Presentasjonshefte Knutepunkt Oppland

MYNDIGHETENE DIFI OFFENTLIG SEKTOR INNKJØPS- NETTVERK LEVERANDØRER Presentasjonshefte Knutepunkt Oppland Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser Se også http://www.oppland.no/knutepunkt 1

Myndighetene tar ansvar fra ord til handling.. 2006-2007 - Lov og forskrift om offentlige anskaffelser stiller krav om å ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljø 2007-2010 Regjeringen utarbeider en handlingsplan for Miljø- og Samfunnsansvar i offentlige anskaffelser utgitt av departementene MD FAD og BLD. Direktoratet for forvaltning og IKT Difi, oppretter et nasjonalt overgripende prosjekt for å implementere handlingsplanen i offentlig sektor Det opprettes en faglig støttetjeneste, et KNUTEPUNKT i hvert fylke/region, for å ivareta regjeringens intensjon redusere miljøbelastninger fra anskaffelser, effektiv ressursbruk og bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv 2

Formålet med regjeringens handlingsplan At miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester skal bli så liten som mulig Å bidra til etisk forsvarlig produksjon, handel og forbruk En effektiv bruk av ressurser Å bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv http://www.regjeringen.no/upload/md/vedlegg/planer/t-1467.pdf 3

Handlingsplanens aktivitetsområde Bidra til miljøbasert innkjøpspolitikk for hele fylket/regionen (stat og kommune) Bidra til innarbeidelse av miljøkrav, etiske og sosiale hensyn i leverandøravtaler Dialogkonferanser og kurs/seminarer sammen med innkjøps- og leverandørmiljøene Kurstilbud for politikere, ledere og innkjøpere Bistå med maler for gode innkjøpsprosesser der miljø, etiske og sosiale hensyn inngår Praktisk bistand ved enkeltinnkjøp Leverandørutvikling 4

STRATEGI- OG HANDLINGSPLAN FOR KNUTEPUNKT OPPLAND 2010-2012 ¾ Lokal iverksetting av Regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser ¾ Del 1 Sammendrag - Innledning - Bakgrunn - Knutepunkt Oppland - Organisering ¾ Del 2 Kommunikasjons- og handlingsstrategi ¾ Del 3 Handlingsplan - Aktivitetsplan - Budsjett 5

Kommunikasjons- og handlingsstrategi ¾ Knutepunktet skal kommunisere budskapet på en måte som motiverer til positiv endring. ¾ Knutepunktet skal bistå slik at offentlige oppdragsgivere skal kunne se at deres handlinger har innvirkning på resultatet ¾ Knutepunktet skal arbeide for at offentlige oppdragsgiver skal føle det som et ansvar å bidra på sin måte ¾ Knutepunktet skal bidra til at offentlige oppdragsgiver i Oppland blir en samfunnsnyttig forbruker som etterspør miljøvennlige varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder ¾ Knutepunktet skal legge tilrette for at offentlige anskaffelser i Oppland bidrar til et forbruk og en produksjon som er bærekraftig 6

Tiltaksplan ¾ Lederforankring og veiledning ved utvikling av anskaffelsesstrategi ¾ Policyformuleringer for miljø og samfunnsansvar ¾ Kompetanseoverføring, verktøy, maler og metoder ¾ Informasjonsstrategi og portalløsning ¾ Yte praktisk bistand ved enkeltkjøp ¾ Leverandørsamarbeid, innovasjon og utvkling 7

Hva er miljø- og samfunnsansvar Miljø/miljøeffektivitet ¾ Miljøeffektiviteten angis som forholdet mellom verdiskapningen og miljøbelastningen over tid ¾ Bedret miljøeffektivitet oppnås bare ved høyere verdiskapning med mindre miljø-belastning. ¾ Verdiskapning er for eksempel å skape bolig, varme, trygghet, underholdning, kunnskap, transport etc. ¾ Verdiskapning belaster vanligvis miljøet og økosystemenes belastningsevne er truet ¾ Klarer vi å få MER ut av MINDRE er vi miljøbevisste og miljøeffektive 8

