Risikovurdering av psykososialt arbeidsmiljø ved omstilling

Risikovurdering av psykososialt arbeidsmiljø ved omstilling HMS-faglig forums konferanse 27.03.2014. Oslo Seniorinspektør Nenad Tomic og seniorinspektør Kristin Austad

Tema Presentasjon av : organisering, tilsynsmetoder, reaksjonsformer Risikovurdering: hva er det? Arbeidsmiljømodellen Omstilling og endring hva dette kan være Arbeidsmiljølovens krav Hva mener med psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold FoU-prosjektet Sunne omstillingsprosesser Noen eksempler fra tilsyn

Regional organisering Direktoratet i Trondheim Kommunikasjon Dokumentasjon og analyse Organisasjon Direktør Lov og regelverk Styring og samordning 4

på jobb for et godt arbeidsliv Arbeidstakere skal ha lovlige arbeidsbetingelser. Arbeidsrelaterte helseplager, sykdom, skader og ulykker skal reduseres Virksomhetene skal arbeide systematisk for å ivareta et fullt forsvarlig arbeidsmiljø Virksomhetene skal sikre inkludering og tilrettelegging for arbeidstakere som står i fare for å bli utstøtt fra arbeidslivet 5

Tilsynsmetoder Meldte tilsyn: vi varsler tilsynet i forkant, i brev med oversikt over tilsynstematikk Uanmeldte tilsyn: vi kommer uanmeldt til virksomheten (arbeidskontrakter, ID kort, sosial dumping, teknisk trygghet ) Postale tilsyn: vi innhenter dokumentasjonen vi ønsker i brevsform ( tilrettelegging sykmeldte, arbeidskontrakter, lønnsslipper ) Revisjon: tilsyn med fokus på hvordan virksomhet jobber systematisk med HMS Markedskontroll: sjekk av produkter iht krav til helse, miljø og sikkerhet i forskrifter og iht EØS avtalen

Tilsynsmetoder fortsettelse. Kampanjer og aksjoner Tilsyn ved ulykker Samordnet tilsyn

Hva skjer etter tilsynet? Tilsynsrapport varsel om pålegg Vedtak om pålegg Varsel om tvangsmulkt Vedtak om tvangsmulkt : iverksettelse av tvangsmulkt Stansing Politianmeldelse (Arbeidsgiver kan komme med innspill til rapport/varsel om pålegg innen gitt frist. Arbeidsgiver kan også klage på fattet vedtak)

Forhold ofte påpeker i tilsyn Virksomhetene må kartlegge forhold i egen virksomhet som kan medføre en risiko for sykdom og skade, og de må gjennomføre tiltak for å unngå dette. Arbeidsgiver må sørge for at de ansatte har tilstrekkelig opplæring for å kunne utføre jobben på en trygg og sikker måte Foto: Colourbox.no 9

Risikovurdering : hva er det? Risiko: mulige tap og utfordringer i en virksomhet: fare for uønskede hendelser for menneske, miljø og materielle verdier. Akutt og over tid Sannsynlighet konsekvens

Hvordan risikovurdere? 1. Hvorfor? Klar målsetting. Hent inn relevant informasjon. 2. Hva kan skje hos oss? 3. Hvor sannsynlig er det? - aktuelle risiko, gradèr sannsynlighet 4. Konsekvenser: person, miljø, materielle verdier

Hvordan risikovurdere? Fortsettelse 5. Vurdering av risiko: prioritering mest sannsynlig stor konsekvens. Redusere sannsynlighet redusere konsekvens 6. Hvordan redusere risiko: lag handlingsplan! Ansvarlig, tiltak, tidsfrister, avsett nødvendige midler. Husk å dokumentere oppfølgingen! Leder: tilrettelegg og sjekk status og resultater. Ansatt: medvirke til å redusere risiko

