Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 i Sarpsborg kommune

Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 i Sarpsborg kommune Rapport 06.10.2011

INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Tilnærming av oppgaven.... 3 2. Problemstillinger og metode.... 3 3. Kontrollarbeidet.... 6 3.1 Etterleves arbeidsmiljølovens bestemmelser i forhold til arbeidstid?... 6 Målekriterier, kontrollaktivitet.... 6 3.2 Hvilke rutiner er etablert for å ivareta en betryggende intern kontroll ved bruk av GAT? 8 Målekriterier, kontrollaktivitet.... 8 3.3 Registreres all overtid i GAT eller andre fagsystemer??... 9 Målekriterier, kontrollaktivitet.... 9 3.4 Dokumenteres avtalt overtid i henhold til rutiner?... 9 Målekriterier, kontrollaktivitet.... 9 3.5 Hvilken praksis er etablert for budsjettering av overtid?... 10 Målekriterier, kontrollaktivitet.... 10 3.6 Er overtidsbruken i enheten knyttet til mangel på spesiell kompetanse?... 11 Målekriterier, kontrollaktivitet.... 11 3.7 Er det ansatt faste vikarer i enheten??... 12 Målekriterier, kontrollaktivitet.... 12 4. Konklusjon.... 12 5. Tiltak.... 13 6. Vedlegg.... 14 Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 2

1. Tilnærming av oppgaven. Intern kontroll defineres som en prosess som er iscenesatt og gjennomført av de ansatte i en virksomhet, og utformet for å oppnå målsettinger. Målrettet og effektiv drift. Pålitelig ekstern regnskapsrapportering. Overholdelse av gjeldende lover og regler. Formålet med dette oppdraget er å få en gjennomgang om kommunen etterlever Arbeidsmiljølovens kapittel 10, arbeidstidsbestemmelser. Det fokuseres på følgende problemstillinger: Etterleves arbeidsmiljølovens bestemmelser i forhold til arbeidstid? Hvilke rutiner er etablert for å ivareta en betryggende intern kontroll ved bruk av GAT? Registreres all overtid i GAT eller andre fagsystemer? Dokumenteres avtalt overtid i henhold til rutiner? Hvilken praksis er etablert for budsjettering av overtid? Er overtidsbruken i enheten knyttet til mangel på spesiell kompetanse? Er det ansatt faste vikarer i enheten? Kontrollen har blitt gjennomført i følgende enheter: Enhet omsorgstjenester Borgen Enhet boveiledning Tune og Baterød Enhet boveiledning Skjeberg Enhet omsorgstjenester Tingvoll Enhet kommunalteknikk Enhet barnevern Enhet barnehager Skjeberg 2. Problemstillinger og metode. Alle enheter som har vært involvert i gjennomgangen har blitt intervjuet utfra samme spørrelistene (vedlegg). I møtene har enhetsledere og teamledere i hovedsak vært tilstede. Enhetens verneombud var tilstede ved besøk hos to enheter. I tillegg har det vært avholdt et møte med systemeier av GAT. I tillegg til personell fra enhetene har kommunens hovedverneombud, verneleder, en tillitsvalgt og controller vært tilstede. Kommunens controller har hatt ansvar for å avtale og gjennomføre møtene. Alle besøkte enheter har mottatt referat fra møtene. Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 3

Gjennomføringen skjer med forankring i COSO 1 -rammeverket for internkontroll. I tabellen nedenfor er definerte problemstillinger, metode og verktøy som er benyttet beskrevet. Problemstillinger og metode Problemstillinger Metode Verktøy/Kilder Etterleves arbeidsmiljølovens bestemmelser i forhold til arbeidstid? Hvilke rutiner er etablert for å ivareta en betryggende intern kontroll ved bruk av GAT turnus? Registreres all overtid i GAT eller andre fagsystemer? Dokumenteres avtalt overtid i henhold til rutiner? Hvilken praksis er etablert for budsjettering av overtid? Er overtidsbruken i enheten knyttet til mangel på spesiell kompetanse? Er det ansatt faste vikarer i enheten? Dokumentanalyse Stedlig besøk Dokumentanalyse Stedlig besøk Intervju Stedlig besøk Intervju Stedlig besøk Dokumentanalyse Intervju Intervju Intervju Lover forskrifter GAT Gjeldende regelverk GAT Etablert praksis Gjeldende regelverk Regnskapsdata Etablert praksis Etablert praksis COSO-modellen: COSO modellen er benyttet som rammeverk for intern kontroll. Modellen består av fem innbyrdes sammenhengende komponenter. 1 Committee of Sponsoring Organizations of The Treadway Commission. COSO fremstår idag som internasjonalt annerkjent hva som angår normativ beskrivelse av internkontroll. I Norge er COSO benyttet i bla standard for forvaltningsrevisjon RSK 001 og Senter for Statlig Økonomistyring sitt metodedokument og veileder for risikostyring. Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 4