Samfunnsansvar - etiske og sosiale hensyn Trygghet, rettferdighet, rettigheter, likebehandling/ikke-diskriminering etc. ¾ At arbeidsforholdene er trygge og hygieniske ¾ Barnearbeid skal ikke forekomme ¾ Svart arbeid skal ikke forekomme ¾ Tvangsarbeid skal ikke forekomme ¾ Respektere retten til fagorganisering og kollektive forhandlinger ¾ Sosial dumping skal ikke forekomme (lovregulerte arbeids- tids- og lønnsforhold) ¾ Diskriminering skal ikke forekomme ¾ Brutal behandling skal ikke forekomme ¾ Ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper må bevares 9

Prosessområder for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser ¾ Definisjon av kontraktsgjenstanden ¾ Krav til ytelse eller funksjon ¾ Kvalifikasjonskrav leverandørenes kompetanse ¾ Tildelingskriterier ¾ Kontraktskrav/kontraktsvilkår ¾ Kontraktsadministrasjon/oppfølging 10

Fokus på miljø og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder Start Verifisere behov Evaluering av verifisert behov Fokus på miljø og samfunnsansvar ivaretatt? NEI til konkurranse Stopp JA til konkurranse Konkurransedokumentasjon Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar Tildelingskriterier Kvalifikasjonskrav Konkurransegjennomføring Ordre- og fakturahåndtering Kontraktsvilkårog oppfølging Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn Terminering/ utfasing 11

Behovsverifisering ¾ Hvem har behovet og når, identifiser brukere! ¾ Er dette vårt reelle behov? ¾ Konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles? ¾ Kan behovet dekkes på alternative måter? ¾ Kan behovet minimeres? ¾ Gjennomføre analyser og undersøkelser! ¾ Vil behovet endres over tid? ¾ Er det særlige miljømessige hensyn som må ivaretas? ¾ Hva med de etiske og sosiale hensyn? 12

Definisjon av kontraktsgjenstanden ¾ Økologisk mat ¾ Miljøvennlig rengjøringskontrakter ¾ Energieffektive bygg ¾ El-bil / biodrivstoff / hybrid ¾ Miljøvennlige varmesystemer ¾ Energi fra fornybare kilder Krav til ytelse ¾ Teknisk spesifikasjon ¾ Behovsspesifikasjon eller funksjonsspesifikasjon ¾ En kombinasjon av disse, for eksempel: - maks utslipp av Co2 gr./km/euroklasse 4 el. 5 - forbud mot visse kjemikalier - krav om maksimalt energiforbruk - miljøvennlig drivstoff / varmesystemer 13

Kvalifikasjonskrav leverandørenes kompetanse ¾ At leverandøren har spesifikk miljøkompetanse ved drifting av en tjeneste, tekniske kompestanse, bemanning/ kapasitet, soliditet ¾ Krav til kompetanse/rutiner for håndtering av kjemikalier, renholdsmidler, ledelsessystemer, etc. ¾ Kan ikke kreve at ytelsen er miljømerket ¾ Krav til å oppfylle de underliggende kravene i en miljømerkeordning, for eksempel et system for å sikre sporbarhet av kjemikalier etc. ¾ Miljøkravet må være knyttet til kontraktsgjenstanden ¾ Miljømerket er en dokumentasjon på oppfylte kvalifikasjonskrav 14

Tildelingskriterier ¾ Krav til ytelse kan også benyttes som tildelingskriterier ¾ Miljø bør bare brukes som tildelingskriterium der det ikke er nok konkurranse til å stille miljø som et krav til ytelsen ¾ Miljøkrav skal være knyttet til kontraktsgjenstanden, hvis ikke bør miljø ikke være et tildelingskriterium, men et ytelseskrav eller et kvalifikasjonskrav til leverandør ¾ Miljøkriterier bør benyttes som et absolutte krav ¾ Eller et krav som ikke behøver å være oppfylt men som leverandøren vil få tilleggspoeng for å oppfylle, for eksempel lavere CO2 utslipp en minstekravet 15

Kontraktskrav/kontraktsvilkår ¾ Kan fastsette særlige vilkår for gjennomføring av kontrakten ¾ Spesifisere leverandør- og kontraktsoppfølging ¾ Slike vilkår kan/bør omhandle - miljømessige forhold - sosiale og etiske hensyn - krav til kildesortering/gjenvinning - gjennomføre opplæringstiltak, for eksempel økonomisk kjøring (økokjøring), kjemikaliehåndtering, kvalitets- og miljø-ledelse, etc., etc. ¾ Slike vilkår bør også ivareta et eventuelt forbedringspotensial 16

