legges inn i de forskjellige feltene og systemet godtar derfor for eksempel at kun navn på hotell er fylt ut. Ved registrering av utlegg er det mulig å velge type utlegg fra en meny. Her er det også mulig å velge hotell som utleggstype. Dersom man velger hotell fra utleggsmenyen krever ikke reiseregningssystemet at man registrerer navn og adresse på hotellet. Ved registrering av utlegg er det mulig å legge ved elektronisk vedlegg som dokumentasjon, men systemet krever ikke at dokumentasjon skal legges ved. I henhold til statens reiseregulativ dekkes utgifter på hotell eller lignende med inntil kr 1.800,- per døgn. Ved utfylling av beløp ved registrering av overnatting har vi lagt inn en test på døgnbeløp for overnatting. Vi forsøkte i vår test å legge inn overnatting som kostet mer enn kr 1850,- per døgn ved overnatting i Norge. Systemet varslet da om at beløpet for overnattingen overstiger maksimalsats og at den reisende må skrive en begrunnelse i merknadsfeltet ved overnattingskostnader i reiseregningen. I vår testreiseregning kontrollerte vi at systemet hadde hentet riktig sats for diett og beregnet riktig antall døgn på grunnlag av registrert avreisedato og returdato med klokkeslett. Vi kontrollerte også at systemet hadde beregnet riktig måltidsfradrag i henhold til antall frokoster, lunsjer og middager som var registrert som måltidstrekk i reiseregningen. Her testet vi diett og måltidsfradrag for innenlandsreise og for utenlandsreise. Testen viste at systemet hentet riktige satser og beregnet diett og måltidsfradrag riktig. Ved registrering av kilometergodtgjørelse krever reiseregningssystemet at det fylles ut informasjon om reiserute. Ved registrering av refusjon for flybillett krever ikke systemet at det legges ved dokumentasjon av gjennomført flyreise slik kravet er i skattebetalingsforskriften. Forsøk på å registrere enkeltvise utlegg på kr ,- eller høyere stoppes. Systemet godtar imidlertid at det registreres flere utlegg a kr ,-. Vår testreiseregning ble lagt inn med reise på ett døgn med krav om refusjon for utlegg med til sammen to millioner kroner. Reiseregningen gikk gjennom til attestant uten å bli stoppet av systemet. 7 Bluegarden har singel sign-on ved pålogging. Det vil si at når ansatte logger seg inn på sin PC og på kommunen sitt intranett er de automatisk pålogget lønnsystemet Bluegarden.

20 20 Er det etablert tilfredsstillende IT-kontroller i og rundt systemene knyttet til reiseutgifter? IT-kontroller Oppgavepliktige ytelser fra reiseregninger er diett, nattillegg og kilometergodtgjørelse. Alle godtgjørelser og utleggstyper i reiseregningssystemet er koblet mot en TT-kode 8. Koden styrer riktig behandling av arbeidsgiveravgift og riktig lønnsinnberetning av oppgavepliktige ytelser. Vi har innhentet oversikter som viser at diett, nattillegg og kilometergodtgjørelse har TT-koder som styres mot innberetning. Kodene for de innberetningspliktige ytelsene styres mot bokføring på oppgavepliktige konti i kommunens regnskap. Oppgavepliktige ytelser i regnskapet avstemmes årlig mot oppgavepliktige ytelser i lønnssystemet. Hensikten med denne avstemmingen er å sikre riktig innberetting. Denne avstemmingen kontrolleres og signeres av kommunerevisjonen og sendes til skattemyndighetene. Godtgjørelser og refusjoner fra to reiseregninger ble kontrollert mot konteringslisten 9 i lønnssystemet for de enhetene de reisende tilhørte. Det er summen fra de enkelte TT-kodene i konteringslisten for en måned for den enkelte enhet som overføres til kommunens regnskap. Reiseutgiftene var riktig overført fra reiseregning til konteringslisten i lønnssystemet og videre riktig overført til regnskapssystemet. For å få fradrag for inngående merverdiavgift, eventuelt momskompensasjon for reiseutgifter, må utgiften dokumenteres med bilag som spesifiserer merverdiavgiften. Buss- og togbilletter er inkludert merverdiavgift. Det er imidlertid ikke krav om dokumentasjon med bilag for refusjon av togbillett til ordinær billettpris 10 og buss. I reiseregningssystemet er det derfor lagt opp til at man kan velge refusjon for tog og buss med eller uten kvittering. Dersom man velger refusjon uten kvittering blir det ikke gjort fradrag for inngående mva/momskompensasjon, men i de tilfellene der det velges refusjon med kvittering så beregnes det fradrag for avgift. Det er mulig å velge refusjon for mat med forskjellig merverdiavgiftssats. Det er også et skille i reiseregningssystemet mellom refusjoner for utgifter som gjelder Norge og utlandet. For utgifter i utlandet beregnes det ikke momskompensasjon. Vi har innhentet oversikt over hvilke merverdiavgiftskoder som er knyttet mot de forskjellige godtgjørelsene og utgiftsrefusjonene i reiseregningssystemet. Det er lagt opp til riktige merverdiavgiftskoder i henhold til de ulike valgalternativene for godtgjørelser og utgiftsrefusjoner. Merverdiavgiftskodene er knyttet mot tilsvarende koder i regnskapssystemet som sikrer riktig avgiftsbehandling. Vi har testet dette med en reiseregning mot konteringsliste i lønnssystemet og videre til regnskapet. Merverdiavgiftsbehandlingen var riktig for den utførte testen. Transaksjoner fra kredittkortet integreres mot reiseregningssystemet. Fra reiseregning kan du via knappen hent fra kredittkort få overført korttransaksjoner til reiseregningen. Vi har fått opplyst at når utlegg blir lastet opp fra kredittkortet, og postene er haket ut og lagt ved i reiseregningen, blir posten låst. Det skal ikke være mulig å legge ved kredittkorttrensaksjonene en gang til. Revisjonen har testet om det er mulig å hente inn kredittkorttransaksjoner som er refundert tidligere, transaksjonene ble stoppet av reiseregningssystemet. Ved vår gjennomgang fant vi en reiseregning og et krav om kilometergodtgjørelse fra en ansatt som både var attestert og anvist av samme fagleder. Vi har spurt administrasjonen om det i reiseregningssystemet godtas at samme person attesterer og anviser en reiseregning og vi har vi fått følgende svar: Dersom rollene saksbehandler, godkjenne reise eller delegert leder rolle blir registrert på samme person så er det mulig at samme person kan attestere og anvise samme reise. Dette skal i utgangspunktet ikke skje. Vi har fått opplyst at slike avvik skal fanges opp i kontrollrapporter som kjøres av IT-tjenesten og sendes til fagstaben for oppfølging. Planen er at 8 TT-koder er koder for tillegg og trekk i lønn som styrer beregning av arbeidsgiveravgift og innberetning av lønnsoppgavepliktige ytelser. 9 Konteringslisten i lønnssystemet er en oversikt over lønnsutbetalinger per TT-kode for en måned for den enkelte enhet i kommunen. 10 Ifølge skattebetalingsforskriften skal dekning av reiseutgifter med tog ut over ordinær billettpris anses som trekkfrie dersom utgiftene legitimeres ved togbillett.

