Møtereferat fra styremøte i Utsikten Huseierforening Dato for møte: (Møte 5) kl.18.00 20.30 (Hos Jan) Deltagere: Ann Evelyn Irgesund Jan Engebretsen Per Christian Brynildsen Sylvi Frank (ref.) Referat, oppfølgingspunkter og nye aksjonspunkter. (Saker som ble lukket for to møter siden blir fjernet fra listen) Nytt styre 2014, møte nr. 5 Oppfølgingspunkter: Møte Nr Sak Status og oppfølging 5 2 Utbedring av veien Tine avtaler befaring med Aktiv Snøservice/BIS Maskin med tanke på å få gode innspill i forhold til hvordan veien kan utbedres på best mulig måte. Samtidig ber vi om en pris for å reparere hullene i asfalten ved innkjøringen fra Høgåsveien. 11.12.12 Venter på tilbakemelding fra Aktiv Snøservice. Tine purrer. 28.01.13 Purret etter forrige styremøte. Venter fortsatt på tilbakemelding fra Aktiv Snøservice på reparasjon av hull. 18.03.13 Har ikke hørt noe fra Aktiv Snøservice. Tar det opp igjen etter at snøen er borte. 16.04.13 Vi vil be om anbud/finne aktuelle firmaer. Veien, spesielt mellom 53 og 57, smuldrer opp. Ved store nedbørsmengder som vi nettopp hadde, vaskes deler av veien bort. Den eksisterende drenering er ikke tilfredsstillende. Det er derfor viktig at man setter fortgang i planlegging/innhenting av anbud på utbedring. Vi vil be Bis Maskin (Aktiv Snøservice) om et møte for å se på området samt komme med et tilbud. Vi vil også prøve å finne flere firmaer som kan være aktuell for å be om tilbud. Dersom det viser seg at det blir veldig dyrt å oppgradere veien, har vi også drøftet muligheten for å ta oppgraderingen i 2 steg, med 1. prioritet til den dårligste delen. Dette vil i så fall være noe som må avklares på fellesmøte. 17.06.13 Møte/befaring på området med Bis Maskin (Aktiv Snøservice) som vil sende oss tilbud. 26.06.13
Tine purret på reparasjon av hull nederst i vei. Hullene ble reparert i juli. 19.08.13 Tilbud på oppgradering av vei ennå ikke mottatt. Jan purrer. Vi vil også innhente tilbud fra flere firmaer. 16.10.13 Oppgradering vei tema på ekstraordinær generalforsamling. 09.12.13 Vedtatt forslag til utbedring av vei kan starte rundt 1. juni 14. Jan kontakter BIS Maskin for nærmere avtale. 18.02.14 Vi skal ha nytt møte med entreprenør BIS Maskin i slutten av mars for å avtale nærmer angående oppstart. 05.06.2014 Se under nytt punkt 1/2014: Nabovarsel. Da dette i stor grad angår veioppgraderingen, vil punktet om veioppgradering inntil videre bli referert der. 5 3 Forsikringer Vi vil vurdere hvilke forsikringer som er relevant i forhold til ulykker på fellesområdet, forsikring av fjernvarmeboden og styreansvar. Vi ser videre på dette i sammenheng med registreringen i Brønnøysund og tildeling av et org.nr. 11.12.12 Avventer hva som skjer ift org.nr. 28.01.13 Avventer hva som skjer ift org.nr. 18.03.13 Avventer hva som skjer ift org.nr. 16.04.13 Vi ser nærmere på hvilke forsikringer vi bør ha - styreansvar Dette bør vi ordne så snart organisasjonsnummer er klart. 5 7 Pantsettelser 16.04.13 Man har erfart at det er flere pantsettelser på tildels store beløp i «felleseiet». Vi sjekker dette nærmere og ser på om noe bør gjøres med disse; eventuelt hva som kan gjøres. Ang. de 4-5 private lånene som er tatt opp med pant i «felleseiet», så viser seg at panten kun er tatt i 1/27 del av felleseiet, altså kun låntakerens del. Adv. Haaland mener dette ikke vil kunne bli noe problem for de andre deleierne i felleseiet
