Lyngen kommune. Møteinnkalling. Lyngen arbeidsmiljøutvalg. Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Lyngseidet Dato: 13.02.2013 Tidspunkt: 09:00

Lyngen kommune Møteinnkalling Lyngen arbeidsmiljøutvalg Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Lyngseidet Dato: 13.02.2013 Tidspunkt: 09:00 Medlemmene innkalles med dette til møtet. Medlemmer som måtte ha gyldig forfall og/eller mulig inhabilitet, må muntlig melde fra om dette snarest, slik at varamedlem kan bli innkalt. De varamedlemmene som får tilsendt innkallingen, møter altså bare dersom de får særskilt innkalling. Egenmeldingsskjema finnes på vår hjemmeside www.lyngen.kommune.no under politikk/sakspapirer. De sakene som ikke er unntatt offentlighet er i tida fram til møtet utlagt med alle dokumenter til alminnelig ettersyn på Servicekontoret, kommunehuset. De medlemmene og eventuelle innkalte varamedlemmer som skal delta i behandlingen av saker som er unntatt offentlighet, kan få nærmere innsyn i disse (dersom de ikke følger denne innkallingen) ved henvendelse til servicekontoret. Lyngen kommune, den 04.02.12 Karl Arvid Brose leder Inger-Helene B. Isaksen utvalgssekretær VEDLEGG: Saksutredningene (unntatt enkelte som er unntatt offentlighet). Side 1

Kopi av innkallingen vedlagt saksutredningene sendes til orientering til: Vararepresentanter Utdanningsforbundet v/tone Magelsen, Kvartsveien 183, 9022 Krokelvdalen (Ikke saker unnt.off) NB! De som mottar kopi av innkallingen (evt. m/vedlegg) møter kun etter eget ønske dersom de ikke blir innkalt særskilt. Evt. talerett er i hht. formannskapets/utvalgets arbeidsreglement (pkt. A, 4). Side 2

Saksliste Utv.saksnr Sakstittel U.Off Arkivsaksnr PS 1/13 Referatsak RS 1/13 Møteplan 1 halvår 2013 (pr 01.12.13) 2013/367 RS 2/13 Handlingsplan for AMU og vernetjenesten 2013 2013/389 RS 3/13 Årsrapport 2012 2013/280 RS 4/13 Sykefraværsstatistikk 4. kvartal 2012 X 2012/183 RS 5/13 Hva nå etter "Robek-møtet" 2012/725 PS 2/13 Vurdering av IA-mål for 2013 2013/372 PS 3/13 Tiltak for å få ned sykefraværet 2013/345 PS 4/13 Valg av nytt medlem til AKAN-utvalget 2013/342 I tillegg vil rådmannen orientere om planer ved framtidig bruk av det gamle sykehjemmet referat fra arbeidsgruppa. AMU skal også diskutere besøk av AMU ute i enhetene i 2013. Side 3

PS 1/13 Referatsak Side 4

Lyngen kommune MØTEPLAN 1.halvår 2013 Utvalg Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Kommunestyre 20 26 13 F-skap/PAU 24 12 14 12 14 3 Levekårsutvalget 7 4 7 6 Næringsutvalget 29 4/18 3 AMU 13 8 25 27 Råd for folkehelse 11 Regionrådet 28/29 11 19 30 18 Møteplanen er satt opp med forbehold om endringer. Endringer vil bli lagt ut på Lyngen kommune si hjemmeside. Det vil bli sendt ut særskilt innkalling. Side 5

E-phortesak 13/389 Referat-/orienteringssak AMU-møte 13.02. 2013 Handlingsplan for AMU og vernetjenesten 2013 Vedlagt følger forslag til handlingsplan for drøfting og utforming Forslag saker i 2013 1.Sykefravær 4. kvartal. Februar 2013 2. Tiltak som kan bidra til å redusere sykefraværet 3. Samarbeidsplan i 2013 med bedriftshelsetjenesten 3. Utarbeide mål for IA-arbeidet i Lyngen kommune 4. Godkjenning av AKAN-kontakt 5. Besøk fra AMU ute i enhetene i 2013? 6. Rådmannen orienterer om planer for det gamle sykehjemmet hvor langt er arbeidsgruppa kommet i sitt arbeid Mars 2013 1. HMS-samling ledere og verbeombud. 2. HMS-arbeid og bruk av bedriftshelsetjenesten Ansvarlig Administrasjonen AMU AMU/bedriftshelsetj IA-gruppa/AMU AMU AMU Rådmannen HVO AMU Mai 2013 1. Sykefravær 1. kvartal 2013 2. Innkomne skademeldinger 3. Innkomne avviksmeldinger September 2013 1. Utarbeide handl.plan for de fysiske arb.miljøforhold (IKV 2.10) For hele Lyngen kommune for 2014 2. Sykefravær 2. kvartal 2013 Adm Adm Adm Adm Adm November 2013 1. Sykefravær 3. kvartal 2013. 2. Møteplan 2014 3. Handlingsplan for 2014 4. Innkomne skademeldinger 5. Budsjett 2014 i forhold til HMS Adm Adm Arbeidsutvalg/AMU Adm Arb.utvalg/AMU Side 6

