REFERAT FRA STYREMØTE I EIERSEKSJONSSAMEIET LADEPORTEN MANDAG DEN kl i Ladebekken Varamedlem (med stemmerett)

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE I EIERSEKSJONSSAMEIET LADEPORTEN MANDAG DEN kl i Ladebekken 17. Til stede: Nina Eriksson Signy M. Eliassen Asbjørn Kjevik Egil Viken Daniel Steinbakk Ida Børseth Fostad - Styreleder (referent) - Styremedlem - Styremedlem - Varamedlem (med stemmerett) - Varamedlem - Styremedlem (dro tidligere) Fraværende: Snorre Almås - Styremedlem (KLP Eiendom Trondheim AS) Sak 15/15 Referat fra styremøte Ingen kommentarer. Sak 16/15 Oppfølgning fra tidligere styremøter Vedlikehold: o Undersøkelse av veranda i forbindelse med lekkasje fra veranda over: Daniel følger opp. Sag er kjøpt inn for testing. Daniel tester på Signy sin balkong. Frist for dette settes til den o Strømpe på kjetting på lekestativene: Signy følger opp med Aktivareal. Sak 17/15 Oppfølgning Lekkasje fra taket i 3 etasje i c blokka som forårsaket skade på vegg (maling): Signy følger opp, og har i epost datert henvendt seg til HENT for å høre når de vil komme å reparerer dette. I epost den opplyser Pål Dittrich at saken tas opp med deres serviceavdeling. - Skade på gulv i -1 etter sveising ved reparasjoner av dører. Heimdal Vaktmesterservice er orientert i epost fra Nina datert Egil følger opp med vaktmester. Oppfølgning etter styremøte den Kontroll av brannvarslingsanlegget (Siemens) ble gjennomført den av Kjell Olav Strømsli. Rapport er mottatt, datert Nina innhenter tilbud fra Siemens på avvik. Strømsli var i kontakt med El pro, men de ga ingen tilbakemelding. Tok så kontakt med Bravida, Daniel skulle møte de den Avventer tilbakemelding fra Strømsli. Etter tilbakemelding er det mulig at vi selv kan sjekke avstand med lasermåler. - Skjeve lyktestolper ved siden av grusplassen til KLP, veien ned mot Ladeporten: Snorre følger opp. - Egenkontroll av bygning er gjennomført av Daniel den Spørsmål i forhold til om kursoversikt er ajourført og om testknapp for jordfeilingsbryter fungerer, mulig vaktmester må kontaktes. Daniel følge opp dette. Side 1 av 5

2 - Tilbud på overvåkning fra Nokas. Signy deltok på befaring med Helge Fredagsvik fra Nokas den Signy har ikke mottatt noen tilbakemelding ennå. Signy purrer opp. - Installasjon av utelys fra Vintervoll. Nina følger opp: Det er opprettet kontakt med Morten Wraalsen hos Vintervoll. Vi mottar tilbakemelding fra Vintervoll når belysningen er kommet. Det avgjøres da om sameiet selv skal foreta noe av gravingen på dugnad. Sak 18/15 Orienteringssaker 1) Test av brannslanger: Utført av Daniel og Egil den 16. januar 15. Det er totalt 13 brannslanger. Samtlige av slangene hadde lekkasje mellom stenge/åpne ventil og slange. Gikk over å strammet alle slangeklemmene. Nå er alle slangene tett. 2) Årshjulet: Gjennomgang av kontrakter for sommerdrift. Alt ok. Signy hørere med Anders Løvdal i Velforeningen vedr. kontrakt for sommerdrift og mulighet for bedre pris/nytt anbud. 3) Varsel om årsmøte sendt ut. Årsmøtet skal avholdes den Frist for å komme med saker til sameiemøte er satt til den Årsregnskapet kan forventes mottatt av TOBB den ) Årlig skriv til beboerne ble lagt i postkasser i januar 15. 5) Daniel har fått flyttet og isolert handlevogner. 6) Gjennomgang av kostnader til KLP. Signy og Snorre gjennomgår regninger senest den Signy leverer liste og leverer denne til Ida Prestmo. 7) Gebyrer i eierseksjonssameier, særlig med tanke på utleie: Oppfølgning av sak 13/15. Sameiet belastes flere kostnader ifm. utsendelse av informasjon til sameiere som leier ut (porto + kopiering). Det er svært begrensede muligheter til å ilegge enkelte sameiere gebyrer. For at spare sameiet for disse kostnadene, vil det være mest hensiktsmessig at utleiere får tilsendt informasjon på epost. Denne praksis må etableres med TOBB når en faktisk utsending skal skje, men slik at utsending ved den anledning nok må skje via posten som tidligere. Det må da fås en oversikt fra TOBB på hvem som er utleiere, og tilskrive disse hvor opplysninger om epostadresser og mobil må innhentes. Ved neste utsendelse til utleiere, må styret få oversikt fra TOBB om hvem som er utleiere, og hente epostadresser slik at styret kan få sendt ut informasjonen på epost. Det vil derfor skje en innhenting av eierinformasjon og epostadresser fra TOBB slik at skriv til eierne kan sendes ut elektronisk. Nina følger opp dette. 8) Orientering vedr. klage på beboer: Nina orienterte. 9) Informasjon fra Rens Ventilasjonen: Sak diskutert. Avventer foreløpig. 10) Informasjon fra Trondheim Renholdsverk. Innsamling av hageavfall i mai uke 19. Salg av sekker: Nina orienterte. Henting av sekker gjøres senest den 3. mai 15. Egil hører med hagegruppa om det er mulig med dugnad før den 3. mai. Styret tenker at det kjøpes inn sekker til 20 kr. stk. 11) Det er inngått avtale med årlig kontroll av nødlys med El pro den Disse hadde en betydelig bedre pris enn Vintervoll som vi også kontaktet. Kontroll av nødlys (utladningstesten) ble utført av El pro den 17. og 19. februar Daniel fulgte dette opp. Tilbakemelding ble gitt den Side 2 av 5

3 Reparasjon for samtlige nødlys ble totalt ca ,- eks. mva. Daniel kontakter El pro for reparasjoner. 12) Alf Jarle Nilsen hos Vintervoll kan komme på en gratis befaring for å sjekke kapasitet for mulig elbil uttak. Han vil da også se på mulighetene for el-bil uttak og forskjellige løsninger. Asbjørn følger opp. 13) Låssylinder inn til sykkelrom i A-blokken er skiftet. Signy tok dette med vaktmester. 14) Lys armatur i -1 var løs, mottok henvendelse fra driftstekniker Thomas fra KLP, er nå fikset av vaktmester. Kostnaden skal KLP være med å dekke. 15) Portalkurs : De som ønsker kan delta. 16) Varsel om utbygging Lilleby: Nina orienterte. 17) Liten lekkasje i fyrrommet. Caverion så på dette den Asbjørn orienterte. 18) Utkall fra KONE: Vaktmester fikk henvendelse fra beboere på at heisen i 5. etg. stod. Han kontaktet KONE, som kom å så på dette. Rapport på lukket avvik ble oversendt oss. Ida forlot møtet, hun deltok også på sak 22/15. 19) 39 personer hadde ikke levert skjema etter vann- og/eller elsjekket. Nina la disse i konvolutter og i de enkeltes postkasser. Retur av purringene med skjema skal leveres direkte til TOBB. 20) Forslag fra valgkomiteen. Dersom styret skal orienteres, må valgkomiteen kontaktes. Nina holder kontakten med valgkomiteen. 21) Nina hadde møte med Bård Sørdal fra posten den Der ble det gjennomgått rutiner, da sameiet har opplevd at postluker står åpne etter besøk fra posten, feil post legges i feile postkasser, sameiet får post som tilhører andre adresser og post legges igjen i postrommet. Det ble enighet om at post som ligger igjen i postrommet skal henges på tavlen, så skal postmannen ta det med seg neste dag. Nina har laget oppslag til postmannen i postrommet. 22) Årsmøte i Ladeporten Velforeningen den Signy møter. 23) Det er kjøpt inn en projektor for bruk. Sak 19/15 Saker fra beboere - Henvendelse fra beboer vedr. annen beboer som har hengt opp presenning på veranda mot atriumet: Presenning ble etter tilbakemelding til beboer per poste erstattet med en blankt plastdekke: Nina har fulgt dette opp i brev til beboer datert Beboer ble også orientert om at det ikke var lov å riste tepper fra veranda. - Klage på beboer vedr. barnevogner etc. utenfor leilighet: Nina snakket med beboer, i tillegg til henvendelse på epost. - Henvendelse fra beboer vedr. bestilling av nøkkel: Nina besvarte beboer. - Henvendelse fra beboer om nabo som har anskaffet seg utekatt. Beboer visste ikke hvilken leilighet det var: Nina besvarte beboer. Det er ikke mulig å følge opp saken, da styret ikke vet hvilken leilighet det gjelder. - Henvendelse fra beboer vedr. fjerning av 3 trær mot Jarleveien. Styret vil ta kontakt med kommunen for å høre med muligheten for å fjerne trærne. Snorre følger opp. - Henvendelse fra beboer vedr. tv og internett: Nina besvarte henvendelsen. Side 3 av 5

4 - Henvendelse fra beboer vedr. kostnad for skifte av jordfeilbryter: Nina besvarte beboer, dette er en kostnad som eier må dekke selv. - Henvendelse fra beboer ved. salg av leilighet md garasje: Nina orienterte beboer. Sak 20/15 Gjennomgang Aktiviteter HMS Styret gjennomgikk aktivitetene. Daniel får oversikt over ventilasjonsanlegget på cden som Asbjørn har. Vurderer etter dette hvem vi skal kontakte for evt. service. Sak 21/15 Forslag til ending av husordensreglene pkt. 8.5 Styret har mottatt forslag fra beboer der det er ønskelig med en presisering av pkt. 8.5 hvor det fremkommer at «Røyking er strengt forbudt innendørs på sameiets område». Beboer mener punktet er lite presis, og vanskelig å etterleve, da punktet er uklart. Styret er enig i dette. Styret foreslår derfor å endre pkt. 8.5 i sin helhet, og erstatte teksten med: «Røyking er strengt forbudt i innomhus fellesarealer, så som ganger, heiser og i garasje. Ved røyking utomhus fellesarealer plikter den enkelte å ta med seg de etterlatenskaper dette måtte skape, vekk i fra området når de forlater stedet. Ved røyking på balkong må det tas spesielt hensyn til naboene. Røyking må for øvrig ikke være til sjenanse for andre.» Vedtak: Styret foreslår å endre husordensreglene pkt. 8.5 til: «Røyking er strengt forbudt i fellesarealer innomhus, så som ganger, heiser og i garasje. Ved røyking fellesarealer utomhus plikter den enkelte å ta med seg de etterlatenskaper dette måtte skape, vekk i fra området når de forlater stedet. Ved røyking på balkong må det tas spesielt hensyn til naboene. Røyking må for øvrig ikke være til sjenanse for andre.» 22/15 Forslag til endring av vedtektene 4 Parkeringsanlegg Det har ved flere anledninger vært diskutert, både i styret og på sameiermøte, endring av vedtekter for 4, Parkeringsanlegg. Diskusjonen har gått på at når en seksjon hvor det er tillagt eksklusiv bruksrett til biloppstillingsplass skal overføres, vil de sameiere som ikke har biloppstillingsplass i sameiet ha rett til å overta biloppstillingsplassen mot utbetaling av kr justert for kpi fra 2006 til den sameieren som har hatt rett til plassen. Det har vært ytret ønske om at bruksrett til biloppstillingsplass kan overføres til ny eier ved overdragelse av leilighet, og ikke først forbeholdes sameiere. Forhold som må hensyntas ved en evt. endring av vedtektene er at: o Det kan ikke være anledning å ha bruksrett til biloppstillingsplass dersom person ikke er sameiet i sameiet. o Fra sameier til sameier reguleres ikke av kr ,- + kpi. o Det bør begrenses til 1 plass per sameier, har en sameier flere plasser må denne prøves ved salg. I tillegg sees det på endring av vedtektene når det gjelder om styret selv kan intern-fordele plasser dersom det melder seg et særlig behov. Ida arbeider videre med vedtektene, og har klart et forslag til Nina innen 16. mars Vedtektene vedr. parkeringsplasser må vedtas med 3/4 flertall av de som eier plasser. Det må derfor sendes ut en orientering til de som har bruksrett med parkeringsplass, med svarslipp for retur om de stemmer for/mot Side 4 av 5

5 vedtektsendring. Ida ordner også et slikt skriv sammen med forslag til endring av vedtektene og sender til Nina. Oversikt over hvem som har bruksrett til parkeringsplass kan fås hos TOBB v/ Kanne. Sak 23/15 Styrehonorar for 2014/2015 Styret foreslår at styrehonorar for perioden 2014/2015 settes til kr ,-. Sak 24/15 Sak 25/15 Sak 26/15 Sak 27/15 Gebyrer ved utsending av faktura til KLP Det har vært dialog mellom styreleder og KLP i nevnte forbindelse, hvor KLP ønsker at boligdelen av sameiet betaler gebyr som TOBB utsteder ved faktura til KLP for fordeling av kostnader ihht. vedtektene. Styret er av den oppfatning at dette er en kostnad som KLP må dekke. Henvendelse til HENT vedr. vedr manglende innregulering av varmeanlegg i 2006 Vaktmester Jon Inge Singsaas har foretatt lufting i flere leiligheter. Asbjørn orienterte. Asbjørn har vært i kontakt med Inge hos Caverion. Styret ser at det må sendes et brev til HENT. Asbjørn lager et utkast til brev, og kobler inn Caverion ved Jonny Beck. Nina bistår Asbjørn etter hvert. Forebygging av legionella Det ble diskutert muligheten for forebygging av legionella i kaldtvannet. Forebygging av legionella i varmtvannet kan gjennomføres i perioden Nina undersøker med vaktmester, og sender til kopiering. Signy henter fra kopiering og legger i postkasser. Eventuelt - Sverresborg Malerservice: Asbjørn purrer disse for å få en dato. Ser på muligheten for å utvide omfanget. - Vindusvask våren 2015: Signy kontakter firma for vask. - Beisning av skillevegger. Må ha dette på agendaen. Neste styremøte: Torsdag den 9. april 2015 kl Møte hevet kl Nina Eriksson Signy M. Eliassen Asbjørn Kjevik Egil Viken Ida B. Fostad Daniel Steinbakk Side 5 av 5