Slik betaler du Du får her en kort beskrivelse av hvordan du oppretter og godkjenner en betaling i Business Online. En betaling kan opprettes på 2 måter. 1. Opprett betalinger uten bruk av mappe 2. Opprett betalinger med bruk av mappe Når du oppretter betalinger i en mappe samles alle betalinger i mappen. Det kan forenkle gjenfinning av betalingene samt eventuell ettergodkjenning av betalingene. Nedenfor kan du trinn for trinn følge forløpet for en betaling som er opprettet på en av ovennevnte måter i Business Online. Opprett betalinger Når du vil opprette en betaling bruker du toppmenyen Betalinger. Her velger du Opprett betaling. 1
1 opprett betaling uten mappe Opprett betaling uten bruk av mappe anbefales for bedrifter som har få betalinger og få brukere på avtalen samt at betalingene ikke skal ettergodkjennes. Når du oppretter betalinger uten bruk av mapper skal du ikke krysse av for Lagre betaling i mappen * felt som skal fylles ut Alle felt som er merket med en stjerne (*) skal fylles ut for at betalingen skal kunne opprettes. Leverandør ID Betalingstype Ved å registrere en Leverandør ID eller hente en mottaker, kan du bruke om igjen betalingsopplysninger som tidligere er lagret under mottakeren i mottakeroversikten. Mottaker kan hentes fram ved at enten et eller flere av følgende felt er fylt ut: Leverandør ID, Mottaker eller Til konto. Trykk Hent mottaker. Hvis du klikker på Hent mottaker uten å fylle ut noen av feltene, vil du få vist mottakeroversikten. I oversikten klikker du på den mottakeren du ønsker å betale til for å overføre mottakeropplysningene til Opprett betaling. Du kan velge mellom Overføring med KID, Overføring med melding, Overføring, Overføring mellom egne konti, Utbetalingsanvisning, Overføring til utlandet, Valutasjekk og Overføring fra konto i utlandet. Hvis du velger en annen betalingstype enn Overføring med KID, som er standard, vil skjermbildet endres til å inneholde de muligheter som finnes for den valgte betalingstype. Deretter registrerer du betalingsopplysningene. Lagre mottaksopplysninger benytter du når du vil lagre betalingsopplysninger som skal brukes om igjen ved fremtidige betalinger. Du kan velge å opprette en kreditor samtidig med at du oppretter en betaling. Det gjør du ved å markere avkrysningsfeltet Lagre betalingstype under mottaker. 2
En Leverandør ID kan f.eks. være et forkortet navn for mottakeren, et leverandørnummer eller eventuelt et telefonnummer. Avslutt betaling Når alle opplysninger er registrert trykk Lagre. Du kan godkjenne hver enkelt betaling hver gang trykker Lagre eller du kan vente med å godkjenne betalingene til du er ferdig med å registrere alle betalinger. Betalingene kan også godkjennes senere Fortsett til ikke godkjente betalinger Marker Fortsett til ikke godkjente betalinger. Du kommer til betalingsoversikten som viser de betalinger som mangler godkjenning. Velg de betalinger du ønsker å godkjenne og trykk deretter Godkjenn betalinger. 3
Skjermbilde for elektronisk signatur kommer frem hvor du skal registrere ditt passord. Krever betalingene flere godkjenninger skal de gjennom samme godkjenningsprosess. 2 opprett betaling med mappe Opprette betaling med mappe anbefales for bedrifter med mange utbetalinger også kombinert med fil betalinger samt mange brukere på avtalen. Det blir da lettere å finne de betalinger en har registrert samt at det forenkler eventuell ettergodkjenning. 4
Når du oppretter betalinger skal du velge at du ønsker å legge enkeltbetalinger i mappe ved å krysse av for Lagre betaling i mappen. Det blir da opprettet en mappe med dagens dato, ditt brukernummer og et fortløpende nummer pr. dag, for eksempel 13092004-273436-2.. Klikk på knappen Opprett mappe hvis du i stedet ønsker en mappe med en mer forklarende tekst, f.eks. Betalinger og dagens dato. Samledebiteres Samledebiteres betyr at flere betalinger belastes på fra-kontoen i et samlet beløp i stedet for enkeltvis. Betalinger kan debiteres samlet innenfor de enkelte lokale betalingstyper som overføringer og lønn. En mappe som er markert for samledebitering kan godt inneholde flere betalingstyper, inkl.. utenlandske betalinger. Det er ikke mulig å samledebitere betalingstypene Overførsel til utlandet og Valutasjekk. Samledebitering forutsetter generelt samme betalingstype fra-konto betalingsdato Hvis du ønsker å samledebitere dine betalinger, anbefaler vi at du markerer for dette før du begynner å opprette betalingene. Du kan ikke velge samledebitering etter