Kontrollmiljø gir et arbeidsmiljø hvor de ansatte kan utføre sine arbeidsoppgaver og sitt kontrollansvar. Det tjener som grunnlag for de andre komponentene. Innenfor dette miljøet vil ledelsen vurdere risikoen forbundet med det å oppnå fastsatte målsettinger. Kontrollaktivitetene settes i verk for å sikre at ledelsens beslutninger for å håndtere risiko gjennomføres. I mellomtiden fanges det opp viktig informasjon som kommuniseres gjennom hele organisasjonen. Hele prosessen følges opp dersom forholdene skulle tilsi det. Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 5

3. Kontrollarbeidet. 3.1 Etterleves arbeidsmiljølovens bestemmelser i forhold til arbeidstid? Målekriterier, kontrollaktivitet. Arbeidstidsbestemmelsene er regulert i Arbeidsmiljølovens kapittel 10. I tillegg har Sarpsborg egne retningslinjer for turnusarbeid. Faktabeskrivelse Sarpsborg kommune benytter GAT som verktøy for turnusplanlegging. I kommunen er det i hovedsak kommuneområde Helse og sosial som benytter GAT. Kommuneområde Teknisk benytter også systemet gjennom Enhet kommunalteknikk. Enhet kommunalteknikk opplyser at de benytter benytter GAT til turnusplanlegging ved stadion. Praksisen er slik at forslag til turnus sendes til ansatte for gjennomgang og tilbakemelding. Ferdig turnusliste godkjennes av tillitsvalgte og enhetsleder. I tillegg benytter enheten systemet DVPro for variabel lønn. Ansatte ved team verksted og transport benytter timelister som fylles ut manuelt. Innenfor skole benyttes systemer Extense for variabel lønn. Praksisen i enhet barnehager Skjeberg er at ansatte skriver selv timelister og teamledere legger inn data i Extense. I GAT er det lagt inn en bestemt periode for gjennomsnittsberegning. For sykehjem er det lagt inn en gjennomsnittsberegnings periode for 6 uker og for boveiledning 4 12 uker. Det er mottatt rapporter over brudd på arbeidsmiljølovens bestemmeler fra GAT. Det er også mottatt rappporter over variabel lønn fra Extense. Ved barnevernet benyttes GAT i turnusplanleggingen for bofellesskap for unge flyktninger. I barnevernet for øvrig benyttes timelister for variabel lønn. Resultat av kontrollen: Utskrift av lister fra GAT viser at det er mange brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser. Innenfor kommuneområde helse og sosial gjelder bruddene i hovedsak søndager på rad. En av årsakene som blir gitt som begrunnelse for dette er at man vil unngå at ansatte går doble vakter, og løsningen blir derfor at det for noen ansatte gir utslag i flere helger på rad. I hovedsak er det helger som er utfordringen. Det skal være rett kompetanse på jobb til enhver tid, og dette er vanskelig å få på plass uten å bryte arbeidsmiljølovens bestemmelser på dette området. Det er ikke kontrollert hva slags type kompetanse som er erstattet. Det er flere ansatte i Sarpsborg kommune som arbeider i flere enheter. Dersom man arbeider innenfor både Oppvekst og Helse og sosial blir overtiden registrert i to forskjellige systemer. Alt blir lastet over i lønnssystemet, men det blir vanskelig å fange opp hvor mange timer den enkelte faktisk har arbeidet, dersom det ikke tas ut rapport for den enkelte. Det må søkes å Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 6