5 8 Veibelysning 16.04.13 En av lyspærene er mørk. Dyrt å få skiftet kun en pære, så vi venter med å få skiftet til etter sommeren i tilfelle flere må skiftes da. Elektriker mener noe av «innmat» i lysmastene er dårlig og bør skiftes ut. Vi vil få undersøkt nærmere hva som er nødvendig å bytte ut. 19.08.13 Lamper/armaturer fra Barnehagen og nedover er nye. Resten er gamle. Ifølge elektriker bør armaturer i de gamle lamper skiftes; totalt 18 stk. Dette vil koste ca. 90.000 ifølge Elwatt Installasjon AS. Styret foreslår at man avventer utskifting og i første omgang kun skifter de pærer som er mørke. 16.10.13 Alle pærer i veibelysning fra innkjøring Høgåsvei og frem til barnehagen ble skiftet i månedsskiftet september/oktober. Disse var eldst. Vi venter med å skifte ut armaturene. 2 lyspærer i vår veibelysning er mørke. I tillegg til at pærene er dyre, er også selve jobben med å få dem skiftet svært kostbar. Også 1 pære i Barnehagens utbelysning må skiftes. Refererer her til punktet lenger ned angående «samarbeid med Barnehagen». Vi avventer utskifting til etter møtet med Barnehagen. 5 9 Oppgradering av fellesarealer Ettersom disse pærer ble skiftet høsten 2013, skulle de normalt ha mye lenger levetid. Vi vil derfor reklamere. 16.04.13 Pengestøtte: Det skal være mulig å søke Oslo Kommune om slik støtte. Vi vil sjekke dette nærmere. Dette området ser ikke bra ut og har heller ikke blitt noe bedre etter klage ifjor og sprøyting og rydding ble gjort. Jobben her skal visstnok i utgangspunktet være gjort på tilfredsstillende måte. Vi har diskutert om vi i første omgang bør sprøyte, luke og få lagt på ny bark. Vi vil imidlertid også forhøre oss med Bis Maskin om hva som kan gjøres her på best, billigst og mest «holdbare» måte. Vi vil også be om tilbud på vedlikeholdsavtale for fellesområdene. 17.06.13 Møte/befaring med Snøservice som vil sende oss tilbud på oppgradering. 16.10.13 Oppgradering fellesområde tema på ekstraordinær generalforsamling.
09.12.13 Styret avtaler nærmere med BIS Maskin angående oppstart av vedtatt oppgradering av fellesarealer. Styret har diskutert forskjellige strategier for klipping av plen/vedlikehold av oppgraderte fellesarealer, og vi forsøker i første omgang å sende ut et skriv hvor vi ber om at de med initiativ og dugnadsånd melder seg for å jobbe videre med dugnadsideen. 18.02.2014 Vi bør også få gjort noe med det lille området mellom fjernvarmebod og nr. 31. Vårt forslag er å planere, gruslegge og plassere en benk der. 5 13 Sti nedover ved fjernvarmebod 18.02.14 Stien er ikke sikker å ferdes i og trenger en oppgradering. Hvordan denne kan gjøres bedre og sikrere bør tas opp til vurdering så snart prosjektet med vei og fellesområder er ferdigstilt. Nye punkter nytt styre 2014. 5 1 Nabovarsel gnr.191 bnr. 150 samt klagesak. 29.04.2014 I påsken mottok styret Nabovarsel fra bnr. 191 bnr.150, Høgåsveien 48, 1259 Oslo. Det viser seg at det tidligere har vært sendt ut 2 nabovarsler til de andre naboeiendommer; våren 2012 og våren 2013. P.g.a. en feil fra Oslo Kommune så har Utsikten Huseierforening ikke mottatt nabovarsel for dette tiltak. Først etterat tiltaket startet opp og styreformannen undersøkte med Oslo Kommune, ble feilen oppdaget og nabovarsel sendt oss. Styret har sendt en formell klage. Vi regner med å måtte avvente oppstart på veioppgradering til vi får avklart erstatning fra utbygger for eventuelle skader anleggsvirksomheten påfører vår vei. Vi avventer nå en eventuell tilbakemelding fra utbygger. 05.06.2014 Svar på vår klage mottatt av Plan- og Bygg fra utbygger Ansnes. Det viser seg at utbygger av Høgåsveien 48 ikke har noen servitutt knyttet til eiendommen, mens vi har det. Dette er urimelig og styret vil derfor sende ny klage til Plan- og Bygg på at utbygger Ansnes forskjellsbehandles i forhold til oss beboere i Holmsåsen. Vi mener det er rimelig og rettferdig at kravet i servitutten slettes. Vi vil også ta opp igjen, det som ifølge kartet viser at utbygger Ansnes har lagt sitt fellesareal innover kanten av Holmsåsens vei. 18.08.2014 Ny klage ble sendt PBE 06.06.14. I foreløpig svar på vår siste klage opplyser Plan- og Bygg
