Kvalitetskommuneprogrammet Sola kommune PROSJEKTPLAN

Kvalitetskommuneprogrammet Sola kommune PROSJEKTPLAN Sola 15.02.2008

INNHOLD: 1.0 Styringsgruppe, mandat for styringsgruppen og referansegruppe 2.0 Overordnet prosjektbeskrivelse 3.0 Hovedmål 3.1 Reduksjon av sykefravær 3.1.1 Prosjekt Gravide 3.2 Redusere uønsket deltid 3.2.1 Prosjekt uønsket deltid. 3.3 Rekruttere og beholde fagpersonell 3.3.1 Prosjekt Profilering 3.3.2 Prosjekt Trivsel 3.3.3 Prosjekt Visuell veiledning 4.0 Inspirasjonssamlinger 5.0 Videre arbeid for kvalitetskommuneprogrammet

Kommune: Sola Kommune Prosjektnavn: Kvalitetskommuneprogrammet Planlagt startdato: 01.10.2007 Planlagt sluttdato: 31.12.2009 Oppdragsgiver: Formannskapet Oppdragstaker: Tjenesteområdet Levekår Er prosjektet et delprosjekt / del av et større hovedprosjekt/program ja nei x Forklaring:Kvalitetskommuneprogrammet er et eget prosjekt innenfor Tjenesteområdet Levekår. Vi bygger videre på allerede konkrete saker som ble politisk behandlet vinteren 2007. Utover å arbeide med sykefraværet vil vi også arbeide med problematikken rundt uønsket deltid. Vi arbeider også med å rekruttere og beholde fagpersonell Utfylt av: Kjersti Goa Lødemel dato:15.02.2008 Styringsgruppe: Tittel Navn Virksomhet/fagforening Politiker ( leder) Siv-Len Strandskog Prosjektleder (sekretær) Kjersti Goa Lødemel Avd Levekår Kommunal Vigdis Torjussen Avd. Levekår sjef Styrer Turid E.Tjora Sola Sjukeheim Personalsjef Bjørn Rebbestad Avd. Personal Tillitsvalgt NSF Elisabeth Berge Tillitsvalgt Fagforbundet Ruth Torill Årsvold Tillitsvalgt Delta Aud- Åse Rosland Mjølsnes Politiker Politiker Verneombud Ståle Skadberg Bodil Sanne Bjørg Søyland Mandat for styringsgruppen 1. Styringsgruppa består av et trepartssamarbeid mellom administrasjon,tillitsvalgte og folkevalgte. De velger selv sin leder. Leder velges for hele perioden. 2. Tidsrammen for gruppas virketid er satt til ut 2009. 3. Gruppa skal gjennom samhandling godkjenne prosjektene som blir satt igang. Samhandlingen skjer gjennom: Likeverdighet,dialogpreget kommunikasjon, felles forståelse og felles ansvar. 4. Gruppa skal bidra til at det skjer en god progresjon ift. prosjektene. 5. Prosjekter som innbærer finansielle ordninger eller krever politisk behandling, håndterer rådmannen på ordinær måte. 6. Gruppa skal bistå prosjektleder gjennom konstruktiv samhandling, slik at alle er eiere av de ulike prosjekt. 7. Dersom et medlem må fratre i gruppa,er det for de folkevalgte formannskapet som oppnevner en ny. Forøvrig er det gruppa selv som avgjør om det skal settes inn et nytt medlem og evt. hvem.

Referansegruppe: Tittel Navn Virksomhet/ fagforening Prosjektleder prosjektleder Kjersti Goa Lødemel Tjenesteområde Levekår Deltakere Kommunalsjef Vigdis Torjussen Virksomhetsleder Reidun Ølberg Vigdel Sola bo-og hjemmetjenester Virksomhetsleder Jeanne Billehaug Tananger bo-og hjemmetjenester Styrer Turid Tjora Sola Sjukeheim Virksomhetsleder Tor Ivesdal Miljøtjenesten Virksomhetsleder Kari Hella Avlastningsboligen Det er engasjert prosjektleder i 80 % stilling ut 2009. 2.0 Overordnet prosjektbeskrivelse. Bakgrunn. Sola kommunes visjon er «Ansvar for hverandre».dette skal ligge som grunnlag for alt arbeid som skjer kommunen. Høsten 2006 etablerte Sola kommune et samarbeid mellom arbeidsgiver(kommunalsjef, personalsjef og 3 virksomhetsledere) samt NSF og Fagforbundet. Denne gruppen skulle se på utfordringene knyttet til rekruttering av fagpersonell til omsorgssektoren, samt å beholde ansatte. Dette ble grunnlaget for kvalitetskommuneprogrammet. Sola kommune vil gjennom kvalitetskommuneprogrammet sette fokus på kvaliteten på tjenestene som leveres av kommunen og gjennom det bli en bedre tjenesteyter til Sola sin befolkning. Solabuen skal merke en forskjell! Prosjektet er i tjenesteområdet Levekår Søknaden om å bli med i Kvalitetskommuneprogrammet ble vedtatt i formannskapet 13.02.07 Våre hovedmål er: 1. Reduksjon av sykefravær 2. Redusere uønsket deltid 3. Beholde og rekruttere fagpersonell.