Side 7

Side 8

Side 9

Side 10

Side 11

Side 12

Side 13

Side 14

Side 15

Side 16

Lyngen kommune Arkivsaknr: 2013/372-1 Arkiv: 440 Saksbehandler: Lisbeth Årsand Dato: 31.01.2013 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 2/13 Lyngen arbeidsmiljøutvalg 13.02.2013 Vurdering av IA-mål for 2013 Vedlegg 1 Overordnet målsetting Rådmannens innstilling Det overlates til Arbeidsmiljøutvalget å vurdere om IA-mål som i 2011 ble vedtatt fram til utgangen av 2013 skal justeres. Saksopplysninger Arbeidsmiljøutvalget vedtok i møte den 13.04. 2011 mål for IA-arbeidet i Lyngen kommune fram til utgangen av 2013. Følgende IA-mål og handlingsplan ble vedtatt: Delmål 1: Sykefravær Lyngen kommune sitt samlede sykefravær i 2013 skal ikke overstige 6,5 %. Samlet sykefraværet i 2010 var 8 %. I 2011 skal det samlede sykefraværet ikke overstige 7,5 % og i 2012 ikke overstige 7 %. Aktivitetsmål: For arbeidstakere som står i fare for å bli sykemeldt eller allerede er sykemeldt: Tilbud om IAplasser både internt i Lyngen kommune og eventuelt ved andre bedrifter i kommunen som er tilsluttet denne ordningen. Tiltak via NAV om å delta i ordningen Raskere tilbake. Grupper av arbeidstakere som har helsemessige problemer i forhold til å stå i jobb, tilbys lokale tiltak gjennom prosjektet God Sirkel. Enhetslederne bør innenfor sine budsjettrammer sette i verk stimuleringstiltak som kan føre til lavere sykefravær på arbeidsplassene. Delmål 2: Beholde/legge til rette for personer med redusert funksjonsevne I perioden 2011-2013 - beholde minst 3 arbeidstakere med redusert funksjonsevne i en jobbsituasjon som er tilpasset hver enkelt sitt funksjonsnivå. Kommunen vil stille alle sine IA-plasser til Side 17

disposisjon/utprøving, og være kontaktledd mot andre eksterne bedrifter i kommunen som har IAplasser. Aktivitetsmål: De respektive enhetsledere må fokusere på fysisk tilrettelegging i jobbsituasjonen. Det må settes fokus mot helse- og legetjenesten på at fysisk aktivitet er viktig. Være behjelpelig med å skifte arbeidssted internt, også i andre IA-bedrifter i kommunen. Delmål 3: Avgangsalder Lyngen kommune har et stort behov for arbeidskraft i årene som kommer. Vi har som målsetting å beholde flest mulig arbeidstakere fram til pensjonsalder. Alle arbeidstakere bør motiveres, som et minimum, å stå i jobb fram til fylte 65 år. Aktivitetsmål: Tilrettelagte arbeidsoppgaver etter fylte 62 år. Oppgavene må primært tilpasses hver enkelt og ved personlige samtaler med sin leder. Om nødvendig må opplæring gis. Arbeidstakere i helse- og omsorg som står i jobb etter fylte 65 år, bør få tilpasset turnustjeneste så langt det er mulig. Tillitsvalgte skal ha en aktiv rolle sammen med ledelsen. Fra og med fylte 62 år bør feriefritid så langt det er mulig tilpasses etter individuelle samtaler eller ønsker. Før eventuelle avslag på slike ønsker, skal vernetjenesten koples inn. Det er også vedtatt følgende overordnet målsetting: Måldokumentet ble vedtatt med et tilleggsforslag om at enhetsledere innenfor sine budsjettrammer bør sette i verk stimuleringstiltak som kan føre til lavere sykefravær. Saken ble ekspedert ut til enhetslederne, hovedverneombudet og hovedtillitsvalgte den 23.05.2011. Side 18

