HANDLINGSPROGRAM BUSKERUD FYLKESKOMMUNE EIENDOM FKF

Transkript

1 HANDLINGSPROGRAM BUSKERUD FYLKESKOMMUNE EIENDOM FKF Vedtatt av styret i Buskerud fylkeskommune Eiendom FKF oppdatert med prosavedtak fra fylkestingsvedtaket av des 2014 St. Hallvard vgs bygg for musikk- og danseundervisning. Kunstnerisk utsmykking av Runi Langum. Foto: Stein Styve Revidert iht prosa vedtak i fylkestingsvedtak i des 2014 økonomiske konsekvenser er ikke rettet

2 Innholdsfortegnelse 1. FORSLAG TIL VEDTAK Etterskrift på vedtak fra fylkesting: INNLEDNING VISJON OG VERDIER AREALEFFEKTIVISERING VEDLIKEHOLD Vedlikeholdsetterslep Vedlikeholdsnivå i husleieordningen INTERNHUSLEIEAVTALE MÅL FOR VIRKSOMHETEN Strategiske mål Mål for foretaket som organisasjon Mål for prosjektgjennomføring Mål for eiendomsdrift og forvaltning Mål for renhold Mål for eiendomsutvikling Mål for klima og miljø ÅRSBUDSJETT OG ØKONOMIPLAN Driftsbudsjett Investeringsbudsjett VEDLEGG Side 2 av 17

3 1. Forslag til vedtak Styret i Buskerud fylkeskommune Eiendom FKF foreslår at fylkesutvalget innbyr fylkestinget til å gjøre slikt vedtak: 1. Forslag til handlingsprogram for Buskerud fylkeskommune Eiendom FKF vedtas. De økonomiske konsekvenser innarbeides i fylkeskommunens økonomiplan/årsbudsjett. 2. Det igangsettes et prosjekt for arealeffektivisering i Buskerud fylkeskommune, med oppstart 2. kvartal Internhusleieavtalen skal sørge for at det avsettes tilstrekkelige midler til forsvarlig forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen 4. Det påbegynnes et program for å ta igjen vedlikeholdsetterslepet på bygningsmassen med MNOK 10 i 2015 økende til MNOK 50 i 2018 og utover 1.1 Etterskrift på vedtak fra fylkesting: Følgende ble vedtatt av FT i des 2014: Fylkesordførers forslag og tilleggsforslag fremmet av Fossum (KrF) ble enstemmig vedtatt. Vedtak 1. Forslag til handlingsprogram for eiendomsforetaket godkjennes med følgende endring: Eiendomsforetakets økonomiske rammer følger av vedtak i sak om handlingsprogram for Buskerud fylkeskommune Kapittel 3 Visjon og verdier. I første kulepunkt settes ordet "tilgjengelige" inn etter ordet hensiktsmessige". Kapittel 4 Arealeffektivisering. Følgende setning legges til etter siste setningen om elevenes syn: "Råd for likestilling av funksjonshemmede i Buskerud fylke skal involveres i prosessen". Kapittel 7.1 Strategiske mål. I siste kulepunkt settes ordene "og universell utforming" inn etter ordet "arealeffektivisering". Kapittel 7.3 Mål for prosjektgjennomføring. Følgende setning legges til i slutten av første avsnitt: "Råd for likestilling av funksjonshemmede i Buskerud fylkeskommune involveres i byggeprosjektene". 2. Fylkesutvalget foretar bestilling av tjenester innenfor vedtatte økonomiske rammer Side 3 av 17

