Sameiet Søndre Nes Referat fra styremøte 8/13

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Sameiet Søndre Nes Referat fra styremøte 8/13"

Peder Hermansen
8 år siden
Visninger:

1 Sameiet Søndre Nes Referat fra styremøte 8/13 Møtedato: kl Møtested: KK15H Deltakere: Margrethe Wam Solvang (MWS) KK15H Styremedlem Bjørn Sigurd Hjetland (BSH) KK1C Styremedlem Kai Ole Hagetrø (KOH) KK16D Styremedlem Knut Hågen Vikan (KHV) KK16C Styremedlem-vara Kurt Tryaire Haugen (KTH) KK13B Styreleder Ikke tilstede: Else Harlem () VV69E Styremedlem Referent: Kurt Tryaire Haugen (KTH) Neste møte: Sted:. Saksnr Sak Ansvar Frist 0-13 Generelt Utfylte timelister legges fram til hvert styremøte. har utformet en mal for tilbudsinnhenting som tilpasses hvert enkelt innkjøp vi skal gjøre. Styret skal bruke denne for alle større arbeider der det hentes inn flere tilbud. Styret gikk også gjennom de fullmaktene som gjelder for innkjøp/bestilling av arbeider, det vises til firmaattest som sier at styreleder og ett skal signere på bestillinger. Sameiets fakturaadresse er: Sameiet Søndre Nes v/abbl Pb Sandvika Ved henvisning til (paragrafer) gjelder dette sameiets vedtekter eller husordensregler hvis dette er nevnt. Styret kjenner til at graden av utnytting for eiendommen vår er oppnådd. Derfor tillates ingen seksjonseiere/rekker å sette opp verken private eller felles boder før styret har fått oversikt over eiendommens utnyttelsesgrad. Dette gjelder også terrasser/veranda som er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven (bygget mer enn 0,5 m over terrengnivå). Styret vil derfor minne de seksjonseiere som i år har bygget terrasser om dette, da det ikke er mottatt søknader til styret om nye terrasser etter årsmøtet Alle 1-13 Reseksjonering/innlemming av fellesareal i den enkelte seksjon Side 1 av 5

Styremedlem-vara Kurt Tryaire Haugen (KTH) KK13B Styreleder Ikke tilstede: Else Harlem () VV69E Styremedlem Referent: Kurt Tryaire Haugen (KTH) Neste møte: 6.1.14 Sted:.

2 På årsmøtet ble det foreslått å lage en veiledning for hvordan reseksjonering skal foregå. Veiledningen vil omfatte hvilke privatrettslige og offentligrettslige krav som må ivaretas om reseksjoneringen skal være gyldig. Juridisk kompetanse hos ABBL skal på benyttes. Veiledningen utarbeides med følgende hensikt: -sikre at seksjonseier innhenter de nødvendige godkjenninger fra rekken og senere årsmøte. -sikre at alle ombygginger prosjekteres og utføres iht gjeldende forskrift og hensyn til øvrige seksjonseieres/beboeres framtidige muligheter. -nødvendig oppgradering av vann- og avløpsledninger, brannskiller, elektrisk anlegg etc må også utføres i samsvar med sameiets vedtekter. -Kapasitet og tilstand på bunnledning må sjekkes før det bygges flere baderom/vaskerom i rekkene. KK16 har nå gjennomført en komplett reseksjonering inklusive arealjustering hos Statens Kartverk. Dette kan tjene som en mal for andre seksjoner/rekker. KOH Problemer med bunnledning/tilbakeslag i KK15 Styret mottok ny henvendelse fra KK15G om at styrets beslutning måtte ses på nytt. Styret tar henvendelsen til etteretning og foreslår følgende: -styret engasjerer tredjepartskontroll av begge bad og videokontroll. En rapport fra kontrollør danner grunnlag for evt pålegg om retting/utbedring av påkoblingene til bunnledningen. Flere rørleggerfirma er forespurt og ett firma skal se på video og levere en uavhengig vurdering til styret Kartlegging av alle seksjoner Det ble vedtatt å kartlegge alle seksjoner i sameiet mht bruksareal, overdragelse av fellesareal, tinglyste dokumenter etc, som grunnlag for justering av fellesutgifter. informerer på neste møte om videre arbeid. Ref årsmøtevedtak 2006: alle seksjoner har kostnadsfritt fått innlemmet felles bodareal i kjeller eksklusive kjellergang. KOH hadde med utskrift av KomTek med opplysninger som ligger til grunn for dagens VA-gebyr. Det er behov for gjennomgang av opplysningene og de virkelige seksjonene, da det raskt ble funnet avvik fra fakta. Når vi mottar tilbakemelding fra alle seksjonseiere på dagens situasjon, ser styret på dette igjen. Denne kartleggingen avventes noe pga stor sakspågang Maling av fasader BSH informerte om at arbeidet i KK8 er igang. Rekkene KK10 og 16 også skal males i år. Oppstart av selve malerarbeidet er blitt utsatt på grunn av mye KTH KOH BSH Avventes Avventes Side 2 av 5

Veiledningen utarbeides med følgende hensikt: -sikre at seksjonseier innhenter de nødvendige godkjenninger fra rekken og senere årsmøte.

