Kundeoppfølging og kundefiltre i Xakt

Kundeoppfølging og kundefiltre i Xakt

Innhold Kundefilter.... 3 Lage nytt kundefilter:... 3 Fødselsdag i dag:... 3 Seniorer... 4 Kontrakter som utløper... 4 Kunder med lite oppmøte... 5 Slette kundefilter... 5 Filterbruk i kunderegisteret.... 6 Filterbruk andre steder i programmet.... 6 Faste tekster til kundeoppfølging.... 7 Brevmaler... 7 Ny brevmal... 7 E-postmaler... 8 Ny e-postmal... 8 SMS-maler... 8 Ny SMS-mal... 8 Kundeoppfølging... 9 Eksempler:... 9 Varsle alle om endret åpningstid i sommer... 9 E-postoppfølging... 9 SMS-oppfølging... 10 Oppfølging med brev... 11 Melding om prisjustering... 12 Personlig oppfølging... 13 Lage brev til enkeltkunde... 13 Sende SMS til enkeltkunde... 15 Sende e-post til enkeltkunde.... 15 Sende SMS og e-post direkte fra kundens generelle opplysninger... 16 Lagre filer knyttet til kunder... 16 Valg av kolonner... 16 Ta bort kolonner... 16 Lagre en fil ved en kunde... 17 Behandle vedlagte filer... 17 Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 2

Kundefilter. Når kundemassen blir stor er det viktig å ha et hurtig verktøy for å finne frem til de som oppfyller visse kriterier. For eksempel, finn alle som sponser andre, finn alle i gruppen Dansetrening, finn alle med standard 12 mnd avtale osv. osv. Filterfunksjonen i Xakt er et kraftig verktøy som vil bli brukt i alle former for kundeoppfølging, og slik være verdifullt for å redusere frafallet blant kundene våre. Du starter filterfunksjonen fra knappen Kundefilter på verktøylinjen. Du får da opp et vindu som kan se ut omtrent som dette: I kolonnen til venstre ser vi de ferdig lagrede utvelgelsene som vi har laget (om noen) I midtseksjonen setter vi utvalgskriteriene. Til høyre ser vi de kundene som oppfyller kravene til utvalget. Lage nytt kundefilter: Fødselsdag i dag: Trykk på knappen [Ny] nederst til venstre i bildet. Skriv inn et navn på dette filteret - For eksempel Fødselsdag i dag. Sett hake i feltet Aktiv (Ingen grunn til å sjekke de inaktive kundene) Sett hake ved Bursdag i dag. Nå ser du øyeblikkelig hvem av dine aktive kunder som har bursdag i dag.klikker du nå på Lagre-knappen ligger dette bursdagfilteret ferdig til bruk når som helst. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 3

Seniorer Vi skal lage oss et filter over aktive seniorer: Åpne Kundefilter fra verktøylinjen og klikk på NY-knappen for å lage ett nytt filter. Gi filteret et navn (Seniorer) Merk av for Aktiv Skriv inn f.eks 67 i Fra alder Klikk nå på Lagre så har du dette filteret til senere bruk. Om du ønsker kan du også sortere og skrive ut en liste ved å bruke knappene i toppen av filteret. Kontrakter som utløper Et nyttig filter kan være å se alle de som har kontrakter som snart utløper: Åpne Kundefilter fra verktøylinjen og klikk på NYknappen for å lage ett nytt filter. Gi filteret et navn (Kontrakter som utløper) Klikk fanen Kontraktsforhold Slå inn et antall dager i Utløper de neste I samme øyeblikk er lista klar i høyre kant. Lagre gjerne filteret. Dobbelklikker du på et medlem i høyre kant kommer du rett inn på denne kunden og kan sjekke detaljene. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 4

Kunder med lite oppmøte Kundefilteret kan lett finne de av våre kunder som ikke har trent på en periode slik at vi kan følge disse opp før vi mister dem. Dette forutsetter at senteret bruker kundekort og kortleser for innsjekk. Gå inn i kundefilteret og trykk på NY Klikk på fanen Kunde og merk av for Aktiv (Dette sikrer oss at vi ikke får med oss alle gamle, inaktive kundene.) Klikk på knappen Besøk Deretter skriver du inn antall dager du vil bruke i filteret. I vårt eksempel er det 30. Til høyre ser du nå øyeblikkelig en liste med de som ikke har sjekket inn de siste 30 dagene. Skriv inn et navn på filteret for eksempel Ikke trent på 30 dager og trykk på Lagre. Nå har du dette filteret tilgjengelig til neste gang, samtidig som filteret også er tilgjengelig fra kundehåndteringen og kundeoppfølgingen. Slette kundefilter Av og til kan vi ha laget oss et filter som ikke fungerer etter hensikten eller et som vi ikke lenger har behov for. For å fjerne filteret går du inn i kundefilter i Xakt, klikker på det uønskede kundefilteret og deretter på [ Slett ] knappen. Om du sletter et filter vil ikke det påvirke kundene på noen som helst måte. Sletting av filter sletter altså IKKE de berørte kundene. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 5

