Utvalg: Valgstyret Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 26.01.2015 Tid: 16:00-00:00 MØTEINNKALLING Forfall med kortfattet begrunnelse og eventuelle habilitetsspørsmål meldes snarest til møtesekretær på valg@karmoy.kommune.no eller på telefon 52 85 74 21 / 19 / 22. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale med sekretariatet. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/15 14/2929 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I VALGSTYRET 25.08.2014 2/15 14/378 KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - ÅPNINGSTID, DELEGASJON OG ORGANISERING M.M. 3/15 15/77 REFERATLISTA - VALGSTYRET 26.01.2015 4/15 15/76 EVENTUELT - VALGSTYRET 26.01.2015 Karmøy rådhus, 19.01.2015 Aase Simonsen (s) ordfører Kristine Tveit (s) formannskapssekretær
MØTEPROTOKOLL Valgstyret Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 26.01.2015 Tid: Kl. 19:40 19:50 Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder/ordfører Simonsen Aase H Medlem Thorheim Helge FRP Medlem Knutsen Leif Malvin KRF Medlem Nesheim Ole Henrik H Forfall Medlem Gaard Tor Kristian H Medlem/varaordfører Borg Susan Elin FRP Medlem Sæbø Nina Ve FRP Medlem Nilsen Jarle AP Medlem Storesund Siv J. AP Varamedlem Alsaker Roald KRF Møtte for Nesheim Ole Henrik Medlemmer: Fra adm. (evt. andre): Referent: 9. 1 forfall. 1 varamedlem møtte. Rådmann Formannskapssekretær Innkalling og saksliste godkjent. Protokollen skal godkjennes i neste møte.
Saknr. 1/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I VALGSTYRET 25.08.2014 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Valgstyret godkjenner protokoll fra møte 25.08.2014 Saknr. 2/15 KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - ÅPNINGSTID, DELEGASJON OG ORGANISERING M.M. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Manntall Manntall legges til offentlig ettersyn i servicetorget, Karmøy rådhus, fra det tidspunktet dette er klart etter skjæringsdatoen fram til valgdagen 14. september. 2. Åpningstider valgdagen Åpningstider for alle valglokalene i Karmøy valgdagen fastsettes til kl 09.00 - kl 20.00. 3. Valglokaler: Valgkrets Valglokale Skudeneshavn Skudehallen Åkrehamn Kopervik Veavågen Avaldsnes Torvastad Norheim Åkrahallen Karmøyhallen Veavågen skole (biblioteket) Avaldsnes skole (idrettshallen) Torvastad skole og kultursenter (storsalen)* Norheimshallen * Håland skole er reservelokale for Torvastad skole Side 2 av 4
4. Antall medlemmer i stemmestyrene i 2015: Valgkrets Antall stemmestyremedlemmer Skudeneshavn 9 Åkrehamn 14 Kopervik 13 Veavågen 8 Avaldsnes 9 Torvastad 10 Norheim 16 Ved Norheimshallen engasjeres det i tillegg parkeringsveiledere. Behovet for parkeringsveiledere vurderes nærmere for Åkrahallen og Karmøyhallen, og avgjøres av valgstyrets leder. 5. Delegasjon til valgstyrets leder Valgstyret vedtar å delegere myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker, eller i type saker som ikke er av prinsipiell betydning, til valgstyrets leder. 6. Valgstyrets sekretariat, administrativt ansvar og organisering Som sekretariat for valgstyret oppnevnes formannskapssekretær sammen med de to konsulentene ved politisk sekretariat. Rådmannen har det administrative hovedansvaret for valgavviklingen. Valgstyret henstiller rådmannen om å stille nødvendig og tilstrekkelig mannskap til disposisjon for gjennomføring av valget, og at det settes sammen en prosjektorganisasjon i tråd med vedlegg. 7. Forhåndsstemming Ordinær forhåndsstemming legges til Servicetorget, med utvidet åpningstid som foregående valg. Kopervik videregående skole informeres særskilt om åpningstidene. Det opprettes forhåndsstemmemottak en nærmere bestemt dato i hhv kretsene Skudeneshavn, Åkrehamn og Norheim, fortrinnsvis i valglokalene som skal benyttes valgdagen. Åpningstiden i Åkrehamn søkes særlig tilrettelagt for elever ved Åkrehamn videregående skole. Side 3 av 4
