Fagdag ferie 2014
Dagens agenda DFØ oppdatering Hva skjer? Prosjekter EKOM Regelverk Lunsj 12:00 til 13:00 Feriepengeoppgjøret fra A til Å Feriefritid Feriepenger Spørretime Side 2
Hva skjer? Reisesøknad Forhåndsgodkjenning Reiseforskudd Kostnader? A-ordningen EDAG er navnet på prosjektet i DFØ Start 01.01.15 Kundenotat Nyhetsbrev Skatteopplysninger ny løsning 01.01.14 Utfordringer i startfasen Nyansatte Endring av skatteprosent IAM Utrulling Oppfølging av sykefravær Forenkling av oppfølging 3
Reisesøknad (1) Leder godkjenner/avslår reisesøknad fra ansatt via arbeidsflyt Ved opprettelse av en reisesøknad kan den ansatte samtidig søke om et reiseforskudd Er reiseforskuddet større enn behovet vil resten av forskuddet automatisk gå til fradrag på neste reise Differansen kan eventuelt trekkes på neste hovedlønnskjøring En godkjent reisesøknad endres etter behov når reisen er fullført 4
Reisesøknad (2) Innenfor SAP standard Funksjonalitet i portalen Bestilling gjøres via Solman Forutsetning standard arbeidsflyt Ingen merkostnader Enklere å estimere reisekostnader Mindre papirarbeid Kan både søke om godkjenning av reisen og reiseforskudd i samme prosess 5
Hva er reisesøknad? Benyttes i forkant av en reise, før reiseregning opprettes Ansatte kan søke leder om tillatelse til å reise, ved å oppgi dato, reisemål og årsak Reisesøknad kan brukes for å søke om reiseforskudd Eventuelle godkjente forskudd utbetales på første mulige reisekjøring Reisesøknaden går i arbeidsflyt og sendes direkte til godkjenner 2 (leder) 6
Utklipp fra Kundenett UD har vært vår pilotkunde på reisesøknad 7
Hva er A-ordningen? A-ordningen er et fellesbegrep på de meldinger (A-melding) som heretter skal rapporteres inn til myndighetene hver måned Hovedmål: Forenkling for arbeidsgiver ved rapportering til SSB og Skatteetaten Rapportering til NAV er delvis med i løsningen Ikke inntektsopplysningsskjema Hjemmel for endringen: A-opplysningsloven (Lov om arbeidsgivers innrapportering av ansettelses- og inntektsforhold mm) med tilhørende forskrifter trer i kraft 01.01.15 8
Hva er A-ordningen? Følgende rapporteringer forsvinner ved innføringen av A- ordningen: Melding om arbeidsforhold til Aa-registeret Lønns- og trekkoppgaver Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk Årsoppgave for arbeidsgiveravgift Oppgave til lønnsstatistikk (gjelder ikke SST) Rapportering skal skje via a-melding den 5. i kalendermåned etter rapporteringsmåned Formelt er det ikke noen innholdsmessige endringer for rapportering Unntak: Forslag i statsbudsjettet til forenklinger for rapportering av elektronisk kommunikasjon Nedre grense, 4 t for rapportering til AA-registeret blir fjernet Arbeidstaker skal ikke lenger meldes ut av AA- registeret ved permisjoner 9
A-meldingen erstatter 10
A-ordningen Kundenotat 14/2014 11
A-ordningen - Altinn For å holde seg oppdatert anbefaler vi melde seg på nyhetsbrev på Altinn 12
Skatteopplysninger IT0173 Deltype 2014 Forteller hvilket år det er innhentet skatteopplysninger for Deltype 2014 er gyldig til og med 31.01.15 13
Sykefraværsoppfølging (1) DFØ utvikler et nytt element i Statens fellestjenester for lønns- og personaladministrasjon Ny arkfane for ledere : Sykefraværsoppfølging Løsningen skal støtte leders oppfølging av sykmeldte E-postvarsel sendes til leder når frister nærmer seg Systemstøtte og veiledning om utfylling av oppfølgingsplaner Oppfølgingsplan er ferdig utfylt med persondata og fraværsdata Vil gjøre det enklere for ledere å følge opp lovpålagte aktiviteter overfor langtidssykemeldte 14
Sykefraværsoppfølging (2) Ifølge vår lønnsdirektør Bjørn Sæstad, er dette en viktig nyhet for våre kunder DFØ har fullfinansiert utvikling og drift av løsningen som skal tilbys alle lønnskunder Det er mer effektivt for staten at DFØ etablerer en slik funksjonalitet enn at den enkelte virksomhet må kjøpe inn dette på egenhånd Gir stordriftsfordeler og er et viktig bidrag til regjeringens digitaliseringsprogram Løsningen skal settes i prøvedrift hos noen pilotkunder før utrulling til alle 15
IAM Singel sign on IAM blir tilgjengelig for alle våre kunder i løpet av 2014 For kundene og sluttbrukerne betyr dette: Forbedret brukeropplevelse og effektivisering I løpet av året vil sluttbruker kunne få: Enhetlig pålogging til flere DFØ systemer Felles brukernavn og passord til ulike systemer Mulighet for å resette passord selv Passordlengde mellom 8 og 40 tegn 16
Skattemessig behandling av EKOM-tjenester (1) 17
Skattemessig behandling av EKOM-tjenester (2) Praktisk gjennomføring DFØ har endret løsningen til mars lønn Lønnartene 1440 og 1442 er endret slik at de er gjenstand for skatte-, trekk - og avgiftsplikt inntil taket på kr. 4.392 nås Når denne grensen nås vil lønnart 1442 stoppes, og registreringer gjort på lønnart 1440 blir automatisk overført til ny lønnart 9440 og utbetaling på denne lønnarten skjer samtidig som forskuddstrekk, avgiftsberegning og innrapportering stoppes Ek-tjenester registrert på lønnart 1440 hittil i år ble det trukket prosenttrekk av på mars lønnsslipp Fra april vil beløp registrert på 1440 få tabelltrekk 18
Skattemessig behandling av EKOM-tjenester (3) Utsnitt av lønnslipp for mars 2014 Denne personen hadde fått refusjon av Ek-tjenester i februar på kr 350,-. Skatten ble trukket i mars 19
Regelverk
Feriepenger i staten I staten foretas det en engangsberegning av feriepenger i juni måned Den del av feriepengene som overstiger lønn for vanlig arbeidstid under ferien (ferielønnstillegget), utbetales sammen med junilønn Ordinær lønn utbetales når ferien avvikles Feriepenger opptjenes i opptjeningsåret De fleste statlige virksomheter avsetter ikke feriepenger i regnskapet Kun nettobudsjetterte selskaper avsetter feriepenger Feriedager gis med eller uten lønn avhengig av opptjente feriepenger 21
