SOLTINDDALEN SAMEIE INNKALLING TIL ÅRSMØTE. På Husflidslagets hus i Dåfjord Fredag 7.februar 2013 Kl Saksliste:

Transkript

1 SOLTINDDALEN SAMEIE INNKALLING TIL ÅRSMØTE På Husflidslagets hus i Dåfjord Fredag 7.februar 2013 Kl Saksliste: 1. Velge ordstyrer og protokollfører. 2. Godkjenne innkalling, fullmakter og saksliste. 3. Registrere frammøte. 4. Velge to personer som sammen med leder skal underskrive protokollen. 5. Behandle årsmelding, det reviderte regnskap, arbeidsplan og budsjettforslag. 6. Innkomme forslag Fra styret: Endring av vedtektene: A. 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering B. 6 ÅRSMØTET punkt 6.3 Valg av styremedlemmer og vararepresentanter. C. 6 ÅRSMØTET punkt 6.3 Valg av revisor. D. 6 ÅRSMØTET punkt 6.1, tidsfrister innkalling 7. Styrehonorar 8. Sette ned årsmøtegruppe. 9. Pris SMS-salg fiskekortsalg 10.Småviltjakt med hund 11.Vedta hvordan inntektene skal disponeres 12.Valg. 2 styremedlemmer for 2 år 1 vararepresentant for 2 år 1 revisor for 1 år 1 medlem til valgkomitéen 13. Nye grunneiere i Soltinddalen sameie Styret. Husk når møtet er ferdig vi rydder huset i lag.

2 Årsmøte for 2013 SAK 5. BEHANDLE ÅRSMELDING Soltinddalen sameie

3 Årsmelding for 2013 Styret for 2013 har bestått av: Leder: Karin Svendsen på valg i 2014 Sekretær: Sverre Benum/ Karin Svendsen på valg i 2014 Kasserer: Karin Svendsen Styremedlem: Thomas Austad ikke på valg i 2014 Styremedlem: Hans Kristian Workinn ikke på valg i 2014 Styremedlem: Steinar Pettersen ikke på valg i 2014 Varamedlem 1: Tony Jensen på valg i 2014 Varamedlem 2: Egil Eliassen ikke på valg i 2014 Øvrige: Revisorer: Vararevisorer: Valgkomite: Trond Svendsen Evald Benjaminsen Robert Reinholdtsen Per Lorentzen Ida Figenschau Påsan Benjaminsen Hans-Ottar Olsen Styremøter: Det har blitt avholdt to styremøter i Hans Kristian Workinn har ikke møtt på noen styremøter, slik at styret har fungert med 4 deltakere. Saker til behandling har vært: Bru over elva ved Engelskmannsvannet Styrehonorar / Møtegodtgjørelse Oppsyn Fiskekortsalg Veduttak og Skogskjøtsel Småviltjakt: Tove Eliassen har solgt grunneierkort og årskort for innenbygdsboende, de øvrige kortene er solgt elektronisk via INATUR. Det er 9 grunneiere som har løst grunneierkort og 1 stk. som har løst årskort for innenbygdsboende. Treningskort jakthund: Det er solgt 2 kort i 2013.

4 Fiske: Sverre Benum har solgt grunneierkort for stang og garnfiske. For øvrig selges det manuelle fiskekort på SPAR-Ringvassøy på Hansnes, Andresens Vaabenforretning og hos Sverre Benum i Dåfjord. Andelen kort som selges via Inatur øker for hvert år, en utvikling styret ser som positivt, da det manuelle fiskekortsalget krever mye oppfølging fra styret. Det er blitt solgt 4 Grunneierkort for «garnfiske» i Soltindvannet og 1 grunneierkort stangfiske Fiskekortsalget gått litt ned fra 2012 til 2013, skyldes nok bytte av utsalgssted. Fiskekortsalg via SMS har vært på over Kr. 4000,- i 2013, dette er en markant økning fra fjoråret. Teleoperatørene tar seg godt betalt for salg via SMS, ca Kr. 15,- pr kort. Man må derfor vurdere å sette opp prisene på SMS kjøp av fiskekort. Inntekter: Regnskapet for 2012 viser at Jaktkort, Fiskekort, Renteinntekter og Jaktprøver har gitt sameiet inntekter på Kr ,20. Vi har ikke fått overført penger for Elgjakta i Årets over/underskudd er på Kr ,20. Utbetaling av utbytte: Ingen utbetaling til grunneierne i 2013, bortsett fra til en grunneier vi ikke har hatt kontonummer til tidligere. Oppsyn: Sameiets ene scooterløyve ble benyttet til å drive vinteroppsyn på fiskevannene. Noen av grunneierne drev også oppsyn i forbindelse med vintercamping ved Soltindvannet i forbindelse med påska. Sommer-oppsynet ble organisert ved at to medlemseiendommer i samarbeid tok ansvar for oppsynet 1 uke ad gangen. Oppsynet ble organisert fra og med uke 21 til og med uke grunneiere gitt tilbakemelding om at de har foretatt oppsyn i sommer. Styret har ikke fått tilbakemelding om ulovlige hendelser. Oppsynet vil bli organisert på samme måte i Tromsø Karin Svendsen Leder