Forhåndsstemming ved kommunens helse- og omsorgsinstitusjoner gjennomføres i løpet av uke 35 og 36 (24. august 5. september). På Norheim bu- og behandlingsheim legges det opp til bred markedsføring og lengre åpningstid enn øvrige institusjoner. Frist for å søke om å få avgi forhåndsstemme hjemme settes til onsdag 9. september, og denne forhåndsstemmingen gjennomføres fortløpende. Som forhåndsstemmemottakere oppnevnes de ansatte på servicetorget og valgstyrets sekretariat. Som en del av opplæringen kan også stemmestyremedlemmene fungere som forhåndsstemmemottakere. Valgstyret delegerer til valgstyrets leder å avgjøre sted, dato og åpningstid for forhåndsstemmemottakene innenfor det som fastsettes i punktene ovenfor, samt å supplere antall forhåndsstemmemottakere. 8. Opptelling Valgstyret vedtar at opptelling av stemmer gjennomføres slik at grovtellingen skjer i valglokalene og endelig opptelling skjer ved hjelp av skanning på rådhuset. Saknr. 3/15 REFERATLISTA - VALGSTYRET 26.01.2015 1. Forsøk med elektronisk avkryssing i manntall og endret fremgangsmåte for mottak av fremmede stemmer. E-post fra KMD av 18.12.2014 Til etterretning 2. Oversikt over tidsfrister Valg 2015 Til etterretning 3. E-post fra Kenneth Halleland av 28.11.2014. Endring - partimedlemskap Til etterretning Saknr. 4/15 EVENTUELT - VALGSTYRET 26.01.2015 Ingen saker meldt. Side 4 av 4
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/2929 Sign: Dato: Utvalg: Valgstyret 26.01.2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I VALGSTYRET 25.08.2014 Forslag til vedtak: Valgstyret godkjenner protokoll fra møte 25.08.2014
MØTEPROTOKOLL Valgstyret Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 25.08.2014 Tid : Kl. 19.40 19.45 Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder/Ordfører Simonsen Aase H Medlem Thorheim Helge FRP Medlem Knutsen Leif Malvin KRF Medlem Nesheim Ole Henrik H Medlem Gaard Tor Kristian H Medlem/ Borg Susan Elin FRP varaordfører Medlem Sæbø Nina Ve FRP Medlem Nilsen Jarle AP Medlem Storesund Siv J. AP Medlemmer: Fra adm. (evt. andre): 9 medlemmer. Ingen forfall. Rådmann og formannskapssekretær Innkalling og saksliste godkjent. Karmøy rådhus, 26.08.2014 Kristine Tveit Formannskapssekretær
Saknr. 5/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 12.05.14 - VALGSTYRET Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Valgstyret godkjenner protokoll fra møte 12.05.2014. Saknr. 6/14 KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - FORSØK MED ELEKTRONISK AVKRYSSING I MANNTALL Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Valgstyret i Karmøy har forventninger om at forsøk med elektronisk avkryssing i manntallet ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2015 vil medføre en mer effektiv valgavvikling og bedre service til de stemmeberettigede innbyggerne i kommunen, og takker derfor ja til invitasjon fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av 08.07.2014 til å delta i dette forsøket. Saknr. 7/14 REFERATSAKER 25.08.14 - VALGSTYRET 2014 Behandling: Referatsaken enstemmig tatt til etterretning. Vedtak: 1. Brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av 12.06.2014: Kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2015 fastsetting av valgdag Til etterretning. Saknr. 8/14 EVENTUELT - VALGSTYRET 25.08.14 Ingen saker meldt. Side 2 av 2
SAKSPROTOKOLL - GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I VALGSTYRET 25.08.2014 Valgstyret behandlet saken den 26.01.2015, saksnr. 1/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Valgstyret godkjenner protokoll fra møte 25.08.2014
SAKSPROTOKOLL - KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - FORSØK MED ELEKTRONISK AVKRYSSING I MANNTALL Valgstyret behandlet saken den 25.08.2014, saksnr. 6/14 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Valgstyret i Karmøy har forventninger om at forsøk med elektronisk avkryssing i manntallet ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2015 vil medføre en mer effektiv valgavvikling og bedre service til de stemmeberettigede innbyggerne i kommunen, og takker derfor ja til invitasjon fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av 08.07.2014 til å delta i dette forsøket.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 14/378 Sign: Dato: Utvalg: Valgstyret 26.01.2015 KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET 2015 ÅPNINGSTID, DELEGASJON OG ORGANISERING M.M. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Manntall Manntall legges til offentlig ettersyn i servicetorget, Karmøy rådhus, fra det tidspunktet dette er klart etter skjæringsdatoen fram til valgdagen 14. september. 2. Åpningstider valgdagen Åpningstider for alle valglokalene i Karmøy valgdagen fastsettes til kl 09.00 - kl 20.00. 3. Valglokaler: Valgkrets Valglokale Skudeneshavn Skudehallen Åkrehamn Kopervik Veavågen Avaldsnes Torvastad Norheim Åkrahallen Karmøyhallen Veavågen skole (biblioteket) Avaldsnes skole (idrettshallen) Torvastad skole og kultursenter (storsalen)* Norheimshallen * Håland skole er reservelokale for Torvastad skole 4. Antall medlemmer i stemmestyrene i 2015: Valgkrets Skudeneshavn 9 Åkrehamn 14 Kopervik 13 Veavågen 8 Avaldsnes 9 Torvastad 10 Norheim 16 Antall stemmestyremedlemmer