4 2. Innledning Buskerud fylkeskommune Eiendom FKF (BFKE) ble etablert for å ivareta Buskerud fylkeskommunes (BFK) eiendommer benyttet av utdanning, sentraladministrasjonen og utviklingsavdelingen. Tannhelseforetakets eiendommer og leieavtaler forvaltes pt. ikke av foretaket. BKF eier i dag totalt m 2 bygg og leier m 2. I henhold til BFKEs vedtekter skal foretaket være en profesjonell eier og forvalter av eiendom med et helhetlig og langsiktig ansvar for fylkeskommunale bygninger, både eide og langtidsleide, med tilhørende tomter. Foretaket skal utføre eiendomsrelaterte tjenester innen forvaltning, drift og vedlikehold på en måte som ivaretar brukernes behov. Videre skal foretaket ivareta fylkeskommunens byggherrefunksjon samt understøtte fylkeskommunens mål og strategi for virksomhetene. Vedtektene sier at foretaket også kan tillegges andre oppgaver av Buskerud fylkeskommune. Foretakets prioriteringer i Handlingsprogrammet er vinklet ut i fra et eiendomsfaglig ståsted der eiendomsøkonomi og fylkeskommunens økonomi, samt norske lovkrav, er vektlagt. Foretaket har beregnet etterslep i vedlikeholdet på bygningsmassen til MNOK 750 (herav MNOK 660 for skolebygg). Det gjennomsnittlige vedlikeholdsetterslepet er dermed på kr/m² på den totale bygningsmassen. For å ikke ytterligere øke etterslepet, bør det årlige vedlikeholdsnivået innbakt i husleieordningen ligge på 200 kr/m². Dersom foretaket skal nå de politiske vedtatte målsettinger er det essensielt å ha nødvendige virkemidler på plass. For BFKE sin del er det viktig å få på plass følgende: Riktig husleieordning med et innbakt riktig vedlikeholdsnivå Riktig plan for å ta igjen vedlikeholdsetterslep Riktig investeringsnivå Foretaket foreslår at det arbeides systematisk med følgende i perioden : Kartlegge hvilke bygg og uteområder fylkeskommunen har behov for, for å utøve sin aktivitet. Klargjøring for salg av bebygd og ubebygd eiendom via reguleringstilrettelegginger der dette samsvarer med de strategiske veivalg. Arealeffektivisering. Få til ekstraordinære bevilgninger for å ta igjen oppsamlet vedlikeholdsetterslep. Sørge for et forsvarlig årlig vedlikehold (som del av husleieordningen) som opprettholder verdien i eiendomsmassen og derved forhindrer senere økonomiske skippertak. Side 4 av 17

5 3. Visjon og verdier Visjon for Buskerud fylkeskommune er: Buskerud fylkeskommune skaper resultater gjennom samhandling Verdiene som skal legges til grunn for arbeidet, er utformet av medarbeidere fra hele organisasjonen, og ble vedtatt av fylkestinget i Disse er: Mot entusiasme - raushet - åpenhet Buskerud fylkeskommune Eiendom FKF skal i tråd med dette arbeide for: At en gjennom langsiktig investering, utvikling og forvaltning av eiendomsporteføljen kan stille til rådighet hensiktsmessige, tilgjengelige og forsvarlig vedlikeholdte formålsbygg. Arealoptimalisering, kunnskap om sammenhengen mellom bruk av eiendom og fylkeskommunal økonomi, kvalitet og miljøhensyn. En utøvelse av byggherrefunksjonen på en profesjonell og forretningsmessig god måte. Eiendommene skal overlates til etterkommerne i bedre stand enn da foretaket overtok Side 5 av 17

6 4. AREALEFFEKTIVISERING Buskerud fylkeskommune har ikke økonomisk kapasitet til å utføre de eiendomsinvesteringer som det er meldt behov for per i dag. Den fylkeskommunale bæreevnen til å føre et forsvarlig vedlikehold av eksisterende bygningsmasse er også en utfordring. Arealeffektivisering vil derfor være et godt virkemiddel i denne situasjonen, både på kort og lang sikt. I dag bruker Buskerud fylkeskommune cirka 15 prosent mer anvendt areal pr. elev enn både Vestfold og Akershus. Ved aktivt bruk av arealeffektivisering bør det etter foretakets syn være mulig for Buskerud fylkeskommune og komme ned på et samlet gjennomsnitt på 19 m 2 anvendt areal per elev. Tabellen under viser at dersom fylkeskommunen reduserer arealbruken med 15 prosent vil man årlig spare MNOK 23 på driftsbudsjettet. I tillegg får man engangsbesparelse på MNOK 113 på grunn av minsket vedlikeholdsetterslep. Beregningene er foretatt på gjennomsnittstall. Faktisk besparelse vil avhenge av hvilke type bygg som får redusert areal. Side 6 av 17

