INNKALLING TIL ÅRSMØTE I ASKJELLRUD HUSEIERFORENING SAKSLISTE. Til husstandene i Askjellrud Huseierforening

Transkript

1 Til husstandene i Askjellrud Huseierforening INNKALLING TIL ÅRSMØTE I ASKJELLRUD HUSEIERFORENING Dato: 5. juni 2008 Tid: Klokken 18:30 Sted: Kantina på Røyslimoen Skole SAKSLISTE 1. Opprop og fastsetting av stemmetall 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Valg av to medlemmer til å undertegne møteprotokoll 4. Årsberetning 5. Regnskap Budsjettforslag Valg av styre 8. Valg av revisor 9. Innkomne saker Dokumenter til sak 4, 5, 6, 7, 8, 9 følger vedlagt. Revisors beretning fremlegges på årsmøtet. Vedtekter med mer, samt referat fra årsmøtet i 2007 finner du på Atle Haugen Formann

2 Organ: Årsmøte Møtedato 5. juni 2008 Saksnr 4/2008 Sakstittel: Årsberetning Styret i 2007 har vært følgende Bjørn Brekkan, leder t.o.m Atle Haugen, leder f.o.m Tonje Eggan, Kasserer Kristin Killi, Styremedlem Svein Gunnar Moe, Styremedlem Borghild Krossli, Styremedlem Fred Botten, Varamedlem Styret har gjennomført 3 møter pluss ekstraordinært årsmøte i august. Sentrale saker har vært felles avfallsanlegg, brøyting, motorvarmere, skifte av lyspærer/ armaturer samt forberedelse til årsmøtet. Vårdugnaden ble gjennomført Oppslutningen må vurderes til å ha vært bra. I år leide vi ikke inn noen til å feie gater og parkeringsplasser grunnet stram økonomi. Lysanlegg - motorvarmere Gjennomføring av vedlikehold på lysanlegg ble utført før jul. Eidsiva tok på seg dette oppdraget og skiftet alle pærer samt noen armaturer. Flere av pærene hadde stått vel lenge, helt opp til seks år. Normal levetid på pærene er 3 år. Etter dette anbefaler Eidsiva at man foretar et masseutskift av pærer. Det er fortsatt ikke gjort noe med stolpen ved nr 100. Dette blir iverksatt så snart råd er. Dessverre rakk ikke vår elektroentreprenør å gjennomføre utskift av motorvarmere i høst før snøen og telen kom. Entreprenøren vil iverksette utskift og ettersyn så snart de får ordre om det. Søppelsorteringsanlegg Det ble jobbet noe med GLØR for etablering av felles søppelsorteringsanlegg. Dette ble det sendt ut informasjon om, høsten 07. (vedlegg 1) Asfaltering Videre har det blitt flekket litt på asfalten, pluss klargjort for asfaltering på toppen av parkeringsplassen på felt D. Vår entreprenør sier at vi kan forvente å flekke i mange år fortsatt. Årsaken til dette er at asfaltlaget som ligger er veldig tynt og derfor oppstår det lett sprekker og huller.