21 Er det etablert tilfredsstillende IT-kontroller i og rundt systemene knyttet til reiseutgifter? Vurderinger 21 denne rapporten skal kjøres minimum to ganger per år. Den siste rapporten fra januar 2016 viste at det var 82 enheter med doble roller registrert i systemet. Fagstaben har sendt ut varsel til enhetene der de informerer om kommunens reglement for disponering, attestasjon og anvisning og ber enhetene ta tak i avvikene. Kommunen har imidlertid ingen oppfølging av tilfeller der samme person faktisk har attestert og anvist en reiseregning. 4.3 Vurderinger Reiseregningssystemet beregner riktige beløp på grunnlag av de faste satsene som ligger i systemet og de data som registreres i reiseregningen. De faste satsene som ligger i systemet, som diettsatser for inn- og utland og satser for kilometergodtgjørelse, er riktige i henhold til statens satser. Systemet håndterer kravet i statens reiseregulativ om forklaring på overnattinger som koster mer enn maksimumssatsen. Reiseregningssystemet sikrer at innberetningspliktige ytelser blir innberettet. Den automatiske overføringen av data fra reiseregningssystemet til lønnsystemet for utbetaling og videre til regnskapet, fungerer. Under forutsetning av at ansatte velger riktig utgiftstype ved utfylling av reiseregning i reiseregningssystemet, vil systemet sikre riktig merverdiavgiftsbehandling. Revisjonen understreker at den som attesterer en reiseregning må kontrollere at riktig utleggstype er valgt i henholdt til vedlagt dokumentasjon. Reiseregningssystemet stopper forsøk på å legge inn kredittkorttransaksjoner som er refundert tidligere. Den innebygde kontrollen fungerer. Revisjonen mener det er uheldig at reiseregningssystemet gir mulighet for å registrere hotellopphold under utlegg hvor det ikke kreves dokumentasjon av navn og adresse på overnattingssted. For å sikre at kravene i skattebetalingsforskriften etterleves bør reiseregningssystemet kun gi mulighet for å registrere overnatting under reisemål/overnatting der systemet krever at navn og adresse på overnattingsstedet fylles ut. Undersøkelsen viser at det er 82 doble fullmakter i systemet og vi har funnet to tilfeller hvor samme person har attestert og anvist. Dette er i strid med kommunens reglement for attestasjon og anvisning. Revisjonen mener systemet bør sikres slik at det ikke er mulig å tildele fullmakt som attesterer og anviser til samme person.

REISEREGNINGER. Regelverk

REISEREGNINGER. Regelverk REISEREGNINGER Regelverk Regelverk Regelverk SGS 1001 - Reiseregulativet for kommunesektoren 3 fastsetter at vi for tjenestereiser skal følge: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands

Detaljer

Visma.net Expense reiseregning - Brukerveiledning

Visma.net Expense reiseregning - Brukerveiledning Visma.net Expense reiseregning - Brukerveiledning 1 Aktivering av egen brukerkonto Etter hvert som enheter blir overført til Expense, vil dere motta en e-post fra do.not.reply@visma.net. E-posten er et

Detaljer

FAGDAG ØKONOMI/LØNN 2011 REISER

FAGDAG ØKONOMI/LØNN 2011 REISER FAGDAG ØKONOMI/LØNN 2011 REISER REISEREGNINGSMODULEN Enkleste og beste måten å få tak i reiseregningsmodulen er ved å logge inn på visma enterprise. http://mrfylke.no/visma http://portal.mrfylke.no Endres

Detaljer

REISEREGNINGSMODUL. BRUKERVEILEDNING Visma Travel Expense

REISEREGNINGSMODUL. BRUKERVEILEDNING Visma Travel Expense REISEREGNINGSMODUL BRUKERVEILEDNING Visma Travel Expense BAKGRUNN På grunn av store endringer i våre systemer levert av Visma Unique må vi i gang med en ny reiseregningsmodul da den gamle ikke oppfyller

Detaljer

Rapport reiseutgifter

Rapport reiseutgifter Rapport 01/2008 R Rapport reiseutgifter Januar 2008 PUBLIKASJONER FRA TRONDHEIM KOMMUNEREVISJON: F = Forvaltningsrevisjon R=Regnskapsrevisjon 01/2007 - F Offentlige anskaffelser i Trondheim kommune 02/2007

Detaljer

Brukerdokumentasjon for å registrere reiseregning i Visma Travel Expense

Brukerdokumentasjon for å registrere reiseregning i Visma Travel Expense Brukerdokumentasjon for å registrere reiseregning i Visma Travel Expense Versjon 2 (25.10.2010) 1 1. Innlogging til den elektroniske reiseregningen skjer p.t. fra internett adresse https://travel.myvisma.no.

Detaljer

RESCONSULT AS PROSEDYRE NS ISO Forfatter Ernst Kalseth Rev. Dato Rev. Nr: 21 Godkjenner: Godkjent: Side: 1-6

RESCONSULT AS PROSEDYRE NS ISO Forfatter Ernst Kalseth Rev. Dato Rev. Nr: 21 Godkjenner: Godkjent: Side: 1-6 Godkjenner: Godkjent: Side: 1-6 Formål/hensikt Prosedyren er utarbeidet for gi entydige retningslinjer ved alle typer tjenestereiser. Målgruppe Alle ansatte i Resconsult AS Definisjoner Med definisjonen

Detaljer

Visma.net Expense reiseregning Brukerveiledning

Visma.net Expense reiseregning Brukerveiledning Visma.net Expense reiseregning Brukerveiledning 1 Innlogging fra PC på arbeidsplass Når du er innlogget på egen PC på jobb går du til «Min side» på Visma. Under fanen Meg selv finner du Reiseregning som

Detaljer

RESCONSULT AS PROSEDYRE NS ISO Forfatter Ernst Kalseth Rev. Dato Rev. Nr: 15 Godkjenner: Godkjent: Side: 1-6

RESCONSULT AS PROSEDYRE NS ISO Forfatter Ernst Kalseth Rev. Dato Rev. Nr: 15 Godkjenner: Godkjent: Side: 1-6 Godkjenner: Godkjent: Side: 1-6 Formål/hensikt Prosedyren er utarbeidet for gi entydige retningslinjer ved alle typer tjenestereiser. Målgruppe Alle ansatte i Resconsult AS Definisjoner Med definisjonen

Detaljer

Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang

Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang jhjhjhhjhjhjhjh Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang 1 Aktivering av egen brukerkonto Når fagenheter/skoler og nytilsatte blir overført til Expense, vil du motta en e-post fra do.not.reply@visma.net.