7 Foretaket foreslår at det igangsettes et prosjekt med mandat til å utrede og komme med forslag til gjennomgående arealbesparelser i bestående eiendomsmasse. Styringsgruppen for prosjektet bør bestå av fylkesutdanningssjef, fylkesrådmann og foretaket samt representanter utpekt av hovedtillitsvalgte og fylkeshovedverneombud. Elevenes syn må også høres i prosessen. Råd for likestilling av funksjonshemmede i Buskerud fylke skal involveres i prosessen. Det må avsettes MNOK 2 for gjennomføring av prosjektet, fordelt på 2015 og Side 7 av 17

8 5. Vedlikehold 5.1 Vedlikeholdsetterslep Foretaket har kartlagt tilstanden for hele bygningsmassen på cirka m² BTA for å utarbeide en vedlikeholdsplan. Formålet med kartleggingen har vært å få en oversikt på tilstand og totalt etterslep, anbefalte tiltak, kostnader / økonomi samt anbefalinger om videre fremdrift. Nødvendige tiltak er vurdert med tanke på at etterslepet skal "tas igjen" og at bygningsmassen skal "løftes" opp til et akseptabel nivå i forhold til alder. Foretaket har beregnet etterslep i vedlikeholdet på bygningsmassen til MNOK 750 (herav MNOK 660 for skolebygg). Det gjennomsnittlige vedlikeholdsetterslepet er dermed på kr/m² på den totale bygningsmassen. Fordelingen ser slik ut dersom etterslepet i vedlikehold deles på antall kvadratmeter per skole / bygg. Samlet gjennomsnitt ligger på 3300kr/m 2. Dersom fylkesrådmannens forslag til revidert investeringsstrategi blir gjennomført vil vedlikeholdsetterslepet i perioden bli redusert med MNOK 204. I tillegg vil det være nødvendig å gjennomføre et omfattende vedlikeholdsprogram for å ta igjen resterende vedlikeholdsetterslep: FORETAKETS FORSLAG TIL PROGRAM FOR HÅNDTERING AV VEDLIKEHOLDSETTERSLEP Dette vedlikeholdsprogrammet vil nullstille vedlikeholdsetterslepet på 13 år. Side 8 av 17

9 5.2 Vedlikeholdsnivå i husleieordningen For å ikke ytterligere øke etterslepet, bør det årlige vedlikeholdsnivået ligge på 200 kr/m². Dette bør legges inn i internhusleien allerede f.o.m Vedlikeholdsnivået er anbefalt ut fra undersøkelser og analyser på nasjonalt nivå for kommunal og fylkeskommunal eiendomsmasse. Konsekvens av å ikke opprette et forsvarlig vedlikeholdsnivå er: Vedlikeholdsetterslepet øker ytterligere Realkapitalen svekkes HMS utfordringer oppstår Redusert levetid på byggene Brukeropplevelsen for lærere og elever forringes Investeringsbehov oppstår tidligere enn nødvendig Drifts-, renholds- og forsyningstjenester blir forhindret effektivisert Side 9 av 17

10 6. Internhusleieavtale Mål for husleieordningen Klar og tydelig ansvars- og rollefordeling som gir forutsigbarhet for alle parter Synliggjøre ressursbruk som gir muligheter for å måle effektiviteten i fylkeskommunens eiendomsforvaltning Gjennom det ovenstående bidra til å redusere arealbruk og kostnader for fylkeskommunens virksomheter Overordnede prinsipper for husleieavtale: Husleien deles i 4 hovedelementer: o Kapitalkostnad o Forvaltnings-, vedlikeholds- og driftskostnader o Renholdskostnader o Forsyningskostnader For eksisterende eiendommer legges bokført verdi til grunn for kapitalkostnad For nye bygninger/utbedringer legges total anskaffelseskostnad til grunn for kapitalkostnad. Anskaffelseskostnad inkluderer bl.a. tomt, foretakets egne administrasjons- og prosjektlederkostnader, finanskostnader m.m. Inventar og utstyr inngår ikke. Enkelte bygninger vil ved leiestart ikke oppfylle ønsket/avtalt kvalitet. For mindre tiltak åpnes det opp for at fylkesrådmannen betaler tiltaket direkte uten at dette går inn i husleiegrunnlaget Eiendomsforetaket lager en hovedleieavtale med fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen regnes som formell motpart i alle saker. Fylkesrådmannen utarbeider klare fullmakter på delegasjon til avdelingsledere og virksomhetsledere, samt legger til rette for incitamenter ved arealeffektivisering. Foretaket får ansvaret for alle eksterne leieforhold. En fremleieavtale innarbeides i den ordinære husleieavtalen, dog speiles innleieavtalens betingelser i fremleieavtalen. Kostnader på renhold, forvaltning, drift, energi og vedlikehold fremgår av grafen. Beløpene er i 2014 kroner. For øvrig omtales vedlikeholdskostnader i eget kapittel. Side 10 av 17