Filterbruk i kunderegisteret. Når du går inn i kundehåndteringen ser du alltid en liste over alle medlemmene i venstre kant. Her kan vi lett bruke de filtrene vi allerede har definert ved å klikke på nedtrekksmenyen i nedre kant av kundelista. Ved å klikke på det filteret du ønsker i dette tilfellet Alle 40-50 ser vi straks medlemmer som hører til de vi har valgt ut i filteret For å slå av dette filteret klikker du på samme sted og velger All. Filterbruk andre steder i programmet. Dette viktige filterverktøyet er også gjort tilgjengelig også andre steder i Xakt, spesielt når det gjelder kundeoppfølging med utsending av e-post og SMS. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 6

Faste tekster til kundeoppfølging. Xakt har et tekstarkiv som kan bygges ut slik at man slipper å skrive standardtekster gang på gang. Alle tekster kan endres, og nye legges til ved behov. Brevmaler For å komme til brevmalene klikker du: Dataregistre, Kundeoppfølging, Brødtekstmaler for brev I vinduets venstre kant ser du opplistet de tekstene som er innlagt. Disse kan du klikke på og endre om ønskelig. Husk å lagre etter eventuelle endringer. Ny brevmal For å lage en ny brevmal klikker du på NY-knappen nederst til venstre. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 7

E-postmaler For å komme til e-postmalene klikker du: Grunninstillinger, Kundeoppfølging, E-postmaler I vinduets venstre kant ser du opplistet de tekstene som er innlagt. Disse kan du klikke på og endre om ønskelig. Husk å lagre etter eventuelle endringer Ny e-postmal For å lage en ny e-postmal klikker du på NY-knappen nederst til venstre. I dette eksemplet viser vi en Velkomstmail. Malen må ha et navn, (Velkommen som medlem) I feltet Emne skriver jeg det som kommer i i emnefeltet hos mottakeren av e- posten. I e-postmalene kan vi ikke sette inn flettefelter, men du kan godt endre skrifttyper, størrelse, fet og understreket skrift. Her må du også skrive inn eventuelle underskrift. Husk å trykke på Lagre-knappen når du er ferdig. SMS-maler For å komme til SMS-malene klikker du: Dataregistre, Kundeoppfølging, SMSmaler I vinduets venstre kant ser du opplistet de tekstene som er innlagt. Disse kan du klikke på og endre om ønskelig. Husk å lagre etter eventuelle endringer. Ny SMS-mal Ved å klikke på NY-knappen kan du legge til ny mal. Gi den først et navn, og skriv så inn meldinga. Her er det fullt mulig å legge inn smilefjes slik som :) og :D eller :( Du kan skrive en underskrift selv, eller også få et forslag. Som alltid trykk Lagre. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 8

Kundeoppfølging Oppfølging er viktig for å beholde kundene. En beholdt kunde er minst like viktig som en ny kunde. Xakt er derfor utstyrt med et avansert verktøy som skal hjelpe oss med dette. I tillegg til telefonkontakt kan vi bruke brev, e-post eller SMS for å kontakte kundene. Når vi har sendt ut brev/sms/e-post vil dette bli lagret på kunden(e) slik at vi lett kan gå tilbake og se hva vi sendte ut og når. Eksempler: Varsle alle om endret åpningstid i sommer E-postoppfølging Klikk knappen Kundeoppfølging Svar Ja for å opprette ny kundeoppfølging eller Nei for å se på allerede sendte. Gi oppfølgingen et navn, f.eks Åpningstider Sommer Velg type (e-post) Skriv hva e-posten gjelder i emne-feltet. Trykk på Filter-knappen (Her kan vi også bruke kundefiltre som vi tidligere har laget og lagret. Mer om dette senere) I vinduet som kommer opp merker du av for kunder som er Aktive og for Har e-postadresse Nå kan du lukke dette filtervinduet, for kundene er allerede valgt ut. Ta bort symbola i tekstfeltet og skriv inn teksten du vil sende. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 9

