PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

Transkript

1 KLÆBU KOMMUNE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON (Behandlet i kontrollutvalgets møte i sak 21/2010 Plan for forvaltningsrevisjon for ).

2 Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalget og kommunestyret legger gjennom denne planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for kommende år gjennom prioriteringen av prosjekter for Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Klæbu kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Klæbu kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, handlingsprogrammet med økonomiplanen for kommunen som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap og årsmelding. KLÆBU KOMMUNES LANGSIKTIGE MÅL Målsettinger for kommunens virksomhet hentet fra Økonomi- og handlingsplan videreutvikle Klæbu som en attraktiv kommune å bo i gjennom hele livsløpet, uavhengig av den enkeltes situasjon. ta vare på og utvikle natur, miljø, kultur og aktivitet som skaper tilhørighet og bygger identitet, ved å o være pådriver og legge forholdene til rette, med sikte på å utløse ressurser og aktivitet o utvikle kommunen innenfor naturens bæreevne, og redusere miljøbelastningene o legge til rette for et nyskapende og lønnsomt næringsliv som tar i bruk Klæbus fortrinn utvikle offentlig tjenesteyting o til beste for lokalsamfunnet og innenfor gitte økonomiske rammer o med fokus på kjerneoppgaver og nyskaping, i samarbeid med innbyggerne og andre kommuner

3 En kommune i rask vekst Klæbu kommune har vært en kommune i vekst gjennom mange tiår, med en jevn stigning i befolkningstallet hvert år. Fra 4300 innbyggere i 1990, hadde kommunen pr vokst til et innbyggertall på Tilflyttingen til kommunen har vært positiv over lang tid, inntil for seks år siden (2004) hvor netto tilflytting for første gang på mange år viste negativt tall. Året etter var tilflyttingen positiv igjen. Det er stor grunn til å anta at den positive veksten vil vedvare i mange år fremover. Befolkningsfremskriving gjort av Statistisk Sentralbyrå tilsier at befolkningstallet om tjue år vil være nærmere En utvikling som denne gir kommunen en rekke muligheter og har skapt et positivt bilde av en kommune hvor utvikling går i riktig retning. Veksten frem til nå og den som er forventet har imidlertid også en del utfordringer for kommunen. Spesielt gjelder dette kanskje tilrettelegging for boligbygging og fysisk infrastruktur, og det raskt voksende behovet for velferdstjenester hos befolkningen. Økonomi Økonomisk kontroll og balanse er av stor betydning for en vekstkommune med ambisjoner om å tilby et godt tilbud til kommunens nye innbyggere, samtidig som en tar vare på de som en allerede har i kommunen. Kommende periode vil derfor by på meget store økonomiske utfordringer for Klæbu kommune. Kommunen har store utfordringer i investering i bygg og anlegg framover uten å kunne stille nødvendig egenkapital. Klæbu må derfor fortsette arbeidet med å søke permanent reduksjon av driftsutgiftene ved hjelp av nedbemanning og varige driftsendringer. Prosessen vil ha sterk fokus på å opprettholde volum og kvalitet i primærtjenesteyting, og samtidig søke å bevare bredden i kommunens øvrige ytelser i størst mulig grad. Budsjettet for 2010 og de tre neste årene er meget stramt. Det er ikke rom for å iverksette ytterligere nye tiltak med økonomisk virkning i perioden uten at dette vil få konsekvenser for driftsresultatet. Det er absolutt nødvendig med god økonomistyring og budsjettdisiplin for å nå kommunestyrets målsettinger. Fokusområder for forvaltningsrevisjon Evaluering av bestiller/utførermodellen i Klæbu kommune Fremtidens skole Kunnskapsløftet Finansforvaltning Interkommunalt samarbeid Andre fokusområder som også er av interesse: Sykefravær Miljø og energi Økonomisk sosialhjelp Barne- og familietjenesten Etterlever kommunen Plan- og bygningsloven

4 Klæbu kommune Plan for forvaltningsrevisjon for : Med bakgrunn i den overordnede analysen av Klæbu kommune og kommunens virksomhet og innspill som er kommet til underveis i prosessen, foreslår kontrollutvalget følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for gjennomføring i : Evaluering av bestiller- utførermodellen i Klæbu kommune Et forvaltningsrevisjonsprosjekt på dette området omfavner både eksterne og interne oppdrag. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til evaluering av bestillerutførermodellen i Klæbu kommune kan det være aktuelt å se på: klarer man å definere arbeidsoppdraget på en slik måte at kommunen/kommunens innbyggere får den tjenesten den trenger? Er det nok kunnskap hos den som sitter med denne rollen? Er man flink nok til å være spesifikk slik at bestillingen blir skreddersydd til kommunen/kommunens innbyggere, slik at leveransen svarer til den forventning kommunen har, eller har gitt kommunens innbyggere? Fremtidens skole - Kompetanseløftet En ny Reform 2006 (Kunnskapsløftet) innen skolen setter krav til pedagogisk opplegg, kompetanse og skolebygg. I den sammenhengen kan det være aktuelt å se nærmere på hva kommunen har gjort, og vil gjøre, for å innfri intensjonene i "Kunnskapsløftet". I dette ligger blant annet å sikre undervisningspersonale tilstrekkelig kompetanse og videreutdanning (kompetanseløftet), sikre den enkelte elev en tilpasset opplæring ut fra kunnskap og forutsetninger, og sørge for en bygningsmasse som er tilpasset krav til pedagogisk opplegg. Kontrollutvalget kan i et forvaltningsrevisjonsprosjekt kartlegge status i arbeidet og skissere hva som gjenstår for å implementere Kunnskapsløftet i skolen i Klæbu kommune. Finansforvaltning Ny forskrift om kommunenes finansforvaltning vil tre i kraft 1. juli Forskriften regulerer kommunenes og fylkeskommunenes plassering av ledig likviditet og forvaltning av gjeldsporteføljen. Dette er penger som kommunene og fylkeskommunene forvalter på vegne av fellesskapet En av endringene er at kommunene og fylkeskommunene skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst én gang i hver kommunestyre- eller fylkestingsperiode. Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og forskrift. Det skal i kommunen eller fylkeskommunen være kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig for at kommunen eller fylkeskommunen kan utøve sin finansforvaltning i tråd med sitt finansreglement. Dette gjelder også når kommunen eller fylkeskommunen kjøper finansforvaltningstjenester fra andre. Hva er status i arbeidet med utarbeidelsen av finansreglementet i kommunen, og har kommunen kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig? Hvordan skal Klæbu kommune forvalte sine midler i årene fremover?

