Dato: 17.01.08 Fullmaktssak 07 / 08 Rammeavtale tiltak mot skadedyr - valg av leverandør Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE-1701 200718023-9 HVA SAKEN GJELDER Saken gjelder valg av leverandør for levering av tjenester innen tiltak mot skadedyr og insekter til Bergen kommune. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert 03.01.07 med videredelegasjon av fullmakter til direktor i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 1. februar 2008 til 31. desember 2008 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. Rentokil AS Actum AS Rammeavtale tiltak mot skadedyr og insekter Rammeavtale tiltak mot skadedyr og insekter Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Kjell Aga Fungerende direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 5
INNSTILLING FRA SAKSBEHANDLER INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale som omfatter blant annet periodisk oppfølging og utlegging i åtekasser, undersøkelser og tiltak ved lukt, kontroll med fiberoptisk utstyr, fjerning av bol, skadedyrskadavre og lignende, samt mindre bygningsmessige inngrep. Arbeidskostnad utgjør hovedvekten av anskaffelsesverdien, og det ble dermed vurdert som en tjenesteanskaffelse. CPV-koden for hovedanskaffelsen er 74721000 - Desinfeksjon og skadedyrsbekjempelse, og dermed er anskaffelsen klassifisert som en prioritert tjeneste av kategori 14 (Bygningsrengjøring og eiendomsforvaltning). Varigheten ble satt til ett år med opsjon for årlig forlengelse i ytterligere 1 år, altså potensielt to år totalt. Årlig omfang av avtalen var på forhånd estimert til om lag kr. 700.000. Total kontraktsverdi inklusiv opsjonen beløper seg dermed til 1,4 mill. NOK. Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap fra årene 2005/2006. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Det ble oppgitt som ønskelig å inngå rammeavtale med to leverandører. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er mellom 500 000 og EØS-terskelverdi på 1,7 millioner for prioriterte tjenester, dekkes anskaffelsen av FoA del I og II. Konkurransen ble utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 22.november 2007 (BKB 20071012). Ved fristens utløp 19. desember 2007 kl. 14:00, forelå det fire tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll (Vedlegg 2). Følgende leverandører leverte tilbud: 1. Cytox AS 2. Anticimex AS 3. Actum AS 4. Rentokil As Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BKB og alle leverandører ble godkjent, se Tabell 1 under. Side 2 av 5
Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Bemanningsoversikt C HMS Nr Navn A B C D E Godkjent? 1 Cytox AS OK OK OK OK OK Ja 2 Rentokil AS OK Ok OK Ok Ok Ja 3 Anticimex AS Ok Ok OK OK OK Ja 4 Actum AS OK OK OK OK OK Ja Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt med vekter på hovedkriteriene i konkurransegrunnlaget, se tabell 2. Underkriteriene var angitt, men ikke vektet. Tildelingskriterier Vekting med utslag +/-10 % Pris 45 % Kvalitet 20 % Servicegrad 20 % Miljø 15 % SUM 100 % Tabell 2: Tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget Vektene på underkriterier av disse ble i etterkant satt slik det fremgår av tabell 3 under. Hver prosent blir så omregnet til et poeng, slik at leverandørene kan få maks 100 poeng. Dokumentasjon Maks p. PRIS 45 Enhetspriser åtekasser 15 Timepriser ordinær 10 Timepriser døgnservice Prisskjema 5 Utrykning 5 Betingelser for mat/kjem. 10 KVALITET 20 Erfaring Referanseliste 10 Kompetanse CV 10 SERVICEGRAD 20 Responstid 10 Beskrivelse av rutiner Tilgjengelighet 10 MILJØ 15 Miljøstyring Sertifisering/beskrivelse 15 SUM 100 Tabell 3: Tildelingskriterier med vekting Side 3 av 5
