REFERAT FRA STYREMØTE I EIERSEKSJONSSAMEIET LADEPORTEN TIRSDAG DEN KL. 17:30 i Ladebekken 17

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE I EIERSEKSJONSSAMEIET LADEPORTEN TIRSDAG DEN KL. 17:30 i Ladebekken 17 Til stede: Nina Eriksson Ida Børseth Fostad Signy M. Eliassen Asbjørn Kjevik Snorre Almås Egil Viken Daniel Steinbakk - Styreleder (referent) (KLP Eiendom Trondheim AS) - Varamedlem (med stemmerett) - Varamedlem Ida og Snorre deltok på saker i kursiv. Anke, Kate og Hildur fra hagegruppen deltok på sak 52- og 53/14. Sak 47/14 Referat fra styremøte Ingen kommentarer. Sak 48/14 Oppfølgning fra styremøte den Vedlikehold: o Brannøvelse: Asbjørn undersøker vedr. brannøvelse. Tar kontakt med Østgård hos TOBB for avtale. o Brannslokningsapparat: Asbjørn har kontaktet TOBB for innhenting av tilbud på etterfylling/kjøp av nye apparater: Apparatene vi har er satt til å skal vare i 10 år. Aktiviteten med utskifting av apparat forskyves til Snuing av apparater vil være i fokus i forbindelse med kontroll av brannvarslere. o Vann- og elkontroll: Prioriterer elkontroll i Asbjørn innhenter tilbud. Følges opp, tilbud innhentes. o Utvendig maling trefasader på værutsatte plasser: Asbjørn innhenter tilbud. Følges opp, tilbud innhentes. o Undersøkelse av veranda i forbindelse med lekkasje fra veranda over: Asbjørn og Daniel følger opp. Besluttet å kjøpe inn en sag for testing. o Merking av garasjeplasser: Asbjørn og Daniel har fulgt opp saken. Oppmerkning i garasjekjeller 0 den Garasjekjeller -1 følges opp fortløpende. Da vil vi ta våre plasser, og KLP ta sine. Nummerering av plassene skal også merkes opp. o Rekkverk i utvendig trapp på nordsida av a-blokka: Snorre har utført forholdet. o Rust på rammeverk på garasjeportene: Asbjørn følger opp. - Diverse o Faktura vindusvask Rengjøringsteknikk Signy: Sameiet mottok en kreditnota fra Rengjøringsteknikk. Styret ønsker at Rengjøringsteknikk pusser innvending i C blokken, og saken avsluttes. o Opprigning fra KONE vaktheis. Ønsker også billigere internettlinje til katodeskap. Kone har oppfølgning, noe som er Side 1 av 5

2 grunnen til at det er så mange oppringninger. Linje endres etter , da kan vi få en pris på 449,-. Ida følger opp slik at vi får dette skriftlig. o CD til Caverion over sameiets bebyggelse: På fdv-cd fra HENT, mangler det fortsatt el-installasjon fra Elpro, rørinnstallasjon fra K- Lund og klimateknisk fra NTE. Asbjørn følger opp: Det som mangler per i dag er rørinnstallasjon fra K-Lund. o Evt. vedtektsendring i forbindelse med at garasjeplasser må ut på høring før de kan selges ved leiligheten: Kan endres uten hindring av lov eller vedtekter, og Ida lager forslag til vedtektsendring som skal opp på generalforsamling o Delvis manglende lys i parkeringskjeller 0: Asbjørn og Daniel følger opp ved merking av garasjekjellerne. Det er mulig at to sensorer ikke fungerer. Daniel følger opp med vaktmester. o Snorre sjekker reguleringsplan med tanke på HC plass som sameiet har ledig: Står ikke noe om dette i reguleringsplanen, slik at dette ikke setter noen begrensninger for omsetning av HC plassen til enhver beboer. Sak 49/14 Knust glass på verandafasade etter branntilløp i 2013 Beboer blir kontaktet muntlig. Daniel følger opp. Sak 50/14 Sak 51/14 Sak 52/14 Sak 53/14 Tilbud på drifts- og fakturakontroll av heiser gjennom TOBB Nina og Daniel følger opp om avtale skal inngås med TOBB, eller om det skal inngås ny avtale med KONE på bedre betingelser. Serviceavtale brannvarslingsanlegg Brannsentral Tilbud på sikkerhetskontrakt - forebyggende vedlikehold av Sikkerhetsanlegg - med Siemens AS. Vedtak: Styret vedtar å inngå avtale med Siemens AS om forebyggende vedlikehold av sikkerhetsanlegg. Samtale og evaluering av dugnad 2014 Hagegruppen deltok Følgende ble notert/avtalt/avklart: - Signy følger opp med Bjørn om hvem som skal male den ny-oppsatte bu i C-blokka -1 og hva som kan gjøres med døren, som er litt slått. - Hage-dag arrangeres den Det kjøpes inn jord til denne dagen. - Klipping av busker ved Rododendronen: Kate får Jan til å se på dette. Dette tas på hage-dagen. - Enighet om å kjøpe en hekksaks. Jan og Kate gjør dette. - 3 bed ved Sticos vil være i fokus på hage-dagen. - Flytting av vannuttak: Dette er problematisk ift. frost på vinterstid. Daniel undersøker om det er mulig å benytte uttaket i søppelrommet. Tilbud fra Din Vaktmester på opprydding i bed ved Sticos og på enden av Sameiets sine 5 p-plasser Hagegruppen deltok Styret, sammen med hagegruppa, vedtok å ikke akseptere tilbudet. Side 2 av 5

3 Sak 54/14 Sak 55/14 Sak 56/14 Sak 57/14 Tilbud på maling av søppelrom og postrom, og område utenfor heis i 0 og -1 i C-blokka - Minor Industriplast Vedtak: Styret inngår avtale med Minor Industriplast. Nina følger opp. Dette vil ta 1 ukes tid, og det tas sikte på å skje i uke 40. HENT skal være med å dekke noe av kostnaden, Nina undersøker med HENT. Tilbud på avtale BevarHMS gjennom TOBB Egil I. Lyngen fra TOBB var på styremøte å informerte om systemet. Styret anser det nødvendig å inngå en slik avtale. Både av muligheter for kontroll, og pga. at det kreves i lov at sameiet har et system for HMS. Daniel vil være styrets kontaktperson overfor TOBB i første omgang. Vedtak: Styret vedtar å inngå avtale med TOBB om BevarHMS. Orienteringssaker a) Status Lilleby: Nina og Asbjørn har inngitt kommentarer på skriv fra Trondheim kommune datert : Nina informerte. b) Kostnader til advokat Tapper i forbindelse med rehabilitering av garasjekjeller. Nina og Ida har fulgt opp med epost til adv. Tapper. Styret har gjennomgått saken, og ser ikke det som hensiktsmessig å gå videre med saken. Styret er enige om at saken avsluttes. c) Dugnadsforsikring: Dersom noen skader seg under dugnadsarbeid iverksatt av styret. Nina orienterte. d) Plastsklie i fellesareal: Sklie fjernet. Nina informerte. e) Skade på inngangsparti til garasje 0: Vaktmester har ordnet skaden, og styret har kontroll på forholdet: Nina informerte. f) Posten: 1: Postkassene står åpne. 2. Post legges i feil postkasse. 3. Posten legges oppe på postkassene, og ikke i postkassene hvor de skal legges Klagesak er opprettet hos posten vedrørende dette. Nina og Ida følger opp. g) Lukt utenfor rommet til vaskerne: Signy har kontaktet vaskerne. h) FDV til TOBB: Nina sender til TOBB. i) Intervju med NRK: Asbjørn informerte. j) Power clean: Nina informerte. Styret velger å ikke inngå noen avtale med disse. k) Skade på vegg i C-blokka, 2. etg. etter glassdør: Asbjørn undersøker med Jan Ø. Johnsen om han kan ordne dette. l) Juss kurs den på Britannia: Nina orientert. Nina og Ida deltar på kurs. Saker fra beboere: a) Rengjøring av fellesareal i sommer: Signy har fulgt opp saken med vaskefirma. b) Utleie av parkeringsplass: Nina har fulgt opp saken, hvor beboer ble videreformidlet til KLP for mulig leie av p-plass. c) Navnelapper på postkasse og i postrom: Nina har fulgt opp saken med vaktmester. d) Lite beis for veranda og skillevegger: Egil har kjøpt inn ny beis, og svart beboer vedr. beis. e) Innemøbler og div. oppbevart på veranda: Egil har fulgt opp saken. Side 3 av 5