finne gode systemer som medfører at enheter har oversikt over ansatte som også har arbeidsforhold i andre enheter. Sarpsborg kommune har arbeidsgiveransvar som en samlet enhet. Det er også viktig at den enkelte ansatte kjenner til sine plikter og opplyser om han/hun har ansattforhold ved flere enheter. I lister fra GAT over brudd på arbeidstidsbestemmelsene opplyser flere enheter hos Helse og sosial at det er ansattnavn på listene som ikke har et ansattforhold i enheten. Dette er tatt opp med teamleder medarbeiderstøtte, og kommunens controller har bedt de enheter som opplever dette å sende navn på den det gjelder til team medarbeiderstøtte, slik at det kan rettes. For at systemet skal være pålitelig og et godt verktøy er det viktig at rett informasjon ligger i systemet. Innenfor kommuneområde Kommunalteknikk viser utskrifter fra GAT store avvik for noen få ansatte. Dette er i hovedsak ansatte som har arbeidet med veivedlikehold sist vinter og ansatte ved vannverket. Det er innhentet brev fra Sarpsborg kommune til Arbeidstilsynet der det søkes om tillatelse for utvidet overtid for ansatte som arbeider med drift og vedlikehold av vannverk, renseanlegg, vann- og avløpsnett, samt opprettholdelse av veinett gjennom sandstrøing og snørydding. Lister fra GAT viser at kommentarfeltet er godt benyttet til å beskrive hva som er årsaken til overtidsarbeidet. Innenfor Oppvekst benyttes Extense til å registrere variabel lønn. Systemet er ikke satt opp med Hovedtariff avtalen og/eller Arbeidsmiljøloven i bunn slik at det gis melding om eventuelle brudd på avtaleverket. På rapporter fra systemet fremkommer det ikke hvor mange timer pr dag den enkelte har arbeidet. Der det er lagt inn en og en dag er det mulig å se antall timer pr dag, men ved flere tilfeller er det lagt inn data for en lenger periode og der kommer bare totalt antall timer i perioden frem. Dette krever at timelister oppbevares som sekundærdokumentasjon ute i enhetene. Bokføringsloven har generelle regler om dokumentasjon, formater og kontrollspor. Det skal foreligge dokumentasjon til alle bokførte opplysninger. Denne dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold, og vise til de bokførte opplysningenes berettigelse. Hvis dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være en henvisning fra hoveddokumentet til underliggende dokumentasjon. Det dreier seg om et enveis kontrollspor. Det skal være et toveis kontrollspor mellom dokumentasjon av bokførte opplysninger, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Med toveis kontrollspor menes det at det skal være mulig å følge en transaksjon fra dokumentasjonen, via spesifikasjonene, og frem til årsregnskapet. På samme måte skal det være mulig å ta utgangspunkt i de pliktige regnskapsrapportene og identifisere den enkelte transaksjon gjennom all regnskapsbehandling og tilbake til underliggende dokumentasjon. Videre er det krav om å systematisere denne dokumentasjonen slik at den kan kontrolleres med hensyn til fullstendighet. Siden kun en enhet innefor oppvekst er tatt ut i utvalget, som benytter Extense, anbefales det at dette følges opp som et tiltak ute i et 2-3 enheter innefor oppvekst. Gjennomsnittsberegning gjelder for de som er lagt inn i turnus. I Sarpsborg er det for noen enheter satt opp med strengere periode enn i arbeidsmiljølovens bestemmelser. Det er vanskelig å si om en endring av denne ville gitt færre utslag i antall AML-brudd. Det krever en detaljert vurdering. Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 7

