STEINKJER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Tirsdag 9. juni 2015 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Fylkets hus, møterom Setra, 2.et. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 013/15 Referatsaker 014/15 Orientering fra administrasjonen overskridelser ved barnehageutbygging 015/15 Rammeavtaler konsulenttjenester notat fra revisjonen 016/15 Henvendelse fra publikum ev. sak for kontrollutvalget 017/15 Forvaltningsrevisjonsrapport Evaluering INVEST-samarbeidet Steinkjer 03.06.2015 Stein Arve Torgnesøy leder Per Helge Genberg kontrollsekretær Telefon: 74 11 14 73 Mobil: 41 68 99 12 E-post: per.helge.genberg@komsek.no
SAK 013/15 REFERATSAKER Kontrollutvalget 09.06.2015 Per Helge Genberg 013/15 412-1702-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Steinkjer kommune Melding om vedtak: Forvaltningsrevisjon Økonomistyring del II 2 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 04.05.2015 Vedlagt 3 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 04.05.2015 Vedlagt 4 KomRev Trøndelag IKS Svar fra Steinkjer kommune, datert 29.05.2015, på revisjonsnotatet Vedlagt SAK 014/15 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN OVERSKRIDELSER VED BARNEHAGEUTBYGGING Kontrollutvalget 09.06.2015 Per Helge Genberg 014/15 422-1736-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Som merknad i protokollen fra kontrollutvalgets møte 21.04.2015 heter det: «Kontrollutvalget ber om å få en sak i neste møte om overskridelsene ved barnehageutbyggingen i Steinkjer kommune.» Steinkjer kommunestyre behandlet barnehageutbyggingen som sak 18/2015 i møte 25.03.2015, og av denne saken går det fram at rammen for utbygging av barnehage i Søndre Egge er økt fra opprinnelig 21,7 mill. kr til 33,6 mill. kr. Kontrollutvalget ber rådmannen gi en muntlig orientering om dette. SAK 015/15 RAMMEAVTALER KONSULENTTJENESTER NOTAT FRA REVISJONEN
Kontrollutvalget 21.04.2015 Per Helge Genberg 011/15 422-1736-5.3 Kontrollutvalget 09.06.2015 Per Helge Genberg 015/15 422-1736-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til konklusjonene i notatet fra KomRev Trøndelag IKS 2. I septembermøtet vil kontrollutvalget be administrasjonen orientere om hvordan bruk av rammeavtaler for byggtekniske tjenester og arkitekttjenester er vurdert. Notat fra KomRev Trøndelag IKS, datert 02.06.2015 Kontrollutvalget vedtok i møte 21.04.2015, sak 11/15: «Saken utsettes og behandles i neste møte. Kom Rev Trøndelag IKS bes om å utarbeide et notat om saken.» Revisjonens notat er grundig og informativt, og konkluderer med at det ikke er grunnlag for å sette i gang noen forvaltningsrevisjon knyttet til temaet. Rådmannen har varslet en gjennomgang av kommunens praksis for rammeavtaler for konsulenttjenester, og revisjonen gir en del anbefalinger til hva denne vurderingen bør inneholde. For å følge opp at Steinkjer kommune tar den administrative gjennomgangen som rådmannen ved flere anledninger har varslet, bør kontrollutvalget i septembermøtet få en orientering om hvordan vurderingen er gjort og hva som er konklusjonene. SAK 016/15 HENVENDELSE FRA PUBLIKUM EV. SAK FOR KONTROLL- UTVALGET Kontrollutvalget 09.06.2015 Per Helge Genberg 0016/15 422-1736-5.3 Kontrollutvalget finner ikke at den aktuelle henvendelsen gir grunnlag for en sak i utvalget. Brev fra foreldrekontaktene ved Vårtun barnehage, datert 16.04.2015
I brev til kontrollutvalget ber foreldrene til barna ved Vårtun barnehage v/cathrine Wanderås Kvaran om at «kontrollutvalget gjennomgår saksgangen av «Strukturplan for barnehager i Steinkjer kommune» da vi ønsker at saken skal tas opp til ny vurdering.» Foreldrekontaktene hevder at saksbehandlingen ikke var god nok da Vårtun barnehage ble vedtatt nedlagt, og at fordeler ved en eventuell utbygging av Vårtun ikke var tilstrekkelig vurdert. Barnehagen ble pusset opp og påbygd i 2011, og var i utgangspuktet tenkt å skulle være i videre drift. Forskrift om kontrollutvalg ( 4) gjør klart at for saker fra andre enn kommunestyret eller revisjonen må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken. Videre heter det at utvalget «ikke kan overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer». På den andre siden har kontrollutvalget et sjølstendig ansvar for å kunne engasjere seg i alle spørsmål og saker som faller innenfor begrepet kontroll og tilsyn. Henvendelsen fra foreldrekontaktene ved Vårtun barnehage gir inntrykk av sviktende informasjon fra kommunen til foreldrene under saksprosessen, men det er ikke dokumentert noe som tyder på formelle feil i saken. Saken er et eksempel på uenighet om og misnøye med politiske prioriteringer, og blir dermed uaktuell for kontrollutvalget å gå nærmere inn på. SAK 017/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT EVALUERING INVEST- SAMARBEIDET Kontrollutvalget 09.06.2015 Per Helge Genberg 017/15 422-1736-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Forvaltningsrevisjonsrapporten Evaluering INVEST-samarbeidet oversendes kommunestyret, med denne innstillingen: Kommunestyret tar rapporten til orientering. Forvaltningsrevisjonsrapport Evaluering INVEST-samarbeidet Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 ble vedtatt av kontrollutvalget 23.04.2012 og av kommunestyret 23.05.2012. INVEST var prioritert som nr 3.
KomRev Trøndelag oversendte rapporten 27.05.2015. Rådmannen i Steinkjer har hatt rapporten til høring, men hadde ingen kommentar. Forvaltningsrevisjonens metode omfatter intervju, elektronisk spørreundersøkelse og dokumentgjennomgang. Disse problemstillingene blir belyst: Har INVEST-kommunene nådd målsettingen om økt kvalitet og effektivitet innen IKT, skatteoppkreving og regnskap/lønn? Hva er erfaringene fra sammenslåingsprosessene? Rapporten konkluderer med at kvalitets- og effektivitetsmålet er nådd i ulik grad på de tre områdene. Skatteoppkreverfunksjonen oppfyller målsettingen, og regnskap og lønn har kommet langt, men har forbedringspunkter. Når det gjelder IKT sier rapporten at det er vanskelig å konkludere, både fordi samarbeidet har vart i kort tid og fordi svarene spriker. Samtidig dokumenterer resultatene av spørreundersøkelsen at det til dels er svært stor misnøye med IKT-samarbeidet. Generelt er det en tendens til at ansatte i vertskommunene er mer fornøyd enn i de andre kommunene. Erfaringene fra sammenslåingsprosessene viser hvor viktig det er å involvere ansatte tidlig og sikre forutsigbarhet. Ettersom målet med denne forvaltningsrevisjonen er å evaluere en gjennomført sammenslåing med konkrete målsettinger, gir ikke rapporten tilrådinger om endringer. Rapporten har svart på bestillingen, og kan tas til orientering.