Risikohåndtering Risikovurdering Planlegging Risikoanalyseprosessen Problemdefinisjon, informasjonsinnhenting og organisering Valg av analysemetode Identifisering av mulige initierende hendelser (farer, trusler, muligheter) Årsaksanalysen Konsekvensanalysen Risikobildet Sammenlikning av alternativer, identifisering og vurdering av tiltak Ledelsens vurdering og beslutning 23.04.2014 13

Risiko hva er det for tilsynsetatene? «Et uttrykk for fare eller trussel som en uønsket hendelse representerer for mennesker, miljø og materielle verdier. Risiko kan også beskrives som «mulig tap som man blir utsatt for i fremtiden, men som man ikke vet om vil inntreffe eller ikke.» Hentet fra: Tilsynsetatenes Veiledning for tilsynspersonell om risikovurderinger (2009) Risiko for oss, uttrykkes ved sannsynlighet for og konsekvens av en uønsket hendelse eller tilstand 23.04.2014 14

Arbeidsmiljølovens fokus på risiko Arbeidsmiljøloven - 1-1 Lovens formål - 3-1 Krav til systematisk HMS-arbeid jf. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid - 5 2.ledd pkt. 6 Fra 1.1.2013: Forskrift om Organisering, ledelse og medvirkning kap. 7 Risikovurdering seniorinspektør Grethe B Fredriksen

«Omstillingsprosesser - psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold» 23.04.2014 16

s arbeidsmiljømodell 7 Menneskelige rammebetingelser 8 Samfunnsmessige rammebetingelser Politikk Lovverk Samfunnsøkonomi Arbeidsmarked Ergonomiske Krav til: - utforming og 2 innredning av arbeidsplassen - disponering av nødvendige hjelpemidler - tilrettelegging for variasjon i arbeidet - å unngå tunge løft - å unngå ensformig gjentakelsesarbeid - å unngå uheldig vibrasjon - å unngå ubekvem arbeidsstilling Psykososiale Krav til: - ivaretakelse av integritet og verdighet - mulighet for kontakt og - kommunikasjon ikke utsettes for: - trakassering og utilbørlig opptreden - vold, trusler og uheldige belastninger 2 Krav til arbeidsmiljøet (Arbeidsbetingelser) Organisatoriske - Arbeidets organisering -Teknologi - Styrings- og planleggingssystemer - Kontrolltiltak - Omstillinger - Medvirkning - Informasjon - Opplæring - Arbeidstilknytning - Arbeidskontrakter -Arbeidstidsordninger -Lønnssystemer -Tilrettelegging og ledelse Faglig og personlig utvikling Selvbestemmelse Variasjon 1 Virksomheten Kjemiske og 2 biologiske Krav til: - tilrettelegging ved håndtering av kjemikalier eller biologisk materiale - å erstatte kjemikalier/ biologisk materiale eller prosess hvis mulig ved helsefare - rutiner og utstyr for å hindre/ motvirke helseskader - stoffkartotek Fysiske og mekaniske 2 Krav til: - bygnings- og utstyrsmessige forhold - inneklima - lysforhold - støyforhold - strålingsforhold - maskiner og annet arbeidsutstyr - lokaler 3 Krav til HMSarbeid og HMSressurser Krav til: - Systematisk HMSarbeid (internkontroll) på alle plan i virksomheten -Verneombud -HMS-opplæring for ledere -Tllitsnnsapparat -- Arbeidsmiljøutvalg -Bedriftshelsetjeneste i bestemte bransjer 4 Egenskaper ved arbeidsstokkens sammensetning 5 Arbeidsgivers og arbeidstakernes beskrivelser, vurderinger og opplevelser av 1 og 2 samt hvordan disse fungerer i praksis 6 Helse- og velferdsmessige registreringer

