Kontrollutvalget i Evenes kommune

Kontrollutvalget i Evenes kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte fredag 14. november 2014 kl. 09.00 ved Evenes rådhus. Sakskart Sak 12/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 17. oktober 2014 Sak 13/14 Gjennomgang av sakslister fra kommunestyret i Evenes siste to år. Sak 14/14 Regnskap Evenes kommune for 2013 oppfølging status. Sak 15/14 Gjennomgang av Evenes kommunes eierskap i andre virksomheter. Sak 16/14 Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget avvikling av samarbeid med Hålogaland Revisjon AS og videreføring av avtale med ELU Consult AS. Sak 17/14 Eventuelt/orienteringer. Forvaltningsrevisjonsprosjekt sykefravær Evenes kommune oppfølging/statusrapportering. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor KomRev NORD IKS Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet på mail el@halogalandrevisjon.no eller telefon 76 96 55 51/99 61 68 81. Evenes, 7. november 2014 Åse Elvemo Kontrollutvalgets leder Narvik, 7. november 2014 Hålogaland Revisjon AS

Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet

Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 12/14 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 17. oktober 2014 Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra møtet 17. oktober 2014

Kontrollutvalget i Evenes 2012-2015 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenes rådhus 17. oktober 2014 Fra sak: Til sak: 08/2014 11/2014 Fra kl.: Til kl.: 09:00 10:30 Følgende medlemmer møtte: Åse Elvemo (leder) Leif Jørgen Jakobsen Rolf Moholt IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Aina Heimdal Ragnar Fronth FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Espen Lund, Hålogaland Revisjon AS, møtte fra sekretariatet ANDRE: Jan Egil Dørum fra KomRev Nord IKS 3 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Sak 08/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 20. juni 2014 Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og det ble fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 20. juni 2014 godkjennes etter korreksjoner diskutert i møtet. Kontrollutvalget ønsker foreløpige protokoller fra kontrollutvalgsmøtene til gjennomlesning innen senest en uke etter møteavholdelse. Enstemmig vedtak. Sak 09/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt sykefravær Evenes kommune. Kontrollutvalget har mottatt overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjekt av sykefraværet i Evenes kommune fra KomRev NORD IKS. Kontrollutvalget gjennomgikk og diskuterte innholdet i prosjektskissen og fattet deretter følgende Sak 08/14 til sak 11/14 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 17. oktober 2014.doc Side 1

VEDTAK: Kontrollutvalget i Evenes 2012-2015 Prosjektskissen fra KomRev NORD IKS tas til etterretning og sekretariatet bes om umiddelbart å iverksette bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet. Kontrollutvalget ber om at det tas inn i den overordnede prosjektskissen under punktet om metode en tilføyelse i 2. strekpunkt «relevante posisjoner/stillinger på et bredt grunnlag, herunder ledelse, mellomledere og tillitsvalgte». Kontrollutvalget anmoder revisjonen å bestrebe seg på å ferdigstille rapporten innen utgangen av mai 2015. Enstemmig vedtak. Sak 10/14 Regnskap Evenes kommune for 2013 oppfølging status Kontrollutvalget diskuterte det forhold at Evenes kommunes regnskap for 2013 ennå ikke er klart til behandling av kontrollutvalget den 17. oktober 2014. Det vises i denne forbindelse til kontrollutvalgets behandling av regnskapet for 2012 i juni 2014 (!) hvor det av økonomisjef Hugo Heimgård ble gitt uttrykk for at regnskapet for 2013 ikke var langt fra ferdig og at en forventet å kunne oversende dette til revisjon like over sommeren. Jan Egil Dørum fra KomRev NORD kommenterte at regnskapet for 2013 var mottatt av revisjonen i går, 16.10.2014, og at det fremdeles ikke er klart hvor mye arbeid som gjenstår fra revisjonens side før regnskapet kan legges frem for behandling av kontrollutvalget og deretter kommunestyret. Rådmannens årsberetning er ikke mottatt av revisjonen ennå. Kontrollutvalget stiller seg meget kritisk til at kommunen over tid sliter med å få avlagt regnskapet innen forskriftfastsatte frister, og finner det påkrevd å sende saken over til kommunestyret. Etter diskusjonene i kontrollutvalget fattet kontrollutvalget slikt VEDTAK: Kontrollutvalget finner det meget kritikkverdig at regnskapet for Evenes kommune for regnskapsåret 2013 ikke kan behandles av kontrollutvalget når en er kommet så langt på året som 17. oktober 2014 og vil overfor kommunestyret fremme følgende INNSTILLING: Kommunestyret stiller seg meget kritisk til at administrasjonen i Evenes kommune flere år på rad ikke klarer å avlegge kommunens regnskap innen forskriftsbestemt tidsfrist og vil pålegge rådmann å iverksette tilstrekkelige tiltak for å bringe forholdet i orden slik at regnskapet for 2014 kan avlegges innen regnskapsforskriftens frist 15. februar 2015. Enstemmig vedtak. Kontrollutvalget viser til vedtak i kontrollutvalgets sak 07/14 og vil anmode kommunen om snarest å gi svar på revisjonsbrev nr. 4, og Sak 08/14 til sak 11/14 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 17. oktober 2014.doc Side 2