3 regn, men er nå igang. Beboere i KK8 ønsker maling av utvendig side vinduer og dører. Dette følger BSH opp. Tilleggsarbeider på tilbygg til KK8H utføres samtidig og faktureres styret, og fordeles til seksjonseier etterpå etter avtale. KK16 er nesten ferdig. Avtale om å utføre restabeider til våren 2014 må avtales med malerfirma. Nå er det for kaldt til å beise. I KK16 ble ett tilbygg malt av seksjonseier. Det er avtalt å ha 7000,- kr eks mva innestående for de arbeider som gjenstår Forsikring Det ble kommentert på årsmøtet at premien hadde steget mye siden sist år. Styret vurderer å reforhandle avtalen med Tryg, samt se på hvilken dekning som skal gjelde for sameiet Felling av trær utenfor KK9 og 13, samt eiendommen forøvrig Vi har fått rapport på forsvarlig felling og beskjæring av hele eiendommen. For å inngå denne avtalen må sameiet bruke av oppspart kapital. Styet var enig om å bestille dette arbeidet utført i år da mange trær representerer en viss fare for nedfall pga råte Internkontroll 2013 Styret vil i løpet av høsten sende ut egen-kontroll skjema til alle beboere. Det er styret som har ansvaret for at det gjøres internkontroll og forebereder nå en gjennomgang av kontrollpunkter. Internkontrollskjema er sendt ut med frist for tilbakemelding Vi anmoder alle beboere/seksjonseiere om å sette seg inn i hva internkontroll innebærer. Info om internkontroll finnes på 43/13 Refusjon av maling til søppelskur KK6 Rekkekontakt i KK6 har nylig malt nye søppelskur. Kan vi sende kvitteringen til styret og få kostnader til maling refundert? Kvittering viser kr 998,- til 9 ltr spann oljemaling, 2 x 1 ltr hvit dør og vindusmaling til kr 201,96 samt m-tape til 46,13. Sum kr 1246,-. Styret kan dekke inntil kr 500 for utlegg til søppelskur.det bemerkes at styret ikke ble forespurt før malingen ble utført. 44/13 Refusjon av maling til søppelskur KK8 Epost fra Jørgen Tørring : Som nevnt har jeg lagt ut kr 349,- for 3 liter oljedekkbeis til søppelskur ved KKv nr 8 og 9. Spannet ble plasser i søppelskuret etter avtale med Lars Lyster i 8c. Styret mottok ikke kvittering og ber kontaktpersonen ettersende MWS KHV KTH Side 3 av 5

Avtale om å utføre restabeider til våren 2014 må avtales med malerfirma. Nå er det for kaldt til å beise. I KK16 ble ett tilbygg malt av seksjonseier.

4 dette slik at styret kan behandle søknaden. Selve beisen må rekken ta vare på selv, det anbefales ikke å la denne stå ute nå. Prinsipielt kan ikke styret refundere kostnader til kun material, arbeidet må også være utført på det sted som er planlagt. Styret vil se på dette når søppelskuret er malt ferdig. 45/13 Gjennomgang av ABBL sin portal Styreleder ber alle mer besøke portalen og gjøre seg kjent med denne før styremøtet. Portalen vil gjøre styrearbeidet mye smidigere, spesielt for fakturabehandling. Styret vurderer rutiner for fakturabehandling. Rutine: Den som påtar seg oppgaver på vegne av styret skal stå som kontaktperson på faktura, sørge for at faktura har korrekt informasjon og blir attestert og sendt videre til styreleder for godkjenning. Styremedlemmet må kontrollere fakturabeløp opp mot avtalt pris/kontrakt og, dersom noe skulle være feil, varsle leverandør umiddelbart (uten ugrunnet opphold). 46/13 Øvrige saker som ble diskutert KK8 har beboere som er dårlig til bens og vil sette pris på et fast underlag fra veien til inngangsdør. Vi får be rekken komme med forslag/ønske til årsmøtet. KK12 har satt inn nye vinduer med annen utforming enn originale. 2-fags vinduer er avvik fra styrets oppfatning av stilen i sameiet. Styret har ikke mottatt søknad om dette og vil be rekken redegjøre for vindusutskiftning. KK4 har fortsatt ønske om spyling av bunnledning pga dårlig avrenning. Styret har meldt tilbake at seksjonseierne selv må rense sin del av ledningsnettet. Hvis det fortsatt er problemer vil styret bestille spyling og evt videokontroll. Møteplan Ny plan for møter i 2014 må avtales. Følgende tema skal behandles i forkant av årsmøte i mars/april: budsjett 2014 regnskap 2013 årsberetning behandling av saker til årsmøtet Haslum, dato Kurt Tryaire Haugen styreleder Else Harlem Side 4 av 5

45/13 Gjennomgang av ABBL sin portal Styreleder ber alle mer besøke portalen og gjøre seg kjent med denne før styremøtet.

5 Margrethe Wam Solvang Bjørn Sigurd Hjetland Kai Ole Hagetrø Knut Hågen Vikan vara- Side 5 av 5

Like dokumenter

Sameiet Søndre Nes Referat fra styremøte

Sameiet Søndre Nes Referat fra styremøte Møtedato: 22.4.13 kl 20.00 Møtested: KK15H Deltakere: Margrethe Wam Solvang (MWS) KK15H Styremedlem Bjørn Sigurd Hjetland (BSH) KK1C Styremedlem Kai Ole Hagetrø