Kontraktskrav/kontraktsvilkår oppfølging ¾ Egenerklæring fra leverandør og/eller produsent ¾ Egenrapporteringsskjema IEH ¾ Strukturerte oppfølgingssamtaler ¾ Kontroll/befaring på produksjonsstedet ¾ Bruk av sertifiserte produsenter - SA 8000 (arbeidsforhold, ikke miljøforhold) - ISO 9001 Kvalitet/ 14001 Miljø / 26000 Samfunnsansvar / 31000 Risiko - EMAS - Miljøfyrtårn ¾ ELLER TILSVARENDE! 17

Kontraktsadministrasjon/oppfølging ¾ Spesifisere vilkår og aktiviteter for leverandør- og kontraktsoppfølging Slike vilkår kan/bør omhandle: ¾ regelmessige status/oppfølgingsmøter ¾ referatførsel med aktiviteter og oppfølgingsansvar ¾ faste kontaktpunkter hos begge parter ¾ gjennomføring av opplæringstiltak ¾ oppfølgingsaktiviteter for forhold knyttet til avtale/kontraktsavvik ¾ tiltak for å iverksette eventuelle forbedringer ¾ oppfølging av etablert sanksjonsregime 18

Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Fastsetter de politiske rammene for anskaffelser i virksomheten Innkjøpspolitikk Visjon og mandat Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhets/enhetsleder Fastsetter roller, ansvar, mål, prosesser og styringsmodell samt den operasjonelle gjennomføringen av innkjøpspolitikken Anskaffelsesstrategi Strategielementer Handlingsplan Anskaffelser Drift og investeringer Øvrig organisasjon 19

Maler og Verktøy Forslag til MAL for strategi- og policydokument ¾ En anskaffelsesstrategi har som formål å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, kvalitet og bærekraft når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester. ¾ Anskaffelsesstrategien skal sikre virksomhetens mål og tjenesteproduksjon ¾ At man klart kommuniserer hva man vil oppnå med implementeringen, og at mandatet er klart ¾ At man motiverer og støtter endringsprosessen ¾ At man etterspør resultater ¾ At man avsetter ressurser og budsjettmidler 20

¾ Sikrere innkjøp betyr færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og økt etterlevelse av lov og forskrift ¾ Bedre innkjøp betyr til dels store prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler ¾ Enklere innkjøp betyr mindre administrasjon og redusert tidsforbruk gjennom effektive og enklere rutiner slik at ansatte i størst mulig grad kan fokusere på faglig utførelse og utvikling ¾ Utover disse føringene bør en anskaffelsesstrategi inneholde virksomhetens hovedmål og en handlingsplan med resultatmål, samt en troverdig og omforent plan for gjennomføring og oppfølging. 21

OVERORDNET STRATEGI FOR INNKJØP - KOMMUNER I INNKJØPSSAMARBEID INNLEDNING En anskaffelsesstrategi er et sett grunnleggende langsiktige mål for anskaffelser. De fastsetter retningen og støttende aktiviteter og nødvendige ressurser for å nå målene. Hensikten med en anskaffelsesstrategi er å øke verdiskapningen i virksomhetens anskaffelser gjennom klare mål, planer og aktiviteter. Dette skal bidra til at samfunnet sikres best mulige varer og tjenester til riktig kostnad, samtidig som leverandørmarkedet har en sunn og bærekraftig utvikling. Anskaffelser skal derfor gjennomføres på en slik måte at kommunenes totale økonomiske interesse blir ivaretatt på beste måte. Kommunene skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen og sikre at det ikke finner sted 22

forskillsbehandling mellom leverandører.en anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse. Kommunene skal sikre at hensynet til forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av relevante, objektive og ikke-diskriminerende kriterier.krav til miljø og sosialt ansvar skal alltid stå i fokus ved kommunenes kjøp av varer og tjenester. Følgende områder er sentrale i kommunenes innkjøpssamarbeid: 1. Kartlegging og ledelsesforankring 2. Organisering av innkjøpssamarbeidet 3. Kompetanse 4. Leverandørstrategi 5. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen 6. Miljø, sosialt ansvar og omdømme 23

