Dato: 30.8.2013 Saksbehandler: Jan Birger Johnsen Telefon direkte: 45259855 Deres ref.: Løpenr.: Saksnr./vår ref.:13/6504 Arkivkode: 601 Konkurransegrunnlag kjøp av Hurtigbåttjenester Anbudsfrist: 4.11.2013 kl 1200 1
Innhold 1. GENERELL INTRODUKSJON...4 1.1 Oppdragsgiver...4 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen...4 2. KONKURRANSENS DOKUMENTER OG REGLER...4 2.1 Kunngjøring...4 2.2 Regler for konkurransen...4 2.3 Anskaffelsesprosedyre...5 2.4 Hvem kan gi anbud...5 2.5 Oppdragsgivers forbehold...5 2.6 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget...5 2.7 Konfidensialitet...5 2.8 Kostnader ved utarbeidelse av anbud...5 2.9 Forbehold og avvik...5 2.10 Alternative anbud...5 2.11 Anbyders generelle plikter...6 2.12 Kontraktbetingelser...6 2.13 Språk...6 3. TIDSPLAN, TILBUDSFRIST OG KOMMUNIKASJON...6 3.1 Bekreftelse...6 3.2 Anbudskonferanse...6 3.3 Kommunikasjon...7 3.4 Vedståelsesfrist...7 3.5 Leveringsfrist og anbudsåpning...7 4. KVALIFIKASJONSKRAV...7 4.1 Lovpålagte krav...7 4.2 Organisatorisk og juridisk stilling...8 4.3 Finansiell og økonomisk stilling...8 4.4 Tekniske kvalifikasjoner...8 5. TILDELINGSKRITERIER...9 5.1 Pris...9 5.2 Miljø...9 6. ANBUDETS FORMAT OG INNHOLD...10 6.1 Format og antall kopier av anbudet...10 6.2 Leveringsadresse og merking av anbud...10 6.3 Anbudets innhold og struktur...10 6.4 Åpning av anbudene...11 7. AVVISNING AV ANBYDER...11 8. AVVISNING PÅ GRUNN AV FORHOLD VED ANBUDET...11 9. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE...11 2
Vedlegg A Vedlegg B Leveransebeskrivelse Kontrakt og generelle kontraktsbestemmelser Bilag 1 - Sladding av tilbud Bilag 2 - HMS egenerklæring Bilag 3 - Firmaopplysninger Bilag 4 - Budsjetter Bilag 5 - Fartøyspesifikasjon Bilag 6 - Tjenestespesifikasjon - Tilleggstjenester 3
1. GENERELL INTRODUKSJON 1.1 Oppdragsgiver 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen Alta kommune inviterer til konkurranse uten forhandlinger på drift av hurtigbåtrute mellom Alta og Hammerfest i perioden 1.1.2014 31.12.2015. Anbudspakke: Hurtigbåtrute Alta Storekorsnes - Hammerfest Anskaffelsen baserer seg på prinsippet om nettokontrakt. Anbudet er også å regne som søknad om løyve for drift av sambandet, og den anbyder som blir valgt vil få enerett til drift av de aktuelle sambandene i løyve-/kontraktsperioden. Finnmark fylkeskommune tildeler løyve for drift av persontransport i rute med fartøy, jfr Forskrift om yrkestransport innenlands med motorvogn eller fartøy, 3. For nærmere beskrivelse av anskaffelsen vises det til Vedlegg A - Leveransebeskrivelse. 2. KONKURRANSENS DOKUMENTER OG REGLER Anbudet skal utarbeides i henhold til konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget består av grunnlagsdokument (dette dokumentet) og følgende vedlegg/bilag: Vedlegg A Leveransebeskrivelse Vedlegg B Kontrakt og generelle kontraktsbestemmelser Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Sladding av tilbud HMS egenerklæring Firmaopplysninger Budsjetter Fartøyspesifikasjon Tjenestespesifikasjon - Tilleggstjenester 2.1 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN/TED databasene, se avsnitt 3, tidsplan 2.2 Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser (LOA) (Lov av 16. juli 1999 nr. 69), samt forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) (Forskrift av 7. april 2006 nr. 402), sist endret 3. september 2010. For denne konkurransen gjelder forskriftens del I og III over EØSterskelverdien. Anskaffelsen er en ikke prioritert tjeneste (vedlegg 6 i forskriften). 4
