1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen tirsdag 14.1.2014, kl. 08.30 11.00 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Anne Borg (gikk 9.30) Fakultetet X Prodekanus forskning Tor Grande Fakultetet X Prodekanus utdanning Øyvind W. Gregersen Institutt for kjemi (IKJ) X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara: Nestleder for utdanning Karina Mathisen Vara: Nestleder for forskning Signe Kjelstrup Institutt for biologi (IBI) X Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder for utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder for forskning Augustine Arukwe Institutt for fysikk (IFY) X Instituttleder Mikael Lindgren Vara: Nestleder or utdanning Jon Andreas Støvneng Vara: Nestleder for forskning Erik Wahlström Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Instituttleder Edd Anders Blekkan Vara: Nestleder for utdanning Hallvard Fjøsne Svendsen Vara: Nestleder for forsking Sigurd Skogestad X Instituttleder Jostein Mårdalen Nestleder for utdanning Fride Vullum-Bruer Nestleder for forskning Knut Marthinsen X Instituttleder Kjetil Rasmussen Vara: Nestleder for utdanning Professor Olav Vadstein Vara: Nestleder for forskning Kjell Morten Vårum Per-Dimitri Sønderland X Vara: Ingvild Hoff (gikk 10.00) X Ingvild Marie Sørlie Vara: Yngve M. Hereide Espen Tjønneland Wefring X Vara: Nora Kleinknecht Per-Dimitri Sønderland Espen Tjønneland Wefring (Nora deltar i ledermøtene fram til påsken) Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seksjonssjef Heidi Hugdal Førstekonsulent Ingunn Kjøllmoen Sekretær/referent for ledergruppen: Ludwika Osiak
2 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NTL-sak 2/14 Intro til langtidsbudsjett. Økonomi knyttet til undervisning i emner Viktige momenter/konklusjoner: Ved å se på studiepoengproduksjon på tre ulike emner ble det vist hvordan undervisning i små emner slår uheldig på fakultetsnivå, og emner med labundervisning slår uheldig ut på instituttnivå (jf., presentasjonen for konkrete eksempler). Fra et langsiktig og økonomisk perspektiv er det viktig å tenke/begrunne hva NT ønsker å beholde av emneundervisning slik at den totale økonomien knyttet til emneundervisning går i balanse. Per d.d. finnes det ikke noen sammenheng mellom det NT ønsker å oppnå og hvordan NTs lokale rammefordelingsmodell fungerer. Det er viktig å få på plass en modell som tar hensyn til kostnadene knyttet til undervisning og som vil oppmuntre til riktige valg på instituttene. Modellen bør også skille mellom emner med labundervisning og andre emner. Saken skal også opp i NTs utdanningsutvalg (nødvendig med en mer dyptgående diskusjon rundt labundervisning og kostnader knyttet til den?). NTL-sak 4/14 Overgang til elektroniske personalmapper fra 01.01.2014 Tilgangsstyring til personalmapper Konklusjon: Ledergruppen ønsker at kontorsjefene får tilgang til personalmapper for midlertidig vitenskapelig ansatte. Seksjonssjef Heidi Hugdal skal sjekke om det er mulig å differensiere tilganger. Ellers er alle instituttlederne enige i at kontorsjefene bør få full tilgang. NTL-sak 5/14 Utlysning av stilling som overingeniør ved NanoLab (ny stilling) Konklusjon: Utlysningen godkjennes og settes i gang under forutsetning at stillingen finansieres av NanoLab egen driftsbevilgning (ikke fakultetets RD) og at stillingen kan gjøres om til en fast stilling ved et av instituttene hvis den ikke kan forsvares etter 2016. O-saker Sidegjøremål - nye retningslinjer Styret vedtok retningslinjer for NTNU ansattes mulighet til å påta seg sidegjøremål. Retningslinje, veileder og søknadsskjema finnes på følgende adresse: https://innsida.ntnu.no/wiki/- /wiki/norsk/sidegj%c3%b8rem%c3%a5l (jf. også den vedlagte presentasjonen). Administratorhabilitet ph.d. Konklusjon: Ledergruppen bes orientere vitenskapelig ansatte om saken. Utlysning av stilling som professor i akvakultur IBI (gaveprofessorat) (10 min.) Konklusjon: Ingen kommentarer. Utlysningen godkjennes og settes i gang. Utlysning av vikariatstilling som førsteamanuensis i kvantekjemi IKJ (10 min.) Konklusjon: Stillingen gjøres om til førsteamanuensis/universitetslektor for å tiltrekke flere kandidater. IKJ vurderer å omformulere utlysningsteksten for å gjøre den mindre spesifikk med tanke på kvalifikasjoner. Pedagogisk erfaring eller motivasjon til å gjennomføre et pedagogisk kurs etter tiltredelse bør veie tungt.
3 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Godkjenning av referatet Referat 17.12.2013 ble godkjent. NTL-sak 1/14 Vårens hovedsaker Orientering ved dekanus Anne Borg Ingen saksvedlegg Dekanus Anne Borg har orientert om hovedsaker som skal tas opp på ledermøtene våren 2014: bemanningsplan for 2015, langtidsbemanningsplan og langtidsbudsjett (disse tre sakene skal ses på i sammenheng med hverandre og i lys av diskusjon om rammefordelingsmodell). Planen er å se på 3 problemstillinger: fordeling mellom midler som brukes til lønn og drift; ulike scenarioer ifm. rammefordelingsmodell; totaliteten i emneundervisning (jf. NTL-sak 2/14). Strategi og handlingsplaner står også på agenda våren 2014. NTL-sak 2/14 Intro til langtidsbudsjett. Økonomi knyttet til undervisning i emner Orientering ved prodekanus Øyvind W. Gregersen Ingen saksvedlegg Presentasjon i møtet Viktige momenter/konklusjoner: Ved å se på studiepoengproduksjon på tre ulike emner ble det vist hvordan undervisning i små emner slår uheldig på fakultetsnivå, og emner med labundervisning slår uheldig ut på instituttnivå (jf., presentasjonen for konkrete eksempler). Fra et langsiktig og økonomisk perspektiv er det viktig å tenke/begrunne hva NT ønsker å beholde av emneundervisning slik at den totale økonomien knyttet til emneundervisning går i balanse. Per d.d. finnes det ikke noen sammenheng mellom det NT ønsker å oppnå og hvordan NTs lokale rammefordelingsmodell fungerer. Det er viktig å få på plass en modell som tar hensyn til kostnadene knyttet til undervisning og som vil oppmuntre til riktige valg på instituttene. Modellen bør også skille mellom emner med labundervisning og andre emner. Saken skal også opp i NTs utdanningsutvalg (nødvendig med en mer dyptgående diskusjon rundt labundervisning og kostnader knyttet til den?). NTL-sak 3/14 Håndtering av o-saker i ledergruppa Orientering ved prodekanus Øyvind W. Gregersen Ingen saksvedlegg Konklusjon: Ledergruppen vil fremdeles ha o-saker på agenda, men ønsker mer utfyllende informasjon om saker/gode saksunderlagg i innkallingen (markere hvor mye tid man tenker å bruke på hver o-sak). Evt. spørsmål knyttet til enkelte saker kan tas opp på et påfølgende ledermøte. Det er fremmet et forslag om egen type saker som omhandler implementering av nye rutiner/ordninger (implementeringssaker?) NTL-sak 4/14 Overgang til elektroniske personalmapper fra 01.01.2014 Tilgangsstyring til personalmapper Orientering ved seksjonssjef Heidi Hugdal Saksvedlegg
4 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 1.1.2014 innførte NTNU elektronisk personalarkiv med elektroniske personalmapper i ephorte. Seksjonssjef Heidi Hugdal har orientert om tilgangsstyring ved NT (jf. saksvedlegget). Konklusjon: Ledergruppen ønsker at kontorsjefene får tilgang til personalmapper for midlertidig vitenskapelig ansatte. Seksjonssjef Heidi Hugdal skal sjekke om det er mulig å differensiere tilganger. Ellers er alle instituttlederne enige i at kontorsjefene bør få full tilgang. NTL-sak 5/14 Utlysning av stilling som overingeniør ved NanoLab (ny stilling) Orientering ved seksjonssjef Heidi Hugdal Saksvedlegg Konklusjon: Utlysningen godkjennes og settes i gang under forutsetning at stillingen finansieres av NanoLab egen driftsbevilgning (ikke fakultetets RD) og at stillingen kan gjøres om til en fast stilling ved et av instituttene hvis den ikke kan forsvares etter 2016. Orienteringssaker: Samspill HR-HMS o Orientering ved seksjonssjef Heidi Hugdal o Ingen saksvedlegg o Presentasjon i møtet presentasjonen vedlagt HMS-oppgaver ved NT er fordelt mellom HR-konsulenter og HMS-koordinatorer. Samarbeidet HR- HMS fungerer meget bra. Viktige momenter (bl.a. klargjøring oppgaver, rolleavklaring, lederstøtte, forventninger) er gjengitt i den vedlagte presentasjonen. Ang. framtidig samhandling er det et ønske om å organisere møtearenaer for gjensidig dialog og informasjon mellom HR, HMS, ledere og om nødvendig også verneombud (en gang i måneden?). Sidegjøremål - nye retningslinjer o Orientering ved seksjonssjef Heidi Hugdal/seniorrådgiver May Liz Bjørnevik Tho o Saksvedlegg o Presentasjon i møtet presentasjonen vedlagt Styret vedtok retningslinjer for NTNU ansattes mulighet til å påta seg sidegjøremål. Retningslinje, veileder og søknadsskjema finnes på følgende adresse: https://innsida.ntnu.no/wiki/- /wiki/norsk/sidegj%c3%b8rem%c3%a5l (jf. også presentasjonen). Retningslinjene gjelder for alle ansatte uansett stillingsprosent. Jurister ved NTNU sentralt bistår med hjelp i saken og kan stille opp på et ledermøte for å gå gjennom konkrete case. Administratorhabilitet ph.d. o Orientering ved prodekanus Tor Grande o Ingen saksvedlegg NT-fakultetet har strammet inn på praksis knyttet til oppnevning av administrator for bedømmelseskomiteer. o Alle har plikt til å vurdere sin egen habilitet, og administrator må selv foreta en skriftlig habilitetsvurdering (evt. med en begrunnelse). I tillegg må instituttleder gjøre en habilitetsvurdering av administrator. Disse vurderingene av administrator og instituttleder
5 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet danner grunnlaget for endelig vurdering ved fakultetet. Habilitetskravet er viktigere enn faglig kompetanse. o Fakultetet foretar en habilitetsvurdering av de to eksternt oppnevnte opponentene i tråd med gjeldende praksis. Når det gjelder habilitetskravet skal man også forholde seg til forvaltningsloven (jf. 6). Instituttene oppfordres til å starte oppnevnelsesprosessen så tidlig som mulig for å finne gode kandidater. Konklusjon: Ledergruppen bes orientere vitenskapelig ansatte om saken. Utlysning av stilling som professor i akvakultur IBI (gaveprofessorat) o Evt. kommentarer sendes til Trude R. Gjersvold: trude.r.gjersvold@ntnu.no o Saksvedlegg Konklusjon: Ingen kommentarer. Utlysningen godkjennes og settes i gang. Utlysning av vikariatstilling som førsteamanuensis i kvantekjemi IKJ o Evt. kommentarer sendes til Ferd Flataas: gerd.flataas@ntnu.no o Saksvedlegg Konklusjon: Stillingen gjøres om til førsteamanuensis/universitetslektor for å tiltrekke flere kandidater. IKJ vurderer å omformulere utlysningsteksten for å gjøre den mindre spesifikk med tanke på kvalifikasjoner. Pedagogisk erfaring eller motivasjon til å gjennomføre et pedagogisk kurs etter tiltredelse bør veie tungt. Eventuelt Ledermøtet 21.1 avlyst Oppdal-seminaret Lederopplæringen 14.1 utsettes. Status på EU-prosessen ved instituttene tas på ledermøtet 28.1. Prodekanus Tor Grande sender en mer konkret bestilling til ledergruppen. Det er startet en prosess på NT for å opprette 2 obligatoriske emner i HMS erstatning for HMSkurset. Kort oppsummering av saker tatt på dekanmøte 13.1.2014: o gradvis økning i midler til vedlikehold, oppgradering og utvikling av NTNUs bygningsmasse; o fokus/satsing på videreutdanning av lærere; o fordeling av midlene til fellesløftet fakultetene oppfordres til å levere 2 søknader innen 16.1; hvert fakultet får støtte til én søknad, i tillegg støttes 1 2 av innleverte søknader utover dette.
1 av 2 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Dato 12.12.13 Referanse Notat til Ledergruppen Kopi til: Fra: HR-seksjonen Signatur: TRGJ Orienteringssak: Overgang til elektroniske personalmapper fra 01.01.2014 Tilgangsstyring til personalmapper ved NT Mål med saken/hensikt: Beslutte hvordan tilgangsstyringen til elektroniske personalmapper ved fakultet for naturvitenskap og teknologi skal være fra 01.01.2014. Beslutning: Skisse til tilgangsstyring ved NT som er vurdert sammen med Arkivtjenesten ved NT og NTNU: Ledere på vil få tilgang til personalmappene til de ansatte de er ledere for. De vil få tilgang til hele personalmappen til sine ansatte. Alle ledere vil kunne søke på alle personalmapper og finne ut om det eksisterer personalmappe på vedkommende på fakultetet. Dekan ved vil ha full tilgang til alle personalmappene på fakultetet. Instituttleder vil få full tilgang til alle personalmappene på sitt institutt. Kontorsjefene ved vil få full tilgang til personalmappene til de administrativt ansatte. Tekniske ledere vil få full tilgang til personalmappene til de teknisk ansatte. Seksjonsledere vil få full tilgang til personalmappene til ansatte ved deres seksjon. HR vil få full tilgang til personalmappene på fakultetet da HR jobber på tvers og er lederstøtte for hele NT. Bakgrunn/saksopplysninger: Fra 1. januar 2014 innfører NTNU elektronisk personalarkiv med elektroniske personalmapper i arkiv og sakssystemet ephorte. (DMF har vært pilot og tatt i bruk elektroniske personalmapper fra 17. september 2012.) Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler Realfagbygget E-post: Realfagbygget D1 + 47 73 59 41 97 Trude R. Gjersvold 7491 Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks http://www.nt.ntnu.no 7034 Trondheim + 47 73 59 14 10 Tlf: + 47 73 59 41 70 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 12.12.13 Referanse 2 av 2 Personalarkiv består av de dokumenter som berører den ansatte. Personaldokumenter er underlagt bestemmelsene om journalføring og arkivering. Personalarkivet NTNU (elektronisk) vil være en kombinasjon av lønns og personalsystemet Paga og ephorte. Personaldokumenter har vært registrert og registreres i ephorte, men ved innføring av elektronisk personalmappe vil organiseringen av personaldokumenter i ephorte være ny. NTNU har valgt å opprette tematiske saker i ephorte for den enkelte ansatt. Tilgangsstyringen som gjelder pr i dag opprettholdes, men med tillegg av nye tilgangskoder for saksnivå og journalpostnivå. Det er den fysiske personalmappen som er den gjeldende arkivversjonen fram til oppstart av elektronisk personalmappe. Papirbaserte personalmapper skal oppbevares ikke kasseres etter oppstart elektronisk personalmappe. Elektronisk personalmappe for personale som tidligere har hatt fysisk personalmappe, opprettes først når det registreres et dokument som vedrører den tilsatte. Nytilsatte etter oppstart av elektronisk personalmappe vil få opprettet personalmappe når de har akseptert tilbud om tilsetting underskrevet arbeidsavtale. Som hovedregel er det arkivtjenesten som oppretter elektronisk personalmappe for nye medarbeidere. Den nye tilgangsstyringen til personalmappene ved NT vil følge vår organisering. De andre fakultetene har også lagt opp til en arkivorganisering som følger organisasjonsstrukturen i samråd med Arkivtjenesten. Signering av utgående dokumenter skal fra 01.01.2014 skje elektronisk i ephorte via godkjenningsrutiner. Kun arbeidsavtalene skal signeres manuelt. Det vil bli gitt opplæring i forbindelse med overgangen til elektroniske personalmapper.
Samhandling HR/HMS omkring HMS-oppgaver Bakgrunn for gjennomgang NT deler HMS oppgaver mellom HR-konsulenter og HMS-koordinatorer HMS-koordinatorer - ingeniørbakgrunn (miljø og sikkerhetsaspektet). HR-konsulentene (helse og deler av miljøaspektet ) HR/HMS er lagt under samme seksjon koordinering på overordnet nivå men ikke i det daglige Hensikten med gjennomgang er bedre koordinering og samhandlingen for å ivareta HMS-oppgavene på en best mulig måte Bedre lederstøtte Bedre ressursutnyttelse Bedre samhandling om oppgaver Målet er å bli bedre kjent med hverandre og hverandres oppgaver Viktigst - se helhet i HMS-arbeidet Gå opp grensesnittet ift oppgaver Hvem gjør hva og hva gjør vi sammen Hvordan koordineres dette på den enkelte enhet 1
Gjennomføring 3 halvdagssamlinger med alle HMS-koordinatorene og HRkonsulentene Fokus har vært på Oppgaver som ligger i grensesnitt Konkrete case der oppgaver i grensesnittet ble gjennomgått Samhandling på enheten de jobber på for å gi god lederstøtte Læring 2
Grensesnittfigur HMS-oppgaver utført av henholdsvis: HRkonsulent HMSkoordinator 3 Grensesnitt
Klargjøring av oppgaver HR Psykososiale arbeidsmiljø, HMS Fysiske arbeidsmiljø Oppsummering grensesnitt oppgaver mellom HR og HMS i HMS arbeidet (GUL LAPPER): Tema Grensesnittoppgaver HR HMS Sykefravær Sykefraværsoppfølging Sykmeldinger, fravær, NAV skjemavelde, oppfølging, frister Vurdering i forbindelse med svangerskapsperm tilrettelegging for annen type arbeid Konflikter Konflikter, trakassering, mobbing, fysisk og psykisk konflikt Forebygging Forebygging Overgripende arbeid med psykososialt arbeidsmiljø Verneutstyr, tilpasning av utstyr Arbeidsmiljøkartlegging Dokumentasjon Dokumentasjon Arkivering Sikkerhetsrisiko på Lab Sikkerhetsrisiko på lab: Atferd, rusmisbruk Ergonomi Lab, Kontor, oppfølging av kroniske sykdommer Oversikt over hvem som har hva: heve og senkbart skrivebord Fysisk arbeidsmiljø Strålevern, Hodepine i forhold til stråling fra datanettverk, Støy, Avfall 4 Nytilsetting/Gjester Linjeansvar Brannvern HMS runder Beredskap Bedriftshelsetjenesten Miljø, Indre miljø,ytre miljø Infoflyt, Kurs, Taushetserklæring?, Adganger til lokaler og IT tilgang Arbeidsplassavtale for gjester. Gjester som bruker f.eks røntgenutstyr: Tilgang til lab? Hvem skal ha adgang til hva? Strukturering i forhold førstelinjeansvar oppfølgingsansvar Forebyggende brannvern Branninstruks må være kjent, Evakuering, Områdeansvarlig + rutiner Nyansatte HMS runder, hvem/hva deltar? Fremskaffing av informasjon under krise Hvem kontakter BHT? Når kan vi bruke dem? Det er behov for klargjøring av begrepene
Gjennomføring Motiverte, dyktige og konstruktive medarbeidere Evaluering fra samlingene Lærerikt Blir bedre kjent både med hverandre på institutt og ikke minst ift oppgaver og utfordringer gitt trygghet Erfaringsutveksling Gir umiddelbart en kompetanseheving Har vært relevante case 5
HMS/HR vs verneombud og tillitsvalgt roller og oppgaver HR/HMS Arbeidsgivers representant Lederstøtterolle Verneombud Ivaretakelse av arbeidstakers interesser Lovpålagt rolle i arbeidsmiljøloven Hensynet til arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas Tillitsvalgt Rolle regulert ihht tariffavtale eller hovedavtale Ivareta arbeidstaker ifht rettigheter ihht kontrakter og tariffavtaler Vanlige oppsigelsessaker, personalsaker og lønnskonflikter er derfor ikke oppgaver for verneombudet, men mer en sak hvor den ansatte bør snakke med sin tillitsvalgte hvis det finnes. I de tilfellene hvor slike saker har sin bakgrunn i arbeidsmiljøet, eller konsekvenser for arbeidsmiljøet, kan likevel verneombud ha en rolle i akkurat den delen av saken. 6
Hva skal HR/HMS gi av lederstøtte Gi tilstrekkelig informasjon til leder riktig informasjon Innspill på hvordan gå frem bidra til analyse av muligheter Hvem gjør hva, hva skal gjøres, hvordan gjøres det Felles enighet utad kan drøfte ulike fremgangsmåter - kritisk blikk innad Ærlige med meninger fra både HR og HMS innad Rådgivende rolle regler/lover Kjennskap til lover og regler Ivaretakelse av delegerte oppgaver hjelpefunksjon (dokumentasjon) Ta ansvar for loggføring av saksgang Bistå med koordinering Sørge for tydelighet ift Hvem følger opp Samarbeidspartnere 7 Søke etter behov for leder analyse av leders behov? Løse på laveste nivå?
Framtidig samhandling innen HMS fra 01.01.2014 Møtearenaer for gjensidig dialog og informasjon Forventningsavklaring mot ledere Anbefales faste månedlige HMS-møter på instituttene mellom ledere, HR og HMS (verneombud??) Seksjonsmøter HR/HMS hvor alle er tilstede både HR og HMS Forslag 4 ganger i året Konkret tema som bidrar til læring Kompetanseutvikling Søke råd hos hverandre lær av hverandre Bruk møtene som læringsarena Kompetansekartlegging og - utvikling for gruppene Kompetansekartlegging og utvikling for den enkelte 8
Andre ting Vær i forkant proaktiv ikke vent på bestilling Jobbe sammen som team Søke råd hos hverandre på tvers av nivå, enhet og fagområde Samarbeide Bygge ned skrankene Tid en utfordring Forebygging Forventninger til hverandre - hva kan løses på lavest mulig nivå av HR - HMS Ønsker synlig ledelse aktivt HMS-lederskap Delegering av oppgaver ikke alt kan delegeres synlighet NB!! Har ikke anledning til å ta over rollen til leder lederstøtte er vår rolle 9
1 Sidegjøremål Hvorfor egne retningslinjer for regulering av sidegjøremål for NTNU ansatte? Statens retningslinjer Riksrevisjonen kritikk til hele sektoren Styresak vedtakelse av nye NTNU retningslinjer Presisering av forhold som kan være særegne for sektoren og NTNU Utarbeidelse av veiledningsmateriale Utdypning for å lette etterlevelsen av retningslinjene. Særlig om arbeidstid Særlig om institusjonelle avtaler Sidegjøremålsnemd
2 Hva er nytt Tydeligere kriterier for når sidegjøremål kan innehas Tydeligere føringer for saksbehandling Egen klageinstans som en prøveordning Men materielt er det lite som er nytt. Retningslinjene er basert på statens regelverk, et regelverk vi også tidligere skulle ha fulgt. Retningslinje, veileder og søknadsskjema finnes på følgende adresse: https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/norsk/sidegj%c3%b8rem%c3%a5l
3 Hva er sidegjøremål? Med sidegjøremål forstås engasjement (ansettelse eller oppdrag), verv og eierandeler som innehas hos foretak, organisasjoner, foreninger eller andre organer i tillegg til den ordinære stillingen ved NTNU, herunder engasjement og verv i foretak som helt eller delvis eies av den ansatte. Det er uten betydning om arbeidet lønnes. Sidegjøremål kan også benevnes som bistilling, bierverv, biarbeid, ekstraarbeid mv. Sidegjøremål omfatter ikke merarbeid eller overtid i stilling ved NTNU. Det er en langvarig og innarbeidet praksis at vitenskapelig ansatte deltar i sakkyndigkomiteer, og dessuten bidrar med sensurering, som opponent, veiledning, mv. ved annen institusjon innen sektoren. Avhengig av omfang og etablert praksis, skal instituttleder eventuelt informeres om slike aktiviteter, men retningslinjene for ansattes sidegjøremål tar ellers ikke sikte på å regulere dette feltet. Ansatte med egne firma er et typisk tilfelle der det vil komme opp spørsmål om dette er et lovlig sidegjøremål. NTNU ønsker at ideer og teknologi kommersialiseres gjennom bedriftsetableringer, men interessekonflikter kan oppstå etter at firma er etablert og skal drives.. I slike tilfeller vil aktiviteten kunne starte som en beskjeden aktivitet som ikke kommer i konflikt med hovedstillingen, men utvikle seg over tid fra beskjeden bruk av NTNUs ressurser til mer omfattende og varig belastning på NTNUs ressurser. Virksomheten kan ha utviklet seg til å bli en aktør i konkurranse med NTNUs aktivitet.
4 Sidegjøremål som krever godkjenning I styresak 35/13 ble det gitt en nærmere presisering av hvilke gjøremål som forutsetter godkjenning. Sidegjøremål der NTNUs ressurser (arbeidstid og annet) benyttes: 1. sidegjøremål som uføres i normalarbeidstiden 2. sidegjøremål som innebærer bruk av NTNUs ressurser Sidegjøremål som ikke innebærer bruk av NTNUs ressurser (arbeidstid og annet): 3. sidegjøremål som vil kunne medføre sammenblanding av den ansattes- /oppdragstakers- og NTNUs interesser og ressurser 4. sidegjøremål som kan komme i konkurranseforhold til NTNUs egen virksomhet 5. sidegjøremål av langvarig eller omfattende karakter 6. sidegjøremål som kan være egnet til å skape tvil om den ansattes habilitet
5 Gjelder for Alle ansatte På NT i første omgang de faste ansatte (finnes ikke på engelsk) Når vi har engelsk versjon alle ansatte
6 Forskjell søknad og melding Søknad skal sendes dersom en ønsker å inneha sidegjøremål som er forutsetter godkjenning Melding skal sendes dersom den ansatte er i tvil om gjøremålet vil forutsette godkjenning (en sikkerhetsventil for begge parter)
7 Søknad / melding saksbehandling Ansatt Søknad/melding Leder Informasjon om godkjenning av sidegjøremål HR konsulet Registrering PAGA og EPhorte Avslag Godkjenning
8 Prosess på NT Dato Aktivitet Utfører 15. januar Innsidamelding på fak.nivå og instituttnivå HR 20 januar E post til faste ansatte med retningslinjer og søknadsskjema. Replyknapp for de som ikke har noen form for sidegjøremål HR I løpet av januar Informasjon på den enkelte enhet allmøter om sidegjøremål (retningslinjer og prosess) Instituttleder 20. januar 15. februar 20. januar 15 februar Ansatte fyller ut søknadsskjema for både nye og eksisterende sidegjøremål. Melding skal sendes om sidegjøremål er godkjent fra før eller en er usikker på om sidegjøremålet trenger å godkjennes Tilgjengelig for spørsmål /diskusjon ift hva Ansatte Instituttleder, kontorsjef, HR, May Liz Bjørnevik Tho og Petter Wiig 15. februar Siste frist for innsendelse av søknadskjema Ansatte 15. februar 01. mars 15.februar 01 mars Vurderes av instituttleder Godkjennelse eller avslag Tilbakemelding til den enkelte ansatt Purring på de som ikke har gitt tilbakemelding Instituttleder HR HR 01 mars 15 mars Innleggelse i paga og i ephorte HR