Kontrollutvalget i Evenes 2012-2015 senest innen 31. oktober 2014. Sekretariatet bes følge opp forholdet og gi tilbake til kontrollutvalgets medlemmer innen 5. november 2014. Sak 11/14 Eventuelt/orienteringer Kontrollutvalgets leder tok opp kontrollutvalgets arbeidsform og stilte spørsmål ved om kontrollutvalget bør foreta gjennomgang av tidligere vedtak fattet av kommunestyret samt oppfølging av selskapskontroll. Kontrollutvalget fattet deretter følgende VEDTAK: Sekretariatet bes forberede to saker til neste møte; gjennomgang av kommunestyrets sakslister for siste to år og oppfølging selskapskontroll av kommunens eierskap i eksterne virksomheter. Møtet ble etter dette hevet. Evenes, 17. oktober 2014 Åse Elvemo Leder i Evenes kontrollutvalg Sak 08/14 til sak 11/14 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 17. oktober 2014.doc Side 3

Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 13/14 Sakstittel: Gjennomgang protokoller kommunestyremøter Evenes kommune. Saksopplysninger Kontrollutvalget gjennomgår sakslister fra kommunestyret i Evenes for siste to år og vurderer om det er noen saker som kontrollutvalget ønsker tilbakemelding på oppfølging av vedtak. Kommunestyrets sakspapirer blir ikke sendt ut til kontrollutvalgets medlemmer, - kontrollutvalget gjennomgår disse elektronisk i møtet. Vedlegg: Oversikt over saker behandlet av kommunestyret i Evenes siste to år.

