Gjennomgang og status - Sandnes Bydrift KB

SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201102564 : E: 210 : Per Hanasand Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet 24.05.2011 74/11 Bystyret 31.05.2011 SANDNES BYDRIFT - ÅRSRAPPORT 2010 - STRATEGI OG HANDLINGSPLAN 2011-2013 Gjennomgang og status - Sandnes Bydrift KB Årsrapport 2010 Strategi og handlingsplan 2011-13. Saken gjelder: Sandnes Bydrift KB er kommunens interne leverandør/utfører innenfor en rekke tjenester. I denne saken gis en gjennomgang av status for Bydrift inkludert, enhetens historie, opprinnelige målsettinger og rådmannens vurderinger i forhold til oppnådde resultater og utfordringer som gjenstår. Bakgrunn og historikk: Bystyret vedtok i forbindelse med behandlingen av økonomiplanen for 2011 14 følgende tekstforslag: Bystyret ber om at Bulega som kommunal bedrift blir evaluert i løpet av første kvartal 2011. Rådmannen har oppfattet vedtaket som et ønske om å få en gjennomgang av situasjonen i Sandnes Bydrift KB. Kontrollutvalget skal gjennomføre en forvaltningsrevisjon av Bestiller Utførermodellen i kommunen. Rådmannen tror at kombinasjonen av en intern evaluering og en forvaltningsrevisjon samlet vil gi et godt bilde av situasjonen i Sandnes Bydrift KB. Side 1 av 9

Bystyrets hensikt og målsettinger: Hovedhensikten med å etablere Sandnes Bydrift var å samle de tekniske utførerenhetene under en felles ledelse for å oppnå samordningseffekter og fremstå som et profesjonelt utførermiljø. Bystyret la i 2007 følgende målsettinger og prinsipper til grunn for etableringen av Sandnes Bydrift: Målsettinger: - Større uavhengighet mellom den enkelte bestillerfunksjonen og utførerenhetene. Dette vil profesjonalisere begge funksjonene og tydeliggjøre funksjoner og ansvar. - Økt mulighet for å sammenligne egen drift mot andre aktører både privat, andre kommuner og seg selv over tid. - Behov for et mer enhetlig system for praktiseringen av bestiller utførermodellen. - Mer effektiv bruk / utnyttelse av maskinpark og menneskelige ressurser. Prinsipper: - Utfører og bestillerenheter rapporterer til forskjellige ledere for å sikre uavhengighet og tydeliggjøring av ansvar og roller. - Utførerenhetene samles under felles ledelse for å oppnå bedre koordinering, samhandling, helhetstenkning, utnyttelse av administrative ressurser, systemer og maskinpark. - Utførerenhetene samlokaliseres på Vatne driftsstasjon - Utførerenhetene skal ha minst like stor frihet som resultatenhetene i hvordan de vil organisere og utføre tjenesten. - Bestillerenheten har pengene og utfører fakturerer bestiller. - Bestiller har kjøpsplikt og utfører har leveringsplikt innen rammen av dagens ressursnivå og det som en til enhver tid vedtar i økonomiplanen. - Ekstern bruker/innbyggerne forholder seg normalt til bestiller, dersom ikke annet er avtalt og lagt inn i bestillingen. Bruker/innbygger skal møtes med en dør inn - holdning og løsningen skal være effektiv med hensyn til oppfølging. Reglement: - Formannskapet vedtok med virkning fra 1.1. 2009 et eget reglement om gjennomføringen av Sandnes kommunes bestiller/utfører organisering. - Reglementet har som formål å regulere forholdet der en utførerenhet i kommunen skal utføre en tjeneste eller leveranse som ikke er til intern bruk, og som er bestilt av en av kommunens operative bestillerenheter. Historikk: Sandnes Bydrift ble etablert som en stabsenhet den 1.1 2008. Resultatenhetene Byggdrift, Bulega drift, Utbygging og Sandnes Matservice inngikk fra starten i Bydrift. I tillegg lå hustrykkeri og post i enheten. Etter et internt skille i bestiller og utførerenheter i Park og idrett ble også den nyetablerte enheten Idrett og landskapsdrift innlemmet i enheten med virkning fra 1.7 2008. Fra og med 1.10.2009 er Posten overført fra Trykkeriet til Dokumentsenteret. Byggdrift, Bulega drift og Idrett og landskapsdrift er lokalisert på Vatne Driftsstasjon. Sandnes Matservice har hovedkjøkken og ledelse ved Åse bo- og aktivitetsenter. Hustrykkeriet er på rådhuset. Side 2 av 9

