IKT Inn-Trøndelag Styreprotokoll for IKT Inn-Trøndelag 28.10.13 Saker: 13/4 Avviksanalyse pr september 2013. Utsatt fra møte 11.10.13 13/5 Budsjett 2014. Utsatt fra møte 11.10.13 13/8 Investeringsbudsjett IKT 13/9 IKT strategi/ Handlingsplan IKT Inn-Trøndelag Tilstede kl 15.00-16.00: Torunn Austheim Jacob Almlid Jon Arve Hollekim Anders Haraldsen Ragnar Andresen Kari Aarnes Truls Eggen (i deler av møtet) Eventuelt: Help-desk statistikk for perioden juni tom oktober 2013 vil bli utsendt når oktober måned er over.
IKT Inn-Trøndelag 13/4 Avviksanalyse pr september 2013 Trykte vedlegg: - Budsjettavviksanalyse Vedtak 28.10.13: 1. Budsjettavviksanalysen med en ramme på kr 1 855.000 tas til orientering 2. Revidert budsjett for 2013 godkjennes 3. Tru-up må følges opp med hensyn til kostnader fordelt på kommuner Vedtak 11.10.13: Budsjettavviksanalysen sendes tilbake til enheten og det skal 28.10 d.å legges frem for styret en konsekvensvurdert tiltaksplan for å redusere årets budsjett og dermed også budsjett for 2014. Det må tas ut spesifisering for tru-up før 2013 for å påse at utgiften knyttes til rett kommune. Det må foretas en egen tellekontroll for å unngå ny tru-up. Saksfremlegg: Med utgangspunkt i vedtaket 11.10.13 presenteres følgende konsekvensvurderte tiltaksplan: Lønn engasjementer og lønn overtid I styresak 13/4 ble det gitt kommentarer til bakgrunnen for økt forbruk på lønn engasjementer og lønn overtid i 2013. Dette er knyttet til et ønske om å øke egen tjenesteproduksjon for å motarbeide en stadig økende kostnad knyttet til tjenestekjøp over drift- og responsavtaler. Som redegjort i samme sak, har ikke tiltaket gitt ønsket effekt. Som følge av merforbruket i 2013 er det besluttet å avvikle et engasjement i 100% stilling knyttet til enheten fra og med 1.1.13. Dette vil gi tilsvarende reduksjon i lønnskostnader for årets siste to måneder. Konsekvensen av dette er en kapasitetsreduksjon for IKT Inn-Trøndelag. Engasjementsstillingen var knyttet til oppgaver i help-desk og datasenterdrift. Det må påregnes noe lengre leveringstid på de tilpasningene som bestilles av tjenesteområdene, og det må påregnes en prioritering av hvilke tjenester som kan inngå i arbeidet med tilrettelegging. Det spares kr? PC, utstyr til PC og programvare Etableringen av IKT Inn-Trøndelag har medført behov for å utruste både den enkelte ansatte med kontorverktøy, og felles arbeid for en sentralisert IKT-drift fra enheten. I tillegg har det fra kommunene vært etterspurt nye tjenester som har medført driftskostnader knyttet til utprøving og tilpasning av tekniske løsninger. Det kan spares kr 200.000. All anskaffelser til utprøving og tilpasning av tekniske løsninger stoppes inneværende år. Tiltaket medfører ingen konsekvenser ut over omprioriteringer av hvilke tekniske løsninger som skal utprøves og tilpasses innenfor et kort tidsperspektiv. Det kan spares kr?