Effektmål Kvalitetskommuneprogrammet har bidradd til et bedre arbeidsmiljø gjennom økt nærvær og økt påvirkning på egen arbeidsdag. Kvalitetskommuneprogrammet har bidradd til et enda bedre samspill mellom politikere, tillitsvalgte og administrasjon i kommunen gjennom trepartssamarbeidet Har bedret kommunens omdømme Har bidradd til at den opplevde kvaliteten hos våre brukere har økt. 3.0 Hovedmål Under kapittel 3 vil det bli nærmere redegjort for de 3 satningsmålene som er fastsatt, med en plan for prosjekter og tiltak. 3.1 Reduksjon av sykefravær Bakgrunn: Sola kommune har de siste årene hatt et jevnt høyt sykefravær i avd. Levekår Utviklingen i sykefravær for perioden 2005 til 2007 har vært som følger. Årstall 2005 2006 2007 2008 Sykefravær i % i tjenesteområdet Levekår 9,2 10,9 9,9 Vårt mål 9,0 Det er jobbet aktivt i kommunen totalt sett med sykefraværet. Kommunen er en IA bedrift I følge mål og handlingsplaner for IA arbeid i Sola kommune er det et mål på et sykefravær på 6% ved utgangen av 2009. Det har i 2007 vært et lederopplæringsprogram i tjenesteområde levekår som bl.a har dyktiggjort lederne i oppfølging av sykemeldte Seniorpolitiske retningslinjer er blitt innført. Fra 01.07.07 er potten på seniortillegg satt til 53 000 i 100 % stilling. Et av de andre delmålene er å redusere uønsket deltid. Dette sees også i sammenheng med sykefravær,da det viser seg at en arbeidsplass med mye deltid også har et høyt sykefravær.

3.3.1 Prosjekt Gravide Mål: Gravide arbeidstakere skal være 4 uker lenger i jobb i 2008 enn i 2007 I Norge har vi ca 60 000 fødsler pr. år. Ca 75 % av mødrene er yrkesaktive. Gravide står for ca en tredjedel av alle fraværsdager for kvinner i alderen 20-39 år. Svært mange av fraværsdagene kunne vært unngått med bedre tilrettelegging av arbeidsforholdene. Dersom det er x kvinner i bedriften under 40 år, vil x multiplisert med 0,07 være et bra anslag for antall gravide. I tjenesteområdet Levekår i Sola vil dette utgjøre ca 16 gravide til enhver tid. Fra 1. november 2006-31.okt. 2007 var det 40 gravide totalt i avd Levekår. De hadde et nærvær i snitt på 26 uker, dvs da ble de helt eller delvis sykemeldt. I oversikten vi skal lage for 2007 så vil vi også se på grad av sykemelding og tilknytning til yrkesgruppe. Denne er ikke ferdig utarbeidet ennå. Bedrifter som tar tilrettelegging for gravide på alvor får nyttig kunnskap. De lærer av dette å beregne bemanning, se faremomenter og foreta risikoanalyser. Når arbeidsgiver tilrettelegger for gravide, lærer de å tilrettelegge for alle. Dette prosjektet gjennomføres på hele tjenesteområdet, og det er nedsatt en prosjektgruppe. Vi har sett på prosjekt som er gjennomført i Harstad,Karmøy og Bergen.Alle kan vise til gode resultater. Vi ønsker gjennom prosjektet at det tidlig opprettes en kontakt med den gravide. En god dialog er viktig med tanke på forebygging av sykefraværet. Den gravide er medvirkende både i å si noe om sine belastninger i arbeidet og om hvordan en kan tilrettelegge på best mulig måte. Jordmor, leder og den gravide drøfter den gravides arbeidssituasjon og vurderer denne. Jordmor får også løftet sitt fokus fra den ene gravide til helheten i arbeidssituasjonen, og de mulighetene og utfordringene arbeidsgiver og den gravide arbeidstaker har. Nettopp det at arbeidsgiver signaliserer tilretteleggingsmuligheter før den gravide begynner å tenke begrensninger og føle seg som en belastning i arbeidsmiljøet, virker som det viktigste en gjør i dialogen med den gravide. Prosjekt gruppen Deltakere Tittel Arbeidssted/virksomhet Siri Nimki Vernepleier Øygardsstien,Miljøtjenesten Jofrid Vølstad Teamleder Avd 2 C, Sola Sjukeheim Kari Hella Virksomhetsleder Avlastningsboligen Merete Thorsvik Spesialkonsulent/ attføringskonsulent Personalavdelingen Berit Weider Aartun Seniorrådgiver Senter for inkluderende arbeidsliv

