REFERAT FRA STYREMØTE I EIRSEKSJONSSAMEIET LADEPORTEN TORSDAG DEN kl i HÅKON MAGNUSSONS GATE 1B

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE I EIRSEKSJONSSAMEIET LADEPORTEN TORSDAG DEN kl i HÅKON MAGNUSSONS GATE 1B Til stede: Nina Eriksson Signy M. Eliassen Asbjørn Kjevik Snorre Almås Egil Viken - Styreleder (referent) - Styremedlem - Styremedlem - Styremedlem (KLP Eiendom Trondheim AS) - Varamedlem (med stemmerett) Fraværende: Daniel Steinbakk Ida Børseth Fostad - Varamedlem - Nestleder Sak 28/15 Referat fra styremøte Ingen kommentarer. Sak 29/15 Oppfølgning - Diverse: o Lekkasje fra taket i 3 etasje i c blokka som forårsaket skade på vegg (maling): Signy følger opp, og har i epost datert henvendt seg til HENT for å høre når de vil komme å reparerer dette. I epost den opplyser Pål Dittrich at saken tas opp med deres serviceavdeling. o Skade på gulv i -1 etter sveising ved reparasjoner av dører. Heimdal Vaktmesterservice er orientert i epost fra Nina datert Egil følger opp med vaktmester. - Vedlikehold: o Undersøkelse av veranda i forbindelse med lekkasje fra veranda over: Daniel følger opp. Sag er kjøpt inn for testing. Daniel tester på Signy sin balkong. Frist for dette settes til den o Strømpe på kjetting på lekestativene: Signy følger opp saken. o Daniel får oversikt over ventilasjonsanlegget på cden som Asbjørn har. Vurderer etter dette hvem vi skal kontakte for evt. service. Sak 30/15 Oppfølgning etter styremøte den Kontroll av brannvarslingsanlegget (Siemens) ble gjennomført den av Kjell Olav Strømsli. Rapport er mottatt, datert Nina innhenter tilbud fra Siemens på avvik. Strømsli var i kontakt med El pro, men de ga ingen tilbakemelding. Tok så kontakt med Bravida, Daniel skulle møte de den Avventer tilbakemelding fra Strømsli. Etter tilbakemelding er det mulig at vi selv kan sjekke avstand med lasermåler. Nina avventer tilbakemelding fra Sverre på Elpro vedr. bekreftelse på at alt er ok. - Egenkontroll av bygning er gjennomført av Daniel den Spørsmål i forhold til om kursoversikt er ajourført og om testknapp for jordfeilingsbryter fungerer, mulig vaktmester må kontaktes. Daniel følge opp dette. Side 1 av 5