Lover og avtaler Ferieloven (FL) Loven skal sikre at arbeidstakere får sin årlige feriefritid og sine feriepenger Loven omfatter alle arbeidstakere Loven er ufravikelig Definerer hva som er opptjeningsåret og hva som er ferieåret Hovedtariffavtalen pkt. 6 Omhandler avtalefestet ferie Partene i staten er enige om at den avtalefestede ferien behandles likt med lovfestet ferie Side 22
Statens personalhåndbok (1) PM 2009-04 Endringer i bestemmelser om ferie Ferielovens 5 nr 1 Arbeidsgivers plikt til å sørge for at arbeidstaker avvikler ferie er presisert, samt at det er tatt inn i loven at også arbeidstaker har plikt til å avvikle feriefritid hvert år Ferielovens 5 nr 2 Arbeidstakere som fyller 60 år i løpet av ferieåret får rett til ekstraferie Ferielovens 7 nr 3 Forskuddsferie og overføring av feriedager Ferielovens 11 nr 2 Feriepenger for ikke avviklet ferie ( kun sykdom/foreldrepermisjoner) Feriefritid blir overført til neste år, kun «ferie med lønn» Endringer i særavtale for tjenestemenn Forskuddsferie maks 10 dager (skriftlig avtale) Overføring av ferie til neste ferieår maks 14 dager Feriedager som ikke er avviklet på grunn av sykdom/foreldrepermisjoner skal utbetales sammen med lønn i februar Side 23
Statens personalhåndbok (2) SPH 9.16 Sentral særavtale om ferie for statstjenestemenn Feriefritid Forskuttering av feriefritid Ferieavvikling under sykdomsfravær Feriepengeberegning Feriepengegrunnlaget.. I tillegg er ferie omtalt i: Folketrygdloven Arbeidsmiljøloven Dekningsloven Forskrift om påleggstrekk Forskrift om føring av statistikk over sykefravær/fravær ved barns sykdom.. 24
Noen viktige begreper i forbindelse med ferie Opptjeningsåret Året forut for ferieåret (2013) Ferieåret Året ferien i utgangspunkt skal avvikles (2014) Både ferieåret og opptjeningsåret Følger kalenderåret Retten til feriepenger Er avhengig av at man har fått utbetalt lønn som er feriepengeberettiget i opptjeningsåret En ferieuke Er 6 virkedager etter loven, dette tilsvarer 5 arbeidsdager Side 25
Ferierettigheter - full stilling Ferieloven Den alminnelige feriefritid er 25 virkedager Med virkedag menes alle dager som ikke er søndager eller lovbestemte helg- og høytidsdager (dvs 4 uker og 1 dag) Arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av ferieåret gis 6 virkedager til (1 uke) Hovedtariffavtalen (HTA) Avtalefestet ferie er 5 virkedager (dvs 4 dager) Lovfestet ferie og avtalefestet ferie i full stilling utgjør totalt 5 uker Arbeidstakere fra og med 60 år får en ekstra ferieuke Hovedferieperioden er i tidsrommet 1. juni 30. september Hovedferie på 3 uker skal gis sammenhengende i denne perioden så langt det lar seg gjøre Side 26
Feriepengesatsene Den alminnelige prosentsats for opptjening av feriepenger er 12 % av feriepengegrunnlaget for statsansatte 10,2 % iht. Ferieloven (25 virkedager) 1,8 % iht. avtalefestet ferie (5 virkedager) I opptjeningsåret, hvor den ansatte fyller 59 år, avsettes det i tillegg 2,3 % av feriepengegrunnlag for statsansatte (6 virkedager) Begrenset oppad til 6G (grunnbeløpet) 1G per april 2014 er kr 85.245,- dvs 6G= 511.470,- Grunnbeløpet justeres hver 1. mai Side 27
Seniorpolitiske tiltak SPH 7.5.9 (1) Seniordager er ikke ferie, men tjenestefri med lønn Fra og med kalenderåret man fyller 62 år får arbeidstaker 8 dager tjenestefri m/lønn ved 100% stilling Deltidstilsatte får rett til fridager forholdsmessig Dagene kan tas ut hele, redusert arbeidstid eller lønn Noen etater har egne ordninger i tillegg, inntil 6 dager Formålet er: Å motivere ansatte til å stå lenger i arbeid Ansatte på lederlønnsregulativet har ikke krav på seniordager Side 28
Retten til feriefritid Retten til feriefritid er: Uavhengig av opptjente feriepenger Er knyttet til arbeidsavtalen som gjelder for ferieåret (arbeidsplanregel) I tillegg har tiltredelsesdato i ferieåret betydning Tiltredelse senest 30.09 - full feriefritid Tiltredelse etter 15. 08 - ikke krav på hovedferie innen 30.09 Tiltredelse etter 30.09 - har rett til feriefritid på 6 virkedager NB: Arbeidstaker kan bare kreve feriefritid i sitt nye arbeidsforhold så lenge ferien ikke allerede er avviklet hos tidligere arbeidsgiver Side 29
ALLE har rett og plikt til å avvikle ferie Hovedregel er at ferie skal avvikles innenfor ferieåret Arbeidsgiver har plikt Arbeidstaker har plikt Til å påse at arbeidstaker avvikler sin ferie Til å avvikle sin ferie Side 30
Opptjente feriepenger Feriepenger opptjenes året før de utbetales Opptjeningsåret Dersom opptjente feriepenger ikke fullt ut dekker lønnsbortfallet, vil man få tildelt feriedager med og feriedager uten lønn Feriefritiden er uforandret Har den ansatte vært ansatt i samme stillingsprosent i 2013 som i 2014 skal normalt de opptjente feriepengene dekke lønnsbortfallet ved utbetaling av juni lønn 31
Ferie uten lønn Arbeidstaker plikter ikke å ta ut ferie uten lønn Ferie uten lønn kan skyldes: Tiltredelsestidspunkt Permisjoner Varig økning i stillingsprosent Arbeidstakere over 60 år der 6G ikke fullt ut kompenserer lønnsbortfallet for den 6. ferieuken Unntak: Retten til ikke å ta ut ferie gjelder ikke i de tilfeller hvor virksomheten avvikler felles ferie Stenger virksomheten Nyansatte i staten som hadde opparbeidet seg feriepenger i annen ikke statlig virksomhet og som har fått feriepengene utbetalt Side 32
Overføring av ferie Ved utgangen av et kalenderår kan ansatte i staten søke om overføring av inntil14 feriedager Ferieloven gir adgang til inntil 12 virkedager (10 feriedager) Hovedtariffavtalen gir i tillegg 4 feriedager I SAP blir all uavviklet ferie med lønn automatisk overført til neste ferieår Likevel skal uavviklet ferie søkes overført til neste kalenderår Ansatt selvbetjening Dette må gjøres innenfor utgangen av året Ved sykdom og foreldrepermisjon kan det unntaksvis overføres ytterligere 10 feriedager utover 14 feriedager Ferie uten lønn overføres ikke til påfølgende år Side 33