Ved Norheimshallen engasjeres det i tillegg parkeringsveiledere. Behovet for parkeringsveiledere vurderes nærmere for Åkrahallen og Karmøyhallen, og avgjøres av valgstyrets leder. 5. Delegasjon til valgstyrets leder Valgstyret vedtar å delegere myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker, eller i type saker som ikke er av prinsipiell betydning, til valgstyrets leder. 6. Valgstyrets sekretariat, administrativt ansvar og organisering Som sekretariat for valgstyret oppnevnes formannskapssekretær sammen med de to konsulentene ved politisk sekretariat. Rådmannen har det administrative hovedansvaret for valgavviklingen. Valgstyret henstiller rådmannen om å stille nødvendig og tilstrekkelig mannskap til disposisjon for gjennomføring av valget, og at det settes sammen en prosjektorganisasjon i tråd med vedlegg. 7. Forhåndsstemming Ordinær forhåndsstemming legges til Servicetorget, med utvidet åpningstid som foregående valg. Kopervik videregående skole informeres særskilt om åpningstidene. Det opprettes forhåndsstemmemottak en nærmere bestemt dato i hhv kretsene Skudeneshavn, Åkrehamn og Norheim, fortrinnsvis i valglokalene som skal benyttes valgdagen. Åpningstiden i Åkrehamn søkes særlig tilrettelagt for elever ved Åkrehamn videregående skole. Forhåndsstemming ved kommunens helse- og omsorgsinstitusjoner gjennomføres i løpet av uke 35 og 36 (24. august 5. september). På Norheim bu- og behandlingsheim legges det opp til bred markedsføring og lengre åpningstid enn øvrige institusjoner. Frist for å søke om å få avgi forhåndsstemme hjemme settes til onsdag 9. september, og denne forhåndsstemmingen gjennomføres fortløpende. Som forhåndsstemmemottakere oppnevnes de ansatte på servicetorget og valgstyrets sekretariat. Som en del av opplæringen kan også stemmestyremedlemmene fungere som forhåndsstemmemottakere. Valgstyret delegerer til valgstyrets leder å avgjøre sted, dato og åpningstid for forhåndsstemmemottakene innenfor det som fastsettes i punktene ovenfor, samt å supplere antall forhåndsstemmemottakere. 8. Opptelling Valgstyret vedtar at opptelling av stemmer gjennomføres slik at grovtellingen skjer i valglokalene og endelig opptelling skjer ved hjelp av skanning på rådhuset.
SAKSFRAMSTILLING Valgstyret må foreta flere avklaringer i god tid i forbindelse med organiseringen av kommunestyre- og fylkestingsvalget 14. september 2015: 1. Manntall til offentlig ettersyn Valgstyret skal legge manntallet ut til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. Valgstyret kunngjør tid og sted for utleggingen og opplyser også om adgangen til og fremgangsmåten for å kreve feil rettet. De siste valgene har manntallet kun blitt lagt ut på servicetorget, og det har fungert fint. 2. Åpningstid valglokalene i Karmøy på valgdagen Evaluering av stortingsvalget 2013 avdekket at ulike åpningstider for valglokalene i Karmøy og Haugesund førte til misforståelse blant velgere i Karmøy og store køer ved åpning kl 10.00. Dette har også vært problematisk ved tidligere valg, men fikk er særlig stort utslag med stor kø i Norheim krets etter kretsendringene i 2013. Åpningstidene bør harmoneres med Haugesund, slik at Karmøy utvider åpningstiden fra 10.00-20.00 til 09.00-20.00. 3. Valglokaler Følgende lokaler ble benyttet i 2013 Valgkrets Valglokale Skudeneshavn Skudehallen Åkrehamn Åkrahallen Kopervik Karmøyhallen Veavågen Veavågen skole (biblioteket) Avaldsnes Avaldsnes skole (idrettshallen) Torvastad Håland skole Norheim Norheimshallen Nye Torvastad skole og kultursenter planlegges tatt i bruk august 2015, og det er usikkert hva som på sikt vil skje med Håland skole. Storsalen i den nye skolen/kultursenteret vil være et godt egnet lokale, dersom fremdriften til bygget går etter planen. I 2015 bør Torvastad krets ha nye Torvastad skole og kultursenter som valglokale, men Håland skole bør være en reserveløsning. Det anbefales å videreføre bruken av øvrige valglokaler. Det er en spesiell utfordring ved Norheimshallen hvor det nå bygges ny kunstgressbane, noe som vil redusere antall parkeringsplasser. Det vil derfor være behov for ekstra skilting og veivisere. Behovet bør vurderes nærmere i forhold til Åkrahallen og Karmøyhallen. 4. Forslag til antall medlemmer i stemmestyrene 2015
