Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 09.12.2013 Kl.: 12.00 14.45 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 36/13 43/13 MØTELEIAR Johan Inge Særsten (Frp) DESSE MØTTE Wilhelm Engelsen (Ap) Jens Arne Stautland (Krf) Peggy Husevik Bærøy (V) Kristin Ankervold Bergo (Ap) FORFALL - Ingen forfall. DESSUTAN MØTTE Else Holst-Larsen frå Deloitte AS var med i heile møtet. Frå administrasjonen møtte Iren Dyrseth i sak 38/13 Leiar for Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste (SIB) Trine Hjertholm i sak 39/13 orient.sak nr. 1 om SIB. Under denne saka var og kommunalsjef Mariann J. Hilt tilstades. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 36/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 37/13 Godkjenning av protokoll frå møte 10.9.2013 Vedlegg 38/13 Rådmannen orienterer 39/13 Orienteringar Vedlegg 40/13 Meldingar Vedlegg 41/13 Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll 42/13 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar 43/13 Gjennomgang av møteprotokollar Eventuelt 1
36/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 37/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 10.09.2013 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 10.09.2013. Protokollen frå møte 10.09.2013 vart samrøystes godkjend. 38/13 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Iren Dyrseth, som er prosessleiar for arbeid med «Kvalitetslosen», orienterte. Det vart vist døme på korleis systemet kan brukast i praksis. Kontrollutvalet kommenterte og kom med spørsmål undervegs. Kontrollutvalet takka for god informasjon og tok informasjonen til orientering. Vedtaket var samrøystes. Orientering om «Kvalitetslosen» vart teke til orientering. 39/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Sunnhordland Interkommunale Generell orientering om status for barnevernstenesta, med særleg fokus på Stord kommune v/ dagleg leiar i SIB Trine Hjertholm. Barnevernsteneste (SIB) 2 Deloitte AS Interimrevisjonen 2013. 3 Sekretariatet Første kontrollutvalsmøtet 2014 Forslag er satt til den 14.2.2014. 4 Sekretariatet Lesebrett til politisk utval i Stord kommune Framleis behov for innkalling i papirutgåva for faste utvalsmedlemmer? 5 Sekretariatet Vidare opplæring for kontrollutvalet på Solstrand hotell på Os den 6.3.2014 til 7.3.2014. 6 Deloitte AS Forvaltningsrevisjon av fysiske miljø i skulebygg i Stord kommune. Status. 7 Sekretariatet Etiske regelverk i kommunen KUV må vurdera å ta initiativ til evaluering av etisk reglement i kommunen. 8 Sekretariatet NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2014, 5. 6.2.14 på Clarion Hot. Oslo Airport, Gardermoen. Påmeldingsfrist 19.12.13. 9 Sekretariatet FKT konferansen 2014 vert avvikla i Haugesund på Rica Maritim den 3. 4.6.2014. Eventuelt 2
FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringssakene til vitande. : Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Sunnhordland Interkommunale Barneverns- teneste SIB) Dagleg leiar i SIB Trine Hjertholm orienterte om status for barnevernstenesta, med særleg fokus på Stord kommune. Kontrollutvalet fekk koma med kommentarar til orienteringa, og det vart svara på spørsmål. Konklusjon: Utvalet vil be om at SIB vert invitert til eit møte i kommunestyret for å orientera om verksemda si. Orienteringa bør gjennomførast på første møte til hausten (2014). 2 Deloitte AS Interimrevisjonen 2013. Else Holst Larsen frå Deloitte orienterte om arbeid med interimsrevisjon. Det er ikkje spesielle ting å melda. Skriftleg rapport vil bli utarbeida og lagt fram i kontrollutvalet sitt første møte i 2014. 3 Sekretariatet Første kontrollutvalsmøtet 2014 Forslag er satt til den 14.2.2014. Kontrollutvalet ønskjer ikkje å ha møte på fredagar. Vedtak: Tidspunkt for første møte vert mandag 17.02.2014 kl. 12.00. 4 Sekretariatet Lesebrett til politiske utval i Stord kommune Framleis behov for innkalling i papirutgåva for faste utvalsmedlemmer? Kontrollutvalet ønskjer at innkalling til faste kontrollutvalsmedlemmer kun vert sendt ut elektronisk. Sekretariatet tek kontakt med politisk sekretariat i kommunen for å avtala praktiske ting kring utsendinga. 5 Sekretariatet Vidare opplæring for kontrollutvalet på Solstrand hotell på Os den 6.3.2014 til 7.3.2014. 3 frå utvalet vil delta, dei to andre har ikkje høve til å vera med her. 6 Deloitte AS Forvaltningsrevisjon av fysiske miljø i skulebygg i Stord kommune. Status. Else Holst Larsen gav «løypemelding» om stoda i prosjektet. Det har vore utfordingar med å få på plass oppdaterte opplysningar som skal nyttast som grunnlagsmateriale for vidare arbeid. Rapport vil etter planen ligga føre i begynnelsen av februar 2014. 7 Sekretariatet Etiske regelverk i kommunen KUV må vurdera å ta initiativ til evaluering av etisk reglement i kommunen. Det etiske reglementet var gjennomgått og vedteke i samband med «Politiske reglement og retningslinjer» i 2012. Kontrollutvalet merka seg at det er sett krav til rapportering om arbeid med etikk i årsmelding for kommunen for 2013. 8 Sekretariatet NKRFs kontrollutvalgskonferanse, 05. 06.02.14 på Gardermoen. Påmeldingsfrist 19.12.13. Ingen blir påmeldt til denne konferansen frå Stord. Utvalet ber om at sekretariatet melder tilbake om interessante tema som vert teke opp. 9 Sekretariatet Melding om at FKT konferansen 2014 vert avvikla i Haugesund på Rica Maritim den 3. 4.6.2014 vart teke til orientering. 3