Kundeoppfølgingen ser nå slik ut. Ikke trykk på Send-knappen riktig ennå. Nede til venstre ser vi listen over de som kommer til å få meldinga. Her kan vi peke på et navn og ta vedkommende bort ved å trykke på Fjern-knappen. Vi kan også tømme hele lista med Nullstillknappen og foreta en ny utvelgelse. Når du har kontrollert teksten og utvalget nøye kan du trykke på Send, og så går alle e-postene ut i løpet av sekunder. NB - Dette kan ikke stoppes eller angres. SMS-oppfølging Vi trykker knappen Ny-kundeoppfølging Gi den et navn Velg type (SMS) Skriv teksten Velg mottakere ved å klikke Filter-knappen (Det kan også brukes lagrede filtre) I kundefilterbildet velger du Aktive, Har ikke e-post, Har mobil. Lukk nå filtervinduet med X oppe til høyre. Disse kundene er nå utvalgt, og du ser lista med mottakere nede til venstre. Du kan nå ta bort mottakere enkeltvis eller tømme hele lista og starte utvalget på nytt om det ble feil. Trykk nå på knappen Send SMS, og meldingene går ut i løpet av sekunder. Denne tjenesten koster naturligvis penger i ca 75 øre pr melding. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 10

Oppfølging med brev Start med å klikke Ny-kundeoppfølging Gi den et navn Velg oppfølgingstype (Brev) Klikk på Filter (Eller velg deg et lagret filter) I filterbildet merker du av for Aktiv, Har ikke e-postadresse og Har ikke mobil. Lukk nå filterbildet. På lista ser vi at vår kontantkunde er kommet med. Dette er jo bare en fiktiv person som ikke skal ha brev, så vi klikker på ham og deretter på Fjern. Kontroller at fanen Brødtekst er valgt. Nå kan du skrive inn teksten i brevet, men uten overskrifter og underskrifter. (Brødtekst) Det er også mulig å ta med flettefelter fra databasen i Xakt. Still deg der du vil ha feltet til å komme, og dobbelklikk på ønsket felt i flettefeltene til høyre. Klikk gjerne på fanen Brev for å få en forhåndsvising. Nå kan du også sette inn vår ref, endre dato og velge om underskrift skal være med. Når brevet er slik du vil ha det klikker du på Skriv ut (Print) Brevene kommer nå ut på skriveren, og er samtidig lagret i Oppfølgingenpå de aktuelle kundene. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 11

Melding om prisjustering Vi skal sende ut en e-post om prisjustering av løpende kontrakter til våre kunder. De som har kontantkontrakter vil jo ikke bli berørt, for de har jo betalt: Klikk knappen Ny Kundeoppfølging Skriv inn et navn på oppfølgingen Velg e-post som type Dobbelklikk på malen Prisjustering Du kan nå rette/endre på teksten i meldinga om du vil. For å velge ut de som skal få meldinga klikker du på knappen Filter. I bildet som kommer opp merker du av for Aktiv Deretter haker du av for Har e-postadresse Så klikker du på fanen Kontraktstyper I det nye bildet velger du nå de løpende kontraktstypene (ikke kontantavtalene) De riktige personene er allerede valt ut, og du kan lukke utvalgsvinduet med krysset oppe i hjørnet. Etter en kontroll-lesing er det bare å trykke på Send-knappen, og e-postene går ut i løpet av noen få sekunder. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 12

Personlig oppfølging I kundebildet til Xakt kan du gå inn på Oppfølging og se hvilke kontakter man har hatt med en kunde. Derifra kan man også kommunisere med kunden. Sendt e-post (Dobbelklikk for å se på den) Telefonnotat. Lage brev til enkeltkunde Let frem kunden, og gå inn på fanen Oppfølging. Klikk deretter på knappen Nytt Brev I bildet som kommer opp legger vi først inn noen stikkord hva brevet gjelder. Hvis vi kunne brukt noen av de standardbrevene som er innlagt kunne vi ha dobbelklikket på en av disse brevmalene som er opplistet i venstre kant. I dette tilfellet passer ingen av disse, så vi klikker på knappen Brødtekst Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 13