4 f) Avtrekksvifte på kjøkkenet: Asbjørn har svart beboer. g) Åpne postkasser i postrommet: Nina har kontaktet Posten med krav om dette nå må bedres, etter at også tidligere medlemmer i styret har klaget til posten. h) Veranda fylt med regnvann: Vaktmester ble kontaktet, og saken ordnet opp i. i) Vann til veranda i 1 etg. i C-blokka ved mye regn: Asbjørn følger opp saken. j) Askebeger utenfor C blokken lukter: Vaktmester er kontaktet for å ordne opp i dette. k) Varmekabler på bad fungerer ikke: Beboer er satt i kontakt med vaktmester. l) Feil med felles dør i 4. etg. i 1B: Asbjørn har ordnet døren. m) Spørsmål fra beboer vedr. navneskilt på postkasse og ringeapparat: Nina har besvart henvendelsen. Sak 58/14 Sak 59/14 Sak 60/14 Sak 61/14 Sak 62/14 Byavisen Skal leveringen gjennopptas? Byavisen må i så tilfellet få egen nøkkel til postrommet, hvor Byavisen leveres. Vedtak: Styret beslutter å ikke få byavisen levert av praktiske årsaker. Nina følger opp med byavisen. Henvendelse fra beboer - Familiebarnehage med aldergruppen 0-3 år Styret behandlet henvendelsen fra beboer. Vedtak: Styret vedtar at det ikke er mulig å starte familiebarnehage i sameiet. Årshjul Forberede budsjett Nina videreformidler til TOBB at vedlikeholdsbudsjettet for 2014, som fremkommer av plussplanen, inntas i budsjettet for Styret har et budsjettmøte etter at budsjett er mottatt av TOBB. På dette møtet har vi mottatt rapport for 2. tertial. Møtet ønskes avholdt i uke 39, gjerne tirsdag den kl Ida Prestmo fra TOBB inviteres til å være med. Henvendelse fra beboer Søknad om inn-glassing av veranda/terrasse Det vises til referat datert sak 14/13 hvor følgende ble besluttet: «Styret stiller seg positivt til at det søkes kommunen om tillatelse til innglassing av deler av terrassen til leilighet C4.35. Dette fordi det er foretatt mange andre fasadeendringer her, så styret går inn for å godkjenne søknaden. Arbeid/kostnader i forbindelse med søknaden til Trondheim kommune må beboer selv bekoste.» Beboer har rettet spørsmål om styret vil sette noen ytterligere betingelser utover det som fremkommer her. Vedtak: Styret fastholder vedtak i tidligere sak 14/13. I tillegg vedtas det at beboer har vedlikeholdsansvaret som følge av de endinger som utbyggingen medfører. Tilbud videreføring av dagens Komplett Mini avtale mellom Eierseksjonsameiet Ladeporten og Canal Digital Kostnadene for CD økes fra opprinnelig fastsatt, og i den forbindelse gis beboerne i sameiet mulighet til å få tilsendt ny dekoder for sin leilighet, som også skal følge leiligheten. Vedtak: Styret beslutter at hver beboer i sameiet Side 4 av 5

5 skal bestille dekoder som skal ligge i leiligheten, som byttes ut med gammel dekoder som ligger i leiligheten fra tidligere. Daniel følger opp med CD. Sak 63/14 Sak 64/14 Sak 65/14 Sak 66/14 Avtale med Heimdal Vaktmesterservice Styret velger å følge opp avtalen med vaktmester, da det nå er lenge siden den er inngått, og mulig invitere på styremøte for en gjennomgang. Nina har ansvar. Gebyr ved innflytting Et alternativ er at Heimdal vaktmesterservice fakturer ny beboer direkte etter opplysning om dette fra TOBB, eller at TOBB fakturerer ny beboer etter at sameiet er blitt belastet kostnaden fra Heimdal vaktmesterservice. For siste alternativ vil det derimot i tillegg påløpe et fakturagebyr fra TOBB. Vedtak: Styret besluttet at vaktmester fakturer ny beboer direkte. Nina følger opp med TOBB hvor info ta inn ved opplysninger til megler, og videreformidler til vaktmester. Ordningen trer i kraft fra 1. september Kontrakt Torkildsen for erverv av fellesareal Styret har i lang tid være i forhandlinger med Torkildsen tilknyttet enkelte punkter i kontrakten. Nina og Signy har ført prosessen, og før endelig signering er styret for øvrig koblet inn for å enes om enkelte punkter i kontrakten. Styret har hatt fokus på å sikre beboerne i en byggeprosess. Saken er fortsatt under behandling. Eventuelt Justering av ekspansjonskar av vannrør i fyrrom av varmeanlegget. Asbjørn følger opp. Anbefaling av utskifting av vannrør i fyrrom. Asbjørn følger opp. Styret har besluttet å bestille en ny vaktmesternøkkel. Nina bestiller. Egil kjøper håndtak til fellesareal for reserve. Nye oppslag for Nokas. Signy ordner dette. Nytt rundskriv: Ikke fjerne/klippe busker selv, hage-dag, lufting av hunder. Neste styremøte: kl Møte hevet kl Nina Eriksson Signy M. Eliassen Asbjørn Kjevik Ida Børseth Fostad Snorre Almås Daniel Steinbakk Egil Viken Side 5 av 5