2 - Installasjon av utelys fra Vintervoll. Nina følger opp: Det er opprettet kontakt med Morten Wraalsen hos Vintervoll. Vi mottar tilbakemelding fra Vintervoll når belysningen er kommet. Det avgjøres da om sameiet selv skal foreta noe av gravingen på dugnad. Må ferdigstilles seinest i august. Sak 31/15 Oppfølgning fra styremøte den Gebyrer i eierseksjonssameier, særlig med tanke på utleie: Oppfølgning av sak 13/15 og sak 18/15 7). Utleiere skal få tilsendt informasjon på epost. TOBB må orienteres om at alle som leier ut må oppgi epostadresse til TOBB når de mottar beskjed om utleie (må påføres TOBB sitt standardskriv). Nina følger opp. - Mulighetene for el-bil uttak og forskjellige løsninger. Asbjørn følger opp med Alf Jarle Nilsen hos Vintervoll. - Kontakt med kommunen for å høre med muligheten for å fjerne trærne. Snorre følger opp og gir melding til Nina. - Sverresborg Malerservice: Asbjørn purrer disse for å få en dato. Ser på muligheten for å utvide omfanget. Sak 32/15 Orienteringssaker 1) Ny kontrakt for Ladeporten Velforening. Det er også innhentet informasjon for hvilke områder de skal klippe/brøyte. 2) El pro foretar nå utbedring av påviste feil og mangler. 3) Signy og Nina møtte på årsmøte i velforening. For øvrig møtte leder Anders Løvdahl og Dag Olav Skarpnes (styreledere i de øvrige tilknyttede borettslag). 4) Forebygging av legionella i varmtvannet gjennomføres i perioden ) Styrehonorar fordeles. 6) Papp var ikke hentet, slik at de kom å hentet papp en annen dag, da pappkoppene var fulle. 7) Vanninntrenging ved masse regnvær. Nina var i kontakt med de som satt opp glassdørene, og vaktmester. Vaktmester skulle se på dette. Arthur Kallan, ved Tåkråd, bør engasjeres til å se på dette og vurdere hva som kan gjøres. Egil følger opp. 8) Skadeforebyggende dag den Egil deltok. Egil orienterte. 9) Vedr. trær mot Jarleveien og lysstolper ved veien. Snorre orienterte. 10) Kate har tatt ansvar og plantet fine blomster ved innganger. 11) Service Caverion utført den ) NEKs elbilforum. Asbjørn orienterte. Følger opp fra tidligere. 13) Fornyelse av forsikringspolise. Nina orienterte. En forholdsvis betydelig økning i forsikringen. Signy kontakter If direkte. 14) Oppkjøp av Mobile Norway: Nina orienterte. 15) Oppjustering av priser vaktmester. 16) Frist for å levere inn saker til årsmøte/beboermøte var den ) Kosting av parkeringskjellerne. Onsdag 22. og torsdag 23. passer for oss. Nina orienterer vaktmester, vaktmester henger opp oppslag. 18) Sylinderlås i rommet for avlesning av strøm var delvis ødelagt. Reparert av vaktmesteren. 19) Brannøvelse: Utsettes til neste styremøte. Side 2 av 5

3 Sak 33/15 Sak 34/15 Sak 35/15 Saker fra beboere - Klage på opptak av sand av Din Vaktmester: Nina har tatt dette opp med Din Vaktmester. For fremtiden vil sameiet bli varslet minst en uke før opptak av strøsand, slik at vi kan forberede oss på støv som vil oppstå. - Lås med nøkkelbrikke ved utvendig inngang til garasje 0 fungerte ikke: Vaktmester så på det og ordnet. - Klage på lys i boden: Nina snakket med beboer, og sak er ordnet opp i. - Ønske om skilting i atriumet om at det ikke er lov å lufte hunder der: Styret diskuterte saken. Styret velger å ikke sette opp skilt, men vil oppfordre om å ikke lufte hunder i atriumet i neste rundskriv. Nina orienterer beboer. - Spørsmål om mulighet for lading av elbil: Nina besvarte beboer. - Spørsmål fra beboer vedr. avlesning av måler, nøkkel fungerer ikke lenger til rommet: Nina svarte beboer. Vaktmester har ordnet dette. - Ønske om at de gamle litt mindre vogner settes ut. Styret ser på muligheten til å sette ut en mindre vogn. Daniel ordner dette. Henvendelse til HENT vedr. innregulering av varmeanlegget Det er sendt brev til HENT på epost og post. Asbjørn orienterte og følger opp. Forslag til endring av vedtekter Ida har gjort en flott jobb, og endelig forslag tas opp på styremøte. Følgebrev er utarbeidet til nye vedtekter. Vedtak: Styret vedtar å fremsette forslag om endring av vedtekter i samsvar med forslag som sendes ut, men små endringer fra ida sitt forslag. Det ble diskutert tre endringer fra det forslag som er diskutert, og disse fremkommer i epost datert fra styreleder Nina Eriksson. Samtlige i styret er enige i disse endringene. Videre vil det fremkomme at næringsseksjonen disponerer 35 p-plasser og boligseksjonen 73 stk. Sak 36/15 Planlegging av årsmøte 2015 Gjennomgikk og fikk med de punkter som måtte med på innkallingen. Årsmøte avholdes i sal i KA-senteret onsdag 29 april fra kl Leiepris kr. 1500,00. Nøkkel kan hentes mellom kl. 12 og samme dag. Egil kan hente nøkkel. Signy kjøper inne til kjeks. Signy og Egil tar med kaffe. Innkalling til styremøte kan leveres med bud til Signy på jobb. Sak 37/15 Planlegging dugnad 2015 Dugnad skal arrangeres den 5. mai Det vil derfor ikke være aktuelt med kjøp av sekker fra Trondheim renholdsverk. Nina ordner rundskriv for dugnad. Dette bør gjøres på dugnaden: - Hagearbeid o Plante blomster og gjøre grøntareal fint. o Rake o Jord under rhododendron - Vasking o Vask av heiser o Vaske av dører fellesarealer o Vask av trapper Side 3 av 5