Utbetaling av ikke avviklet ferie Arbeidstaker kan unntaksvis få utbetalt ikke avviklet ferie ved: Sykdom Permisjon ved fødsel og adopsjon Utbetales etter FL 11 nr. 2 Første vanlige lønningsdag etter ferieårets utløp I praksis betyr dette ved februar lønn Side 34
Forskuddsferie Forskuddsferie kan tas ut året før ferieåret, dvs. i opptjeningsåret Den ansatte må søke skriftlig Maks antall dager er 12 virkedager (10 arbeidsdager) ved full stilling På det tidspunkt forskuddsferien avvikles må den ansatte ha opptjent nok feriepenger (i opptjeningsåret) til å dekke dagene som avvikles Avtalefestede feriedager kan ikke tas ut på forskudd Side 35
Feriepengeoppgjør i juni (1) Avtale mellom KMD*/Hovedsammenslutningene - For å forenkle arbeidet med utbetaling av feriepenger, blir alle feriepengene utbetalt i forbindelse med lønnsberegningen i juni - Samtidig trekkes det lønn for antall feriedager med lønn som den ansatte har krav på - Avhengig av hvor mye den ansatte har avsatt av feriepenger, vil den ansatte få ferie med og uten lønn - Overstiger de avsatte feriepengene ferietrekket (dagsats X antall feriedager), vil dette beløpet (ferielønnstillegget) utbetales sammen med hovedlønn juni - Vanlig lønn skal utbetales når ferien avvikles *KMD = Kommunal- og moderniseringsdepartementet, tidligere FAD Side 36
Feriepengeoppgjør i juni (2) For øvrig gjennomføres oppgjør av feriepenger ved: Fratredelse Opphør av arbeidsforhold Overgang til annen statlig stilling regnes ikke som fratredelse Delvis fratredelse Ved varig overgang av delvis uførepensjon, delvis AFP eller liknende, skal en prosentandel av feriepengene tilsvarende den prosentandelen som lønnen reduseres med, utbetales Personalhåndboka under avsnitt 11.2.3 Ferieloven 11.3 Langvarige permisjoner uten lønn 37
Sikringsbestemmelsen _ FL 11 Noen ganger dekker ikke avsatte feriepenger lønnsbortfall i juni, selv om den ansatte har vært ansatt i: hele opptjeningsåret og i samme stillingsprosent som i juni i ferieåret Full opptjening betyr nødvendigvis ikke at den ansatte jobber i en 100% stilling, men skal forstås som full opptjening i den dellønnsprosenten arbeidstakeren er ansatt i pr juni i ferieåret Sikringsbestemmelsen gjelder kun for ansatte på hovedtariffavtalen Streik påvirker feriepengeopptjeningen slik at sikringsbestemmelsen ikke trer i kraft Side 38
Når slår sikringsbestemmelsen til? Dette kan skyldes: Ansatte som har hatt et «stort» opprykk rett før generering av feriekvoter Dagsatsen øker betraktelig og opptjente feriepenger dekker ikke dagsats X antall feriedager i forhold til stillingsprosent Den ansatte må også ha full opptjening av kvoten for ferie I de tilfeller når «sikringsbestemmelsen» kommer til anvendelse vil det i stedet bli utbetalt ordinær lønn i juni 39
Lønnslipp - hvor sikringsbestemmelsen har slått til Sikringsbestemmelsen Utbet. FP ord. = 46.744,79 + Diff lønn / feriel = 188,02 = Ferietrekk ordinært = 46.932,81 Side 40 Side 40
Forskuddstrekk i juni Det skal i utgangspunktet ikke foretas forskuddstrekk av: Feriepenger beregnet etter ferieloven som utbetales i ferieåret Avtalefestede feriepenger eller avtalefestet lønn for opptjent feriefritid som utbetales i ferieåret Det skal foretas forskuddstrekk kun når utbetalingen av feriepenger overstiger beregnet beløp etter ferieloven med mer enn 21% Forskrift 14. september 1956 nr 9866 om gjennomføring av forskuddstrekk 17 Kan inntreffe for de med mer enn 25 feriedager Mer enn 12% feriepenger Side 41
Syke i ferien All sykdom må dokumenteres med sykemelding Krav til 100 % arbeidsuførhet Gjelder også for deltidsansatte Egenmelding kan ikke benyttes I staten kan en arbeidstaker som har vært helt arbeidsufør i minst én dag i ferien kreve at et tilsvarende antall virkedager ferie utsettes og erstattes med ny ferie senere i ferieåret, FL 9 Utenfor staten er det et minstekrav på 6 dager Side 42
Ferie og sykepenger Sykemeldte kan avvikle ferie i sykemeldingsperioden Den sykemeldte krysser da av på sin sykemeldingsblankett del D Ferien legges inn i SAP av saksbehandler Ferien kan ikke registreres av ansatt i Ansatt selvbetjening Rett til sykepenger opphører midlertidig under ferieavviklingen Det betyr at man får ordinær lønn disse dagene Side 43
Ferie under foreldrepermisjon Søknad om foreldrepermisjon gjøres av den ansatte via Ansatt selvbetjening Ferie under permisjon skal legges inn i kommentarfelt av ansatt Kundebehandler registrerer ferien i IT2001 Ferien «klipper» foreldrepermisjonen automatisk i to deler Ferie og andre avbrudd skal være inkludert i foreldrepermisjonens totale lengde Den ansatte får ordinære lønn under ferien I den stillingsprosenten en er ansatt i 44
Feriefritid Side 45
Rett til feriefritid Rett til feriefritid er uavhengig av opptjente feriepenger Side 46
Feriekvoter i SAP (1) Feriekvoter i SAP gir virksomheten styring og kontroll av Den enkelte ansattes rett til feriefritid Forbruk av feriedager Nye feriekvoter opprettes i SAP i forkant av nytt kalenderår iht. kjøreplanen Feriekvotene skal kontrolleres ved årsskifte og i forbindelse med lønn i juni iht. sjekklistene Feriekvotene må korrigeres ved permisjoner og stillingsendringer Side 47
Feriekvoter i SAP (2) Ved tildeling av feriekvoter i desember i SAP vil opptjente feriepenger være grunnlaget for tildeling av feriedager med lønn Dagsats desember ligger til grunn Dersom feriepengegrunnlaget (dagsats x feriedager) ikke dekker lønnsbortfallet for full ferie vil resten av dagene tildeles som ferie uten lønn Til sammen skal dette utgjøre full feriefritid i henhold til arbeidsavtalen Korrekte feriekvoter forutsetter korrekt arbeidsplanregel Side 48