Vedlikehold, nybygg, byggtjenester I 2013 er det gjennomført en rekke mindre infrastrukturelle tilpasninger til nye behov. Dette er el-/tele- /data installasjoner som ligger til felles datasenter og lokale datasentre i kommunene. Under denne budsjettposten ligger også leveranser av tilknytningspunkter til felles samband på kommunenes lokasjoner. Kun nødvendig vedlikehold blir gjennomført resten av 2013. Med mindre tiltak for omlegging av infrastrukturelle tilpasninger i felles datasenter eller lokale datasentre er av kritisk art for tjenesteproduksjonen i kommunene, vil det være endringsstans. Konsekvensen av dette er at enkelte investeringstiltak blir utsatt om ikke omlegging av infrastruktur inngår i investeringsrammen. Av planlagte investeringer med tilhørende bygningsmessige arbeider i 2013 er utskifting og flytting av nettverks-kjerne (core switch) som er kritisk og bør gjennomføres. Det ligger an et merforbruk på denne budsjettposten på kr 150.000 i 2013, men det kan være mulig å komme i balanse. Konsulent-tjenester Kjøp av konsulent-tjenester i tilknytning til drift har hatt en økning i forhold til tidligere år som i henhold til prognosen synes å lande på kr 75.000. Det er særlig kompetansekrevende oppgaver innenfor telefoni, nettverk, lagring og backup som ligger til grunn for denne økningen. Det legge til grunn en prioriteringsliste hvor utgangspunktet er stans i kjøp av eksterne tjenester, med en klargjøring av unntak fra dette tjenestekjøpet. På alle de fire områdene som er nevnt ovenfor må det da gis uttrykk for en viss grad av kritikalitet for at tjenestekjøp skal finne sted. Oppsummering Kun mindre tilpasninger er mulig. Disse endrer ikke på rammen som er presentert i vedlagte reviderte budsjett for 2013 (se sak 5/13)
IKT Inn-Trøndelag 13/5 Budsjett 2014 Vedtak 28.10.13: Styret lar fremlagte ramme være utgangspunkt for budsjett 2014 Vedtak 11.10.13: Styret ber om et konsekvensvurdert budsjett for 2014 fremlagt 28.10 d.å. inklusive forslag til investeringsbudsjett. Saksfremlegg: Med utgangspunkt i vedtaket legges frem nytt budsjett. Investeringer presenteres i egen sak. Det foreslås en reduksjon på følgende budsjettposter i driftsbudsjettet i forhold til opprinnelig forslag til budsjett for IKT Inn-Trøndelag: Kontonr Konto Opprinnelig forslag Forslag til Reduksjon til budsjett 2014 redusert budsjett 10100 Fast lønn 3 467 000 3 207 000 260 000 Sosiale utgifter 1 108 000 1 023 000 85 000 10400 Overtid 100 000 75 000 25 000 12003 PC, utstyr til PC og 150 000 75 000 75 000 programvare 12402 Drift/service-avtaler it/data 3 000 000 2 800 000 200 000 645 000 Forslaget gir en samlet reduksjon på kr 645.000 i forhold til opprinnelig forslag til budsjett. Samlet gir dette et nytt forslag til driftsbudsjett for IKT Inn-Trøndelag på kr. 16.099.000. Kommentarer til endringene: Fast lønn og sosiale utgifter Det er innvilget permisjon for en ansatt i 7 mnd. med oppstart fra 1.1.2014. Dette vil ikke bli kompensert med vikariat. Dette vil gi en samlet reduksjon i kostnader for lønn og sosiale utgifter på kr. 345.000. Overtid Det er mulig å redusere bruk av overtid med en begrensning i tjenesteytelse fra enheten. Det legges til grunn en reduksjon på kr. 25.000 på denne budsjettposten.
PC, utstyr til PC og programvare I første driftsår var enheten ekstra belastet med kostnader knyttet til anskaffelse av kontortekniske verktøy for ansatte som gikk inn i arbeidsforhold med Steinkjer kommune fra Inderøy kommune og Verran kommune. En tilsvarende kostnad vil ikke finne sted i 2014. I tillegg er det mulig å redusere noe på innkjøp til utprøving av nye løsninger. Det foreslås en reduksjon på kr. 75.000 på denne budsjettposten sett i forhold til opprinnelig budsjettforslag. Drifts/service-avtale it/data Med utgangspunkt i driftsavtaler per 1.10.13 kan det oppnås en reduksjon på kr. 200.000 på denne budsjettposten i 2014. Dette forutsetter en begrensning i endringer som virker økende inn på tjenesteproduksjonen for enheten som fremtvinger økning i volum på kjøpte tjenester. Vedlegg: IKT Inn-Trøndelag IKT Forslag til budsjett 2014
