Styremøte 18. November 2014

Transkript

1 Styremøte 18. November 2014 Sted: Tåsenveien 14 e, Christian Nissen Til stede: Arne Reisegg Myklestad, Anette Gundersen, Christian Nissen, Tore Broholt, Vivi Christensen Forfall: Renate Salomonsen Referent: Anette Gundersen Møtet startet kl Gjennomgang av referat/oppfølging av saker fra forrige styremøte: Nummerskilt: Anette sjekker infoskriv som ble sendt ut. Arne og Anette tar en bafaringsrunde, samt rettet opp i skiltene i JV. 39 og 31. Sak 865 Pålegg fra Hafslund 13. stk. stigeledninger Kvikk har igangsatt arbeidet utbedring. Enkelte hus gjenstår, disse er beboerne selv ansvarlig for. Anette levere ut brev med tilbud til gjeldende beboere. Sak 1114 Spyling av rør Tilbud vedrørende rensing av rør, fra firmaet Gravco; kr pr leilighet, ekskl. mva.. Gravco kom på styremøtet 14. oktober og informerte. Styret orientierte Gravco om borettslaget utfordringer med stikkledning inn til enkelte av borettslagets hus. Gravco foreslår stikkprøver stikkledninger ved 6 hus. Arne innhenter pristilbud fra ytterligere to firmaer og sammenligner disse til neste styremøte. Sak 1107 Kart over borettslaget Arne har innhentet digitale kart over borettslaget. Sak 1155 Kledning i TV 14 h som ikke flukter med veggen i Tv 14 g

2 Arne forsøker fortsatt å få til en befaring med Jo Røed i forhold til om det går an å endre på kledningen. Jfr. sak 1222 Sak 1174 Sprosser på vindu i Tåsenveien 10. Beboeren vil at det skiftes til vanlig glass i vinduet og at det settes sprosser på det. Christian fortsetter forhandlingene Christian har fått pris på vindu uten sprosser. Foreslår at en snekker kan sette på sprosser. Sak 1213/1223 Ferdigbefaring Spv. 3B. Renate tar kontakt Spv 3 B vedr refusjon av et vindu og en dør hvor bilagene er kommet på avveie til Obos Renate undersøker hvor mye det skal refunderes. Sak 1330 Godkjenning av ombygging Spv. 19 B Saken må ses i sammenheng med sak Vi avventer til saken i JV 14 H er utredet. Sak 1280 Redskapsbod Spv. 3 C Renate svarer på denne. Før igangsetting skal beboer inbetale et garantibeløp på kr. 5000,. Kopi av innbetalingen skal sendes styret. Sak 1281: Maling av fasade, gelender, rekkverk. Dette dekker ikke boligselskap. De bør få fargekode. Renate tar kontakt. Sak 1282: Trapp i JV 29. Beboeren i JV 29 b ønsker en trapp som de har i JV 31 c. Jfr brev fra Bygg 1 Vi klarer dessverre ikke å utføre trappen slik det er tegnet da vi får problemer med kuldebro og membran. Vi anbefaler på det sterkeste at vi lager en trapp på utside av Leca konstruksjonen i treverk. Da får vi en helhetlig membra på repo og vi unngår problem med kuldebro. Det er tilstrekkelig med plass i enden av trapp for nabo etc. Vi viser også til at det er utført tilsvarende i Jutulveien 31 C Vivi har vært på befaring. Det synes å være tilstrekkelig med plass til at trappen trekkes ut. Vivi meddeler beboer om at søknad er innvilget.

3 Sak 1285 : SPB 9 Renate jobber med saken Sak 1286: Refusjon av ytterdør og vinduer JV. 29 b Søker om refusjon av ytterdør og vinduer. Når det gjelder dør lurer de på om de kan velge fritt med hensyn til vindu? Vivi har vært på befaring og funnet at det er nødvendig å skifte inngangsdør og vinduer. Styret godkjenner samme dør som er godkjent i Spv 18 og TV 14 H. Døren skal være hvit med 6 ruter.vivi meddeler styrets vedtak. 1322: Makeskifte SPV 15 Det blir spurt om hvordan makeskifte har foregått vedr. fellesarealet i kjellern. Tore sjekker opp i forhold til vedtekter etc. 1292: Søknad om refusjon vedlikehold av vinduer Tv. 10. I henhold til borettslagets vedtekter punkt 6.1 Andelseiers vedlikeholdsplikt, er det den enkelte andelseier sitt ansvar å vedlikeholde "alle dører og vinduer, så vel innvendig som utvendig, nødvendig belistning/beskyttelse av disse, samt utenpåliggende sprosser" (punkt 6.1 b.) Beboer er blitt orientert om styrets vedtak med begrunnelse. Nye saker: 1309: Søknad om fremleie Tv 16A. Beboer i Tv 16A søker om fremleie av sin bolig i 18 måneder f.o.m september Søknad innvilges. Tore medeler beboer om styrets vedtak. 1294: Budsjett Anette sender mail til forvaltningskosulenten i Obos og ber om at drift og vedlikeholdsbudsjettet økes med ytterligere ,. 1295: Sp 15. Søknad om dekking av utgifter til oppgradering/oppussing av fellesareal i kjeller. Dette er vanlig praksis. Borettslaget dekker utgiftene til materialer, dvs. maling, pensler og lignende og beboerne står for utføring av arbeidet. Tore gir andelseier tilbakemelding om styrets vedtak.

