Årsberetning 2015 Holum Skog Velforening

Transkript

1 Årsberetning 2015 Holum Skog Velforening Det ble avholdt ordinær generalforsamling i Holum Skog Velforening den 27. april Styret har bestått av: Mariann S Våge, Krepsveien 3 Styreleder, økonomiansvarlig, og ansvarlig for hjemmesiden. Styremedlem i Solstua Barnehage AS Roger M Hole, Krepsveien 6 Styremedlem. Styreleder Solstua Barnehage AS og styremedlem Holum Skog Grendehus forening Thomas Stryken, Ørretveien 3 Styremedlem og primærkontakt brøyting av tunveier. Styremedlem Holum Skog Grendehus forening Vararepresentant Espen Garlie har ikke vært innkalt til styremøtene avholdt i Hjemmeside for Holum Skog Velforening Hjemmesiden for Holum Skog Velforening, oppdateres jevnlig med informasjon om arrangementer og forhold som berører beboerne på Holum Skog, samt aktuell informasjon som gjelder våre nærområder. Her finner man også informasjon i tilknytning til leie av grendehuset. Det ligger også noen hurtiglinker på hjemmesiden som kan være av interesse. Dugnader Vårdugnad 7. mai Rusken Greit oppmøte denne dagen. Takk til dere som møtte og bidro til å klargjøre i deres tunveier. Det ble ikke avholdt høstdugnad i år. Andre tiltak Det har tidligere vært drøftet mulige tiltak for å hindre parkering langs Laueveien mot Sikveien. Et sentralt spørsmål har vært eierskap; og det er nå endelig avklart at det er Nittedal Kommune som er hjemmelshaver på det aktuelle området. Styret har gjort flere henvendelse til kommunen for å få iverksatt tiltak for å hindre parkering som anses å kunne skape trafikkfarlige situasjoner, særlig knyttet til barn som krysser veien i dette området. Vintervedlikehold tunveier på Holum Skog Brøytesesongen 2015/2016. Det er styrets oppfatning at brøyteleveransen fra Vei og Eiendom AS stort sett har vært tilfredsstillende, men med behov for enkelte justeringer. Vei Og Eiendom AS er svært imøtekommende og har tydelig interesse av å løse oppgaven best mulig for begge parter. Det er videre vår oppfatning at brøytingen har vært bedre denne sesongen med unntak av enkelt episode hvor det var problemer med redskapen.

2 Før årets sesong ble det satt opp brøytestikker og gjennomført en befaring av tunveier. Dette har ført til noen innvendinger men brøytepinnene er der for at vi skal unngå at redskap og eiendom ikke blir skadet. På befaringen viser det seg at vi har en betydelig utfordring med hekker og trær som vokser ut fra private eiendommer. Det ble i forbindelse med kontrakt stilt krav om tilrettelegging langs veiene, slik at det skal være fri høyde på 3,2 meter minimum 30 cm utenfor brøyteområdet. Leverandøren har tatt dette opp igjen med styret som vil ta opp dette direkte med beboerne. Vi kan enkelt utbedre fellesarealer langs veien i henhold til avtale. Private eiendommer er vi avhengig av samarbeid med husstanden. Dette innebærer at alle må sørge for nødvendige tiltak på sin eiendom. Konsekvensen av manglende samarbeid rundt dette kan føre til at enkelte tunveier ikke brøytes. Det er mulig å gjøre privat avtale med leverandøren, som er anleggsgartner, for å få utført nødvendig arbeid. Se for øvrig hjemmesiden generelt om høyde på gjerde/ hekk og krav til sikt. (Bruk søkeord hekk) Veier/ tunveier på Holum Skog Styret besluttet å engasjere Vei og Eiendom AS for å beskjæring av busker og trær på fellesområdene. Dette er et oppdrag som ble startet på sent høsten 2015 og vil bli fullført vår Dette ble gjort som erstatning for høst dugnaden. Styret har en løpende oppfølging av kommunens kommunale veiansvar her på Holum Skog (Mortveien, Laueveien og deler av Sikveien). Vi har erfart at henvendelser fra beboere direkte til kommunen sikrer at dette ansvaret blir tilfredsstillende ivaretatt. Når det gjelder øvrige veier vil det bli gjennomført en befaring med tanke på tilstand på disse. Det er viktig at det på dugnad blir ryddet rundt kummer/grøfter slik at dreneringen av vann fungerer tilfredsstillende. Gatebelysning Velforeningen har avtale med en lokal elektriker, som foretar reparasjon og utskifting av lyspærer løpende. Utskifting av lyspærer skjer basert på observasjon eller etter varsling fra beboere. Det forventes noe utskifting av pærer fremover, da pærene på noen områder nærmer seg slutten av levetid. Dette kan observeres ved at lyset en periode før pærene går, periodevis er på og av. Varsle gjerne med epost til styret dersom det er behov for utskifting. Arrangementer Det er ikke avholdt arrangementer i 2015 i regi av Holum Skog Velforening. Styret stiller seg positive til innspill/ initiativ fra medlemmene om arrangementer som kan fremme et godt bofellesskap. Det er i regnskapet til Holum Skog Grendehuset avsatt midler for aktiviteter for barn/ungdom på grendehuset (se avsnitt om Holum Skog Grendehus). Holum Skog Grendehus Eierstyret, med representanter fra Holum Skog Velforening og Skillebekk Vel, ivaretar funksjoner knyttet til økonomi, drift og vedlikehold av Holum Skog grendehus, samt oppfølging av Solstua Barnehage AS som leietaker på dagtid. Roger Malvin Hole var styreleder frem til sommeren Da ble følgende nytt styre valgt:

3 Styrets leder: Bill Søbstad - Skillebekk velforening Styremedlem: Christine Holmen - Skillebekk velforening Styremedlem: Thomas Stryken - Holum Skog velforening Styremedlem: Roger Malvin Hole - Holum Skog velforening Den signert Holum Skog Grendehus avtale med Telenor om oppføring av en basestasjon ved ballbingen for å gi en bedre mobildekning til beboere i og rundt Holumskog og Skillebekk. Avtalen gir ingen dekningsgaranti for alle beboere i vårt område, men vil være et målrettet tiltak for bedre dekningen. Telenor kommer videre i prosessen til å søke Nittedal kommune om nødvendige tillatelser samt forestå utsendelse av nabovarsel. I tillegg til forventet bedre mobildekning i vårt område, så har også grendehuset fått kr ,- som vederlag fra Telenor som en del av avtalen. Pengene vil bli brukt til innkjøp av nytt lys rundt ballbingen samt gjennomføre en generell utbedring av ballbingen. Nedre Romerike brann- og redningsvesen IKS (tilsynsseksjonen) gjennomførte tilsyn den 6. mai 2014 på grendehuset. Mottatt rapport den 28. mai 2015 viser avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Avvikene er blant annet knyttet til manglende avtaleverk, dokumentasjon, risikoanalyse, bygningsteknisk dokumentasjon, manglende avviksoppfølging og manglende systemrevisjon. Styret arbeider med å lage en egen brannperm for grendehuset for å lukke de avvikene som tilsynet har påvist. Styret arbeider med en vedlikeholdsplan for grendehuset og har i den forbindelse innhentet anbud på bl.a. generelt vedlikehold, skifte av tak, vindskier og utvendig dør (mot lekeplass). Videre utbedring av det elektriske anlegget er en del av en slik plan. Oppgradering av sikringsskapet var første del av en slik vedlikeholdsplan. Ole Petter Engedahl er fortsatt engasjert for levering av vaktmestertjenester og har bl.a. vært ansvarlig for utvendig maling. Grendehuset leies ut til medlemmer for private arrangementer i helger og på kveldstid se vår hjemmeside for mer informasjon. Her ligger også kalender som viser arrangementer/ utleie. Styret vil gjerne ha forslag til aktiviteter / arrangementer for beboere som kan øke bruken av grendehuset på kveldstid. På grendehuset ble det i 2014 kjøpt inn en 65 '' Apple storskjerm som kan brukes til å "streame" fra PC/MAC. Storskjermen kan også brukes for fremvisning av presentasjoner, bilder og film. Det har vært produsert skøyteis på ballbingen når dette har vært mulig. I årsregnskap 2015 er det avsatt kr øremerket for barn og unge i sammenheng med aktiviteter på grendehuset (aktivitetsfond barn/ungdom). Aktivitetsfondet tilføres kr per år ved disponering av overskudd på grendehuset. Det kan søkes om bruk av midler fra dette fondet til aktiviteter for barn/ungdom på grendehuset. Resultat og balanse er vedlagt til orientering. Solstua Barnehage AS Formålet til Solstua Barnehage AS er å drive barnehagevirksomhet i samsvar med med Lov om barnehage med forskrifter. For øvrig skal selskapet innrette seg innrette seg etter de til enhver tid gjeldende forskrifter, bestemmelser og pålegg fastsatt av offentlige myndighet for barnehager. Det er utarbeidet en rammeplan for barnehagen som er gjenstand for ajourføring.