Detaljer

Hjelp til tjenesten Øvrige reiser

Hjelp til tjenesten Øvrige reiser Hjelp til tjenesten Øvrige reiser Generelt om reise- og utgiftsrefusjon Regelverk Skatt Innsending av bilag Starte registrering av reise- eller utgiftsrefusjon Steg 1 - Generelle data Registrere Innenlandsreise

Detaljer

RESCONSULT AS PROSEDYRE NS ISO Prosedyren er utarbeidet for gi entydige retningslinjer ved alle typer tjenestereiser.

RESCONSULT AS PROSEDYRE NS ISO Prosedyren er utarbeidet for gi entydige retningslinjer ved alle typer tjenestereiser. Godkjenner: Ernst Kalseth Godkjent: 12.12.2012 Side: 1-6 Formål/hensikt Prosedyren er utarbeidet for gi entydige retningslinjer ved alle typer tjenestereiser. Målgruppe Alle ansatte i Resconsult AS Definisjoner

Detaljer

Reiseregninger i ESS. Oppdatert høsten 2011

Reiseregninger i ESS. Oppdatert høsten 2011 Reiseregninger i ESS Oppdatert høsten 2011 Agenda Beskrivelse av prosessen i ESS Valg av reiseskjema (type reise) Registrering av generelle data Flere reisemål Kostgodtgjørelse og fradrag Nattillegg Kilometergodtgjørelse

Detaljer

Retningslinjer for tjenestereiser i Nordland fylkeskommune

Retningslinjer for tjenestereiser i Nordland fylkeskommune Retningslinjer for tjenestereiser i Nordland fylkeskommune ID Nfk.HMS.2.6.32 Versjon 1.03 Gyldig fra 22.10.2014 Forfatter Fylkesrådet Verifisert Godkjent Stig Olsen Side 1 av6 RETNINGSLINJER FOR ANSATTE,

Detaljer

Visma Expense - registrering av reiseregninger

Visma Expense - registrering av reiseregninger Visma Expense - registrering av reiseregninger Norges Golfforbund har innført et elektronisk reiseregningssystem som skal benyttes ved registrering av krav om godtgjørelser (diett - kilometer) eller refusjon

Detaljer

Reise- og utgiftsrefusjon

Reise- og utgiftsrefusjon Reise- og utgiftsrefusjon Når ditt oppdrag for Rikskonsertene er utført kan du kreve refusjon av reisekostnader/andre utgifter og registrerer dine krav her: https://registrering.dfo.no/ Obs: For refusjon

Detaljer

Registrering av reiseregninger og utlegg i Norsk Sykepleierforbund

Registrering av reiseregninger og utlegg i Norsk Sykepleierforbund Registrering av reiseregninger og utlegg i Norsk Sykepleierforbund 1. Reiseregningstype 1.1 Reise En reiseregning kan være en regning med diettgodtgjørelse, eller det kan være en refusjon av reiseutlegg.

Detaljer

BRUKERVEILEDNING. Elektronisk reiseregning for politikere MØTEGODTGJØRELSE / UTLEGG KILOMETERGODTGJØRELSE REISER

BRUKERVEILEDNING. Elektronisk reiseregning for politikere MØTEGODTGJØRELSE / UTLEGG KILOMETERGODTGJØRELSE REISER BRUKERVEILEDNING Elektronisk reiseregning for politikere MØTEGODTGJØRELSE / UTLEGG KILOMETERGODTGJØRELSE REISER Generell informasjon Fra 01.11.16 tar Strand kommune i bruk det nettbaserte reiseregningsprogrammet

Detaljer

Diettgodtgjørelse Nye regler og satser fra 22. juni 2018

Diettgodtgjørelse Nye regler og satser fra 22. juni 2018 Diettgodtgjørelse Nye regler og satser fra 22. juni 2018 Agenda Ny særavtale gjeldende fra 22. juni 2018 Dagdiett nye regler Skatteregler Hva kan utbetales skattefritt? Hvordan beregne dette riktig? Legitimasjonskravene

Detaljer

Hjelp til Opprett reiseregning

Hjelp til Opprett reiseregning Hjelp til Opprett reiseregning Sist oppdatert: 13.09.2010 Generelt om reiseprosessen Satser Hvordan registrere reiseregning Registrere Innenlandsreise Registrere Utenlandsreise Registrere Dagsreise innenlands

Detaljer

BRUKERVEILEDNING. Elektronisk reiseregning for politikere MØTEGODTGJØRELSE / UTLEGG KILOMETERGODTGJØRELSE REISER

BRUKERVEILEDNING. Elektronisk reiseregning for politikere MØTEGODTGJØRELSE / UTLEGG KILOMETERGODTGJØRELSE REISER BRUKERVEILEDNING Elektronisk reiseregning for politikere MØTEGODTGJØRELSE / UTLEGG KILOMETERGODTGJØRELSE REISER Generell informasjon Fra 01.11.16 tar Strand kommune i bruk det nettbaserte reiseregningsprogrammet

Detaljer

1. Lønn. Diettgodtgjørelse på reiser med overnatting i Norge Særavtale Definisjon Vilkår for når reisen er med overnatting

1. Lønn. Diettgodtgjørelse på reiser med overnatting i Norge Særavtale Definisjon Vilkår for når reisen er med overnatting Diettgodtgjørelse på reiser med overnatting i Norge 1. Lønn 1.1. Særavtale Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands gjelder for reiser i Norge for alle som reiser i oppdrag eller tjeneste