Kvantitativ kartlegging av organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø ofte grunnlag for risikovurderinger Ofte måles ansattes oppfattelse av psykologiske, sosiale og organisasjonsmessige forhold. Få om noen spørsmål omhandler hvordan forholdene faktisk er. For eksempel spørres det om man opplever tidspress. Faktisk arbeidsmengde og arbeidsfordeling kartlegges imidlertid ikke Medarbeiderundersøkelse er med andre ord ute etter oppfatninger, ikke fakta beskrivelser. Medarbeiderundersøkelser inneholder sjeldent eller aldri spørsmål om verneaparatet og/eller tillitsvalgsystemet. Mange av spørsmålene som stilles har liten sammenheng med arbeidsmiljølovens krav. 23.04.2014 18

Omstilling et aktuelt tema Omstillinger har alltid vært en del av arbeidslivet, men skjer nå hyppigere enn før ( ca. 28%, 700 000 yrkesaktive berørt av omorganisering, uten nedbemanning, i løpet av en treårs periode, LKU SSB 2009) Vanlige konsekvenser av omstilling: Økt usikkerhet og jobbstress Nedgang i jobbtilfredshet, trivsel og motivasjon Kan ha negativ virkning på arbeidsmiljø og arbeidstakernes fysiske og mentale helse Noen typiske utsagn ute i virksomhetene: Vi er under omstilling hele tiden det er ikke noe ekstraordinært! Vi må vente med HMS-arbeid til omstillingen er gjennomført

Hva er omstilling? Mange ulike definisjoner på omstilling i faglitteraturen Omstilling betyr å endre, å gjøre noe annerledes En definisjon: Omstilling er et begrep som beskriver styrte tilpasninger en (arbeids)organisasjon gjør på grunn av ytre eller indre påvirkninger Omstilling og endring en del av arbeidslivet heller kontinuerlige prosesser enn enkeltstående tiltak 23.04.2014 20

Hva er omstilling? Eksempler: Eierskifte Endring i antall ansatte oppbemanning og nedbemanning Sammenslåing av avdelinger, virksomheter etc. Oppsplitting av virksomheter Omorganisering endring i organisasjonskart Ny teknologi Lederskifte Nye arbeidstidsordninger Nye produkter eller tjenester.

Arbeidsmiljøloven I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstakerne i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon - 4-2 (2) e) Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø - 4-2 (3) 23.04.2014 22

Arbeidsmiljøloven Under planlegging og gjennomføring av endring i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette nødvendige tiltak - 3-1 (2) d) 23.04.2014 23

Arbeidsmiljøloven Vernehensynene kommer inn allerede ved planleggingen av omstillingen, da det ofte vil være både uøkonomisk og vanskelig å rette på forholdene i etterkant Planene skal drøftes i AMU jfr. 7-2 (2), og de skal forelegges verneombud der man ikke har AMU, jfr. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, kapittel 2 23.04.2014 24

Arbeidsmiljøloven Dersom arbeidsgiver sammen med de ansatte / verneombud ikke selv er i stand til å vurdere arbeidsmiljøkonsekvensene, skal det hentes inn sakkyndig bistand fra for eksempel BHT Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5 (2) nr. 6 For å sikre at aktivitetene gjennomføres når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. interkontrollforskriftens 5 (2) nr. 7 23.04.2014 25

Aktører som skal kan delta: Verneombud 6-2 (4) Arbeidsmiljøloven Skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde AMU 7-2 (2) d) Planer om omstilling skal drøftes i AMU 23.04.2014 26

Arbeidsmiljøloven Aktører som kan delta, forts: Sakkyndig bistand 3-2 (1) bokstav c) Når det er nødvendig for å oppfylle lovens krav Sakkyndig bistand kan for eksempel være bedriftshelsetjeneste 23.04.2014 27

Omstilling? Har du husket det viktigste? Omstilling betyr å endre, å gjøre noe annerledes kan oppleves belastende og ha negative konsekvenser men kan også være nødvendige og positive utviklings- og fornyelsesprosesser Sunne omstillingsprosesser betegner prosesser som gjennomføres slik at virksomheten forebygger helseskader og hindrer utstøting 23.04.2014 28