Kartlegging og ledelsesforankring ¾ En innledende kartlegging skal være overordnet og hensikten er å samle inn relevant informasjon for å få et mandat og en beslutning fra ledelsen på videre fremdrift. Dette innebærer blant annet å få en oversikt over hva som skal til for å utarbeide strategien, samarbeidet med sentrale interessenter, prosesseiere, synliggjøre bruk av ressurser og tidsforbruk, skape forståelse og forankre behovet i ledelsen. ¾ En viktig del av kartleggingen er å få oversikt over nå-situasjonen. Her må det fremskaffes innkjøpsdata, så som innkjøpsvolum, leverandørinformasjon og forbedringsområder må defineres. ¾ Det er også avgjørende å etablere en felles forventning til effektiviserings-, pris og kvalitetsgevinster for kommunen. Ikke legg forventningsnivået for høyt. ¾ Ansvaret for strategien ligger i virksomhetens ledelse og det er ledelsen som skal gi føringer, rettledning og støtte til utarbeidelsen og implementeringen. Ledelsen må bidra til å sikre nødvendig mandat, prioritere ressurser og tidsforbruk til arbeidet og bidra til forankring i hele organisasjonen. 24

Organisering av innkjøpsarbeidet ¾ Alle innkjøp skal utføres i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser ¾ Alle avtaler skal evalueres og ha regelmessig oppfølging med tanke på kvalitet, levering og pris ¾ Innkjøperne i kommunene skal ha tilgang til fullstendig og samla oversikt over alle rammeavtaler og kontrakter ¾ Selv om det er fritt for den enkelte kommune å være med på en rammeavtale, skal en arbeide for at alle kommunene er med på flest mulig rammeavtaler ¾ Alle som er med på en avtale, skal vise lojalitet til og bruke avtalen ¾ Alle innkjøp skal utføres i samsvar med de reelle behov som de enkelte kommunene har ¾ Kommunene skal ha kompetente innkjøpere som kjenner lov og forskrift om offentlig anskaffelser, inngåtte avtaler og bruk av etablert innkjøpsverktøy 25

Kompetanse ¾ Kommunenes innkjøpere skal så langt som mulig, ha felles holdninger og forståelse av vedtatt regelverk og godkjente rutiner ¾ Alle som arbeider med innkjøp i kommunene skal generelt ha god kompetanse på innkjøp ¾ Innkjøpsrådgivere/koordinatorer skal ha nødvendig spisskompetanse til å utføre strategisk og løpende innkjøpsarbeid og utøve rådgiverrolle overfor samarbeidskommunene. Leverandørstrategi ¾ Kommunene skal ha rammeavtaler for alle områder der dette er mulig eller hensiktsmessig ¾ Kommunene skal utnytte markedet gjennom hyppige konkurranser for å oppnå best mulig kvalitet, levering og pris ¾ Kommunene skal utvise stor integritet ovenfor alle leverandører 26

Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen ¾ Kommunene ønsker en kortere innkjøpssyklus gjennom raskere utlysinger og evaluering av tilbud ¾ Kommunene ønsker større kvalitet i innkjøpsprosessen samtidig som en ønsker at denne prosessen kan utføres så effektivt som mulig ¾ Kommunene ønsker å redusere transaksjonskostnader ved innkjøp Sosialt ansvar, miljø og omdømme ¾ Kommunene skal opptre slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte ¾ Kommunene skal arbeide for et godt omdømme hos befolkningen og hos næringslivet ¾ Et godt omdømme er avhengig av resultater og adferd ¾ Godt omdømme skapes gjennom alt som gjøres og sies, så lenge det gjøres rett og kommuniseres riktig ¾ Kommunene skal ellers følge strategien i vedlagte policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser Vedlegg: Policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser 27

Policydokument Miljø- og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser INNLEDNING Miljø- og samfunnsansvar i offentlige virksomheter defineres som helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosialt ansvar. Virksomhetene skal opptre som en krevende og samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlige varer og tjenester tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder. Offentlige virksomheter vil, når de bidrar på sin måte, se at deres handlinger har innvirkning på et forbruk og en produksjon som er bærekraftig. Dette policydokumentet henvender seg til alle statlige, kommunale og fylkeskommunale virksomheter i Oppland fylke. Likeledes skal dokumentet være retningsgivende for utvikling av et konkurransedyktig næringsliv. Policydokumentet bør også være forankret i virksomhetenes anskaffelsesstrategi og/eller overordnede retningslinjer for virksomhetenes anskaffelsesvirksomhet. 28