Detaljer

Visma.net Expense. (reiseregningssystem) Brukerveiledning til prøvenemnder

Visma.net Expense. (reiseregningssystem) Brukerveiledning til prøvenemnder Visma.net Expense (reiseregningssystem) Brukerveiledning til prøvenemnder Innhold 1. Aktivering av egen brukertilgang... 2 2. Innlogging (ekstern)... 2 3. Forside / Oversiktsbilde... 3 4. Utfylling av

Detaljer

Visma Expense - brukerveiledning

Visma Expense - brukerveiledning LAVANGEN KOMMUNE LOABÀGA SUOHKAN 2016 Visma Expense - brukerveiledning FOR UTFYLLING AV: REISEREGNING KJØREBOK UTLEGG 02.11.2016 Innhold Rutine.... 3 - registrering av reiser - registrering av kjøring

Detaljer

MERKANTIL NETTVERKSGRUPPE 14.03.13

MERKANTIL NETTVERKSGRUPPE 14.03.13 MERKANTIL NETTVERKSGRUPPE 14.03.13 REISEREGULATIVET Noen definisjoner: Tjenestereise- pålagt/godkjent reise i oppdrag for arbeidsgiver. Arbeidssted- der arbeidstaker til daglig arbeider. Arbeidsreiser-

Detaljer

Veileder i reiseregninger til bruk ved Studiested Halden Sist oppdatert av Knut-Walther Nordahl

Veileder i reiseregninger til bruk ved Studiested Halden Sist oppdatert av Knut-Walther Nordahl Veileder i reiseregninger til bruk ved Studiested Halden Sist oppdatert av Knut-Walther Nordahl 06.03.2017 Logg inn i SAP. Ved innlogging vil bildet se slik ut: Trykk på Reise- og utgiftsrefusjon. Følgende

Detaljer

Honorar og reiser for eksterne

Honorar og reiser for eksterne Honorar og reiser for eksterne Eksterne kan nå sende inn reiser og honorar på elektroniske skjema. Skjema finnes på følgende nettside: https://registrering.dfo.no Logg på ved å bruke et av alternativene

Detaljer

Vilkår som må være oppfylt for å kunne fradragsføre mva:

Vilkår som må være oppfylt for å kunne fradragsføre mva: Norges teknisknaturvitenskapelige Innføring av merverdiavgift på persontransport og konsekvenser for enheter på NTNU som er berørt av merverdiavgiften Generelt I 2004 ble det innført merverdiavgift på

Detaljer

Rutiner for ROH-kommunene

Rutiner for ROH-kommunene Rutiner for ROH-kommunene Slik kommer du i gang Sist oppdatert 23.09.2016 Innholdsfortegnelse 1. Aktivering av egen brukerkonto... 3 Pålogging utenfor citrix... 3 Pålogging innenfor citrix... 5 2. Visma.net

Detaljer

Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang

Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang jhjhjhhjhjhjhjh Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang 1 Aktivering av egen brukerkonto Etter hvert som fagenheter og skoler blir overført til Expense, vil dere motta en e-post fra do.not.reply@visma.net.

Detaljer

Dekning av reiseutgifter fra A til Å

Dekning av reiseutgifter fra A til Å Dekning av reiseutgifter fra A til Å Innhold Hvor finner vi reglene om dekning av reiseutgifter? Bedriftens avtaler Diettgodtgjørelse Ulegitimert nattillegg / dekning av overnattingsutgifter Bilgodtgjørelse

Detaljer

Økonomireglement for Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet

Økonomireglement for Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 Økonomireglement for Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet Om økonomireglementet I henhold til vedtektenes

Detaljer

REISEREGNINGSMODUL. BRUKERVEILEDNING Visma Travel Expense

REISEREGNINGSMODUL. BRUKERVEILEDNING Visma Travel Expense REISEREGNINGSMODUL BRUKERVEILEDNING Visma Travel Expense Den nye reiseregningsmodulen heter Visma Travel Expense. Dette er en web basert løsning slik at du nå kan skrive reiseregning fra hvor som helst

Detaljer

Visma.net Expence Brukerveiledning

Visma.net Expence Brukerveiledning Visma.net Expence Brukerveiledning Side 1 av 15 Innhold Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang... 3 Aktivering av egen brukertilgang... 3 Innlogging eksternt... 3 Innlogging internt... 4

Detaljer

Refusjon av utlegg ikke-ansatt

Refusjon av utlegg ikke-ansatt Prosessdokument - NTNU 03-03-02 - Refusjon av utlegg ikke-ansatt Formål: Sikre at ikke-ansatte får refusjon for de utlegg de har krav på fra NTNU, i henhold til gjeldende retningslinjer og regelverk. Spesielle

Detaljer

Visma.net Expense Brukerdokumentasjon

Visma.net Expense Brukerdokumentasjon Visma.net Expense Brukerdokumentasjon Innhold Rutine... 2 1. Aktivering av egen brukerkonto... 3 2. Innlogging fra PC... 4 3. Registrering av reiser... 5 a. Reiser med overnatting... 5 b. Kjørebok... 6

Detaljer

BRUKERVEILEDNING VISMA EXPENSE ELEKTRONISK REISEREGNING REISER KJØREBOK UTLEGG

BRUKERVEILEDNING VISMA EXPENSE ELEKTRONISK REISEREGNING REISER KJØREBOK UTLEGG BRUKERVEILEDNING VISMA EXPENSE ELEKTRONISK REISEREGNING REISER KJØREBOK UTLEGG Generell informasjon Strand kommune tar nå i bruk det nettbaserte reiseregningsprogrammet Visma Expense. Dette programmet

Detaljer

TRAVEL elektronisk reiseregningsprogram

TRAVEL elektronisk reiseregningsprogram TRAVEL elektronisk reiseregningsprogram Fra og med 01.01.2012 går Scan Tech over til elektroniske reiseregninger. Dette er gjort for å kvalitetssikre våre reiseregninger og i tillegg spare den ansatte

Detaljer

Nyheter innen lønn! Sticos Brukerforum 13.11.2015. Marianne Lund, Rådgiver og Øyvind Riiber, Produktsjef

Nyheter innen lønn! Sticos Brukerforum 13.11.2015. Marianne Lund, Rådgiver og Øyvind Riiber, Produktsjef Nyheter innen lønn! Sticos Brukerforum 13.11.2015 Marianne Lund, Rådgiver og Øyvind Riiber, Produktsjef Agenda A-ordningen Avstemming lønn Sammenstillingsoppgaver Utbetalinger under lønnsopplysningsplikten

