MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 6. september 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 1500. Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Tom Fjæstad (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Truls Wadd (Ap) Følgende varamedlem møtte: Arne Andreassen (PP), første vara for Ap/Sv/PP Ellers møtte: Fra administrasjonen: Økonomisjef Torill Hoel, Virksomhetsleder for Stange helse- og omsorgssenter Linda Kristin Hemma og Virksomhetsleder for Tilrettelagte tjenester Marianne Pedersen (alle møtte under sak 46). Fra Hedmark Revisjon IKS: Regnskapsrevisor Berit Bøhn (sakene 47, 48 og 49). Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Innledningsvis ble nytt medlem Tom Fjæstad ønsket velkommen. Det ble i den forbindelse gjennomført en kort gjennomgang av kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. Til behandling: SAK NR. 43/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21.06.2018 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 21.06.2018 godkjennes. SAK NR. 44/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21.08.2018 Møtet den 21.08.2018 var et fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Ringsaker, Hamar, Stange og Løten. I tilknytning til behandlingen av protokollen fra møtet, ble det foretatt en evaluering av møtet. 1
Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 21.08.2018 godkjennes. SAK NR. 45/2018 EGENEVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Egenevaluering ble gjennomført ved drøfting av aktuelle spørsmål, bl.a.: 1. Gjennomføres møtene på en effektiv og engasjerende måte? 2. Er antall møter tilstrekkelig i forhold til saksmengde? 3. Klarer kontrollutvalget å ivareta kontrollfunksjonen på en god måte? 4. Hvordan oppfattes utvalget av andre sentrale aktører slik som kommunestyret og administrasjonen? 5. Er roller og ansvarsdeling klar mellom kontrollutvalg, kommunestyret og administrasjonen? 6. Bør kontrollutvalget gjøre mer og/ eller mindre av noe? 7. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Har dette gått greit i perioden som har gått? 8. Hvordan fungerer samhandling med sekretariatet? 9. Hvilke forbedringstiltak kan iverksettes og gjennomføres? 1. Egenevalueringen tas til orientering. 2. For å styrke kontrollutvalgets kunnskap om kommunen etableres fast rutine for løpende fremleggelse av følgende saker: Tertialrapport Stange kommune (1. tertial og 2. tertial, legges frem som orienteringssak) Kommunebarometeret / kostra-analyse (legges frem til gjennomgang og drøfting årlig sak) SAK NR. 46/2018 VURDERING AV RISIKO FOR MISLIGHETER/TYVERI FRA BRUKERE AV KOMMUNALE TJENESTER Kontrollutvalget fikk en presentasjon av risikoområder og rutiner ved følgende områder: Stange Helse- og omsorgssenter Tjenester for funksjonshemmede Følgende deltok fra administrasjonen i forbindelse med saken: Økonomisjef Torill Hoel, Virksomhetsleder for Stange helse- og omsorgssenter Linda Kristin Hemma og Virksomhetsleder for Tilrettelagte tjenester Marianne Pedersen. 1. Kontrollutvalget tar orientering om håndtering av midler/penger for brukere innenfor følgende enheter til orientering: 2
Stange Helse- og omsorgssenter (pasientregnskaper, jf. Forskrift om disponering av kontantytelser fra Folketrygden under opphold i kommune helse- og omsorgsinstitusjon..» Tjenester for funksjonshemmede (håndtering av midler/lommepenger for brukere med oppnevnte verger, jf. vergemålsloven) 2. Med bakgrunn i presentasjon i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at det er etablert rutiner for håndtering av både penger og verdisaker fra pasienter/brukere ved begge enhetene, og at det er høy grad av etisk bevissthet hos de ansatte ved de to enhetene. 