Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 INNHOLD: 01 Administrasjonsenheten... 3 02 Informasjon og service... 7 03 Kommunalteknikk og geodata... 10 04 Helse barn og unge... 16 05 Barnevern... 20 06 Kulturenheten... 23 08 Organisasjon og personal... 28 09 IKT strategi og -forvaltning... 31 10 Østre Agder brannvesen... 34 23 Arendal voksenopplæring... 36 25 Birkenlund skole... 39 27 Asdal skole... 42 28 Stuenes skole... 45 29 Nedenes skole... 48 30 Stinta skole... 50 31 Sandum skole... 54 32 Roligheden skole... 56 36 Eydehavn skole... 58 37 Flosta skole... 60 40 Løddesøl oppvekstsenter... 62 41 Moltemyr skole... 64 42 Myra skole... 67 44 Nesheim skole... 72 46 Rykene skole... 74 47 Sandnes skole... 76 50 Strømmen oppvekstsenter... 78 53 Tromøy barnehageenhet... 81 54 Hisøy barnehageenhet... 83 55 Barnehager sentrum øst... 86 56 Stinta barnehageenhet... 89 57 Jovannslia/ Lia barnehageenhet... 91 63 Øyestad barnehageenhet... 94 70 Koordinerende enhet mestring, rehab. og omsorg... 96 71 Enhet psykisk helse og rus... 101 72 Enhet funksjonshemmede... 104 73 Hjemmebaserte tjenester... 108 74 Enhet institusjoner... 113 75 NAV Arendal... 116 76 Østre Agder krisesenter... 121 80 Legevakten... 125 82 Hisøy skole... 128 88 Rådmannen med staber... 130 1
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 01 Administrasjonsenheten Enhetsleder: Trond Aslaksen Administrasjonsenheten har pr. 31.12.13 tilsammen 68 ansatte (61,2 årsverk) fordelt på følgende fagområder (ansatte / årsverk i parantes): Enhetsledelse (1/1), økonomi (10/9,3), regnskap (14/12,5), lønn (6/6), dokumentsenter (13/11,6), lønn og personal omsorg (6/5), juss (2/1,8), skatteoppkrever (6/5,5), interkommunal arbeidsgiverkontroll (10/9,5). Våre tjenester er i stor grad interne, dvs. rettet mot andre enheter, ledere og ansatte i Arendal kommune. Gjennom våre tjenester og vår støtte til de tjenesteproduserende enhetene skal vi bidra til at kommuneplanens blir oppnådd. Bystyrets vedtatte budsjettramme ØKONOMI (1000 kr) 2011 2012 Rev. budsjett Avvik i kr i % Sum utgifter 107 401 91 224 88 639 85 144-3 496 104,11 Sum inntekter -14 303-14 216-16 596-13 100 3 496 126,68 Netto driftsramme enheten 93 097 77 008 72 044 72 044 0 100,00 Enheten går i med et overskudd på kr. 270.000. Ved årsskiftet har vi foretatt en ekstra gjennomgang av vesentlige balanseposter i regnskapet. Det ble da oppdaget en feil på balansekonto tilbake til 2012 på ca. 420.000 som vi nå måtte rette opp. Underbalansen på ca.150.000,- rettes opp ved bruk av enhetens disposisjonsfond. I 1. tertial ble det varslet et underskudd i størrelsesorden 1,5 mill. Dette ble i 2. tertial nedskalert til mellom 0,5 1,0 mill. Bakgrunnen for disse varslene var i hovedsak at noen poster var for lavt budsjettert (bla. tilskudd til felles arkivordning og til trossamfunn). Gjennom en stram økonomisk styring knyttet til bla ledige stillinger, innkjøp og deltakelse på kurs og konferanser, er enhetens regnskap for tilnærmet i balanse. Enhetens oppfølging av kommunplan/handlingsprogram Tjenesteperspektivet status i fht. virksomhetsplan I det følgende tas det utgangspunkt i virksomhetsplanen for for enheten der de prioriterte områdene er gjengitt. Under hver overskrift er det kort referert hvilke ansvars- og arbeidsområder som sorterer under de enkelte nettverk. Økonominettverket Nettverket skal gi støtte til enheter og kommuneledelse i årshjulsprosessene, samt støtte, rådgivning og opplæring til enhetene knyttet til økonomistyringen og budsjettoppfølgingen. Nettverket håndterer også innkjøpsavtaler og rådgivning knyttet til kommunale innkjøp, og utvikling og koordinering av Agresso (system for lønn, personal og økonomi). Fokusområder (etter virksomhetsplanen) Gjennomgang av organisering av nettverket og iverksetting av ny modell fra høsten. Bakgrunnen for dette er behovet for en klarere ledelse og samordning knyttet til økonomifunksjonene samt en tydliggjøring av økonominettverkets rolle og funksjon knyttet til tilgrensede fagmiljøer samt i forhold til ledernivået. Status: Dette er gjennomført og ny struktur er etablert. Videreutvikle og tilgjengeliggjøre nye elektroniske selvbetjeningsløsninger i Agresso Status: Nye selvbetjeningsløsninger er rullet ut i stort omfang i hele organisasjonen. Senest 3
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 er at elektronisk lønnsslipp nå er tilgjengelig (og eneste alternativ) for ca. halvparten av alle ansatte i Arendal kommune. Resten kommer i 2014. E-faktura (inngående og utgående). Status: Fra 31.12.12 til 31.12.13 har økningen vært på inngående fra 70 til 3.451 og utgående fra 1.539 til 9.956. Volumet (både for inngående og utgående) utgjør ca. 10% av det totale fakturavolumet. Videreutvikling av økonomihåndboka Status: Arbeidet er videreført i med flere suppleringer og korreksjoner Dokumentsenteret Arendal kommune har sentralisert sin posttjeneste slik at all post til og fra alle enheter og virksomheter i kommunen går via vårt Dokumentsenter. Dokumentsenteret har også ansvaret for arkivtjenesten samt intern postombringing til eksterne enheter. Fokusområder i (etter virksomhetsplanen) Ny arbeidsorganisering (reduksjon av sårbarhet og sikre faglig kvalitet) Status: Gjennomført etter planen. Ny arbeidsorganisering iverksatt fra høsten (fra spesialist til generalist) Bedre den fysiske tilretteleggingen vedr. intern postgang Status: Gjennomført etter planen. Nye posthyller med tilgang fra gang (låsbar hylle) er montert Lønnsnettverket Lønnsnettverket har ansvaret for utbetaling av lønn m.m til de fleste av kommunens ansatte og til ansatte i tilknyttede virksomheter, samt innkreving av refusjon for sykepenger. Lønnsnettverket har også betydelige oppgaver knyttet til ulike pålagte registreringer og rapporteringer til offentlige registre m.m Fokusområder i (etter virksomhetsplanen) Innføring av RPW (ressursstyringsmodul i Agresso). Status: Gjennomført etter planen. Elektronisk lønnsmelding er tatt i bruk i store deler av organisasjonen. Forbedring av rutiner, kompetanse og samhandling vedr. lønnsmeldinger, sykefraværsregistrering/refusjoner m.m Status: Dette var hovedtemaet på nettverkets personalsamling. Må jobbes videre med inn i ny organisasjon bla. for å redusere sårbarheten. Vurdere interkommunalt samarbeid med Grimstad kommune knyttet til lønnsområdet Status: Utredningen er i gang. Vedtekter for nytt samarbeidsselskap med Grimstad skal behandles av bystyrene i juni Elektronisk lønnslipp erstatter papirbasert lønnslipp så langt det lar seg gjøre. Status: Gjennomført for ca. 1.500 arbeidstakere. Resten kommer i løpet av 2014. snettverket Føring av regnskapet til Arendal kommune, mottak, skanning og fakturaflyt inngående fakturaer, utgående fakturering, innfordring av kommunale krav (regninger som ikke blir betalt innen fristen). I tillegg til regnskapet for Arendal kommune har nettverket også ansvaret for føring av regnskapet til en rekke tilknyttede virksomhete, herunder de kommunale foretakene. Fokusområder i (etter virksomhetsplanen) Avklaring ifht nytt innfordringssystem Status: Dette ble ikke avklart. Er nå en del av vurderingen rundt etableringen av nytt samarbeidsselskap mellom Grimstad og Arendal vedr. lønn, regnskap og dokumentsenter E-faktura (inngående og utgående). Status: Fra 31.12.12 til 31.12.13 har økningen vært på inngående fra 70 til 3.451 og utgående fra 1.539 til 9.956. Volumet (både for inngående og utgående) utgjør ca. 10% av det totale fakturavolumet. Gjennomgang av grenselinjene mot økonominettverket (jfr. punkt under økonominettverket) Status: Dette er gjennomført og noen oppgaver er flyttet. Fokus på dette rundt etableringen 4