2.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal foretas som konkurranse uten forhandlinger, ref Forskrift om offentlige Anskaffelser (FOA) 14.1(1). Dersom det etter anbudsfristens utløp viser seg kun å være én leverandør som har levert korrekte anbud, eller dersom det på annen måte ikke foreligger tilstrekkelig konkurranse, kan oppdragsgiver velge om anbudet skal aksepteres, eller om konkurransen skal lyses ut på nytt. 2.4 Hvem kan gi anbud Anbyder må enten inneha eller må kunne oppfylle kravene til løyve for ervervsmessig persontransport med fartøy gitt i yrkestransportforskriften (forskrift av 26. mars 2003 nr. 401) 2-9) 2.5 Oppdragsgivers forbehold Dersom det vinnende anbudets kostnader ligger over kommunens rammer, forbeholder vi oss retten til å avlyse konkurransen i sin helhet. 2.6 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen anbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse på DOFFIN/TED. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel av en anbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk i DOFFIN portalen. Leverandører som har meldt sin interesse, vil få automatisk melding gjennom DOFFINportalen. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles på e-post til oppdragsgiver så snart som mulig. 2.7 Konfidensialitet Anbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom konkurransen og under utarbeidelsen av anbudet som konfidensielle. 2.8 Kostnader ved utarbeidelse av anbud Anbyder bærer selv alle kostnader relatert til anbudet og deltakelsen i konkurransen. 2.9 Forbehold og avvik Anbud som inneholder vesentlige forbehold kan avvises. Leverandørene skal få belyst uklare forhold som kan betinge forbehold, ved å stille spørsmål i anbudsperioden. (FOA 20-13). 2.10 Alternative anbud Det skal gis separate anbud på hver enkelt av rutealternativene. 5
2.11 Anbyders generelle plikter Anbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av konkurransen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med konkurransen. 2.12 Kontraktbetingelser Avtale- og kontraktbetingelser er regulert av Vedlegg B Utkast til avtale og generelle kontraktsbestemmelser. 2.13 Språk Samtlige dokumenter og annen kommunikasjon knyttet til anbudet skal være på norsk. Det er adgang til å levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor tilsvarende dokumentasjon ikke finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. 3. TIDSPLAN, TILBUDSFRIST OG KOMMUNIKASJON Kunngjøring i DOFFIN/TED onsdag den 10.09.2013 Anbudskonferanse onsdag den 15.10.2013 Anbudsfrist mandag den 04.11.2013 kl 1200 Evaluering og valg av leverandør onsdag den 20.11.2013 Klagefrist onsdag den 04.12.2013 Kontraktsinngåelse onsdag den 11.12.2013 Alle datoer etter anbudsfrist er antatte frister, og må ikke oppfattes som endelige, da endringer kan oppstå på grunn av uforutsette omstendigheter. 3.1 Bekreftelse Anbyder skal innen 3 arbeidsdager etter å ha lastet ned konkurransegrunnlaget fra DOF- FIN/TED, skriftlig bekrefte om han har til hensikt å inngi anbud på oppdraget ved å sende e- post til kontaktperson oppgitt i punkt 3.3. E-posten skal inneholde navn, telefonnummer og e- postadresse til anbyders kontaktperson for alle forhold i forbindelse med konkurransen og anbudet. 3.2 Anbudskonferanse Anbudskonferanse vil bli avholdt tirsdag den 15.10.2013. Anbydere som ønsker å delta, må melde dette til jajo@alta.kommune.no senest torsdag den 10. oktober 2013 kl. 15:00. Anbyderkonferansen avholdes på Rådhuset i Alta. Behov for befaring av kaianlegg meldes inn til jajo@alta.kommune.no senest torsdag 10.10.2013. Det vil bli satt opp egen dato eller datoer for eventuell befaring. 6
