Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende:

Transkript

1 Dato: Fullmaktssak 08 / 08 Rammeavtale sandfangskummer med mer - valg av leverandører Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE HVA SAKEN GJELDER Saken gjelder valg av leverandør for levering av tjenester innen tømming av sandfangskummer, rørvedlikehold og tilhørende fagområder til Bergen kommune. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert med videredelegasjon av fullmakter til direktør i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 1. februar 2008 til 31. desember 2009 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1+1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. VITEK AS Bergen Rørinspeksjon AS Rammeavtale sandfangskummer med mer Rammeavtale sandfangskummer med mer Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Kjell Aga Fungerende direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 5

2 INNSTILLING FRA SAKSBEHANDLER INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale som omfatter blant annet periodisk tømming av sandfangskummer, høytrykksstaking/superhøytrykksrensing av tette rør og slamsuging, samt rehabilitering og inspeksjon av rør. Trasèsøking, punktreparasjoner og andre oppgaver innenfor fagområdet kan også forekomme, samt oppdrag innen skadebegrensning og sikring av bygg ved store vannmengder. Arbeidskostnad utgjør hovedvekten av anskaffelsesverdien, og det ble dermed vurdert som en tjenesteanskaffelse. CPV-koden for hovedanskaffelsen er Blikkenslager- rørlegger og dreneringsarbeid, og dermed er anskaffelsen klassifisert som en bygg- og anleggsanskaffelse. Varigheten ble satt til to år med opsjon for årlig forlengelse i ytterligere 1+1 år, altså potensielt fire år totalt. Årlig omfang av avtalen var på forhånd estimert til om lag kr Total kontraktsverdi inklusiv opsjonen beløper seg dermed til 1,6 mill. NOK. Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap fra årene 2005/2006. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. I konkurransegrunnlaget forbeholdt man seg retten til å fordele kontrakten på flere leverandører. Det ble anslått som ønskelig med minst 2 leverandører, avhengig av deres kapasitet, grunnet stor pågang på dager med stor nedbørsmengde. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er mellom og EØS-terskelverdi på 43,5 millioner for bygg og anleggsanskaffelser, dekkes anskaffelsen av FoA del I og II. Konkurransen ble utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 28.november 2007 (BKB ). Ved fristens utløp 28. desember 2007 kl. 14:00, forelå det tre tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll (Vedlegg 2). Følgende leverandører leverte tilbud: 1. VITEK AS 2. Bergen Rørinspeksjon AS 3. Bydrift Bergen KF Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BKB og alle leverandører ble godkjent, se Tabell 1 under. Bergen Bydrift KF hadde foreldete skatte- og mvaattester, disse ble ettersendt innen den gitte fristen (jfr FoA 12-3). Side 2 av 5

3 Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Bemanningsoversikt C HMS F Utstyr, kapasitet Nr Navn A B C D E F Godkjent? 1 Bydrift OK OK OK OK OK OK Ja 2 Vitek AS OK OK OK OK OK OK Ja 3 Bg. Rørinspeksjon AS OK OK OK OK OK OK Ja Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt med vekter på hovedkriteriene i konkurransegrunnlaget, se tabell 2. Underkriteriene var angitt, men ikke vektet. Tildelingskriterier Vekting med utslag +/-10 % Pris 45 % Kvalitet 20 % Servicegrad 20 % Miljø 15 % SUM 100 % Tabell 2: Tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget Vektene på underkriterier av disse ble i etterkant satt slik det fremgår av tabell 3 under. Hver prosent blir så omregnet til et poeng, slik at leverandørene kan få maks 100 poeng. Dokumentasjon Maks p. PRIS 45 Timepriser 35 Ordinær 5 Utenfor ord. arbeidstid 3 Utrykning 3 Høytrykksstaking 2 t/2 mann Prisskjema 8 TVinspeksjon 3 t/2 mann 8 Slamsuging 2t/2 mann 8 Materiell/innleide tjenester 10 Forbehold/mangler KVALITET 20 Erfaring Referanseliste 10 Kvalitetsstyring IK eller lignende 10 SERVICEGRAD 20 Responstid Beskrivelse av 7,5 Tilgjengelighet rutiner 7,5 MILJØ 15 Miljøstyring Sertifikat/beskrivelse 15 SUM 100 Tabell 3: Tildelingskriterier med vekting Side 3 av 5