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 av nytt samarbeidsselskap mellom Grimstad og Arendal vedr. lønn, regnskap og dokumentsenter Videre arbeid vedr. rutiner og arbeidsflyt. Status: Jobbet med forbedrede rutinere, bla. rundt kommunal innfordring Lønn og personal omsorg Rådgivning, bistand og opplæring med oppgaver knyttet til lønn- og personal.til enhetsledere og avdelingsledere i omsorg. Fokusområder i (etter virksomhetsplanen) Gjennomgang av rutiner og arbeidsfordeling mot avdelingsledere samt opplæring av teamlederne i henhold til dette (opplæringsplan). Status: Gjennomført flere samlinger med avdelingslederne der dette har vært tema. Gode resultater. Innføring av RPW (ressursstyringsmodul i Agresso). Status: Gjennomført etter planen. Elektronisk lønnsmelding er tatt i bruk i store deler av organisasjonen. Vurdere framtidig organisering og grenselinjer mot lønnsnettverket og personalnettverket samt evt. interkommunalt samarbeid knyttet til lønnsområdet (se punkt under lønnsnettverket). Status: Inngår som en del av vurderingen rundt etableringen av samarbeidsselskapet mellom Grimstad og Arendal vedr. lønn, regnskap og dokumentsenter. Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Agder Avdelingen utfører arbeidsgiverkontroller vedr. bla. innbetaling av skatt og arbeidsgiveravgift på vegne av alle kommunene i Aust Agder og 4 kommuner i Vest-Agder (bla. Kristiansand). Fokusområder i (etter virksomhetsplanen) Innføring av nytt elektronisk hjelpesystem for kontroll. Systemet er planlagt innført i hele landet og har som setting at all kontrollvirksomhet utføres i henhold til standardiserte prosedyrer og gjennomføring. Avdelingen er aktiv i innføring av systemet hos oss med tanke på å bygge opp ytterligere kontrollkompetanse. Status: Prosjektet er noe forsinket og vil bli rullet ut for fullt i løpet av 2014. Vår avdeling har vært en betydelig bidragsyter i pilotprosjektet. Det er for fastsatt et resultatkrav av gjennomførte kontroller på 5% av antall arbeidsgivere i hver kommune.avdelingen tar sikte på å nå dette et også i. Status: Sluttresultatet ble på 4,8%. Dette er i tråd med det som ble varslet til deltakerkommunene. Grunnen til at tallet er litt lavere enn 5% er deltakelsen i pilotprosjektet samt utskifting av personell i avdelingen. Vår setting med arbeidsgiverkontroll er økt etterlevelse av gjeldende regelverk innen lønnsområdet. Status: Samarbeidsmøtet med deltakerkommunene bekrefter at disse er svært godt fornøyd med tjenesten de får. Det samme bereftes fra skattemyndighetene (Skatt Sør). I er det inngått en prøveavtale med hhv. Nissedal og Kviteseid kommuner. Det vil i løpet av 2014 bli avklart om det ønsker å inngå en varig avtale. Skatteinnfordringen Avdelingen er faglig underlagt den statlige skatteforvaltningen (Skatt Sør) og jobber med saksbehandling og innfordring av ubetalte skattekrav. Dette inkluderer ordinære skattetrekk (arbeidstaker), arbeidsgiveravgift, restskatt og forskuddsskatt (personlig og firma). Fokusområder i 2012 (etter virksomhetsplanen) Fokusområder i henhold til de prioriteringene som blir vedtatt av Skatt Sør Status: Skatt Sør sine tall er oppnådd på alle punkt i. 5
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 Enhetens oppfølging av kommunplan/handlingsprogram Medarbeiderperspektivet status i fht. virksomhetsplan Medarbeider Aksepterende og inkluderende arbeidsliv 2012 Kommunens Enhetens Fravær korttid (%) 2,2 2,4 2,0 2,0 Fravær langtid (%) 4,0 4,0 6,0 4,0 Nærvær (%) 93,9 93,7 92,0 94,0 Medarbeidertilfredshet Ikke data Enheten ligger over tallene (dvs. bedre enn) når det gjelder totalt nærvær og langtidsfravær. Korttidsfraværet er litt høyere enn et på 2,00% har vært et nytt stabilt og godt driftsår for Administrasjonsenheten med lavt sykefravær og lavturnover (totalt 3 reansettelser i løpet av året). Arbeidspresset har likevel i perioder vært svært hardt for flere miljøer. Til tross for stort arbeidspress, er det likevel enhetsleders oppfatning at trivselen blant de ansatte i enheten er stabil og god. Fokusområder / tiltak i (etter virksomhetsplanen) Systematisk og god oppfølging av sykefraværstilfeller. Gjennomgang av ansvarsdelingen mellom enhetsleder og fagleder bla. med tanke på å overføre større del av oppfølgingsarbeidet til fagleder. Status: Endringen av ansvarsdelingen mellom enhetsleder og fagleder er ikke gjennomført. Enhetsleder deltar fast i månedlige nettverks-/avdelingsmøter. Status: Gjennomført, stort sett etter planen. Nettverkssamling med 1 overnatting for alle nettverk/avdelinger. Enhetsleder deltar så langt det lar seg gjøre på disse samlingene. Status: Gjennomført. Enhetsleder var ikke med på lønnsnettverkets samling. Nettverk lønn og personal omsorg har ikke hatt slik samling i. Det holdes 4-6 møter i enhetens HMS-utvalg i løpet av året. Status: 4 møter er avholdt. Det arrangeres 2 samlinger for hele enheten i løpet av året (sommer og før jul) Status: Gjennomført etter planen. Det gjennomføres medarbeidesamtaler med alle ansatte i løpet av året. Status: Gjennomført etter planen. Enhetsleder har månedlige, separate oppfølgingssamtaler med sine fagledere. Status: Gjennomført, stort sett etter planen. Det gjennomføres et opplæringsprogram for faglederne knyttet til arbeidsgiverrollen. Status: Igangsatt faglederopplæring (samt andre ressurspersoner) i regi av kommuneledelsen. Årsverk pr. 31.12 2011 2012 65,4 68,3 61,2 Økningen fra 2011 til 2012 skyldes bla. overføring av en jurist fra omsorg til Administrasjonsenheten samt ekstra årsverk i økonominettverket (i forbindelse med at 2 personer slutter våren og kun en erstattes). Ingen reelle endringer utover dette. Nedgangen fra 2012 til skyldes i hovedsak redusert bemanning innen de fleste fagområdene/nettverkene (som følge av budsjettkutt på 2,5%). 6