5 Interkommunalt samarbeid Gir interkommunalt samarbeid de effekter som er forventet? Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her må kunne synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid, hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir. En annen side av interkommunale samarbeid er avtalene som ligger til grunn for samarbeidet. Er disse avtalene i henhold til lov og forskrift, og er det hensyntatt alle lover som et slikt interkommunalt samarbeid er underlagt? Andre fokusområder som også er av interesse: Sykefravær Klæbu kommune er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv) og har således tatt særlig ansvar for tilrettelegging av arbeidsplassen og oppfølging av sine arbeidstakere. Sykefraværet i kommunen har likevel vist seg å være høyt i de siste årene, sykefraværet i kommunen som helhet var i 2009 på 11 %, og legger således beslag på en betydelig andel av arbeidskraftressursene i kommunen. Hva er årsaken til det høye sykefraværet og hva kan gjøres for å begrense sykefraværet i Klæbu kommune fremover? Klæbu kommune har en egen IA-ressursgruppe som jobber med sykefraværet. Og kommunen har som et overordnet mål å redusere sykefraværet i kommunen med 30 % gjennom systematisk jobbing med arbeidsmiljø og ledelse i løpet av Kommunestyrets gjeldende vedtak tilsier maksimalt 7,7 % sykefravær i Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen sykefravær er ikke høyaktuelt i 2010 fordi administrasjonen selv har tatt tak i dette, men kontrollutvalget vil allikevel ha den med i plan for forvaltningsrevisjon for å synliggjøre at dette er et området som er av stor betydning for kommunen. Miljø og energi Klæbu kommune har utarbeidet en Energi- og klimaplan, den har vært ute på høring og skal opp til politisk behandling i mai Målet for kommunen er reduserte utslipp, utvikling av fornybar energi og mer effektiv energibruk. Klæbu kommune har valgt målsettinger som bygger opp under Stortingets klima- og energimålsettinger. Det er definert fem overordnede mål for kommunens arbeid med energi- og klimatiltak: 1. Klimagassutslippene i 2020 skal være 10 % lavere enn i Vekst i totalt energiforbruk skal ikke overstige 20 % fram mot Enøk potensialet på 10 % skal realiseres innen Det skal være minimum 2,5 GWh mer vannbåren varme i Innen 2012 skal Klæbu kommune ha fylkets laveste energiforbruk pr m² i sin bygningsmasse. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til miljø og energi kan rettes mot å se hva det vil koste kommunen å oppfylle de overordnede målene? Er målene i denne planen realistiske (harmonerer de med mål ellers i Norge og i Europa)? Er kvalitetsmålene realistiske og tidsriktige?

6 Økonomisk sosialhjelp Sosialtjenestens arbeid reguleres i første rekke av Lov om sosiale tjenester ( , nr 81), og flere sentrale forskrifter som er gitt i medhold av sosialtjenesteloven. Økonomisk stønad: personer som ikke kan sørge for sitt livsopphold gjennom arbeid eller ved å gjøre gjeldende økonomiske rettigheter, har krav på økonomisk stønad. Stønaden bør ta sikte på å gjøre vedkommende selvhjulpen, og kan gis som bidrag, lån, garanti for lån eller varer og tjenester. Selv om sosialtjenesten i Klæbu er en relativt liten del av virksomheten i kommunen er den en viktig del av den kommunale forvaltning. Økonomisk sosialhjelp er opprettet for å sikre svake grupper i samfunnet en verdig livssituasjon, og ikke minst for å bidra til at personer får hjelp til å klare seg selv. Sosialtjenesten skal forebygge sosiale problemer og hjelpe personer som har kommet i en vanskelig livssituasjon. Barne- og familietjenesten Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området. Etterlever kommunen Plan- og bygningsloven Har kommunen gode nok rutiner i reguleringssaker når det gjelder bygging i allerede etablerte boområder? Når varsling til omkringliggende områder blir gitt i forbindelse med bygging osv., er måten informasjonen blir gitt på god nok, slik at den som mottar informasjonen forstår den? Avslutning Ovenstående utkast til plan for forvaltningsrevisjon inneholder mange flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 2 av prosjektene i denne perioden. Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest rangert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i