Detaljer

BRUKERVEILEDNING REISEREGNING KJØREBOK UTLEGG VISMA EXPENSE. www.skien.kommune.no/expense

BRUKERVEILEDNING REISEREGNING KJØREBOK UTLEGG VISMA EXPENSE. www.skien.kommune.no/expense BRUKERVEILEDNING REISEREGNING KJØREBOK UTLEGG VISMA EXPENSE www.skien.kommune.no/expense INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING S. SAKSGANG I EXPENSE S. NYTTIGE HJELPEMIDLER S. INNLOGGING S. KOMME I GANG S. REISE

Detaljer

Visma travel brukerdokumentasjon

Visma travel brukerdokumentasjon Visma travel brukerdokumentasjon Ansatt Versjon 23.05.2014 Visma Web: Personalia, Pårørende, Lønnslipper, registrere overtid/ timer til utbetaling Visma Travel: Reiseregning, kjørebok, avgiftsrefusjon,

Detaljer

Hjelp til tjenesten Dagsreise innenlands

Hjelp til tjenesten Dagsreise innenlands Hjelp til tjenesten Dagsreise innenlands Regelverk Innsending av bilag Registrere dagsreise innenlands Vedlegg Fradrag for måltider Registrere kilometer Registrere utgiftsbilag Lagre og sende til godkjenning

Detaljer

Visma.net Expense Brukerveiledning

Visma.net Expense Brukerveiledning ID ØK.LØ.4.1.29 Side 1 av17 Versjon 0.07 Forfatter Odd Steinvik Gyldig fra07.06.2016 Verifisert Eva-Cathrine Bugten Type Generelt Godkjent Visma.net Expense Brukerveiledning Ver.0.07 Side:

Detaljer

Honorar og reiseregninger for eksterne som har oppdrag for Utdanningsdirektoratet. gjeldende fra 01.01.2011

Honorar og reiseregninger for eksterne som har oppdrag for Utdanningsdirektoratet. gjeldende fra 01.01.2011 Honorar og reiseregninger for eksterne som har oppdrag for Utdanningsdirektoratet gjeldende fra 01.01.2011 Hvor finnes skjema? Utdanningsdirektoratet.no/Om direktoratet/kontaktinformasjon/informasjon om

Detaljer

BLUEGARDEN MOBIL REISE OG UTLEGG BRUKERDOKUMENTASJON. Versjon 1.0 Sist oppdatert:

BLUEGARDEN MOBIL REISE OG UTLEGG BRUKERDOKUMENTASJON. Versjon 1.0 Sist oppdatert: BLUEGARDEN MOBIL REISE OG UTLEGG BRUKERDOKUMENTASJON Versjon 1.0 Sist oppdatert: 2016-06-13 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Målgruppe... 4 2 Formål med brukerdokumentasjon... 4 3 Formål og bruksområde for Reise

Detaljer

Visma.net Expense. Brukerdokumentasjon. 12.11.2015 Notodden kommune

Visma.net Expense. Brukerdokumentasjon. 12.11.2015 Notodden kommune Visma.net Expense Brukerdokumentasjon 12.11.2015 Notodden kommune Rutine Reiser, kjøring og utlegg i forbindelse med arbeidsreiser skal registreres av de ansatte i Visma Enterprise web. Reiseregningsmodulen

Detaljer

Visma.net Expense Brukerveiledning

Visma.net Expense Brukerveiledning Visma.net Expense Brukerveiledning Side 1 av 15 revidert 9.2.2017 Innhold 1. Aktivering av egen brukertilgang... 3 2. Innlogging eksternt... 3 Glemt passord... 4 3. Innlogging internt... 4 4. Forside /

Detaljer

Visma.net Expense. (reiseregningssystem) Brukerveiledning til prøvenemnder

Visma.net Expense. (reiseregningssystem) Brukerveiledning til prøvenemnder Visma.net Expense (reiseregningssystem) Brukerveiledning til prøvenemnder Innhold 1. Aktivering av egen brukertilgang... 2 2. Innlogging (ekstern)... 2 3. Forside / Oversiktsbilde... 3 4. Utfylling av

Detaljer

Visma.net Expense reiseregning

Visma.net Expense reiseregning Visma.net Expense reiseregning Rutiner for FARTT-kommunene Slik kommer du i gang Sist oppdatert 09.04.2015 Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang 1 Aktivering av egen brukerkonto Etter hvert

Detaljer

Hjelp til Opprett reise- og utgiftsrefusjon

Hjelp til Opprett reise- og utgiftsrefusjon Hjelp til Opprett reise- og utgiftsrefusjon Sist oppdatert: 24.02.14 Generelt om reise- og utgiftsrefusjon Regelverk på reise Satser Skatt på reise Forskudd Hvordan registrere reiseregning på grunnlag

Detaljer

Rapport. Revisjonsdirektør Per Olav Nilsen. Dato: Emne: Revisjon av rådmann og kommunaldirektører. 1 Bakgrunn og formål med gjennomgangen

Rapport. Revisjonsdirektør Per Olav Nilsen. Dato: Emne: Revisjon av rådmann og kommunaldirektører. 1 Bakgrunn og formål med gjennomgangen Rapport Til: Fra: Bystyret Revisjonsdirektør Per Olav Nilsen Dato: 23.03.2004 Emne: Revisjon av rådmann og kommunaldirektører 1 Bakgrunn og formål med gjennomgangen Bakgrunnen for denne gjennomgangen er

Detaljer

Reiseregning i Agresso

Reiseregning i Agresso Kvinesdal kommune Reiseregning i Agresso Brukerveiledning Personal og lønn 11.07.2017 Innhold 1. Registrering av reiseregning i Agresso... 2 1.1. Reise innland/utland m/diett... 3 1.2. Kjørebok... 10 1.3.