3.3 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom anbyder og oppdragsgiver i anbudsperioden skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson med kopi til oppdragsgivers kvalitetssikrer. Alle henvendelser skal skje skriftlig pr epost. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: E-post: Kopi til: Jan Birger Johnsen jajo@alta.kommune.no JOKR@alta.kommune.no Kun oppdragsgivers representant er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til konkurransen, eller den person som oppdragsgiver bemyndiger. Spørsmål vedrørende anbudet stilles på e-post senest torsdag den 24. oktober 2013. Alle spørsmål vil bli anonymisert og besvart minimum ukentlig overfor alle som melder sin interesse, og samlet gjennom DOFFIN/TED senest mandag 28. oktober 2013. Det vil ikke bli gitt mulighet til å komme med oppfølgingsspørsmål. Det vil bli gitt mulighet til å komme med spørsmål også i forbindelse med anbudskonferansen den 15.10.2013. 3.4 Vedståelsesfrist Anbyder må vedstå anbudet til fredag 17. januar 2014 kl 2359. 3.5 Leveringsfrist og anbudsåpning Anbudet skal være oppdragsgiver i hende senest mandag 4.november 2013 kl. 12.00. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av anbudene. Anbudene vil bli åpnet av to ansatte i Alta kommune og deretter protokollført. 4. KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Lovpålagte krav Gjelder kun norske anbydere. Kvalifikasjonskrav: Anbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Anbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom anbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom anbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse 7
Gjelder for samtlige anbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge: Kvalifikasjonskrav: Anbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Anbyder skal ikke være dømt eller under etterforskning for kriminelle forhold, ei heller være begjært konkurs eller under konkursbehandling. Dokumenteres ved: Signert HMS egenerklæring Signert egenerklæring om vandel 4.2 Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige anbydere. Kvalifikasjonskrav: Anbydere skal være et lovlig etablert foretak. Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat 4.3 Finansiell og økonomisk stilling Gjelder for samtlige anbydere. Kvalifikasjonskrav: Anbyder må ha god soliditet Anbyder må ikke være i akkordforhandlinger eller være begjært konkurs ved anbudsfrist Dokumenteres ved: Årsregnskap med revisoruttalelser for de siste tre årene. Kredittvurdering (maks 3 mnd gammel) Signert egenerklæring fra anbyder. 4.4 Tekniske kvalifikasjoner Gjelder for samtlige anbydere. Kvalifikasjonskrav: Anbyder skal ha bakgrunn fra sjøverts personbefordring. Denne skal være gjennomført på en sikkerhetsmessig, miljømessig og gjennomtenkt måte i samarbeid med aktuelle oppdragsgivere. Miljø og kvalitetsledelse Dokumenteres ved: Sertifikater og godkjennelser Anbyder skal redegjøre for konsernets/bedriftens overordnede systemer for kvalitets- og miljøledelse 8