3. Kontrollutvalgets ønsker å kartlegge hele kommunen med tanke på risiko for misligheter/tyveri utført av ansatte. Rådmannen inviteres til å informere om sine risikovurderinger knyttet til misligheter/tyveri, herunder etablerte rutiner og hvordan man best mulig sikrer de ansatte mot feilaktig å bli mistenkeliggjort av brukere/pasienter/pårørende der dette er aktuelt. 4. Kontrollutvalget ber særlig om presentasjon av risiko for misligheter/tyveri innenfor følgende områder/tjenester: Hjemmetjenester (stikkord: hjemmehjelpere ute i hjemmet) NAV Stange (stikkord: utbetaling av sosialhjelp og frivillig forvaltning av midler til klienter) SAK NR. 47/2018 REGNSKAPSREVISJON: REVISJONSSTRATEGI 2018 FOR STANGE KOMMUNE OG STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF Hedmark Revisjon IKS ved utøvende revisor Berit Bøhn presenterte revisjonsstrategi for regnskapene for 2018 og svarte på spørsmål. Følgende ble særskilt drøftet, jf. kontrollutvalgets vedtak i møte den 21.06.2018: Vurdering av utvidet stikkprøvetaking på innkjøpsområdet. 1. Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av årsregnskap 2018 for Stange kommune og Stange kommunale Boligforetak KF til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetsvurdering tas til orientering. 3
3. Vedr. revisjon av Stange kommunes regnskap: Kontrollutvalget ber revisor foreta utvidet gjennomgang/revisjon av innkjøpsområdet som en del av regnskapsrevisjonen. Det bes om gjennomgang (stikkprøver) av anskaffelser mellom 100 000 og 1,3 millioner kroner, der det kontrolleres at det foreligger innkjøpsprotokoller i tråd med kravene i lov om offentlige anskaffelser m/forskrifter. 4. Vedr. Stange kommunale boligforetak KF: Kontrollutvalget vedtok i sitt møte den 07.09.2017 (sak 40/17) at revisor og kontrollutvalget (v/leder og sekretær) løpende skulle få tilsendt innkallinger/sakspapirer og møteprotokoller fra styremøter i foretaket. Kontrollutvalget mener de etablerte rutinene for oversending ikke fungerer som forutsatt. Av hensyn til en mest mulig effektiv revisjon av foretakets regnskap, anmodes foretaket om snarest å bringe dette i orden. SAK NR. 48/2018 STATUSRAPPORT REVISJON 1. HALVÅR 2018 - HEDMARK REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS ved Berit Bøhn orienterte. Statusrapport for 1. halvår 2018 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 49/2018 OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2019 Oppdragsavtale mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS for 2019 godkjennes, under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjett for 2019. SAK NR. 50/2018 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2019 Fremlagt forslag til budsjett ble enstemmig godkjent. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalg og revisjon for 2019 (ansvar 07000) fastsettes med en økonomisk ramme på kr. 2 160 000, med 4
utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Budsjett 2019 10802 Møtegodgjørelse 83 000 10803 Tapt arbeidsfortjeneste 10 000 10990 Arbeidsgiveravgift 13 000 11001 Aviser og faglitteratur 15 000 11151 Bevertning under møter 6 000 11500 Opplæring, kurs 32 000 11600 Skyssgodtgjøring 1 000 12700 Konsulenttjenster (forvaltningsrevisjon) 97 000 13500 Kjøp av tjenester fra interk.samarbeid 13700 Kjøp av tjenester fra private (sekretær) 280 000 13750 Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon 1 623 000 IKS 14290 Betalt merverdiavgift (utgift) 70 000 17290 Merverdiavgiftskompensasjon drift - 70 000 (inntekt) SUM KONTROLLUTVALGET 2 160 000 SAK NR. 51/2018 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Saksliste til styremøte i Stange kommunale boligforetak KF 16.08.2018 2. Møtegodtgjørelse 1. halvår 2018 Kontrollutvalget 3. Orientering om håndtering av innsynskrav - Kontrollutvalget 4. Oppfølging av tertialrapporter i kontrollutvalget 5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 6. Orientering om status og fremdrift for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Tilpasset opplæring og tidlig innsats» - planlagt behandling i kontrollutvalgets møte den 15.11.2018. Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 52/2018 EVENTUELT Saken ble enstemmig satt på sakslista. Med bakgrunn i medieoppslag ble følgende saker drøftet: Utbygging Sørholte-tomta (artikkel i Stangeavisa uke 25 og uke 27/28, og Hamar Arbeiderblad 29.08.2018) Skoleskyss og påstand om forskjellsbehandling (artikkel i Hamar Arbeiderblad 28.08.2018) Innsyn i post og styresaker (artikkel i Kommunal Rapport 21.06.2018) 5
Brussel-tur (artikkel i Hamar Arbeiderblad 05.09.2018 og 06.09.2018) 1. Med bakgrunn i medieomtale inviteres rådmannen til å orientere om følgende saker: Byggesak: Det bes om orientering om regelverket omkring LNF-områder generelt og håndteringen av de to medieomtalte sakene spesielt (avslag på firemannsbolig på Sørholte-tomta, og dispensasjonssak leilighetsbygg på Kløfta). Skoleskyss: Det bes om orientering om regelverket for tildeling av skoleskyss i Stange kommune og påstanden om usaklig forskjellsbehandling i den konkrete saken på Vallset? 2. Med bakgrunn i medieomtale inviteres ordfører til å orientere om: Kommunens tur til Brussel 3. Kontrollutvalget har merket seg at Kommunal Rapport sin undersøkelse (omtalt i Kommunal Rapport den 21. juni 2018) reiser kritiske spørsmål omkring åpenheten i de interkommunale selskapene. Problemstillingen følges opp i tilknytning til arbeidet med vurderingen av en eventuell kontroll med Hias IKS, i samarbeid med kontrollutvalgene i Ringsaker, Hamar og Løten. Stange, 6. september 2018. Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 6. september 2018. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 6
NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 16. OKTOBER 2018 Tidspunkt: KL. 0830 Aktuelle saker: Kommunebarometeret 2018 (KU-sak 45/18) Oppfølging av råd om etablering av tipsmottak (KU-sak 38/18) Ny kommunelov Tertialrapport 2. tertial 2018 Stange kommune (KU-sak 45/18) Risikovurderinger - misligheter/tyveri (KU-sak 46) - Generelt - Hjemmetjenesten - NAV Stange Div. orienteringer (KU-sak 52): - Byggesak - Skoleskyss - Brussel-tur Møte 15/11: Forvaltningsrevisjonsrapport: Tidlig innsats og spesialundervisning Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) - 1. halvår 2018 Forundersøkelse Hias IKS vurdering av felles revisjonsprosjekt (KU-sak 37/18) Saker til senere oppfølging: Vurdering av felles forundersøkelser og samarbeid med andre kontrollutvalg (sak 42/18) Gjennomføring av vedtatte investeringsprosjekter (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Reviderte varslingsrutiner, årsaker til lavt antall varslingssaker, behov for tipsmottak for innbyggere (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten 2018. Jf. også fellesmøtet 21.08.18 - sak 38/18) Presentasjon av intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) Saker til oppfølging i 2019: Tilstandsrapport skole 2018-2019 og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Årlige/løpende saker: Tertialrapporter Stange kommune (orienteringssak 1. tertial og 2. tertial, jf. KU-sak 45/18) 7
Kommunebarometeret evt. kostra-analyse (årlig sak, jf. KU-sak 45/18) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Tidlig innsats og spesialundervisning (KUsak 56/17) avsluttes høsten 2018 Møteplan kontrollutvalget 2018: Torsdag 25.01. 2018 kl. 0830 Torsdag 15.03. 2018 kl. 0830 Tirsdag 10.04.2018 kl. 0830 (avlyst) Torsdag 03.05. 2018 kl. 0830 Torsdag 24.05.2018 kl. 0830 (ekstra møte, i tillegg til opprinnelig møteplan) Torsdag 21.06. 2018 kl. 0830 Tirsdag 21.08.2018 kl. 0900 (ekstra møte, fellesmøte kontrollutvalgene i Hamarregionen) Torsdag 06.09. 2018 kl. 0830 Tirsdag 16.10. 2018 kl. 0830 Torsdag 15.11. 2018 kl. 0830 Mandag 17.12. 2018 kl. 0830 8