at mappen er lukket. * felt som skal fylles ut Alle felt som er merket med en stjerne (*) skal fylles ut for at betalingen skal kunne opprettes. Leverandør ID Betalingstype Ved å taste inn en Leverandør ID eller hente en mottaker, kan du bruke om igjen betalingsopplysninger som tidligere er lagret under mottakeren i mottakeroversikten. Mottaker kan hentes fram ved at enten et eller flere av følgende felt er fylt ut: Leverandør ID, Mottaker eller Til konto. Trykk Hent mottaker. Hvis du klikker på Hent mottaker uten å fylle ut noen av feltene, vil du få vist mottakeroversikten. I oversikten klikker du på den mottakeren du ønsker å betale til for å overføre mottakeropplysningene til Opprett betaling. Du kan velge mellom Overføring med KID, Overføring med melding, Overføring, Overføring mellom egne konti, Utbetalingsanvisning, Overføring til utlandet, Valutasjekk og Overføring fra konto i utlandet. 5
Hvis du velger en annen betalingstype enn Overføring med KID, som er standard, vil skjermbildet endres til å inneholde de muligheter som finnes for den valgte betalingstype. Tast inn betalingsopplysningene. Lagre mottaksopplysninger Mottaker benytter du når du vil lagre betalingsopplysninger som skal brukes om igjen ved fremtidige betalinger. Du kan velge å opprette en kreditor samtidig med at du oppretter en betaling. Det gjør du ved å markere avkrysningsfeltet Lagre betalingstype under mottaker. En Leverandør ID kan f.eks. være et forkortet navn for mottakeren, et leverandørnummer eller eventuelt et telefonnummer. Avslutt betaling Du er nå klar til å avslutte betalingen Klikk på knappen OK. Skal du opprette flere betalinger lar du haken stå ved Opprett flere betalinger til du er ferdig å registrere siste betaling. Du kan også i Opprett betaling kontrollere og godkjenne alle betalinger ved å velge Godkjenn alle betalinger og Lukk mappen. Velger du dette, se avsnitt Lukk mappen og godkjenn betalinger. Du har nå opprettet en betaling i Business Online og samtidig lagret betalingen i en mappe. Du bestemmer selv hvor mange betalinger du vil ha i hver mappe. Kontroller betalinger Innen betalingene utføres, har du mulighet for å kontrollere antallet og summen av betalingene. Når du vil kontrollere dine betalinger, kan du bruke toppmenyen: 6
Mappeoversikten inneholder de mapper du har arbeidet med i dag. Du har også mulighet for å søke etter mapper fra tidligere datoer. I linjen for den aktuelle mappe ser du summen for betalingene i kolonnen Kontrollsum. I kolonnen Antall vises hvor mange betalinger som er i mappen. I kolonnen Kunne ikke utføres vises antall betalinger som ikke kunne utføres, både de med feil, de som er slettet og de som mangler dekning. Du kan se detaljerte opplysninger om betalingen ved å klikke på funksjonspilen til venstre for den aktuelle mappe velge menypunktet Vis betalinger i mappen. Lukk mappen og godkjenn betalinger En mappe med status Åpnet av xxxxxx er en kladd og betalingene i mappen utføres ikke. Du kan fortsatt opprette flere betalinger i den samme mappen. I en mappe med status Lukket av xxxxxx utfører vi betalingen på forfallsdagen hvis betalingen er godkjent. Når du vil lukke mappen og godkjenne betalingene, skal du velge Mappeoversikt i snarveien eller i menyen. Klikk på funksjonspilen til venstre for den aktuelle mappe. Velg menypunktet Godkjenn alle betalinger og lukk mappen. Tast inn sikkerhetskode for å forsyne betalingen med en digital signatur. Klikk på knappen OK. Nå er dine betalinger godkjent og mappen lukket. Betalingene er klar til å bli gjennomført på forfallsdagen. Se eventuelt også neste punkt. 7
Eventuell andre gangs godkjenning av betalinger Hvis fullmaktsforholdene krever at det er to underskrifter på betalingene, skal en annen bruker logge på Business Online og godkjenne betalingene innen de kan bli gjennomført på forfallsdagen. Når den andre bruker er logget på, kan denne også velge Mappeoversikt i snarveien eller i menyen. Klikk på funksjonspilen til venstre for den aktuelle mappe Velg menypunktet Godkjenn alle betalinger Tast inn sikkerhetskode for å bekrefte betalingene med en digital signatur Klikk på knappen OK. Nå er betalingene godkjent for andre gang. Betalingene er klar til å bli gjennomført på forfallsdagen. Sidehjelp Du kan få ytterligere hjelp til å fylle ut de enkelte felt på siden. Klikk på spørsmålstegnet i øverste høyre hjørne av skjermbildet for å få sidehjelpen frem og velg det emne du vil vite mer om. Relaterte emner: Godkjenn betalinger 8