Målet med offentlige anskaffelser i Oppland fylke ¾ Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for, på en måte som bidrar til effektiv drift og best mulig økonomisk resultat over tid ¾ Opptre som ansvarlig samfunnsaktør, herunder: Gjennomføre innkjøpsaktivitetene med høy etisk integritet Sikre at leverandører overholder grunnleggende faglige- og menneskelige rettigheter Ha fokus på at ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper bevares Redusere problemet knyttet til sosial dumping Spesifisere og velge produkter og løsninger som er universelt utformet Spesifisere og velge produkter og løsninger som reduserer den totale miljøbelastningen ¾ Anskaffe varer og tjenester i henhold til gjeldende lover og regler ¾ Tilrettelegge slik at innkjøp blir så enkelt som mulig for brukerne i virksomhetenes organisasjonen ¾ Bidra til leverandørutvikling og konkurransedyktige leverandører ¾ Frigjøre ressurser til den kommunale og offentlige kjernevirksomheter 29

Etisk integritet ¾ I forholdet til tilbydere og leverandører skal all samhandling skje forutberegnlig, gjennomsiktig og etterprøvbar samtidig som nødvendig diskresjon utvises ¾ All opptreden skal skje på en slik måte at de offentlige virksomhetenes integritet og troverdighet ikke kan trekkes i tvil 30

Prinsipper for anskaffelsesprosessen ¾ Alltid vurdere alternative løsninger og unngå nyanskaffelser hvis dette er mulig ¾ Vurdere konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles ¾ Identifisere og verifisere det faktiske behovet i et samarbeid mellom innkjøper og brukere og legge til grunn et helhetssyn på tvers av organisasjonen ¾ Enhver anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse ¾ Benytte objektive og funksjons- og/eller ytelsesbaserte spesifikasjoner og kriterier slik at konkurransen i markedet utnyttes ¾ Ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet ¾ Orientere ikke antatte tilbydere om hvorfor de ikke ble valgt ¾ Kontrollere og aktivt følge opp leverandøren i avtaleperioden 31

Det gode innkjøp - Det gode innkjøp handler om LEDELSE OG STYRING - Verdiskapning som overordnet perspektiv, jf LOA 1 - Anskaffelsesregelverket, omdømmehensyn, forpliktelser mht. bl.a. miljø- og samfunnsansvar Rammevilkår Kjerne- og støtteprosesser Ledelses- og styringsprosesser Formål 32

33

34

35

Sagt om å lære: Det vi må lære før vi kan gjøre det, det lærer vi ved å gjøre det! Aristoteles, gresk filosof For det vi vet med sikkerhet er at.. 36

37

VISJON: Perfection consists not in doing extraordinary things, but doing ordinary things extraordinarily well Se også nettsiden på: http://www.oppland.no/knutepunkt Presentasjonsheftet er trykket på papir fra klimanøytral produsent og har opprinnelsesgaranti og FSC sertifikat. Papiret bærer også EU Ecolabel (EU blomsten). Papirprodusent er ISO 9706 sertifisert. 38

Notater 39

NORD-GUDBRANDSDAL MIDT-GUDBRANDSDAL LILLEHAMMER-REGIONEN HADELAND GJØVIKREGIONEN VALDRES Regionrådet for Nord-Gudbrandsdal tlf. 61 21 54 80 www.run.no Regionrådet for Midt-Gudbrandsdal tlf. 61 21 61 70 www.oppland.no/mg Regionrådet i Lillehammer-regionen tlf. 61 05 05 00 www.lillehammer.no Regionrådet for Hadeland tlf. 61 33 84 00 www.regionhadeland.no Regionrådet i Gjøvikregionen tlf. 61 18 95 00 www.gjovikregionen.no Valdres Natur- og Kulturpark tlf. 61 35 94 50 www.valdres.org Dovre Nord-Fron Lillehammer Jevnaker Gjøvik Nord-Aurdal Lesja Sør-Fron Gausdal Gran Vestre Toten Sør-Aurdal Lom Ringebu Øyer Lunner Østre Toten Øystre Slidre Skjåk Nordre Land Vestre Slidre Sel Søndre Land Etnedal Vågå Vang Besøksadresse: Kirkegata 76 Postadresse: Postboks 988, 2626 Lillehammer Telefon: 61 28 90 00 E-post: postmottak@oppland.org www.oppland.no