Valgkrets Antall stemmestyremedlemmer Skudeneshavn 9 (+ 1 ift 2013) Åkrehamn 14 (som inkl 1 ekstrapersonell i 2013) Kopervik 13 (som i 2013) Veavågen 8 (som i 2013) Avaldsnes 9 (som i 2013) Torvastad 10 (+ 1 ift 2013) Norheim 16 (som inkl 3 ekstrapersonell i 2013) Valgstyret har oppnevnt stemmestyrer for 2013 og 2015. Det er flere stemmestyremedlemmer som har søkt fritak. Valgstyrets leder har tidligere fått fullmakt fra valgstyret til å supplere stemmestyrene, og dette bør gjøres så snart en har en samlet oversikt over behovet. På grunn av den store omleggingen av kretser var det i forkant av valg 2013 noe usikkerhet rundt bemanningsbehovet i valglokalene. Det viste seg at det på kort varsel måtte sendes ut ekstrapersonell til kretsene Norheim og Åkrehamn. På bakgrunn av at det i 2015 for første gang vil bli benyttet elektronisk manntall og at det er både kommunestyre- og fylkestingsvalg bør antall medlemmer oppjusteres til det reelle behovet en erfarte i 2013. I tillegg bør det være ekstrapersonell i beredskap som kan sendes ut for å supplere på valgdagen. 5. Delegasjon til valgstyrets leder Det er en rekke avgjørelser som må tas i løpet av valgåret og under valgavviklingen som det ikke er praktisk at valgstyret foretar. Det er hensiktsmessig at avgjørelser av ikke prinsipiell karakter delegeres til valgstyrets leder i samsvar med praksis ved tidligere valg. 6. Valgstyrets sekretariat, administrativt ansvar og organisering Det er som tidligere valg hensiktsmessig at formannskapssekretær sammen med konsulentene ved sekretariatet utgjør valgstyrets sekretariat. Sekretariatet er avhengig av bistand fra andre i organisasjonen. For å sikre en god forankring av valgarbeidet bør det klargjøres at det administrative hovedansvaret for valgavviklingen, som alle andre kommunale oppgaver, ligger hos rådmannen. Det er strenge krav til gjennomføringen av valg, og det må prioriteres å sette nødvendig og tilstrekkelig mannskap til disposisjon for gjennomføringen, herunder IT og informasjon. Dette kan i den mest intense perioden rundt valgdagen gå noe ut over produktiviteten på andre områder. Det er derfor hensiktsmessig at rådmannen setter sammen en prosjektorganisasjon ledet av valgstyrets sekretariat (jf. vedlegg). 7. Forhåndsstemming Ved tidligere valg har det fungert svært godt å ha ordinært forhåndsstemmemottak i servicetorget på rådhuset, med de ansatte ved servicetorget som forhåndsstemmemottakere og utvidet åpningstid enkelte dager. Det er hensiktsmessig å videreføre denne ordningen. Frist for å søke om å få avgi forhåndsstemme hjemme bør settes til onsdag 9. september, og denne forhåndsstemmingen gjennomføres fortløpende.
Erfaringen med forhåndsstemming ved de to videregående skolene i 2013 viste at det var svært få elever som benyttet tilbudet. Kopervik videregående skole ligger vis a vis Karmøyhallen, og har nærhet til servicetorget på rådhuset, hvor det er anledning å forhåndsstemme i en period på over 2 måneder. På denne bakgrunnen anbefales det ikke å ha eget forhåndsstemmemottak ved Kopervik videregående skole, men heller at det gis utførlig informasjon til skolens elever om tilbudet som finnes. Det bør opprettes forhåndsstemmemottak en nærmere bestemt dato i hhv kretsene Skudeneshavn, Åkrehamn og Norheim, fortrinnsvis i valglokalene som skal benyttes valgdagen. Åpningstiden i Åkrehamn bør søkes særlig tilrettelagt for elever ved Åkrehamn videregående skole. Forhåndsstemming ved kommunens helse- og omsorgsinstitusjoner gjennomføres i løpet av uke 35 og 36 (24. august 5. september). På Norheim bu- og behandlingsheim legges det opp til bred markedsføring og lengre åpningstid enn ved øvrige institusjoner. Som forhåndsstemmemottakere bør de ansatte på servicetorget og valgstyrets sekretariat oppnevnes. I 2013 hjalp flere av stemmestyremedlemmene til ved forhåndsstemmemottak, som en del av opplæringen. Denne typen opplæring vil være mer relevant når vi også skal benytte elektronisk manntall på valgdagen. Det anbefales derfor at også stemmestyremedlemmene kan nyttes som forhåndsstemmemottakere. Det er videre hensiktsmessig at valgstyret delegerer til valgstyrets leder å avgjøre sted, dato og åpningstid for forhåndsstemmemottakene innenfor det som fastsettes i punktene ovenfor, samt å supplere antall forhåndsstemmemottakere. 