at vår vei ligger for langt vest i forhold til eiendomsgrensen. Dersom dette stemmer, betyr det at vår vei må flyttes ca. 2 meter mot øst, hvilket igjen betyr ekstra kostnader for oss. Dessuten vurderer nå Kommunen vår tinglysing om oppgradering av tilstøtende vei, noe som eventuelt vil bevirke at utgiftene kan bli forholdsvis høye. Videre opplyser Plan- og Bygg at nybygget i Høgåsveien blir satt opp slik det er godkjent. Vår klagesak skal nå avgjøres hos Oslo Bystyre og eventuelt Fylkesmannen. Ovennevnte punkter gjør at vi må utsette oppgradering av vår vei ytterligere. Vi bør avvente svar på klagesaken. Dessuten vil utvilsomt vår vei fortsatt bli brukt av tunge maskiner og biler, selv om grunnarbeider til nybygg er noenlunde ferdige. Vi må igjen ta kontakt med Bis Maskin angående utsettelse av oppgraderingen. Med hensyn til utbygger Ansnes bruk av vår vei, eventuelle skader på veien etc,. vil vi sende brev til utbygger for å varsle om at dette vil få økonomiske konsekvenser. 18.11.2014 Vi har ikke fått tilbakemelding fra Kommunen på vår klagesak. Dette skal gjennom en byråkratisk behandling og det vil helt sikkert ta lang tid. Vi venter ennå på endelig svar på vår siste klage. Styreformann har nå vært i kontakt med Kommunen for å purre på/etterspørre hvor langt saken har kommet. Saken er nå hos Bydelsetaten. Etter sjekk på «byggesaker/oslo Kommune» finner vi at Plan og Bygg ikke har tatt klagen til følge. Når Bydelen har behandlet klagen, videresendes den til Fylkesmannen for endelig avgjørelse. 5 2 Strømavtale med Hafslund. 5 3 Innkjøring / parkering i Holmsåsen. 29.04.2014 Styret jobber med å få til en ny og billigere strømavtale. Foreløpig har dette vist seg vanskelig p.g.a. manglende opplysninger ang. den gjeldende avtale. Det er ikke mulig å få noen strømavtale før strømmåler blir lokalisert, og at vi skriver av målerstand på anlegget. 18.08.2014 Vi regner med at veien vår vil bli mer brukt når nybygget på nabotomten står ferdig, og vi bør gjøre noen tiltak mot dette. Jan har vært i kontakt med et parkeringsfirma og vi har fått et utkast til nye skilter. Vi vil vurdere nøye hva som skal stå på skiltene, eventuelt forbud mot både innkjøring og parkering for uvedkommende.
18.11.2014 Innkjøring / parkering vil gjelde hele veien, ikke bare begynnelsen, men det er i begynnelsen av veien problemene mest sannsynlig vil være størst. Dette ønsker vi å gjøre noe med. Innkjøring-/parkeringstillatelse vil være i form av et kort som alle må ha synlig i sine biler i tilfelle kontroll. Gjester får dette utdelt av den beboer man besøker. Er man ofte på besøk, så bør dette kunne være fast inventar i bilen til gjesten(e). Alle med behov for kjøring til og fra barnehagen vil også få dette utdelt. Nye regler for bruk av vår vei. Skilt angående innkjøring og parkering i Holmsåsen kommer snart opp. Hver husstand vil få 5 stk. parkeringsbevis til bruk ved gjesteparkering. Mulighet for flere v/behov. Også Barnehagen får parkeringsbevis for utlevering til ansatte samt til foreldre med barn der. Barnehagen er for øvrig fornøyd med at denne ordningen innføres. 5 4 Årsmøte 2015. 18.11.2014 Vi planlegger Årsmøtet 2015 til andre halvdel av mars 2015. Årsmøtet i Utsikten Huseierforening vil bli avholdt 18. mars 2015 kl. 18.30. Vi har gjennomgått saker som skal tas opp. Det vil bli sendt ut egen innkalling til Årsmøte, med frist for innsendelse av saker som ønskes behandlet der. 5 5 Samarbeid med Barnehagen Styreleder har vært i kontakt med Barnehagen som sier de ønsker et tettere samarbeid med Utsikten Huseierforening. 5 6 Huseierforeningens midler Vi tenker det særlig kan være interesse for samarbeid i forbindelse med lys på parkeringsplassen, skifting av lyspærer etc. samt brøyting og strøing. Styret skal ha et møte med Barnehagen for å avklare nærmere hvordan vi kan få i stand et samarbeid som kan gagne begge parter. Som informert om tidligere, ble det i april 2014 opprettet en høyrentekonto i vår bank DNB. Størsteparten av vår oppsparte kapital ble overført til høyrentekontoen. Dette ga oss en renteinntekt for 2014 på ca. 21.000,-, mot tidligere, med all kapital på vanlig brukskonto, kun noen hundre kroner pr. år.