Feriekvoter i SAP (3) Side 49
Infotyper som er knyttet til ferie (1) IT0007 Planlagt arbeidstid Retten til feriefritid tar utgangspunkt i antall dager per uke IT0008 Grunnlønn Årslønn, månedslønn Dagsats se PC_PAYRESULT IT0015 Variable tillegg Ved nyansettelser Overførte feriepenger Overført feriepengegrunnlag Overført Opptjening Ved fratredelse Sluttoppgjør Delvis sluttoppgjør (AFP) Side 50
Infotyper som er knyttet til ferie (2) IT2001 Fravær Forbruk av feriedager Permisjoner IT2006 Tildeling Forbruk IT0416 Fraværskvoter Kompensasjon for tidskvote Reduksjon av feriekvoter Utbetaling av feriedager Side 51
Ferieopplysninger Viktig å kontrollere at riktige opplysninger ligger inne i systemet slik at lønnslippen i juni blir riktig Noen rapporter i denne sammenheng er: Simulert lønnslipp PC00_M20_CALC_SIMU Historisk lønnslipp PC00_M20_CEDT Lønnartrapporten PC00_M99_CWTR Lønnsavregningsresultater PC_PAYRESULT Sjekkliste for ferie PC00_M20_TFER Side 52
Lønnslipp (1) ansatt med 6. ferieuke Lønnsslipp: PC00_M20_CEDT Side 53
Lønnslipp (2) ansatt yngre enn 60 år i ferieåret Lønnslipp: PC00_M20_CEDT Lønnsoppgjøret 54
Lønnslipp (3) ansatt yngre enn 60 år i ferieåret Opptjening av feriepenger i mai er høyere enn opptjente feriepenger i juni Forklaring: Ferietrekk i juni (art OF19) Kr 48 884,62 Totalt lønn i juni (art 1001,2016, 2021) Kr 51 073,00 Differanse Kr 2 188,38 Opptjente feriepenger i mai Kr 28 069,35 + 2 188,38 x 12% Kr 262,60 * Avsatte feriepenger i juni Kr 28 331,95 Stemmer avsatte feriepenger med det som står på lønnslippen? 55
Lønnslipp (4) ansatt yngre enn 60 år i ferieåret SVAR: Som dere ser så stemmer dette på øret Hadde ferietrekket i juni totalt vært høyere enn lønn i juni ville trekket * (se stjerne forrige side) være et negativt beløp og da blir avsatte feriepenger i juni et lavere beløp enn avsatte feriepenger i mai For ansatte som er eldre enn 60 år og har lønn over 6G vil dette inntre Se foil Lønnslipp (1) 56
Lønnartrapporten (1) Lønnartrapport: PC00_M99_CWTR CUS&OPAL68 Overført feriepengegrunnlag Her får du opp nyansatte fra annen statlig etat per måned CUS&OPAL70 Opptjente feriepenger i år Viser opptjente feriepenger (lønnart /327 osv) CUS&OPAL81 Feriepengegrunnlag i år Grunnlag feriepenger /111(brutto lønn, b-tillegg, overtid, reisetid ) per måned 57
Lønnartrapporten (2) Eksempel på Cus&opal 68 Overførte feriepenger fra annen statlig etat 58
PC00_M20_TFER Sjekkliste for ferie Rapporten viser status på utestående feriepenger for i fjor og i år, samt status på feriekvotene når det gjelder uttak av feriedager Det er naturlig å kjøre rapporten for et år om gangen, og at referansedato settes innenfor året som er valgt 59
Lønnsavregningsresultater (1) Lønnsavregningsresultater: PC_PAYRESULT CRT-tabellen viser akkumulerte verdier bl.a. /111 Grunnlag feriepenger /324 Sum feriep. opptj. f. går /325 Opptj. feriepenger kont. /327 Opptj. feriepenger ord. /329 Opptj. feriep. forr. år RT-tabellen viser resultat i aktuell periode bl.a. /07Z Sats ferietrekk (dagsats) /315 Rest feriedager /327 Opptjente feriepenger ordinært Side 60
Lønnsavregningsresultater (2) Legg inn ansattnr - Enter - Dobbeltklikk på siste kjøring Klikk på RT_ Sats ferietrekk /07Z 61
Beregning av feriekvoter (1) Et forslag på tildelte kvoter ble lagt ut på Opal-con i desember i henhold til kjøreplan Hovedprinsippet ved beregningen av kvoter i lønnssystemet er at: Heltidsansatt under 60 år i ferieåret får 25 feriedager (5 uker) Heltidsansatte 60 år og eldre får 30 feriedager (6 uker) Deltidsansatte får feriedager i h.t. sin arbeidsplan i IT0007 Side 62
Beregning av feriekvoter (2) Eksempel deltidsansatte under 60 år 60 % stilling, fri 2 dager per uke 3 dager x 5 uker = 15 feriedager 60% stilling, jobber 60 % hver dag 5 dager X 5 uker = 25 feriedager Eksempel deltidsansatt som blir 60 år i 2014 eller eldre 80% stilling, fri hver fredag, jobber 7t og 30min pr dag i snitt 4 dager x 5 uker = 20 feriedager 4 dager x 1 uke = 4 feriedager 80% stilling, jobber 80% hver dag, jobber 6 timer pr dag 5 dager X 5 uker = 25 feriedager 5 dager X 1 uke = 5 feriedager Side 63
Beregning av feriekvoter (3) IT0007 Arbeidsplan 3 dagers uke, 60% stilling Side 64
Beregning av feriekvoter (4) IT0007 Arbeidsplan 5 dagers uke, 60% stilling Side 65
Beregning av feriekvoter (5) Systemet beregner antall tildelte feriedager med og uten lønn avhengig av arbeidsplan og opptjente feriepenger Feriepengene som er opptjent i fjor divideres med dagsats (PC_PAYRESULT) Hvis feriedager med lønn er mindre enn retten på antall feriedager, opprettes en kvote for ferie uten lønn slik at resten av feriedagene kan tas ut som ferie uten lønn Den ansatte har rett, men som regel ikke plikt til å ta ferie uten lønn Side 66
Beregning av feriekvoter (6) Dagsats kan også regnes ut manuelt: Dagsats = Brutto årslønn - OU / 260 dager x Deltidsprosent fra IT0007 Brutto årslønn skal være justert for eventuelle brutto lønnstillegg/trekk f.eks: PC-trekk, B-tillegg m.m. Eksempel: 1. 60 %-stilling (5 dagers uke) = 25 feriedager En ansatt jobber 4,5 timer hver dag / 5 dager pr. uke, brutto årslønn kr 260.300,-, OU kr 300,- pr år Dagsats = 260 000 / 260 (dager) x 60 % = 600 kr 2. 60 %-stilling (3 dagers uke) = 15 feriedager En ansatt jobber 7,5 timer / 3 dager pr. uke, ellers likt som over Dagsats = 260 000 / 260 (dager) x 100 % = 1.000 kr Side 67 Side 67
Beregning av feriekvoter (7) Ferie uten lønn trekkes etter nettolønnssats (Tabell T-A) Kvotene er registrert i IT2006 De ulike kvotetyper for ferie er: 30 Betalt ferie 31 Betalt ferie o/60 år 32 Ekstraferie beregnet 37 Fjorårets ferie annen etat 40 Ubetalt ferie Side 68 Side 68