8. Opptelling Valgstyrets sekretariat har gode erfaringer med opplegget for opptelling av stemmer de fire siste valg. Første opptelling (grovtelling) ble foretatt av stemmestyrene i valglokalene og den endelige (offisielle) opptellingen ble foretatt elektronisk (skanning) på sentralt opptellingssted (kommunestyresalen på rådhuset). Det er hensiktsmessig at det utpekes en ansvarlig for gjennomføringen av skanningen slik at formannskapssekretær kan ha fokus på samordningen mellom de ulike deloppgavene/aktivitetene valgkvelden/-natten. Leder av servicetorget har tatt på seg dette ansvaret i 2009 og i 2011, og er også positivt innstilt til å gjøre det i 2013. Rådmannens konklusjon: Valgstyret tilrås å gi avklaringer i forhold til valggjennomføringen 2015 i tråd med forslag til vedtak. Rådmannen i Karmøy, 14.01.2015 Sigurd Eikje sign. Oversikt over vedlegg:
1. Notat til orientering: Kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2015 organisasjonsplan, datert 14.01.2015 2. Skisser: Valg 2015 Hovedoppgaver og organisering, datert 14.01.2015
Sentraladministrasjonen Notat til orientering Til: Kopi: Fra : Kristine Tveit Arkivkode Arkivsaknr./løpenr. Dato 014 14/378 53678/14 14.01.2015 KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - ORGANISERING I dette notatet gis en oversikt over hovedoppgaver knyttet til valgavviklingen og hvordan hovedansvaret for disse er tenkt plassert i Karmøy kommune. Ansvarsfordeling Det er valgstyret i kommunen som er ansvarlig for valgavviklingen. Det er praksis for at flere oppgaver delegeres til valgstyrets leder og til valgstyrets sekretariat. Tidligere valg har valgstyrets sekretariat bestått av formannskapssekretær (leder) og de to konsulentene ved politisk sekretariat. Kommunaldepartementet ba alle kommuner v/ordfører og rådmann om å registrere 2 personer i organisasjonen i alltinn som hhv valgansvarlig og valgansvarliges stedfortreder. Innen fristen i desember ble formannskapssekretær Kristine Tveit registrert som ansvarlig og konsulent Elin Davidsen som nestansvarlig. Valgstyret har foran hvert valg anmodet rådmannen om å sette av nødvendige ressurser til valgavviklingen. Sekretariatet har rapportert direkte til valgstyret og valgstyrets leder. Valgstyrets sekretariat har selv funnet fram og invitert samarbeidspartnere som på tvers av organisasjonsstrukturen, som en slags prosjektorganisasjon. Blant annet har IT-sjef, leder for servicetorget og avdelingsleder kultur hatt viktige funksjoner og hatt tett samarbeid med sekretariatet. I tillegg er det trukket inn en rekke medhjelpere fra ulike etater. Hensikten er å få med personer som har de rette erfaringene og/eller egenskapene. Eksempelvis er servicetorget et naturlig forhåndsstemmested, og arkivet er foretrukket som personell til fintellingen på grunn av deres erfaring med skanning. Dette har fungert fint. Det er en viss skjevhet i hvilke avdelinger som avgir personell til valgorganisasjonen, og for å unngå usikkerhet og misnøye er det viktig at dette er forankret og klarert med rådmannen. Hovedoppgaver: 1. avklaringer med valgstyret 2. valglister godkjenning og opptrykking mm 3. lokaler og utstyr kontroll, bestilling og organisering 1
4. forhåndsstemming (organisere hvor, når, hvordan og hvem) 5. bemanne stemmestyrer og opplæring av disse (samt bespisning, godtgjørelser ol) 6. informasjon til velgere 7. rigging og testing av pcer mm 8. opptelling 9. rapportering til sentrale myndigheter og fylkeskommunen Nærmere om de enkelte oppgavene Avkaringer i valgstyret Avklare kretser, valglokaler og åpningstider, samt opplegg for forhåndsstemming. Det må også vedtas når og hvor manntallet skal legges ut til offentlig ettersyn. Valglister til kommunestyrevalget og fylkestingsvalget Sette opp listeforslag til kommunestyrevalget innkommet fra partiene i samråd med tillitsvalgt for de enkelte partier Forberede valgstyrets behandling av fritakssøknader og godkjenning av lister (valgloven) Avklare antall og bestille trykking (spesielle krav) Bestille valglister av fylkeskommunen til fylkestingsvalget Valglokaler og utstyr - koordinering Valglokalene må reserveres Infrastruktur må sikres: Nettverk og strøm, universell utforming og muligheter for god flyt i og utenfor lokalet (herunder trafikk og parkering) må avklares. Oversiktskart ute og inne må utarbeides. Teppe til hallene må bestilles. Holde oversikt over utstyr: Avlukker, kassetter og skilt på eget lager. Urner og annet småutstyr er oppbevart på rådhuset. Avlukker og urner må suppleres. Småutstyr må sjekkes og mye må fornyes foran hvert valg. Pakking og ut- og innlevering av valgmateriell til kretsene må organiseres. Ut- og innkjøring av større materiell til kretsene må gjøres i samarbeid med eiendomsavdelingen. Forhåndsstemming og stemmestyrer valgdagen bemanning og opplæring Valghåndboken, lovverk og egen veileder (samt oversiktskart (flyt)) Tilganger må gis og sjekkes Praktisk opplæring i forbindelse med forhåndsstemmingen Support under forhåndsstemmingen og på valgdagen (regelverk, IT, lokaler, bemanning, bespisning) 2