Under fanen Brødtekst skriver vi inn selve brevteksten. I den kan vi også hente inn data fra databasen slik som det er gjort med kundens navn. Still deg der du vil ha data, og dobbelklikk på ønsket flettefelt til høyre i bildet. (Det er dette som er gjort like etter ordet Hei i starten på brødteksten i eksemplet) Det er en liten men grei tekstbehandler som er innebygget i Xakt. Du kan velge ulike skrifttyper, skriftstørrelser. Du kan utheve skrift og sette inn tabell og bilder ja stort sett alt vi trenger. Under arbeidet kan du når som helst skifte mellom Brev og Brødtekstfanen Du kan også styre hva som står i Vår Ref, dateringen av brevet, og om det skal legges automatisk signatur eller om du selv vil legge underskriften i brødteksten Når brevet er slik du vil ha det klikker du på Lagre og velger Lagre som sendt Brevet er nå lagret på kunden det gjelder. Deretter velger du Skriv ut-knappen for å ta brevet ut på papir. Nå kan du lukke hele vinduet. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 14

Sende SMS til enkeltkunde Let fram kunden i kunderegisteret og klikk på fanen oppfølging. Velg knappen Ny SMS. I vinduet du da får opp kan du velge fra de ferdige SMS-tekstene som er innlagt, eller som her bare skrive meldingsteksten direkte. Legg gjerne inn et stikkord i Navn på SMSforsendelse. Skriv inn meldingsteksten. Du også benytte smilefjes om du ønsker. kan Trykk på Send, og bekreft at du godkjenner kostnaden. Meldinga er nå sendt, og samtidig lagret på kundens oppfølginger. Sende e-post til enkeltkunde. Let fram kunden i kunderegisteret og klikk på fanen oppfølging. Velg knappen Ny e-post. I vinduet du da får opp er e-postadressen ferdig utfylt. Nå kan du velge fra de ferdige e-postmalene som er innlagt, eller som her skrive meldingsteksten direkte. Skriv inn et stikkord eller flere i emnefeltet. Når du har skrevet ferdig teksten, satt inn eventuelle bilder og kanskje vedlegg trykker du på Send-knappen. Du får straks beskjed som du kvitterer ut med OK. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 15

Sende SMS og e-post direkte fra kundens generelle opplysninger Du kan også sende både SMS og e-post fra kundens Generelt-fane. Meldinger sendt derifra lagres også på kundens oppfølging. Hvis du får beskjed om at funksjonen ikke er tilgjengelig tar du kontakt med NorTrim for å få den aktivert. Lagre filer knyttet til kunder Valg av kolonner I kunderegisteret i Xakt bruker de fleste å ha kolonnene Nummer og Navn liggende fremme. Det tjener hensikten i de fleste tilfeller, men for de mer avanserte brukere av Xakt finnes det flere muligheter. Ved å klikke med høyre mustast på Nummer eller Navnoverskriften får du som ellers i Windows opp en meny. Klikk nå på Valg av kolonner, og du får en undermeny som heter Tilpasning. Hvis du nå dobbelklikker på Files eller Notes får du en ekstra kolonne i venstre kant av kunderegisteret ditt. Ta bort kolonner For å skjule kolonner tar du bare tak i kolonneoverskrifta med muspekeren og drar den bort. Du kan lett ta dem fram igjen ved å bruke metoden vist under Valg av kolonner. Ved å dra i kolonnene kan du også endre rekkefølgen de vises i feltet til venstre. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 16

Lagre en fil ved en kunde La oss anta at du har fått tilsendt en legeærklæring fra din kunde, Nomen Nescio. Den vil du gjerne lagre på hans konto i medlemsregisteret. Dobbelklikk på Fil-kolonnen ved navnet hans i medlemsregisteret. I skjemaet som åpner seg klikker du til høyre i ruta for Velg Fil. Deretter blar du deg frem til filen du har mottatt og lagret. Nå kan du dobbelklikke på filen og deretter skrive inn en kort forklaring i Beskrivelsesfeltet. For eksempel «Legeærkræring i forbindelse med benbrudd og frysing av kontrakt i to måneder» Klikk så på knappen Legg til og deretter på Lukk. Behandle vedlagte filer Let frem kunden det gjelder. I vedleggskolonnen ser du en binders som forteller at det er lagret et vedlegg/dokument på denne kunden. Klikk på dokumentet du er interessert i, og deretter knappen Åpne. Dermed åpnes fila slik at du se den. Ved å bruke Last ned-knappen kan du hente fila til din egen PC om du vil. Du kan også sende fila på e-post om det er mest hensiktsmessig. Du kan naturligvis også slette fila om den ikke lenger er ønskelig å ha lagret på kunden. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 17