Sameiet Sofienberg Møtereferat, styremøte 27. mars 2012 kl. 16.30 18.45 Tilstede: Linda H. T. Tran, Ali Ammad, Næss, L. Andreassen, Hallgeir Brenden Agenda Oppfølging av pågående saker (fast punkt) Evt. reaksjon ovenfor beboere som ikke overholder husordensreglene (fast punkt) Konstituering nytt styre Ny motor og støydemping heis JB10A (Saker vi må se nærmere ved neste møte, evt. pr mail) Probl. m/tagging kan vi få en bedre prosess på det? Forbedre informasjon om styret på web (telefon, mail + Securitas) Info til beboere om å skifte filter til kjøkkenvifte regelmessig Lage skilt ved inngang JB10A om at nøkkelsafe finnes i LGT66 Garasjeport hvordan bedre sikkerhet. Sluse? Porttelefon info på web om hva man gjør når den ikke virker. Hvordan bestille ny porttelefon (kostnad for den enkelte) Sikring oppslag: alle anmodes om å låse dører etter seg, ikke slippe inn uvedkommende Styret tar en runde i bygget ved neste styremøte Admin. av garasjeplasser overtas av Ali? Mye støv i garasjen planlegge garasjevask Sak. Dato Beskrivelse Ansvar Vedtak Konstituering, nytt 27.mars Nye styremedlemmer: Linda Ok styre og Ali Problemer med gjentagende alarm LKGT Problemer med heis JB10A Nummerering av etasjer 27. mars Alarmen har gått ved flere anledninger, både grunnet jordfeil og fordi en beboer har revet ned sensor 27.mars Det er store problemer med støy fra heisen. Motor må skiftes og heisen må justeres slik at den støyer mindre 27. mars Vi lager nummerskilt til hver etasje /Bj ørn Linda Vi har meldt feil og elektriker har ordnet med nytt kretskort etc. Vedtatt å bestille ny motor. Vi har fått tilbud, ca. kr. 80 000. Vi prøver å få ned prisen. Leveringstid om lag 6 uker. Brev til forsikringsselskap vedr. utbedring/rehab. etter vannskade sommeren 2011 Sikring av alle ytterdører samt dører til boder på loft/kjeller + lås til branntrapp i JB10A 27. mars Klager fra beboere etter utbedring etter vannskade. Det er bl.a. blitt svært lytt mellom etasjene og rehab.arbeidet er ikke iht. forventinger, dvs. satt tilbake i den stand det var før skaden. 27. mars Vi vurderer å sikre alle ytterdører med ekstra (fysisk) beskyttelse + skifte alle låser inn/ut av garasjekjeller slik at nøkkel må benyttes begge veier. Smekklåser + /An ne lager utkast til brev. kontakter forikringsselskapet. Kontakter låssmed og får priser/bestiller
dørpumper til loft/kjellerboder Elektrikerarbeidet /skifte av lysrør i garasje. Biler må flyttes på aktuelle tidspunkt april 24-27.april 27.mars Det sendes ut brev til seksjonseiere som disponerer garasjeplass + det lages oppslag noen dager før. Fasadevask 27. mars Det besluttes å vaske fasaden i løpet av våren Linda Kontakter vaktmester Oppslag med kontaktinfo nytt styre 27. mars Kontaktinfo styret, vaktmester, Securitas Linda Brannvesen 27.mars Må oppdateres om ny kontaktinfo Vi vurderer å bytte forsikringsselskap (18.okt) Sjekker priser Stine/Bj ørn Stine Overgang fra Canal Digital til GET? (18.okt) Finne ut hva som er forskjell i tjenester og pris Sjekker priser Vi lager oversikt over hvem som leier leiligheter samt få på plass rutine for varsling om nye beboere. Mat- og røyklukt via lufteanlegget og tak og lekkasjer Rust på bærebjelker på svalganger Reklamasjon Skanska Vask av garasjeanlegg og oppmerking av parkeringsplass () 27. mars (30. mars) (30. mars) (14.feb) (14.feb) Vi sender ut brev + purring m/gebyr. Avtaler hva vi gjør videre på neste møte Vi må avtale befaring på taket, sannsynligvis en blikkenslager Samme blikkenslager vil se på diverse takrenner som bør skiftes samt kunne sjekke evt. lekkasjer på tak Hva skjer med flisleggingen? Her er vi ikke helt enige om hva som skal flislegges. Vi setter av en helg i mai/juni (utsatt til høsten) Paul kontakter vaktmester og avtaler samt besørger brev til beboere minst 3 uker før. Paul Stine / Paul 10 beboere som foreløpig ikke har svart og som får purregebyr overtar. Vi purrer på Blikkenslager. har hatt befaring, vi venter på tilbud / beskriver lufteanlegget og hva vi trenger bistand til. publiserer på Mittoppdrag.no Tar opp med Skanska Tar det opp på nytt med Skanska Vi spyler/vasker nå og bruker en prof. Aktør til våren. Vi sjekker alternative aktører som kan vaske