INN-TRØNDELAG IKT - FORSLAG TIL BUDSJETT 2014 Ajour: 18.09.13 Konto Konto (T) Oprinnelig Revidert Forslag til budsjett 2013 budsjett 2013 budsjett 2014 10100 Fast lønn 3 429 000 3 438 100 3 207 000 10205 Andre vikarer m ref lønn 0 0 0 10301 Lønn engasjementer 0 200 000 0 10400 Overtidslønn 50 000 150 000 75 000 10500 Annen lønn og trekkpl.godtgjørelser 0 0 0 10900 Pensjonsavgift KLP 491 000 522 400 500 000 10990 Arbeids.avgift lønn 560 000 611 500 448 000 10991 Arbeids.avgift pensjon 0 0 75 000 11000 Kontormateriell (forbruksvarer) 30 000 30 000 50 000 11152 Matvarer, til bevertning (møter osv) 0 0 0 11200 Andre forbruksvarer og tjenester 10 000 10 000 10 000 11302 Telefon 540 000 540 000 600 000 11303 Radio/samband, linjeleie 1 265 000 1 415 000 1 400 000 11400 Annonse, reklame, informasjon 20 000 20 000 20 000 11402 Kopiering/trykking 8 000 8 000 8 000 11501 Møte/kurs-utgifter, eksterne 75 000 75 000 75 000 11601 Kjøregodtgjørelse (u. ref.) 35 000 35 000 35 000 11603 Diett/kost-godtgjørelser 5 000 5 000 5 000 11609 Andre oppgavepl reisegodtgjørelser 25 000 25 000 0 11651 Telefongodtgjørelse 45 000 45 000 5 000 11701 Ikke oppgavepliktige reiseutgifter 12 000 12 000 15 000 11703 Drift/vedl.hold egne transportmidler 0 0 0 11704 Drivstoff egne biler/maskiner 6 000 6 000 6 000 11900 Husleie 0 0 340 000 11953 Lisenser datasystemer (ikke fagsystem) 2 500 000 3 000 000 3 500 000 11954 Øvrige lisenser, avgifter, kontingenter m.v 0 0 30 000 12000 Inventar og utstyr (kjøp og finansiell leasing) 60 000 60 000 60 000 12003 PC, utstyr til PC og programvare 0 0 75 000 12100 Kjøp, leie og leasing av transp.midler 70 000 70 000 120 000 12300 Vedlikehold, nybygg, byggtjenester 0 0 150 000 12401 Drift/service-avtaler kopimaskiner 110 000 110 000 65 000 12402 Drift/service-avtaler it/data 3 150 000 2 420 000 2 800 000 12700 Konsulent-tjenester 400 000 400 000 600 000 13500 Administrasjonskostnader/servicekostnader 0 0 25 000 14290 Mva utenfor mva-loven, drift 1 500 000 1 500 000 1 800 000 SUM DRIFTSUTGIFTER 14 396 000 14 708 000 16 099 000
IKT Inn-Trøndelag 13/8 Investeringsbudsjett IKT Vedtak: 1. Styret tar investeringsbudsjett for 2014 til orientering. 2. Økte rente- og avdragskostnader fordeles etter samme modell som fordeling i Inn- Trøndelagssamarbeidet forøvrig Saksfremlegg: Rådmannen i Steinkjer har i sitt budsjett avsatt en investeringsramme til IKT på kr 2,5 mill Investeringene tenkes fordelt slik: IKT investeringer 2014 Plan for investeringer innenfor en ramme på 2,5 millioner til fellesinvesteringer har følgende sammensetning: Tiltak Utgift Telefoni 1 000 000 Infrastruktur 300 000 Viritualisering 500 000 Recovery site 500 000 Livsløpsvedlikehold servere 200 000 Totalt 2 500 000 Tiltakene beskrives i korthet i det følgende. Telefoni Dagens telefoniløsning i Steinkjer kommune er sammensatt av flere generasjoner teknologi. Kjernen i løsningen er en digital sentral med flere tilknyttede mindre sentraler ute på enkelte enheter. Av kapasitetshensyn er denne blitt utvidet med såkalt IP-telefoni hvor datanettet er bærer av samtaletrafikken inn til sentralen. I senere år har også muligheten til å oppnå fleksibilitet med mobiltelefoni tatt mer og mer plass i den helhetlige telefoniløsningen. Skoler, barnehager og sykehjemmene har behov for oppgraderte telefoniløsninger. Telefoni må oppdateres slik at kommunene i Inn-Trøndelagsamarbeidet kan betjene hverandres sentralbord. En gjennomgående plan og investering for telefoni må derfor gjennomføres. Infrastruktur Steinkjer kommunes datanett har med utstyr som er fra 15 til mindre enn et år gammelt. Spredningen i aldrer gjør drift av løsningen vanskelig med hensyn til ytelse og sikkerhet. For datanettkomponenter regnes en levetid på fem til syv år som godt forsvarlig med hensyn til