4 Tilbudenes timepriser samt dokumentasjon på øvrige tildelingskriterier er listet i tabell 4. Besvarelse av hvert underkriterium er gitt vekt i form av en poengsats. Beste tilbud er tildelt maksimal poengsum. Øvrige tilbuds poeng er vurdert ut fra differanse til beste tilbud etter beste skjønn. Dersom leverandør ikke har besvart eller levert dokumentasjon på underkriterium har dette medført tildeling av null poeng. Poeng er summert for hvert underkriterium pr leverandør og leverandør med flest poeng totalt ansees å ha inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Bergen rørinspeksjon Vitek Bydrift Tilbud Poeng Tilbud Poeng Tilbud Poeng PRIS Timepriser Ordinær Utenfor ord. arbeidstid Utrykning 600/ / Høytrykksstaking 2 t/2 mann Tvinspeksjon 3 t/2 mann Ikke oppgitt 0 Slamsuging 2t/2 mann Materiell/innleide tjenester 10 % % % 7 Forbehold/mangler KVALITET Erfaring A 10 B 10 C 4 Kvalitetsstyring D 0 E 6 F 10 SERVICEGRAD Responstid G 7,5 H 5 I 5 Tilgjengelighet J 6 K 7,5 L 4 MILJØ Miljøstyring M 7 N 12 O 15 SUM 72,5 74,5 71 Noter: A BKB, Sund, VVS-firma, forsikringsselskaper +,16 oppdragsgivere. Relevant B Oppgitt 9 oppdragsgivere, samt statistikk. TV-inspeksjon og rør.rehab seperate lister. Relevant C BK, Bergen vann. 5 oppdrag oppgitt, 1 åpenbart relevant D Ikke oppg. E Kvalitetssystem innholdsfortegnelse, målsetning, avviksbehandling og internkontroll. F Målsetning, bygger på BK-internkontrollsystem. Basert på ISO9000.Avviksbehandling. G <2 timer normal, tilnærmet umiddelbar ved vaktutrykning H 1-2 timer ved hast. TV-inspeksjon uten hast 2-4 dg. Varierende avh. Av oppdrag I Side 4 av 5

5 Påbegynt innen 2 timer utenfor arbeidstid J Døgnservice ok, gode rutiner ved bestilling K Døgnservice. Adm. på 5 personer, styrer hvert sitt spesialfelt, formidler oppdrag. Uteom arb.tid en avdelingsleder på tlf. Ha bakvakt. L Bestilling på e-post i arb.tid, vakttlf utenom. Flytskjema. M Målsetning om å ikke etterlate synlige spor, spesialavfall N HMS-system. Unngå graving. Korrekt behandling av spesialavfall. O Minimal miljøbelastning. Forurenset masse til deponi, Avvanning og deponering av sandfangmasse. Tabell 4: Evalueringsskjema KONKLUSJON Etter en samlet vurdering (tabell 4) kan tilbudene rangeres etter mest fordelaktig slik: 1. VITEK AS 2. Bergen Rørinspeksjon AS 3. Bydrift Bergen KF VITEK AS er en relativt stor aktør, mens de to andre er mindre. Det vurderes derfor som tilstrekkelig med to leverandører for å sikre god nok kapasitet ved store vannmengder dersom VITEK AS er en av de to valgte.med utgangspunkt i dette, anbefales det derfor å inngå kontrakt med VITEK AS og Bergen Rørinspeksjon AS. Bergen, 17. januar 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Side 5 av 5