Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende:

Transkript

1 Dato: Fullmaktssak 10/08 - valg av leverandører Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE HVA SAKEN GJELDER Saken gjelder valg av leverandør for levering av tjenester innen fagområdet sikring og rydding til Bergen kommune. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert med videredelegasjon av fullmakter til direktor i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 1. mars 2008 til 31. desember 2009 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse årlig i år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. Åstvedt Eiendomsservice AS Hogst og Rydding AS Nattland Hage og Anlegg AS Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Kjell Aga Fungerende direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 5

2 INNSTILLING FRA SAKSBEHANDLER INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale som hovedsakelig omfatter rydding og nedskjæring av trær. Andre sikrings- og ryddingsarbeider kan også forekomme. Arbeidskostnad utgjør hovedvekten av anskaffelsesverdien. CPV-koden for hovedanskaffelsen er Rivning, grunnarbeider og rydningsarbeider, og dermed er anskaffelsen klassifisert som bygg og anlegg. Varigheten ble satt til to år med opsjon for årlig forlengelse i ytterligere år, altså potensielt fire år totalt. Årlig omfang av avtalen var på forhånd estimert til om lag kr Total kontraktsverdi inklusiv opsjonen beløper seg dermed til 1 mill. NOK. Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap fra årene 2005/2006. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Oppdragsgiver forbeholdt seg retten til å dele oppdraget mellom flere leverandører. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er mellom og EØS-terskelverdi på 43,5 millioner for bygg og anleggsanskaffelser, dekkes anskaffelsen av FoA del I og II. Konkurransen ble utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 10. desember 2007 (BKB ). Tilbud Ved fristens utløp 14. januar 2008 kl. 14:00, forelå det tre tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll (Vedlegg 2). Følgende leverandører leverte tilbud: 1 Hogst og Rydding AS 2 Åstvedt Eiendomsdrift AS 3 Nattland Hage og Anlegg AS Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert hos BKB og alle leverandører ble godkjent, se Tabell 1 under. Side 2 av 5

3 Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Bemanningsoversikt C HMS Nr Navn A B C D E Godkjent? 1 Hogst og Rydding AS OK OK OK OK OK Ja 2 Åstvedt Eiendomsdrift AS OK OK OK OK OK Ja 3 Nattland Hage og Anlegg AS OK OK OK OK OK Ja Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt med vekter på hovedkriteriene i konkurransegrunnlaget, se tabell 2. Underkriteriene var angitt, men ikke vektet. Tildelingskriterier Vekting med utslag +/-10 % Pris 50 % Kvalitet 35 % Miljø 15 % Tabell 2: Tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget Vektene på underkriterier av disse ble i etterkant satt slik det fremgår av tabell 3 under. Hver prosent blir så omregnet til et poeng, slik at leverandørene kan få maks 100 poeng. Maks Dokumentasjon p. PRIS 50 3 Timepriser 35 Ordinær 15 Ord. lærling 5 50% overtid 6 50% lærling 2 100% overtid 4 Prisliste 100% lærling 1 Kjøring 2 4 Påslag 15 Materiell 10 Innleide tjenester 5 Forbehold/mangler KVALITET 35 Erfaring Referanseliste 15 Kvalitetsstyring IK eller lignende 10 Side 3 av 5

4 Kompetanse CV 10 MILJØ 15 Miljøstyring Sertifikat/beskrivelse 15 SUM 100 Tabell 3: Tildelingskriterier med vekting Tilbudenes timepriser samt dokumentasjon på øvrige tildelingskriterier er listet i tabell 4. Besvarelse av hvert underkriterium er gitt vekt i form av en poengsats. Beste tilbud er tildelt maksimal poengsum. Øvrige tilbuds poeng er vurdert ut fra differanse til beste tilbud etter beste skjønn. Dersom leverandør ikke har besvart eller levert dokumentasjon på underkriterium har dette medført tildeling av null poeng. Poeng er summert for hvert underkriterium pr leverandør og leverandør med flest poeng totalt ansees å ha inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Nattland Hage og Anlegg Åstvedt eiendomsdrift AS Hogst og Rydding AS Tilbud Poeng Tilbud Poeng Tilbud Poeng PRIS 3 Timepriser Ordinær Ord. lærling Ikke oppgitt % overtid 580, % lærling Ikke oppgitt 0 412, % overtid % lærling Ikke oppgitt Kjøring Påslag Materiell 10 % % % 10 Innleide tjenester 10 % 5 10 % 5 10 % 5 Forbehold/mangler KVALITET Erfaring A 10 B 15 C 3 Kvalitetsstyring D 4 E 10 Ikke oppgitt 0 Kompetanse F 8 G 10 H 6 MILJØ Miljøstyring I 10 J 15 K 7 SUM A BK, 4 oppdrag. Nattland borettslag 1 oppdrag. Trefelling og rydding, beskjæring B 9 oppdrag oppgitt, skogrydding, uttynning, vedlikehold av grøntområder C Grønn etat, BK. BKK. Lite opplysninger D Viser til NS E Bygger på prinsipper i ISO Rutiner, håndbøker. Verneombud, vernerunder. KS; HMS F 2 CV, anleggsgartnere, agronom års erfaring 2 CV. Anleggsleder - ing., leder bygg og park.30 års erfaring. Anleggsgartner, 20 års G erfaring. H Skogsarbeidere, Spesialopplærte I Kildesortering, spesialavfall til deponi. Miljøbensin, organisk olje og gjødsel J Grønt ansvar, Spesialavfall. Veolia. Målsettinger, utslipp. K Spesialavfall til godkjent deponi Tabell 4: Evalueringsskjema Side 4 av 5

5 KONKLUSJON Etter en samlet vurdering (tabell 4) kan tilbudene rangeres etter mest fordelaktig slik: 1. Åstvedt Eiendomsdrift AS (90 p.) 2. Nattland Hage og Anlegg AS (66 p.) 3. Hogst og rydding AS (65 p.) Da det er svært tett mellom nr. 2 og nr. 3, er det naturlig å velge enten 1 eller 3 leverandører. Oppdragsmengden vurderes som mest passende for 3 leverandører. Det anbefales derfor å inngå kontrakt med Åstvedt Eiendomsdrift AS, Nattland Hage og Anlegg AS og Hogst og rydding AS. Bergen, 18. februar 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent Eivind Fjelltveit Fagkonsulent VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Side 5 av 5