4 o Vask av søppelkopper utvendig - Vedlikehold o Maling/vedlikehold av område mellom parkeringskjeller og heis på 0 (1). o Vedlikehold av rekkverk vurdere vedlikeholdsbehov. o Beising av benker - Bytte sand i sandkassen Nina undersøker med Din vaktmester - Spyling/kosting foran inngangsparti, i atriumet og gangvei mellom Ladeporten og Ladebekke brl. Hagearbeid og diverse renhold og vedlikehold. Det vil bli utarbeidet liste over arbeidsoppgaver som henges i postrommet med ansvarlig fra styret. Noe å drikke å spise. Det må settes opp en ansvarlig for hvert punkt, med en prioriteringsliste. Vasking kan ha samme ansvarlig. Nina utarbeider rundskriv og lister. Sak 38/15 Beising av skillevegger/platting på veranda Styret har i rundskriv 37 datert besluttet at vedlikehold av terrasse og balkonger skulle følges opp. Styret har hatt fokus på andre forhold, slik at dette har blitt nedprioritert. Styret har våren 2015 igjen fokus på ytre vedlikehold, og da er vedlikehold av terrasser og balkonger en del av dette. Nina har utarbeidet forslag til rundskriv. Signy og Daniel følger dette opp. Sak 39/15 Sak 40/15 Sak 41/15 Vedlikehold av fasade under veranda Plater på fasade under en veranda er løsnet og må byttes ut. Vaktmester og snekkeren hans har foretatt en befaring. Det skal gå greit å ordne det. Arbeid og materialer vil komme seg på ca kr m/moms. Vedtak: Asbjørn og Daniel ser på muligheten til at den rustede plates tas bort. Dette må gjøres av vaktmester, og han engasjeres derfor. Gebyrer ved utsending av faktura til KLP Praksis fortsetter hvor gebyr må belastes KLP når faktura sendes til KLP. Bruk av søppelkasser som tilhører Ladebekken brl. Mottok henvendelse fra styreleder i Ladebekken brl., da han gjorde oss oppmerksom på at beboere i Ladeporten kaster søppel i deres containere. Tas med i et rundskriv, og Nina kontakter styrelederen og foreslår at de henger opp lappe ved sine containere. Sak 42/15 Bestilling av container Din vaktmester kan tilby: «For 22m3 åpen container fakturerer vi kr. 35,- pr. dag. Transport container, ut- inn kr. 955,- pr. tur. Alle priser er eks. mva.» Side 4 av 5

5 Oppslag i postrommet fra Retura: kr. 2900,- inkl. mva. Se nærmere vilkår. Det vurderes også å bestille container av de vi bestilte fra i fjor. Ida må også høre hva som kan kastes i containeren. Ønsker container 8. mai 12. mai kl Sak 43/15 Eventuelt - Tilbud på overvåkning fra Nokas. Signy deltok på befaring med Helge Fredagsvik fra Nokas den Tilbud er mottatt, datert Vindusvask er avtalt i uke nummer 19 med Rengjøringsteknikk. Signy avtaler befaring. Neste styremøte: Planleggingsmøte for dugnad: Tirsdag kl Neste styremøte avtales etter årsmøtet. Tas sikte på å avholde styremøte tirsdag den 16. juni. Møte hevet kl Nina Eriksson Signy M. Eliassen Asbjørn Kjevik Egil Viken Snorre Almaas Side 5 av 5