3.2 Hvilke rutiner er etablert for å ivareta en betryggende intern kontroll ved bruk av GAT? Målekriterier, kontrollaktivitet. Faktabeskrivelse Kravene i arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalen i forhold til overtid er innebygget i GATturnus. Helge- og høytidsdager ligger ikke inne, og dette settes opp i egen turnus. Gjennom å bruke GAT-turnus skal dette være blant annet et hjelpemiddel for å sikre at kravene i arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalen etterleves. Variabel lønn for ansatte i turnus etterbetales via GAT-turnus, som overføres til lønnssystemet. Turnusen ved enhetene legges inn i elektronisk vaktbok i GAT. Den som registrerer inn i GAT er teamleder. Vaktboka viser hvem som i følge turnus skal være på jobb til enhver tid. Fravær og bytting av vakter skal registreres løpende i vaktboka slik at vaktboka til enhver tid viser hvem som har vært på jobb. I GAT innebærer den enkeltes signering av egne timer i loggen en godkjenning av registrerte data. Teamleder foretar den siste godkjenning før lønnsdata oversendes til team medarbeiderstøtte. Systemet inneholder en funksjon som heter MinGat. I MinGat har ansatte mulighet til å shoppe vakter. Ved bruk av denne funksjonen vil teamleder kunne se hvem som har satt seg opp på ønske om vakt og systemet vil vise om hvem som har satt seg opp gir utslag i AML brudd. Under kartleggingsbesøk kom det frem at ikke alle enheter benytter denne muligheten i GAT. Det er også tilfeldig til hvordan man kjenner til MinGat. Resultat av kontrollen: Man er til enhver tid interessert i effektive og gode systemer. Dette er blant annet en av målsettingene i en god internkontroll. GAT inneholder en funksjon som heter MinGat. Ikke alle enheter har tatt denne i bruk. Det ligger også noen begrensninger i dag i forhold til å benytte systemet på en mer effektiv måte. Ved å gi alle ansatte, som benytter GAT tilgang og opplæring i MinGat, vil man kunne få et mer effektivt system. Den enkelte ansatte vil da få mulighet til å sette seg opp på vakt selv. Teamleder vil kunne følge opp hvem som har satt seg opp, og om denne medfører brudd på overtidsbestemmelsene. Andre kommuner som benytter MinGat har gitt ansatte tilgang via Internett. Det betyr at den enkelte ansatte slipper å dra på jobb for å signere logg, men kan gjøre det hjemmefra. I tillegg kan teamledere slippe mange telefonsamtaler for å finne ansatte til vakter. Kommunens controller har vært i samtale med IKT angående mulighet til å sette opp GAT og MinGat med ekstern pålogging. Det er ingen begrensninger for å få dette til Det vil kreve en investering i en ny server og IP adresse. I tillegg vil det kreve at alle får brukernavn og passord i MinGat. Det vil også være behov for en planmessig opplæring i MinGat. Dette bør også sees i sammenheng med å se om det skal gis ytterligere opplæring, dersom det er flere funksjoner i GAT som bør tas i bruk. Tilbakemeldinger fra enhetene under kartleggingsbesøkene er at det er ønskelig med mer opplæring i GAT. For at systemet skal utnyttes på en effektiv måte er det viktig med opplæring. Systemansvaret for GAT ligger hos enhet arbeidsgiver. Det siste året er det gått mye ressurser til skifte av økonomi og lønnssystem. Det er viktig at den funksjon som har systemansvar og koordinerer GAT har avsatte tilstrekkelig med ressurser til dette arbeidet. Det vil være en del av å styrke internkontrollen. I kommunen pågår det et arbeid med å sette opp en kursportefølje innen økonomi og personalarbeid. I dette arbeidet er GAT spilt inn som Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 8

et system det er behov for opplæring på. Det bør utover dette, prioriteres å samle de som har behov for en opplæring og oppdatering i GAT i eget kurs. 3.3 Registreres all overtid i GAT eller andre fagsystemer? Målekriterier, kontrollaktivitet. Faktabeskrivelse All turnusplanlegging registreres i GAT. Innenfor kommuneområde Oppvekst benytter man seg av systemet Extense. Hvordan registreringen i GAT foregår er beskrevet i kapittel 3.2 i denne rapporten. De som ikke benytter seg av spesielle fagsystemer skal registrere variabel lønn i timelister. Dette er i ferd med å erstattes av elektroniske timelister i Visma. Resultat av kontrollen: Det som registreres av overtid i fagsystemer som GAT, Extense og DvPro overføres inn i kommunens lønnssystem. I GAT må både ansatte og teamledere signere elektronisk logg i GAT før data overføres til team medarbeiderstøtte. De andre systemene inneholder ikke denne funksjonen. Ansatte som ikke registrerer timer i fagsystemer, benytter kommunens system for variabel lønn. Det er iverksatt opplæring i Visma der ansatte selv registrerer timer elektronisk. Slik systemet er satt opp i dag er det tilrettelagt for administrative stillinger. Det må følges videre opp om dette kan settes opp til det avtaleverket skoler forholder seg til. 3.4 Dokumenteres avtalt overtid i henhold til rutiner? Målekriterier, kontrollaktivitet. Faktabeskrivelse Innenfor Helse og sosial er det som er registrert i GAT grunnlag for lønnsutbetalingen. Ansatte må signere sine egne timer før de data sendes til lønnsutbetaling. Dette er en bekreftelse fra de ansatte på at lønnsdata er korrekte. Resultat av kontrollen: All overtid som skal registreres i GAT og bli attestert og anvist. Det som kan være vanskelig å fange opp er dersom det er ansatte som bytter vakter uten at dette blir dokumentert. Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 9

