10 - Automatisk eksamensplanlegging Planmodulen Planmodulen er laget for å kunne legge eksamensplan på det tidspunkt man vet hvilke studenter som ønsker å ta hvilke eksamener. Målsetting med bruk av automatisk eksamensplanlegging er å finne mulige eksamensdatoer når en tar hensyn til emnekonflikter og total romkapasitet. Planmodulen startes opp som et eget system utenfor M-STAS, med egen innloggingsdialog. I planmodulen finner du egne rutiner for overføring av data mellom planmodulen og M-STAS. Trinnene i planprosessen Opprette ny plan for en gitt periode (Definisjon) Sette start- og sluttdato for planen (Hovedkalender). Angi en standard eksamensuke Angi hvilke datoer som ikke kan benyttes til lese- og/eller eksamensdager Overføre plandata fra M-STAS til planmodulen (Emner) Registrere plandata Registrere romkapasitet Registrere eventuelle eksamener som skal arrangeres på gitte datoer (Emner) Starte automatisk planlegging Endre/justere planen etter behov Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 10 - Automatisk eksamensplanlegging 191
Overføre planlagte datoer i M-STAS Planmodulen tillater ikke at bruker "overstyrer" regelverket. Bruker kan ikke definere eksamener som gir emnekonflikt og/eller overskrider tilgjengelig romkapasitet. 192 10 - Automatisk eksamensplanlegging Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Opprette ny plan En eksamensplan må kobles til en periode (se Figur 1). Det kan eksistere mange planer for samme eksamensperiode. Hver plan bør derfor gis en entydig tittel. Det finnes også et kommentarfelt hvor du kan legge inn fritekst. Flere brukere kan arbeide med samme eksamensplan samtidig og flere brukere kan redigere grunnlagsdata for en eksamensplan. Flere brukere kan ikke samtidig kjøre automatisk planlegging! Figur 1 Opprett ny eksamensplan 1. Velg ny forekomst (Ctrl + N) for å opprette ny plan. 2. Velg perioden som planen skal gjelde for. 3. Registrer en entydig tittel for perioden. 4. Skriv inn eventuelle kommentarer for eksempel hvilken avdeling planen gjelder for. 5. Avslutt med å åpne planen. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 10 - Automatisk eksamensplanlegging 193
Grunnlag - Hovedkalenderen Hovedkalenderen angir eksamensperioden med start dato og ferdig dato. Planmodulen vil forsøke å planlegge alle eksamener innenfor denne tidsperioden. Både start- og sluttdato kan endres etter at man har planlagt alle eller noen eksamener. Endringer i start- og eller sluttdato kan medføre at eksamener som er planlagt blir slettet. Dette skjer hvis en har planlagt eksamener som faller utenfor den definerte eksamensperioden. Intervaller Ved automatisk planlegging kan en spesifisere om en gitt eksamen primært ønskes planlagt i begynnelsen, i midten eller i slutten av eksamensperioden. Når man registrerer/endrer start- og sluttdato for eksamensperioden, beregner systemet selv lengden av de tre delperiodene i begynnelsen, i midten og i slutten av eksamensperioden. I utgangspunktet deles hele eksamensperioden i tre like lange tidsintervaller og hver av de tre delperiodene får samme varighet. Delperiodene vises i skjermbildet som streker, grønn for i begynnelsen, gul for i midten og blå for i slutten. Datoene for delperiodene står også skrevet på selve periodestreken (se Figur 2). Figur 2: Hovedkalenderen. 1. Angi hvordan den enkelte ukedagen kan brukes; Til eksamen og forberedelse, bare til forberedelse eller verken til eksamen eller forberedelse. Lagre ukedefinisjonen ved å klikke på knappen "Bruk definert eksamensuke". 2. Angi startdato for planen. 3. Angi dato når planen skal være ferdig. Husk at ferdig dato må være større enn start dato. 4. Lagre hovedkalenderen til slutt. Standard eksamensuke I hovedkalenderen angir en også hvordan en standard eksamensuke ser ut, det vil si hvilke dager i en uke som kan benyttes til henholdsvis eksamen og forberedelse, bare til forberedelse eller verken til forberedelse eller eksamen. Hvis for eksempel lørdager bare kan benyttes til forberedelser, setter du en hake for forberedelse på lørdag, men unnlater å sette hake for eksamen på 194 10 - Automatisk eksamensplanlegging Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
