Åpent referat styrmøte 07.04.2014 kl 18:00 på styrerommet Møtt: Terje, Aase, Knut, Knut Erik, Øystein, Fritz (vara) Orienteringssaker Har hatt besøk fra GET på styremøtet og avventer pristilbud. Godkjenning av referat for styremøte 03.03.2014 Godkjent. Åpent styremøtereferat for 03.02.2014 og 03.03.2014 er lagt ut. Merk at dette var en saksbehandlingsfeil av nestleder. Åpent styremøtereferat skal ikke legges ut før hovedreferat er godkjent! Nestleder (Knut Erik) skal sørge for å etablere rutine for dette. Vaskemaskin installert til vaktmester. Låser er byttet ut i garasjene. Tiltak for å sikre varmtvannstilførselen i blokkene Utbedringer er utført. Respons? 11 rekkehus er ikke ferdig malt. Martin som malte i fjor og en til er satt til å fullføre dette. Elektriker er i gang med å rette opp problemene etter vindusutbyttingen i rekkehusene. Dessverre begynte dem i 45 i stedet for 33 de jobber nå systematisk i øvre rekkehusfelt. Sendt ut brev om klager om støy Sendt ut godkjent utbygging av kube og arbeid i våtrom til ORV X. En stor motorsykkel er blitt flyttet ut fra 1. etasje i Lindebergåsen 45 og er nå plassert i gjesteparkeringen i Lindebergåsen 47. Vaktmester får oppgave med å iverksette leie på kr 150 kr per måned. Betongrehabilitering i garasjene Vedtak: Vi bestiller anbudsdokument fra Ødegård og Lund og ber de samtidig at de skal levere et anbud for dette til oss. Beboer ønsker å bytte til varmtvannsbereder med mindre kapasitet enn 200 liter i rekkehusene Fra X Takk for svar. Vedrørende varmtvannsbereder lurer jeg på om vi selv kan gå til anskaffelse for så å få trukket fra kostnader. Moderne bredere trenger ikke så stort volum i forhold til kapasitet, har jeg forstått. Vedtak: Det skal være 200 liter varmtvannsbereder hvis borettslaget skal dekke dette pga leilighetens størrelse og mulighet til antall personer som kan bo der.
Søknad om utbygging av bod From: X Søknad om å bygge bod (søknad sendt ut per epost) Diskusjon: I periode som nestleder har sittet har det ikke vært en standard utarbeidet for godkjenning av boder. Dette bør vi utarbeide. Har søkt i tidligere brev som har vært sendt ut og det er en god del forskjellig formuleringer som har vært benyttet, derav behovet for å avklare dette: Det forutsettes at boden ved utvidelse brannsikres i henhold til gjeldende regler mot egen bolig med separat vegg. Etter ferdigstillelse skal dokumentasjon av arbeidet oversendes til styret. Styret godkjenner deres søknad om ovennevnte under forutsetning av at beskrivelser og pålegg fra arkitekt og Plan og Bygningsetaten følges. Vi forutsetter fagmessig utførelse. Når det gjelder bod skal denne beises i samme farge som selve rekkehuset. Etter tidligere styrevedtak skal hjørnelister og vindskier følge vindusfargen på rekkehuset, så sant ikke tilstøtende boder har annet fargevalg. I så fall skal styret godkjenne dette. Dette er en meldingssak og har forenklet søknadsprosedyre Ingen behøver å søke ansvarsrett, verken arkitekt eller byggmester. Tiltakshaver (beboeren) kan stå som søker og bære ansvaret. Nabovarsling er ikke nødvendig så lenge boden ikke er synlig fra nabotomten. Boden må tegnes inn på aktuelt situasjonskart som hentes på Plan og bygningsetaten. Meldingsskjema må fylles ut, også med beregning av utnyttelsesgrad etter tiltaket. Boden skal tegnes inn på plantegning, snitt og fasader for hele husrekken. Plan og bygningsetaten er forpliktet til behandling i løpet av 3 uker for meldingssaker. Nabovarsel skal før arbeidet påbegynnes sendes til alle beboere i ORv 39 og ORv 41. Her skal det informeres om at eventuelle innvendinger fra disse beboerne skal leveres skriftlig til styret i styrets postkasse i Ole Reistads vei 7 innen 14 dager fra mottak av varselet. Målsetning vi velger ut punkter som skal inn i godkjennelsesdokumentet. Forslag: Vi lager et forslag og sender ut på sirkulasjon. Knut Erik og Fritz utarbeider et forslag. Søknad om nye vinduer fra X Søknaden er sendt ut per epost. Denne saken var tidligere saksbehandlet i 2013 07 01: Vi har fått inn en søknad fra X om å sette inn to vinduer i etasje mot nord som vil da få vinduene over eksisterende rekker. Vinduene er i trappen hans for å kunne få lys inn i øvre etasje.