Informasjon Valgkort Aktuell informasjon på nettsiden i de ulike fasene av valgprosessen. Informasjon til partiene Om valgdagen Om stemmerett og manntall Om valglokaler Om partienes lister Valgkort SMS-varsling Plakater - relevante tema og steder Avisannonser «Kampanjer» Resultater: I 2011 og 2013 ble resultater for de enkelte kretsene publisert på kommunens nettside så snart de var klare. Opplegget fungerte meget bra og bør derfor videreføres. Som tidligere valg bør informasjonsrådgiver ha ansvar for dette i samarbeid med IT. IT-system, -tilganger, -utstyr og nett - omlegginger Elektronisk avkryssing i manntall forhåndsstemming, valgdag, elektronisk møtebok, skanning etc. krever større bistand og mer utstyr fra IT-avdelingen enn ved tidligere valg. Stemmestyrenes opptelling og kontroll av møtebøker Stemmestyrene foretar grovtelling og fylle ut møtebok elektronisk i EVA. Dette gjøres i samråd med valgstyrets sekretariat som har kontakt pr telefon. Erfaringsvis er det en utfordring å få alt til å stemme i møtebøkene. Det bør også være en møtebokkontroll ved innlevering på rådhuset, og det må pekes ut to ansvarlige for dette. Det må stilles krav til leder av de aktuelle stemmestyrene om å være tilstede i mottaket inntil kontrollør har bekreftet at alt er OK. Endelig opptelling på rådhuset Bestille utstyr, rigging og organisere flyten Bemanning (bevertning) Rapportering til Valgnatt Utstede egne kort fra departementet, med overføring av data til sentralt system. Viderelevering til fylkeskommune Stemmesedlene for fylkestingsvalget skal videre til fylkeskommunen for endelig opptelling. 3
Valg 2015 Hovedoppgaver og ansvarsfordeling skisser Valgstyret Rådmannen avgir disponibelt personell til å gjennomføre valgavviklingen 2015 Administrativ ansvarlig oppnevnt av valgstyret Vedtak/fullmakter fra valgstyret Ordfører (Valgstyrets leder) Utstyr og lokaler Ordinær forhåndsstemming Forhåndsstemming institusjon + hjemme Skanning / opptelling valgnatta Valglister Informasjon 7 ledere av hvert sitt stemmestyre Oppnevnt av valgstyret EVA: nett, pc, strøm, håndskannere Rapportering SSB og møtebok Avdelingsleder kultur Leder av Servicetorget Konsulent formannskapskontoret Leder av servicetorg Teknisk Informasjonsrådgiver Nestledere og Medlemmer i de 7 stemmestyrene Oppnevnt av valgstyret IT Formannskapssekretær Formannskapssekretær og konsulent Eiendomssjefen (Driftsledere) Utkast 14.01.2015
Valgstyret Delta i forsøk Godkjenne valglister og fritak Lokaler Supplere stemmestyrer (delegert) Valgstyret Åpningstider Forhåndsstemmesteder Opptellingsmåte og organisering Manntall til off ettersyn Rådmannen avsetter ressurser
Elektronisk Valgadministrativt System Tilganger Opplæring Installasjon EVA Strøm Utstyr (PC, Skanner, kortleser) Nett
Valglister Antall (valg + partiene) Fordele og pakke for utsending Avklare innhold Motta og kontrollere leveranse Oppbevare - Sette opp - Godkjenne - Kunngjøre Beregne antall Bestille Pakke, oppbevare og frakte til Stavanger (kvitteringsskjema)
Informasjon Annonser -Lister (innlevering og -kunngjøring) -Manntall -Forhåndsstemming -Valgdagen Nettside/ sosiale medier Utfyllende info jfannonsene Informasjon SMS-varsling Resultater valgnatta
Valglokaler Reservere Avklare hvilke Avklare teppe Åpningstid Bemanne Veivisere logistikk inne Låsing Parkering logistikk ute Reserve personell Nett/strøm/ universell utforming
Utstyr til valglokalene Matombringing Vannkoker Pulverkaffe Beredskapskonvolutter Kopper Vannmugge Div ift bevertning Særskilt omslag Te-skjeer Te Suketter Twist Stemmesedler Forhånd og valgdagen Pcer og skannere Stempel med nye puter Avlukker nye må bestilles Tape Strikk Funksjonærskilt Tellepasta/fingertip Valgloven/håndbok Blu-tack Tape Sorte tusjer Skiltpakker ute og inne Penner Urner nye må bestilles Antall av hvert utstyr må fastsettes ut fra antall stemmeberettigede i kretsen.