11 7. Mål for virksomheten 7.1 Strategiske mål Foretaket skal: Arbeide for å få alle bygg i eiendomsporteføljen opp på et nivå som er formålstjenlig for brukere og eier Drifte og vedlikeholde alle bygg med hensyn til samfunnsøkonomisk perspektiv og levedyktighet Ta ut synergier ved å samle alle eiendommene i èn organisasjon Kartlegge hvilke bygg og uteområder fylkeskommunen har behov for, for å utøve sin aktivitet Arbeide systematisk med arealeffektivisering og universell utforming i bestående eiendomsmasse og i nybyggprosjekter 7.2 Mål for foretaket som organisasjon Foretaket skal: Bli en opplæringsbedrift Sørge for et godt arbeidsmiljø som stimulerer til faglig utvikling Være profesjonelle Være faglig dyktig Være konkurransedyktige Være kostnadseffektive Være miljøvennlige Ha en helhetlig forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av eiendomsmassen, herunder påse at fagkunnskap benyttes mellom faggruppene i foretaket De ansatte skal representere både selskapets profil og Buskerud fylkeskommunes profil utad på en god måte. 7.3 Mål for prosjektgjennomføring Foretaket skal ivareta fylkeskommunens byggherrefunksjon. Prosjektledelsen skal fremstå profesjonelt og med en faglig tyngde. Byggherrefunksjonen skal fremstå på en profesjonell og forretningsmessig god måte. Det skal være fokus på brukermedvirkning, kostnads- og fremdriftskontroll, samt kvalitet på leveransen. Videre skal prosjektarbeidet ha fokus på riktig bruk av arealene og arealeffektivitet. Råd for likestilling av funksjonshemmede i Buskerud fylkeskommune involveres i byggeprosjektene Verktøy for prosjektstyring implementeres i Mål for eiendomsdrift og forvaltning Det skal fokuseres på utvikling av eiendomsmassen i fylkeskommunen ved å kartlegge og identifisere nye muligheter og kostnadseffektiv strategi. Driften skal optimaliseres slik at vi får utnyttet våre ressurser best mulig. Driftsavdelingen skal samarbeide på tvers av virksomhetene og utnytte synergier og stordriftsfordeler. Felles innkjøp- og rammekontrakter skal benyttes der det Side 11 av 17

12 er hensiktsmessig. Sentral energioppfølging og styring vil bedre helse og miljø for brukerne og redusere kostnadene for foretaket og virksomhetene. Opplæringsbehov skal identifiseres og eventuelle opplæringstiltak skal iverksettes. Dette for å øke kvalitet og motivasjon hos de ansatte. Det skal settes fokus på forventet utvikling i fremtiden. 7.5 Mål for renhold Renhold i bygninger er en viktig del av eiendomsforvaltningen. Foretakets renholderne forvalter store bygningsmessige verdier og et profesjonelt renhold bidrar til å bevare og forlenge levetiden på overflatene i bygget. Renholdere skal bidra med kunnskaper om brukernes aktiviteter og rutiner i bygget. Målene oppnås ved: Kvalitetsstyrt renhold for å oppnå god brukertilfredshet ved hjelp av NS-INSTA 800. Lik rengjøringskvalitet og gjennomsnittsytelse for de samme romtypene på alle bygg vi har ansvaret for. Renholdvennlig og miljøvennlig produkter og metoder. Renholdere opplever utviklingen både faglig og personlig. Forebygge og redusere sykefravær. Stimulere til fagbrev 7.6 Mål for eiendomsutvikling Foretaket skal fremme planer for reelle arealeffektiviseringstiltak og gjennomføre disse så snart det er praktisk mulig. Det langsiktige målet er å redusere den totale bygningsmassen slik at gjennomsnittlig antall kvadratmeter per elev og andre brukere blir redusert. Dette målet strekker seg lenger enn kommende periode og er en oppgave foretaket vil jobbe systematisk med. Så snart bygg eller tomter blir vedtatt fristilt vil det igangsettes salgs- eller utleieprosesser. Interne behov avklares av foretaket i forkant. Foretaket vil vurdere om det i hvert enkelt tilfelle vil være strategisk og økonomisk riktig å gjennomføre reguleringsprosesser i forkant av en salgs- eller utleieprosess. 7.7 Mål for klima og miljø Klima- og Miljødepartementet la i 2012 frem sin St. melding nr 21 Norsk klimapolitikk. Her fremgår det at: «Det offentlige sitter i en nøkkelposisjon som samfunnets største arbeidsgiver, største forbruker og premissetter for andre». Ut i fra meldingen må det forventes at fylkeskommunen og foretaket har et mål for sin eiendomsmasse, både nybygg og rehabiliteringsprosjekter. En egnet måte å dokumentere og herunder også sette mål er å benytte seg av anerkjente sertifiseringsordninger som finnes i bygg og eiendomsmarkedet. Den sertifiseringsordningene i Norge som har kommet lengst er: Breeam sertifisering. Foretaket arbeider med forslag til nye mål for fylkeskommunens byggeprosjekter. Dette kommer til politisk behandling i Side 12 av 17

13 Nybygg Det bør legges til rette for at minimum et nybygg i planperioden bygges som passivhus og sertifiseres iht BREEAM klasse Very Good. Det ligger fra regjeringshold an til at dette blir et krav til offentlige bygninger innen få år. Rehabilitering Gjeldene byggeforskrift krever at nye byggetiltak skal bygges i ht energimerke C, i planperioden skal mindre ombygninger tilfredsstille energimerke B. Total renovering skal tilfredsstille energimerke B. Side 13 av 17

14 8. Årsbudsjett og økonomiplan 8.1 Driftsbudsjett År 2015 vil være det første hele operative driftsåret til foretaket. Foretaket ble operativt og overtok driftspersonalet Det har i utregningen av husleienivå vært gjort et stort arbeid med å identifisere tidligere kostnadsnivå for de oppgaver som foretaket har overtatt. Det er usikkerhet om alle kostnader er korrekt identifisert. Fylkesrådmannen har i sitt forslag til handlingsprogram foreslått at husleienivået evalueres etter en periodes drift for å sjekke ut om det er korrekt. Styret har gjort sine egne analyser av uttrekket, og ser behovet for en evaluering etter noe tid. Datagrunnlaget er ikke presist nok til å si om det er foretatt ett korrekt uttrekk i Husleieavtalen (se egen sak til politisk behandling) trekker på en god måte opp ansvarsfordelingen mellom foretaket og fylkesrådmannen. Det er også naturlig at denne grensegangen også ses på ved evaluering av kostnadsnivået. Foretakets kostnader skal dekkes gjennom husleie fra virksomhetene og andre. Foretakets ressursbruk vises derfor ikke direkte i fylkeskommunens handlingsprogram, men gjennom hvilken husleie virksomhetene skal betale. I 2014 ferdigstiller foretaket ny Hønefoss vgs. Tidlig i januar 2014 ble St. Hallvard vgs bygg for musikk og dans ferdigstilt. Det er ikke tatt høyde eventuelle endringer i kostnadsnivå for drift, vedlikehold og renhold for disse nye bygningene. Nærmere om enkelte poster: Merkantil ressurs Det er i uttrekket som ble foretatt i 2014 ikke overført merkantil/administrativ ressurs fra virksomhetene til foretaket for de 150 personene som ble overført fra virksomhetene til foretaket. Styret merker seg at det har vært vanskelig å identifisere og ta ut disse ressursene fra virksomhetene. Foretaket må imidlertid ha en organisasjon som har betryggende ledelse, administrativ støtte og kontroll. Styret har derfor fom lagt inn i sitt budsjettforslag kostnader til dette internt i egen organisasjon med 3 mill kr årlig. Vedlikehold Fylkeskommunen har hittil brukt ca 17,7 mill kr årlig til vedlikehold. Foretaket har foretatt en tilstandsvurdering av eiendomsmassen, og kommet frem til at det er et vedlikeholdsetterslep i fylkeskommunens bygningsmasse på rundt 750 mill kr. Det er en klar sammenheng mellom årligvedlikeholdsnivå og vedlikeholdsetterslepet. Hvis fylkeskommunen fortsetter med samme vedlikeholdsnivå som til nå, vil vedlikeholdsetterslepet øke. Styret anbefaler et årlig vedlikeholdsnivå på ca 45 mill kr (dvs 200 kr/m 2 ) som en del av husleieordningen. Side 14 av 17

15 Vedlikeholdsetterslep Det henvises til omtale i kapittel 5.1 hvor vedlikeholdsetterslepet er beskrevet. Styret foreslår at det bevilges midler til å ta igjen etterslepet over en 13 års periode. Opptrappingen foreslåes fordi foretaket må bygge opp kapasitet internt til å forestå arbeidet. Styret foreslår slik opptrapping: År Bevilgning 10 mill kr 25 mill kr 41 mill kr 50 mill kr Etterslepet tas ved dette igjen i løpet av 13 år. Sum budsjett 2015 Det er i forslag til budsjett ikke lagt inn eventuell effektiviseringsgevinst. Foretaket vil komme tilbake til dette i senere handlingsprogram. Forsyningskostnader og husleiekostnader som skal viderefaktureres virksomhetene direkte er ikke medtatt i tabellen over. 8.2 Investeringsbudsjett Foretaket er i ferd med å avslutte prosjekter i investeringsstrategien for Arbeidet i vil i hovedsak bestå av å gjennomføre investeringsstrategien for De konkrete tiltak fremkommer av fylkesrådmannens forslag til handlingsprogram for og forslag til ny investeringsstrategi. Foretaket har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å gjennomføres de planlagte investeringene. Formelt fastsettes foretakets investeringsbudsjett i fylkeskommunens handlingsprogram, og gjennom bestilling fra fylkesutvalget til foretaket. Alle bygg oppgradering/inneklima Det foreslås å gi et budsjett på 15,8 mill kr til styrets disposisjon. Posten er ment å dekke nødvendige oppgraderinger/standardhevinger av bygg etter styrets egen prioritering. Aktuelle tiltak er: Mindre inneklimatiltak, oppgradering av brannsikkerhet, elsikkerhet mv, utskifting av andre tekniske anlegg, løse enklere bygningsmessige HMS-utfordringer m.m. Posten er en videreføring av tidligere poster til samme formål. Side 15 av 17

16 Prisstigning Forslag til ny investeringsstrategi er utarbeidet i 2014-priser. Prisstigning kan slå ulikt ut for de forskjellige prosjektene. Hvert enkelt prosjekt er derfor ikke prisjustert, men den totale priskompensasjonen står på egen linje i budsjettet, som styres av fylkesutvalget. Når det enkelte prosjekt blir nærmere utredet, vil styret rette en anmodning til fylkesutvalget om fordeling av posten for prisstigning. Ufordelt I 2018 står det en post "Ufordelt". Dette er ikke konkretiserte investeringsmidler. Det er i investeringsstrategien skissert flere behov som ikke har fått konkret bevilgning i perioden Styret vil på senere tidspunkt fremme forslag til prosjekter som bør påbegynne i slutten av planperioden. Det vises til fylkesrådmannens forslag til handlingsprogram med vedlegg, som viser fylkesrådmannens forslag til investeringsprogram. Fylkesutvalget vil konkretisere investeringsprogrammet i en bestilling til foretaket. Side 16 av 17

17 9. Vedlegg Side 17 av 17