5 SOLTINDDALEN SAMEIE Fra styremøte Lørdag 11. februar 2014 Hytta til Karin Svendsen Til stede: 2 styremedlemmer + Thomas Austad på telefon fra Oslo. STYRETS INNSTILLING TIL ÅRSMØTET SAK 5/2014. ÅRSMELDING Lederen legger fram Årsmelding for Forslag til vedtak: Den framlagte ÅRSMELDING godkjennes som Soltinddalens sameies Årsmelding for Enst. Vedtatt. SAK 5/2014. REGNSKAP 2013 Lederen legger fram Regnskap for Forslag til vedtak: Det framlagte REGNSKAP godkjennes som Soltinddalen sameies Regnskap for Enst. Vedtatt. SAK 5/2014. ARBEIDSPLAN FOR 2014 Lederen legger fram Arbeidsplan for Forslag til vedtak: Den framlagte ARBEIDSPLAN godkjennes som Soltinddalen sameies arbeidsplan for Enst. Vedtatt. SAK 5/2014. FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2014 Lederen legger fram forslag til regnskap for Forslag til vedtak: Det framlagte forslaget til FORSLAG TIL BUDSJETT godkjennes som Soltinddalens sameies forslag til Budsjett for Enst. Vedtatt.

6 Årsmøte for 2013 SAK 5. BEHANDLE DET REVIDERTE REGNSKAP

7 SOLTINDDALEN REGNSKAP FOR 2013 INNTEKTER ÅR ÅR ÅR REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT Jaktkort , , ,00 Fiskekort , , ,00 Renteinntekter -987,00-694, ,00 Jaktprøve -3450, , ,00 Elgjakt -8964, ,00 Bru Eng.mannsvannet -8000,00 UTGIFTER , , ,00 Styrehonorar 12000, ,00 Hjemmesider 3780,75 Provisjon/salg 9500, , ,00 Gebyr bank 141,00 24,00 Annonse 750,00 875, ,00 Kjøp diverse (frimerker m.m) 2536, , ,00 Reiseutgifter 2598, ,00 Husleie 1200, ,00 Utbetaling grunneiere 99300, ,27 Merking/bru engm.vannet 20000, , , ,00 ÅRETS OVER/UNDERSKUDD 55373, , ,00 Saldo bank , ,98 Saldo fordringer , ,00 Parkeringsplass 46650, ,00 Årets over/underskudd , , , ,18 Saldo bank , ,46 Saldo fordringer , ,75 Parkeringsplass 46650, , , ,21 Tromsdalen

8 Årsmøte for 2013 SAK 5. BEHANDLE ARBEIDSPLAN FOR 2014

9 SOLTINDDALEN SAMEIE Dåfjord, 9130 Hansnes ARBEIDSPLAN FOR 2014 Salg av fiskekort: I dag Inatur, Andresens Vaabenforretning, SPAR-Ringvassøy, Hansnes og Sverre Benum. 2014: Ingen endring, men Sverre Benum kan vurderes. Salg av jaktkort: I dag Inatur og Tove Eliassen (Grunneierkort og Innenbygdsboende). 2013: Ingen endring. Kontroll: Fra årsmøte i «Kontroll i dalen vil bli prioriteret for dette gjelder både fiske og jakt. Her må grunneierne ta sin del av arbeidet». 2014: Samme vedtak. Styremøter blir avviklet etter behov. I tillegg: Styret arbeider for å finne andre inntektskilder. Dato: Karin Svendsen Leder