Resultater Omstilling? Har du husket det viktigste? Fem faktorer sikre sunne omstillingsprosesser 1. Lokale normer på arbeidsplassen 2. Arbeidsstokkens mangfold og variasjon 3. Leders tilgjengelighet 4. Tidlig rolleavklaring 5. Konstruktiv konflikthåndtering Sunnhetsvurderingsmodellen 23.04.2014 29

Hva mener med psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold - vi fremhever enkelte temaer vi har erfart er av vesentlig betydning 23.04.2014 41

Generelt om psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold betegnelse på mange forhold som har med både arbeidssituasjonen og arbeidsbetingelsene å gjøre. handler først og fremst om arbeidstakernes opplevelse av forholdet til hverandre, til sine ledere og til arbeidsoppgavene, Psykososiale arbeidsmiljøforhold må sees i sammenheng med organisatoriske forhold, som hvordan arbeidet er organisert og tilrettelagt, arbeidstidsordninger, teknologi, mv. 23.04.2014 42

Arbeidsmiljøloven fremmer organisatoriske lovkrav i bla. 4-1 (2) og 4-2 (2), hvor det bl.a. går frem at: 1) arbeidets organisering, tilrettelegging og ledelse, arbeidstidsordninger, teknologi, lønnssystemer mv. skal være slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger. 2) arbeidstakerne skal gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid 3) arbeidet skal organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrig forutsetninger 4) det skal gis mulighet til selvbestemmelse, innflytelse og faglig ansvar, variasjon, informasjon og opplæring. 23.04.2014 43

Arbeidsmiljøloven stiller følgende krav til et godt psykososialt arbeidsmiljø, jfr. 4-3: (1) arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakernes integritet og verdighet ivaretas (2) arbeidet skal søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten (3) arbeidstaker skal ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden (4) arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre Lovens bestemmelser trekker frem viktige psykiske og sosiale forhold som skal sikres i arbeidet for å unngå uheldige belastninger. 23.04.2014 44

Ledelse og medvirkning Et viktig aspekt ved psykososiale og organisatoriske forhold i arbeidsmiljøet er: forholdet mellom arbeidstakere og ledere arbeidstakernes mulighet for å påvirke egne oppgaver og organisering av arbeidet. Psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøfaktorer som ledelsen har mulighet til å tilpasse er f.eks.: arbeidsbelastning tidspress oppgavefordeling arbeidsinnhold mulighet for faglig og personlig utvikling 23.04.2014 45

Arbeidsbelastninger/-press Med arbeidsbelastning/-press mener vi ulike krav i arbeidet som går på og gir arbeidstakeren en opplevelse av: - tidspress ( å ikke ha tid til å utføre arbeidet på en skikkelig måte) - krav til effektivitet og økt tempo (liten mulighet for å påvirke tidsfrister og bestemme eget arbeids-tempo) - økt arbeidsmengde (opplevelse av å ha for stor arbeidsmengde) 23.04.2014 46

Eksempel 1 Manglende risikovurdering i «liten» omstilling Fabrikkmedarbeider i produksjonsvirksomhet Omstilling som medførte at ansatt ble omplassert til nye arbeidsoppgaver uten å få opplæring - til et lite, avgrenset arbeidsmiljø hvor den ansatte er den eneste som snakker norsk Her var det ikke risikovurdert hva omstillingen kunne medføre for arbeidstakeren eller produktiviteten Resultat: opplevelse av isolasjon hos den ansatte: tap av sosial tilhørighet, usikkerhet i jobbutførelse derav også lavere kvalitet på produksjon, sykefravær

Eksempel 2 Manglende risikovurdering av «større «omorganisering Treningskjede Større omorganisering grunnet økonomiske tap og nedgang. Effektivisering: fjerning av mellomledernivået på sentrene. Beslutningen ble fattet i styret. Omstillingsprosessen ble ikke behandlet i arbeidsmiljøutvalget AMU ble kun orientert. Ansatte fikk lite informasjon, kun et infomøte i starten av prosessen Stor omstilling lite involvering- manglende skriftliggjorte rutiner for omstilling- manglende risikovurdering og konsekvensanalyse i forkant Resultat: usikkerhet blant de ansatte, omplasseringer, ansatte valgte å si opp, sykefravær