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 02 Informasjon og service Enhetsleder: Anne Cathrine Haugland Enhetens tjenesteområder bestod i av servicesenter, politisk sekretariat, serverings-, skjenke- og salgsbevillinger og kommunikasjon. I tillegg har enheten et koordineringsansvar for desentralisert asylmottak og tolketjenester. Ved inngangen av året hadde enheten 23,9 årsverk. Ved utgangen av året hadde enheten 19,1 årsverk. Enhetens visjon er: Med kunnskap og smil Enhetens kjerneverdier er: Kunnskaprik, Driv, Endringsvillig, Humørfylt. Bystyrets vedtatte budsjettramme ØKONOMI (1000 kr) 2011 2012 Rev. budsjett Avvik i kr i % Sum utgifter 34 784 32 792 30 474 30 902 428 98,62 Sum inntekter -10 592-8 324-2 346-2 665-319 88,03 Netto driftsramme enheten 24 191 24 468 28 128 28 237 109 99,62 Figur 1 Nøkkeltall Enheten hadde et overskudd på 109 000 kroner i. Som beskrevet i tertialrapport 1 og 2 for var det et overforbruk knyttet til tolketjenester og kontroll og revisjon, som utgjorde en økonomisk utfordring gjennom året. Overforbruket var knyttet til manglende budsjettmidler. Den kommunale tolketjenesten ble avviklet fra 1. april. Det var forventinger om at dette skulle spare utgifter til tolketjenester. Totalt har Arendal kommune hatt utgifter på ca. 315 000 kroner til tolketjenester etter at det ble inngått avtale med ekstern leverandør. I 2012 var netto utgifter til tolketjenester på 1 113 000 kroner. Som følge av kommunens totaløkonomi har det vært stor fokus gjennom på å dekke manglende budsjettmidler på de angitte postene ved hjelp av mindreforbruk på andre poster i budsjettet. Alt i alt har stram budsjettstyring gjort det mulig å levere et positivt resultat. Enhetens oppfølging av virksomhetsplanen Enhetens felles setting er å bidra til at innbyggere, brukere, ansatte i kommunens øvrige tjenesteområder og folkevalgte enkelt får tilgang til kommunale tjenester og informasjon. er for de ulike tjenesteområdene Servicesenteret Servicesenteret bistår alle som henvender seg til kommunen via sentralbord eller publikumsmottak. Servicesenteret besvarer også henvendelser på e-post og på kommunens facebookside. I tillegg til publikumshenvendelser er servicesenteret tillagt spesialistoppgaver som eiendomsmeglertjenester/infoland, fellesannonsering for kommunen, registrering av bostøtte- og startlånsøknader, søknader om transporttjeneste med mer. Servicesenteret består av 9,9 årsverk. Servicesenteret åpnet i ombygde lokaler 16. september. Både ansatte og publikum har gitt gode tilbakemeldinger på det nye Servicesenteret. I tillegg til å samlokalisere turistinformasjon og servicesenter er sentralbordet flyttet fra 2. etasje til 1. etasje. et er et åpnere, triveligere og mer fleksiblet senter, muligheter for selvbetjening med eller uten veiledning, mer hensiktsmessig plassering av kommunens sentralbord, bedre pause-/møteareal og en mer hensiktsmessig skrankefunksjon for rådhuset. I løpet av året er det etablert en arbeidsgruppe for å utvikle en intern serviceskole for kommunen. Målet er at Serviceskolen skal løfte servicenivået i hele kommunen, og at kurset på sikt kan forvaltes av 7
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 Eureka kompetanse til eventuell bruk utenfor Arendal kommune. Arbeidet med serviceskolen ble sterkt aktualisert som følge av resultatene på Forbrukerrådets serviceundersøkelse som forelå i oktober. Arendal kommune gjør det dårlig på ingen, og det er et klart at dette må forbedres. I løpet av høsten ble det etablert et midlertidig gjennomstrømningsmottak for asylsøkere på Hove. Det ble i utgangspunktet lagt opp til en kapasitet på 180 plasser, men totalt sett har mottaket på det meste hatt 33 beboere. Representanter for Hero som driver mottaket begrunner dette med færre ankomne asylsøkere enn forventet. Enhet for Informasjon og service har fungert som koordinerende funksjon for mottaket, men i realiteten har det vært svært begrenset etterspørsel etter kommunale tjenester utover helsehjelp. Politisk sekretariat Politisk sekretariat administrerer det politiske beslutningssystemet i kommunen. Dette innebærer bl.a. å sørge for at de formelle prosesser fungerer iht. lov og reglement, og at det legges til rette for aktive politiske prosesser. I tillegg er saksbehandling knyttet til serverings-, skjenke- og salgsbevillinger tillagt politisk sekretariat. I løpet av året har i tillegg behandling av søknader om skoleskyss ved farlig skolevei vært utført innenfor nettverket. Politisk sekretariat består av 5 årsverk. Politisk sekretariat hadde ansvar for det administrative arbeidet rundt gjennomføring av stortings- og sametingsvalget samt folkeavstemningen i Løddesøl krets i. Det ble for første gang gjennomført forhåndsstemming ved hjelp av elektronisk manntall. Dette fungerte meget bra. For øvrig ble valget gjennomført på en god måte i henhold til Valglovens bestemmelser. Bevillinger Antall søknader om ambulerende bevilling og enkeltanledninger lå i på samme nivå som 2012, men det har vært en økning i inndragninger av bevillinger sammenliknet med tidligere år. Det var fire inndragningsvedtak av en ukes varighet i. Det var opprinnelig planlagt å rullere alkoholpolitisk styringsdokument i løpet av året. Dette arbeidet ble imidlertid utsatt som følge av en høring fra departementet om endringsforslag i alkoholloven. Kontrollutvalget for alkohol ble delegert myndighet fra formannskapet og behandlet høringen i desember. Det ble i løpet av året gjennomført enkeltmøter med ulike representanter i serveringsbransjen og leder for restaurantforeningen. Restaurantforeningen gikk inn i Arendal By med en representant i styret. Arendal kommune deltok på en stor alkoholfaglig samling med kommuner i Aust- og Vest Agder og Telemark. Saksbehandlere i Aust-Agder har i tillegg hatt møter i et eget faglig nettverk. Dette har gjort det enklere å kommunisere kommunene mellom om vanskelige eller sjeldne problemstilliner. Kommunikasjon Kommunikasjon har ansvar for drift og videreutvikling av kommunens innbygger- og ansattportal, samt sosiale medier. Nettverket forvalter kommunens grafiske profil og bistår i utarbeiding av trykksaker og annet presentasjonsmateriell. Mye arbeid består i å bistå øvrige kommunale enheter i deres kommunikasjonsarbeid. Nettverket består av 3,2 årsverk. I tillegg utfører enhetsleder oppgaver innenfor området. I er det lagt vekt på å tilgjengeliggjøre kommunens grafiske profil som ble vedtatt i 2012. Det er utarbeidet maler for ulike typer annonser og dokumenter, herunder kommunens styringsdokumenter. Det er utarbeidet en rekke brosjyrer og grafisk materiell til bruk ved konferanser og møter. Dette omfatter brosjyrer for åpen helsestasjon, skolehelsetjenesten, hverdagsrehabilitering, korttidsopphold på institusjon, smittevern, hjemmesykepleie Hisøy og Tromøy, Pippi individuell plan, og ny i Arendal. Det er utarbeidet profileringsmateriell for Arendalskonferansen, Arendal 2023, Arendalsuka og jobb i Arendal. Det er i løpet av året innført nytt statistikkverktøy og ny søkemotor på innbyggerportalen. Alt i alt består portalen av ca. 2900 sider. Det har i løpet av året vært ca. 132 000 unike brukere, ca. 23% av disse var nye brukere. Av de som benytter innbyggerportalen bruker ca. 17% smarttelefoner og nettbrett. De mest besøkte sidene er førstesiden, helse og omsorg, skole og barnehage og planer og utvikling. Ca 33% av de besøkende kommer fra eksterne søkemotorer, 5% av besøkene kommer fra Facebook. 8