3.5 Hvilken praksis er etablert for budsjettering av overtid? Målekriterier, kontrollaktivitet. Det er ingen etablerte retningslinjer for budsjettering av overtid på nivå 1. Faktabeskrivelse Regnskapsrapport for budsjett og beløpsmessig forbruk av overtid var et av kriteriene som ble lagt til grunn for utvelgelse av kontrollerte enheter. Under kartleggingsmøtene med enhetene ble det spurt om enhetens praksis for å budsjettere med overtid.. Resultatet av kartleggingen viser at det er ulik praksis for dette i enhetene. Noen legger inn et budsjett basert på erfaringstall. Noen enheter budsjetterer ikke med overtid. Enhet kommunalteknikk budsjetterer med overtid. Bakgrunn for dette er at det er flere vaktordninger som genererer overtid. Brannvesenet har eksempelvis alltid overtid i forbindelse med utrykninger. Resultat av kontrollen: For år 2010 viste regnskapet et totalt på forbruk på 14.920.964 kr på lønnsart for overtid. Budsjettet var på 5.520.160 kr. Endelig regnskapstall på art for overtid viste at det var nesten tre ganger mer enn hva som var budsjettert. Regnskapstall for bruk av ekstrahjelp er også tatt ut og satt opp i tabellen nedenfor. Regnskap 2010 Budsjett 2010 Overtid art 104010 14.920.964 5.520.160 Ekstrahjelp art 103010 17.826.334 23.285.190 Tabell, regnskapstall overtid og ekstrahjelp for hele kommunen For å se på utviklingen av regnskapstall knyttet til art for overtid, er det tatt ut rapport for periode 1-7 i år 2010 og år 2011. Oversikt over regnskapstall for alle team og enheter ligger med som vedlegg til rapporten. Regnskap 2010 Budsjett 2010 Regnskap 2011 Budsjett 2011 Periode 1-7 Periode 1-7 Overtid art 104010 7.935.891 5.520.160 10.099.284 6.457.465 Ekstrahj. art 103010 10.739.424 23.285.190 8.914.366 6.667.964 Tabell, samlet regnskap for hele kommunen Tabellen viser at det har vært en betydelig økning i bruk av overtid fra 2010 til 2011, art 104010, mens bruk av ekstrahjelp har gått ned. Ved å se på regnskapstall for overtid for alle enheter, så er det Enhet kommunalteknikk som har hatt den største økningen i forhold til samme periode i 2010. Det er særlig område fellestjenester kommunalteknikk som har hatt en betydelig økning. Rapporter fra GAT viser at overtidsbruk i hovedsak er knyttet til snøbrøyting og vannverket. Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 10

