Mandat - delprosjekt: VALG 2019 A.2.19 Tilhører prosjekt: Delprosjektnavn: Delprosjektleder: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av prosjektrådet (dato): Godkjent av prosjekteier/ programleder (dato): A2 - Administrasjon og ledelse A2.19 - Delprosjekt valg Camilla Erland Aarnes Prosjektleder Marianne Tronstad, i samarbeid med delprosjektgruppen 21.06.18 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet/delprosjektet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Gode rutiner ift valggjennomføringen (både rutiner og sjekklister) Økt valgdeltakelse med utgangspunkt i ulike tiltak som iverksettes. 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Gjennomføre valg i tråd med gjeldende lov og regelverk 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018. 2 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018.
2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal delprosjektet levere? Fase 1 (Høsten 2018) Få på plass nødvendige strukturelle grep: Valgstyret og delegere myndighet til valgstyrets sekretær, delegering av myndighet Endre kretsnavn (nummerering) Så mye som mulig av saker til behandling før jul 2018. Åpningstider på valgdagen, to-dagers valg Godtgjøring av valgmedarbeidere, både ordinære valgfunksjonærer og funksjonstillegg (sekretær, leder, nestleder, telleleder) Kommunikasjonsstrategi (vha kommunikasjonstjenesten) Bestille valglokaler Fase 2 (f.o.m 01.01.19) Felles oppfølging av oppdrag som kommer fra dep., eks legge inn grunnlagsdata, få på plass valglister. Må få plass følgende: Stemmestyrer må velges Bemanning i valglokalene Valgting Gjennomføring av forhåndsstemming, eks kø-vakter, åpningstider, hvordan praktisk i hvert forhåndsstemmelokaler og alle typer stemmemottak, med videre. Institusjoner. Opptelling forhånd og valgting (scannersentral sammen med fylket eller egen? Søgne har valg-it ressurs) Valgpakke (kun Kr.sand som har dette skal det fortsette, eller valgavis eller annet?) Rutiner for i.f.t. valg, eks. legitimasjon hvor strenge skal vi være? Opplæring av stemmestyrer og valgmedarbeidere Rigging av valglokaler og materiell Fase 3 Etter valget, konstituering Det lages egen milepælsplan hvor oppgaveliste som kommer fra departementet innarbeides.
2.2 Tidsrammer Viktige datoer Senest dato for oppstart: 14.05.18 Begrunnelse: Behov for å få på plass formell struktur raskt. Senest dato for avslutning: Begrunnelse: Dato for beslutningspunkt: Dato for beslutningspunkt: Beslutningspunkter 19.juni fellesnemnda. Sak om valgstyre, en, eller todagers valg, åpningstid valgting og delegasjon av myndighet. Saker for behandling i valgstyret: Høsten 2018: Kretser og navn på kretser, valgting Avlønning av funksjonærer Antall forhåndsstemmemottak Åpningstider forhåndsstemmemottak Vårhalvår 2019: Valgpakker? (dersom politikerne ber om det) Sommer 2019: Stemmestyrer velges i valgstyret Høst 2019: Godkjenning av valget Konstitueringer 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet med delprosjektet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene for delprosjektet? Bruk av egne ansatte, ingen konsulenter. Likevel påløper det kostnader under selve valgavviklingen (som normalt). Det er mange valgfunksjonærer (anslagsvis 300 valgfunksjonærer bare på valgtingsdagen) 3) Delprosjektets kompleksitet Sett et X for om delprosjektet er komplekst eller ikke-komplekst. Et ikke-komplekst delprosjekt har et omfang som er lett oversiktlig og en tydelig/klar leveranse. Ofte er de uten mange avhengigheter, da avhengigheter per automatikk gjør delprosjektet mer komplekst. Et ikke-komplekst delprosjekt kalles et «forenklet delprosjekt». Er prosjektet komplekst eller ikke-komplekst? Komplekst Ikke-komplekst X
4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette delprosjektet og hvilke andre delprosjekter/prosjekter som er avhengig at dette delprosjektet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette delprosjektet? Valgstyre må velges Valgstyrets sekretær må velges Mange saker til politisk behandling Hvilke andre delprosjekter/prosjekter er avhengig av dette delprosjektet og dets leveranser? Ressurser fra Byggservice og vaktmestre (ift rigg) Ressurser fra IT (ift linjer til lokalene) Ressurser fra Fylkeskommunen (ift ev. scannersamarbeid) Ressurser fra Kommunikasjonstjenesten Ressurser generelt fra de tre kommunene til både planleggingsfasen og selve valggjennomføringen 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for prosjektet. Innbyggere Politikere Ansatte 6) Organisering, roller og ansvar Angi hvem som er prosjekteier/organisatorisk og forankring for delprosjektet. Beskriv forventet størrelse og sammensetning av delprosjektgruppen. Beskriv de ulike rollene med tilhørende ansvar, ønsket kompetanse samt ressursbehov og i hvilket omfang de skal bidra inn i delprosjektet. Vedtatt i prosjektstyret 22.05.18 at tillitsvalgte ikke deltar i dette delprosjektet. Delprosjektleder er Camilla E. Aarnes. Det er svært vanskelig å si noe om omfang, da selve valgavviklingen er en ordinær oppgave for linjen, og svært tidkrevende for kommunen. Likevel er det anslått et ressursbehov som kun er knyttet til selve delprosjektet, og når det gjelder leveringer i henhold til ordinær avvikling av valg er altså ikke dette ressursbehovet skissert. Dette betyr at forberedelser til selve valggjennomføringen, med oppstart fom 010119 defineres utenfor selve delprosjektet og legges i linjen. I dette delprosjektet defineres hovedsakelig oppgaver knyttet til felles rutiner og prosedyrer, endringer i kretser, grunnlagsdata, kommunikasjonsstrategi med videre. Disse oppgavene skal på plass i løpet av høsten 2018 slik at 1.januar 2019 er kommunen klar til å gå i gang med ordinære valgoppgaver, som en allerede sammenslått kommune. Prosjektleder vil håndtere saker som skal til politisk behandling i valgstyret.
6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i delprosjektet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i delprosjektet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Fase 1 (høsten 2018) Delprosjektdeltaker Songdalen 5 % Monika Hagen Delprosjektdeltaker Songdalen 5 % Mette Skomedal Breland Delprosjektdeltaker Søgne 5 % Ada Elise Qvale Nygård Delprosjektleder Søgne 5 % Camilla Erland Aarnes Delprosjektdeltaker Nye Kristiansand 5 % Eva Ottesen Delprosjektdeltaker Nye Kristiansand 5 % Marianne Tronstad