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 Kommunen jobber aktivt med sosiale medier i form av Facebook, Twitter, Instagram og Flickr. Det kommer daglig innspill og spørs til facebooksiden til kommunen. Alle som stiller spørs får svar. Erfaringen med sosiale medier er svært positiv. Når årsberetningen skrives har kommunen 2794 personer som liker siden. De som liker siden fordeler seg relativt jevnt over ulike aldersintervaller. Kommunikasjonsnettverket har ansvar for drift av nettsidene til Arendalskonferansen og Arendalsuka og deltar i kommunens informasjonsberedskap. Informasjonsberedskapen har vært prøvet gjennom øvelse tilknyttet Arendal Havn og øvrige interne øvelser. Nærvær/medarbeiderperspektivet Medarbeider Figur 2 Nærvær Aksepterende og inkluderende arbeidsliv 2012 Kommunens Enhetens Fravær korttid (%) 1,7 2,6 2 2 Fravær langtid (%) 4,1 3,6 4 4 Nærvær (%) 94,2 93,8 93 93 Medarbeidertilfredshet Korttidsfraværet i enheten er høyere enn kommunens. Det er kontinuerlig fokus på hva som kan gjøres for å redusere korttidsfraværet. HMS-utvalget har hatt dette som et eget satsingsområde, og har i løpet av året vært i kontakt med kommunens nærværsprogram for å vurdere ytterligere tiltak. Det ble konkludert med at det jobbes godt med denne utfordringen. Medarbeidere som er i tett kontakt med publikum har fått tilbud om influensavaksine. Sykmeldte følges opp etter gjeldende rutiner. Det er ikke noe som tyder på at fraværet er arbeidsrelatert. HMS-utvalget gjennomførte møter hver 6. uke. Utvalget etablerte en egen plan i begynnelsen av året. Tiltak i planen er fulgt opp. På grunn av stram økonomi har det vært små muligheter til å tilby deltakelse på kurs og konferanser i. Der det er hensiktsmessig foregår faglige oppdateringer for de ansatte i ukentlige eller månedlige nettverksmøter. Det er gjennomført en enhetssamling. Tema for samlingen var kommunikasjon og innspill til organisasjonsendring for rådhuset. 9
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 03 Kommunalteknikk og geodata Enhetsleder: Ole Andreas Hopstock Bystyrets vedtatte budsjettramme ØKONOMI (1000 kr) 2011 2012 Rev. budsjett Avvik i kr i % Sum utgifter 218 091 189 464 188 291 172 134-16 157 109,39 Sum inntekter -210 203-217 191-218 778-199 615 19 164 109,60 Netto driftsramme enheten 7 889-27 727-30 487-27 480 3 007 110,94 Enhetens oppfølging av kommunplan/handlingsprogram/ bystyrets budsjettvedtak En vesentlig del av virksomheten er innenfor selvkostområdet, vann, avløp, slam og renovasjon. I tillegg er deler av oppingsvirksomheten finansiert ved gebyrer. Driften av parkeringsordningen er også selvfinansiert. Drift av det kommunale veinettet dekkes i sin helhet av kommunens driftsbudsjett. Differansen mellom budsjett og regnskap i på brutto inntekter og brutto utgifter skyldes i hovedsak arbeidstimer i sektoren som fordeles ut på forskjellige ansvar innen enheten. Denne differansen fremkommer i regnskapet med utgifter og inntekter som ikke blir budsjettert, da de er like. Det er videre høyere kostnader enn budsjettert på grunn av viderefordelt husleie, som ikke er fordelt ut på vann og avløp tidligere år. Denne utgiften er heller ikke budsjettert. Det er også høyere kostnader enn budsjettert på overføring renovasjon. Det er høyere inntekter enn budsjettert for kommunale eiendomsgebyrer, inntekter parkering og gebyr opping. Det fremkommer en stor innsparing på ansvar 030000. Forklaringen er at lønnsoppgjøret for hele enheten er ført her. Det er tilsvarende store merutgifter til lønn på andre ansvar i enheten. Dette tilsvarer ca 1,4 millioner. Med unntak av driften av det kommunale veinettet har det ikke vært tjenester med merforbruk av betydning. Totalt sett gikk enheten med overskudd. Lønnskostnadene i geodatanettverket er noe høyere enn budsjettert. Merutgiften dekkes inn av merinntekter på opping. Kommentarer til økonomien fra det enkelte arbeidslag Kart og opping har en positiv balanse på kr. 1 415 354 som skyldes overskudd på gebyrinntekter. Det er behandlet ca 40 saker mer enn gjennomsnittlig. Nye selvkostberegninger i 2014 vil kunne avdekke om gebyrsatsene er korrekte. Gebyrinntekter, eierseksjonering, er også med her. er et vanlig driftsår mht. økonomi for arbeidslaget Eiendomsskatt. Takseringsutgifter for et år, blir fakturert dels før nyttår, og dels etter nyttår (vi har takseringsfrist for et gitt år, den 1. feb. året etter). Derfor kan regnskapet variere en del fra år til år, avhengig av når fakturaene fra konsulenten kommer. Parkeringsvirksomheten har et overskudd på ca kr. 400000 i forhold til budsjett, til tross for helårsdrift av Pollen p-hus. Redusert antall avgiftsplasser og gode tekniske løsninger for betaling av parkeringsavgift har gitt inntekt av tilleggsavgifter 12% under budsjettert. Men for sen betaling av tilleggsavgifter og parkeringsgebyr har gitt inntekt på 177% av budsjettert. 10
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 Gebyrinntekter vann, avløp, renovasjon og slam Budsjett % av budsjett Tilknytningsavgift vann 1 250 000 1 530 000 122,4 Tilknytningsavgift avløp 1 250 000 1 661 060 132,9 Målerleie 250 000 443 552 177,42 Gebyr avløp 70 205 000 68 644 497 97,8 Gebyr vann 46 593 000 47 279 793 101,5 Gebyr renovasjon 45 520 000 47 149 963 103,6 Gebyr slam 2 955 000 3 654 454 123,7 Inntekter på erleie ble 77 % høyere enn beregnet for. Dette skyldes at alle nye boliger er pålagt å installere vanner, samt at flere av de eksisterende abonnentene har valgt å installere vanner ila året. Inntekter på tilkoblingsgebyr vann/avløp fortsetter å holde seg på et høyt nivå. Inntekter på slam har økt grunnet vedtaket av ny slamforskrift desember 2011 som sier at alle tette tanker skal inn i en ny kommunal tømmeordning. Dette ble satt i drift fra 1/1-2012, og har også hatt betydning for resultatet i år. Øvrige avvik skyldes endrede abonnementstall. Noe uklart hva avviket for avløpsgebyrer skyldes. Drift av kommunale veier har et underskudd på 1,4 mill. Det viser seg at det må gjennomføres en del akutte tiltak for å oppretteholde trafikksikkerhet og fremkommelighet. Antallet på slike tiltak vil øke som følge av stadig dårligere vedlikeholdte veier. Arbeidslagenes virksomhet i VAR Forvaltning Innført rutine for at enheten skal gi uttalelse om avfallsløsninger i forbindelse med reguleringsplaner. Innført rutine med at byggesak ikke utsteder ferdigattest på tiltak før det foreligger ferdigmelding/bekreftelse på ferdigmelding, for vann og avløp. Det gjelder både ferdigmelding på utvendig arbeid/tilkobling og innvendige sanitærinstallasjoner. Gjennomført prosjekt for registrering av flere boenheter ved eiendommer i forbindelse med innføring av abonnementsgebyr pr boenhet. Løsning for avlesing vanner på nett er forbedret, men noe arbeid gjenstår. Startet påleggssaker om installasjon av vanner for 500 private VA-abonnenter pr år. Hovedplan for husholdningsrenovasjon -2016 for Arendal kommune, vedtatt i Arendal bystyre 31.1.. Deltatt i prosjekter i prosess med opprydding forurensede sedimenter og kontroll av tilførselskilder. Har igangsatt arbeid med å registrere påslipp til kommunalt avløpsnett fra bedrifter/foretak i Gemini Indsys. (Olje- og fettutskiller) Det opprettes mange saker på forurensing og avfall på avveie. Vurdert Innføring av gebyr på saksbehandling etter forurensningsloven og konkludert med at det må lages en forskrift. Revisjon av Forskrift om avfall og Retningslinjer for avfall i Arendal, Grimstad og Froland. Ny forskrift vedtatt i Arendal bystyre den 28.11.. Nøkkeltall Nøkkeltall abonnenter vann, avløp, renovasjon og slam Des 2012 Des * Endring Abonnenter vann 16436 19196 2760 Abonnenter med vanner 2080 2855 775 Abonnenter avløp 15228 17841 2577 Abonnenter renovasjon 19544 20086 542 Abonenter slam 1746 1798 52 11