Detaljer

Agenda. Hvem er pendler? Type pendler Hvilke pendlerutgifter kan arbeidsgiver dekke skattefritt? Utenlandsk pendler Innrapportering i a-meldingen

Agenda. Hvem er pendler? Type pendler Hvilke pendlerutgifter kan arbeidsgiver dekke skattefritt? Utenlandsk pendler Innrapportering i a-meldingen Pendlere Agenda Hvem er pendler? Type pendler Hvilke pendlerutgifter kan arbeidsgiver dekke skattefritt? Utenlandsk pendler Innrapportering i a-meldingen Hvem er pendler? Hvem er pendler? Personer som

Detaljer

Reisepolicy for KLP. Med endringer mars 2011

Reisepolicy for KLP. Med endringer mars 2011 Reisepolicy for KLP Med endringer mars 2011 1.0 Mål og prinsipper 1.1 Formål. KLPs reisepolicy skal sikre at tjenestereiser blir gjennomført på en kostnadseffektiv, sikker og ellers fornuftig måte. Reiser

Detaljer

Økonomireglement for Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet

Økonomireglement for Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet Økonomireglement for Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet 1. GRUNNLAG 2 2. ANSVARSFORHOLD I ORGANISASJONEN 2 LANDSMØTET 2 LANDSSTYRET 2 UTDANNINGSFORBUNDETS ØKONIMISEKSJON 2 ARBEIDSUTVALGET 2 LOKALLAGSSTYRET

Detaljer

Fagdag Visma.net Expense

Fagdag Visma.net Expense Fagdag 2017 Visma.net Expense Program / invitasjon Ny funksjon som gjør det mulig å legge til vedlegg som gjelder hele utlegget/reisen Denne funksjonen erstatter «Program for reise, uten utlegg» som tidligere

Detaljer

Trondheim kommunerevisjon. Rapport 03/2008 R. Omsorgslønn

Trondheim kommunerevisjon. Rapport 03/2008 R. Omsorgslønn Rapport 03/2008 R Omsorgslønn Januar 2008 PUBLIKASJONER FRA TRONDHEIM KOMMUNEREVISJON: F = Forvaltningsrevisjon R=Regnskapsrevisjon 01/2007 - F Offentlige anskaffelser i Trondheim kommune 02/2007 - R Sosiale

Detaljer

[Velg dato] REISEREGLEMENT PERSONAL. Storfjord kommune

[Velg dato] REISEREGLEMENT PERSONAL. Storfjord kommune [Velg dato] PERSONAL REISEREGLEMENT ENDRINGSLOGG Rev./dato Avsnitt Beskrivelse av endring Referanse 26.06.08 Nytt reglement 1 Virkeområde og omfang 1. Dette reglementet gjelder for reiser i Norge. et omfatter

Detaljer

Særavtale for reiser innenlands for statens regning med satser gjeldende fra 1. januar 2014.

Særavtale for reiser innenlands for statens regning med satser gjeldende fra 1. januar 2014. Særavtale for reiser innenlands for statens regning med satser gjeldende fra 1. januar 2014. Partene ble den 24. juni 2013 enige om følgende endringer i satser for 2014 i Særavtale for reiser innenlands

Detaljer

Trondheim kommunerevisjon. Rapport 7/2016-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret revisjonsforskriftens 4

Trondheim kommunerevisjon. Rapport 7/2016-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret revisjonsforskriftens 4 Trondheim kommunerevisjon Rapport 7/2016-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret 2015 - revisjonsforskriftens 4 Forord For regnskapsåret 2015 har Trondheim kommune mottatt en normalberetning,

Detaljer

Ny særavtale om dekning av utgifter til dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge med virkning fra 22. juni

Ny særavtale om dekning av utgifter til dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge med virkning fra 22. juni Ny særavtale om dekning av utgifter til dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge med virkning fra 22. juni 2018 31.12.19. Forhandlingene om ny særavtale for dekning av utgifter til reise og

Detaljer

REISEREGNING KJØREBOK UTLEGG VISMA EXPENSE

REISEREGNING KJØREBOK UTLEGG VISMA EXPENSE REISEREGNING KJØREBOK UTLEGG VISMA EXPENSE INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING S. SAKSGANG I EXPENSE S. NYTTIGE HJELPEMIDLER S. INNLOGGING S. KOMME I GANG S. REISE S. 9 DIETT S. 0 KJØREBOK S. UTLEGG S. OVERNATTING

Detaljer

Intern korrespondanse

Intern korrespondanse BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap Intern korrespondanse Til: Barnehage og skole - felles v/ Anne Marit Presterud Stab v/ Edel Eikeseth Finans - Stab v/ Bjørg Sørhage Helse

Detaljer

Hva betyr de nye reglene for diett? Espen Øren, Infotjenester AS

Hva betyr de nye reglene for diett? Espen Øren, Infotjenester AS Espen Øren, Infotjenester AS 1 Hva har skjedd med diett og skatt den siste tiden? Statsbudsjettet skattlegge merutgifter til kost for pendlere som kan tilberede mat i pendlerboligen Kunngjøring 23.10.2017

Detaljer

BESTEMMELSER FOR ATTESTASJON OG ANVISNING INN-/UTBETALINGER

BESTEMMELSER FOR ATTESTASJON OG ANVISNING INN-/UTBETALINGER Vedlegg B til Økonomireglementet: BESTEMMELSER FOR ATTESTASJON OG ANVISNING INN-/UTBETALINGER 1 Innhold: 1. Alminnelige bestemmelser... 3 2. Attestasjonsmyndighet... 3 2.1 Attestasjon... 3 2.3 Lønnsbilag...

Detaljer

Retningslinjer For tjenestereiser. Regulativ for reiser innenlands Gjeldende fra 01.01.2013. RETNINGSLINJER FOR TJENESTEREISER

Retningslinjer For tjenestereiser. Regulativ for reiser innenlands Gjeldende fra 01.01.2013. RETNINGSLINJER FOR TJENESTEREISER Retningslinjer For tjenestereiser Regulativ for reiser innenlands Gjeldende fra 01.01.2013. RETNINGSLINJER FOR TJENESTEREISER OG REGULATIV FOR REISER INNENLANDS RETNINGSLINJER FOR TJENESTEREISER 1. Formål

Detaljer

Registrering Registrering av reiseregning, kjørebok eller annet er beskrevet i detalj i påfølgende sider.