3 Brøyting Det har vært delte meninger om standarden på brøytingen i vinter. Formann har mottatt en del telefoner, og har gjennomført tiltak etter beste evne. Da formann flyttet fra feltet den har det ikke vært andre direkte kontaktpersoner angående brøyting. Brøyter synes feltet er noe vanskelig å jobbe i. Det er smalt og kupert, samt at det mangler brøytestikker på vesentlige plasser. Midt i sesongen så innså brøyteren også at utstyret han hadde var for lett, og at dette ikke fungerte optimalt. Han gikk derfor til anskaffelse av ny og tyngre fres som også fungerer i meget våt snø. Etter denne anskaffelsen ble kvaliteten på brøytingen vesentlig bedre. Det som ikke har fungert er brøyting av parkeringsplassene. I følge informasjon sendt til alle husstander, samt informasjon som ligger på internettsidene våre så er det en helt klar avtale på når parkeringsplassene skal brøytes. Dette har ikke beboerne fulgt opp i år. Dette har medført at brøyteren har møtt opp 12 ganger i vinter uten å få brøytet parkeringsplassene. På grunn av dette så har også brøyteren blitt leid inn utover de gangene som er kontraktfestet, for å frese parkeringsplassene. Til opplysning så har brøyting og strøing vinteren 07/08 kostet ,- Riktignok har dette vært en snørik vinter, men styret mener at ,- av dette kunne vært unngått ved at beboerne fulgte opp avtalen. Utgiften kommer på regnskapet for Videre kan det nevnes at GLØR har vært godt fornøyd med brøytingen som har blitt utført i vinter. Styret er fornøyd med brøyteren vi har hatt denne sesongen, og ser at vi har mye skyld i problemene som har oppstått selv. Styret la press på brøyteren om å anskaffe bedre utstyr, noe han gjorde, samt at han er lydhør overfor ønsker fra oss. Styret anser at avtale om brøyting er en driftssak, og at det derfor blir det nye styrets avgjørelse om vi forlenger eller avslutter samarbeidet med nåværende brøyter. Diverse Det har blitt reagert på at det står parkerte, avskiltede biler i feltet. Styret ser ingen betenkeligheter med dette så lenge parkeringen er av kortvarig forhold. Biler som pr i dag står i feltet har stått over lengre tid, og har blitt delvis ramponert med fare for glasskår og andre deler som barn lett kan skade seg på. Styret ber om at en ikke benytter feltet som oppbevaringsplass for gamle biler, og kommer til å be aktuelle eiere om å fjerne dem. Forslag til vedtak: Årsberetningen tas til orientering Atle Haugen Formann

4 Organ: Årsmøte Møtedato 5. juni 2008 Saksnr 5/2008 Sakstittel: Regnskap 2007 Resultatregnskap pr Tekst Budsjett 2007 Regnskap 2007 Regnskap 2006 Inntekter felleskostnader 78 x 1700 ( ,00) ( ,00) ( ,00) Inntekter asfaltering 78 x 620 (48 360,00) Inntekter motorvarmer 44 x 200 (8 800,00) Ordinære inntekter ( ,00) ( ,00) ( ,00) Styrehonorar inkl arbeidsgiver avgift , , ,00 Avskrivninger , , ,00 Renovasjon , ,00 Brøyting, grusing, leie maskiner , ,00 Honorar regnskap / revisjon , ,00 Vedlikehold / rep av utstyr , ,00 Bomiljøtiltak , ,00 Diverse , ,00 Kommunale / offentlige avgifter , ,00 Strøm , ,00 Vedlikehold motorvarmere Sum driftskostnader , ,00 Driftsresultat (overskudd) (33 760,00) (10 967,55) ,00 Renteinntekter (285,36) (197,00) Renter lån (asfalt) 6 000, , ,00 Motarenter 176,48 - Sum finansposter 6 000, , ,00 Årsresultat (overskudd) (27 760,00) (6 876,07) ,00 EIENDELER Asfaltering , ,00 Sum anleggsmidler , ,00 Kundefordringer , ,00 Andre kortsiktige fordringer 542,00 - Kasse 413,50 Bank , ,00 Sum omløpsmidler , ,00 SUM EIENDELER , ,00 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital ( ,45) ( ,00)