Oversikt over saker fra Kommunestyret i Evenes Møte 20.09.2012 PS49/12 Godkjenningav protokoll forrige møte PS50/12 Tilstandsrapportgrunnskole PS51/12 Eveneskirke - Tilstandsvurdering PS52/12 Budsjett2012- Reguleringinvesteringsbudsjettet PS53/12 Reglementfolkevalgtesarbeidsvilkår- Rullering PS54/12 Referatsaker Møte 15.11.2012 PS55/12 Godkjenningav protokoll forrige møte PS56/12 Kvartalsrapportering3/2012- Budsjettregulering PS57/12 Økonomireglement - Revidering PS58/12 Utredningoppvekstsenter - Endringerbarnehage- ogskolestruktur PS59/12 Forskrift omordensreglemenfot r skolenei Evenes PS60/12 Referatsaker PS61/12 TrondVegarBakkejord- søknadomambulerende/omreisende serveringsbevilling Møte 18.12.2012 PS62/12 Godkjenningav protokoll forrige møte PS63/12 Kommunalegebyrer ogbetalingssatsefror 2103 PS64/12 Budsjett2013- Handlingsprogramogøkonomiplan2013-2016 PS65/12 Lesebretttil kommunestyret PS66/12 Etiskeretningslinjer for Eveneskommune PS67/12 Elektroniskmeldingsutvekslingkommune- spesialisthelsetjeneste PS68/12 Kompetanseplan PS69/12 Interkommunalrusmiddelpolitiskhandlingsplanfor ETS PS70/12 Nye EvenesHotell - søknadomfritak for stedfortreder skjenkebevilling PS71/12 Referatsaker Møte 27.2.2012 PS1/13 Godkjenningav protokoll forrige møte PS2/13 Vedtekterfor næringsfondet i Eveneskommune PS3/13 E10/ rv 85Evenes- Sortland- Bompengefinansiering PS4/13 FELLESLEGETJENESTEI EVENES,TJELDSUNDOG SKÅNLAND KOMMUNER SAMARBEIDSAVTALE OG PROSESSFORETABLERING AV ETSMEDISINSKESENTER PS5/13 Vurderingavordningenmedgratistomt/fastsettingav tomtepriseri kommunaleboligfelt PS6/13 Referatsaker PS7/13 Samhandlingsreformen - Interkommunaltsamarbeidomøyeblikkelig hjelp PS8/13 Barnevernet- Søknadomøremerkedemidler2013 Møte 8.4.2013 PS9/13 Lesebretttil kommunestyret- Opplæring

Møte 25.4.2013 PS 10/13 Godkjenning av protokoll forrige møte PS 11/13 Opptak av startlån 2013 PS 12/13 Kommunal vei kryss E10 - Botn - Evt. utbedring PS 13/13 Kvartalsrapportering 1/2013 - Budsjettregulering PS 14/13 KONTROLLRAPPORT 2012 VEDRØRENDE SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN FOR EVENES KOMMUNE PS 15/13 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 PS 16/13 Kommunestruktur - Eventuell utredning for Ofoten PS 17/13 Kommunal planstrategi 2013-2016 PS 18/13 Referatsaker PS 19/13 Kartlegging av friluftsområder i Evenes kommune Møte 19.6.2013 PS 20/13 Godkjenning av protokoll forrige møte PS 21/13 Evenes Kraftforsyning AS - Generalforsamling 2013 PS 22/13 Kvartalsrapportering 2/2013 PS 23/13 Retningslinjer kulturmidler - Revidering PS 24/13 Høring: Forslag endringer i forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark samt invitasjon til å søke om å delta i forsøksordning med etablering av snøscooterløyper PS 25/13 Vedtekter for barnehagene - endring PS 26/13 Referatsaker Møte 17.9.2013 PS 27/13 Godkjenning av protokoll forrige møte PS 28/13 Markomeannu - søknad om tilskudd PS 29/13 Forslag til nye forskrifter om startlån - høringer PS 30/13 Kim Rune Røkenes - Søknad om permisjon fra kommunale verv PS 31/13 Samarbeidsavtale om drift av felles interkommunal fysioterapeut PS 32/13 Skifte av pensjonsleverandør PS 33/13 Samhandlingsreformen - Tjenesteavtale om ledsager PS 34/13 Referatsaker PS 35/13 Interkommunalt barnevern - Samarbeid ETS Møte 15.11.2013 PS 36/13 Godkjenning av protokoll forrige møte PS 37/13 Jardar Jensen - Søknad om fritak fra kommunale verv - Valg av ordfører PS 38/13 Kvartalsrapportering 3/2013 - Budsjettregulering PS 39/13 Tilstandsrapport grunnskole PS 40/13 Utredning oppvekstsenter - Organisering PS 41/13 Bosetting av flyktninger 2014-2016 PS 42/13 Kommunale veier - Vedlikeholdsbehov PS 43/13 Akutt forurensning i Vestfjorden - Overføring av ansvar fra kommunene til staten PS 44/13 Økning av festeavgiften PS 45/13 Referatsaker