Kjersti Goa Lødemel Prosjektleder Kvalitetskommuneprogrammet Tiltak 1. Lage en rutine ved graviditet. Det utarbeides rutine som skal være et hjelpemiddel for både den gravide og den ansatte om hvordan en skal forholde seg i denne perioden. Tiltak 2. Skjema for oppfølgingsplan for den gravide arbeidstaker Det lages et skjema for oppfølgingsplan som skal fylles ut ved første samtale. Denne oppfølgingsplanen brukes på de neste samtalene og evalueres. Tiltak 3 Veileder for ledere. Det utarbeides en veileder for lederne. Den skal utarbeides på en slik måte at det er liten tvil om hvordan en skal følge opp den gravide. Tiltak 4. Tilbud om bassengtrening Tilbud om trening i basseng med jordmor x 1 pr uke. Kommunen har allerede et slikt tilbud som evt. Som bør vurderes som et tilbud i vårt prosjekt. Tiltak 5. Fri fra arbeid for å kunne trene. Kommunen har inngått en avtale med bedriftshelsetjenesten om treningsopplegg for gravide med fysioterapeut 1 time x 1 pr uke i arbeidstiden. Treningsopplegget settes i gang når prosjektet har fått en oppstart. Det vil lages et tilbud der den gravide kan melde seg på og forplikte seg til å være med gjennom treningsperioden. En ser for seg en treningspakke på f.eks 10 ganger. NAV har åpnet for å kunne søke om tilrettelegging for deltakere på Opplæring for helse. Dette tiltaket kan kanskje også få tilskudd. Fremdriftsplan: Fremdriftsplan Milepæler Prosjektleder tar opp prosjektet på ledermøte 20.11.2007 Arbeidsgruppe er etablert 06-12-2007 Første møte for arbeidsgruppen. Brainstorming ift. aktuelle tiltak innen 12.12.2007

Arbeidsgruppen har gjort ferdig rutine, veileder og skjema for oppfølgingsplan. Legges frem for ledermøte i tjenesteområdet levekår. 26. 02.2008 Lage brosjyre om prosjektet 01. 04.2008 Informasjon prosjektet til virksomhetene 01. 05.2008 Oppstart 01.05 2008 3.2. Redusere uønsket deltid. Det vil i årene fremover fortsatt være behov for å styrke kommunens pleie- og omsorgstjenester, og det vil være et kontinuerlig behov for å rekruttere kvalifiserte arbeidstakere. Det er derfor ønskelig å utnytte den arbeidskapasiteten som er i kommunen og i markedet. Det er gjort en kartlegging i tjenesteområde Levekår i januar 2008 ift antall deltidsstillinger. Se tabell: Personell i turnus Antall ansatte Antall i hel stilling Andel ansatte i hel stilling % Gj.snitt stillings størrelse % 2007 Sandehagen avlastningsbolig og barnebolig 41 (33) 2 (2) 4,9 (6) 39 41 Psykisk Helse 35 (28) 10 (7) 28,6 (25) 67 52 Sola bo- og hjemmetjenester-soltun 44 (41) 8 (4) 18.2 (9,5) 53 60 Sola bo- og hjemmetjenester- hjemmetjenesten 42 (34) 8 (7) 19,0 (20,5) 59 59 Tananger bo-og hjemmetjenester- Tabo 63 (55) 3 (2) 4,8 (3,6) 50 57 Tananger bo- og hjemmetjenester- hjemmetjenesten 38 (38)* 10 (6) 26,3 (15,8) 54 60 Sola sjukeheim 97(91) 14 (9) 14,4 (9,9) 46 54 Miljøtjenesten 131 (111) 15 (7) 11,5 (6,25) 44 47 SUM 495 (431) 71 (44) 14,3 51,5 54 Gj.snitt stillingsstør relse % 2008. minus helger Tall i parentes er tall fra 2007 Tabellen er laget ut fra statistikk i Notus Turnussystem, grunnturnuser pr 03.01.2008 * Hjemmehjelperne i Tananger er regnet med i tallene fra ifjor. Kommentarer: Tananger, hjemmetjenesten, har hjemmehjelperne med i sin turnus, mens det har ikke Sola, hjemmetjenesten. Har derfor valgt å trekke ut de 4 ansatte hjemmehjelperne (37,5/timer/uke) i Tananger.Blant de er det en i 100 %. Det er også i realiteten 3 flere i 100 % stilling, men pga. at de står notert i turnus i 2 stillingshjemler, telles de ikke med blant de i hele stillinger. Til orientering er det slik at programvaren teller 100% stilling på alle med stillingsprosent over 90 %. Tallene viser at det fortsatt bare er 14,3 % som går i 100 % stilling hos oss, men tallene viser likevel at det er betraktelig flere som har 100 % stilling nå enn i fjor. Videre ser vi at det har vært en liten økning i gjennomsnittlig stillingsstørrelse fra 2007 til 2008. I tallet for 2008 er helgestillingene trukket ut.