5 Udisponert resultat (6 876,07) ,00 Sum egenkapital ( ,52) ( ,00) Lån, langsiktig gjeld (31 800,10) (74 200,00) Skyldig arbeidsgiveravgift (1 128,00) (1 128,00) SUM EGENKAPITAL OG GJELD ( ,62) ( ,00) Noter 1. Avskrivninger tilsvarer innbetalte avdrag på lån, da verdien skal stå i 0,- når lånet er betalt. 2. Leie av maskiner = Teknisk etat skraping og feiing av veger og parkeringsplasser 3. Reparering av asfalt er ført på denne posten totalt ,-. I tillegg er det ført utskifte av pærer og armaturer på ,75 4. Økt drastisk etter at kommunen endret eiendomsskatten 5. Siste faktura for 2007 ble sendt ut meget sent, og derfor er kundefordringer relativt høye ved årsskiftet Vurdering av regnskapet På grunn av høye strømpriser så går motorvarmerne underskudd. Selv om mange ikke har fungert og vært i bruk, så viser det seg at strømforbruk og vedlikeholdskostnader tilknyttet disse er høyere enn tidligere antatt. Samtlige boenheter har blitt feilfakturert for Årsaken til dette er mangel på kommunikasjon mellom styret og forretningsfører. Etter årsmøtet i 2007 så lå følgende beregning til grunn for avgiften: Grunnavgift 1200,- Asfalt 620,- Renovasjon 500,- Totalt u/ motorvarmer 2320,- Totalt m/ motorvarmer 2520, ble det laget faktura til alle på 850,- (1/2 part av årsavgift) + 620,- (asfalt). Totalt 1 470,-. Videre ble det laget faktura pålydende 1.700,- for de med motorvarmer, og for de uten motorvarmer. Riktig fakturabeløp skulle vært 850,- (1/2 av årsavgift) + motorvarmer på 200,- for de som hadde det. Dette betyr at det er 44 boenheter som har betalt inn 650,- for mye, og 34 boenheter som har betalt inn 620,- for mye. Totalt er det tatt inn ,- for mye i avgift. I tillegg har enkelte blitt fakturert for motorvarmer som de ikke har fått brukt grunnet feil på anlegget. Dette foreslås også kreditert. De ekstra 500,- som ble lagt på grunnavgiften har ikke blitt avsatt til formålet som vedtaket baserer seg på. Årsaken til dette er at utgiftene til drift av laget har dette året vært høyere enn budsjettert. Dette ble også varslet på ekstraordinært årsmøte i august Postene som skiller seg ut til å ha høyere forbruk enn budsjettert er:

6 - Brøyting ,- - Bomiljøtiltak ,- - Kommunale avgifter (var ikke budsjettert i 2007 budsjettet) ,- Det foreslås derfor ikke årsoppgjørsdisposisjoner, men at følgende ivaretas i budsjettet for 2008: - Styret foreslår at for mye innkrevd i avgift krediteres på faktura som sendes ut i juni. Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner regnskap for 2007 med noter og kommentarer. Atle Haugen Formann Tonje Eggan Kasserer

7 Organ: Årsmøte Møtedato 5. juni 2008 Saksnr 6/2008 Sakstittel: Budsjett 2008 Tekst Budsjett 2008 Inntekter felleskostnader 78 x ( ,00) Inntekter asfaltering 78 x (48 360,00) Inntekter motorvarmer 44 x (13 200,00) Ekstraavgift x (99 060,00) Ordinære inntekter ( ,00) Styrehonorar inkl arbeidsgiver avgift ,00 Krediteringer feilfakturert ,00 Avskrivninger ,00 Renovasjon 5 500,00 Brøyting, grusing, leie maskiner ,00 Honorar regnskap / revisjon ,00 Vedlikehold / rep av utstyr ,00 Bomiljøtiltak ,00 Diverse 2 000,00 Kommunale / offentlige avgifter ,00 Strøm ,00 Vedlikehold motorvarmere Sum driftskostnader Driftsresultat (overskudd) ( 6 720,00) Renter lån (asfalt) 6 000,00 Sum finansposter 6 000,00 Årsresultat (overskudd) (720,00)