Tilbudet til Anticimex AS avvek betydelig fra kravspesifikasjonen, da de i stedet for å fylle ut prisskjema tilbød en såkalt fullserviceavtale med fast årlig beløp. Forbruket på fagfeltet er svært varierende, og dermed oppsto det en vurderingstvil om hvordan tilbudet skulle sammenlignes med de andre. En slik vurderingstvil utløser ifølge FoA 11-11 (1)f plikt til å avvise tilbudet. Det kan derfor ikke lovlig tas med i vurderingen. Beslutningen ble meddelt leverandøren i brev datert 16. januar 2008 (BKSAK nr. 200718023-8). Tilbudenes timepriser samt dokumentasjon på øvrige tildelingskriterier er listet i tabell 4. Besvarelse av hvert underkriterium er gitt vekt i form av en poengsats. Beste tilbud er tildelt maksimal poengsum. Øvrige tilbuds poeng er vurdert ut fra differanse til beste tilbud etter beste skjønn. Dersom leverandør ikke har besvart eller levert dokumentasjon på underkriterium har dette medført tildeling av null poeng. Poeng er summert for hvert underkriterium pr leverandør og leverandør med flest poeng totalt ansees å ha inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Cytox AS Rentokil AS Actum AS Tilbud Poeng Tilbud Poeng Tilbud Poeng PRIS Enhetspriser åtekasser 600/500 9 430/380 14 430/370 15 Timepriser ordinær 380 8 430 6 330 10 Timepriser døgnservice 570 2 550 3 410 5 Utrykning 1000 2 500 4 400 5 Betingelser for mat/kjem. +10% 10 +30% 6 +10% 10 KVALITET Erfaring A 10 F 10 K 7 Kompetanse B 7 G 10 L 10 SERVICEGRAD Responstid C 10 H 9 M 6 Tilgjengelighet D 10 I 10 N 7 MILJØ Miljøstyring E 12 J 15 O 10 SUM 80 87 85 Noter: A 10 oppdragsgivere oppgitt, delvis taushetsbelagt. 4000 kundebesøk, 15 mill omsetning tre år B 2 CV. Daglig leder, kurs for skadedyrbekjempere 1 og 2, 22 år erfaring Servicemedarbeider, Tømrer, kurs for skadedyrbekjempere 1 og 2, 12 år erfaring C 4 timer ordinære oppdrag. 2 timer hasteoppdrag D Døgnservice. Fast servicemedarbeider, kontaktperson. E Mål om å bruke midler som er minst mulig belastende. Benytter i lengst mulig utstrekning lokale levr., evt direkteimport Giftfrie løsninger, frysecontainer erstatter kjemikaliebruk. Returordning, rapporter på kjemikaliebruk. F Side 4 av 5
8 oppdragsgivere oppgitt, 180' - 2,1 mill per år. Relevante oppdrag G 12 CV Alle er Godkjente skadedyrsbekjempere. 1-29 års erfaring i bedriften. 1 utgassingsleder H To timer innen ordinær arbeidstid, inntil 4 timer utenfor I Døgnservice/callsenter. Direktenummer til ansvarlig servicetekniker J Substitusjonsprinsipp, minst mulig skade for miljøet. Finne årsakene til at de dukker opp i hus o.l. og tette innganger Fjerne livsgrunnlag for å gjøre det mindre fristende å gå inn. Samler inn utstyr, destrueres forsvarlig eller gjenbrukes. Kildesortering av papir og restavfall. Reduksjon av papirforbruk ved elektronisk rapportering. K 10 oppdragsgivere oppgitt, lite informasjon om relevans L 3 CV. Alle gokjente skadedyrsbekjempere, 2 gassingsledere (SOX). 5-25 års erfaring M Normalt en dag, akutt innen 4 timer N Døgnservice, beredskapstelefon. O Gjenvinning, lagring av farlige stoffer. Avfallsplan. HMS helsefarlige stoff. Grønt punkt. Tabell 4: Evalueringsskjema KONKLUSJON Etter en samlet vurdering (tabell 4) kan tilbudene rangeres etter mest fordelaktig slik: 1. Rentokil AS 2. Actum AS 3. Cytox AS Med utgangspunkt i at det skal inngås avtale med to leverandører, anbefales det derfor å inngå kontrakt med Rentokil AS og Actum AS. Foreslått inndeling av leveringsområdet er: Actum AS: Arna, Åsane, Bergenhus og Årstad Rentokil AS: Fana, Ytrebygda, Laksevåg og Fyllingsdalen Bergen, 17. januar 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent BKB VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Side 5 av 5