Sandnes Bydrift har totalt ca.300 årsverk og betydelig flere ansatte grunnet noen mindre stillingsbrøker. Erfaringer fra organiseringen av Bydrift i perioden 2008 til mai 2010 var at organisasjonen ikke fungerte godt nok i forhold til Bystyret sine målsettinger ved etableringen. Det ble avdekket behov for større fokus på felles løsninger og ansvar for felles resultater i et samlet Bydrift. Det ble også vurdert hvorvidt det ville være hensiktsmessig at Bydrift skulle være et Kommunalt Foretak eller om det var mer hensiktsmessig at det ble organisert som et ordinært kommunalt tjenesteområde. Resultatet ble å opprette Sandnes Bydrift som en Kommunal Bedrift (KB), hvor kan man tok det beste fra de to alternativene. Kjennetegn ved en Kommunal Bedrift (KB) er: - Rammebetingelser som et eget selskap - Rapporterer til rådmannen - Kostnadseffektiv produksjon på en forretningsmessig plattform- Større handlefrihet - Resultatansvar for hele bedriften i tillegg til den enkelte enhet - Bedre avstand til bestiller enn som ordinært kommunalt tjenesteområde/stabsenhet - Bedre endrings- og handlingsdyktighet. - Identitetsbyggende - Er en juridisk del av kommunen Ved å etablere Sandnes Bydrift som en Kommunal Bedrift ville følgende utfordringer for Bydrift kunne ivaretas på en bedre måte enn tidligere: - Felles fokus på stordriftsfordeler - Felles resultatansvar - Bedre utnyttelse av maskiner og utstyr - Bedre utnyttelse av de ansattes kompetanse - Få samlet alle enhetene, bortsett fra Matservice, på Bulega. - Felles stab/støtte funksjoner samlet på ett sted - Egen produksjons-økonomifunksjon lokalisert på Bulega - Felles HMS/kvalitetsikringsfunksjon på Bulega - Felles profilering av Bydrift Ved etableringen av Sandnes Bydrift som en Kommunal Bedrift ble det naturlig å gjøre noen tilpasninger i den interne arbeidsfordelingen. Fra og med 1.mai 2010 slo en derfor sammen de to tidligere resultatenhetene Bulega Drift og Utbygging til en felles avgiftsfinansiert enhet under navnet Vann og avløps-drift (VA). Samferdselsseksjonen som tidligere lå under Bulega drift ble flyttet fra VA-området til Idrettog Landskapsdrift. Med dette oppnådde en å samle avgiftsfinansiert drift og skattefinansiert drift i separate enheter. En fikk også redusert antall ledere innen VA-området med to årsverk. Fra og med 1.10 2010 er det etablert en administrativ enhet i stab til driftsdirektør. Leder av enheten er Produksjonssjef. Side 3 av 9

Dagens organisering av Sandnes Bydrift KB: Rådmannens vurdering Generelt Styringsmodellen for Sandnes Bydrift KB inneholder følgende tre tema som er gjensidig avhengige av hverandre: - Organisering etter bestiller- utførermodellen - Organisasjons-/selskapsform for utførerenheten - Egenregi versus konkurranseutsetting av ulike utførertjenester Kommunerevisjonen sin varslede gjennomgang av bestiller utførermodellen gjør at rådmannen velger å la denne problemstillingen håndteres som en egen sak. Rådmannens vurderinger i denne saken tar utgangspunkt i den gjeldende organisasjons- /selskapsformen for Sandnes Bydrift som Kommunal Bedrift (KB). Graden av egenregi versus konkurranseutsetting er behandlet i Bystyresak 158/10, Konkurranseutsetting i Sandnes kommune. Prinsippene i den saken ligger til grunn for vurderingene i herværende sak. Status og videre tiltak er vurdert i forhold til fire av de fem hovedperspektivene i kommunens balanserte resultatmåling (Barm). Bydrift sin nye Strategi og handlingsplan er også bygget opp omkring disse fire perspektivene; menneskelige ressurser, utvikling, kunde og økonomi. Side 4 av 9