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 Nøkkeltall abonnenter vann, avløp, renovasjon og slam Des 2012 Des * Endring Antall separate slamanlegg** 2130 0 0 Antall søknader om utslipp 27 0 0 *Tallene er tatt ut pr 1/1-2014. ** Alle anlegg i drift inkl ukjente løsninger minus direkte utslipp og nødvendige slamavskillere tilkoblet off.renseanlegg. Endringer i abonnentsantallet skyldes i tillegg til nye abonnenter, det at flere eiendommer fra 01.01.2014 er registret med to eller flere boenheter. 1VA Prosjektering og utbygging Arbeidslaget har ansvar for planlegging, prosjektering og utbygging av vann- og avløpsanlegg iht vedtatt handlingsplan. Budsjett og regnskap investeringer vann og avløp 2010 2011 2012 Budsjett Investering vann 20 815 844 37 145 316 26 414 234 47 813 374 25 882 122 Investering avløp 25 044 122 36 951 593 42 229 162 56 053 239 29 704 752 Sum VA-investeringer 45 859 966 74 096 909 68 643 396 103 866 613 55 586 874 De mest omfattende anleggene som er påbegynt eller gjennomført i er: Høydebasseng på Vindåsen; Helleheia,volum 5000m3 er tatt i bruk. Overføringsanlegg DN 800mm hovedvannledning Lindtveit-Lerestveit, prosjektering pågår Overføringsledning DN 600mm hovedvannledning Biejordet, prosjektering pågår VA-anlegg Dampen Strømsbubukt er avsluttet VA-omlegging Færvik- Sandum ifb. med ny G/S-veg er avsluttet VA-Anlegg Nedenes pågår VA-anlegg Losveien - Gamle Sandvigvei er avsluttet VA-anlegg Torsbudalen-Langsæ er avsluttet VA-anlegg Stensåsveien pågår VA-anlegg Torsbudalen-Langsæ ( Etappe 3.; Molandsveien) er prosjektert VA-anlegg Kunnskapshavna er avsluttet Tiltak på RA-Saulekilen, nytt rensetrinn prosjekteres, bygging 2014-15 VA-anlegg i Gabriel Scottsvei med sideveier pågår VA-anlegg Staubø Bota er prosjektert, bygging 2014 VA-anlegg Øvre Barbudalsvei er avsluttet VA-anlegg Heldalsområdet pågår VA-anlegg Rykene er avsluttet VA-omlegginger Barbu, prosjektering pågår VA-anlegg Gibraltarbakken er avsluttet VA-anlegg Skibevik Kongshavn pågår VA-anlegg Solborgdalen er avsluttet GIS/Geodata Arbeidslaget har ivaretatt alle forvaltningsoppgaver knyttet til kommunens databaser og vedlikehold/ajourhold av kart- og fagsystemer. Utført GIS-tjenester for Froland kommune. Gjennomført kurs i Gemini Utforsker for saksbehandlere. Gjennomførte prosjekter i inkl felles IKT-prosjekter: Utarbeidet kravspesifikasjon for nytt GIS Innsynssystem Etablert pilot-arena for nasjonalt prosjekt GeoSynkronisering Videreutviklet Planregister ihht GeoIntegrasjon 12
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 Geovekstprosjekt knyttet til vektorisering av gamle reguleringsplaner Videreutvikling av WEB-kartløsning for innbyggerne Utvikle tjenester på mobile plattformer (nettbrett, smarttelefoner) Revisjon av kommuneplanens arealdel Nytt adressekart Mine Eiendommer Kart og opping Arbeidsoppgavene knytter seg til gjennomføring av forretninger etter matrikkelloven, som ble gjort gjeldende fra og med 01.01.2010. I hht. lovverket er det tidsfrister for gjennomføring av saker. Dersom tidsfristen ikke holdes, betyr det redusert gebyrinntekt (først med 1/3, så med 1/3 til). Andre oppgaver i hht. matrikkelloven: Adresseforvaltning, o.a. Gjennomføring av seksjoneringer etter seksjoneringsloven. Adressering i hht. massivadresseringsprosjektet Massivadresseringsprosjektet (PL 025), nesten ferdig i løpet av året. En del skilting gjenstår Vårt er å gjennomføre innkomne oppingssaker/seksjoneringer, andre arbeidsoppgaver snarest mulig (innen endring av gebyr - fristene). Nøkkeltall : Antall oppings/seksjoneringssaker (jnr.): 403 (gjennomsnittlig antall saker (jnr.) de siste 9 årene: 363). Av disse er det 34 seksjoneringssaker. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for opprettelse av grunneiendom: 80 kalenderdager Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for opprettelse av eierseksjoner: 26 kalenderdager Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for fullføring av oppingsforretninger: 60 kalenderdager Antall oppingssaker som fikk lenger behandlingstid enn 16 uker (dvs. redusert gebyr): 13 saker. Eiendomsskatt har vært et vanlig driftsår mht. forvaltning av eiendomsskatteoppgaver. Også i har vi hatt en gjennomgang vedr. ferdigstillelse av mindre byggearbeider, godkjent i tidsrommet ca. 2000 2010 (garasjer/tilbygg/påbygg/o.a.). Slike ferdigstillelser medfører endring i sjablonggrunnlaget for beregning av eiendomsskatt. Drift av kommunale veier Driftsoppgaver: Vinterdriften ble gjennomført tilfredsstillende. Men vinteroppgavene tar en uforholdsmessig stor del av driftsbudsjettet for det kommunale veinettet. På slutten av året ble det igangsatt et prøveprosjekt med GPS-registrering av utført brøytearbeid. Prosjektet vi vare i to år. Sentrumsrenhold har hatt 1. prioritet. Reparasjon av vinterskader og vårfeiing er gjennomført etter plan. Men kantklipp ble kun gjennomført på en mindre del av veinettet. Andre driftstiltak er ikke gjennomført i vesentlig omfang. Det kommunale veinettet er i kontinuerlig forfall. Dersom ikke budjettene her øker, vil deler av veinettet gro igjen og bryte sammen. Investeringstiltak: Skifting av kulvert (broarbeid) i Barbuelva, i Ragnvald Blakstads vei, er gjennomført. Kostnadene oversteg budsjett. Men arbeidene var påkrevet, da den gamle kulverten hadde store svakheter og var i ferd med å kollapse. Det er gjennomført reasfaltering av ca 880 m kommunal vei. Det er bygget ny veimur langs Skoleveien på Saltrød Følgende nye sikringstiltak er gjort langs kommunal vei: Fortsette arbeidet med veinavnskiltingen i forbindelse med massivadressering på det kommunale veinettet. Tromøy er være ferdig. Øvrige veier tas fortløpende ut over våre 2014. Reguleringsarbeidene Haugenesveien er gjennomført. Arbeid med grunneieravtaler gjennoptas i februar/mars 2014 før utbedringsarbeidene kan starte. 13
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 Arbeider med forlengelse av Bedriftsveien starett opp høsten. Det forventes ca 6 måneders byggetid. Det er behov for ytterligere investeringstiltak på det kommunale veinettet. Flere broer trenger nødvendig opprusting. Likeledes er det behov for forsterkning av deler av veinettet, både i form av oppbygging av veikroppen og forsterkning av murer og andre sikringstiltak. Veilys: Arbeidet med overtakelse av eierskapet til veilysanlegg fra AE-nett har ikke kommet videre. Agder Energi Nett viser liten vilje til blant annet å fremskaffe nødvendige driftsdata for at kommunen kan overta og ivareta en forsvarlig drift av anleggene. Arbeidet med å utarbeide bedre driftsrutiner for vei- og gatelys i samarbeid med entreprenør pågår. Det er ansatt ny medarbeider på arbeidsfeltet drift av veilys. Stillingen er opprettet i samarbeid med kommunenen i Østre Agder og Grimstad. Tiltredelse 1. januar 2014. Ved årets utgang var ca 100 veilys ute av drift pga ødelagte armaturer. Disse vil bli skiftet i løpet av vinteren 2014. Drift av vannforsyningen Ledningsnettet på Hisøy er pluggkjørt og reingjort. Dette har vært en tidkrevende jobb og krevd mange ombygginger av kummer for å få utført en god jobb. Trasevalg for overføringsledning fra Lindtveit til Lerestveit er lagt. Videre har vi gjennomført geotekniske- og arkiologiske undersøkelser. Detaljprosjektering står for tur. Vurdering av