Styret må ha tegninger som viser hva som skal gjøres. Dette må vi ta opp på et styremøte for å godkjenne dette. Om dette blir godkjent da må du: Det skal være godkjente brannviduer som ikke skal kunne åpnes. Dette må søkes gjennom plan og bygg da dette er en fasadetegning. Vedtak: Styret godkjenner at det settes inn ekstra vinduer som beskrevet i søknaden under følgende forutsetninger: Styret må få en fasadetegning, plan og snitt. Denne må godkjennes av styret før prosessen fortsetter. Endringen godkjennes av plan og bygg Godkjent entreprenør benyttes Vindu i trappeoppgang skal være godkjente brannvinduer som ikke skal kunne åpnes. Vinduene skal leveres av vindusleverandøren Lian. Problemer med branndører i blokkene Branndørene i blokkene rapporteres som å være svært tunge å åpne. Dørpumper er satt til å være så stramme som det er mulig å ha dem, men fremdeles er dørene for tunge. De som leverer dørene mener at dette er pga vakum som oppstår i rommene. Vi ber Løken se på problemet. Vaktmester ønsker ny skriver Vaktmesters gamle skriver skrunter. Han ønsker A3 skriver for å kunne lage større oppslag, gjerne med farger for å kunne. Han har fått forslag om en blekkskriver A3. Knut Erik vil mene at det er en svært dårlig idé og kjøpe blekkskriver de er kronisk til at blekk tørker inn med de problemene og utgiftene det innebærer. En farge A3 laser (OKI C822DN A3) koster 8843 kr + frakt fra Dustin Home. Vedtak: Skriveren kjøpes inn. Tidligere dugnad enn vanlig? Været er flott og snøen er gått skal vi prøve å arrangere dugnad uka etter påske 22 25 april. Dugnad avholdes da. Oppfølging av klager på støy
Vi har to saker med støy som er gående. Vaktmester ønsker telefonsentralfunksjonalitet. På dagtid skal telefonen på vaktmesterkontoret sendes til han. Deretter til svarer. På kveldstid kan styret motta telefon og eventuelt motta svarer. Forslag: Vi bruker mulighetene i telefonabonnementet først. Sikringsskaper i blokkene - innkommet epost Epost fra X Hei jeg viser til samtale med Borgen i styret ifb med at dere var her for å sjekke kraner i leiligheten min. Jeg ventet da besøk av elektriker for sjekk av elektrisk anlegg ettersom jeg flere ganger det siste halvåret har opplevd at hovedsikringen har gått. Elektriker hadde på forhånd antydet at det kunne være feil i sikringsskapet, og jeg spurte Borgen om sikringsskap er beboer eller styrets ansvar. Han ville sjekke dette opp, og vi avtalte at jeg skulle ta kontakt når jeg har mer oversikt over saken. Elektriker har nå vært her, og det viste seg at den aktuelle hovedsikringen var helt svidd og han mente jeg måtte bytte hele sikringsskapet. Begge hovedssikringene var varme, og det kom gnistrelyder når han tok på dem. Han tok dette som en prioritert oppgave ettersom dette var svært brannfarlig. Hele sikringsskapet er nå byttet ut med automatsikringer. I den sikringen jeg stadig har måtte bytte var den ene av to ledninger ut fra boksen nærmest svidd helt av. Det hadde bare vært et spørsmål om tid før det ville begynt å brenne. Jeg har ikke mottatt faktura ennå, men hele jobben vil komme på ca 15 000 kroner, inkl mva. Når jeg får fakturaen vil jeg også motta dokumentasjon på arbeidet som er gjennomført. Jeg har brukt en elektriker jeg fikk anbefalt av vaktmester og som har vært brukt av borettslaget, El-kontakten AS. Spørsmålet er har borettslaget noe ansvar for sikringsskap, eller går dette på beboers regning? Jeg vil også nevne at en av naboene jeg deler sikringsskap med tydeligvis har hatt samme problem. Det lå en svartsvidd sikringsboks (den hvite boksen hver sikring er festet i) i sikringsskapet. Det kan se ut som om bare én sikringsboks (hovedsikring) er byttet i hans anlegg. Elektriker sa at det ikke var anbefalt å drive med lapping i slike gamle anlegg. Dette har sannsynligvis skjedd ganske nylig, jeg har jo kikket ofte innom sikringsskapet og har ikke lagt