lørdag. Hvis søndag ikke kan benyttes verken til forberedelse eller til eksamen, setter du ikke hake verken for forberedelse eller eksamen på søndag. Den standard eksamensuke du definerer i hovedkalenderen angir hvordan de enkelte ukedager kan benyttes uavhengig av om eksamensperioden er en eller mange uker. Dager som ikke kan benyttes verken til forberedelse eller eksamen betegnes som ikke aktive dager. Dager som er definert som ikke aktive i standarduken, kan bare endres ved å endre standarduken. Dager som i standarduken kan benyttes enten til forberedelse eller både til forberedelse og eksamen, kan på datonivå endres til ikke aktive dager i eksamensplanen. Endringer av hvordan den enkelte dato kan benyttes gjøres i skillearket Eksamensplan, se figur 3. Slik kan du justere aktive plandager Anta at 17. mai faller på en mandag. Anta videre at du ikke ønsker å benytte lørdager verken til forberedelse eller til eksamen, men du vil gjøre unntak for lørdag 15. mai. Mandag 17. mai ønsker du ikke å benytte verken til forberedelse eller til eksamen. Dette får du til ved å: 1. Definere en standard uke hvor lørdag kan benyttes til forberedelse. 2. Gå inn i eksamensplanen (skillearket "Eksamensplan") og sett alle lørdager untatt lørdag 15. mai til ikke aktive dager. 3. Sett mandag 17. mai til ikke aktiv dag. Du endrer hvordan en gitt dato kan benyttes slik: 1. Klikk på skillearket Eksamensplan 2. Før musepekeren over den datoen du ønsker å endre og klikk med høyre musetast. 3. Du får frem en meny som viser de mulighetene du har til å endre hvordan dagen kan benyttes. 4. Velg den dagtypen du ønsker. Figur 3: Justering av en gitt dato. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 10 - Automatisk eksamensplanlegging 195
Hver enkelt dato kan settes til: 1. Kan benyttes til eksamen og forberedelser 2. Kan benyttes til eksamen 3. Kan ikke benyttes til verken eksamen eller forberedelse Dager som er ikke aktive har røde datoer i eksamensplanen. Dessuten står det (I), for ikke aktiv i ukedagen på første linje i eksamensplanen. Dager som bare kan benyttes til forberedelse har oransje datoer og betegnelsen (F) i ukedagen. Røde ukedager angir at dagen er ikke aktiv som følge av definisjonen i standarduken og kan følgelig bare endres ved å endre standarduken. Ikke aktive dager som har sorte navn er endret på datonivå og kan endres i eksamensplanen. 196 10 - Automatisk eksamensplanlegging Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Emner i en eksamensplan Du kan definere hvilke emner som skal inngå i en eksamensplan på to måter: 1. Manuelt ved selv å definere de forskjellige emner. Planmodulen har ingen referanser til hvilke studenter som inngår. Alle konflikter mellom emner må defineres manuelt. Antall studenter og eksamenssteder må defineres manuelt. 2. Automatisk ved at systemet finner alle studenter som skal ha eksamen i en gitt periode. Konfliktmatrisen bygges automatisk. Antall studenter og eksamensstedet bygges automatisk. Figur 4: Alle "student tar emne" koblingene som har "planlagt eksamensperiode" lik planperioden legges til grunn for eksamensplanen, forutsatt; emnerevisjonen er eksamensrettet og koblingen i "student tar emne" har en aktivitetsstus som er aktiv. Under skillearket "M-STAS" velger du hvilken metode du vil benytte for å definere hvilke emner som inngår i en gitt plan. Figur 5: Velg hvilken metode du vil benytte for å definere hvilke emner som inngår i en gitt plan. Du kan i en tidlig fase av planleggingen, definere emnene som inngår i planen manuelt og senere oppdatere emnene automatisk. Dette kan føre til: Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 10 - Automatisk eksamensplanlegging 197
Manuelt definerte emnekonflikter blir fjernet Manuelt planlagte eksamensdatoer blir fjernet Vesentlige data omkring eksamen bør registreres i "emnerevisjon" i M-STAS Studieadministrasjon. Dersom eksamensinformasjon ikke er registrert på emnerevisjon, er det mulig å registrere tilsvarende data i Planmodulen. Endringer som foretas i Planmodulen endrer ikke standardverdiene i M-STAS Studieadministrasjon. Figur 6: Registrering av grunnlagsdata i M-STAS, Emnerevisjoner. Overføring til planmodulen Grunnlagsdata overføres til Planmodulen slik: Figur 7: Hent emner fra "Student - Emneavvikling". Klikk på skillearket M-STAS Velg Fra Student - Emneavviklinger i boksen Hent nye emner fra M-STAS. Kryss av for de avdelinger du ønsker skal inngå i planen. Velg hvilke tidligere overførte emner som