10 Årsmøte for 2013 SAK 5. BEHANDLE BUDSJETTFORSLAG FOR 2014

11 SOLTINDDALEN SAMEIE BUDSJETT FOR 2013 BUDSJETT REGNSKAP BUDSJETT INNTEKTER Jaktkort , , ,00 Fiskekort , , ,00 Renteinntekter -1000,00-694,00-900,00 Jaktprøve -6000, , ,0 Elgjakt -9000, ,00 Midler bru engm.vannet -8000,00 Sum , , ,00 UTGIFTER Styrehonorar 7000, ,00 Hjemmesider 3780, ,00 Provisjon salg 8000, , ,00 Gebyr bank 24,00 Annonse 1000,00 875,00 900,00 Kjøp diverse (frimerker) 5000, , ,00 Reiseutg. Mm 4000, ,60 Husleie 1500, ,00 Utbetalt grunneiere 2506,27 Merking bru engm,vannet 20000, ,68 SUM UTGIFTER 45000, , ,00 ÅRETS OVER/ , , ,00 UNDERSKUDD Saldo bank ,98 Saldo fordringer ,00 Parkeringsplass ,00 Årets over/underskudd 25844, ,18 Saldo bank ,46 Saldo fordringer ,75 Parkeringsplass ,00 Tromsdalen ,21 Karin Svendsen (leder)

12 Årsmøte for 2013 SAK 6. INNKOMMNE FORSLAG

13 SOLTINDDALEN SAMEIE Fra styremøte Lørdag 11. februar 2014 Hytta til Karin Svendsen Til stede: 2 styremedlemmer + Thomas Austad på telefon fra Oslo. STYRETS INNSTILLING TIL ÅRSMØTET A Vedtak: 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering, sier: Ordinært årsmøte skal avholdes innen 1. Mars. Saker som medlemmene ønsker å ta opp på årsmøtet skal være innkommet til styret innen 15. januar. Styret har diskutert saken og ønsker å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering: «Ordinært årsmøte skal avholdes innen 20. februar og på samme dato som årsmøte for Dåfjord syd-vestre jaktfelt. Saker som medlemmene ønsker å ta opp på årsmøtet skal være kommet inn til styret innen 31. desember. B Vedtak: 6 ÅRSMØTET punkt 6.3 Årsmøtet skal, sier: Velge leder, 4 styremedlemmer og to vararepresentanter for to år om gangen, men slik at to styremedlemmer og én vararepresentant er på valg hvert år. Styret har diskutert saken og ønsker å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTE, punkt 6.3. Årsmøtet skal: «Årsmøtet skal velge leder, 4 styremedlemmer og to vararepresentanter for to år om gangen, men slik at 2 styremedlemmer og 1 vararepresentant er på valg i partallsår og 3 styremedlemmer og 1 vararepresentant er på valg i oddetallsår.» C Vedtak: 6 ÅRSMØTET punkt 6.3 Årsmøtet skal, sier: Velge revisor for to år