vedlikehold. I 2013 blir det gjennomført en større investering i kjerneteknologien for kommunens datanett med en utskiftning av kjernesvitsj,dvs. at navet i nettet, skiftes ut. Det er nødvendig å skifte ut det eldste utstyret. Virtualisering av datasenter Steinkjer kommunes datasenter leverer ved utgangen av 2013 produksjon på ca 240 servere. Disse er i hovedsak realisert på en såkalt virtualiseringsplattform med et mindre antall fysiske servere. Færre servere med større kapasitet gir større fleksibilitet. Det er behov for å øke serverkapasiteten for å være i stand til å ta inn nyetablering av applikasjoner fra kommunens tjenesteområder. Recovery site (beredskapsløsning) I 2013 har IKT Inn-Trøndelag satt i gang etableringen av en produksjonsenhet i lokalene til Steinkjer Ungdomsskole. Denne skal ivareta muligheten til å gjenopprette tjenesteproduksjonen på de mest kritiske applikasjonene til kommunen i en situasjon hvor datasenteret i rådhuset er satt ut av drift eller hvor lokalene ikke er tilgjengelige i en krisesituasjon. Under normale driftsforhold skal denne lokasjonen ta del i normal produksjon og stå for avlastning av driftsmidlene i datasenteret i rådhuset. Livsløpsvedlikehold av serverpark Serverparken som er plassert i datasenteret i Steinkjer rådhus har et kontinuerlig behov for utskiftninger i tråd med levetiden på utstyret. Levetiden på serversiden regnes å være fem år i gjennomsnitt. Det er derfor behov for å gjøre avsetninger som muliggjør å opprettholde en serverplattform med en forsvarlig standard i produksjonen. Investeringene går i sin helhet til felles IKT i Inn-Trøndelag og vil av den grunn gi renteutgifter alle tre kommune bør være med å dekke kostnader i forhold til. Det kan være tre måter for inndekning: - det utregnes en fast sum ut fra fordelingsnøkkel - det utregnes en andelssum - kommunene fører opp et investeringstilskudd i sine budsjett
IKT Inn-Trøndelag 13/9 IKT strategi/ Handlingsplan IKT Inn-Trøndelag Vedtak: Foreslått IKT strategi legges frem for ansatte i IKT Inn-Trøndelag for videre arbeid med handlingsplan 2014. Saksfremlegg: IKT Inn-Trøndelag har siden etableringen 1.1.13 vært i en posisjon hvor leveransen av IKT-tjenester for tre kommuner har vært tuftet på summen av de teknologiløsninger kommunene hadde ved inngangen til samarbeidet. Av samme grunn har kompetanseprofil til tjenesteytende enhet for IKT vært preget av tre ulike driftsmiljøer. Målet med enheten har vært å driven en kostnadseffektiv tjenesteproduksjon og å høste stordriftsfordeler av et interkommunalt samarbeid. For å kunne oppnå dette, vil det være behov for å finne frem til en samarbeidsløsning knyttet til valg av IKT-tjenester og understøttende teknologi. Følgende IKT-strategi foreslås for IKT Inn-Trøndelag for å kunne svare for innholdet i samarbeidsløsningen: I Inn-Trøndelagsamarbeidet utnyttes IKT for å nå virksomhetenes målsettinger. Et godtfungerende og stabilt nett inklusive telefoni legges til grunn i all saksbehandling og kommunikasjon i Inn-Trøndelagskommunene. IKT må av den grunn jobbe ut fra følgende strategiske innsatsområder i 2014-2018: Bedre samhandlingen, øke effektivitetsgevinsten og tjenestekvaliteten gjennom den samlede kompetansen som nå er lagt til IKT Inn-Trøndelag Stabilisere IKT infrastruktur gjennom en funksjonell serverpark og back-up løsninger Gi mer helhetlig bistand til enheter og enkeltbrukere gjennom help-desk, fagapplikasjonsbistand og med bistand fra kjøpte tjenester. Strømlinjeforme utstyr som brukes i saksbehandling og kommunikasjon Med dette som utgangspunkt er målsetningen å ha et mer langsiktig arbeid hvor styret i dialog med enheten legger føringer for det videre arbeidet gjennom handlingsplaner. Strategien vil også være et godt verktøy i å legge til rette for kompetanseutvikling og arbeidet med en helhetlig teknologiplattform over en lengre planperiode. Strategien må fremlegges for ansatte, og de vil delta i utarbeidelsen av handlingsplaner. Det foretas en årlig revisjon av IKT-strategien i forbindelse med budsjettbehandlingen.
Det utarbeides i første omgang handlingsplan i forhold til følgende områder: Ny telefoniløsning Serverpark Stabilt nett med back up løsning Nye felles prosjekt Lisenstelling Bruken av innleid bistand Avvikshandtering