I forhold til bystyrets målsettinger og prinsipper ved etableringen av Bydrift, beskrevet innledningsvis, gjenstår kun to forhold som krever en kommentar, de øvrige forventningene er i sin helhet ivaretatt: - Målsettingen om økt mulighet for sammenligning av egen drift mot andre aktører både private, andre kommuner og seg selv over tid. Arbeidet er godt i gang, men en har enda ikke kommet dit hen at sammenligninger kan gjøres på et rent forretningsmessig grunnlag. Målsettingen utfordrer bestillermiljøene like mye som utførermiljøet. - Prinsippet om at utførerenhetene skal ha minst like stor frihet som resultatenhetene i hvordan de vil organisere og utføre tjenesten. Rådmannen opplever at enkelte bestillere har et større kontroll- og styringsbehov overfor intern leverandør enn overfor eksterne. Som grunnlag for den følgende vurderingen i saken vises det til Bydrifts vedlagte Årsrapport for 2010 og Strategi og handlingsplanen for 2011 2013. Menneskelige ressurser Hovedmålsettinger 2011-2013: Fremstå med faglig dyktighet og høy etisk standard. Tiltrekke og beholde de rette folkene. Meningsfulle oppgaver og godt arbeidsmiljø. Arbeidet med å etablere Sandnes Bydrift som en kommunal bedrift er både et styringsmessig grep og et kulturbyggingsprosjekt. En skal gå fra å være en del av en forvaltningskultur med rammestyring til å fremstå med en profesjonell bedriftskultur i et marked. Som et resultat av arbeidet med Bydrift sin Strategi og handlingsplan 2011 2013 ble planen oppsummert i begrepet FAG. Det betyr at ansatte i Bydrift i alle sammenhenger skal fremstå som Faglig dyktige, Arbeidssomme og Greie (FAG). Disse tre kjennetegnene eller verdiene skal hjelpe Bydrift i å forankre en god bedriftskultur i hele organisasjonen. Sykefraværet har historisk ligget litt over gjennomsnittlig kommunenivå, hvilket må sies å være tilfredstillende hensyntatt den type drift som utføres av Bydrift. Utviklingen i 2009 viste et noe økende sykefravær, fra totalt 6,2 % i 2008 til 7,8 % i 2009. Langtidssykefraværet var hovedutfordringen. Temaet er fast punkt på ledermøter og det jobbes med målrettede tiltak i alle enhetene i Bydrift. Alt sykefravær følges opp i henhold til kommunens rutiner. I 2010 viste sykefraværet en nedadgående tendens i forhold til 2009 og endte på 6,2 %. Spesielt gledelig er det lave sykefraværet innen renhold. I 2010 var fraværet der på 6,9 %, hvilket er svært lavt sammenlignet med tilsvarende virksomhet i andre kommuner og hos private aktører. Side 5 av 9

Tabell sykefravær: 2010 2009 2008 Sandnes Bydrift samlet 6,2 % 7,8 % 6,2 % Idrett og landskapsdrift 6,1 % 7,3 % 3,0 % Vann- og avløpsdrift 6,6 % 8,2 %* 7,9 %* Byggdrift 6,2 % 7,6 % 7,3 % Sandnes Matservice 6,7 % 9,9 % 6,5 % Trykkeriet 1,5 % 2,5 % 0,9 % *Tidligere Bulega Drift og anleggsvirksomheten Medarbeiderundersøkelsen for 2010 ga Bydrift en medarbeidertilfredshet på 4,44. Snittet for hele kommunen var 4,73. Resultatet for de enkelte enhetene var: Byggdrift 4,43, Bulega Drift 3,85, Utbygging 4,51, Idrett og Landskapsdrift 4,42 og Matservice 5,08. Det jobbes nå aktivt med tiltak for i første omgang å komme opp på snittnivået for kommunen. Rekrutteringssituasjonen er akseptabel for de fleste typer medarbeidere. Det er jobbet systematisk med felles etiske retningslinjer i Bydrift. Tilgangen til og bruk av maskiner og utstyr utenom arbeidstid har avdekket behov for å presisere hva kommunens felles etiske regler i praksis betyr for enhetene i Bydrift. Det er nå laget omforente regler som setter klarere grenser for privat bruk av maskiner og utstyr. Utvikling Hovedmålsettinger 2011-2013: Effektiv planlegging, styring og utførelse av våre tjenester. Godt omdømme i våre målgrupper. Være en god samfunnsaktør som arbeidsgiver. Bydrift har gjennomført en strategisk prosess høsten 2010 for å møte de nye ressursmessige og omstillingsmessige utfordringene i kommunen. Bydrift ønsker å benytte tiden fremover til å kunne settes i stand til å bli sammenlignet med eksterne leverandører. Det installeres nå strømmålere i de enkelte byggene Bydrift leier, det er utarbeidet leiekontrakt med husleiekostnader på de respektive byggene og det foretas beregninger av overheadkostnader som IT-, personal- lønn og regnskap mv. Dette gjør oss bedre i stand til å identifisere rett kostnadssted og møte eksterne leverandører for benchmarking på et reelt sammenligningsgrunnlag.. Som en del av den nye strategien er det besluttet å miljøsertifisere hele Bydrift i løpet av 2011. Dette i samsvar med den nye Kommuneplanens målsetting om at alle enheter i kommunen skal være miljøsertifiserte inne 2016. Side 6 av 9

