Fra: Tina Skarheim Dato: 10.09.2013 Til: Dokument nr.: 13-3811 Kopi til: ASSS Styringsgruppe - Referat fra møte 17.-18.september 2013 Tid: 17.-18.september 2013 Sted: Tilstede: Fravær: Scandic Kristiansand Bystranda, Kristiansand Bergen Bærum Kristiansand Oslo Trondheim Tromsø Stavanger KS Ove Foldnes, Elin Karlsen Astrid A. Nesbø, Berit Møller-Pettersen Tor Sommerseth, Terje Fjellvang, Randi Bentsen Paul Aavik, Ingeborg Sætre-Jørpeland Carl-Jakob Midttun, Hans Ole Rolfsen, Øyvind Hognestad Karlsen Lars Børge Rognlid Kjersti Lothe Dahl Kjell-Torgeir Skjetne, Greetje Refvem, Rune Bye, Trond Hjelmervik Hansen, Tina Skarheim (sekr) Innledere Per Richard Johansen, KS (deler av dag 1) Ole Pedersen, Kommunal Rapport (dag 1) Drammen Fredrikstad Sandnes
Velkommen, oppstart Velkommen til Kristiansand v/rådmann Tor Sommerseth, Kristiansand kommune Velkommen til ASSS-møte v/leder av Styringsgruppen, Kommunaldirektør Carl-Jakob Midttun, Trondheim kommune Sak 1 ASSS-rapporter 2013 Presentasjon av rapporten med vekt på finansiell analyse, produksjonsindeks, effektivitet v/seniorrådgiver Trond Hjelmervik Hansen, KS Presentasjon av tjenesteområde pleie- og omsorgstjenester og PU-nettverk v/spesialrådgiver Tina Skarheim, KS Fra behandlingen: - Kapittel om God praksis tas ut av hovedrapporten - Ønske om at formidling av relevante eksempler/god praksis blir en fast post på SG-møtene - Viktig at nettverkene fortsatt har oppmerksomhet på læring gjennom deling av god praksis Vedtak: ASSS-rapporter 2013 godkjennes Om måling av kommunale tjenester Presentasjon av Kommunebarometeret v/utviklingsredaktør Ole Pedersen, Kommunal Rapport Kort kommentar om likheter og ulikheter mellom Kommunebarometeret og ASSSrapporter v/ Kommunene og norsk økonomi Innlegg v/sjeføkonom Per Richard Johansen, KS Sak 2 Årsberetning - fra sept 2012 til sept 2013 Gjennomgang v/pk-leder Hans Ole Rolfsen og Fagsjef Greetje Refvem, KS Fra behandlingen: - Tilfredshet med aktiviteten og resultatene - KS drøfter hvordan man i enda større grad kan bruke/arbeide med rapportene (ikke bare utfordringsnotatene) i tjenestenettverkene. - Eks bruke Trond sine funn (endring behov, produksjon, ressursinnsats - hva gjøre kommunene?) Vedtak: Årsberetningen godkjennes Sak 3 Arbeidsoppdrag fra SG til PK - fra sept 2013 til sept 2014 Leder av Programkomiteen (PK) Hans Ole Rolfsen presenterte PK sine forslag til satsinger og prioriterte områder for ASSS kommende år.
Fra behandlingen: 1. Se på mulighet for å inkludere administrasjon i effektivitetsbegrepet 2. Vurdere mulighet og konsekvenser av bruk av tallgrunnlag tidligere enn 15.6. Målsettingen er å få tilgang på tall fra SSB tidligere enn 15.6., slik at rapportene kan ferdigstilles tidligere. PK vil frem til neste SG-møte utrede hvilke muligheter og begrensninger som finnes, hvordan man evt løser praktiske utfordringer mht nettverkssamlinger og analyser, samt konsekvenser av å benytte foreløpige tall i endelige ASSS-rapporter. Forslag legges frem for SG i 2014 3. Datakvalitet Oppmerksomhet på føringspraksis og indikatorer som inngår i produksjonsindeksen og tjenesteprofil Kontinuerlig oppdrag 4. Ulike valg og løsninger i arbeidsprosesser innenfor økonomiområdet Avgrenser til arbeidsprosesser og tema/områder, altså ikke organisering av kommunene som sådan. Målsettingen er å lære av hverandres løsninger og erfaringer PK kan selv konkretisere hva man vil legge vekt på og hvordan oppdraget løses, basert på kommunenes utfordringer og aktuelle tema. Eksempler på tema som ble nevnt i SG: Budsjettforslag - hvilket detaljeringsnivå legger vi frem til vedtak, hvilket detaljeringsnivå rapporterer vi på gjennom året, og hvilke budsjettfullmakter har rådmannen. Hvordan organiserer vi økonomiplanprosesser, og hvilke premisser legger vi inn? Modeller/metoder for pris- og lønns-kompensasjon, hvordan gir vi krav om effektivisering, hvordan kompenserer vi for demografi Utfordringer med parlametarisme SG får en presentasjon på møtet i september 2014. 5. Videre utvikling av styringsdata innenfor PLO, herunder særskilt nettverk for PU-tjenester Prosjektarbeidet/-nettverket for utvikling av bedre styringsdata innenfor PU avsluttes i høst. Gjennom deltakelse i Kostra samordningsråd er vi gjort kjent med at det i regi av SSB/KRD nå vurderes hvorvidt det skal opprettes egen Kostra-funksjon for PU-tjenester. SG enige om at det er viktig å videreføre PU-nettverket, i alle fall inntil ny/-e Kostrafunksjoner på området er etablert. Diskutert hvorvidt det er mulig å dimensjonere den øvrige ASSSaktiviteten slik at det blir rom for PU-nettverk uten økning i KS eller kommunenes finansiering. Hvis det ikke er mulig å gjennomføre (finansier) PU-nettverk innenfor rammen, så vil alternativ to være å legge mer inn i partnerskapet for å