8 Noter budsjettforslag 1. Avgiften foreslås holdes uendret inklusive de 500,- som ble lagt på grunnet avfallshåndteringen. Avgiften hadde til økningen på 500,- stått uendret over lengre tid. I gamle årsmøteprotokoller (tilbake til 2000) fant vi samme grunnavgift (1.200,-) som det er operert med nå. 2. Siste år med asfaltavgift i Grunnet økte vedlikeholds og strømkostnader økes denne avgiften med 100,- 4. Styret foreslår en ekstra avgift på 1 270,- til betaling av brøyting vintersesongen 2007 / Dette er korreksjonen for det som ble feilfakturert avgift i 2007 samt fakturaer på motorvarmer som ikke har kunnet blitt benyttet på grunn av feil ved anlegget. 6. Faktura pålydende ,- allerede mottatt for brøyting sesongen 07/08 7. Posten satt ned da ingen store vedlikeholdskostnader er forventet 8. Posten satt noe opp på grunn av at vi må sikre med sand rundt lekestativer, samt andre bomiljøtiltak som benker, felling av trær osv som beboere har etterspurt. 9. Denne posten var av ukjente årsaker ikke med i budsjettet for Posten økt, basert på erfaringer fra de siste år, og når alle virker antar styret at forbruket vil gå noe opp Forslag til vedtak Årsmøtet vedtar fremlagte forslag til budsjett Avgiftene for 2008 vil bli som følger: Grunnavgift 1.700,- Asfalt 620,- Motorvarmer 300,- Tilleggsavgift brøyting 1.270,-

9 Årsavgiftene faktureres med følgende summer og betalingsfrister: Betalingsfrist Avgift ,- (½ part av grunnavgift) 620,- (asfalt) 1.470, ,- (½ part av grunnavgift) 1.270,- (ekstraavgift brøyting) 2.120,- Tillegg for de med motorvarmer vil tilkomme på 300,- på faktura med forfall Atle Haugen Formann Tonje Eggan Kasserer

10 Organ: Årsmøte Møtedato 5. juni 2008 Saksnr 7/2008 Sakstittel: Valg av styre Følgende medlemmer av styret / varamedlemmer er på valg: Atle Haugen, formann (flyttet fra feltet ) Borghild Krossli, styremedlem Fred Botten, varamedlem Tonje Eggan, kasserer Primært bør alle felt være representert i styret Forslag til vedtak Leder: Vår Nilsen, nr 136 Kasserer: Borghild Krossli, nr 88 Styremedlem: Tonje Eggan, nr 120 Varamedlem: Fred Botten, nr 158 (gjenvalg) Atle Haugen Formann

11 Organ: Årsmøte Møtedato 5. juni 2008 Saksnr 8/2008 Sakstittel: Valg av revisor Revisor velges for ett år av gangen. Det er ingen krav til at vedkommende må bo i feltet. Forslag til vedtak Som revisor velges: Håkon Hide Atle Haugen Formann

12 Organ: Årsmøte Møtedato 5. juni 2008 Saksnr 9/2008 Sakstittel: Innkomne saker 1. Forslag om at administrasjon av Askjellrud Huseierlag settes ut til eksternt firma Forslagstiller beskrev ikke bakgrunn for forslaget, men styret forutsetter at forslagstiller(e) redegjør for dette på årsmøtet. Forslag til vedtak: Nytt styre beskriver hva administrasjon av huseierlaget innebærer, samt innhenter pristilbud på administrasjon. 2. Forslag om heving av grunnavgift fra 1 200,- til 1 700,- pr år og heving av motorvarmeravgift til 300,- pr år, og at disse reguleres årlig eller ved behov. Bakgrunnen for forslaget er at disse avgiftene ikke er regulert på mange år. De tjenestene/ varene vi kjøper har blitt dyrere i takt med konsumprisindeksen. Videre vil en heving av avgiftene kunne bygge opp igjen reserver til å ta masseutskift av lyspærer hvert 3 år, snørike vintere med mye brøyting, bomiljøtiltak samt annet vesentlig vedlikehold over drift, uten å måtte ta opp dyre små lån. Forslag til vedtak: Grunnavgiften heves fast til 1 700,- pr år. Motorvarmeravgift heves fast til 300,- pr år 3. Felles søppelanordning foreslått utsatt inntil videre Bakgrunnen for forslaget er at det i 2008 ikke er økonomiske midler til å fortsette prosjektet, ei er det pr tid flere midler enn tidligere tilbudt å hente i støtte fra kommunen / GLØR til finansiering av ordningen. Forslag til vedtak: Prosjekt felles søppelanordning utsettes inntil videre. Ordningen tas opp til vurdering igjen i Atle Haugen, Formann