5. TILDELINGSKRITERIER De innkomne anbud vil bli evaluert og tildeling vil skje basert på følgende tildelingskriterier, som er angitt i prioritert rekkefølge, og med følgende relative innbyrdes vekting: Tildelingskriterium Dokumenteres ved Vektes 1 Pris Pris på konkurransegrunnlagets minimumsbeskrivelse 67 % 2 Miljø Konkurransegrunnlagets minimumsbetingelser skal være oppfylt. For å få tilleggspoeng skal dokumentasjon på oppfylte miljøkrav vedlegges. Anbyder skal her bekrefte utslipps- og forbrukstall 5.1 Pris Det skal gis pris på den enkelte pakke(1og 2). Rangeringen for den enkelte pakke vil bli gjort slik: 33 % 5.2 Miljø På tildelingskriteriet miljø brukes karakterskala fra 0 til 10 der karakteren 0 er dårligst og karakteren 10 er best. Ved karaktersetting benyttes hele tall. På tildelingskriteriet miljø avhenger karakteruttellingen av i hvilken grad tilbudte betingelser er dokumentert/beskrevet og er bedre enn satte minimumsstandarder: Miljøkravene vil telle som 33 % av den totale evalueringen. Krav nr. 1 NOx-utslipp (g/kwh) bedre enn spesifikt krav i leveransebeskrivelsens punkt 7 (Spesifiseres i bilag 5) Max 100 poeng= 33 % av evaluering. max 50 poeng 2 Drivstoffets svovelinnhold (oppgis i %). max 50 poeng Leverandører som tilbyr fartøy som kan benytte alternative drivstoffer, skal spesifisere sine anbud med pris og utslippsdata som alternative anbud. 9
6. ANBUDETS FORMAT OG INNHOLD 6.1 Format og antall kopier av anbudet Anbudet skal være signert med signaturberettiget underskrift. Det skal leveres ett stk anbud på papir og ett stk elektronisk på minnepenn eller CD. I tillegg skal det leveres ett stk elektronisk anbud på minnepenn eller CD der bedriftshemmeligheter er sladdet, jfr den utvidete offentlighetsloven. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 6.2 Leveringsadresse og merking av anbud Anbudet skal avgis i nøytral, lukket forsendelse som merkes med: Anbud nr: 13/6504 Merkes: Hurtigbåtforbindelse Alta Hammerfest Anbudet sendes til: Alta kommune Postboks 1403, 9506 Alta Attn.: Jan Birger Johnsen 6.3 Anbudets innhold og struktur Anbudet skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge: Dokument: Kommentarer: A. Anbudsbrev Skal være signert med signaturberettiget underskrift. B. Leveransebeskrivelse Anbyder skal sette inn sitt svar på kravspesifikasjonene, evt. som et separat vedlegg. C. Kvalifikasjonskrav Skatteattest, mva attest og HMS egenerklæring. D. Dokumentasjon av juridisk stiling E. Dokumentasjon av økonomisk stilling Firmaattest. Revisorgodkjente regnskaper for de tre siste år F. Garantier Anbyder skal stille garanti/sikkerhet tilsvarende 15 % av anbudets kostnadsramme (godtgjørelse per år). Denne skal fremsendes i form av en bankgaranti eller tilsvarende. G. Sladdet leveransebeskrivelse og prisskjema Sladdet utgave av leveransebeskrivelse og prisskjema som kan offentliggjøres. Sladdet versjon skal leveres elektronisk. H. Tilleggsopplysninger Dokumentasjon på krav vedr. fartøy og mannskap. I. Miljø Dokumentasjon og beskrivelse på oppfyllelse av miljøkrav 10
6.4 Åpning av anbudene Se avsnitt 3, tidsplan. Åpning av anbudene finner sted i Alta og vil bli gjort av to ansatte hos oppdragsgiver. Disse signerer åpningsprotokollen. 7. AVVISNING AV ANBYDER Oppdragsgiver skal avvise leverandører under forhold nevnt i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 20-12(1). Oppdragsgiver kan avvise leverandører under forhold nevnt i FOA, 20-12(2). 8. AVVISNING PÅ GRUNN AV FORHOLD VED ANBUDET Et anbud skal avvises under forhold nevnt i FOA, 20-13(1). Et tilbud kan avvises under forhold nevnt i FOA, 20-13(2). 9. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige anbud dersom det foreligger saklig grunn for det (FOA 22-1). Alta kommune tar forbehold om avlysning av konkurransen dersom det ikke er budsjettmessig dekning for oppdraget. 11