merke til denne boksen der før. Nå har altså jeg nytt fint anlegg, men det hjelper jo ikke mye dersom en av naboenes anlegg brenner. Jeg håper borettslaget vil ta initiativ til å sjekke hvordan ståa er i de elektriske anleggene i blokkene. Selv var jeg altså så bevisstløs at jeg lot det gå et halvt år før jeg fikk dette sjekket. Selv om jeg hadde måtte bytte hovedsikring 4-5 ganger tenkte jeg rett og slett ikke over at det kunne være brannfarlig. Jeg har fått en kraftig vekker, og bekymrer meg for at andre også kan ta like lett på det. Anleggene er jo gamle. Med hilsen X Styret informerer om at det er beboer som er ansvarlig for sikringsskapet i henhold til paragraf 5-1, punkt 1 og 2 i borettslagsreglementet. Arbeidsavtale til vaktmester Vi har mottatt mal fra Aud i OBOS som er sendt til alle. Er det noe annet vi skal ha bort? Vi bør inn med punkt rundt arbeidstid Olav har sagt at han kan ønske seg fleksitid med start mulig start fra 08:00. Behandlet. Styret ønsker at vaktmester skal være til stede mellom 07 og 15. Punkt 22 skal bort fra avtalen. Installasjon av tilbakeslagsventiler i blokkene Det har vært gjort øyeblikkelig tiltak i Ole Reistads vei 7, 9 og 11 med installasjon av tilbakeslagsventiler. Vi observerer at problemene nå virker til å være mer isolert i oppgangene det har vært problemer i. Vi følger opp det arbeidet videre. Rapport fra Norsk Brannvern Rapport sirkulert på E post. Hvilke tiltak gjør vi? Flyttes til neste styremøte. Behov for styrevedtak for refusjon ved utbedring av bad
Er det behov for å styrevedtak for å refundere utgifter tilkyttet til utbytte av sluk og bad i blokkene når godkjenningsbrev i utgangspunktet gir beskjed om hvor mye som refunderes? Forutsetningen er at det er tilstrekkelig informasjon gitt. Vedtak: Det er ikke behov for styrebehandling av refusjon for utbytting av sluk og utbytting av originalt badekar til dusjkabinett. Alle refusjoner dokumenteres og godkjennes av to styremedlemmer. Siste innstallasjon av vinduer i rekkehusene Nestleder har vært i kontakt med byggeleder og etterlyst hva som skal gjøres med resten av vinduene som ikke er byttet i rekkehusene. Han svarte at han har som målsetning at før påske skal rekkehusene være inspisert slik at feil og mangler kan oppdages og vinduer kan bli bestilt opp. Videre oppfølging: Tilbakemelding til S Bygg når beboere har fått beskjed om at det skal ta 6 8 uker før vinduer kommer så burde det ha kommet vinduer. Borettslaget må få en konkret plan for restanser. Rammer rundt vinduer i grå skifer Alle vinduene som har denne listen har dette. Også de røde. Det er noen planker som bør tas opp og sørge for at det er malt. De røde rekkehusene får maling for å få malt de grå listene rundt vinduene. Øystein spør S Bygg hva som er gjort med plankene. Er dette grunnning eller maling og er dem eventuelt grunnet? Refusjon til X for baderomsrehabilitering. Refusjon er utbetalt for utbytte av sluk hos X. Da hun har lagt banemembran i sitt bad så mener styret at hun skal få refundert som om hun hadde installert dusjkabinett. Hun får i tillegg refundert for utgifter tilknyttet legging av banemembran pålydende kr 6130,