skal oppdateres. Klikk på Hent. NB! Det kan være lurt benytte kommentarfeltet i definisjon av eksamensplan til å angi hvilke avdelinger en gitt plan gjelder for! Programmet vil nå lese tabellen Student tar emne og finner alle studenter som ønsker eksamen i den perioden som eksamensplanen gjelder for (se punkt 2 ovenfor om perioden eksamensplanen gjelder for). Videre finnes alle emner som studentene ønsker eksamen i. Alle involverte eksamenssteder og antall oppmeldinger til de enkelte eksamensstedene finnes også. Ut fra disse opplysningene konstrueres også konfliktmatrisen automatisk. Etter endt overføring kan du se hvilke emner som inngår i planen under skillearket Emner. 198 10 - Automatisk eksamensplanlegging Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Planlegging av eksamener før studenter er tilkoblet på grunnlag av emneavviklinger Hvis du ønsker å planlegge eksamen før du vet hvilke studenter som ønsker å ta eksamen i hvilke fag i en gitt periode, kan du definere hvilke fag som inngår i planen manuelt. Dette er mer arbeidskrevende og betinger at du selv manuelt må: Definere konfliktmatrisen Definere hvilke eksamenssteder som inngår i planen Definere antatt antall oppmeldinger per fag og eksamenssted. Slik går du frem: Gå til skillearket M-STAS Velg Fra emneavvikling i boksen Hent nye emner fra M-STAS. Emner som skal inngå i eksamensplanen hentes fra emneavviklingstabellen. Du får nå frem et utvalgsbilde som gir deg muligheter til å velge hvilken periode du vil hente emneavviklingene fra. Det kan være flere emneavviklinger i samme periode, så du bør også gjøre utvalg på hvilken forekomst innenfor perioden du ønsker. Når du har fylt ut utvalgsbilde med ønsket periode og forekomstnummer klikker du på Hent knappen. Figur 8: Definere hvilke emner som inngår i planen. Det fremkommer nå et bilde som inneholder to bokser. Til venstre ser du hvilke emner som til nå er definert til å inngå i planen. Til høyre ser du hvilke emner som tilfredsstiller søkekravene og som sådan er mulige kandidater til å overføres til venstresiden (altså til Inngår i planen ). Ved hjelp av pilene mellom venstre- og høyresiden, kan du nå skyve emner mellom Inngår i planen og Inngår ikke i planen til du sitter igjen med de emner i Inngår i planen som du ønsker skal være med i eksamensplanen. Avslutt med å klikke på Lagre emner. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 10 - Automatisk eksamensplanlegging 199
NB! Du kan la være å lagre eventuelle endringer du har gjort ved å klikke på knappen merket Ikke lagre. Endre emneopplysningene Emnerevisjonene i M-STAS inneholder opplysninger om: Eksamenstype Romtype til eksamen Antall dager forberedelse Tid til eksamen (antall timer eller antall dager) Disse opplysningene kan være mangelfullt registrert i M-STAS. I Planmodulen må alle disse opplysningene være fylt ut før du starter planleggingen. Du registrerer opplysningene under skillearket Emne, se Figur 9. Figur 9: Emneopplysningene. I tillegg må du fylle ut opplysninger om: Emnets prioritet ved automatisk planlegging Hvilken delperiode (i begynnelsen, i midten eller i slutten av eksamensperioden) du primært ønsker at faget skal ha eksamen NB! Hvis du ønsker at en gitt eksamen ikke skal legge beslag på romkapasitet, må du registrere faget med eksamenstype H, Hjemmeeksamen!!! Vedlikehold av eksamenssteder Du kan også foreta registreringer både av hvilke eksamenssteder som er involvert og antall oppmeldinger til det enkelte eksamenssted. Dette vil normalt bare være nødvendig og riktig hvis du har definert emner i eksamensplanen manuelt. 200 10 - Automatisk eksamensplanlegging Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Endre konfliktmatrisen Du kan også endre konfliktmatrisen. Klikk på knappen merket Endre konflikter. Du får frem et bilde som vist i Figur 10. Figur 10: Konfliktmatrisen. Konfliktmatrisen endres ved å skyve fag mellom Konfliktene fag og Mulige nye konflikter. Emneopplysningene kan også vises og endres i tabellform. Hvis du foretrekker det, klikk på skillearket Emnetabell. Figur 11: Emnetabell. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 10 - Automatisk eksamensplanlegging 201