Tildeling av feriekvoter (1) IT2006 - Fraværskvoter Tildelt kvotetype 30 og 31 bestemmer ferietrekket i juni Tildelt kvotetype 40 (ferie u/lønn) påvirker ikke ferietrekket i juni Ferie u/lønn blir trukket i den måneden ferien avvikles Kvotetype Antall feriedag er Forbruk Ferieåret Periode for uttak av kvote Side 69
Tildeling av feriekvoter (2) Tildelte feriekvoter (IT2006) vises på lønnsslippen Feriedager til rådighet på lønnslipp viser: Feriedager til rest per mai Dvs de feriedager som leder har godkjent til lønnskjøringen i mai Side 70
Forbruk av feriekvoter Ansatt søker om ferie via Ansatt selvbetjening Det tidsystemet virksomheten benytter Etter at leder har godkjent fraværet blir IT2001 oppdatert med riktig deltype: 210 Ferie med lønn (trekker av kvote 37, 32, 31 og 30) 220 Ferie uten lønn (trekker av kvote 40) Kvotene trekkes i prioritert rekkefølge 37 Fjorårets ferie annen etat (1.-210) 32 Ekstraferie beregnet (2.-210) 31 Betalt ferie o/60 år (3.-210) 30 Betalt ferie (4.-210) 40 Ubetalt ferie (1.-220) Ved behov for justering av kvotetrekk benyttes IT0416 med deltype: 0001 Utbetaling av restferiedager Z001 Redusere restferie uten utbetaling Z002 Redusere dager ferie uten lønn Side 71
Omregning av feriekvoter ved varig endring av stillingsprosent (1) Arbeidsgiver må ha en klar formening om hva som er: varig endring midlertidig endring da slike endringer behandles forskjellig Varig endring Økning av stillingsprosent Behandles som en tiltredelse Reduksjon av stillingsprosent Behandles som et sluttoppgjør Eksempel: ansatt som starter med AFP (delvis pensjon) Midlertidig endring Avgjørende hvor lenge stillingsendringen skal gjelde.. (14 dager kontra 6 mnd) Side 72 Side 72
Omregning av feriekvoter ved varig endring av stillingsprosent (2) Varig økning i stillingsprosent Betyr det som regel at arbeidstakeren ikke lengre har full opptjening, og det må foretas ny beregning for å finne ut hvor mange feriedager med lønn som arbeidstaker har opptjent Antall ferieuker er uforandret Varig reduksjon i stillingsprosent Det skal fortas et delvis sluttoppgjør, da reduksjon i stillingsprosent er å regne som at man har fratrådt i deler av sin stilling Antall ferieuker er uforandret Side 73 Side 73
Omregning av feriekvoter ved varig endring av stillingsprosent (3) Omregningen gjelder fra tidspunktet for stillingsendring Nåværende kvoter avgrenses og gjøres opp Nye kvoter opprettes fra samme tidspunkt Ferieomregning bør alltid kjøres umiddelbart etter at saksgangen er kjørt Benytt YHR_FERIEOMREGNING 74
YHR_FERIEOMREGNING (1) YHR_FERIEOMREGNING Nødvendig omregning av restferie ved stillingsendring for å sikre den enkelte ansattes rett til 5 (6) uker feriefritid Denne omregningen har ingen økonomisk komponent, dvs det skal ikke foretas noen korreksjon av ferietrekket på junilønn som følge av at omregningen av feriekvoter endres senere på året Ved varig stillingsendring kan det være snakk om økonomisk kompensasjon eller trekk av trukket ferie i juni, men dette finnes det ikke systemstøtte for Registreringsdato må ligge i perioden programmet kjøres for NB! Dersom YHR_FERIEOMREGNING ikke har blitt utført samme dag som endringen i IT0007, må startdato i ferieomregningen være den samme som benyttet ved endringen i IT0007 75
YHR_FERIEOMREGNING (2) Legg inn: Ansattnummer F.o.m Legg inn dagens dato Dette er korrekt når programmet skal kjøres for en/flere ansatte hvor endringen i IT0007 er foretatt i dag T.o.m Sett inn dagens dato Husk å krysse av for Test ved første gangs kjøring og sjekk at det ikke kommer feilmelding Kjør rapporten en gang til, kryss av for Direkte oppdatering Side 76
YHR_FERIEOMREGNING (3) Denne rapporten kan også kjøres for å kontrollere at alle personer som skal ha regnet om feriekvoten faktisk har fått kvoten regnet om Legg inn periode F.O.M : settes fra og med den dato DFØ la inn feriekvoter i 2013 (Opalcon) T.O.M : dagens dato Listen vil da inneholde alle ansatte i perioden som har endret stillingsprosent 77
YHR_FERIEOMREGNING (4) Du får nå sjekket alle som har endret stillingsprosent Husk å kryss av for Test ved første gangs kjøring Kjør deretter rapporten en gang til og kryss av for Direkte oppdatering IT2006 blir automatisk oppdatert Side 78
YHR_FERIEOMREGNING (5) Se brukerdokumentasjon under: Fravær Fraværskvoter Omregning av feriedager ved endret arbeidstid Sjekk alltid IT2006 Kvoter etter at endringen er utført Du vil da se to linjer Ferie med lønn er avhengig av oppspart beløp dividert på dagsats Resterende dager blir lagt inn med ferie uten lønn Side 79
Eksempel på stillingsendring etter junilønn Ansatt jobber 3 dager per uke og får totalt 15 feriedager (5 uker) Delvis opptjening gir 9 dg m/lønn (3 uker) og 6 dg u/lønn (2 uke) 6 dager (2 uker) ferie med lønn avvikles mens han fortsatt jobber 3 dager per uke Deltidsprosenten endres og han går opp til full tid etter juni Svar: Ferie totalt med lønn uten lønn Tildelt i januar 15 dg (5 uker) 9 dg (3 uker) 6 dg (2 uke) Brukt før endr. 6 dg (2 uker) 6 dg (2 uker) - Rest før endr. 9 dg (3 uker) 3 dg (1 uker) 6 dg (2 uke) Rest etter endr: 15 dg (3 uker) 5 dg (1 uker) 10 dg (2 uke) Forholdet mellom restferie med lønn og uten lønn er uendret Side 80
Feriekvoter ved delvis permisjon Alle permisjonstyper er registrert i IT2001 Pass på at riktig permisjonstype blir benyttet 435 Oms.p.u/lønn F.best 20 480 Sykdom i familien Det er ingen endringer i IT0007 og IT0008 i forbindelse med permisjoner 81
Hvordan behandles feriekvoter ved delvis permisjon uten lønn Delvis permisjon uten lønn Kjør saksgang Permisjon uten lønn Angi % arbeidsfør i IT2001 Antall feriedager blir ikke redusert Dagsats blir redusert Når ferie skal registreres, skal den registreres fra og med den første dagen den ansatte er borte fra jobben på grunn av ferie og til og med siste dagen før den ansatte er tilbake på jobb, eventuelt siste dag før en lovlig helligdag Den ansatte vil være med på lønnsberegningen i hele permisjonsperioden, vil få tildelt feriekvoter i januar og får ferieoppgjør i juni Permisjon legger seg ikke på enkeltdager, men likt på alle dager som den ansatte opprinnelig jobbet Side 82