Stemmestyrene Veiledning/ instrukser Godtgjørelse Samlinger for leder og nestleder Stemmestyrene Mat Fulltallige Utstyr Kontakt med driftsjef og parkeringshjelp
Ordinær forhåndsstemming Opplæring -EVA - Rutiner Møblering Personell Rutiner for oppbevaring av urner m/ stemmesedler i safe Materiell -Stemmesedler -Skilter - Håndbok -Avlukker -Forseglede urner Annonsering: -Avis - Internett -Sosiale medier -SMS -Medieoppslag Åpningstider
Forhåndsstemming institusjon Opplæring -EVA - Rutiner Avklar lokalisering Lån av tralle Avtale besøk på rom Personell Rutiner for oppbevaring av urner m/ stemmesedler i safe Bærbar PC m/ nett og skanner Annonsering: -Avis - Internett -Sosiale medier -SMS -Medieoppslag Utstyr -Avlukke -Urne -Stemmesedler -Stempel -Penner Åpningstider Materiell -Stemmesedler -Skilter - Håndbok -Avlukker -Forseglede urner
Forhåndsstemming i eget hjem Opplæring -EVA - Rutiner Rutiner for oppbevaring av urne m/ stemmesedler i safe Personell Annonsering: -Avis - Internett -Sosiale medier -SMS -Medieoppslag Bærbar PC m/ nett og skanner Registrering og kjørerute Materiell -Stemmesedler -- Oversikt over valglistene - Håndbok -Forseglede urner
Fintelling på rådhuset Logistikk Viderelevere fremmede, særskilte og møtebøker Skanning Kontrollere innleveringer Mat EVA Utstyr og rigging Mannskap
Møtebøker/Rapportering til SSB og fylkeskommunen Kontrollere stemmestyrenes møtebøker i EVA og i papir Videresending av materiell til fylkeskommunen Skanning og verifisering Kontrollere skannet resultat opp mot foreløpig Protokoll og Rapportering til Valgnatt Kontrollere før innsending
SAKSPROTOKOLL - KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - ÅPNINGSTID, DELEGASJON OG ORGANISERING M.M. Valgstyret behandlet saken den 26.01.2015, saksnr. 2/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Manntall Manntall legges til offentlig ettersyn i servicetorget, Karmøy rådhus, fra det tidspunktet dette er klart etter skjæringsdatoen fram til valgdagen 14. september. 2. Åpningstider valgdagen Åpningstider for alle valglokalene i Karmøy valgdagen fastsettes til kl 09.00 - kl 20.00. 3. Valglokaler: Valgkrets Valglokale Skudeneshavn Skudehallen Åkrehamn Kopervik Veavågen Avaldsnes Torvastad Norheim Åkrahallen Karmøyhallen Veavågen skole (biblioteket) Avaldsnes skole (idrettshallen) Torvastad skole og kultursenter (storsalen)* Norheimshallen * Håland skole er reservelokale for Torvastad skole 4. Antall medlemmer i stemmestyrene i 2015: Valgkrets Antall
stemmestyremedlemmer Skudeneshavn 9 Åkrehamn 14 Kopervik 13 Veavågen 8 Avaldsnes 9 Torvastad 10 Norheim 16 Ved Norheimshallen engasjeres det i tillegg parkeringsveiledere. Behovet for parkeringsveiledere vurderes nærmere for Åkrahallen og Karmøyhallen, og avgjøres av valgstyrets leder. 5. Delegasjon til valgstyrets leder Valgstyret vedtar å delegere myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker, eller i type saker som ikke er av prinsipiell betydning, til valgstyrets leder. 6. Valgstyrets sekretariat, administrativt ansvar og organisering Som sekretariat for valgstyret oppnevnes formannskapssekretær sammen med de to konsulentene ved politisk sekretariat. Rådmannen har det administrative hovedansvaret for valgavviklingen. Valgstyret henstiller rådmannen om å stille nødvendig og tilstrekkelig mannskap til disposisjon for gjennomføring av valget, og at det settes sammen en prosjektorganisasjon i tråd med vedlegg. 7. Forhåndsstemming Ordinær forhåndsstemming legges til Servicetorget, med utvidet åpningstid som foregående valg. Kopervik videregående skole informeres særskilt om åpningstidene. Det opprettes forhåndsstemmemottak en nærmere bestemt dato i hhv kretsene Skudeneshavn, Åkrehamn og Norheim, fortrinnsvis i valglokalene som skal benyttes valgdagen. Åpningstiden i Åkrehamn søkes særlig tilrettelagt for elever ved Åkrehamn videregående skole.
Forhåndsstemming ved kommunens helse- og omsorgsinstitusjoner gjennomføres i løpet av uke 35 og 36 (24. august 5. september). På Norheim bu- og behandlingsheim legges det opp til bred markedsføring og lengre åpningstid enn øvrige institusjoner. Frist for å søke om å få avgi forhåndsstemme hjemme settes til onsdag 9. september, og denne forhåndsstemmingen gjennomføres fortløpende. Som forhåndsstemmemottakere oppnevnes de ansatte på servicetorget og valgstyrets sekretariat. Som en del av opplæringen kan også stemmestyremedlemmene fungere som forhåndsstemmemottakere. Valgstyret delegerer til valgstyrets leder å avgjøre sted, dato og åpningstid for forhåndsstemmemottakene innenfor det som fastsettes i punktene ovenfor, samt å supplere antall forhåndsstemmemottakere. 8. Opptelling Valgstyret vedtar at opptelling av stemmer gjennomføres slik at grovtellingen skjer i valglokalene og endelig opptelling skjer ved hjelp av skanning på rådhuset.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/77 Sign: Dato: Utvalg: Valgstyret 26.01.2015 REFERATLISTA - VALGSTYRET 26.01.2015 1. Forsøk med elektronisk avkryssing i manntall og endret fremgangsmåte for mottak av fremmede stemmer. E-post fra KMD av 18.12.2014 2. Oversikt over tidsfrister Valg 2015 3. E-post fra Kenneth Halleland av 28.11.2014. Endring - partimedlemskap