sikringstiltak i nedbørsfeltet rundt Rore vil bli sluttført mai 2014. Vi vil da ha fått en dokumentasjon på risiko og sårbarheten rundt vannkilde og behandlingsanlegget vårt. Hovedsatsningsområdet vårt er å redusere vannlekkasjen. Jevnt over ligger denne på rett under 40 %. Vi ser at det totale vannforbruket vårt er på vei nedover, men det gjør ikke store utslagene på lekkasjeprosenten. Utskifting av ledninger og framleiting og reparasjoner av både kommunale og ikke minst private lekkasjer er prioritert. Drift av avløpsanleggene Saulekilen renseanlegg skal i løpet av 2015 få nytt biologisk rensetrinn. En slik utbygging krever omfattende planlegging. Kommunen har engasjert konsulentfirmaet Sweco Norge AS til prosjektering av anlegget etter en hard anbudskonkurranse. Utbyggingskostnadene var kalkulert til 80-100 mill. kroner. Høsten var det klart for anbudskonkurranse for maskinleveranser. et av konkurransen viser at kommunen kan etablere biologisk rensing uten å foreta påbygg av eksisterende anlegg. Det ligger store besparelser i dette, både i form av byggekostnader og tekniske installasjoner. Anlegget er planlagt satt i gang mars 2015. Renseanlegget har tatt i bruk gassmotor for produksjon av elektrisk kraft fra egenprodusert metangass. I løpet av året er det produsert ca. 300.000 kwh. Dette er mye mindre enn forutsatt pga. betydelig redusert gassproduksjon gjennom året. Vi har derfor også hatt stort oljeforbruk. Det arbeides med å normalisere og øke gassproduksjonen på anlegget. Vi har også i hatt fokus på rehabilitering av pumpestasjoner. Kommunen har med sine 190 stasjoner flest i landet. Ny ROS-analyse er gjennomført for hele virksomhetsområde. Videre er det igansatt arbeid med ny Hoved-plan for vann og avløp. Denne vil bli klar for behandling i bystyret til våren. Maskiner og anlegg Maskinforvaltning / Verksted Solborg er offentlig autorisert for arbeid på både person- og lastebiler samt tyngere anleggsmaskiner. Virksomheten er tilknyttet opplærings kontoret i bilfag, i transport fag samt tilknyttet opplærings kontoret i byggfag. Vi har i hatt 2 lærlinger, lærling i transportfag gikk opp til fagprøve i 2012 og bestod men fortsatte som vikar frem til mai da han fikk fast jobb i en lokal transportbedrift. Lærling i bilfag avla fagprøven i august og bestod. Ny lærling i bilfag ble tatt inn fom.sept.. 14
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 Gjennomførte tiltak i Arbeid med miljøfyrtårn sertifisering startet opp i 2012 godkjenning forutsettes 1. halvår 2014 Bygget om deler av administrasjons bygget på Solborg for å få plass til flere kontorer. Skiftet ut 1 stk gammel lastebil ( 1995 mod.) med ny liten lastebil iht investerings program for Feiemaskin som nyttes til sentrumsrenhold er siftet ut (2009 mod driftstid 5200 timer) med ny av tilsvarende type iht investerings program for. Løpende vedlikehold av Arendal Kommunes eide bil og maskinpark, i alt 157 enheter. Dissse skal minimum tilfredstille gjeldende krav til EU godkjenning av person og lastebiler. Totale driftstimer I 2012 på maskinparken tilknyttet Solborg driftstasjon ca 17500 timer. Videreført arbeidet med energiøkonomisering på Solborg driftstasjon. Videreført arbeidet med efiktivisering av lastebil transporten tilknyttet maskinforvaltningen, ved at ny anskaffede lastebiler er utstyrt med et vekselflak system som gir mulighet for en langt mer fleksibel bruk av bilparken. Parkeringsordningen Oppgradering til EMV-status ble heller ikke i gjennomført på utendørs parkeringsautomater. fordi leverandøren ikke hadde dette utstyret klart for levering. Drift av Pollen p-hus, P-hus Vest, Tyholmen p-hus, Torvet p-hus og sykehusets p-hus har fungert godt. Sen saksbehandling hos Statens vegvesen utsetter nye og endrede reguleringer. Nærvær Medarbeider Aksepterende og inkluderende arbeidsliv 2012 Kommunens Enhetens Fravær korttid (%) 2,0 1,6 1,5 Fravær langtid (%) 3,2 4,6 6,5 Nærvær (%) 94,7 94,2 92 95 Medarbeidertilfredshet 5 Nærværet er stabilt i enheten. Langtidsfraværet har gått opp og korttidsfraværet er gått noe ned. Økingen i langtidsfraværet skyldes to langvarige sykemeldinger som ikke er arbeidsplassrelatert. Årsverk 2011 2012 92,2 94,7 100 Endringen fremkommer blant annet av at det er ansatt en ny anleggsrørlegger, at langvarig sykemeldt er tilbake og at det er ansatt i faste stillinger som har vært ledige pga sykdom i lengre perioder. 15
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 04 Helse barn og unge Enhetsleder: Aslaug Hustadnes har vært et historisk år for enhet Helse barn og unge. Året startet med at kommunens 4 helsestasjoner med helsesøstre, jordmødre, leger og fysioterapeuter flyttet sammen med Barne- og familieteamet og Smittevern/vaksinasjonskontoret under samme tak på Arendal helsestasjon på Arena Amfi i 3.etg. Samlokaliseringen har vist seg å være svært vellykket. Det gjelder både på faglig samarbeid og når det gjelder det psykososiale arbeidsmiljøet for alle medarbeiderne som er tilknyttet helsestasjonen. Det meldes om god trivsel blant de ansatte. Vi har ikke mottatt klager fra brukerne gjeldende helsestasjonens beliggenhet. Tverimot synes de fleste at det er praktisk å kombinere besøket på helsestasjonen med andre gjøre i byen. Ved slutten av året ble vi gjort kjent med at Rådmannen ønsket en omorganisering av tjenestene.han ønsket at enhet Helse barn og unge ble oppløst for å inngå i samorganisering med flere andre tjenester i enhet Levekår. Målet var et enda større trykk på tverrfaglig samarbeid for å bedre levekår for barn og unge i kommunen. De ansatte ble urolige for at det helsefremmende og forebyggende perspektivet skulle drukne sammen med tyngre oppgaver og tjenester. HOVEDMÅL: Helse barn og unge sine ulike faggrupper har jobbet etter følgende hoved: - Bedre levekår for barn og unge i Arendal. DELMÅL: For å gi barn og unge i Arendal bedre levekår, har vi jobbet med følgende del: - Gi tidlig hjelp til barn og unge og deres familier, med fokus på mestring. - Ha lett tilgjengelige tjenester for brukerne. - Et faglig miljø med høyt kvalifisert personale. - Bidra med vår kompetanse i tverrfaglig samarbeid. Målene er i tråd med ønsket satsing i kommuneplanen 2011-2021/Handlingsprogram -2016 og bystyrets budsjettvedtak. Gjennom har jordmortjenesten, helsestasjonstjenesten, skolehelsetjenesten, Barne- og familieteamet og helsestasjon for ungdom bidratt til å nå ene. Arendalsmodellen Oppvekst-team 0 6 år Etter vedtak i Bystyret i forbindelse med revidering av Arendalsmodellen fikk helsestasjonen ansvaret for organisering og drifting av Oppvekst-team for barn 0 6 år. Før det avholdes oppvekst-team-møte er det praksis å innkalle foreldrene til en forsamtale med oppvekst-team-koordinator og familiens helsesøster. Det er svært viktig at foreldrene er med fra første stund. Det har i løpet av året vært avholdt 54 møter, derav 29 forsamtaler, 13 ov-team-møter og 12 oppfølgingsmøter. Barnehagerepr., Barnevern, Repr. fra Barne- og familieteam, PPT, psykiatrisk sykepleier, helsesøster og jordmor møter ofte i teamet. Fastlege og NAV møter ved behov. Totalt ble 30 barn meldt til Oppvekst-team i. Det er bra at det nå kommer flere saker på de minste barna, de var tidligere nesten fraværende i Oppvekstteam. Vi tror det er et resultat av mer satsing på tidlig innsats og stadig mer tverrfaglig samarbeid, både gjennom Modellkommuneforsøket, Fylkesmannens Tidlig innsats prosjekt og Rådmannens fokus på bedre levekår i Arendal. 16