Hvordan behandles feriekvoter ved lang delvis permisjon uten lønn Lang delvis permisjon uten lønn som ikke skal innrapporteres til Statens pensjonskasse (SPK) Det enkleste er å se på den ansatte som deltidsansatt i en periode Benytt saksgang: Endring av stillingsprosent Pensjonering med delvis lønn Fordelen med å registrere på denne måten, er at den ansatte knyttes til en ny arbeidsplan som faktisk gjenspeiler arbeidstiden, og dermed blir oppfølging av ferie enklere 83
Permisjon uten lønn Den ansatte er aktiv i hele permisjonsperioden Kvoter tildeles som hos de øvrige ansatte Ferieoppgjør i juni Ferie må bygges inn i permisjonsplanen Eventuelt i forkant/etterkant av permisjonen, slik at selve permisjonen uten lønn blir kortere Ved lengre ulønnede permisjoner nullstilles og utbetales feriedagene i IT0416 Side 84
AAP (1) Behandling av feriedata Samme praksis som ved andre permisjoner uten lønn I IT2001 er % arbeidsfør registrert med fraværskodene 166_ AAP m/uførepensjon i SPK 167_ AAP u/uførepensjon i SPK Side 85
AAP (2) Tidsregistrering for tilstedetid og fravær må følges opp manuelt ved fiktive arbeidsplaner Samme praksis som ved andre permisjoner uten lønn Eksempel: - En tilsatt med kode 166/167 er arbeidsfør i 50% stilling dette tolkes av SAP som om vedkommende er borte i 50% av arbeidstiden hver dag, uavhengig av hvordan vedkommende faktisk arbeider - Dvs. ved annen avtalt arbeidstid, vil arbeidsplanen i SAP være fiktiv 86
AFP (1) En person som både har pensjon og jobb Pensjon utbetales fra SPK Lønn fra SAP Ved varig overgang til AFP skal en prosentandel av feriepengene tilsvarende den prosentandelen, som lønnen reduseres med, utbetales Denne prosentandelen registreres i IT0015 Benytt lønnart OSLP Lønnarten medfører utbetaling av feriepenger opptjent inneværende år og eventuelt feriepenger opptjent foregående år dersom vedkommende begynner i redusert stilling før feriepengeoppgjøret i juni 87
AFP (2) Brukerdokumentasjonen sier: Ubrukte feriedager Hvis en ansatt går over i redusert stilling etter at feriepengeoppgjøret i juni er foretatt, er vedkommende trukket for det antallet feriedager vedkommende har opptjent i sin opprinnelige stillingsprosent. Da skal en prosentdel av feriedagene utbetales ved hjelp av IT0416 Kompensasjon for tidskvote slik som beskrevet i avsnittet Sluttoppgjør foretas etter feriepengeoppgjøret i juni under avsnittet Sluttoppgjør for ansatte som slutter i staten. Det samme gjelder antallet seniordager med mindre det foreligger en lokal avtale om at disse ikke skal reduseres. Resterende antall feriedager Det resterende antallet feriedager skal være slik at antall resterende ferieuker blir det samme som før endringen. 88
Kontroll av feriekvoter ved delvis permisjon (1) Det er nødvendig med korrigering av feriekvoter for ansatte m/delvis permisjon Permisjonen blir lagt inn i IT2001 som redusert arbeidstid pr dag, ikke som faste dager Nedtelling av kvoter må derfor sjekkes Før hver hovedlønnskjøring skal ansatte m/delvis permisjon sjekkes (jfr sjekkliste for hovedlønn) Transaksjonskoden YHR_SJEKK_FERIE Side 89
Kontroll av feriekvoter ved delvis permisjon (2) Hent opp rapporten og legg inn firmakode - alle ansatte pr firma på delvis permisjon (som har ferie) blir da med i rapporten Forutsetning for at kontrollen virker er at ferie kolliderer med delvis permisjon Etter at ferien er kontrollert vil: Deltype 210 Ferie m/lønn blir omgjort til 210K Deltype 220 Ferie u/lønn blir omgjort til 220K NB: På ansatte med ferie u/lønn legger rapporten i tillegg på tilstedeprosent på fraværet ved korrigeringen, slik at ferie uten lønn blir trukket med riktig sats 90
Fratredelse i staten (1) Ved fratredelse (og langvarig permisjon uten lønn) skal opptjente feriepenger inneværende år og feriepenger for ubenyttede feriedager utbetales Forutsetning: Alt fravær er registrert Alle tillegg er utbetalt Alle trekk er foretatt Side 91
Fratredelse i staten (2) Oppgjør av feriedager til gode: IT0416 Kode 0001, utbetaling av rest feriedager Dato = siste arbeidsdag Antall komp., sum av restdager på kvotetypene 30, 31, 32 og 37 Kode 0004, utbetaling av etatsspesifikke dager Kode Z002 nullstill dager ferie uten lønn Side 92
Fratredelse i staten (3) Sluttoppgjøret registreres i IT0015 Lønnart: OSLU Beløp: 2 (fratredelse 01.01-30.06) 1 (fratredelse 01.07-31.12) Merk: Dersom en ansatt slutter i juni, men har fått ferieoppgjør i juni som vanlig, må OSLU registreres med beløp lik 1 til julilønn Benytt dato i juli (01.07) ved registrering av OSLU i slike tilfeller Side 93
Overgang til annen statlig etat (1) Ved overgang mellom statlige arbeidsgivere skal opptjente feriepenger og rest feriedager overføres til ny arbeidsgiver Gjelder både ved fratredelse og permisjon uten lønn Se for øvrig Statens personalhåndbok - pkt. 9.16 Sentral særavtale om ferie for statstjenestemenn Skjema finnes på kundenettet Side 94
Overgang til annen statlig etat (2) Eksempel på utfylt skjema Finnes på kundenettet Lønn Blanketter Side 95
Overgang til annen statlig etat (3) Følgende kvotetyper skal overføres: IT2006 Fraværskvoter 30 31 32 37 40 Betalt ferie Betalt ferie o/60 år Ekstraferie beregnet Fjorårsferie fra annen etat Ubetalt ferie Tømme feriedager til gode i SAP: IT0416 Kompensasjon for tidskvote Z001 Reduser restferie u/utbetaling Z002 Utlign ferie uten lønn Side 96
Overgang til annen statlig etat (4) Nullstilling av feriepengegrunnlaget for i år og eventuelt feriepenger til gode fra i fjor Benytt IT0015 Lønnart: OSLT Opprinnelsesdato: Siste arbeidsdag Beløp: 1 Side 97