Enhet Regnskap 2010 Budsjett 2010 Regnskap 2011 Budsjett 2011 Periode 1-7 Periode 1-7 Kommunalteknikk 1.253.423 671.941 3.002.757 882.000 Barnehager 38.550 60.107 Skjeberg Barnevern 204.777 299.300 360.986 400.000 Boveiledn. Skjeberg 207.866 548.759 Boveiledn. Baterød 1.167.294 332.771 Omsorgstj. Borgen 173.975 102.250 171.855 Omsorgstj. Tingvoll 196.267 304.351 201.000 Tabell, samlet regnskap for kontrollerte enheter Utviklingen i regnskapstallene for bruk av overtid, viser en økende trend for noen enheter. Det er viktig at denne utviklingen følges opp, og bør også vurderes opp mot stigende eller synkende tall i forhold til blant annet eventuelle vakanser og sykefravær. 3.6 Er overtidsbruken i enheten knyttet til mangel på spesiell kompetanse? Målekriterier, kontrollaktivitet. Faktabeskrivelse For å kartlegge om overtidsbruk er mangel på spesiell kompetanse, er det intervjuet enhetsledere og teamledere. Innenfor kommuneområdene Helse og sosial og Teknisk er det mange arbeidsoppgaver som krever en spesiell type kompetanse. Blant annet medikamenthåndtering innefor helsefaget. I teknisk er det mange type oppgaver som krever spesialkompetanse i forhold til håndtering av utstyr og maskiner. Resultat av kontrollen: I Helse og sosial viser rapporter fra GAT at det i hovedsak er i helger det er brudd på arbeidstidsbestemmelsene. I svar fra enhetene fremkommer det at det er en utfordring i forhold til helger å ha rett formell kompetanse på vakt i helger. Dette gjelder spesielt fagkompetanse og krav til høyskolekompetanse. Ved gjennomgang av rapporter over brudd på arbeidsmiljøloven er det kontrollert om kommentarfeltet er benyttet. Enhetene selv gir tilbakemelding på at de i 2011 har blitt flinkere til å benytte kommentarfeltet i større grad en tidligere. Det er viktig med en god forklaring i dette feltet. De vil gi viktig dokumentasjon til hvorfor det er satt inn personell med overtid. Rapportene viser at det er i helger er særlig kommentarer knyttet til mangel på fagkompetanse i helger, sykefravær og vakant stilling som er årsak til at det er satt inn ansatte til overtidsarbeide. Det er benyttet minimalt av kjøpte tjenester for å dekke inn mangel på kompetanse innenfor Helse og sosial. Enhet kommunalteknikk planlegger for vinteren 2011/2012 å kjøpes inn mer tjenester knyttet til vintervedlikehold. Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 11

3.7 Er det ansatt faste vikarer i enheten? Målekriterier, kontrollaktivitet. Egen rutinebeskrivelse for fast ansatte vikarer. Faktabeskrivelse I henhold til rutinebeskrivelse for fast ansatte vikarer skal minst 70 % av stillingsstørrelsen legges i fast avtalt turnus, og inntil 30 % av stillingsstørrelsen kan bestå av variable vakter Resultat av kontrollen: Av de besøkte enhetene er det bare en enhet som har en fast vikar i en 60 % stilling som sykepleier. Dette skal prøves ut og evalueres. Det er for tidlig å si noe om denne har eller vil resultere i færre brudd på arbeidstidsbestemmelsene. 4. Konklusjon. Formålet med denne internkontroll gjennomgangen knyttet til etterlevelse av arbeidstidsbestemmelsene har vært å vurdere etterlevelse av arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid. Temaet er stort og komplisert, og det er avdekket at det er mange brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser, men bruddene er ikke av den art som har vært avdekket i media i andre kommuner. Det har i media det siste året vært stor fokus på etterlevelse av arbeidstidsbestemmelsene og det har i noen kommuner vært avdekket graverende feil og mangler. Arbeidstilsynet har også varslet at de vil prioritere dette området. Problemstillingene for oppdraget er undersøkt gjennom intervjuer og dataanalyse. Kontroller som har blitt gjennomført viser at det at det i kommuneområde Helse og sosial i hovedsak er brudd på arbeidstidsbestemmelsene knyttet til helger. Årsakene til bruddene forklares med at det er for å tilfredsstille krav til rett formell kompetanse til tjenesten som gis til brukerne. Dette gir enhetene et vanskelig valg, og tilbudet til brukerne må prioriteres. Avvikene innefor kommuneområdet viser ingen store brudd slik det har fremkommet i media i andre kommuner. For kommuneområde Teknisk er bruddene knyttet til behov for spesiell kompetanse. Kommuneområde oppvekst benytter systemet Extense i forhold til variabel lønn. Dette systemet er ikke satt opp med arbeidstidsbestemmelsene i bunn. Ved å se på omfanget av regnskapsført overtid, viser trenden en økende bruk av overtid for kommunen totalt fra år 2010 til 2011. I forhold til GAT er det et felles ønske fra de besøkte enhetene om mer opplæring, og tilgang for alle ansatte til MinGat. En av hensiktene med bruk av MinGat vil være mer effektive arbeidsrutiner. Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 12