garasjen Avsluttede saker: Sak. Dato Beskrivelse Ansvar Vedtak Årsmøte 7.feb Diskutert saker i forbindelse med årsmøtet 14. mars. Foreløpig ingen saker meldt inn fra beboere. 2 styremedlemmer er på valg. Styrehonorar 7. feb Styret opplever at styrearbeidet tar mye tid og er belastende. Det er derfor er helt nødvendig å øke styrehonoraret: Styret leder: kr. 40 000 Styremedlem: kr. 20 000 Søknad om oppsett av parabol 7. feb. Dette er OK så fremt parabol blir plassert på avtalt sted og av kvalifisert montør. Montering skal avtales med styret på forhånd og før selve monteringen. Nabovarsel 7.feb Ombygging av Hersleb skole OK Sameiet på Facebook 7.feb Vi oppretter en Facebookside med info om styrets arbeid (Paul) OK. Styret tar kontakt med valgkomiteen Vedtatt Bilvrak i garasjen (5.des) Paul Kontakter seksjonseier. Paul følger opp. Portåpner i Lakkegt. og mekanisk lås fremfor elektrisk (5.des) Vi anskaffer priser. er prosess med Proxll vedr. vedvarende problemer Overvåking av garasje 7.feb Lage forslag til overvåking av garasjeport m.m. Rømningsvei fra garasjen Adresselister med Seksjonsnr/leilighetsnr samt beboerkart.. 7.feb Brannvesenet påpeker at det skal være rømningsvei Porttelefon OK p.t. Vurderer å skifte ut hele systemet, ca kr. 120 000. Mekanisk lås bestilt. Diskusjon rundt hva som er best. Vi bestiller befaring fra noen som har erfaring med sikkerhet. Vi bestiller sikring av dører i første omgang samt ber beboere om å bruke Bomiljøtjenesten aktivt. Avtale om befaring 28/10 avtaler møte med brannvesen. Dører må koples mot alarmsystem () Vi lager beboerkart. Dette er laget.
Elektriker. Bytte av lys og varmekilder samt montere sensore. 1) Lys i garasjen 2) Varmekilder 27.mars Vi sliter med å få inn tilbud fra flere aktører. Vi beslutter foreløpig å skifte ut ovner som ikke virker, kun i de innerste korridorene, slik at det ikke blir for kaldt i vinter. Vi vedtar å skifte alle lysrør i garasjen i løpet av 2012 er bestilt Grunnvannspumpe i garasjen / Teknisk rom (Samlaget) (30.mar s) Pukk har flyttet seg og steng for drenering. Det er fjernet mange kg. pukk. Paul Er i prosess med Stake og Graveservice. Vi venter på tilbud. Vi vedtar å anskaffe en pumpe i første omgang som vaktmester kan håndtere Varmeovner 5.des Justeres til 16 grader Vaktmestertjenester Policy i fht. bistand på kveld og i helger Lekkasje i JB10A, 5 etg. 5. des 18.okt 1.sept 18.okt 1.sept 30. juni Vi vurderer å skaffe ny vaktmestertjeneste som kan ta et større ansvar, evt. leie inn en fasilitator som kan avlaste styret Vi tar dette på neste møte og evt. foreslår dette som sak til generalforsamling Beboer i 5 etasje (OW) har meldt om vannlekkasje, mulig fra leiligheten over. Paul/Sti ne Vi har fått et tilbud og tenker på ulike alternativer. Stine sjekker hvilke avtaler sameier i nærheten har. Det vurderes fra gang til gang men vi bestiller service i helg kun når det er helt nødvendig Stor lekkasje fra 6 etasje og helt ned til Samlagets lokaler. Forsikringssak Rekvisisjon av nøkler 18.okt Vi går for ny rutine, dvs. at den enkelte må hente nøkler Vrio Budsjett 2012 18.okt Vi foretar noe justering ifht. forslag fra Obos bl.a. grunnet økte kostnader til diverse vedlikehold som f.eks. utskifting av strømkilder m.m. Styrehonorar økes grunnet vesentlig merarbeide i forhold til tidligere. Takrenne som står mellom JB10A og Trondheimsveien trenger reparasjon. 1.sept kontakter styret i nabogården Det vedtas 5 % økning i fellesutgifter for alle seksjoner Ønske om balkong i LGT 66A 1.sept Styret avslår henvendelsen og ber beboer melde dette som en sak til neste generalforsamling
Kostnader ifht. Bomiljøtjenester fra Securitas 1.sept Styret mener at kostander for tjenesten er dyrt, men nødvendig. Vi fortsetter vekteravtalen med Securitas Rutiner for varsling 1.sept Styret i samråd med juridisk avdeling v/obos mener å ha varslet i god tid mht. rydding i sykkelboder. Bytte sylinder i JB10B 1.sept Er bestilt Rutiner fremover blir at alle varsler skal skje skriftlig til seksjonseiere, i tillegg til oppslag i fellesområder. Befaring vedr. Heksesot 1.sept 30.juni 30. mars To beboere melder om merkelig sort belegg på vegger Tagging 30. juni Vaktmester skal fortløpende fjerne tagging. Sykler og erstatning Forsikringssak tørrkokt kjele 30.juni Styret er enig om at rydding i boder ble varslet i god tid og at gamle sykkler som ble ryddet bort ikke er styrets ansvar Egenandel viderefaktureres beboer. Flere besøk, men ingen hjemme. Vi avslutter saken. Avtaler befaring gir beskjed om at underlag må vaskes godt og ikke kun males over Orienterer beboer Sykkeltyveri /ødelagt dør Probl. m/garasjeport og forsikringssak mht. riper i tak på bil Kontainer og rydding i sykkelboder 30.juni 30.mars Det er innbruddsforsøk i JB10A og hos Samlaget. I tillegg har beboer meldt om stålet sykkel fra bakgården Kontakter Obos og beboer som har skadet bilen Kontakter Obos og beboer som har skadet bilen Forrige planlagte rydding ble avlyst. Nytt tidspunkt er 17-19. juni Vi bestiller en stor kontainer helgen 6-9 mai. Denne kan alle benytte innenfor faste tider: 16-20 fredag, 12- /B jørn/pa ul /B jørn /B jørn Stine/B jørn Stine/ Vi må varsle beboere om å ikke slippe inn ukjente. Paul lager oppslag til web. sjekker hva vi kan gjøre med døren kontakter Windsodor kontakter Windsodor bestiller kontainer. Stine lager oppslag og merkelapper og koordinerer med vaktmester sjekker priser og bestiller kontainer. Stine lage oppslag og merkelapper..