Fra: "Dolven Siri" <Siri.Dolven@kmd.dep.no> Til: postmottak@oslobystyre.no, post@baerum.kommune.no, post@asker.kommune.no, postmottak@fredrikstad.kommune.no, postmottak@sarpsborg.com, postmottak@skedsmo.kommune.no, postmottak@tynset.kommune.no, kommunepost@drammen.kommune.no, postmottak@tonsberg.kommune.no, postmottak@re.kommune.no, postmottak@sandefjord.kommune.no, postmottak@larvik.kommune.no, "skien postmottak" <skien.postmottak@skien.kommune.no>, postmottak@porsgrunn.kommune.no, postmottak@stavanger.kommune.no, postmottak@karmoy.kommune.no, postmottak@sandnes.kommune.no, fellespost@mandal.kommune.no, postmottak@kristiansand.kommune.no, postmottak@bergen.kommune.no, postmottak@haugesund.kommune.no, postmottak@radoy.kommune.no, postmottak@aalesund.kommune.no, post@bremanger.kommune.no, postmottak@trondheim.kommune.no, postmottak@bodo.kommune.no, post@vefsn.kommune.no, postmottak@hammerfest.kommune.no Kopi: "Tvinnereim Håvard" <Havard.Tvinnereim@kmd.dep.no> Sendt: 18. desember 2014 13:53:35 Emne: VS: Forsøk med elektronisk avkryssing i manntallet og endret fremgangsmåte for mottak av fremmede stemmer - forslag til epost til kommunene Kommunal- og moderniseringsdepartementet setter pris på at dere har takket ja til invitasjonen til å delta i forsøket med elektronisk avkryssing i manntallet og endret fremgangsmåte for mottak av fremmede stemmer ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015. 30 kommuner ble invitert og 28 har takket ja. Forsøket gjennomføres i disse kommunene: Fredrikstad, Sarpsborg, Tynset, Bærum, Asker, Skedsmo, Oslo, Drammen, Larvik, Re, Sandefjord, Tønsberg, Porsgrunn, Skien, Mandal, Kristiansand, Sandnes, Karmøy, Stavanger, Haugesund, Bergen, Radøy, Bremanger, Ålesund, Trondheim, Bodø, Vefsn og Hammerfest. Departementet jobber nå med siste finpuss på forslag til forskrift om forsøket. Denne forsøksforskriften med en kort veiledning vil bli sendt på høring ca 15. januar 2015. Dersom dere ønsker å begynne å planlegge hva deltagelse i dette forsøket vil bety kan det nevnes at å kartlegge om valglokalene har nødvendig nettilgang er et arbeid som burde starte før forskriften er fastsatt. I tillegg til å ha nødvendig nettilgang er det departementets anbefaling å også sørge for å ha redundant nettilgang. Dette hadde alle kommunene som har vært med i dette forsøket i 2011 og 2013. En av kommunen opplevde i 2013 at en fiberkabel sentralt i kommunen ble kuttet tidlig på valgdagen, reservelinjen sørget for at all avkryssing på valgdagen ble elektronisk på tross av at hovedforbindelsen ikke fungerte. Dette bidro til en god og effektiv gjennomføring. Videre anbefaler departementet også at det gjennomføres en risikoanalyse for forsøket, samt planlegge en beredskapsøvelse anbefales også. Vi vil oversende
dere risikoanalysen som ble gjort i forbindelse med dette forsøket i 2013 når forskriften er sendt på høring. Ved spørsmål om deltakelse i forsøket er det bare å ta kontakt med undertegnede. God jul! Vennlig hilsen Siri Dolven fagdirektør Kommunal- og moderniseringsdepartementet Kommunalavdelingen - Seksjon for valg og lokaldemokrati Tlf 22 24 72 17
Fra: "kenneth" <kenneth.halleland@narenergi.no> Til: "Kristine Tveit" <ktv@karmoy.kommune.no> Sendt: 28. november 2014 09:07:08 Hei! Jeg snakket med Jarle Nilsen i går. Han fortalte at jeg måtte sende deg en formell bekreftelse på at jeg har meldt meg ut av Pensjonistpartiet og tegnet medlemskap i Arbeiderpartiet. Det er herved gjort Vennlig hilsen Kenneth Halleland
SAKSPROTOKOLL - REFERATLISTA - VALGSTYRET 26.01.2015 Valgstyret behandlet saken den 26.01.2015, saksnr. 3/15 Behandling: Vedtak: 1. Forsøk med elektronisk avkryssing i manntall og endret fremgangsmåte for mottak av fremmede stemmer. E-post fra KMD av 18.12.2014 Til etterretning 2. Oversikt over tidsfrister Valg 2015 Til etterretning 3. E-post fra Kenneth Halleland av 28.11.2014. Endring - partimedlemskap Til etterretning
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/76 Sign: Dato: Utvalg: Valgstyret 26.01.2015 EVENTUELT - VALGSTYRET 26.01.2015
SAKSPROTOKOLL - EVENTUELT - VALGSTYRET 26.01.2015 Valgstyret behandlet saken den 26.01.2015, saksnr. 4/15 Behandling: Vedtak: Ingen saker meldt.