Det er flere ansatte i Sarpsborg kommune som har et arbeidsforhold i flere enheter. De ansatte som har arbeidsforhold i enheter som benytter GAT vil lett kunne oppdages i rapporter. Utfordringen er de ansatte som har arbeidsforhold i enheter som ikke benytter GAT. Disse systemene er ikke satt opp med varsel om brudd på overtidsbestemmelse, og det vil være vanskelig å kontrollere eventuelle brud på arbeidstidsbestemmelsene. De ansatte har et ansvar overfor enhetene å opplyse om de arbeider i flere enheter. 5. Tiltak. Basert på avvik funnet i gjennomgangen foreslås det å prioritere arbeid tilknyttet følgende tiltak: Tiltak Alle ansatte som benytter GAT bør gis mulighet til å benytte MinGat. Gjennom å shoppe vakter kan teamleder se hvilke ansatte som eventuelt medfører brudd på arbeidstidsbestemmelsene, og da ha mulighet til å velge andre. Det bør også gis mulighet til å registrere i MinGat fra eksterne tilkoplingspunkter. Dette vil kunne medføre mindre telefoni for teamledere for å sette opp vakter og ansatte slipper å dra til jobb for å signere logglister. Utskrifter fra fagsystemet Extense inneholder ikke god nok informasjon om når den enkelte har vært på jobb og hvor mange timer. Det anbefales at det tas et utplukk av 2-3 skoler for å kontrollere at grunnlaget for data som legges inn i Extense tilfredsstiller krav i bokføringsforskriften og kommunens attestasjon og anvisningsreglement. Det opprettes en egen gruppe i kommunen fra utvalgte enheter som kan være superbrukere i GAT i tillegg til team medarbeiderstøtte. Gjennomgangen har avdekket et stort ønske om mer kunnskap og opplæring i GAT. Det bør settes opp et kurs i bruk av GAT. Dersom MinGat skal benyttes bør dette settes opp i forkant, slik at dette inngår som en del av kurset. Enheter bør rapportere på brudd i arbeidstidsbestemmelsene til kommunesjefer og rådmann hvert tertial. Det bør rapporteres på omfang og hvilke typer brudd som er gjentagende. Effekt/virkning Ansvar Effektive arbeidsprosesser og styrking av internkontrollen Styrking av internkontrollen Styrking av internkontrollen Styrking av internkontrollen Enhet kommunikasjon og service og enhet arbeidsgiver. Kommuneområde oppvekst. Kommuneområde HR. Alle enheter. Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 13

6. Vedlegg. Problemstillinger Sjekkliste Svar Etterleves arbeidsmiljølovens bestemmelser i forhold til arbeidstid? Hvilke rutiner er etablert for å ivareta en betryggende intern kontroll ved bruk av GAT? Registreres all overtid i GAT eller andre fagsystemer? Dokumenteres avtalt overtid i henhold til rutiner? Hvilke rutiner er etablert for å kontrollere at arbeidstidbestemmelsene etterleves? Registreres all overtid i GAT eller andre fagsystemer? Hvilke rutiner foreligger for vakt- /turnusplanlegging? Hvilke rutiner foreligger for registrering og oppbevaring av vaktbøker? Hvilke rutiner finnes for å unngå brudd på arbeidstidsbestemmelsene? Hvem har tilgang til å registrere i GAT i enheten? Hvem har tilgang til å ta ut rapporter i GAT? Er det utarbeidet en felles rutine for hele kommunen for bruk av GAT, eller er det etablert rutiner for den enkelte enhet/kommuneområde? I hvilket system registreres overtid og hvem har tilgang til å registrere? Overføres data fra GAT til kommunens lønnssystem? Er det gitt tilstrekkelig opplæring i GAT slik at systemet benyttes hensiktsmessig? Hvilke rutiner eksisterer for å dokumentere avtalt overtid (tillitsvalgt/arbeidstilsynet)? Hvilken praksis er etablert for budsjettering av overtid? Budsjetteres det med overtid i enheten? Dersom det budsjetteres med overtid, er dette basert på historiske tall? Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 14

Er overtidsbruken i enheten knyttet til mangel på spesiell kompetanse? Hvilke stillinger er det knyttet mest overtid til? Er det ansatt faste vikarer i enheten? Benyttes faste vikarer eller innkjøpte vikartjenester? Internkontroll en gjennomgang av etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 10 Side 15