Risikoanalyse Omorganisering Kundeavdelingen Hendelse Hvilken aktivitet/hendelse er det som blir risikovurdert Konsekvens Skriv hva som kan forekomme som en konsekvens av hendelsen Sannsynlighet Forslag på tiltak Tiltak skal overføres til handlingsplan HMS Liten risiko Stor risiko Noen ansatte vil få ny leder Kan føre til usikkerhet mht til forventninger og samarbeid X Det er gjennomført en til en samtaler med gammel og ny leder, samt at ny leder har tett oppfølging/dialog med den ansatte Alle ansatte vil få nye arbeidsoppgaver Kan medføre at medarbeidere blir misfornøyde med nye arbeidsoppgaver, samt usikre på egen kompetanse. Kan føre til lavere produksjon i en periode X Opplæring i nye arbeidsoppgaver. Følgende er gjennomført: Kompetansekartlegging Opplæring Evaluering av opplæring Tett oppfølging av den enkelte Ny kompetansekartlegging (gjennomføres i august) Informasjon Mangelfull informasjon vil kunne medføre usikkerhet rundt sine oppgaver og organiseringen x Involvering av ansatte, tillitsvalgte og verneombud Møte med tillits valgte og verneombud Møte med en gruppe av ansatte som ble vist ideene i forkant, slik at de kunne gi tilbakemelding på hva som bør endres, er en god eller dårlig ide. Informasjonsmøte med alle ansatte 1 til 1 samtale med nærmeste nye leder Medarbeiderundersøkelse med oppfølging i løpet av augsut/september Nye arbeidsplasser Kan medføre misnøye med støy, lys, ny mindre arbeidspult, x Bedriftshelsetjenesten har gjennomført ergonomisk tilpasning av arbeidsplassen der de har sett på hvordan vi sitter, lys, tilpasse stol osv. Vernerunde fra bedriftshelsetjenesten, vil bli gjennomført i begynnelsen av høsten, med tanke på varme/kulde sikkerhet osv. Støy skjermer og skap som kan skyves ut (skape egen liten arbeidsplass) er kjøpt til alle ansatte. Det er laget trivselsregler som ansatte er lært opp i, hvor støy og arbeidskultur var tema Stillerom og sosiale soner skal benyttes. Det er nye lamper/lys til alle ansatte

Samarbeide tett med nye kollegaer Generell usikkerhet ved endringer (stress) Nye sammensetninger av team kan være utfordrende for noen x Ukentlige teammøter med fast agenda: som tidligere har vært i mindre grupper. Savn av tidligere Resultat forrige uke nabokollega Kan redusere produktivitet og gi økt sykefravær Planlegging neste uke Aktiviteter i gruppen Nærvær (mnd) Nytt fra ledergruppe Eventuelt Kan gi redusert effektivitet og økt sykefravær X Informasjon og delaktighet i prosessen. Følgende er gjennomført: Informasjonsmøter med de tillitsvalgte i forkant, under og etter endringen Arbeidsgruppe med deltagere fra alle seksjoner, inkludert tillitsvalgte og verneombud Seksjonsmøter En til en samtaler med faste pkt for å sikre lik informasjon til alle Det vil bli gjennomført medarbiederundersøkelse i august/ september med evaluering