Bydrift har i tillegg til å fremstå som en profesjonell og konkurransedyktig bedrift behov for å synliggjøre det samfunnsansvaret som ligger på bedriften. Kommunen har en avtale om å være en Inkluderende bedrift (IA-bedrift). Kommunen ønsker å fremstå som en god lærlingebedrift. Dette er oppgaver som Bydrift ønsker å ha som en naturlig del av sin virksomhet. I tillegg ønsker Bydrift nå å ta et tydeligere ansvar for personer med vansker med å komme seg inn på arbeidsmarkedet. Det er Bydrifts mål, sammen med NAV, i løpet av strategiperioden å ha inntil 10 personer i arbeidstrening. Dette vil kunne være en ressurs for Bydrift på flere måter. Innenfor Bydrift sine virkeområder det flere typer arbeid som egner seg for arbeidstrening. Det jobbes nå med den praktiske tilretteleggingen for at tiltaket skal bli vellykket. Sandnes kommune har en mangfoldsplan hvor hovedmålsettingene er: - Sandnes kommune skal være en foregangskommune innenfor mangfold og likeverd. - Sandnes kommune skal være et samfunn med gode og likeverdige livsvilkår for alle. I Sandnes Bydrift har ca. halvparten av våre 160 renholdere bakgrunn fra andre kulturer. Våre erfaringer med dette er gode. Det byr på noen utfordringer, men Bydrift ønsker å fremheve mangfoldet som et konkurransefortrinn og en mulighet. Sykefraværet innen renhold i Bydrift ligger trolig på et av de laveste nivåene i landet. Bydrifts tilnærming er at det er mulig å være en konkurransedyktig bedrift samtidig som en er en god samfunnsaktør. Samfunnsaktørrollen skal være en del av Bydrift sitt omdømme. Kunder Hovedmålsettinger 2011 2013: Være en foretrukken leverandør for interne kunder. Oppnå stordriftsfordeler og vise konkurransedyktighet ved også å ha eksterne kunder. God kundebehandling. Sandnes Bydrift sine kunder er i all hovedsak de kommunale bestillerenhetene: Stabsenheten Eiendom, resultatenhetene Kommunalteknikk og Park og idrett (trolig en ny felles resultatenhet om kort tid), tjenesteområdet Levekår, hovedsakelig representert ved Omsorg og rådmannen i forhold til kantinedrift. Kommunens reglement for gjennomføring av Sandnes kommunes bestiller/utførerorganisering har på en ryddig måte beskrevet samhandlingsreglene mellom de to partene. Rådmannen sin erfaring er at samhandlingen med de ulike bestillerne har kommet noe ulikt. I strategiplanen ligger føringer på å omtale og behandle de interne bestillerne som partnere og kunder. Kundetilfredsheten skal måles regelmessig og det er satt måltall for ønsket nivå. Bydrift forbereder seg på at dagens reglement om intern kjøpsplikt og leveringsplikt vil kunne oppheves. Forhåpentligvis ligger dette fortsatt noe frem i tid. Bydrift må uansett gjøre alt for å kunne opprettholde de interne partnerne/kundene som sine hovedoppdragsgivere. For å kunne møte svingninger i behovene til kundene, gjennom for eksempel reduserte bevilgninger fra bystyret, ønsker Bydrift i noen grad å benytte ledig kapasitet mot eksterne kunder. Dette har Sandnes Matservice med suksess gjort i mange år ved å påta seg eksterne catering oppdrag. Side 7 av 9

