SOLTINDDALEN SAMEIE Dåfjord 9130 HANSNES Til: Sverre Benum, Thomas Austad, Bjørnar Svendsen og Einar Hansen INNKALLING TIL STYREMØTE I SOLTINDDALEN SAMEIE STED: Turistveien 94, 9020 Tromsdalen DATO: Lørdag 16. februar 2012 Kl. 12.00 SAK 1/2013. GODKJENNING AV REFERAT FRA STYREMØTETE 6. SEPTEMBER 2012 SAK 2/2013. NEDSETTE ÅRSMØTEGRUPPE Årsmøtet må sette ned en gruppe som skal ta ansvar for å leie møtelokale til årsmøtet, sette ut/rydde bort bord og stoler i møtelokalet. Evt. kjøpe inn kjeks og koke kaffe, samt engangsutstyr. Vaske opp. SAK 3/2013. RENGSKAP 2012 Kassereren legger fram Regnskap for 2012. SAK 4/2013. ÅRSMELDING Forslag til årsmelding 2012 5/2013. FORSLAG TIL BUDSJETT 2012. Forslag til Budsjett 2013 deles ut på møtet. SAK 6/2013. ARBEIDSPLAN FOR 2012 Forslag Arbeidsplan for 2013 deles ut på møtet. SAK 7/2013. VALG AV 3 STYREMEDLEMMER Sekretæren har sendt ut oppdraget til valgkomiteen.
SAK 8/2013. SALG AV FISKEKORT HOS PRIMA OG VAABENENDRESEN, SKAL VI FORTSETTE MED DET? Oppfølging av dette salgsapparatet er arbeidskrevende. Bestilling og utdeling av blokker. Oppgjør forgår ved personlig oppmøte på salgssted, der man må telle opp penger, samt kontrollere opp mot solgte kort. Kontanter fra kortsalget må settes på konto via automat i bank, dette må gjøres av repr. Fra sameiet. Det kan være vanskelig å få avtale med den som er ansvarlig for kortsalget på utsalgsstedet. Man ser også at nye priser på kortene er vanskelig å få iverksatt. SAK 9/2013. MØTEGODTGJØRELSE OG STYREHONORAR I sak 7b på årsmøtet for 2011 vedr. Møtegodtgjørelse: Forslag fra Andreas Benjaminsen Det utbetales styrehonorar Kr. 7.000.-. Styret får i oppdrag å utarbeide fordelingsnøkkel Vedtak: Som forslag. Enst. vedtatt. Thomas Austad lager saksutredning for denne saka, legges fram på styremøtet. SAK 10/2013. ENDRING AV VEDTEKTENE 9 STYRET, punkt 1. Funksjon Gjeldende vedtekter sier at styret er vedtaksfør, når minst 4 av styremedlemmene er til stede. Nåværende styre har ved et par anledninger i året som er gått, måtte ha telefonkontakt med fraværende styremedlemmer for å være vedtaksfør. Styremedlemmenes fravær har vært meldt kort tid før eller samme dag som møtet skulle avholdes. Tidspunkt for styremøte er avklart i god tid på forhånd. Styret har diskutert problemstillingen og ønsker å endre VEDTEKTENE 9 STYRET, punkt 1 funksjon til å lyde: «Styret er vedtaksfør, når minst 3 av styremedlemmene er tilstede» SAK 11/2013. OPPLYSNINGSTAVLER I SAMEIET PRIS FOR UTFØRT ARBEID To tavler er produsert og satt opp i sameiet. P.g.a. vær og vind i fjor høst står det litt maling samt montering av plexiglass før tavlene er komplette, og kan tas i bruk. Dette arbeidet blir gjort i løpet av våren 2013. Det var i utgangspunktet satt av Kr. 5000,- til dette. Arbeidet med tavlene er utført av Oddmar Isaksen og Karin Svendsen og var mer omfattende enn antatt. Det ble ikke benyttet dugnadsinnsats i prosessen. Sett i lys av materialkostnader og medgåtte arbeidstimer ber man om styrets godkjenning til å bruke Kr. 8000,- til 2 opplysningstavler. Oppsett av kostnader legges ved innkallinga.