Registrering Registrering av reiseregning, kjørebok eller annet er beskrevet i detalj i påfølgende sider. Bruk av Visma Travel Lenke: http://travel.myvisma.no Pålogging FirmaID: AV108 (felles firma for Tekna og tilknyttede foreninger) Brukernavn: Normalt medlemsnummer i Tekna, dette er tilsendt i velkomstmail

Detaljer

Økonomiske retningslinjer

Økonomiske retningslinjer Økonomiske retningslinjer Om de økonomiske retningslinjene 1.1 Økonomiske retningslinjer regulerer økonomistyringen og rutiner ved aktivitet som har direkte økonomisk betydning for organisasjonen. De økonomiske

Detaljer

Økonomireglement for Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet

Økonomireglement for Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet Økonomireglement for Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet 1. ANSVARSFORHOLD 2 LANDSMØTET 2 LANDSSTYRET 2 UTDANNINGSFORBUNDETS ØKONOMIFUNKSJON 2 ARBEIDSUTVALGET 2 KONSULENTEN 2 LOKALLAGSSTYRET 2 2. RUTINER

Detaljer

Veiledning brukere Visma.net. Expense

Veiledning brukere Visma.net. Expense Veiledning brukere Visma.net. Expense Nå er det slutt på å levere inn reiseregninger på papir. Fra nå av tar vi i bruk Visma.net. Expense noe som betyr at reiseregningen blir elektronisk. Reiseregning

Detaljer

Registrere reise statens regulativ Forfatter: ingrid.lilleby.solheim@nmbu.no

Registrere reise statens regulativ Forfatter: ingrid.lilleby.solheim@nmbu.no Registrere reise statens regulativ Forfatter: ingrid.lilleby.solheim@nmbu.no Denne guiden beskriver hvordan du registrerer en reise med diettgodtgjørelse etter statens satser. 1. Åpne skjermbildet Reiseregning.

Detaljer

TRONDHEIM KOMMUNE. Lønnsrutiner ved Personaltjenesten

TRONDHEIM KOMMUNE. Lønnsrutiner ved Personaltjenesten TRONDHEIM KOMMUNE Lønnsrutiner ved Personaltjenesten Trondheim kommunerevisjon Januar 2006 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen av sentrale lønnsrutiner ved Personaltjenesten.

Detaljer

Reisepolicy for Norges musikkhøgskole

Reisepolicy for Norges musikkhøgskole Reisepolicy for Norges musikkhøgskole Vedtatt 25. november 2015 Innhold Reisepolicy for... 1 Norges musikkhøgskole... 1 Innhold... 2 1. Omfang og virkemåte... 3 1.1. Revidering av retningslinjene... 3

Detaljer

Trondheim kommunerevisjon. Rapport 10/2017-R Dokumentasjon og godtgjørelse for fosterhjem, besøkshjem og tilsynsførere

Trondheim kommunerevisjon. Rapport 10/2017-R Dokumentasjon og godtgjørelse for fosterhjem, besøkshjem og tilsynsførere Trondheim kommunerevisjon Rapport 10/2017-R Dokumentasjon og godtgjørelse for fosterhjem, besøkshjem og tilsynsførere Forord Trondheim kommunerevisjon har i denne revisjonen undersøkt dokumentasjon av

Detaljer

Satser for godtgjørelse til prøvenemnder gjeldende for fag- og svenneprøver avholdt etter 01.03.2012.

Satser for godtgjørelse til prøvenemnder gjeldende for fag- og svenneprøver avholdt etter 01.03.2012. 01.03.2012 GODTGJØRELSE TIL PRØVENEMNDER Satser for godtgjørelse til prøvenemnder gjeldende for fag- og svenneprøver avholdt etter 01.03.2012. Det understrekes at prøvenemnda skal legge forholdene til

Detaljer

Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen. 05. november 2009, kl 13.30-15.30 Sted: Suhmhuset Vitenskapsmuseet

Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen. 05. november 2009, kl 13.30-15.30 Sted: Suhmhuset Vitenskapsmuseet 1 Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen 05. november 2009, kl 13.30-15.30 Sted: Suhmhuset Vitenskapsmuseet - Attestanter var.lønn og reiseregninger -Sentral lønnstjeneste Prosessleder: Inger H.

Detaljer

Utgifter til kost og losji på reise

Utgifter til kost og losji på reise Utgifter til kost og losji på reise Statlige regulativ og definisjoner Skattereglene om dekning av reiseutgifter ble formelt løsrevet fra statens reiseregulativ fra 2011, men det er fortsatt henvisninger

Detaljer

Bruksanvisning til utfylling av reiseregninger i ESS

Bruksanvisning til utfylling av reiseregninger i ESS Bruksanvisning til utfylling av reiseregninger i ESS Intranett-adresse: https://qoa.sfso.no/scripts/wgate/pzm3/!?~language=no, eller gå inn via Hustavla, Reiser, og velg ESS der. Du får opp følgende bilde:

Detaljer

Godtgjørelse til prøvenemnder

Godtgjørelse til prøvenemnder Godtgjørelse til prøvenemnder 01.01.2015 Nord-Trøndelag fylkeskommune Antall møter/ Inspeksjoner Gjennomføringsdelen i retningslinjene for den praktiske del av fag/ svenneprøven er retningsgivende for

Detaljer

LEVERE REISEREKNING PÅ VISMA WEB. Sammendrag Her er ei enkel oppskrift på korleis enn registrerer reiserekning på Visma web

LEVERE REISEREKNING PÅ VISMA WEB. Sammendrag Her er ei enkel oppskrift på korleis enn registrerer reiserekning på Visma web LEVERE REISEREKNING PÅ VISMA WEB Sammendrag Her er ei enkel oppskrift på korleis enn registrerer reiserekning på Visma web Ingvar Linde Ingvar.linde@hoyanger.kommune.no Levere reiserekning på Visma net

Detaljer

Utgifter til kost og losji på reise

Utgifter til kost og losji på reise Artikkelen beskriver regler og satser som gjelder for 2018. Store endringer for 2019 - artikkelen vil bli oppdatert. Utgifter til kost og losji på reise Statlige regulativ og definisjoner Skattereglene

Detaljer

Ny Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands med virkning fra 22. juni

Ny Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands med virkning fra 22. juni Ny Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands med virkning fra 22. juni 2018 31.12.19. Forhandlingene om ny særavtale for dekning av utgifter til reise og kost innenlands endte i brudd

Detaljer

Trondheim kommunerevisjon. Rapport 2/2014 Intern kontroll på enheter Delrapport 1: innkjøpsområdet

Trondheim kommunerevisjon. Rapport 2/2014 Intern kontroll på enheter Delrapport 1: innkjøpsområdet Trondheim kommunerevisjon Rapport 2/2014 Intern kontroll på enheter Delrapport 1: innkjøpsområdet Forord I denne rapporten oppsummerer Trondheim kommunerevisjon regnskapsrevisjonsprosjektet Intern kontroll

Detaljer

Endringer i særavtale for reiser innenlands for statens regning

Endringer i særavtale for reiser innenlands for statens regning April 2008 Til brukere av Huldt & Lillevik Reise Endringer i særavtale for reiser innenlands for statens regning Særavtale for reiser innenlands for statens regning er endret fra 01.05.2008. Endringene

Detaljer

Bruke Visma.net Expense

Bruke Visma.net Expense 1 Bruke Visma.net Expense NB! Det finnes elektronisk hjelp inne i løsningen. Visma.net Expense er erfaringsmessig enkel å ta i bruk og benytte. Logge på Visma.net Som ny bruker av Visma.net får du en velkomst

Detaljer

Trondheim kommunerevisjon Lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune

Trondheim kommunerevisjon Lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune Lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune Trondheim kommunerevisjon Januar 2006 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen av lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune.

