Protokoll fra styremøte i 7330 Eventyrlia Huseierforening kl. 18:30

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Protokoll fra styremøte i 7330 Eventyrlia Huseierforening kl. 18:30"

Torbjørg Helland
7 år siden
Visninger:

1 Protokoll fra styremøte i 7330 Eventyrlia Huseierforening kl. 18:30 Til stede: Olga Solberg, Yonathan Samuel, Per Arne Flø, Nayyar Sultana Rasool Referent: Per Arne Flø Sak nr. oversikt: 13. Konstituering 14. Vårdugnad oppsummering 15. Økonomi 16. Husleie 2. halvår 17. Vedlikehold i år 18. Innbygging av veranda nr Sykkelstativ ved Sykkelskur ved Digital signering 22. Elektronisk kommunikasjon med forretningsfører 23. Retningslinjer for styrearbeid 24. HMS internkontroll 25. Sommerfest 26. Eventuelt/info 13/16. Konstituering Etter valgene i generalforsamlingen har styret fått følgende sammensetning: Navn E-faktura, rolle Leder Per Arne Flø Anviser Styremedlem Yonathan Samuel Godkjenner Styremedlem Olga Karin Solberg Vara-godkjenner Varamedlem Nayyar Sultana Rasool Personopplysninger, adresse, mobilnummer, e-postadresse er avgitt på separate skjemaer. Endringen i styresammensetningen er sendt til Foretaksregisteret/Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene. Styreleder er kontaktperson.

2 14/16. Vårdugnad Vi avholdt vårdugnad tirsdag 10. mai. Oppmøtet var veldig bra og vi fikk gjort alle arbeidsoppgaver vi hadde på lista. 15/16. Økonomi Vi har fått tilsendt økonomisk rapport for første tertial 2016 fra OBOS Rapporten ble gjennomgått og tatt til etterretning. Huseierforeningens økonomi er god og under kontroll. 16/16. Husleie 2. halvår Husleia forblir uendret Per Arne varsler OBOS om vedtaket. 17/16. Vedlikehold i år Hva skal vi gjøre av oppussing på fellesområdene i 2016 Beise redskapsbod og bod B5 for nr Beise sør- og vestvegg på bod B6 ved nr 90 Plante busker/blomster bak søppelskur for nr Fornye oppmerking på gjeste-parkeringsplasser - Per Arne tar kontakt med malerfirmaet KENTLES Karen Moskalenko og avtaler beising. - Per Arne avtaler med Ali Çelik om beplantning. - Yonathan undersøker mulighet for å leie/låne oppmerkingsmaskin for parkeringsplasser. Vi har hvit spraymaling fra forrige gang. 18/16. Innbygging av veranda nr 93 Søknad fra Mehmet Sagrac om å bygge tak og eventuelt vegger på veranda for å lage en tilnærmet vinterhave. Styret avslår søknaden med begrunnelse at det vil bli en for stor fasadeendring så lenge ikke alle husene i rekka vil gjøre tilsvarende. Per Arne varsler Mehmet Sagrac om vedtaket.

3 19/16. Sykkelstativ ved Forslag fra Nayyar Rasool om å etablere et sykkelstativ ved gangsti foran Jordstjerneveien Styret gir tillatelse til å oppføre sykkelstativ på fellesområdet foran 85-95, men kan ikke bevilge penger til prosjektet da det i praksis kun vil være til nytte for noen få av huseierne. Kostnad ved oppføring av sykkelstativ må tas av de huseierne i som vil være med. Nayyar Rasool var tilstede da vedtaket ble fattet. 20/16. Sykkelskur ved 62 Søknad fra Guo Wei Ma om tillatelse til å oppføre et påbygg på sitt enderekkehus for å oppbevare sykler og hageredskaper. Styret er usikker på om påbygget kanskje er i strid med lover og regler. Dersom det ikke er tilfelle og naboer blir varslet og gir sin tilslutning, gir styret tillatelse til oppføring av påbygg. Olga undersøker lover og regler om slik oppføring og tar kontakt med Guo Wei Ma. 21/16. Digital signering OBOS tilbyr elektronisk signering med bankid av dokumenter som styret skal signere. Det er dokumenter som sendes fra OBOS som kan signeres elektronisk, for eksempel årsberetning og regnskap. Det jobbes med at styrets egne dokumenter også kan signeres elektronisk, for eksempel styreprotokoller fra Elektronisk signatur er i norsk rett likestilt med ordinær signatur, se esignaturloven 6. Løsningen som OBOS tilbyr er i tråd med norsk regelverk for elektronisk signering, og er akseptert av de større revisjonsselskapene. For å benytte digital signering må de aktuelle styremedlemmer ha bankid-brikke. Videre må fødselsnummer og mobiltelefonnummer være registrert i OBOS systemer. Brukerveiledning finnes på Styrerommet.net. Det foreslås at styret godkjenner at huseierforeningens dokumenter kan signeres digitalt. Styret godkjenner Per Arne varsler OBOS om vedtaket