Eventuelt Kontrollutvalet ber om at rapportar etter tilsyn frå Arbeidstilsynet, som vart gjennomført i mai / juni vert lagt fram som melding på neste møte. Dokumentasjon på korleis evt. pålegg er følgde opp skal og leggast fram. : Orientering vedr. Sunnhordland Interkommunale Barneverns- teneste (SIB) Kontrollutvalet vil be om at SIB vert invitert til eit møte i kommunestyret for å orientera om verksemda si. Orienteringa bør gjennomførast på første møte til hausten (2014). Interimsrevisjon 2013 Skriftleg rapport etter interimsrevisjon skal leggast fram for kontrollutvalet i første møte i 2014. Møtedato første møte i kontrollutvalet 2014: Mandag 17.02.2014 kl. 12.00. Tilsynsrapportar frå Arbeidstilsynet: Kontrollutvalet ber om at rapportar etter tilsyn frå Arbeidstilsynet, som vart gjennomført i mai / juni vert lagt fram som melding på neste møte. Dokumentasjon på korleis evt. pålegg er følgde opp skal og leggast fram. Kontrollutvalet tek elles orienteringssakene til vitande. 40/13 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Budsjettrevisjon 2. tertial 2013 Stord kommune. 2 Kommunestyret Budsjettrevisjon 2. tertial 2013 for Stord kommunale eigedom KF. 3 Kommunestyret Handsaming av lovlegheitskontroll. 4 Kommunestyret Vedrørande Sunnhordland Lufthavn AS. 5 Kommunestyret Driftsbudsjett 2014/2015/2016 samt investeringsbudsjett for Sunnhordland Lufthavn AS. 6 Styret for Stord vatn og Møteprotokoll 20.8.2013. avlaup KF 7 Styret for Stord vatn og Møteprotokoll 4.9.2013. avlaup KF 8 Styret for Stord vatn og Møteprotokoll 30.9.2013. avlaup KF 9 Styret for Stord Møteprotokoll 28.8.2013. kommunale eigedom KF 10 Styret for Stord Møteprotokoll 25.9.2013. kommunale eigedom KF 11 Komite for rehabilitering, Organisering av arbeid for folkehelse i Stord kommune. helse og omsorg 12 Deloitte AS Rapport etter selskapskontroll Hordaland fylkeskommune og kommunane Askøy, Bergen, Samnanger, Austevoll, Fusa og Os. Teke til orientering Eventuelt FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 4
Kontrollutvalsleiar gjekk gjennom meldingane. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 41/13 EVALUERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL : Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. Deloitte vert beden om å utarbeida forslag til ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Prosjektplanen skal leverast innan.. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. Når prosjektplanen er godkjent vert Deloitte i neste møte beden om å gjennomføra ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerar kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Dei justerte planane vert oversendt kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. : Else Holst Larsen frå Deloitte presenterte utkast til prosjektplan for arbeid med å evaluera planane. Korleis arbeidet skal gjennomførast og ressursomfang vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet hadde ingen invendingar til prosjetplanen. Prosjektplan skal sendast ut i etterkant av møtet. Med at prosjektplanen vart godkjent i møtet, vart vedtaket endra i tråd med dette. Vedtak som vart fatta var samrøystes. : Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. Prosjektplan som vart lagt fram og gjennomgått i møte, vart godkjent slik den ligg føre. Deloitte vert i neste møte beden om å gjennomføra ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerar kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Dei justerte planane vert oversendt kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. 5
42/13 KONTROLLUTVALET SIN MØTERET I GENERALFORSAMLINGAR FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjonen. : Kontrollutvalet hadde ikkje merknader til saka. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjonen. 43/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og drøfta. Det var ingen saker som kontrollutvalet ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. EVENTUELT Utvalsleiar orienterte kontrollutvalet om at KUV-budsjett for 2014 er kraftig redusert i forhold til kontrollutvalet sitt budsjett-framlegg. Det vart og opplyst om at utvalsleiar har informert kommunestyret om at det vil bli gjeve tilbakemelding om konsekvensane for aktivitetar i kontrollutvalet, som vil følgja av slik reduksjon. Kontrollutvalet vedtok samrøystes at utvalsleiar i samråd med sekretariatet utformar brev som skal sendast til kommunestyret v/ ordførar, med melding om konsekvansar for kontrollutvalet sitt arbeid vedr. budsjett-situasjonen. Johan Inge Særsten leiar Kari Nygard møtesekretær 6