4 1296: Fasadendring Sp 15 d Beboer har fått godkjent å oppføre to stykk terassedører på langfasaden. Beboer ønsker å bytte ut den ene av terassedørene med et tofags vindu i henhold til Helhetsplanen. Styret godkjenner søknaden. Tore gir beboer tilbakemelding om styrets vedtak. 1297: Byggesøknad Jv 35. Beboer søker om å innrede sin kjellerbod og således innlemme dette arealet i sitt boarealet. Byggesøknaden inneholder også en søknad om å sette inn en dobbel terassedør i opprinnelig bygningskropp i 1. etg. Innredning av kjellerbod godkjennes av styret forutsatt at beboer får dette godkjent av PBE. Styret ser seg nødt til å avvente behandlingen av terassedørtiltaket. Vivi gir beboer tilbakemelding om styrets vedtak. 1303: Vannlekasje rundt kloakkutlufting over tak. Dette er borettslagets vedlikeholdsansvar. Beboer får sine hådtverkere til å utbedre skaden og fakturere borettslaget. 1311: Søknad om utskifting av vinduer i 2. etg. og inngangsdør, samt innsetting av ytterligere et kjellervindu i inngangspartitilbygget. Beboer får refundert samtlige vinduer og inngangsdør i henhold til borettslagets refusjonsregler. Styret ønsker tegninger med plassering og størrelse på nytt kjellervindu før saken kan behandles. Vivi formidler styrets vedtak til beboer. 1313: Søknad om å få dekket utgifter til oppgradering av fellesarealet i Tv 16. Dette er vanlig praksis. Borettslaget dekker utgiftene til materialer, dvs. maling, pensler og lignende og beboerne står for utføring av arbeidet. Tore gir andelseier tilbakemelding om styrets vedtak. 1306: Jv 29c. Vannlekasje. Beboer er blitt oppfordret til å melde saken til borettslagets forsikringsselskap, samt ta kontakt med Rørpartner. Vivi følger opp saken. 1312: Juletrefest. Tore ordner med juletre og julenisse, samt leier hest og vogn. Juletrefesten blir andre søndag i advent, 8. desember. Tore står for invitasjon til beboerne, samt innkjøp.

5 1314: Råteskade i tak. Sp 23. Christian har vært på befaring. Skaden ansees å være innefor borettslagets ansvar og skal således dekkes av borettslaget. Christian innhenter pris. 1315/1316: Innvendig oppussing/utbedringsarbeider. Beboer ønsker å endre innvendig planløsning. Endringen innebærer riving/endring av bærende konstruksjoner. Tiltaket er ikke søknadspliktig etter borettslagets vedtekter, ei heller etter Plan og bygningsloven. Styret ber om at beboer får gjort statiske beregninger og at arbeidet blir utført av autoriserte hådtverkerer. Beboer står selv ansvarlig for tiltaket. Christian formidler styrets vedtak til beboer. 1308: Murprosjektet. Grunnmuren på fire hus er utbedret. Sp 13 (hele hovedhuset), Sp 15 (halve huset a+b), Ju. 31 (kortside øst) og Tv 16 a (enkelte steder). Arbeidet ble utført av Mikael håndverker for kr.71862,. 1260: Søknad om innsetting av takvindu Sp 15 c. Vedlagt tegning viser avvikende mål og avvikende plassering. Søker ber om en avvikende plassering grunnet trappeløp og innvendig vegg. Tore sjekker opp mot vedtektene til neste styremøte. Neste styremøte: Tirsdag 9. desember hos Christian Vivi kjøper inn drikke Anette kjøper inn mat Møtet avsluttet klokken 21:40 Rutiner Styremøtene og saksbehandlingsrutiner, innspill fra Christian. Vi er enige om: Vi gjeninnfører saksjournal for styremøtene, helst en uke før styremøtet. Styreleder fordeler saker fortløpende, slik at det blir delegert til styremedlemmene å forberede og framlegge saker.

6 Vi skal bruke kayako systemet når vi kommuniserer med andelseierne. Vi bruker fortrinnsvis sms varsling når vi trenger å kommunisere med andre i styret, utenom selve saksbehandlingen i styremøtene. De siste 15 minuttene av hvert styremøte bruker vi til å gjennomgå referatet, skrive det ut og undertegne dagens referat. Styret diskuterte saksbehandlingen før og under styremøtene, ut fra punktene ovenfor. Vi er enige om å publisere en tekst på nettsiden der vi minner andelseierne om at styret av og til har så mange saker til behandling, at det ikke kan garanteres at saken blir behandlet på det første møtet etter at saken er sendt inn. Styret innskjerper at alle husansvarlige har ansvar for å forberede seg på saker fra sine hus. Dersom det kommer inn saker som husansvarlig vurderer at det haster å behandle, meldes dette tydelig inn i forkant av styremøtet. Den enkelte husansvarlige har også ansvar for å behandle små og ukompliserte henvendelser utenom styremøtene, og deretter lukke disse sakene i saksbehandlingssystemet.