Side 19

Lyngen kommune Arkivsaknr: 2013/345-3 Arkiv: 461 Saksbehandler: Lisbeth Årsand Dato: 24.01.2013 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 3/13 Lyngen arbeidsmiljøutvalg 13.02.2013 Tiltak for å få ned sykefraværet Vedlegg 1 Tiltak - Sørreisa kommune Arbeidsmiljøutvalget har signalisert ønske om å få opp til diskusjon forslag til arbeidsmiljømessige tiltak som kan redusere sykefraværet. Lyngen kommune kan vise til følgende fraværstall i perioden fra 2009 2012: 1. kv 2009 12,3 % 2. kv 2009 9,4 % 3. kv 2009 7,9 % 4. kv 2009 9,5 % 1. kv 2010 8,5 % 2. kv 2010 7,9 % 3. kv 2010 5,6 % 4. kv 2010 8,1 % 1.kv. 2011 10,5 % 2. kv. 2011 9,1 % 3. kv. 2011 6,9 % 4. kv. 2011 11,2 % 1.kv. 2012 10,9 % 2. kv. 2012 11,2 % 3.kv. 2012 7,8 % 4. kv. 2012 10,30 % Etter ønske fra AMU har rådmannen sendt forespørsel til enhetslederne og bedt om forslag til tiltak. Arbeidsplass Tiltak Kommentar Lenangen skole Tilpasse arbeidsplasser arbeids-/klasserom: Hev og senkbart arbeidsbord Regulerbare stoler Tilpasse lett tilgjengelige hyller m.v. Leder: Se de ansatte i forkant av sykdom Samtale bedre tilrettelegging i perioder Ansatte: Forebygge v/ å se seg sjøl og ta samtale m/leder. Samarbeide om tilrettelegging Viktig: Se og ta vare på hverandre Resultat av møte mellom TV og VO + ledelse Lenangen omsorgssenter Knøttelia barnehage Utbygging av Lenangen omsorgssenter fellesareal Medarbeidersamtaler. Starte med de som er sykemeldt se om det kan bli et målbart resultat i forhold til tiltak. Innvilget prosjektmidl kr. 30.000 Økt arb.nærvær og fleksible løsninger for livsfasepolitikk. Ønsker å bruke disse midlene + kr. 10.000 av eget budsjett slik at alle faste ansatte får noen fridager i løpet av vårhalvåret. Se om dette kan ha effekt i forh sykefravær 1. + 2. kv. -2013. Ønsker utbygging av personalrom og garderobe/dusj. Leder ønsker medarbeidersamtale med sin leder. Kompetanseheving, bl.a. på IKT. Fellesmøter med andre enhetsledere slik som tidligere: Bli kjent m/hverandre, kompetanseheving, mindre kurs og utveksling av diverse. Diskutert i personalmøte Side 20