4 Solstua Barnehage AS er en veldrevet barnehage som får gode tilbakemeldinger fra brukerne og er godt fornøyd med styrer Monica Lange Dølven som har ledet barnehagen i en årrekke. Solstua Barnehage har en aksjekapitalen er på kr. fordelt på 1000 aksjer à kr. 30. Hver velforening eier 500 aksjer hver. Aksjenes omsettelighet er begrenset. Ved overdragelse av aksjer har den andre eieren forkjøpsrett. Aksjeselskapet har eget årsmøte som består av det valgte styret fra hver velforening. Ved etableringen av barnehagen som aksjeselskap var det tre medlemmer fra hver velforening i styret med Roger Malvin Hole som styreleder. I 2015 ble det valgt nytt styre med følgende medlemmer: Styrets leder: Roger Malvin Hole Holum Skog velforening Styremedlem: Christine Holmen Skillebekk velforening Styremedlem: Mariann Slette Våge - Holum Skog velforening Sum inntekter var 3,4 mill. kr i 2015 mot 3,2 mill. kr Sum kostnader var 3,3 mill. kr. i 2015 mot 3,2 mill. kr i 2014 og årsresultat for 2015 ble kr ,-. Utfyllende informasjon finnes i offisielt årsregnskap for barnehagen. Årsregnskapet i Solstua barnehage AS revideres av revisjonsfirmaet Karsten Røv AS som også er ansvarlig for den videre offisielle rapportering til Nittedal kommune og Brønnøysund. Styrets arbeid i 2015 I 2015 er det avholdt 11 ordinære styremøter, og i første kvartal 2016 har det vært avholdt xx styremøter. I tillegg til dette kommer møter i Grendehuset og Solstua Barnehage AS. Hovedsaker som har vært på agenda/ behandlet 2015 er: Vintervedlikehold/ brøyting Hjemmeside for Holum Skog Velforening Dugnadsarbeid Henvendelser/ saker fra medlemmer Skytebane Lahagmoen Økonomi Kontakt/ oppfølging med Nittedal kommune o.a Utover styremøtene skjer mye av styrets løpende arbeid og avklaringer gjennom kommunikasjon med e-post og telefon. Det gjelder også ved henvendelser fra medlemmer og i relasjonen med Nittedal kommune, forretningsfører og Skillebekk Vel. I 2015 ble det også tatt kontakt med Gjelleråsen Vel i forbindelse med Nittedal kommune sin plan for Asylmottak. Hjemmesiden holdes oppdatert med informasjon om forhold som berører vårt boområde. Det er også opprettet et bildegalleri tilknyttet Instagram. Det er videre opprettet en kalender for hendelser i Holum Skog Velforening. Her vil det fremkomme aktiviteter/ arrangementer, samt datoer for styremøter. Dato for styremøtene settes inn slik at medlemmer kan sende inn saker til behandling i styremøtene i forkant av disse.

5 Under «fliken» Grendehuset ligger informasjon på hvordan man skal gå frem for å leie grendehuset. Her er det også opprettet en kalender til bruk ved leie av huset. Denne vil fortløpende bli oppdatert slik at man kan se om Grendehuset er ledig for utleie. Styret vil oppfordre velforeningens medlemmer til å komme med innspill slik at vi kan få en aktiv hjemmeside. Økonomi HSV Resultat 2015 viser et positivt resultat på kr ,-, mot et budsjettert overskudd på kr ,-. De største besparelsene er på postene opprustning/vedlikehold av fellesarealer/tunområder, snøbrøyting, containerleie og porto. Styret er fornøyd med at det gode resultatet bidrar til at kr kan overføres til vedlikeholdsfond tunveier. Velforeningen hadde ved utgangen av 2015 kr ,-i bankinnskudd. Vedlikeholdsfondet for tunveier (bundet egenkapital) er ved utgangen av 2015 på kr ,-. Medlemskontingenten til Holum Skog Velforening i 2016-budsjettet foreslått satt til kr 1500,- som er uendret i forhold til Brøyteavgift pr medlem, som gjelder alle medlemmer som er omfattet av den private brøyteavtalen for Holum Skog Velforenings tunveier for vintersesongen 2016/2017 er i budsjettet foreslått satt til kr 1500,- som er uforandret i forhold til 2015/2016 Forretningsfører Amphibia AS er forretningsfører for Holum Skog Velforening.