Overgang til annen statlig etat (5) For å finne feriepengegrunnlaget for i år kan man benytte disse transaksjonskodene/rapportene : Den ansattes siste lønnsslipp: PC00_M20_CEDT Lønnartrapport: PC00_M99_CW Variant CUS&OPAL81 Lønnsavregningsresultater: PC_PAYRESULT Feriepenger og opptjeningsforhold må innrapporteres før junilønn til ny arbeidsgiver Dette gjelder både for foregående og inneværende år Ved manglende/feil registrering blir ferieberegningen feil Side 98
Overgang fra annen statlig etat Registrering av nyansatte fra annen statlig virksomhet Opptjente feriepenger legges inn i IT0015 Lønnart 9510 (fp. opptjent forrige) Lønnart 9511 (fp. ekstra ferie) Lønnart 9501 (fp. grunnlag inneværende år) Opptjeningsinformasjon forrige arb.giver legges inn i IT0015 Lønnart 9508 (forrige år) Lønnart 9509 (inneværende år) Legg inn fulle kvoter i IT2006 Antall feriedager som er tatt ut hos forrige arbeidsgiver, reduseres i IT0416 Kvotetype Z001 Side 99
Overgang fra annen statlig etat i juni (1) For ansatte som slutter i en statlig virksomhet og begynner i en annen statlig virksomhet i juni, skal feriepengeoppgjøret foretas i den virksomheten den ansatte slutter i Dette gjelder dersom den ansatte begynner i den nye virksomheten i perioden 2. til 30 juni For ansatte som begynner i ny virksomhet 1. juni, skal feriepengeberegningen foretas i den nye virksomheten Feriepengegrunnlag for inneværende år Opptjeningsinformasjon inneværende år Overføring av feriedager fra fjoråret må legges inn slik som beskrevet for ansatte som begynner i en ny statlig virksomhet før feriepengeberegningen i juni 100
Overgang fra annen statlig etat i juni (2) Når opplysninger kommer inn for sent til ny arbeidsgiver, slik at man ikke rekker å legge inn opplysningene før lønnsberegning i juni skal foretas, vil ferieoppgjøret bli feil I slike tilfelle legges disse opplysningene inn i juli eller til en senere periode, men man må alltid legge det inn med opprinnelsesdato lik startdato i virksomheten Det vil da bli foretatt en rekalkulering av feriepengeberegningen fra juni i den måneden man legger de korrekte opplysningene inn 101
Feriepenger Side 102
Ferierettigheter Ansatte yngre enn 60 år i 2014 Totalt 5 ukers ferie Ansatte 60 år og eldre i 2014 Totalt 6 ukers ferie Hovedferieperioden er perioden 1. juni 30. september 3 uker skal gis sammenhengende i denne perioden Side 103
Ferierettigheter - deltidsstilling Ved deltidsstilling beregnes antall feriedager iht antall dager per uke i arbeidsplanregelen Eksempel: Ansatt jobber i 80% stilling Jobber 4 dager pr uke i 100%. Deltidsprosent i SAP IT0007 er 100% Feriedager blir da 20 for de under 60 år, med tillegg på 4 dager om du er 60 år eller eldre Jobber fem dager pr uke, men 80% pr dag. Deltidsprosenten i SAP IT0007 er 80% Feriedager blir da 25 for de under 60 år, med tillegg på 5 dager om de er 60 år eller eldre 104
Feriepenger (1) Feriepenger skal kompensere for lønnsbortfallet i ferien (ferieåret) Opptjeningsåret er året før ferien normalt skal avvikles Opptjente feriepenger er beregnet ut fra en prosentsats av feriepengegrunnlaget 10,2 % i henhold til ferieloven 1,8 % i henhold til særavtale om ferie 2,3 % i henhold til ferieloven for de over 60 år inntil 6G For ansatte med lønn høyere enn 6G, vil opparbeidede feriepenger vise for høyt beløp i desember Korrekt beløp vises på lønnslippen i januar Side 105
Feriepenger (2) Fra brukerdokumentasjonen - Ansatte eldre enn 60 år med lønn over 6G 106
Feriepengegrunnlaget YHR_LAOVERSIKT Viser arter som er med i feriegrunnlaget Side 107
Kvalitetssikring av ferieoppgjøret Siden oppgjør av feriepenger gjøres som en engangsberegning i juni, er det ekstra viktig å kontrollere at grunnlaget for beregningen er korrekt, for eksempel: Tildelt kvote Arbeidsplanregel Ferieopplysninger fra annen etat Delvis permisjoner Endret stillingsprosent Sikringsbestemmelsen Det er utarbeidet en egen sjekkliste til hjelp for dette Side 108
Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni (1) Vær obs på at ny sjekkliste har kommet Side 109
Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni (2) Sjekklistens formål er å sikre riktig ferieoppgjør på junilønn Listen er delt i flere bolker pkt 1.1-1.3, skal gjøres i løpet av mai pkt 2.1-2.7, skal gjøres i kontrollperioden for junilønn Tilleggspunkt for lærere: 2.8, skal gjøre dag 3 etter at pkt 2.7 er utført Lag liste med ansattnummer, sendes DFØ dersom det er flere enn 50 ansatte 2.11, skal gjøres dag 4 innen kl 16:00 Simuler lønnslippene på nytt for de personer som det er gjort endringer på Side 110
Aktuelle rapporter - sjekklisten Rapporter som skal kontrolleres i løpet av mai YHR_FRAV10 _ Fraværskvoter Cus&opal01_ Feriekvoter inneværende år YHR_FERIEOMREGNING _ Omregning av ferie v/endret arb.tid Rapport som skal kontrolleres etter 3. juni kl 12:00 er: YHR_FERIEOMREGNING _ Omregning av ferie v/endret arb.tid Kun for ansatte som har endret arbeidstid etter dato for utføring av punkt 1.3 i sjekklisten PC00_M99_CWTR _ Lønnartrapporten Cus&opal77 _ Identifisere personer med «avvikende ferieoppgjør» Kjør ut en oversikt over feriepenger og ferietrekk for alle ansatte Side 111
YHR_FRAV10, Cus&opal01 (1) Benyttes til å kontrollere tildelte feriekvoter til ansatte Transaksjonskoden gir oversikt over: Tildelte feriekvoter Side 112
YHR_FRAV10, Cus&opal01 (2) Legg til flere utvalg om nødvendig Side 113
YHR_FRAV10, Cus&opal01 (3) Antall Tildelte kvoter 2014 Forbruk Godkjente ferie også frem i tid er med i oversikten Side 114
YHR_FERIEOMREGNING (1) Sjekk at omregning av ferie er foretatt for alle som har endret arbeidstid i perioden januar mai Registreringsdato settes fra og med den dato DFØ la inn feriekvoter til og med dagens dato Fradato finnes på Opalcon under mappen: Rapporter - 07 Kvoter Velg testkjøring først og sjekk at omregningen ser riktig ut, deretter kjør rapporten en gang til velg Direkte oppdatering Side 115