Risikovurdering av forslag til ny modell Fare/Område Risiko Tiltak Lav/middels/ høy Manglende likebehandling av medarbeider L Sikre forsvarlig arbeidsmiljø og likebehandling på systemnivå er en av de viktigste oppgavene til ny adm. Leder.. Det er et lederansvar å spørre og å følge opp. Likebehandling diskuteres jevnlig i ledermøter Likebehandling blir tema jevnlig i AMU Fast tema i medarbeidersamtaler og vernerunder Ledelsen vil diskutere å etablere policy på området og vil ha praksis til jevnlig diskusjon i AMU og ledermøter for å sikre at uhensiktsmessige forskjeller ikke oppstår Medarbeidere kan gå til ny adm. leder, direktør, VO eller tillitsvalgte dersom manglende likebehandling oppleves. Manglende lederstøtte L Tett samarbeid med produksjonsleder Jevnlig tema i AMU Medarbeidere kan gå til ny adm. leder, direktør, VO eller tillitsvalgte Matcher ny organisering ny organisering av bedriften Usikkerhet om ressurser L I prosessen har det vært kontinuerlig dialog med direktøren og administrasjonsavdelingen Direktørens forutsetninger ligger i vedtaket. Eventuelle endrede forutsetninger på bedriftsnivå på et senere tidspunkt må håndteres L Medarbeidere kan, etter å ha tatt det opp med egen leder, gå til ny adm. leder, VO eller tillitsvalgt Sikre optimal arbeidsbelastning gjennom året Forskjellig ledelse i oppgaveoppfølgingen M Dette spørsmålet vil ha høy prioritet Ledelsen vil diskutere dette regelmessig i AMU og ledermøter Ansatte må være obs. og må ta det opp med leder, VO eller tillitsvalgte dersom forskjeller oppleves som problematisk Fast tema i vernerunder og medarbeidersamtaler som gjennomføres årlig Ledelsen vil diskutere å etablere policy på området og vil ha praksis til jevnlig 23.04.2014 diskusjon i AMU og ledermøter for å sikre at uhensiktsmessige forskjeller ikke oppstår Regiondirektør følger opp i samtaler med avdelingslederne 51

Risikovurdering av forslag til ny modell Fare/Område Risiko Tiltak Lav/middels/ høy Redusert jobbtilfredshet for lederne L Fokus på problemstillingen i månedlige samtaler med lederne. Manglende kjønnsbalanse L Ved tilsetting av nye ledere vil kjønnsbalanse i ledergruppen bli vektlagt Usikkerhet blant ansatte M avklare og diskutere oppgaver, oppgaveløsning, rapportering mv. Om en opplever problemer tas det opp med nærmeste leder, ny adm. leder eller VO, tillitsvalgte Sørge for god informasjon og medvirkning fra ansatte og deres representanter Gjennomføre vernerunder, utviklingssamtaler og en undersøkelse for nærmere avklaringer Manglende forutsigbarhet bl.a. ift evt. lederskifte Redusert tverrfaglig samarbeid L Grundige prosesser i forbindelse med planleggings arbeidet. Om en opplever problemer tas det opp med nærmeste leder, ny adm. leder eller VO, tillitsvalgte Sørge for god informasjon og medvirkning fra ansatte og deres representanter Gjennomføre vernerunder og medarbeidersamtaler M Større oppgaver : da må vi sikre at tilstrekkelig og tverrfaglig kompetanse er til stede Tverrfaglig samarbeid for lederne L Godt grunnlag legges i planarbeidet. Oppfølging i de ukentlige AMU møtene + i det daglige Uheldig arbeidsbelastning for ansatte M avklare og diskutere oppgaver, oppgaveløsning, rapportering mv. Om en opplever problemer tas det opp med nærmeste leder, ny adm. leder eller VO, tillitsvalgte Klar informasjon og begrunnelse om fordeling av oppgaver Gjennomføre vernerunde og medarbeidersamtaler. 52

Nyttig å vite! Vår nettside: www.arbeidstilsynet.no Brosjyrer, veiledningre,forskrifter Arbeidslivstelefonen (samarbeid med Mental helse Norge) for arbeidstakere og arbeidsgivere Fagbladet Arbeidervern Abonnere på s nyhetsbrev Regelhjelp.no s svartjeneste 815 48 222 s svartjeneste: svartjenesten@arbeidstilsynet.no