Detaljer

Vedtatt av: Byrådet Vedtatt: 16.03.2006 Erstatter: Saksnr: Byr 1045/06

Vedtatt av: Byrådet Vedtatt: 16.03.2006 Erstatter: Saksnr: Byr 1045/06 Oslo kommune Instruks Vedtatt av: Byrådet Vedtatt: 16.03.2006 Erstatter: Saksnr: Byr 1045/06 Eier/ Byrådsavdeling for finans og utvikling Ikrafttredelse: 16.03.2006 ansvarlig: Versjon: 3 Bemyndiget: Dok.nr:

Detaljer

(11 siffer) Privatadresse Poststed Vedleggsnr. Post. nr. Utreise (4 ev. 5 siffer) kommune nummer prosent Reisested og - formål Dato Kl.

(11 siffer) Privatadresse Poststed Vedleggsnr. Post. nr. Utreise (4 ev. 5 siffer) kommune nummer prosent Reisested og - formål Dato Kl. Regningen leveres senest 1 måned etter at reisen er avsluttet.reiseregning Bruker- Billettutlegg legies etter reglene i reiseregulativet nummer Etternavn og Fødselsnr. fornavn (11 siffer) R/N Post Privatadresse

Detaljer

Veiledning i utfylling av reiseregninger i Trøndelag fylkeskommune

Veiledning i utfylling av reiseregninger i Trøndelag fylkeskommune Veiledning i utfylling av reiseregninger i Trøndelag fylkeskommune for Prøvenemder Versjon 1.0 Side 1 av 11 Innholdsfortegnelse 1. Innlogging... 3 2. Hvilke type utlegg/reiseregning skal du registrere?...

Detaljer

Visma Expense - registrering av reiseregninger

Visma Expense - registrering av reiseregninger Visma Expense - registrering av reiseregninger Norges Golfforbund har innført et elektronisk reiseregningssystem som skal benyttes ved registrering av krav om godtgjørelser (diett - kilometer) eller refusjon

Detaljer

KOMMUNENS RUTINER I FORBINDELSE MED INNTEKTSGIVENDE ARRANGEMENT INNEN KULTURSEKTOREN. Gausdal kommune. Innlandet Revisjon IKS.

KOMMUNENS RUTINER I FORBINDELSE MED INNTEKTSGIVENDE ARRANGEMENT INNEN KULTURSEKTOREN. Gausdal kommune. Innlandet Revisjon IKS. KOMMUNENS RUTINER I FORBINDELSE MED INNTEKTSGIVENDE ARRANGEMENT INNEN KULTURSEKTOREN Gausdal kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport 6-2012 2013-001/TG FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet

Detaljer

Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen. 5. mars 2009, kl 09.00-11.30 Sted: Hovedbygget, aud H2

Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen. 5. mars 2009, kl 09.00-11.30 Sted: Hovedbygget, aud H2 1 Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen 5. mars 2009, kl 09.00-11.30 Sted: Hovedbygget, aud H2 - Attestanter var.lønn og reiseregninger - Sentral lønnstjeneste 2 Agenda : Pagaweb-ansatteregistrering

Detaljer

Økonomiforum 27. oktober Økonomiseksjonen

Økonomiforum 27. oktober Økonomiseksjonen Økonomiforum 27. oktober 2016 Økonomiseksjonen Agenda Web rapportering v/heidi Honorar satser v/knut Engasjement av eksterne v/steinar Info fra regnskap (Basware) v/maria Engasjement Eksterne Hovedregel

Detaljer

Kurs 10/2011: Førstehjelpskurs Torsdag 25. august 2011

Kurs 10/2011: Førstehjelpskurs Torsdag 25. august 2011 Kurs 10/2011: Førstehjelpskurs Torsdag 25. august 2011 Bernt Bigton organisasjonssekretær Agenda Økonomi og regnskap Utdanningsforbundets portal Utdanningsforbundets logo/ Designmanualen Tillitsvalgt-info

Detaljer

Eksempelsamling for nettoføring av merverdiavgift i statsforvaltningen

Eksempelsamling for nettoføring av merverdiavgift i statsforvaltningen Dato Referanse 05.11.2014 AKAU Til Økonomitjenestekunder av DFØ som er omfattet av nettoføring av merverdiavgift Fra DFØ Eksempelsamling for nettoføring av merverdiavgift i statsforvaltningen Dette notatet

Detaljer

Dokumentasjon og godtgjørelse - fosterhjem og besøkshjem

Dokumentasjon og godtgjørelse - fosterhjem og besøkshjem Trondheim kommunerevisjon Rapport 2/2015 R Dokumentasjon og godtgjørelse - fosterhjem og besøkshjem Forord Trondheim kommunerevisjon har i denne regnskapsrevisjonen undersøkt dokumentasjon godtgjørelse

Detaljer

Frivillige og ideelle organisasjoner

Frivillige og ideelle organisasjoner Frivillige og ideelle organisasjoner Ansvar som arbeidsgiver Buskerud Musikkråd 17.11.2012 Skatteoppkreverens oppgaver Innkreving av skatter og avgifter, kommunale avgifter. Særnamsmann utleggsforretning.

Detaljer

Reiseregning og utlegg Visma Expense

Reiseregning og utlegg Visma Expense 2017 Reiseregning og utlegg Visma Expense Lyngen kommune 14.07.2017 1 Pålogging Når du blir oppretta som bruker i Visma Expense, får du en e-post på din kommunale (primært) eller private postkasse der

Detaljer

Registrere reiseregninger i Portalen. Stavanger bispedømme

Registrere reiseregninger i Portalen. Stavanger bispedømme Registrere reiseregninger i Portalen Stavanger bispedømme Versjon 2.0 Oppdatert 31.10.13 1. Logg på Portalen (Se egen brukerveiledning) 2. Trykk på linken «Reise- og utgiftsrefusjon» Du vil nå se dette

Detaljer