3.2.1 Prosjekt uønsket deltid Mål: Den uønskede deltiden skal være redusert med 50 % i løpet av 2009 Det vil blisendt ut et spørreskjema til de ansatte i deltidsstillinger der vi kartlegger den uønskede deltiden hos våre ansatte. Det vil bli laget en rapport ift spørreundersøkelsen. Det er ikke satt igang konkrete tiltak ift problemstillingen. Svarene på ønsket stillingsstørrelse vil bli tilbakeført til den enkelte virksomhet slik at det kan arbeides aktivt med dette. Det skal utarbeides retningslinjer for virksomhetene om hvordan de skal forholde seg til den uønskede deltiden. 3.3 Rekruttere og beholde fagpersonell Framskrivninger fra SSB viser at vi om 15 år kan komme til å mangle 30 000 arbeidstakere for å klare kommunale pleie- og omsorgsoppgaver ( kommunal Rapport 2006). Sosial- og helsedirektoretatet har gjort rede for at dersom det skal være mulig å gjennomføre de store helsesatsningene som er vedtatt i 1990 årene,vil det være behov for 10 000 nye årsverk i 2009. Det er videre pekt på at det vil være rekrutteringsutfordringer knyttet til omsorgsarbeidere og hjelpepleiere. Fra flere virksomheter meldes det nå at det begynner å bli vanskelig å rekruttere fagpersonell. Kampen om denne type arbeidskraft er stor og eksempelvis SUS har blitt en større konkurrent om arbeidskraften. Mye tyder på at det kan bli kritisk å få nødvendige antall sykepleiere til kommunen, dersom det ikke gjøres bemanningsmessige endringer i sammensetning av profesjoner eller at det gjøres grep for å tiltrekke og/eller beholde sykepleiere i organisasjonen. Overnevnte tyder på at det vil kunne være behov for å rette oppmerksomheten både mot å rekruttere fagpersonell, men også å beholde de som allerede er i kommunen. 3.3.1 Prosjekt Profilering Mål: Antall søkere til stillinger i Tananger bo- og hjemmetjenester øker med 100% Vi ser at Tananger av og til kan oppleves som en utpost ift. Sola sentrum. Dette er også blitt ytret fra ansatte. Gjennom dette prosjektet ønsker vi å sette fokus på hva som er det spesielle med Tananger. Hva er identiteten? Hva er Tananger bo- og hjemmetjenester sin plass i lokalsamfunnet? Hva er varemerket? Tiltak: Det er nedsatt en prosjektgruppe i virksomheten som vil jobbe systematisk med Tananger bo- -og hjemmetjenester sitt omdømme og profilering ut i nærmiljøet og for potensielle jobbsøkere.