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 Modellkommuneprosjektet (2007 2014) Modellkommuneprosjektet ble videreført i, og arbeidsgruppen har jobbbet iherdig med å utvikle en ressursperm til bruk for ansatte som jobber med barn i kommunen. Kompetanseheving I desember startet vi opp med et kompetansehevingsprogram som skal gå over 2.5 år. Deltagere er: alle i barnevernnheten, PPT, Krisesenteret og medarbeiderne i Helse barn og unge. Programmet er utarbeidet av RVTS Sør (Regionsenter for vold og traumatisk stress) og tittelen er Trygg hjelper for barn og unge. Tilsyn fra Fylkesmannen Fylkesmannen gjennomførte høsten tilsyn med Helsestasjonstjenesten 0 6 år. Tilsynet var en del av et landsomfattende tilsyn initiert av Helsetilsynet. Foret med tilsynet var å vurdere om virksomheten ivaretok ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Ved tilsynet ble det konstatert ett avvik: Arendal kommune sikrer ikke faglig ledelse av legetjenesten ved helsestasjonen. Det ble gitt en merknad: Journalføringen på helsestasjonen i Arendal har forbedringspotensiale. Det arbeides med å lukke avviket. Helse barn og unge byttet journalføringssystem i nov.. Det ble skiftet fra Hspro til Winmed 3. De fleste av tjenestene innen Helse barn og unge er lovpålagte tjenester som utføres etter nasjonale lover og forskrifter. Besøkende på helsestasjonen Arendal helsestasjon har i løpet av året hatt besøk av et stort antall av kommunens innbyggere. På en vanlig dag har fra 150 200 små og store besøkt helsestasjonen. Det har og vært stor pågang av telefoner; 50-60 daglig. Det har derfor vært en svært stor arbeidsbelastning for medarbeiderne som har jobbet i ekspedisjonen / baklandet. De har nøkkelstillinger som vi er avhengig av fungerer. Bystyrets vedtatte budsjettramme Økonomien har vært stram og det har gjennom året vært fokus på forbruket. På grunn av samlokaliseringen var det ved starten av året behov for en del ekstraordinære innkjøp. ØKONOMI (1000 kr) 2011 2012 Rev. budsjett Avvik i kr i % Sum utgifter 20 873 22 781 22 467 21 590-877 104,06 Sum inntekter -3 236-4 658-3 991-2 984 1 007 133,75 Netto driftsramme enheten 17 637 18 123 18 476 18 606 130 99,30 Flere medarbeidere har i løpet av året økt sine stillinger til 100% i forbindelse med at andre har blitt pensjonister. Færre medarbeidere fører til lavere utgifter i mange sammenhenger. Helse barn og unge har holdt sin budsjettramme, og kommer ved årets slutt ut med et overskudd på kr. 130 000. Enhetens oppfølging av kommunplan/handlingsprogram/ bystyrets budsjettvedtak De ulike faggruppene har gjennom året jobbet for å oppfylle kommuneplan og enhetens gjennom sitt daglige arbeid. På grunn av overgang til nytt dataprogram ved årsskiftet har det vært noe problemer med eksakte tall. 17
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 Her følger noen data fra faggruppene: Jordmortjenesten Nærmere 90% av kommunens gravide bruker jordmor i svangerskapet. Det har vært utført 2000 konssultasjoner i. Ca. 40 unge gravide mellom 15 og 20 år har fått hjelp og oppfølging ved den kommunale svangerskapsomsorgen siste året. De unge har stort behov for støtte og oppfølging gjennom svangerskap og barseltiden. Jordmortjenesten jobber rettet med å avdekke rus, psykisk sykdom og vold i tillegg til sosiale og fysiske problemer. Tjenesten har bidratt til at tverrfaglig hjelpetiltak har vært satt inn tidlig i graviditeten. Problemene er ofte store og utfordrende og krever tid. Helsestasjonstjenesten 0 5 år 536 barn ble født i. Vanligvis har vi ca. 500 barn pr. årskull det blir 2500 barn opp t.o.m. 5 år. Helsesøstrene har gitt tilbud om hjemmebesøk til familiene med nyfødt barn. Er det kompliserte fødsler / barseltid kan jordmor også tilby hjemmebesøk. De fleste familiene takket ja til hjemmebesøk. Barna følges opp med helsekontroller på helsestsjonen etter nasjonale retningslinjer. Det er knyttet lege og fysioterapeut til helsestasjonens ordinære tilbud. Vi har hatt mye faglig fokus på å finne de barna og familiene som trenger ekstra støtte og veiledning tidligst mulig. En av helsesøstrene har hatt ansvaret for Oppvekst team 0 5 år, (koordinator). Gjennom har vi en dag i uka tilbudt Åpen helsestasjon, med musikalsk innslag i samarbeid med Kulturskolen. Det har vært svært populært blant sped- og småbarnsforeldrene. Alle helsesøstrene melder om stor arbeidsbelastning. Skolehelsetjenesten 6 16 år Ca. 500 barn har vært inne på helsestasjonen til skolestartundersøkelse med helsesøster og lege. Helsesøstrene har vaksinert 3 hele kull + jentene i 7. klasse x 3, det er til sammen ca. 2200 elever. I tillegg har helsesøstrene i hatt samtaler + ing av elevene i 3.trinnet. De har tilbudt spesiell oppfølging av familiene med overvektige barn på alle skolene. Helsesøstrene har stått ansvarlig for prosjekt: Liv og røre, aktivitetstilbud til de overvektige barna i 3. klasse og med kursopplegg for foreldrene deres. Helsesøstrene har deltatt i oppvekstteam-møter på skolene, hatt undervisning på ulike trinn og deltatt på foreldremøter i tillegg til stor pågang av individuelle samtaler både fra barn og foreldre. Helsesøstrene i skolen følger opp over 900 barn pr. 100% stilling. I kommunen har vi vel 5500 barn i alderen 5 16 år. Også helsesøstrene i skolehelsetjenesten melder om stor arbeidsbelastning. De opplever daglig at tiden ikke strekker til når det gjelder etterspørselen. Kommunen ligger langt under anbefalt norm på helsesøsterstillinger, det gjelder både i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Barne- og familieteamet Teamet mottok i i alt 222 saker ( 2012: 237). Det var 110 jenter og 105 gutter. 7 barn var ufødte da teamet kom i kontakt med mor. Inkludert søsken har de hjulpet nærmere 420 barn i kommunen. I 99 av sakene tok forelderen selv kontakt med BFT. Mange av sakene (49) har kommet fra helsesøstrene som er nære samarbeidsspartnere. BFT har jobbet mot barnehagene for at de skulle bli gjensidig kjent, men det kom likevel få saker fra barnehagene. Årsaken til henvendelsene til BFT er 26% psykisk helse hos barna, 23% familierelasjoner, 18% psykisk helse ungdom, 20% pårørende. I tillegg små % som omhandler kriser, traumer og sorg og utfordringer i barnehage og skole. 18