4 22/16. Elektronisk kommunikasjon med forretningsfører OBOS foreslår at styret aksepterer at kommunikasjon mellom OBOS og styret kan skje elektronisk i form av e-post, og at selskapets e-postadresse eventyrlia@styrerommet.net benyttes som huseierforeningens e-postadresse. Elektronisk post innkommet til denne e-postkasse anses å ha kommet frem til huseierforeningen. Postkassen på Styrerommet.net er å anse som den offisielle elektroniske postadressen, og styret må derfor sjekke den jevnlig. Styret må påregne å motta noe ordinær post. Forslaget fra OBOS godkjennes, men vi vil helst at kommunikasjon mellom forretningsfører og styrets leder skjer til epostadresse leder@eventyrlia.no Per Arne informerer OBOS 23/16. Retningslinjer for styrearbeid Forretningsfører har utarbeidet retningslinjer for styrearbeid, som behandler blant annet habilitetskrav, forvalteransvar, bruk av anbud, taushetsplikt, attestasjons- og anvisningsrett. Retningslinjene for styrearbeid ble gjennomgått og vedtatt med noen endringer. De gjeldende retningslinjene lastes opp til vår mappe under Arkiv for dokumenter på styrerommet.net Per Arne 24/16. HMS internkontroll Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften av ) stiller krav om at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å følge lover og forskrifter gitt av det offentlige. Under virksomheter regnes alle typer selskap uavhengig av størrelse. For å ivareta dette ansvaret, kreves det at alle selskap minst har internkontrollsystemer innen: Brannvern Byggherreforskriften ved bygge- og anleggsarbeid Lekeplassutstyr Egenkontroll av det elektriske anlegget i selskapet Jevnlige aktiviteter, som vernerunder og inspeksjoner for å ivareta dette kravet. Styret har et særskilt ansvar for at det innføres/utøves internkontroll og at dette gjøres i samarbeid med eventuelle ansatte. Styrets leder vil være HMS-ansvarlig, men praktisk oppfølging kan delegeres til en annen. OBOS tilbyr i Styrerommet.net en HMS-modul til bruk i HMS-arbeidet. Det anbefales at selskapet vedtar å kjøpe HMS modulen. I tillegg har OBOS Kompetanse kurs i internkontrollsystemet. OBOS Prosjekt AS kan bistå styret i å utvikle en plan og et system for å ivareta internkontrollforskriften.

5 Styret går inn for at Per Arne Flø fungerer som HMS-kontakt i huseierforeningen. Vi kjøper ikke HMS-modulen fra OBOS. Vi tar ikke kontakt med OBOS Prosjekt AS Per Arne informerer OBOS om vedtaket 25/16. Sommerfest Skal vi arrangere sommerfest i år også? Ja, det vil vi gjerne. Dato for festen settes til lørdag 20. august. Per Arne lager oppslag om festen når tidspunktet nærmer seg. 26/16. Eventuelt/info Per Arne har sendt ut spørreskjema for å følge opp sak om elbil-lading som var oppe på medlemsmøtet etter årsmøtet i april. Per Arne jobber videre med saken sammen med Kolbotn Elektro. Per Arne har bestilt Christiania Forvalting og Vedlikehold til å sørge for vanning av plen på fellesområdet i tørr periode i juni. Møtet ble hevet kl. 20:40. Protokollen godkjennes av undertegnede styremedlemmer: Per Arne Flø Yonathan Samuel Olga K. Solberg

Like dokumenter

kl 19.00 i styrerommet

kl 19.00 i styrerommet Innkalt: Eivind, Elin, Nina, Efrem, Kai, Anjan, Svetlana, Katrine, Margrete Meldt forfall: Svetlana, Kai Referent: Nina I.Eslami Møte avsluttet: kl 21.15 Saksoversikt: 43/12 Konstituerende styremøte. 44/12