Prosjektgruppen: Deltakere Tittel Avd./virksomhet Marit Risa Omsorgsarbeider hjemmetjenesten Anne Kari Rolfsvåg Sykepleier 2. etg. Tabo Karianne Løvli Teamleder 3. etg. Tabo Kjersti Goa Lødemel Prosjektleder Kvalitetskommuneprogrammet Fremdriftsplan Fremdriftsplan Milepæler Ha første møte 05.02.2008 Ha 4 møter i løpet av våren 15.06.2008 Komme frem med konkrete planer for prosjektet 15.05.2008 3.3.2 Prosjekt Trivsel Mål: Øke trivselen i hverdagen for brukere og ansatte Det settes igang et trivselsprosjekt som skal øke den opplevde livskvaliteten til våre brukere. Vi ønsker å få til et prosjekt inn som kan være med på å styrke omdømme og at våre brukere opplever et prosjekt som berører de direkte. I kjølevannet av Lucky Næroset ønsker vi at det skal være noe som berører og ikke minst at smilet sitter litt løsere. Viktig her å fokusere på kvalitetstid for våre brukere og vitamininnsprøytning for både brukere og ansatte. Tiltak Vi ønsker å bygge et trivselsrom på Sola Sjukeheim. Dette er et konsept etter ide fra Sverige. Et rom innredes som en sandstrand. Det er bølgeskvulp og fuglekvitter, kjenner en svak havbris, man slår seg ned i en solstol og kjenner sand mellom tærne. Spesiallamper gir en opplevelse av å være i solen. Rommet er tenkt brukt både av beboerne på institusjonene, psykisk utviklingshemmede og andre brukere som får tjenester fra kommunen. Ansatte og evt. andre innbyggere i kommunen skal også være velkomne. Her skal smilet sitte løsere. Investeringskostnadene er ikke klare ennå, men spørsmål om finansiering forelegges

formannskapet Prosjektgruppe Deltakere Tittel Avd/virksomhet Torborg Hovda Sykepleier 1 B,sola sjukeheim Tove Holskar Hjelpepleier Dagsenteret,Sola Sjukeheim Kjersti Goa Lødemel Prosjektleder Kvalitetskommuneprogrammet Fremdriftsplan Hva skjer. Milepæler Presentasjon av prosjektet på virksomhetsledermøte 20.11.2007 Arbeidsgruppen er etablert 20.12.2007 Ekstern konsulent er tatt inn 15.12.07 Første møte for arbeidsgruppen. innen 09. 01. 2008 Busdjett levert fra evt. leverandør 12. 02. 2008 Saken legges frem for formannskapet uke 9? 2008 Evt ferdigstillelse av rommet 10.04.2008 Logistikken og bruksprosedyrer er ferdige Første bruk av rommet april april/mai 3.3.3 Prosjekt Visuell Veiledning mot utagering og vold Mål: Antall uønska hendelser ift utagering og vold reduseres med x % første 12 mnd etter at opplæringen er tatt i bruk. Vold og trusler kan høre til hverdagen for de ansatte i boliger for ressurskrevende brukere. I Fana bydel i Bergen har de ansatte spilt inn videoer og laget veiledning som gjør møter med beboere lettere. Opplæringsprogrammet består av en video og et eget metodehefte for hver av brukerne. Dette bygger på en felles mal. Alle vedtak om bruk av tvang og makt, etter Lov om sosiale tjenester, kap.4a, som er beskrevet, er godkjent av fylkesmannen i Hordaland. Prosjektet ble satt igang da man så at det var en økning i skader og at nesten 80 % av disse skjedde i

bofellesskap med ressurskrevende brukere. Målet var å finne strategier for å redusere antall skademeldinger. Resultatet har blitt et opplæringsprogram som består av et generelt etikkhefte, en individuell veiledning og video knyttet til den enkelte beboer. Det er krevende å drive opplæring og å opprettholde kompetansen i disse boligene pga stor turnover og helgestillinger. Det gjør at kravet til en systematisk og lett tilgjengelig opplæring er høy. I hefte om den metodiske håndteringen av den enkelte beboeren gis det et tydelig bilde av brukeren. Signaladferden beskrives etter intensitet. Deretter beskrives terapeutiske tiltakene i trinnvis oppbygging, avhengig av atferdens intensitet. Hos oss er det ønskelig at en bolig starter opp med et slikt prosjekt. Målet er at det som utvikles der, vil bli systematisert slik at erfaring og materiell kan benyttes i de andre boligene. Gjennom dette sikrer man en ivaretakelse av den enkelte bruker, samtidig som de ansatte får en tryggere og mere «forutsigbar» arbeidssituasjon. Det vil bli kjøpt inn det materiell som det er behov for mht AV utstyr. Tiltak: Det etableres en prosjektgruppe i den aktuelle boligen. Det lages et opplæringsmateriell på beboerne som bl. a innebærer bruk av video. 4.0 Inspirasjonssamlinger Det er viktig at de ansatte i de ulike virksomhetene får et eierforhold til prosjektet. Vi kommer derfor til å gjennomføre inspirasjonsamlinger der de ansatte blir invitert. Temaene vil være i tilknytning til målene og prosjektene vi jobber med. 5.0 Vegen videre. Nye prosjekter vil etableres underveis i prosjektperioden. Dette er avhengig av ideer og kapasitet i organisasjonen og hos prosjektleder. Det skal lages en årsrapport i prosjektet i 2008 og en sluttrapport i 2009. Revidert prosjektplan lages i august 2008.