Møte 17.12.2013 PS 46/13 Godkjenning av protokoll forrige møte PS 47/13 Investeringsbudsjett 2013 - Regulering PS 48/13 Kommunale gebyr og betalingssatser for 2014 PS 49/13 Budsjett 2014 - Handlingsprogram 2014-2017 PS 50/13 Permisjonsreglement - revidering PS 51/13 Skifte av ordfører - Suppleringsvalg PS 52/13 Ny pensjonsordning for folkevalgte PS 53/13 Utredning samarbeid branntjeneste Evenes, Lødingen og Tjeldsund PS 54/13 Rullering av tiltaksliste anlegg for idrett og friluftsliv PS 55/13 Referatsaker PS 56/13 Vedtekter gründerfond PS 57/13 Regnskap 2012 Avleggelse Kontrollrutiner PS 58/13 Forvaltningsrevisjon HRS Møte 5.2.2014 PS 1/14 Godkjenning av protokoll forrige møte PS 2/14 Markering av grunnlovsjubileet i Evenes PS 3/14 Budsjettregulering 1/2014 PS 4/14 Vedr. betalingsgebyr SFO 2104 PS 5/14 Regnskapsavleggelse - Rutiner PS 6/14 Forsøksordning med etablering av snøskuterløyper - Vedtak av forskrift - Videre prosess PS 7/14 Referatsaker PS 8/14 Barneverntjenesten - Søknad om midler til øremerkede stillinger Møte 3.4.2014 PS 9/14 Godkjenning av protokoll forrige møte PS 10/14 Høring - Fastlegers reservasjonsmulighet PS 11/14 Prosjektstilling som tilskuddsnok PS 12/14 Statutter kultur- og miljøprisen - Evt. endring PS 13/14 HRS - Endret selskapsavtale PS 14/14 HRS - Tjenestetilbud til eierkommunene PS 15/14 Revidering av bosettingskontrakt for Evenes kommune PS 16/14 KONTROLLRAPPORT 2013 VEDRØRENDE SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN FOR EVENES OG TJELDSUND KOMMUNER PS 17/14 Vedlikeholdsplan Liland skole - Evt. budsjettregulering PS 18/14 Oppgradering saksbehandlingssystem - Evt. budsjettregulering PS 19/14 Organisering av skoledagen - skoleskyss - skolefrukt PS 20/14 Referatsaker Møte 25.6.2014 PS 21/14 Godkjenning av protokoll forrige møte PS 22/14 Kvitfors felleskommunale vannverk - Organisering PS 23/14 Rapportering 1. halvår 2014 PS 24/14 Vedlikehold Liland skole - evt. budsjettregulering PS 25/14 Opptak av startlån 2014 PS 26/14 Skoleskyss - Utredning PS 27/14 Høring om lov om godkjenning av låneopptak i forkant av kommunereformen

PS 28/14 Høring Et enklere tiltakssystem tilpasset brukernes behov PS 29/14 Samiske stedsnavn og skrivemåte PS 30/14 Referatsaker PS 31/14 Evenes Kraftforsyning AS - forberedende generalforsamling PS 32/14 Evenes kommunes årsregnskap og årsmelding for 2012 Møte 9.9.2014 PS 33/14 Godkjenning av protokoll forrige møte PS 34/14 Evenes som trafikksikker kommune PS 35/14 Utvikling av boligområdet Flåtta PS 36/14 Jenny Heggelis legat - Eventuell omdisponering PS 37/14 Sti- og løypesatsing i Ofoten. Prosjekt: sti- og løypeplan PS 38/14 Utviklingsprogram for byregioner PS 39/14 Kommunalt rusarbeid - opprettelse av stilling som ruskoordinator ETS PS 40/14 Oppretting av 50 % stilling som SLT-koordinator for ETS-kommunene PS 41/14 Referatsaker Møte 17.10.2014 PS 42/14 Kommunereformen konferanse Møte 28.10.2014 PS 43/14 Godkjenning av protokoll forrige møte PS 44/14 Kommunestyrevalg og fylkestingsvalg 2015 PS 45/14 Regnskap 2013 - Oppfølging status PS 46/14 Rapportering 3. kvartal - Evt. budsjettregulering PS 47/14 Planprogram for rullering av kommuneplanens samfunnsdel PS 48/14 Kommunereformen - Videre prosess PS 49/14 Referatsaker Møte 11.12.2014 Ingen saksliste klar ennå.

Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 14/14 Sakstittel: Regnskap Evenes kommune for 2013 oppfølging status Saksopplysninger Det vises til kontrollutvalgets behandling av regnskapet for Evenes kommune for 2012 og uttalelse i tilknytning til dette og kontrollutvalgets oppfølging av dette i kontrollutvalgssak 10/14. Kontrollutvalget har mottatt svar fra kommunen på revisjonsbrev nr. 4, også sendt som kopi til revisjonen. Regnskapet er fremdeles ikke klart for fremleggelse for kontrollutvalget og kommunestyret, og kontrollutvalget ønsker en oppfølging av forholdet og tilbakemelding om status. Vedlegg: Kommunens svar på revisjonsbrev nr. 4 til KomRev NORD IKS av 5. november 2014 Revisjonsbrev nr. 4 fra KomRev NORD IKS (sendt ut tidligere)

Evenes kommune Økonomiavdeling Evenes/Tjeldsund Kontrollutvalget i Evenes kommune Vår dato: Vår ref: 05.11.2014 2014/45 212 Deres dato: Deres ref: Saksbeh: Saksbeh. tlf: Hugo Heimgård 76 98 15 37 Revisjonsbrev 4 årsregnskap Evenes kommune og manglende svar på henvendelser Det vises til brev fra KomRev Nord til kontrollutvalget datert 13. juni 2014. Vi vil innledningsvis beklage at det til tider har tatt lang tid før brev fra revisor har blitt besvart. Vi har følgende kommentarer til punktene i revisors brev: For sent avlagt regnskap Vi deler revisors bekymring med tanke på den sene regnskapsavleggelsen vi har hatt de siste år. Vi forventer at samlokalisering av alle stillinger ifm. nyansettelse ved økonomiavdelingen vil gi mere rasjonell drift og økt kompetanse. Dette vil gi oss bedre mulighet til å være a jour gjennom året og lette regnskapsavslutningen. Revisjonsberetning 2012 I følge forskrift om årsbudsjett 11 skal det skal foretas endringer i årsbudsjettet når dette må anses påkrevd. I praksis blir det en vurdering av hvilke avvik som er vesentlige nok til å foreta budsjettregulering. Vi er innforstått med at flere av de avvik som revisor påpeker er av en slik størrelse at det burde vært foretatt regulering. Vi tar revisors merknad for øvrig til etterretning. Med hilsen Steinar Sørensen rådmann Hugo Heimgård leder Kopi til: Komrev Nord Postboks 823 Postadresse: Postboks 43 Telefon: 76981500 Bankgiro: 4605 05 00470 E-post: postmottak@evenes.kommune.no Telefaks: Org.nummer: 940 642 140 Besøksadresse:

Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 15/14 Sakstittel: Gjennomgang av Evenes kommunes eierskap i andre virksomheter Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å få en oversikt over de virksomheter kommunen har eierskap i for vurdering om det er noen av disse selskapene kontrollutvalget ønsker gjennomført selskapskontroll. Vedlegg: Oversikt kommunalt eierskap i Evenes kommune. Notat om selskapskontroll