YHR_FERIEOMREGNING (2) Legg inn: Registert f.o.m Registert t.o.m 116
YHR_FERIEOMREGNING (3) Et eventuelt resultat kan se slikt ut Kommer det ikke frem noe på denne rapporten er det ingen som har hatt stillingsendring etter at kvotene ble lagt inn i slutten av desember 117
YHR_FERIEOMREGNING (4) Benyttes for personer som har endret arbeidstid, men som ikke er omregnet Etter at omregning er utført, sjekk: IT2006 Kvotetype 30 Betalt ferie 31 Betalt ferie o/60 år 40 Ubetalt ferie I IT2006 skal det nå ligge nye poster med samme fradato som da endringen fant sted i IT0007 Side 118
PC00_M99_CWTR, Cus&opal77 (1) Rapporten lager en oversikt over feriepenger og ferietrekk for alle ansatte, slik at man lettere kan identifisere personer med avikende ferieoppgjør Rapporten kjøres etter at første lønnskjøring er foretatt, det vil si i løpet av kontrollperioden som er for: Basis- og delservicekunder: Fra kl 12:00 den 3. juni og fram til 5. juni kl 20:00 Fullservicekunder: Fra kl 12:00 den 3. juni og fram til 5. juni kl 12:00 Kunden må være tilgjengelig i kontrollperioden Side 119
PC00_M99_CWTR, Cus&opal77 (2) Fyll inn: Firmakode Personalområde Personaldelområde Lønnsavregningsgrp. 2 steder Aktuell periode Juni 120
Ferieopplysninger (1) Er feriepenger opptjent i annet lønnssystem registrert inn i SAP riktig? Innhent eventuelt nødvendige opplysninger fra annen statlig virksomhet Nyansatte i 2013 som ikke har full opptjening i staten skal ha en fordeling på ferie med og uten lønn IT0015 benyttes ved registrering av tidligere feriepengeopptjening Lønnart 9501 Overf. FP grl. fastland (innev.år) Lønnart 9509 Overf. opptj,.info.akt.år Lønnart 9510 Overf. ber.fp i fjor Lønnart 9508 Overf. opptj.info forr.år Lønnart 9511 Overf. ber. FP senior i fjor m.m Side 121
Ferieopplysninger (2) Tilhørt tidligere en annen MG/MUG som ikke hadde fraværskvoter ev. gått fra honorarperson til ansatt Ferie uten lønn Ved endring (økning) i stillingsprosent vil den ansatte kunne få Ferie både med og uten lønn Ved «stor» lønnsøkning kan det hende at ikke de opptjente feriepengene dekker lønnsbortfallet Sikringsbestemmelsen Side 122
Ferieopplysninger (3) Ved svært høye utbetalinger av ferieoppgjør må det sjekkes om den ansatte har fått tildelt riktig feriekvote Kan kvoten ha blitt opprettet feil, slik at det ikke blir generert et ferietrekk, og at alle opptjente feriepenger fra i fjor går til utbetaling Sjekk om lønnartene 9501 og 9510 er lagt inn riktig En annen mulighet er at en ansatt har gått ned i stillingsprosent Har opparbeidet seg feriepenger i for eksempel en 100% stilling i hele 2013, men har i 2014 gått ned til en 50% stilling Lokaliser alle ansatte med permisjon uten lønn (YHR_FRAV - Fraværliste) Side 123
Ferieopplysninger (4) Fungering inntil 1 måned Når en ansatt fungerer i en høyere stilling i juni er det viktig å velge riktig lønnsart i IT0509 avhengig av om den ansatte skal avvikle ferien i sin ordinære stilling/lønn eller i den stillingen en fungerer i Skal ferietrekket ikke være påvirket av fungering, skal lønnart 1128 Stedfortredergodtgj. dager benyttes Skal ferietrekket trekkes fra den jobben en fungerer i, skal lønnart 1130 Stedfortredergodtgj. kort benyttes YHR_LAOVERSIKT - Lønnartrapporten viser om lønnarten påvirker ferietrekket (FT) Side 124
Junilønn resultat (1) Personer med status Aktiv får automatisk utbetalt feriepenger i juni Herunder bl.a: Månedslønnede Timelønnede Permisjon Eksterne Eksterne får ofte utbetalt sine feriepenger fortløpende. Gjøres slik: etter at man har lagt inn det de skal få i lønn i IT0267, går man inn en gang til i IT0267 (eller IT0015) og legger inn lønnart OSLP, uten å legge inn noe i beløpsfeltet, men legger inn 100% i feltet antall. Dermed blir feriepenger utbetalt fortløpende Personer med status Fratrådt er ikke med på lønnskjøring junilønn Side 125
Junilønn resultat (2) Midlertidig feriepengeoppgjør Det tas forbehold om at feriepengeberegningen i juni er midlertidig Ofte er ikke lønnsoppgjøret klart før etter at juni er kjørt. Når lønnsoppgjøret er klart, vil ferieberegningen kjøres en gang til med ny dagsats (korrigert dagsats) Gjelder også lokale oppgjør Disse endringene håndterer DFØ Side 126 Side 126
Spørsmål Avsetting av feriepenger ved overgang fra en statlig virksomhet til en annen statlig virksomhet for nettobudsjetterte virksomheter Svar: Regnskapsmessig posteres en feriepengeforpliktelse som er overtatt fra annen statlig arbeidsgiver mot konto 216 (avregning bevilgningsfinansiert virksomhet). Motposten blir da balansekonto for skyldige feriepenger. Denne transaksjonen går ikke over resultatregnskapet. Dette vil derfor ikke ha noen resultatmessig effekt, men man må jo selvsagt ha tilstrekkelig likviditet. Side 127 Side 127
Spørsmål Spørsmål vedrørende attestasjon og godkjenning av reiseforskudd via ansatt selvbetjening er dette i overensstemmelse med økonomireglementet? Svar: Per dags dato er det kun leder som godkjenner reiseforskudd i forbindelse med reisesøknad Spørsmål vedrørende attestasjon må vi komme tilbake til Nye kunder som ønsker å benytte løsningen vil få opplysninger av våre rutiner ved innføring Side 128 Side 128
Kurstilbudet vårt Side 129
DFØs lønnstjenester - kurssenteret DFØ tilbyr en rekke kurs for alle kundegrupper, blant annet SAP Grunnkurs SAP Refusjoner fra NAV SAP påbyggingskurs i refusjoner fra NAV SAP Lønnskontroll og feilkilder SAP Ferie, fravær, permisjoner SAP Rapporter SAP E-skjema/arbeidsflyt SAP Organisasjonsmodulen (OM) Oversikt, info, frister og link for påmelding finnes på kundenettet 130
Her finner du våre kurs 131
132