Visninger av emneopplysninger i eksamensplanen Du kan filterere ut hvilke emner du vil se i eksamensplanen og du kan sortere disse emnene etter emnekode, antall konflikter eller antall oppmeldinger. Du velger filter og sortering i combobokser øverst i skjermbildet (se Figur 1). Figur 12: Filtre og sortering. 202 10 - Automatisk eksamensplanlegging Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Romkapasitet Ajourføre grunnlagsdata fra M-STAS Romkapasitet per rom, eksamenssted og dato hentes fra M-STAS, men kan også ajourføres i Plan modulen etter at du har registrert alle emneopplysningene. Det er innholdet i emneopplysningene som avgjør både hvilke eksamenssteder og hvilke romtyper det er behov for. Klikk på skillearket "Romkapasitet". Angi romkapasitet for hver dag for hvert eksamenssted og hver romtype. Figur 13: Registrering/endring av romkapasitet. Du kan registrere data til mange celler i tabellen i en operasjon. Marker de cellene du vil registrere data til. Tast inn romkapasitet i registreringsfeltet øverst i skjermbildet og trykk Insert. Alle markerte celler får nå den romkapasitet som du har tastet inn. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 10 - Automatisk eksamensplanlegging 203
Planlegging Alle registreringsoppgaver kan gjøres i en tradisjonell flerbruker situasjon. Flere brukere kan også drive manuell planlegging. To eller flere brukere kan ikke kjøre automatisk planlegging på samme eksamensplan samtidig. Manuell planlegging Under skillearket "Emne" kan du planlegge eksamener manuelt ved å taste inn planlagt eksamen startdato (ikke forberedelse start) og deretter klikke på knappen Planlegg eksamen. Eksamen kan slettes ved å klikke på knappen Slett eksamen. Knappen Planlegg eksamen og Slett eksamen er egentlig samme knapp, men knappen har altså forskjellig funksjon avhengig om eksamen er planlagt eller ikke (se Figur 14). Figur 14: Manuell planlegging Du kan også registrere, flytte og slette eksamener fra skillearket "Eksamensplan). Klikk med høyre musetast i en celle. Du får fram en meny som viser hva du kan gjøre. Enten opprette en eksamen, flytte en eksamen eller slette en eksamen. Alt avhengig av om eksamen er, eller ikke er, planlagt. Du kan også flytte en eksamen ved å klikke på en eksamen med venstre musetast, holde musetasten nede og dra eksamen til en ny dato. 204 10 - Automatisk eksamensplanlegging Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Figur 15: Manuell planlegging og endring av eksamensplanen i plan-bildet. Du kan finne ut hvilke dager en eksamen kan planlegges på, og hvilke dager en eksamen ikke kan planlegges på og årsaken til dette (se Figur 16). Figur 16: Finne mulige dager å legge eksamen på. Klikk med høyre musetast på en emnekode. Fra menyen som fremkommer kan du velge å vise hvilke dager eksamen ikke kan planlegges på. Ved å velge "Vis dager med problemer", kan du se dager med manglende romkapasitet og dager med emnekonflikter. Husk både det emnet du planlegger og konflikterende emner kan ha avsatt tid til forberedelser. Du kan velge om du vil se dager som benyttes til forberedelse. Automatisk planlegging. Du kan starte og stoppe automatisk planlegging ved å trykke inn eller ut knappen for automatisk planlegging (se Figur 17). Når du kjører automatisk planlegging kan det være lurt å sortere emnene enten etter antall konflikter eller antall oppmeldinger. Du kan også ved hjelp av filterboksen velge å planlegge emner Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 10 - Automatisk eksamensplanlegging 205
med høy prioritet, middels prioritet, emner som ønsker først i perioden eller sist i perioden osv. Figur 17: Automatisk planlegging 1. Du kan starte og stoppe automatisk planlegging ved å trykke inn eller ut start-knappen. 2. Du kan sette filter på hvilke emner som skal inngå i den automatiske planleggingen. 3. Ved automatisk planlegging kan det være lurt å sortere emnene enten etter antall konflikter eller antall oppmeldinger. Den automatiske planleggingen starter med valgt rad i tabellen og fortsetter nedover. Du kan fort finne hvilke emner som ikke er planlagt og årsaken til det ved å sette filter på "Emner som ikke er planlagt". 206 10 - Automatisk eksamensplanlegging Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Utskrift av eksamensplan. Du kan ta utskrift av eksamensplanen ved å velge skillearket merket Utskrift. Velg deretter ønsket sortering og klikk på knappen Skriv liste. Du får frem en forhåndsvisning av eksamenslisten. Klikk på skriversymbolet for å ta utskrift av listen. Du kan også velge å skrive listen til fil med forskjellige filformater (Excel, HTML osv). Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 10 - Automatisk eksamensplanlegging 207