SAK 12/2013. FINASISERING AV BRU OVER ELVA VED ENGELSMANNSVANNENE Tillatelse til bygging er gitt av Karlsøy kommune. Hva skjer videre? SAK 13/2013. SESONGKORT JAKT Brev fra hytteeier Helge Eriksen som ber styret vurdere å utvide Sesongkortene for jakt til også å omfatte eiere av fritidsboliger i Dåfjord. Henvendelsen deles ut på møtet. Tromsdalen 14.02.13. Karin Svendsen Vedlegg: Årsmelding 2012 Kostnader vedr. produksjon og montering av Opplysningstavler
Soltinddalen sameie Årsmelding for 2012 Styret for 2012 har bestått av: Leder: Karin Svendsen ikke på valg Sekretær: Sverre Benum ikke på valg Kasserer: Karin Svendsen/Thomas Austad Styremedlem: Thomas Austad på valg i 2013 Styremedlem: Bjørnar Svendsen på valg i 2013 Styremedlem: Einar Hansen på valg i 2013 Varamedlem 1: Varamedlem 2: Tony Jensen Egil Eliassen Øvrige: Revisorer: Vararevisorer: Valgkomite: Trond Svendsen Evald Benjaminsen Robert Reinholdtsen Per Lorentzen Ida Figenschau Påsan Benjaminsen Hans-Ottar Olsen Styremøter: Det har blitt avholdt tre styremøter, saker til behandling har vært: Bru over elva ved Engelskmannsvannet Styrehonorar / Møtegodtgjørelse Oppsyn Kjøp av døgnkort via SMS Merking av sameiet m/ oppsett av opplysningstavler Veduttak Småviltjakt: Tove Eliassen har solgt grunneierkort og årskort for innenbygdsboende, de øvrige kortene er solgt elektronisk via INATUR. Det er 9 grunneiere som har løst grunneierkort og 2 stk. som har løst årskort for innenbygdsboende.
Det er solgt totalt 155 jaktkortdøgn i 2012, mot 155 i 2011, 86 i 2010 og 55 i 2009. Jaktrapportene viser 134 felte ryper i 2012, 134 felte ryper i 2011 og rapportert sett 2147 ryper i 2011. Det er felt 82 og rapportert sett 1273 ryper i 2010. Grunneierne er fortsatt lite flink til å rapportere fangst og sett fugl. Treningskort jakthund: Det er kun solgt 1 kort i 2012. Fiske: Sverre Benum har solgt grunneierkort for stang og garnfiske. For øvrig selges det manuelle fiskekort på ICA-butikken på Hansnes, Andresens Vaabenforretning og hos Sverre Benum i Dåfjord. Salget via Inatur er fordoblet på et år. Fiskekortsalget gikk ned fra 2009 til 2010, mens det har tatt seg opp i 2011 og 2012? Elgjakt: Sameiet har fått overført Kr. 8964,- for elgjakta i 2012. Overskudd: Utbetaling av utbytte: Kr. 100.000,- har blitt utbetalt til grunneierne. Merking av sameiet: Det er satt opp 1 opplysningstavle på snuplassen ved Rundhaugbrua og en tavle på snuplassen ved Engelskmannvannet. Det gjenstår litt malearbeid og feste av plexiglass før tavlene kan tas i bruk. Blir ordnet når snøen er borte. Oppsyn: Sameiets ene scooterløyve ble benyttet av Andreas Benjaminsen til å drive vinteroppsyn på fiskevannene. Noen av grunneierne drev også oppsyn i forbindelse med vintercamping ved Soltindvannet i forbindelse med påska. Sommer-oppsynet ble organisert ved at to medlemseiendommer i samarbeid tok ansvar for oppsynet 1 uke ad gangen. Oppsynet ble organisert fra og med uke 31 til og med uke 38. Styret har ikke fått tilbakemelding om ulovlige hendelser. Oppsynet vil bli organisert på samme måte i 2013. Tromsø 10.02.13. Karin Svendsen Leder
Kostnader vedr. produksjon og montering av 2 stk opplysningstavler i Soltinddalen sameie. Matrialkostnader: 22 m Trykkimpregnert 22x98 Kr. 300,- 24 m Trykkimpregnert 34x68 Kr. 380,- 6 m Lekter 16x98 Kr. 150,- 14 m Taktro Kr. 150,- 2 Vannfaste baderomsplater Kr. 700,- 2 stk Plexiglass Kr. 600,- 4 stk. Takpapp Kr. 520,- 8 m Trykkimpregnert 21x120 Kr, 130,- 2 stk Søyleblokker Kr. 60,- 8 m Trykkimpregnert 36x120 Kr. 175,- 13 m Trykkimpregnert 28x98 Kr. 190,- 3m Trykkimpregnert 48x98 Kr. 70,- 3 Sekker ferdig betong Kr. 180,- Div skruer og spiker/stifter Kr. 200,- Beis og beisekost Kr. 195,- =Kr. 4000,00 Arbeidspenger =Kr. 3000,00 Montering av tavler =Kr. 1000,00 Totalt Kr. 8000,00 13.02.2013 Oddmar Isaksen, Turistveien 94, 9020 Tromsdalen Kto: 8245 6012295