Eidebakken skole Solhov bo- og aktivitetssenter Egen vikarressurs Spre belastnin. på lærerne ved omorganisering i perioder. Trim-fysisk aktivitet i den bundne arbeidstida. (2 siste punkt kan iverksettes innenfor eksist. rammer) Sette ned en arbeidsgruppe for å se på arb.miljø, struktur i forhold til turnus. Medarbeidersamtaler Kurs fra NAV Det gode liv på jobb Vikarressurs: Lagt inn som nytt driftstilt. I 2013-15. Sør-Lenangen barnehage Lyngstunet helseog omsorgssenter NAVkommuneansatte (3 komm. ansatte) God handhygiene + tett oppfølging på barn. Avlastn. utstyr; arb.stoler på hjul, vognskur, tilretteleggin av inngangsparti. Felles inspirasjonskurs alle medarb. Så som det gode liv på jobben. Velfungerende handl.plan for det psykosos. arb.miljøet som alle er med å bidra til og får eierskap til. Trivselskalender. Tilrettelegge garderobeforhold - tiltak for renholderen Medarbeidersamtaler en gang pr. år Ved 3. gangs fravær i løpet av 6 md, innkalles den ansatte/vikaren til samtale med nærmeste leder. Leder tar kontakt samme dag med den som har levert/ringt inn egenmelding/sykemelding. Dagens tiltak: Medarbeidersamtaler hvert år m/samtlige. Årlige vernerunder i lag med VO. HMS-handl.plan dersom noe må rettes på. Kan bruke 10 min av spisepausen og 10 min av arbtida til fysisk aktivitet gå en tur.. Årlig HKI undersøkelse for å avdekke evt problemer i arb.miljøet som kan kreve endringer Avtale med fysioterapeut mulighet for månd. Sjekk av ansatte stivhet i rygg/nakke. Statlig midler 5.000 til dette. Ønsker lign bidrag fra kommunen. Årsak/sammenheng sykefravær: Smittes av barn/andre Fysisk helse belastninger Psykososialt miljø Resultatet i hht møte i HMSgruppa Lyngstunet spør om de med reduserte still. har rett til like mange egenmeldinger (24) som de med hele still.? Vi har også tatt kontakt med Sørreisa kommune som har lykkes med å få reduksjon i sykefraværet. Vedlagt følger oversikt som viser diverse tiltak. IA-møte den 30. januar i år prioriterte følgende tiltak med tanke på å få ned sykefraværet: 1. Fellesmøte med enhetsledere, øvrige ledere med personalansvar og tillitsvalgte for å diskutere tiltak som enhetene mener kan ha effekt i forhold til trivsel, godt arbeidsmiljø og frisklivsfaktor. 2. Gjennomføre medarbeidersamtaler i løpet av 2013 med samtlige fast tilsatte arbeidstakere, uansett stillingsstørrelse. 3. Arbeidsplassbesøk fra NAV og Arbeidslivssenteret til samtlige enheter/avdelinger i løpet av 2013. Gjennomgang i forbindelse med oppfølging av sykemeldte m.v.. Rådmannens innstilling I henhold til diskusjon i tidligere AMU-møter, åpnes det for AMU å komme med innspill med tanke på tiltak som kan utredes/settes i verk i Lyngen kommune. Side 21

Side 22

Lyngen kommune Arkivsaknr: 2013/342-1 Arkiv: 444 Saksbehandler: Lisbeth Årsand Dato: 24.01.2013 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 4/13 Lyngen arbeidsmiljøutvalg 13.02.2013 Valg av hovedkontakt til AKAN-utvalget Sakens dokumenter: Retningslinjer vedr rusproblematikk i Lyngen kommune Vedlegg: Ingen Rådmannens innstilling Guro Rognli oppnevnes som hovedkontakt for AKAN. Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken Arbeidsmiljøutvalget har vedtatt retningslinjer for alkohol- og narkotikamisbruk (AKAN). I tillegg til retningslinjene er det vedtatt HMS-prosedyre som bl.a. beskriver AKAN-utvalgets sammensetning. AKAN-utvalget er sammensatt av følgende representanter: 1 representant fra den administrative ledelse, f.t. Kjell Nordli 1 representant fra bedriftshelsetjenesten, f.t. kommunelegen. 1 hovedkontakt som skal utpekes av de tillitsvalgte og godkjennes av ledelsen Kjell Nordli har fungert i flere år som representant fra den administrative ledelse. Han kom inn i sin tid i egenskap av rollen som sosialsjef. Lyngen kommune står innmeldt i bedriftshelsetjenesten med de arbeidstakere som vi i følge Arbeidsmiljøloven er pliktig til å ha innmeldt. Tidligere var samtlige arbeidstakere tilsluttet bedriftshelsetjenesten, og deres representasjon i AKAN-utvalget var en del av det tjenestetilbudet vi betalte medlemsavgift for. Side 23

Dersom bedriftshelsetjenesten skal være fast representant i AKAN-utvalget, må kommunen påregne og betale for deres representasjon, tilsvarende de timene vi må bruke av deres kompetanse både i forbindelse med møter og til vanlig forebygging og oppfølging. AKAN-utvalget har ikke hatt hovedkontakt etter at Emil Leiros søkte permisjon fra Lyngen kommune i mars 2012. I perioden fram til i årsskifte 2012/2013 har fagforeningsorganisasjonene ikke funnet kandidater som er villig til å påta seg vervet. Etter flere henvendelser fra rådmannen, mottok vi den 02.01. 2013 melding fra Utdanningsforbundet om at Guro Rognli er villig til å påta seg vervet. I henhold til retningslinjene utnevnes hovedkontakten av AMU for 2 år, etter forslag fra arbeidstakerorganisasjonene. Det er et krav om at det skal være arbeidstakere som kjenner virksomheten, samtidig som de må ha tillit i organisasjonen. Side 24