16 lørd/sønd. Vaktmester ordner på lås. Alle gjenstander i Dette må koordineres også med vaktmester sykkelboden blir merket inn påske. Alle gjenstander som fremdeles er merket 6. mai vil kastes i kontainer av vaktmester. Rapport fra Securitas 30.mars Husbråk natterstid. Vi sender brev til beboer Lukt fra søppelrom, Kiwi Vedlikeholdsbudsjet t Fremdeles lukt fra søppelrommet dog ikke like sterkt som tidligere. 30. mars Det har luktet forferdelig i inngangspartiet i JB 10A over en lengre periode. Kiwi har søppelrom vegg i vegg. Der har lukt av avfall satt seg fast i treverk som må byttes ut. Dette er i prosess 30. mars Innspill fra årsmøte. Vi tar tak i dette under budsjettarbeide til høsten Hjemmesider 30.mars Vi trenger levende sider og må alle få opplæring i forhold til publisering Tidspunkt for styremøter 30.mars Vi prøver å ha møter ca hver 5-6 uke. Matter og strøm For dyrt å ha matter hele året. Fordeling av oppgaver 30.mars 30.mars Vi sjekker også pris for å ha mattene også i sommerhalvåret : Fakturahåndtering og avtaler og oppfølging vaktmester, koordinering av oppgaver Paul: Websider, Fakturahåndtering samt Stine: Postkasselapper/navneliste ringeklokke : Nøkkelbestilling og garasje og byggningsmasse Hallgeir: Hallgeir / / Hallgeir Paul Stine/ Hallgeir sjekker Dette må følges tett opp Paul lager en beskrivelse og sender pr. mail Diskutere dette nærmere på neste møte i mai Vi avbestiller matter fra 1. mai 31. august Vi slår av hovedbryter for felles strøm før Påske. Vi avbestiller matter fra 1. mai Vi går gjennom dette også på neste styremøte
Tar i mot håndtverkere og andre som kommer på dagtid. Alle: ansvarlig for definerte tildelte oppgaver som oppstår underveis Lås sykkelbod Har igjen fått lås med gal sylinder 30.mars Har igjen fått lås med gal sylinder Vaktmestertjeneste 30. mars Det er sendt et klagebrev r (mail). Vi er nå i dialog rundt hva som skal til for å heve nivået på rengjøring og andre tjenester Ok Sjekker ASAP Vi beslutter å si ja til en del ekstra rengjøring i første omgang 40-50 timer. Vi vurderer også noe malearbeider, innendørs i første omgang. Vi vasker/spyler ute og fjerner tagging. Mulig at vi deretter må male. 14.feb Vi er ikke helt fornøyd. Bør følges opp tettere opp, skifter ikke lyspærer, strør ikke når det er nødvendig (glatt). utarbeider en ny kontrakt Porttelefonsystemet 30.mars /P aul Paul lager oppskrift til styret for omstart av porttelefon. 14.feb Hva gjør vi for å reparere? Hva gjør vi med Safetel & Proxll /P aul kontakter beboer Emine som ar meldt om problemer Garasjeplasser 14.feb Det har vært ledige plasser i en kort periode. Hva gjør vi med det? For tiden OK og fullt belegg. Vi besluttet at når vi har ledige plass
kan de leies ut på 3 mnd-basis utenfor sameiet. Leiekost kr. 1000,- pr. mnd. Videreføres i nye 3 mnd. dersom det ikke er beboere i kø. 14.feb kontakter vaktmester og ber dem skru opp dørkroker på 5 dører Prob. m/dører svalgang 14.feb Dører til svalgang går ikke skikkelig igjen og det kjøles veldig ned nå i kuldeperioden. Hva kan gjøres? Befaring