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 BFT har gitt gruppetilbud til barn og foreldre hvor foreldrene sliter med sin psykiske helse. Et godt tilbud med gode tilbakemeldinger. Teamet har gjennomført flere andre kurs; Fortsatt foreldere (for skilte foreldre) Godt samliv (parkurs for ferske par) og Ungdomsgruppe sammen med Ungdomsteamet. Teamet har samarbeidet med både kommunale kolleger og 2. linjetjenesten (eks. ABUP, Familiekontoret m.fl.) Teamet er tverrfaglig sammensatt med 4.4 årsverk, de har hatt noe redusert bemanning gjennom store deler av året pga.at en medarbeider har vært 100 % sykmeldt. Helsestasjon for ungdom og helsesøstertjenesten i videregående skoler De melder om stor pågang gjennom. Mange ungdommer har søkt kontakt på grunn av psykiske lidelser, angst og depresjoner. Mange sliter også med rusbruk. De har hatt mange som trenger prevensjon og rådgivning mht. seksuelle sykdommer. Helsesøstrene melder også der om stor etterspørsel som de ikke greier å møte pga. lite ressurser i de videregående skolene. Smittevern- og vaksinasjonskontoret Kontoret har fått redusert bemanning i, det bemannes nå med 0,8 årsverk. Inntjeningen er derfor resusert. Det er svært stor pågang av innbyggere som ønsker reisevaksiner. I perioder har det vært inntaksstopp og opptil 3 ukers ventetid. Kontoret må primært være en smitteberedskap, reisende blir derfor i perioder henvist til private vaksinasjonskontor i byen. Selvmordsforebyggende team Teamet har vært i aktivitet med oppfølging av personer som har vært innlagt i sykehus på grunn av selvmordsforsøk. Har vært bemannet med 2 helsesøstre hver med 25% stilling. Pga. sykmelding kan ikke tall p.t.fremskaffes. Medarbeiderperspektivet Kommunens 2012 Fravær korttid (%) 0,8 0,9 1,5 1,5 Aksepterende og Fravær langtid (%) 5,1 5,7 6,5 6,5 inkluderende arbeidsliv Nærvær (%) 94,1 93 92 92 Medarbeidertilfredshet Medarbeider Enhetens I tillegg til den faglige gevinsten med samlokaliseringen har det psykososiale arbeidsmiljøet utviklet seg svært positivt. Medarbeiderne gir uttrykk for at de trives godt. Men mange melder om stort arbeidspress, det gjelder spesielt i helsesøstergruppen og i merkantilgruppen. Personalgruppen har gjennomført planlagt påskelunsj, sommeravslutning, enhetssamling med en overnatting og julelunsj på helsestasjonen. Sykmeldte følges opp av enhetsleder. Sykefraværet gjennom året har ikke hatt sammenheng med arbeidssituasjonen. Årsverk 2011 2012 28,95 26,35 26,35 Det er ingen endring i årsverk fra 2012 til i enhet Helse barn og unge. 19
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 05 Barnevern Enhetsleder: Knut Hagen (konstituert) Bystyrets vedtatte budsjettramme Enhet barnevern består pr. 31.12. av barneverntjenesten (29,5 årsverk), ungdomsteamet (4,0 årsverk + 1,0 LOS (prosjekt), oppvekstmedarbeidere (8,0 årsverk) og tjenesten for enslige mindreårige flyktninger (1,5 årsverk). I tillegg kommer enhetsleder. Årsverk 2011 2012 Enhet barnevern 34,5 42 45 Oppvekstmedarbeiderne ble overført til enheten i 2012. ØKONOMI (1000 kr) Rev. bud. Avvik 2011 2012 i kr i % Sum utgifter 58 309 67 062 88 034 76 091-11 943 115,70 Sum inntekter -6 069-8 751-30 903-19 964 10 939 154,79 Netto driftsramme enheten 52 240 58 311 57 131 56 127-1 004 101,79 Det reviderte regnskapet for viser et underskudd for enheten på vel en million kroner. Enhetens oppfølging av kommunplan/handlingsprogram/ bystyrets budsjettvedtak Kommuneplanen 2011-2021 har følgende del knyttet til utsatt barn og unge: Ha synlige og lett tilgjengelige tjenester for å gi barn og ungdom hjelp på et tidligst mulig tidspunkt. Samarbeide innenfor det enkelte oppvekstområde mellom ansatte i barnehage, skole, barnevern, PPT, skolehelsetjeneste, oppvekstmedarbeidere og fritidsmedarbeidere for å utfylle hverandres kompetanse og skape et helhetlig tilbud i nærmiljøet. Standardisere rutinene innen det tverrfaglige samarbeidet i Arendalsmodellen. Legge til grunn en forpliktelse overfor barn og ungdom for å sikre at deres behov blir ivaretatt. Alle som jobber med barn og ungdom må reagere gjennom bekymringsmeldinger dersom en mener at dette ikke er tilfelle. Barneverntjenesten, oppvekstmedarbeiderne og ungdomsteamet har gjennom bidratt til å oppfylle disse ene. En indikasjon på at tjenestene er på rett vei er at barneverntjenesten får klart flere meldinger på helt små barn. Dette kan blant annet være en effekt av prosjektet Tidlig innsats /Oppvekstteam 0-6. Barneverntjenesten har gjennom styrket mottaksfunksjonen gjennom at faste skolerte personer tar imot nye henvendelse. Bystyret vedtok 28.02. at den primære gruppen for oppvekstmedarbeiderne skulle være barn og familier som har eller skal ha frivillige og forebyggende tiltak i barneverntjenestens regi. Som en følge av dette vedtaket har samarbeidet mellom oppvekstmedarbeiderne og barneverntjenesten blitt tettere og mer formalisert gjennom. Fylkesmannnen gjenomførte tilsyn av barneverntjenesten i 2012 og hadde spesielt fokus på undersøkelser og tiltaksarbeidet, hvor kommunen fikk avvik. ble brukt til å lukke avvikene og etter barnevernleders vurdering er rutiner og praksis knyttet til undersøkelsesarbeidet nå i tråd med lovens krav 20
Enhetenes årsberetninger Arendal kommune 2014 med ett vesentlig unntak. Fristbruddene har gjennom økt drastisk, se kommentarer under Aktivitetstall for barneverntjenesten. Når det gjelder avvik knyttet til tiltaksarbeidet, ble dette ikke lukket i. Tilsynet var ikke avsluttet pr. 31.12.13, men det var en konstruktiv pågående dialog mellom kommunen og fylkesmannen knyttet til prosessen med å lukke avvikene. Barneverntjenesten ble i tilført 2,0 stillinger gjennom den statlige styrkingen av barnevernet. Barneverntjenesten foretok høsten en intern omorganisering, ved at tre av fagstillingene ble omgjort til gruppeledestillinger. Det ble lagt opp til at ca 20 % av arbeidstiden skulle brukes til gruppelederoppgaven. Dette representerer en støtte for saksbehandlerne. Barneverntjenesten i Arendal deltok i KS-effektivitetsnettverk i sammen med flere kommuner på Sørlandet samt Tønsberg. Det håndfaste resultatet av dette var en tjenesteanalyse som viste at Arendal kommune bruker relativt lite ressurser på barnevern totalt sett, sammenliknet med andre kommuner. Tjenesten scorer likevel forbausende bra når det gjelder faktorer som er produksjon. Fire saksbehandlere har gjennomført et forsknings/utviklingsprosjekt i samarbeid med UIA, Praxis SØR hvor en har sett på egen praksis i undersøkelsene. Før jul i startet et kompetanseutviklingsprogram i regi av RVTS (Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging). Programmet heter Trygg hjelper for barn og unge og deltakere er ansatte ved PPT, helse, barn og unge og enhet barnevern. 2012 Kommunens Enhetens Medarbeider Aksepterende og inkluderende arbeidsliv Fravær korttid (%) 2,7 2,1 Fravær langtid (%) 7,0 7,4 Nærvær (%) 90,2 90,5 93 93 Medarbeidertilfredshet Sykefraværet er fortsatt noe høyt, men kortidsfraværet har gått noe ned, hvilket er en positiv tendens. Mål Andel undersøkelser med behandlingstid innen 3 måneder (overholdelse av lovfestet frist) 59,0 100 Andel barn i tiltak med tiltaksplan 86,4 100% Bruker Fornøyde brukere Andel barn under omsorg med omsorgsplan 94,9 100% Andel opprettet tilsyn i fosterhjem 93,5 100% Andel besøk i fosterhjem (fra tilsynsfører) 88,1 100% Barn med undersøkelse eller tiltak pr årsverk 18 Oppfølging i fosterhjem (fra saksbehandler) 78,7 100% Det er spesielt det lave tallet for overholdselse av frister som gir grunn til bekymring. Tilsvarende tall for 2012 var 71,7% Tallet for Arendal når det gjelder antall barn med undersøkelse eller tiltak pr. årsverk vil foreligge i midten av mars 2014. Aktivitetstall i barneverntjenesten 2005 2010 2011 2012 Nye meldinger 188 364 370 446 469 Nye meldinger andel under 6 år 26% 33% 36% 41% 41% Henlagte meldinger 29 39 41 89 91 Nye undersøkelser 164 326 329 357 378 21