Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 25/03/ SAK NR 14- Virksomhetsrapportering per 28. februar Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen per 28. februar til etterretning. Skien, 18. mars Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 9
1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Rapporteringen for januar og februar viser gode resultater på selskapets leveranser samtidig som det har vært en høy aktivitet i prosjektporteføljen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 28.februar til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: For januar og februar er saksinngangen henholdsvis 6,5 % og 17,1 % under budsjett. Sammenlignet med tilsvarende periode i 2014 er det en nedgang på 14,3 %. Saksbehandlingstiden har hatt en positiv utvikling i perioden. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for januar er 21,9 dager og for februar 16,5 dager. Dette gir gul styringsindikator. Det er syv pasientreisekontor som har saksbehandlingstid utenfor målkravet på 14 dager. Stabiliteten i systemene PRO, NISSY og datavarehus (tilknyttet Radar) har vært god i perioden. For alle systemene er det grønn styringsindikator i januar. I februar er det grønn styringsindikator for PRO, mens det er gul styringsindikator for NISSY og datavarehus (tilknyttet Radar). Per februar viser regnskapet et positivt resultatavvik på 0,7 millioner kroner. Avviket skyldes lavere volum og enkelte periodiseringsavvik. Tilstedeværelsen i januar er 93 %. Dette gir gul styringsindikator. Tilstedeværelsen for februar er 89,8 %, noe som tilsvarer rød styringsindikator. Se nærmere omtale under punkt 2.7. 2.1 Sammendrag styringsindikatorer Styringsindikator Jan15 Feb15 Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 21,9 16,5 19,6 God økonomistyring - overskudd > 5,4 % 11,7 % 6,5 % 9,1 % Oppetid NISSY 99,3 % 100,0 % 98,9 % 99,5 % Oppetid PRO 99,3 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % Oppetid datavarehus (tilknyttet Radar) 99,3 % 100,0 % 98,9 % 99,5 % Tilsetedeværelse > 95 % 93,0 % 89,8 % 91,4 % Styringsindikatorer og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. Side 2 av 9
2.2 Aktivitet 2.2.1 Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang vs. budsjett Saksinngang i januar ble 57 323 saker og i februar 51 567 saker, dette tilsvarer 6,5 % og 17,1 % lavere enn budsjettert. Faktisk akkumulert saksinngang per februar er 14,3 % lavere enn tilsvarende periode i 2014. 2.3 Saksbehandlingstid Styringsindikator Jan15 Feb15 Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 21,9 16,5 19,6 Saksbehandlingstiden har hatt en positiv utvikling fra januar til februar. På landsbasis var saksbehandlingstiden i januar 21,9 dager og i februar 16,5 dager. Ved utgangen av februar er det fem pasientreisekontor som har saksbehandlingstid innenfor målet på 14 dager. Saksbehandlingstiden varierer mellom kontorene fra 8,9 til 40,7 dager. Det er sendt ut 5 414 forvaltningsbrev til pasienter tilhørende kontorer med saksbehandlingstid over fire uker. Pasientreiser ANS har levert skanning, oppgaveregistrering og utbetaling i henhold til SLA-krav i perioden. Saksbehandlingstid Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Gjennomsnitt alle regioner 19,0 15,5 14,8 16,2 16,6 17,4 18,5 18,8 14,2 10,2 10,3 13,0 21,9 16,5 Helse Sør Øst RHF 15,9 8,8 9,3 13,2 14,7 15,5 15,8 13,6 13,2 8,5 8,8 10,4 18,3 12,2 Helse Vest RHF 21,6 17,3 17,1 16,4 15,4 16,5 21,5 23,1 17,3 10,4 8,7 11,1 18,9 16,6 Helse Midt Norge RHF 20,6 18,9 17,8 19,1 20,8 17,6 20,1 24,3 13,8 11,6 10,5 12,1 22,4 18,9 Helse Nord RHF 22,4 22,4 18,0 18,4 17,6 21,7 19,6 21,2 13,2 12,2 14,6 21,2 31,5 21,9 Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene per måned i 2014-. Side 3 av 9
2.4 Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester Det ble i januar levert saksbehandlingstjenester til fire forskjellige pasientreisekontor tilsvarende 13 månedverk. I februar er det levert fem månedsverk til tre forskjellige pasientreisekontor. Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester. For mars er det bestilt ni månedsverk fra tre pasientreisekontor. Alle disse pasientreisekontorene har saksbehandlingstid over 14 dager. Graf: Saksbehandlingstid per pasientreisekontor i februar og bestilte tilleggstjenester i mars. Regnskapet for tilleggstjenester per 28.02.15 viser en omsetning på 0,9 millioner kroner og et positivt resultat på 0,2 millioner kroner. Avviket skyldes at det har vært en faktureringsgrad på over 90 %. Det er budsjettert med et overskudd på 5 % som skal dekke overheadkostnader til Pasientreiser ANS. Tilleggstjenester Januar Februar Resultat HIÅ Inntekter tjenester 612 274 886 Sum driftskostnader 481 196 677 DRIFTSRESULTAT 130 78 209 Tabell: Foreløpig resultat per 28.02.15. Tall i hele 1000. Side 4 av 9
2.5 IKT rapportering PRO, NISSY og datavarehus (tilknyttet Radar) 2.5.1 Oppetid PRO Styringsindikator Jan15 Feb15 Oppetid PRO 99,3 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % I januar og februar er det målt 100% oppetid i PRO, og dermed grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 % oppetid i PRO. Graf: oppetid i PRO 2014-. 2.5.2 Oppetid NISSY Styringsindikator Jan15 Feb15 Oppetid NISSY 99,3 % 100,0 % 98,9 % 99,5 % I januar er det målt opptid i NISSY på 99,3 % som gir grønn styringsindikator. I februar er oppetiden 98,9 %, som gir gul styringsindikator. Graf: oppetid i NISSY 2014-. Side 5 av 9
Den 9. februar var det registrert nedetid i NISSY på 172 minutter. Årsaken var en hendelse hos Norsk Helsenett. Norsk Helsenett (NHN) hadde på dette tidspunktet nedetid i mange av sine systemer. Dette ble håndtert i henhold til etablert beredskapsprosedyre og løst. 16. februar var NISSY nede i 60 minutter. Turer ble ikke overført til planlegging. Serveren ble restartet og problemet ble løst. 2.5.3 Oppetid datavarehus (tilknyttet Radar) Styringsindikator Jan15 Feb15 Oppetid datavarehus (tilknyttet Radar) 99,3 % 100 % 98,9 % 99,5 % I januar er man innenfor målet om 99,3 % oppetid i datavarehus (tilknyttet Radar), mens i februar er oppetiden 98,9 %, som gir gul styringsindikator. I mars vil tall for oppetid for hele løsningen av Radar være klar for måling, og disse tallene vil bli presentert for styret. 2.5.4 Tregheter og hendelser som ikke førte til vesentlig produksjonstap Det har i perioden vært registrert mindre tregheter. De viktigste hendelsene knytter seg til frikorttjenesten som var ustabil 28. og 29.januar. Tjenesten ble stabil igjen etter tiltak hos Helfo. Mandag 2. februar ble det også meldt om tregheter i NISSY og PRO på grunn av lang svartid fra frikorttjenesten. NHN kontaktet NAV som fikk rettet feilen samme kveld. 2.5.5 Utførte og planlagte tiltak Etter release av NISSY 4.6 har det vært problemer med rutekalkulering på rekvisisjoner til og fra AHUS. Problemet gjaldt en spesifikk adresse der det i de elektroniske veidataene ligger en veibit uten forbindelse til resten av veinettet. Dette problemet ble løst 8. februar. Arbeidet med NISSY 4.7 går som planlagt, og produksjonsdato er fastsatt til helgen 8.-10. mai. Februar var testperiode for PRO 2.10. Testene har vært vellykket og dato for produksjonssetting er 19.mars. Side 6 av 9
2.6 Økonomirapportering 28.02.15 Styringsindikator Jan15 Feb15 God økonomistyring - overskudd > 5,4 % 11,7 % 6,5 % 9,1 % 2.6.1 Resultat nasjonale oppgaver Regnskap Resultat HIÅ Budsjett HIÅ Avvik Avvik % DRIFTSINNTEKTER Inntekter tjenester 18 790 18 790-0 % DRIFTSKOSTNADER Produksjonskostnader 813 890 76 8,6 % Innleie av personell 47 32-16 Lønnskostnader 6 601 7 012 411 5,9 % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad 1 974 1 919-55 -2,9 % Andre personalkostnader 202 305 103 33,9 % Avskrivninger 1 924 1 937 13 0,7 % Trykkeritjenester 214 190-24 -12,5 % Nissy, PRO og 05515 2 922 2 974 53 1,8 % Andre driftskostnader 2 630 2 699 69 2,5 % Sum driftskostnader 17 327 17 957 630 3,5 % DRIFTSRESULTAT 1 463 833 630 Netto finansinntekter 249 187 62 RESULTAT ETTER FINANSPOSTER 1 712 1 020 692 Tabell: Resultat per 28.02.15. Tall i hele 1000. 9,1 % 5,4 % I henhold til styresak 57-2014 styres det mot å nå et resultatkrav på 6 millioner kroner, tilsvarende 5,4 % av inntektsbevilgning på 116 millioner kroner. Regnskapet per februar viser et overskudd på 1,7 millioner, som vil si 0,7 millioner bedre enn resultatkravet. Kommentarer til de mest sentrale avvikene: Inntekter: Inntekter er faste og er periodisert i henhold til budsjettert aktivitet. Produksjonskostnader positivt avvik på 8,6%/76 : Avviket skyldes lavere saksinngang enn budsjettert. Saksinngangen er 14,3 % lavere enn samme periode i fjor. Lønnskostnader og innleie, positivt avvik på 3,9 % / 340 : Avviket skyldes lavere lønnskost relatert til lavere saksinngang, samt allokering av resurser fra ordinær drift til prosjekt. Andre personalkostander positivt avvik på 34%/103 : Avviket skyldes lavere kursvirksomhet enn planlagt. Selskapet er inne i en periode med høy aktivitet knyttet til prosjektene. Dette medfører derfor noe lavere kursaktivitet. Andre driftskostnader positivt avvik på 2.5%/69 : Avviket er relatert til lavere reiseaktivitet og et lite periodiseringsavvik. Side 7 av 9
2.7 Tilstedeværelse Styringsindikator Årets to første måneder har vært preget av høyt egenmeldt sykefravær, i tillegg til at lengre legemeldt fravær også vedvarer i februar. Det har vært influensasesong, og det egenmeldte sykefraværet antas å være relatert til dette. De fleste langtidssykmeldte er delvis i jobb. Det legemeldte fraværet følges tett i hvert enkelt tilfelle, og det gjøres ulike tiltak i organisasjonen. Det har blant annet vært gjennomført personalseminar for alle ansatte med tema Helsefremmende arbeidsplasser fra sykefravær til nærvær og det har vært avholdt samarbeidsmøter i AMU for å diskutere flere gode tiltak. Graf: Tilstedeværelse 2014- Jan15 Feb15 Tilstedeværelse 95,0 % 93,0 % 89,8 % 91,4 % Tallene for 2014 og inneholder nå ikke omsorgspermisjon ved barns sykdom Side 8 av 9
Vedlegg: Styringsindikatorer og grenseverdier KPIer for Brukermedvirkning - Digitaliserte løsninger og selvbetjening for pasient - Sikre likebehandling Mål Grenseverdier Frekvens Saksbehandlingstid i dager <14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen < 15% < 15 % < 30 % > 30 % Halvårlig Finner bruker den informasjonen de søker på pasientreiser.no > 80% > 80 % > 70 % < 70 % Halvårlig KPIer for Kundeperspektivet (SLA) Grenseverdier - Stabile og kostnadseffektive nasjonale løsninger og tjenester - Forvaltning og utvikling av IKT- løsninger - Samhandling Mål Oppetid NISSY iht SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid PRO iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid datavarehus (tilknyttet Radar) iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) Grenseverdier - Kostnadseffektivisering gjennom digitaliserte løsninger og standardiserte Frekvens arbeidsprosesser Mål - Frigjøre tid til pasientbehandling God økonomistyring - overskudd 6 mill/5,4% > 5,4 % < 5,4 % Mnd Tilstedeværelse medarbeidere 95 % > 95 % > 93 % < 93 % Mnd Frekvens Vedlegg: Plan for innhold i virksomhetsrapportering til styret i Innhold virksomhets rapporteringen Tema Frekvens 25.mar 23.apr 10.jun 17.sep 21.okt 07.des Aktivitet Saksbehandlingstid og saksinngang Mnd x x x x x x IKT-rapportering Oppetid PRO Mnd x x x x x x IKT-rapportering Oppetid NISSY Mnd x x x x x x IKT-rapportering RADAR- Rapporteringsverktøy Mnd x x x x x x Tilleggstjenester Aktivitet og økonomi Mnd x x x x x x Status plan investeringer/prosjekt Mot budsjett Ved behov x x x Kvalitet Finner bruker det den leter etter på www.pasientreiser.no Halvårlig x x Økonomirapportering God økonomistyring Mnd x x x x x x Rapportering på gevinstrealisering Gevinstrealisering Kvartalsvis x x Tilstedeværelse Tilstedeværlse medarbeidere Mnd x x x x x x Medarbeidertilfredshet Medarbeidertilfredshet Halvårlig x x Kvalitet/PasienttilfredshetsundersøkelseEgen sak, og gjøres for første gang til høsten kanskje (målet) Egen sak x Kompetansekartleging Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x Kvalitet på vedtak Stikkprøver Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x Kostnadsutvikling pasientreiseområdet Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x SLA- driftsmøte SLA-rapportering Halvårlig x x Status avsjekk oppdragsdokument Status oppdragsdokument Årlig x Side 9 av 9