øke aktiviteten med PU. Enighet om at dersom konklusjonen blir at man lager «hvileeår» for nettverk så skal det like fullt produseres tjenesteprofil/excel-ark. Ikke samlinger eller rapport, men altså tallgrunnlag som kommunene kan anvende i egen styring/analyse. Konklusjon: PU-nettverket videreføres. PK får i oppdrag å komme med forslag til hvordan PU-nettverket kan videreføres i 2014 uten at rammen økes. Fhv enkel vurdering, raske avklaringer. SG ønsker at PK gjør en fhv rask vurdering/avklaring av dette. PK bør snakke med egne kontaktpersoner for nettverkene + KS har dialog internt for å komme med forslag til hvordan andre nettverk/asssaktiviteter kan skrus ned for å frigjøre kapasitet til PU-nettverk. Målsetting at PK i sitt møte 9.desember enes om forslag som legges frem for SG pr epost. I forkant av PK-møtet bør alle kommuner ha drøftet muligheter/alternativer, slik at det kan gjennomføres en enkel epost-runde i SG i etterkant for å vedta valgt løsning. 6. Avklare organisering og arbeidsoppgaver for helsenettverket Utgangspunktet for problemstillingen er det pågående arbeidet med å utvikle styringsdata for deler av området, jf det som er gjort på helsestasjonsområdet PK tar sikte på å avholde møter med representanter for nettverket Konklusjon: Det er fint at tjenestenettverk arbeider med fordypning og gode data. Samtidig bør slikt arbeid forankres i PK, slik at man sikrer en overordnet og helhetlig vurdering mht ressursbruk og strategisk oppmerksomhet. 7 God praksis. Jfr gårsdagens diskusjon ved behandling av ASSS-rapporter Kapittel om God praksis tas ut av hovedrapporten Ønske om at formidling av relevante eksempler/god praksis blir en fast post på SG-møtene Viktig at nettverkene fortsatt har oppmerksomhet på læring gjennom deling av god praksis Vedtak: For perioden september 2013-september 2014 ønsker SG at PK har særskilt oppmerksomhet på: 1. Utrede mulighet for å inkludere administrasjon i effektivitetsbegrepet 2. Utrede mulighet for og konsekvenser av å utarbeide ASSS-rapport på datagrunnlag tidligere enn 15.6. 3. God datakvalitet. Kontinuerlig oppdrag å ha oppmerksomhet på føringspraksis og indikatorer som inngår i produksjonsindeksen og tjenesteprofil. 4. Ulike valg og løsninger i arbeidsprosesser innenfor økonomiområdet, fortrinnsvis gjennom læring mellom ASSS-kommunene på hvordan man løser ulike utfordringer og prosesser
5. Videre utvikling av styringsdata innenfor PLO ved å videreføre særskilt nettverk for PU-tjenester. SG ønsker at dette gjøres innenfor en uendret ressursramme. 6. Organisering og arbeidsoppgaver for tjenestenettverkene. Særlig innenfor kommunehelseområdet (helsestasjon) har det vært utført et stort arbeid, og SG ønsker å anerkjenne nettverkets initiativ og engasjement for bedre indikatorer og styringsdata. For å sikre en overordnet og helhetlig vurdering mht strategisk oppmerksomhet og samlet ressursbruk ønsker SG at slikt arbeid alltid forankres i PK. 7. Oppmerksomhet på god praksis. Selv om kapittelet om God praksis tas ut av hovedrapporten er det viktig at nettverkene fortsatt har oppmerksomhet på læring gjennom deling av gode eksempler. SG ser også gjerne at formidling av relevante eksempler/god praksis tas inn i SG-møter. Refleksjon over ASSS nettverket 10 år frem Innlegg v/utredningsdirektør Kjell-Torgeir Skjetne, KS Dialog i SG Sak 4 Sykefravær - bruk av PAI-registeret Innlegg v/fagsjef Eirik Solberg, KS Sak 5 Samarbeidsavtale Kort gjennomgang/orientering ved leder av SG og leder av PK Vedtak: Avtalen godkjennes. Sak 6 Valg av ny lederkommune ASSS Sak 7 SG-møte 2014 Vedtak: Kristiansand kommune overtar ansvar for ledelse av ASSS-samarbeidet. Kristiansand kommune har utpekt Rådmann Tor Sommerseth som leder av SG, og Økonomidirektør Terje Fjellvang som leder av PK. Enighet om at SG-møtet 2014 avholdes 25.-26 september 2014, med Bærum kommune som vertskap Terje Fjellvang Leder PK Tina Skarheim Seniorrådgiver