Overføring av eksamensplanen til M-STAS. Når eksamensplanen er ferdig, kan resultatet overføres til M-STAS Studieadministrasjon. Ved overføring til M-STAS vil det bli etablert forekomster både i tabellene Eksamen og Eksamensavvikling (en for hvert eksamenssted). I tillegg etableres Student tar eksamen koblingen i M-STAS. Det blir med andre ord utført en automatisk eksamensoppmelding i M-STAS. Ved oppmeldingen vil studenter som har mer enn tre eksamensforsøk i et emne bli avvist. Du kan ta ut lister over hvilke studenter som blir oppmeldt og hvilke studenter som får avvist sin oppmelding. Listene kan tas ut som kontroll lister eller som endelige lister når overføringen til M-STAS skjer. En eksamensplan som er overført til M-STAS kan ikke endres fra planmodulen! Figur 18: Overføring til M-STAS Du foretar overføring til M-STAS ved å gå til skillearket merket M-STAS og deretter klikke på knappen merket Overfør datoer til M-STAS. Du får opp en dialogboks som vist i Figur 18. 1. Øverste del av skjermbildet viser hvilke emner som er planlagt. Ved å dobbelklikke på en rad, kan du få fram oppmeldingslisten i nedre del av skjermbildet. 2. Oppmeldingstypen kan være; O = Ordinær eksamen F = Forberedende eksamen K = Kontinuasjon AVVIST = Studenten vil ikke bli oppmeldt til eksamen 3. Klikk på knappen "Utskrift" for å få utskrift av oppmeldingslisten. 208 10 - Automatisk eksamensplanlegging Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Reservering av rom 4. Klikk på knappen "Oppmelding for ALLE eksamener" for å generere lister for alle eksamener. 5. Klikk på knappen "Overfør eksamener til M-STAS" for å overføre eksamenene til M-STAS. Det genereres oppmeldingslister av valgt type. Du kan reservere fysiske rom for eksamener fra planmodulen. Gå til Verktøy menyen og velg Romtildeling. Velg deretter ønsket eksamensperiode i dialogboksen som kommer fram og trykk OK. Du får frem et skjermbilde som vist i Figur 19. Figur 19: Reservering av rom. Du kan plassere eksamener på rom ved drag-and-drop. Ta tak i en eksamen ved å klikke med venstre mustast på ønsket eksamen. Hold nede venstre mustast og dra eksamen til det rom du vil benytte. Slipp opp venstre mustast. En dialogboks vil be deg om å angi antall ordinære eksamensplasser/spesialeksamensplasser som skal reserveres, se Figur 20. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 10 - Automatisk eksamensplanlegging 209
Figur 20: Fordeling av eksamensplasser. Du kan også fjerne en plassering med motsatt operasjon, det vil si dra en eksamen som er plassert på et rom tilbake til boksen Eksamener som ikke er plassert. Du kan også få programmet til å foreta en automatisk fordeling av eksamener på rom ved å klikke på knappen merket Kjør. Knappen merket Angre setter situasjonen tilbake til det den var før du startet romfordelingen. Knappen merket Bruk oppdaterer M-STAS og foretar således valgt romfordeling. Feltene i skjermbildet for romfordeling 1. Velg først hvilken dato du vil arbeide med. 2. Venstre halvdel av rammen for romplassering viser eksamener som ikke er plassert, dvs. hvilke emner som skal ha eksamen på valgt dato. Eksempel på hvordan du tolker en linje i tabellen; ELS46-EKS (26/26 0/0 A) ELS46-EKS Emnekode 26 Antall plasser uten spesialordning som ikke er plassert 26 Antall oppmeldinger uten spesialordning 0 Antall plasser med spesialordning som ikke er plassert 0 Antall oppmelinger med spesialordning 3. Høyre halvdel av rammen for romplassering viser rom der det er plassert eksamener. - Røde eksamener som ser ut som hengelås er eksamener hvor studentene er fordelt på rom. Disse kan ikke endres fra planmodulen. Eksempel på hvordan du tolker en linje i tabellen (dør-symbol foran); H-001 (10/10 A) H-001 Rom 10 Ledige plasser 10 Kapasitet (åpen bok-symbol foran); ESY56-EKS (15/37 0/0 A) ESY56-EKS Emnekode 15 Antall plasser fra emne ESY56-EKS 37 Antall oppmeldte i emne ESY56-EKS 0 Antall plasser med spesialordninger fra emne ESY56-EKS 0 Totalt antall plasser med spesialordning fra ESY56-EKS 210 10 - Automatisk eksamensplanlegging Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon