Årsberetning 2017 Holum Skog Velforening

Transkript

1 Årsberetning 2017 Holum Skog Velforening Det ble avholdt ordinær generalforsamling i Holum Skog Velforening den 03. april Det er avholdt 8 styremøter i perioden Styret har bestått av: Mariann S Våge, Krepsveien 3 Styreleder, økonomiansvarlig, og ansvarlig for hjemmesiden. Styremedlem i Solstua Barnehage AS Roger M Hole, Krepsveien 6 Styremedlem. Styreleder Solstua Barnehage AS og styremedlem Holum Skog Grendehus forening Thomas Stryken, Ørretveien 3 Styremedlem og primærkontakt brøyting av tunveier. Styremedlem Holum Skog Grendehus forening Hjemmeside for Holum Skog Velforening Hjemmesiden for Holum Skog Velforening, oppdateres jevnlig med informasjon om arrangementer og forhold som berører beboerne på Holum Skog, samt aktuell informasjon som gjelder våre nærområder. Dugnader Det ble kun avholdt vårdugnad i Dugnaden ble avholdt 9. mai På vårdugnaden har det vært bra oppmøte fra beboerne og det er alltid hyggelig å se nye ansikter og familier som har flyttet inn her på Holum Skog. Det er også fint å treffe igjen gamle kjent som stiller opp hver gang. Vårdugnaden har vært viktig for å gjøre det rent og pent før 17. mai og dette har stimulert til felles innsats og et godt oppmøte Oppgaver som skal/ må gjøres på dugnad: - Feiing av tunveier - Rydding av søppel på fellesområder - Planting på fellesområder - Småhogst på fellesområde - Beskjæring av busker og trær ved tunveier - Opprydding av hageavfall - Vurdere og evt. å gjennomføre felling av større trær

2 - Gjennomføre små/større prosjekter i samråd med styret. Dette kan f.eks. gjelde tiltak på lekeplassensom ligger ved gangstien, som går fra Solstua til Laueveien Det ble ikke avholdt høstdugnaden i 2017, men styret vil organisere høstdugnad i 2018 hvis dette er ønskelig fra beboerne. Dette forutsetter imidlertid at oppmøte blir slik at en dugnad kan gjennomføres. Høstdugnaden er i stor grad likt med vårdugnaden, men med særlig fokus på beskjæring av busker og trær ved tunveier som forberedelse til vinterens brøytesesong. Andre tiltak Skedsmo kommune har planer om å tillate skytterlaget på Skjetten å bygge ut kvm av vår nærmark. Den ble det avholdt fellesmøte mellom Naturvernforbundet, Lillomarkas Venner, OOF, Gjelleråsmarkas Venner og Holum Skog Velforening. Tema; Protestskriv og innsigelse mot bygging av skytebane i Gjelleråsmarka. Styret takket ja til et møte med plankonsulent Lisbeth Baklid (på oppdrag fra Prosjektgruppen Lahaug Skytebane) etter henvendelse og kalte inn til fellesmøte 4. desember 2017 på Grendehuset. Her møtte også Tore Syvert Haga, Avdelingsarkitekt, plan- og bygningsavdelingen Teknisk Sektor Skedsmo kommune. På vår hjemmeside ligger planprogrammet med forslagstillers beskrivelse av prosjektet samt høringsnotat fra styret. Høringsfrist var satt til den 13. desember Saken er fortsatt ikke avklart og styret vil følge opp saken, samt holde beboerne oppdatert på vår hjemmeside. Vintervedlikehold tunveier på Holum Skog Det er styrets oppfatning at brøyteleveransen fra Vei og Eiendom AS stort sett har vært tilfredsstillende i sesongen 2017/ De fremstår svært imøtekommende og viser tydelig interesse av å løse oppgaven best mulig for alle parter. Det har vært en sesong med mye snø og dertil utfordringer. Den store mengden med snø har ført til ekstrakostnader ved flytting av snø og ekstra turer med brøyting. Det er gjort avsetning i regnskapet 2017 for dette (note 3). Man kan ikke ved brøyting/ fjerning av snø på egen eiendom legge denne ut i tunveiene, på kommunal eiendom eller på fellesarealer. Denne må oppbevares på egen tomt. Det er hver enkel beboer sitt ansvar og ikke et fellesansvar å fjerne denne snøen. Ved befaring av tunveiene viser det seg at vi fortsatt har en betydelig utfordring med hekker og trær som vokser ut fra private eiendommer. Det fremkommer i avtalen at det skal være fri høyde på 3,2 m og min 30 cm fra vei (brøyteområde). Dette da kostbart utstyr kan bli ødelagt. Vei og Eiendom AS har tatt dette opp med styret og bedt om at dette ordnes før neste sesong. Vi kan utbedre fellesarealene langs veien, men når det kommer til private eiendommer er vi

3 avhengig av samarbeid med den enkelte eier. Styret ber derfor om at alle beboere må sørge for at det gjøres egne tiltak på eiendommen slik at avtalen med Vei og Eiendom AS overholdes. Ytterste konsekvens kan være at enkelte tunveier ikke vil bli brøytet sesongen 2018/ Vei og Eiendom AS som også er anleggsgartner har opplyst at de kan være behjelpelige med å påta seg oppdrag med beskjæring av trær og hekker. De av beboerne som vil benytte seg av dette sender forespørsel til Se for øvrig vår hjemmeside om høyde på gjerde/ hekk og krav til sikt (bruk søkeord «hekk») Veier/ tunveier på Holum Skog Det er viktig at det på dugnad blir ryddet rundt kummer/ grøfter slik at dreneringen av vann fungerer tilfredsstillende. Dette er et felles ansvar for alle beboere på hvert enkelt tun. Belysning veier/ tunveier på Holum Skog Det har i vinter blitt montert ny armatur i Brasmeveien. Dette vil bli den nye armaturen i tunveiene. De har blitt innhentet pris for utskifting av flere armaturer i Det vil bli prioritert å gjøre ferdig Brasmeveien før vi skifter i andre veier som har problem med belysningen. Arrangementer Det er ikke avholdt arrangementer i 2017 i regi av Holum Skog Velforening. Styret stiller seg positive til innspill/ initiativ fra medlemmene om arrangementer som kan fremme et godt bofellesskap. Holum Skog Grendehus Eierstyret, med representanter fra Holum Skog Velforening og Skillebekk Vel, ivaretar funksjoner knyttet til økonomi, drift og vedlikehold av Holum Skog grendehus, samt oppfølging av Solstua Barnehage AS som leietaker på dagtid. Styret har bestått av følgende: Styrets leder: Bill Søbstad - Skillebekk velforening Styremedlem: Lasse Gudmundsen - Skillebekk velforening Styremedlem: Thomas Stryken - Holum Skog velforening Styremedlem: Roger Malvin Hole - Holum Skog velforening Årsresultat 2017 ble et underskudd på kr mot et underskudd på kr i Det negative resultatet i år og i fjor må i størst grad sees i lys av de løpende utbedringsarbeidene som har blitt gjennomført i 2017 og i Dette er kostnader som bokføres som vedlikehold og derfor ikke kan fordeles over flere år med aktivering og tilsvarende avskrivninger. Styret legger nå opp til et budsjett 2018 med kostnader tilpasset de løpende inntektene etter to år med store underskudd for å kunne gjennomføre påkrevd vedlikehold og oppgraderinger, jfr vedlagt budsjett for 2018.

4 Sum inntekter i 2017 ble kr mot kr i Avviket på kr mot en normal utleieinntekt fra barnehagen skyldes avregning mot nytt lekeapparat (båt). Lekeapparatet vil være til glede for barnehagen, men også for alle barn i nærmiljøet på kveldstid. Samtidig er dette lekeapparatet satt opp av grendehuset som eier av sikkerhetsmessige hensyn for å kunne skjerme den ene av de nye lysmastene som er blitt plassert på gresset innenfor på barnehagen sitt lekeområde. Annen utleie på kveldstid/helg utgjør kr i 2017 og styret er fornøyd med at grendehuset brukes av beboere utenom ordinære barnehageaktiviteten. Prisen for utleie er hverdager kr. 500 uten behov for utvask og helgeleie kr (inkludert utvask), se også hjemmesiden for regler for leie av grendehuset. Alle beboere i Holum Skog vel og Skillebekk vel har anledning til å leie grenhuset. Ta kontakt med vår utleieansvarlig Ole Petter Engedahl på mobil eller send mail til: grendehuset.utleie@gmail.com Styremedlemmer av Holum Skog og Skillebekk vel får leie grendehuset til «selvkost» og betaler kun for utvask. Sum driftskostnader ble kr i 2017 mot kr i Det er som i 2016 særlig vedlikehold (ikke aktiverbart), regnskapshonorar og lys/varme som er de største kostnadspostene også i Det har også i 2017 påløpt 20 % avskrivninger på nye lys i ballbingen som er aktivert i balansen. Samlet innestående på bank er kr hvorav kr står på en sparekonto. Leverandørgjelden er på kr hvorav største beløpet er på kr vedrørende faktura fra J C B Bygg & Anlegg. Denne er ikke godkjent på grunn feil fakturering iht til avtalt pristilbud. Den øvrige leverandørgjelden er betalt i Styret har i 2017 flyttet regnskapsføringen til Sandberg Regnskap AS og derfor fremkommer denne kostnaden på to linjer i For å forenkle den løpende kostnadsfordelingen mellom barnehagen og grendehuset er det inngått en avtale om dette i Kostnader som lys og varme, renovasjon og internett blir fordelt med en sjablong på 60/40 med største prosenten på barnehagen. For 2017 er det mottatt en faktura fra barnehagen på kr for disse kostnadene. Dette er nok litt høyere enn normalt da det er etterfakturert lys/varme etter at det har skjedd en feil med avlesing av måler. Denne posten står ubetalt (men kostnadsført) ved nyttår og er derfor satt opp under kortsiktig gjeld på konto Tiltaksfondet utgjør per kr Dette er avsatte midler for barn og unge i sammenheng med aktiviteter på grendehuset. Det kan søkes om bruk av midler fra dette fondet til aktiviteter innenfor formålet. Den signerte Holum Skog Grendehus avtale med Telenor om oppføring av en basestasjon ved ballbingen for å gi en bedre mobildekning til beboere i og rundt Holum skog og Skillebekk. Styret har arbeidet mye med denne saken, men likevel ikke fått den forventede fremdriften. Dette må bl.a. sees i lys av tekniske utfordringer, men ikke minst en manglende

5 oppfølging fra Telenor som leverandør. Styret er ikke fornøyd med denne prosessen og vil arbeider videre med saken med enda større intensitet og prioritet. Det er vår oppfatning at vår modell med å eie masten selv har medført at Telenor har vist mindre vilje til å få gjennom prosjektet innenfor tilfredsstillende tidsrammer. Vi forventer likevel nå at stasjonen skal være i funksjon Styret har i 2017 signert ny utleiekontrakt med Solstua barnehage AS. Ole Petter Engedahl er fortsatt engasjert for levering av vaktmestertjenester i tillegg til jobben som utleieansvarlig. Solstua Barnehage AS Formålet til Solstua Barnehage AS er å drive barnehagevirksomhet i samsvar med Lov om barnehage med forskrifter. For øvrig skal selskapet innrette seg etter de til enhver tid gjeldende forskrifter, bestemmelser og pålegg fastsatt av offentlige myndighet for barnehager. Det er utarbeidet en rammeplan for barnehagen som er gjenstand for ajourføring. Solstua Barnehage AS er en veldrevet barnehage som får gode tilbakemeldinger fra brukerne og styret er godt fornøyd med styrer Monica Lange Dølven som har ledet barnehagen i en årrekke. Solstua Barnehage AS har en aksjekapital er på kr. fordelt på 1000 aksjer à kr. 30. Hver velforening eier 500 aksjer hver. Aksjenes omsettelighet er begrenset. Ved overdragelse av aksjer har den andre eieren forkjøpsrett. Aksjeselskapet har eget årsmøte som består av det valgte styret fra hver velforening. Det har vært følgende styre i 2017: Styrets leder Roger Malvin Hole Holum Skog velforening Styremedlem Kjersti Dragland Skillebekk velforening Styremedlem Thilde Stray Skillebekk velforening Styremedlem Mariann Slette Våge Holum Skog velforening Styret fungerer veldig bra hvor hvert enkelt medlem har dedikerte ansvarsoppgaver. Styret har etablert en årsplan med fire styremøter per år for å organisere styrets arbeid. Styrer informerer og bl.a. virksomhet og drift på alle møter. Andre viktige tema er bl.a. internkontroll, økonomi og dialogen mot grendehuset som utleier. Det er inngått en ny leiekontrakt med utleier Holum Skog Grendehus der ansvaret mellom leier og utleier er mer tydelig formulert. For å forenkle den løpende kostnadsfordelingen mellom barnehagen og grendehuset er det inngått en avtale om dette i Kostnader som lys og varme, renovasjon og internett blir fordelt med en sjablong på 60/40 med største prosenten på barnehagen. Sum inntekter var 3,7 mill. kr i 2017 mot 3,3 mill. kr Sum kostnader var 3,6 mill. kr. i 2017 mot 3,3 mill. kr i 2016 og et positivt årsresultat for 2017 på 0,1 mill. kr. Utfyllende informasjon finnes i offisielt årsregnskap for barnehagen.

6 Årsregnskapet i Solstua barnehage AS revideres av revisjonsfirmaet Karsten Røv AS som også er ansvarlig for den videre offisielle rapportering til Nittedal kommune og Brønnøysund. Økonomi HSV Resultat 2017 viser et negativt resultat på kr ,-, mot et budsjettert overskudd på kr ,-. Det store negative avviket skyldes avsetning for ekstra brøytekostander denne sesongen, se egen kommentar om dette samt note 3 i resultatregnskapet. Underskuddet er dekket inn med netto belastning mot vedlikeholdsfond tunveier kr og belastning mot opptjent egenkapital med kr Som det fremgår av note 3 i resultatregnskapet er det foretatt en ekstraordinær brøyteavsetning på kr Dette skal dekke kostnader med ekstra turer med brøyting/strøing, flytting av snø og utfresing samt beskjæring rundt tunveier for å sikre forsvarlig brøyting. Styret gjennomførte møte med vår brøyteleverandør Vei- og Eiendom den 1. februar Det var da brøytet/strødd 28 turer. Vår fastpriskontrakt har en ramme på 35 turer og turer utover dette vil bli belastet ekstra. Styret er av den oppfatning at 35 turer i brøytekontrakten skal være en god sikring ved normale vintrer og at sesongen 2017/2018 er helt ekstraordinært. Styret er av den oppfatning at velforeningen på tross av et høyt underskudd i år har en god økonomi. Velforeningen hadde ved utgangen av 2017 kr ,- i bankinnskudd hvorav kr er satt på plasseringskonto BNbank. Vedlikeholdsfondet for tunveier var ved utgangen av 2017 på kr og fri egenkapital på kr Medlemskontingenten til Holum Skog Velforening i 2018-budsjettet er foreslått satt til kr 1500,- som er uendret i forhold til Brøyteavgift pr medlem (som gjelder alle medlemmer som er omfattet av den private brøyteavtalen) indeksreguleres til kr. 1650,- i budsjett Forretningsfører Amphibia AS er forretningsfører for Holum Skog Velforening. Med vennlig hilsen Styret i Holum Skog Velforening

7