14 Styret har diskutert saken og ønsker å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTE punkt 6.3 Årsmøtet skal: «Årsmøtet skal velge 1 revisor for 1 år» D: Sameiet Karanes har innsigelser i forhold til kunngjøring av årsmøtet med tre ukers varsel, begrunnelsen legges ved. 1. B. Ad Samordning av tidsfrister m.m. (ref. deres brev av ) 2. Forslaget om den beskrevne samordning begrunnes med at det vil gjøre det lettere å samle flere til årsmøtene. 3. Dersom dette er et ønske bør også møtetidspunktet kunngjøres for medlemmene minst 8 uker før. 4. Da vil de fleste ha mulighet til å sette av datoen for årsmøtene. 5. Gnr./bnr. 7/4 Karanes anmoder om at det føyes til et 4de punkt i styrets forslag til vedtak: 6. 4) Tidspunktet for årsmøtet skal kunngjøres med minst: 8 ukers varsel 7. For Sameiet Karanes Kristian Hansen Rolf Karanes Margaret Sæther Gerd K. Hestnes sign. sign. sign. sign. 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering, sier: Styret er ansvarlig for å sende innkalling til årsmøtet. Innkallinga skal skje skriftlig med minst tre ukers varsel. Vedtak: Styret har diskutert saken og ønsker ikke å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering. Begrunnelse: Styret skal etterstrebe og sende ut varsel om årsmøtetidspunkt til grunneierne så tidlig som mulig for å imøtekomme ønsket, men formell innkalling kan ikke skje før man vet at regnskapet vil være avsluttet og revidert i god tid før årsmøtet. 7: SAK 4/2014 MØTEGODTGJØRELSE OG STYREHONORAR Vedtak: 1. Reglene styret laget for dette i 2013 benyttes for styreperioden 2013 og utbetales i Sverre Benum har gitt tilbakemelding om at han ikke ønsker styrehonorar for 2013, har fått utbetalt reisegodtgjørelse. 2. Styrehonorar for 2014 settes på sakslista for Årsmøte 2013 og i budsjett for Summen økes fra Kr. 7000,- til Kr. 9000,-, dette p.g.a. forslag til

15 Styrehonorar i Dåfjord syd-vestre jaktfelt. Regnskap og ledelse i sameiet innehar betraktelig større arbeidsbelastning enn i jaktfeltet. Regler for hvordan honoraret skal fordeles gjøres av styret. 8: SAK 2/2014 NEDSETTE ÅRSMØTEGRUPPE TIL ÅRSMØTET 2014 Vedtak: Settes på sakslista til Årsmøtet. Årsmøtet finner personer. 9: SAK 12/2014. ØKNING AV PRISEN PÅ FISKEKORT SOLGT VIA SMS. For de som kjøper fiskekort via SMS vil teleoperatøren ta 15% av overskuddet av salget, i tillegg kommer 10% til Inatur. Teleselskapene tar seg godt betalt for denne tjenesten, og på et fiskekort til Kr. 65,- vil Kr. 15,- gå bort til provisjon til Teleselskapet og I-natur, mot en provisjon på ca Kr. 8,- til I-natur for kort kjøpt over Weben. I følge I- natur har 90% av tilbyderne økt prisene på SMS-salget. Vedtak: Prisen på døgnkort fiske via SMS-salget økes fra Kr. 65,- til Kr. 80,-. 10: 11 SMÅVILTJAKT punkt 3 sier: Det er ikke tillatt å jakte eller trene med hund for småvilt første uke av elgjakta. Årets elgjakt ble utsatt en uke p.g.a. at dette var mest hensiktsmessig for jaktlaget. Dette vil skje igjen avhengig av hvilken dag i uka jaktstart er. Styret har diskutert saken og ønsker å fjerne kulepunkt 1 i VEDTEKTENE 10 SMÅVILTJAKT, punkt 3.

16 Årsmøte for 2013 SAK 11. VEDTA HVORDAN INNTEKTENE SKAL FORDELES

17 Styret har ingen innstilling i denne årsmøtesaka.

18 Årsmøte for 2013 SAK 12. VALG

19 STYRET: Karin Svendsen, Leder/Kasserer/Sekretær På valg i 2014 Sverre Benum, Sekretær/ Kasserer På valg i 2014 Tony Jensen, Varamedlem På valg i 2014 VALGKOMITÉ: Ida Figenschau På valg i 2014 REVISOR 1 revisor velges. Vedtak: Valgkomiteen legger fram innstilling på årsmøtet.

20 Årsmøte for 2013 SAK 13. NYE GRUNNEIERE I SOLTINDDALEN SAMEIE

21 SAK 15/2014. NYE MEDLEMMER I SOLTINDDALEN SAMEIE Gnr./bnr. 7/19 MYRBUKT er blitt overdratt til Robert Reinholdtsen m/fl. Gnr./bnr. 7/30 LILLEBO er overdratt til Morten Brattvoll Gnr./bnr. 7/7 HAMNES er overdratt til Karin Svendsen Gnr./bnr. 7/44 TEIGEN er overdratt til Trond Svendsen