Økonomi Hovedmålsettinger 2011-2013: Konkurransedyktig ift pris og kvalitet. Effektiv tjenesteproduksjon. God økonomiforståelse hos egne ansatte. Budsjettmidler skal etter bestiller/utfører-modellen tillegges bestiller. Utfører får betalt etter avtalt timepris for utført funksjon eller anvendt tid. Utfører starter året med et null-busjett og skal avslutte året med et null-resultat. Bydrift er opptatt av at en ikke har et for ensidig fokus på timepriser. Timepriser er ett av flere elementer i forståelsen av om en er konkurransedyktige. Vel så viktige elementer er kompetansen hos utfører og tidsbruken noe som kommer bedre til uttrykk når en prissetter hele funksjoner eller gir enhetspriser. Bydrift ser behovet for at flere av tjenestene som bestilles blir beskrevet som enhetspriset eller blir funksjonspriset. Utfører må i større grad enn i dag ha ansvaret for underleveranser og eventuelle underleverandører. Praksis basert på at Bydrift kun fakturerer avtalt timepris på personell og maskiner, er på sikt en lite tilfredsstillende måte å utøve utfører-rollen på. Utfører må få et større ansvar for totalprodukter og funksjoner. Dette er en forutsetning for å kunne gjøre relevante sammenligninger med eksterne leverandører. Arbeidet som nå gjøres på bestillersiden lover godt i forhold til å få til de nevnte utfordringene. Effektiviseringskrav hos Bydrift må fremkomme gjennom forhandlinger med Bestiller. Bestiller må sette krav til effektivitet og produktivitet ut fra egen kjennskap til prisene i et eksternt marked. Det vil være i utførers interesse at en kan dokumentere konkurransedyktighet. Det jobbes med å innføre et nytt elektronisk Timeregisterings- og fakturaprogram. Dette vil forhåpentligvis forenkle det administrative arbeidet hos både bestiller og utfører. Ved å gå fra en forvaltningskultur med rammefinansiering til en profesjonell bedriftskultur i et marked har Bydrift satt som målsetting at det må etableres en bedre basisforståelse om de viktigste økonomiske sammenhengene blant egne ansatte. Det vil bli utarbeidet konkrete tiltak innenfor hver enhet. Økonomisk resultat siste år: Regnskap 2010 etter fondsavsetning er som følger: Regnskap 2010 Budsjett 2010 Avvik Sandnes Bydrift felles 1 413 125 1 290 000 123 125 Hustrykkeriet 427 714 560 000-132 286 Vann og avløpsdrift 121 919 122 000-81 Idrett og landskapsdrift -759 809 11 000-770 809 Byggdrift 1 725 000 1 725 000 - Matservice 789 000 789 000 - Samlet 3 716 949 4 497 000-780 051 Side 8 av 9

Oppsummert: Etter rådmannens oppfatning har gjennomgangen av Sandnes Bydrift KB vist at: - Bystyrets målsettinger ved etableringen i stor grad er innfridd - Det er oppnådd gode resultater innen sykefravær - Det er god kostnadskontroll og økonomistyring. - En har i stor grad gått fra rammefinansiering til timepris og enhetspriser - Det er økt forståelse for viktigheten av å være konkurransedyktig - Det er tatt viktige grep i forhold til kommunens etiske retningslinjer - Det er økt forståelse i Bydrift for betydningen av et godt omdømme og en god bedriftskultur Følgende gjenstår: - Innføring av et godt elektronisk time - og faktureringssystem - Ytterligere bruk av funksjons- og enhetspriser - Bedre styringsdata med rett kostnad på rett sted - Fortsette kulturarbeidet, fra forvaltningskultur til bedriftskultur - Synliggjøre Bydrift som en samfunnsaktør Rådmannen tilrår at bystyret fatter slikt VEDTAK: Saken om Gjennomgangen og status Sandnes Bydrift KB tas til orientering. RÅDMANNEN I SANDNES, 18.04.2011 Tore Sirnes rådmann Per Hanasand driftsdirektør Side 9 av 9