Notat om selskapskontroll i hht. kommunelovens 77, nr. 5 og 80 Sekretariatet ved Espen Lund Notat om selskapskontroll i hht. komm.lovens 77, nr. 5 og 80. Innledning Eierskaps- og selskpaskontroll spiller en økende rolle i kommunal sektor. Begrunnelsen for å innføre selskapskontroll i kommuneloven, er erkjennelsen av at kommunal sektor blir stadig mer fragmentert. Dette skjer gjennom organisasjonsformer som ligger utenfor kommunestyrets instruksjonsmyndighet. I selskaper og organisasjoner som har samfunnsmessige formål, mener lovgiver at kommunestyret har behov for å føre tilsyn med hele sin virksomhet, inklusiv virksomhet som utføres av andre. Slikt tilsyn kan bare gjennomføres når kommunen har rett til innsyn i selskapene. Kommunelovens 77, nr. 5 lyder som følger: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Bestemmelsen i 77, nr. 5 må ses i sammenheng med 80 som gir kontrollutvalget adgang til å kreve informasjon i slike selskaper. Nærmere regler om innholdet av selskapskontrollen er gitt i kontrollutvalgsforskriften, kapittel 6. Det er viktig å skille mellom begrepene eierskapskontroll og selskapskontroll. Det er kun i heleide selskaper kommunen kan kreve de opplysninger som finnes påkrevd for sin kontroll. Dette fremkommer av 80, 1. ledd der det heter: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. I proposisjonen forut for kommunelovens 77, er forholdet til selskapenes egne organer diskutert. I et aksjeselskap utøver eierne sin påvirkning gjennom generalforsamlingen, mens ansvaret for driften av selskapet ligger til styret. Tilsvarende modell ligger til grunn for interkommunale selskaper. Innføringen av selskapskontroll i kommuneloven er ikke ment å endre dette forholdet. I kontrollutvalgets tilsynsrolle må det derfor skilles mellom tilsynet med kommunens utøvelse av sin eierrolle, eierskapskontroll, som følger av kommunelovens 77, nr. 5 og innsynsmulighetene som følger av kommunelovens 80 (selskpaskontroll). Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll).

Notat om selskapskontroll i hht. kommunelovens 77, nr. 5 og 80 Sekretariatet ved Espen Lund Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Avslutning Som nevnt innledningsvis, er selskapskontroll inntatt i kommuneloven for at kommunestyret skal kunne ha innsyn i hele sin virksomhet. Det er likevel viktig at en har klart for seg skillet mellom full innsynsrett i 100 % eide kommunale foretak og foretak hvor andre eiere er representert. Dersom et selskap er 99 % kommunalt eid, og 1 % er eid av andre, kommer ikke reglene i kommunelovens 80 inn, og kommunene er henvist til de regelsett som regulerer eiernes innsynsrett i andre bestemmelser, jfr. for eksempel aksjelovens bestemmelser i kapitlene 5 og 6. Det er satt ned en egen organisasjon, NUES (norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse) som har utarbeidet en anbefaling for eierstyring og selskapsledelse som etter hvert flere kommuner har adoptert og omarbeidet til å passe egne forhold. I de tilfeller kommunen allerede har utarbeidet retningslinjer for god eierstyring og selskapsledelse, bør en følge med på utviklingen av denne anbefalingen, da denne er i kontinuerlig utvikling. Har en ikke utarbeidet slike retningslinjer, kan anbefalingen være en hjelp til dette arbeidet. En må da være oppmerksom på at anbefalingen som utgangspunkt er utarbeidet for børsnoterte foretak.

Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 16/14 Sakstittel: Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget avvikling av samarbeid med Hålogaland Revisjon AS og videreføring av avtale med ELU Consult AS. Saksopplysninger I forbindelse med at Espen Lund vil avslutte sitt arbeidsforhold i Hålogaland Revisjon AS ved årsskiftet, vil det ikke være ressurser og kompetanse igjen i Hålogaland Revisjon AS til å ivareta funksjonen som sekretariat for Evenes kommune. Hålogaland Revisjon AS er kommet til enighet internt om at Lund orienterer kommunen om situasjonen med forslag om at Lund fra 1. januar, gjennom selskapet ELU Consult AS, viderefører oppgaven for kommunen inntil det for kommunen er klart for ny behandling av sekretariatsfunksjonen. Dette for at Evenes kommune skal bli minst mulig skadelidende. Videreføring av avtalen med ELU Consult AS vil medføre at Evenes kommunes opplevelse av sekretariatstjenesten ikke blir forringet i forhold til dagens situasjon. I forbindelse med orienteringen av kommunen, fremmer administrasjonen i kommunen for kommunestyret egen sak. Vedlegg: Brev fra Hålogaland Revisjon AS om sekretariatstjenesten overfor Evenes kommune (ettersendes). Sak for kommunestyret om sekretariatstjenesten overfor Evenes kommune (ettersendes).

Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 17/14 Sakstittel: Eventuelt/orienteringer Saksopplysninger Her behandles saker som kommer inn til eller tas opp av kontrollutvalget. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsprosjekt sykefravær Evenes kommune oppfølging/statusrapportering Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig revisor fra KomRev NORD IKS Mail fra KomRev NORD IKS ved T. Steffensen Brev fra KomRev NORD IKS

Espen Lund Fra: Tone Steffensen <tone.steffensen@komrevnord.no> Sendt: 3. november 2014 15:13 Til: Espen Lund Kopi: Truls Siri; Lars-Andre Hanssen Emne: SV: Forvaltningsrevisjon i Evenes Hei, angående kontrollutvalgets tilføyelse i sak 09/14 om at vi skal intervjue utvalgte ansatte i spesielt relevante posisjoner/stillinger «på et bredt grunnlag, herunder ledelse, mellomledere og tillitsvalgte»: Innafor tidsressursrammen til prosjektet er det begrenset hvor mange intervju vi kan gjennomføre. Vi har beregnet å bruke 200 timer, og da har Evenes fått alle timene de har til disposisjon til forvaltningsrevisjon i perioden..... og vel så det J Dette betyr at vi kommer til å intervjue et begrenset utvalg av personer, der hovedtillitsvalgt og hovedverneombud kan inngå. Vår forvaltningsrevisor Truls Siri skal utføre oppdraget, og han kontakter Evenes kommune i nær framtid for å få oppstart på prosjektet. Vennlig hilsen Tone Steffensen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev NORD Telefon: 77 60 05 08 Mobil: 47 85 32 70 E-post: tone.steffensen@komrevnord.no Postadresse: Vestregata 33, 9008 Tromsø Fra: Espen Lund [mailto:el@halogalandrevisjon.no] Sendt: 17. oktober 2014 11:13 Til: Tone Steffensen Kopi: aase.elvemo@gmail.com Emne: SV: Forvaltningsrevisjon i Evenes Se vedlegg. Kontrollutvalget har i dag behandlet overordnet prosjektskisse, jfr. Vedlegg, og jeg vil med dette sette prosjektet i bestilling. Som du ser har kontrollutvalget i vedtaket bedt om at dere forsøker å ferdigstille prosjektet innen utgangen av mai 2015. Siden jeg definitivt føler meg skyldig i at dette er så forsinket, ber jeg om at dere tar kontakt med meg dersom dere opplever forsinkelser som skyldes forhold i kommunen, så skal jeg gjennom kontrollutvalget forsøke å bistå for å få fortgang i prosessen. Ta ellers bare kontakt dersom det er noe annet jeg kan bistå med. Med vennlig hilsen Hålogaland Revisjon AS Espen Lund 1

statsautorisert revisor partner e-post: Telefon sentralbord: 76 96 55 55 Telefon direkte: 76 96 55 51 Telefaks: 76 96 55 56 Mobiltelefon: 99 61 68 81 el@halogalandrevisjon.no Fra: Tone Steffensen [mailto:tone.steffensen@komrevnord.no] Sendt: 29. september 2014 14:21 Til: Espen Lund Kopi: Inge Johannessen Emne: Forvaltningsrevisjon i Evenes Hei vedlagt følger overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjon av Evenes kommunes arbeids med å redusere sykefravær. Evenes kommune har iht. avtale med KomRev NORD til rådighet 200 timer til forvaltningsrevisjon i planperioden, og i vår prosjektskisse har vi avgrenset forvaltningsrevisjonsprosjektet for å gjøre det gjennomførbart innafor nevnte timebudsjett. Vennlig hilsen Tone Steffensen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev NORD Telefon: 77 60 05 08 Mobil: 47 85 32 70 E-post: tone.steffensen@komrevnord.no Postadresse: Vestregata 33, 9008 Tromsø 2